SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SISTEM INFORMASI ORGANISASI
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen yang dibimbing oleh Siti Masrohatin, MM,
Oleh
Kelompok 3:
1. Yusrotul Rosyidah (E20151003)
2. Ansita Devi Ardhillah (E20151034)
3. Ilmi Farajun Rikza (E20151043)
4. Ahmad Jamil Marom (083143312)
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI JEMBER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
PROGRAM STUDI PERBANKAN SYARIAH
MARET 2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah Sistem Informasi Manajemen yang berjudul “Sistem Informasi Organisasi”. Sholawat serta salam tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, serta para sahabat dan pengikut beliau yang memperjuangkan Dinul Islam di persada muka bumi ini, semoga kita dapat melanjutkan cita-cita luhur beliau.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada Dosen pengampu Sistem Informasi Manajemen yang telah memberikan bimbingan kepada kami, dan kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menyusun makalah ini kami ucapkan banyak terimah kasih. Semoga kebaikannya bernilai ibadah.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak terdapat kekurangan, kelemahan dan keterbatasan oleh karena itu kami sangat mebutuhkan sumbangan pikiran, saran, dan kritikan yang konstruktif demi kesempurnaan penyusun makalah selanjutnya.
Mudah-mudahan dengan makalah yang singkat ini dapat memenuhi harapan kita semua dan ada manfaatnya bagi para pembaca sehingga dapat menambah ilmu pengetahuan.
Jember, Maret 2017
Penyusun
DAFTAR ISI
Judul
Halaman ... ...i
Kata
Pengantar ... ... ii
Daftar
Isi ... ... iii
Bab I Pendahuluan
1.1...Latar
Belakang ... ... 1
1.2...Rumusan Masalah ... .. 1
1.3...Tujuan ... ... 1
Bab II Pembahasan
A. Pengertian organisasi dan ciri-cirinya………... 2 B. Pengembangan organisasi. ………...
6
C. Fungsi-fungsi
organisasi………... 6
D. Model dasar dan variasi struktur organisasi………... 8
E. Interaksi manusia dalam
organisasi………...10
F. Dampak sistem informasi dalam organisasi………... 11 G. Mencapai keunggulan yang kompetitif dengan model daya porter...13 H.Mempertahankan Keunggulan
Kompetitif…………...14
Bab III Penutup
Kesimpulan ... ... 15
Daftar
Pustaka ... ... 16
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semua orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data).
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan/organisasi yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan/organisasi. Apabila suatu perusahaan/organisasi kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan/organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Dalam makalah ini akan dipaparkan lebih jauh mengenai apa organisasi dan cirri-cirinya, pengembangan organisasi, fungsi-fungsi organisasi, model dasar dan variasi struktur organisasi, interaksi manusia dalam organisasi, dll.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian organisasi dan ciri-cirinya? 2. Bagaimana pengembangan organisasi?
3. Apa saja fungsi-fungsi dari organisasi?
4. Apa saja model dasar dan variasi struktur organisasi? 5. Bagaimana interaksi manusia dalam organisasi?
6. Bagaimana dampak sistem informasi dalam organisasi?
7. Bagaimana mencapai keunggulan yang kompetitif dengan model daya porter? 8. Bagaimana cara mempertahankan keunggulan yang kompetitif? C. Tujuan
1. Mengetahui pengertian organisasi dan cirri-cirinya. 2. Mengetahui pengembangan organisasi.
3. Mengetahui fungsi-fungsi organisasi.
4. Mengetahui model dasar dan variasi struktur organisasi. 5. Mengetahui interaksi manusia dalam organisasi.
6. Mengetahui dampak sistem informasi dalam organisasi.
7. Mengetahui pencapaian keunggulan yang kompetitif dengan model daya porter. 8. Mengetahui cara mempertahankan keunggulan yang kompetitif.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Organisasi dan Ciri-cirinya
Yang dimaksud dengan organisasi adalah struktur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Definisi teknis ini berfokus kepada tiga elemen dalam organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) dapat mengubah masukan (input) ini menjadi produk dan jasa pada fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi
5
Input dari lingkungan
oleh lingkungan untuk pengembalian persediaan input. (Kenneth & Jane, 2007). Berikut ini bagan definisi ekonomi mikro teknis organisasi:
Organisasi
Proses produksi
Organisasi lebih stabil dari kelompok yang tidak formal (seperti kelompok teman yang bertemu setiap hari Jumat untuk makan siang) dalam hal ketahanan dan kerutinan. Organisasi adalah entitas formal yang legal dengan peraturan dan prosedur internal yang harus sesuai dengan hukum. Organisasi juga merupakan struktur sosial karena merupakan sekumpulan elemen sosial, kebanyakan sebagai mesin yang memiliki struktur penyusunan tertentu katup, roda, batangan, dan bagian lainnya.
