26
3.1
Metode Waterfall
Model perancangan sistem ini mengikuti metode Waterfall atauclassic life cycle dalam mengembangkan aplikasi seperti pada Gambar 3.1. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam SoftwareEngineering (SE). Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement.
Penjelasan