Lalu bagaimana definisi organisasi ini berhubungan dengan teknologi sistem informasi? Pandangan teknis organisasi mendorong kita untuk berfokus pada bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan pada perusahaan. Perusahaan dilihat sebagai sesuatu yang sangat fleksibel, dimana modal dan tenaga kerja menggantikan satu sama lain dengan cukup mudah. Tetapi definisi perilaku yang lebih realistis dari organisasi menyarankan bahwa pembangunan sistem informasi baru, atau membangun ulang yang lama, melibatkan lebih banyak dari perjanjian teknis atas mesin dan karyawan bahwa beberapa sistem informasi mengubah keseimbangan hak yaitu hak eksekutif, kewajiban, tanggung jawab, dan perasaan pada organisasi yang telah dibangun melalui periode waktu yang panjang. (Kenneth & Jane, 2007).Berikut ini bagan sudut pandang perilaku organisasi:
Organisasi formal
6
Struktur :
Hierarki
Pembagian kerja
Aturan , prosedur
Proses bisnis
Budaya Proses :
Hak/kewajiban
Keistimewaan/tanggung jawab
Nilai
Norma
Manusia Sumber daya
lingkungan
Definisi teknis dan perilaku organisasi tidak saling berlawanan. Keduanya justru saling melengkapi. Definisi teknis menunjukkan bagaimana ribuan perusahaan pada pasar bersaing dengan menggabungkan modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sedangkan model perilaku membawa kita ke dalam perusahaan individual untuk melihat bagaimana teknologi mempengaruhi pekerjaan di dalam organisasi.
Disisi lain organisasi modern mempunyai karakteristik tertentu. Organisasi ini merupakan birokrasi dengan pembagian tenaga kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis pada hierarki wewenang dimana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan wewenang terbatas pada tindakan tertentu yang dibatasi oleh peraturan atau prosedur yang abstrak. Peraturan ini menciptakan sistem pembuatan keputusan yang menyeluruh dan universal. Organisasi mencoba untuk mempekerjakan dan mempromosikan karyawan berdasarkan kualifikasi teknis dan profesionalisme. Organisasi berdedikasi terhadap prinsip efisiensi; memaksimalkan output menggunakan input terbatas. Ciri lain organisasi termasuk proses bisnisnya, budaya organisasi, tujuan, pilihan, dan gaya kepemimpinan. Seluruh ciri ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan organisasi. (Kenneth & Jane, 2007)
1. Proses bisnis
Seluruh organisasi termasuk perusahaan menjadi sangat efisien sepanjang waktu karena individu dalam perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa. Rutinitas disebut juga prosedur operasi standar, adalah peraturan, prosedur, dan praktik yang jelas yang telah dikembangkan untuk mengatasi seluruh situasi virtual yang diharapkan. Ketika para karyawan mempelajari mempelajari rutinitas ini, mereka menjadi sangat produktif dan efisien serta perusahaan dapat mengurangi biaya seiring waktu bersamaan dengan peningkatan efisiensi.
2. Politik organisasi
Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan keahlian pertimbangan dan perspektif yang berbeda. Akibatnya mereka secara alami juga memiliki sudut pandang berbeda mengenai bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus diberikan. Perbedaan ini berpengaruh baik kepada karyawan dan manajer, dan berdampak pada usaha politik untuk sumber daya, persaingan, dan konflik di dalam setiap organisasi. Keengganan berpolitik adalah salah satu kesulitan utama dalam membawa perubahan organisasi terutama perkembangan sistem informasi yang baru. Secara virtual semua investasi besar pada system informasi oleh perusahaan yang membawa perubahan signifikan pada strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi kegiatan yang terbebani secara politik. Manajer yang mengetahui bagaimana cara bekerja dengan politik organisasi
akan menjadi lebih berhasil dari manajer yang kurang ahli dalam menerapkan sistem informasi yang baru.
3. Budaya organisasi
Seluruh organisasi mempunyai asumsi dasar yang tidak dapat dibantah, dan tidak dapat dipertanyakan (oleh anggotanya) yang menjelaskan tujuan dan produk organisasi tersebut. Budaya organisasi meliputi seperangkat asumsi ini mengenai produk apa yang harus diproduksi organisasi, bagaimana organisasi harus memproduksinya, dimana, dan untuk siapa. Umumnya asumsi budaya ini seluruhnya diambil begitu saja dan jarang diumumkan atau dibicarakan. Proses bisnis adalah cara perusahaan bisnis sebenarnya menciptakan nilai, biasanya ditetapkan pada budaya organisasi. Pada saat bersamaan budaya organisasi adalah hambatan kuat pada perubahan terutaman perubahan teknologi. Banyak organisasi yang akan melakukan apa saja untuk menghindari perubahan pada asumsi dasar. Perubahan teknologi apapun mengancam asumsi budaya yang berlaku umum biasanya menemui tantangan yang besar. Namun terdapat waktu ketika satu-satunya cara yang masuk akal bagi perusahaan adalah untuk menempatkan teknologi baru yang secara langsung berlawanan dengan budaya organisasi yang ada. Ketika hal ini terjadi, teknologi sering diperlambat seiring dengan penyesuaian budaya secara perlahan.
4. Lingkungan organisasi
Organisasi berada pada lingkungan dimana sumber daya didapatkan dan kepada siapa barang dan jasa dipasok. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Pada satu sisi, organisasi terbuka kepada, dan bergantung kepada, lingkungan sosial dan fisik yang mengelilinginya. Tanpa sumber daya keuangan dan manusia-orang yang ingin bekerja dengan andal dan secara konsisten dengan gaji yang ditetapkan atau pendapatan dari pelanggan-organisasi tidak akan ada. Organisasi harus menanggapi kebutuhan legislatif dan lainnya yang diberikan oleh pemerintah, sebagaimana tindakan pelanggan dan pesaing. Pada sisi lain, organisasi dapat mempengaruhi lingkungan. Sebagai contoh, bentuk aliansi perusahaan bisnis dengan bisnis lain untuk mempengaruhi proses politis; perusahaan beriklan untuk mempengaruhi penerimaan pelanggan atas produknya.
Lingkungan umumnya berubah lebih cepat dari organisasi. Alasan utama kegagalan organisasi adalah ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang berubah dengan cepat dan kekurangan sumber daya terutama pada perusahaan baru untuk bertahan bahkan untuk periode yang singkat pada waktu yang bermasalah. Teknologi baru, produk baru, dan perubahan pada pemilihan dan nilai masyarakat menimbulkan tekanan budaya, politik, dan orang-orang organisasi. Kebanyakan organisasi tidak dapat menanganinya dengan baik dengan perubahan lingkungan yang besar. Inersia yang dibangun ke dalam prosedur operasi standar, konflik yang dimunculkan oleh perubahan pesanan yang ada, dan ancaman nilai budaya yang dipegang dengan baik umumnya menghalangi organisasi dari membuat perubahan signifikan. Tidak mengejutkan jika 10% perusahaan Fortune 500 pada tahun 1919 yang masih ada hingga saat ini.
5. Struktur organisasi
Jenis organisasi yang kita temukan pada perusahaan dan sifat alami masalah pada sistem ini sering mencerminkan jenis struktur organisasi. Berikut contoh-contoh struktur organisasi:
Jenis organisasi Penjelasan Contoh
Struktur wirausaha Perusahaan baru dan kecil pada lingkungan yang cepat berubah. Memiliki struktur sederhana, dikelola oleh wiraswasta sebagai CEO.
Bisnis kecil baru
Birokrasi meisn Birokrasi besar pada lingkungan yang lamat berubah, memproduksi produk standar. Didominasi oleh tim manajemen terpusat dan pembuat keputusan terpusat.
Perusahaan manufaktur sedang
Birokrasi dengan divisi Kombinasi beragam birokrasi mesin yang memproduksi pengetahuan dimana barang dan jasa tergantung pada keahlian dan pengetahuan profesional. Didominasi oleh kepala departemen dengan wewenang yang lemah.
Firma hukum, system sekolah, rumah sakit
Adhocracy Organisasi angkatan kerja yang harus menanggapi lingkungan yang cepat berubah. Terdiri atas sekelompok besar spesialis yang diorganisasikan dalam tim multidisipliner dan memiliki manajemen terpusat yang lemah.
Perusahaan konsultan, seperti
Rand Corporation
Pada perusahaan wirausaha kecil kita akan sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada perusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi pada ratusan lokasi, kita akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi tunggal yang terintegrasi tetapi justru setiap divisi memiliki perangkat informasinya sendiri.
6. Tujuan dan pilihan
Organisasi mempunyai tujuan dan menggunakan sarana yang berbeda untuk mencapainya. Beberapa organisasi memiliki tujuan yang koersif (misal sebagai penjara),
lainnya memiliki tujuan manfaat (seperti untuk bisnis), yang lainnya mempunyai tujuan normatif (seperti sekolah, organisasi sosial).
7. Gaya kepemimpinan
Ciri kepemimpinan sangat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain (beberapa organisasi mungkin lebih demokratis atau dilakukan dan teknologi yang digunakan). Beberapa organisasi terutama melakukan tugas-tugas rutin yang dapat dikurangi menjadi aturan formal yang membutuhkan sedikit penilaian, misalnya memproduksi suku cadang sepeda motor, mobil, sementara lainnya misalnya perusahaan konsultan, bekerja terutama dengan tugas-tugas non-rutin.
B. Fungsi-fungsi Organisasi
Serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama lain secara kolektif disebut “fungsi” suatu organisasi. Misalnya, mengikuti laporan kegiatan pegawai, menjaga agar catatan pengalaman kerja mereka selalu mutakhir (up to date), dan mengelola berbagai data faktual tentang pegawai merupakan bagian dari fungsi personalia. Organisasi memiliki beberapa fungsi utama. Dan mungkin pada organisasi yang berbeda hal-hal tersebut akan diorganisasi secara berbeda pula. Arus informasi yang silang-fungsional (cross functional) juga dapat sangat ekstensif; misalnya, manajer bagian pembelian harus menerima informasi dari fungsi manufaktur tentang jadwal produksi yang akan datang dari masing-masing produk, termasuk juga tentang jumlah bahan dan komponen yang diperlukan selama kegiatan produksi. Luasan ke arah mana informasi dari satu bidang fungsional akan dialirkan ke sistem informasi bidang fungsional lain, baik dengan tingkat kemudahan yang dengan mana hal ini akan dilaksanakan,dianggap sebagai ukuran derajat “keterpaduan” dari sistem informasi organisasi bersangkutan.
C. Pengembangan Organisasi
Menurut Alexander Winn dikutip Gibson et al., (1987) pengembangan organisasi adalah suatu strategi normatif, suatu proses reduksi, yang dimaksudkan untuk mempengaruhi sistem kepercayaan, nilai, dan sikap di dalam organisasi, sehingga organisasi itu lebih mampu menyesuaikan diri dengan tingkat perubahan yang cepat dalam teknologi, lingkungan industri dan masyarakat pada umumnya. Pengembangan organisasi mencakup pula penyusunan kembali struktur organisasi yang dimulai, ditunjang, dan dikukuhkan oleh perubahan normatif dan perilaku.
Dengan kata lain pengembangan organisasi adalah proses penyesuaian organisasi terhadap perubahan yang cepat melalui berbagai pendekatan teknostruktural. Sedangkan yang dimaksud pendekatan teknostruktural antara lain perencanaan struktur, metode sosioteknis, perluasan kerja dan pendalaman kerja, rekayasa dinamika kelompok, pengembangan pranata (institution building), dan pengembangan kapasitas dengan tetap mempertahankan efisiensi kerja dalam organisasi. Dalam hal ini paling tidak ada empat elemen yang mendorong atau mempengaruhi pengembangan organisasi (Wahyudi & Subando, 1994), yaitu:
1. Manusia (perilaku)
Elemen ini penting karena aktivitas organisasi oleh interaksi individu atau antar-kelompok, norma-norma informal, persepsi, peran, kepemimpinan, konflik dalam antar-kelompok,
dan sebagainya. Perilaku organisasi dalam banyak hal juga ditentukan oleh perilaku kelompok dan perilaku individu.
2. Teknologi
Teknologi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan oleh orang terhadap objek dengan atau tanpa alat bantuan perkakas atau alat mekanis, untuk mengadakan perubahan tertentu dalam objek tersebut. Secara luas teknologi juga bisa berarti penerapan pengetahuan untuk melaksanakan pekerjaan.
3. Tugas (task)
Efisiensi organisasi dapat dicapai dengan menyusun tugas pekerjaan secara sistematis. Konsepsi inilah yang mendasari sistem pembagian kerja fungsional atau spesialisasi menurut jenis pekerjaan.
4. Struktur
Struktur dipergunakan untuk mengendalikan organisasi dan membedakan bagian-bagiannya untuk mencapai tujuan bersama. Yang dimaksud struktur adalah penentuan rentang kendali, pelimpahan wewenang, formalisasi, dan sebagainya, yang membuat aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Namun, perlu diingat bahwa pengembangan organisasi yang dipicu oleh tersedianya teknologi otomatis atau teknologi komputer tidak begitu saja dapat dilaksanakan hanya dengan pengetahuan dasar tentang perangkat kerasnya. Pemahaman tentang pemenuhan kebutuhan perangkat lunak dan perangkat otak serta kebutuhan akan informasi dalam organisasi juga tidak kalah pentingnya. Kebutuhan akan pengembangan organisasi tidak sekedar menyangkut perangkat teknologi pendukungnya. Kebutuhan yang terpenting adalah solusi. Solusi memang tidak mudah dirumuskan dan dilaksanakan. Sama halnya dengan proses manajemen, tidak ada rumus yang pasti bagi solusi masalah dalam organisasi tertentu. Solusi yang berjalan dengan baik bagi organisasi satu mungkin berbeda bagi organisasi yang lain meskipun karakteristik organisasi itu sama.
Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan di dalam menentukan solusi bagi masalah pengolahan data dalam organisasi. Selain faktor ketersediaan teknologi dan sistem manajemen yang akan dipertimbangkan sebelum manajer menentukan untuk beralih ke sistem baru. Volume data yang harus diolah oleh organisasi yang satu akan berbeda dengan organisasi yang lain sehingga seleksi terhadap sistem baru yang akan dipergunakan harus dipikirkan masak-masak supaya tidak terjadi salah pilih (Wahyudi & Subando, 1994).
D. Model Dasar dan Variasi Struktur Organisasi
Secara umum struktur organisasi adalah susunan sub-subsistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawabnya. Keadaan dalam mana setiap struktur organisasi menguntungkan menjadi dasar untuk mengubah struktur keorganisasian dalam menanggapi perubahan kondisi seperti perbaikan sistem pengolahan informasi dan perbaikan dalam sistem keputusan.
1. Model dasar struktur organisasi
Model dasar dari struktur organisasi terbagi menjadi beberapa bagian yaitu struktur hierarki, spesialisasi, hubungan lini dan staf, wewenang dan tanggung jawab, rentang kendali (Gordon B. Davis, 1992).
a. Struktur hierarki
Hierarki struktur organisasi meliputi manajemen puncak manajemen menengah, dan manajemen bawah. Berikut ini bagan hierarki strukturnya:
Pada bagan di atas, menunjukkan bahwa seorang direktur sebagai top management
(manajemen puncak) membawahi beberapa manajemen menengah atau first line management
(manajer) yang masing-masing mempunyai tugas dan fungsi bidang kerja yang berbeda. Dalam menjalankan tugas dan fungsi bidang kerja agar lancar dan mencapai hasil yang diinginkan, para manajer tersebut mempunyai staf atau karyawan operasional yang membantu menyelesaikan pekerjaan para manajer.
b. Spesialisasi
Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan spesialisasi. Akuntan dalam fungsi perakunan mengkhususkan dalam perakunan. Petugas pemasaran mengkhususkan dalam bidang pemasaran. Spesialisasi dapat berlanjut sedemikian sehingga dalam sebuah fungsi terdapat para spesialis untuk bidang-bidang yang lebih kecil, misalnya spesialis perpajakan, riset, produk, dan sebagainya.
c. Hubungan lini dan staf
Garis lini (garis utuh) menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi. Manajer pemasaran menerima laporan dari para manajer penjualan. Para manajer penjualan menerima laporan dari para wiraniaga. Wewenang mengalir dari atas ke bawah. Posisi-posisi staf (garis putus) berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis dan konsultasi. Mereka tidak mempunyai wewenang atas petugas operasi.
d. Wewenang dan tanggung jawab
12
Manajemen puncak (Direktur)
Manajer pemasaran
Manajer produksi
Manajer SDM Manajer keuangan Manajer
operasional
Wewenang adalah hak untuk memerintah. Jika seseorang memiliki tanggung jawab untuk sebuah kegiatan, ia harus memiliki wewenang. Wewenang dibuktikan melalui pengendalian atas sumber daya, ganjaran, dan fungsi, serta pelimpahan kuasa untuk mengambil keputausan sehubungan dengan hal-hal tersebut.
e. Rentang kendali
Rentang kendali menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seorang penyelia (yaitu banyaknya yang melapor pada atasan). Jumlah ini tidak ditentukan berdasarkan teori manajemen tradisional, tetapi secara mudahnya adalah bahwa jumlah lainnya harus kecil (tiga sampai tujuh). Riset terakhir menunjukkan bahwa rentang kendali yang efektif keorganisasian yaitu : organisasi berdasarkan produk atau jasa, penggunaan hubungan lateral dalam sebuah organisasi fungsional, dan organisasi proyek.
a. Organisasi berdasarkan produk atau jasa
Selain diorganisasikan berdasarkan fungsi, organisasi dapat dibangun bermula berdasarkan produk atau jasa. Setiap kelompok produk atau jasa akan memiliki fungsinya sendiri dalam manufaktur, pemasaran, perakunan, dan seterusnya.
b. Hubungan lateral dalam sebuah organisasi fungsional
Sebuah organisasi fungsional dapat digabungkan sebagian dengan organisasi produk atau jasa melalui penggunaan hubungan lateral. Organisasi fungsional dapat dipandang sebagai suatu arus kegiatan menurun. Produk atau jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional. Hubungan lateral adalah cara mengkoordinasikan kegiatan berbagai departemen atau fungsi dalam beroperasi untuk menghasilkan barang atau jasa.
c. Organisasi proyek
dianggap menangani positif terhadap wewenang dan didorong oleh imbalan keuangan. Gerakan hubungan kemanusiaan yang dimulai dengan telah Hawthorne yang dikenal antara tahun 1927 dan 1932 telah membentuk konsep tentang organisasi sebagai sebuah sistem sosial. Motivasi ternyata didasari oleh lebih dari sekedar imbalan ekonomis. Kelompok kerja, rekan kerja, dan sebagainya ternyata penting. Gaya kepemimpinan dianjurkan yang lebih meningkatkan kepuasan pekerja dalam organisasi. Hasil-hasil riset keperilakuan tidak menunjuk kepada seperangkat tunggal prinsip tertentu tetapi sebagaian besar riset memperlihatkan perlunya mempertimbangkan kebutuhan manusia dalam merancang organisasi.
Hierarki Maslow berguna karena menunjukan sebuah dimensi penting dalam kebutuhan manusia. Seseorang manusia yang sedang kelaparan memusatkan perhatian pada kebutuhan fisiologis. Tetapi setelah rasa laparnya terpuaskan, ia akan merasa penting akan keamnan dan mungkin akan perhatian dan peghargaan terpenuhi, kebutuhan akan perwujudan diri menjadi penting. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi tidak dapat menggantungkan diri saja pada upah yang memuaskan dan kondisi kerja yang aman untuk memotivasi orang.
F. Dampak Sistem Informasi dalam Organisasi
Menurut Kenneth dan Jane (2007) ada dua dampak sistem informasi dalam organisasi yaitu dampak ekonomi, dan dampak organisasi dan perilaku.
1. Dampak ekonomi
Dari sudut pandang ekonomi teknologi informasi (TI) mengubah baik biaya relatif modal maupun biaya informasi. Teknologi sistem informasi dapat dilihat sebagai faktor produksi yang dapat digantikan dengan
modal dan tenaga kerja tradisional. Sejalan dengan penurunan biaya teknologi informasi, TI menggantikan tenaga kerja yang secara historis merupakan biaya yang terus meningkat. Maka teknologi informasi harus menghasilkan penurunan jumlah manajer tingkat menengah dan pekerja administrasi seiring dengan teknologi informasi yang menjadi pengganti bagi tenaga kerja. Seiring dengan penurunan biaya teknologi informasi, TI juga menggantikan untuk modal lainnya seperti geddung dan mesin yang tetap relatif mahal. Maka dengan berjalannya waktu kita dapat berharap para manajer untuk meningkatkan investasi mereka pada teknologi informasi karena penurunan biaya adalah relative terhadap investasi modal lainnya.
Teknologi informasi juga dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut teori keagenan (agency theory), perusahaan dilihat sebagai neksus kontak diantara individu yang memiliki kepentingan sendiri dibandingkan sebagai entitas yang bersatu ddan ingin memaksimalkan keuntungan. Principal (pemilik) mempekerjakan agen untuk melakukan pekerjaan atas namanya. Tetapi agen membutuhkan pengawasan secara konstan dan pengolaahan, jika tidak maka agen akan cenderung mengejar kepentingannya sendiri dibandingkan kepentingan pemilik. Ketika perusahaan tumbuh ukuran dan cakupannya, biaya keagenan atau biaya koordinasi meningkat karena pemilik harus mengembangkan lebih banyak usaha pengawasan dan pengelolaan karyawan.
2. Dampak organisasi dan perilaku
Dampak organisasi terbagi menjadi tiga yaitu teknologi informasi meratakan organisasi, organisasi pasca industri, dan memahami penolakan organisasi terhadap perubahan.
a. Teknologi informasi meratakan organisasi
Penelitian perilaku telah membuat teori tentang teknologi informasi yang memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberikan kekuatan kepada karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen. Teknologi informasi mendorong hak pembuatan keputusan lebih rendah pada organisasi karena para
karyawan tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan. Karena para manajer saat ini sangat banyak informasi yang akurat dan tepat waktu mereka menjadi lebih cepat dalam membuat keputusan, sehingga sedikit manajer yang membutuhkannya.
Biaya manajemen berkurang sebagai persentase pendapatan dan hierarki menjadi lebih efisien. Perubahan ini berarti bahwa rentang kendali manajemen telah menjadi lebih luas, sehingga memungkinkan manejer tingkat tinggi untuk mengelola dan mengendalikan lebih bayak karyawan yang tersebar dalam jarak yang luas. Banyak perusahaan telah menghilangkan ribuan manajer tingkat menengah akibat perubahan ini. b. Organisasi pasca industri
Teori pasca industri yang lebih banyak didasari oleh sejarah dan sosiologi dibandingkan ekonomi juga mendukung ide bahwa teknologi informasi harus meratakan hierarki. Pada masyarakat pasca industri, wewenang semakin bergantung kepada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal. Maka bentuk organisasi menjadi rata karena pekerja profesional cenderung mengelola dirinya sendiri dan pembuatan keputusan harus menjadi lebih tersebar di seluruh organisasi. c. Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan
Sistem informasi dapat memengaruhi siapa yang melakukan apa, kepada siapa, di mana, kapan, dan bagaimana pada organisasi. Banyaknya sistem informasi baru yang membutuhkan perubahan pada rutinitas pribadi dan individu yang dapat menjaddi menyakitkan bagi mereka yang terlibat dan memerlukan perhatian ulang dan usaha tambahan yang belum tentu dikompensasi. Karena sistem informasi secara potensial mengubah struktur, budaya, proses bisnis dan strategi organisasi sering kali terdapat penolakan yang harus dipertimbangkan. Karena penolakan organisasi terhadap perubahan sangatlah kuat, banyak investasi teknologi informasi yang gagal dan tidak meningkatkan produktivitas. Penelitian pada kegagalan penerapan proyek mendemontrasikan bahwa alasan paling umum untuk kegagalan proyek
besar untuk mencapai tujuannya bukanlah kegagalan teknologi, akan tetapi penolkan perubahan pada organisasi dan politik.
G. Mencapai Keunggulan Kompetitif dengan Model Daya Porter
Model daya untuk mencapai keunggulan kompetitif dikemukakan oleh Michael Porter di mana model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, pesaingnya dan lingkungan perusahaan. Pada model ini terdapat lima daya kompetitif yang membentuk nasib perusahaan, yaitu:
1. Pesaing tradisional
Seluruh perusahaan berbagi pangssa pasar dengan psesaing lainnya yang secara berkelanjutan menggunakan cara baru yang lebih efisien untuk berproduksi dengan memperkenalkan produk baru dan jasa baru, dan mencoba untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek dan mengeakan biaya perubahan kepada pelanggannya.
2. Pemain baru di pasar
Pada ekonomi bebas dengan sumber daya tenaga kerja. Pada beberapa industri lainnya, memasuki pasar adalah sangat sulit. Namun perusahaan baru memiliki beberapa kemungkinan keuntungan, yaitu:
a. Perusahaan tidak terkunci kepada pabrik dan peralatan lama.
b. Perusahaan sering kali memperkerjakan karyawwan yang lebih mudah yang tidak terlalu mahal dan mungkin lebih inovatif.
c. Perusahaan tidak dibebani oleh nama mereka yang telah tua, usang dan “lebih lapar” dari pada pemain tradisional pada industri.
d. Perusahaan tergantung kepada pendanaan luar untuk pabrik dan peralatan baru yang bisa jadi mahal.
e. Perusahaan memiliki angkatan kerja yang kurang berpengalaman. f. Perusahaan memiliki sedikit pengakuan merek.
3. Produk dan jasa pengganti
Teknologi baru menciptakan pengganti sepanjang waktu, bahkan minyak memiliki pengganti: ethanoldapat mengganti bahan bakar untuk mobil, minyak nabati untuk bahan bakar diesel pada truk, dan angina, tenaga matahari, batu bara dan tenaga air untuk menghasilkan listrik industri. Jaasa telepon internet dapat menggantikan jasa telepon tradisioinal, jasa music internet dapat membuat anda mengunduh music
ke iPad sebagai pengganti toko music yang menjual CD. Semakin banyak produk dan jasa pengganti pada industry anda, semakin tidak mungkin anda dapat mengendalikan penetapan harga dan semakin anda rendah margin laba anda.
4. Pelanggan
Perusahaan yang untung bergantung kepada pengukuran besar atas kemampuannya menarik dan mempertimbangkan pelanggan dan membebankan harga yang tinggi. Kekuatan para pelanggan berkembang jika mereka dapat dengan mudah berpindah kepada produk dan jasa pesaing atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing hanya pada harga di pasar transparan dimana terdapat sedikit diferensasi produk.
5. Pemasok
Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak penting pada naiknya harga sementara pemasok bisa. Semakin banyak pemasok berbeda yang dimiliki perusahaan, maka semakin besar pula kendali yang dapat dijalankan atas pemasok dalam bentuk harga, kuaalitas, dan jadwal pengiriman. Contoh pembuatan laptop hamper selalu memiliki pemosok komponen utama yang bersaing, seperti keyboard, hard drive, dan layar monitor.
H. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif
Sistem strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Karena pesaing selalu menyamakan dan mengikuti sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan. Pasar, harapan pelanggan, perubahan teknologi, globalisasi telah membuat perubahan ini lebih cepat dan tidak dapat diperkirakan. Internet dapat membuat keugulan kompetitif menghilang sangat cepat karena secara virtual semua perusahaan dapat menggunakan teknologi ini. Sistem informasi saja tidak dapat menyediakan keuntungan bisnis yang bertahan. Sistem yang awalnya bertujuan strategis sering kali menjadi alat untuk bertahan, dibutuhkan oleh setiap perusahaan untuk tetap bertahan
dalam bisnis, atau mereka akan mencegah organisasi membuat perubahan strategis yang penting untuk keberhasilan dimasa depan.
BAB III PENUTUP D. Kesimpulan
Organisasi adalah struktur formal yang stabil dan formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menciptakan output. Ciri lain organisasi termasuk proses bisnisnya, budaya organisasi, tujuan, pilihan, dan gaya kepemimpinan. Serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama lain secara kolektif disebut “fungsi” suatu organisasi. Pengembangan organisasi adalah proses penyesuaian organisasi terhadap perubahan yang cepat melalui berbagai pendekatan teknostruktural. Model dasar dari struktur organisasi terbagi menjadi beberapa bagian yaitu struktur hierarki, spesialisasi, hubungan lini dan staf, wewenang dan tanggung jawab, rentang kendali. Menurut Gordon B. Davis (1992) ada tiga variasi pokok dalam model dasar keorganisasian yaitu, organisasi berdasarkan produk atau jasa, penggunaan hubungan lateral dalam sebuah organisasi fungsional, dan organisasi proyek.
Hierarki Maslow berguna karena menunjukan sebuah dimensi penting dalam kebutuhan manusia. Seseorang manusia yang sedang kelaparan memusatkan perhatian pada kebutuhan fisiologis. Tetapi setelah rasa laparnya terpuaskan, ia akan merasa penting akan keamnan dan mungkin akan perhatian dan peghargaan terpenuhi, kebutuhan akan perwujudan diri menjadi penting. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi tidak dapat menggantungkan diri saja pada upah yang memuaskan dan kondisi kerja yang aman untuk memotivasi orang. Menurut Kenneth dan Jane (2007) ada dua dampak sistem informasi dalam organisasi yaitu dampak ekonomi, dan dampak organisasi dan perilaku.
Model daya untuk mencapai keunggulan kompetitif dikemukakan oleh Michael Porter di mana model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, pesaingnya dan lingkungan perusahaan. Pada model ini terdapat lima daya kompetitif yang membentuk nasib perusahaan, yaitu: Pesaing tradisional, Pemain baru di pasar, Produk dan jasa pengganti, Pelanggan, Pemasok. Sistem strategis keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan cukup lama untuk memastikan
profitabilitas jangka panjang. Karena pesaing selalu menyamakan dan mengikuti sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu bertahan.
DAFTAR PUSTAKA
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon.2008.Sistem Informasi Manajemen.Jakarta:Salemba
Empat.
Scott, George M.2004.Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT RajaGrafindo
Persada.
Sunyoto, Danang.2014.Sistem Informasi Manajemen (Perspektif Organisasi).Yogyakarta: CAPS
(Center of Academic Publishing Service).
Sutabri, Tata.2005.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:C.V. ANDI OFFSET.
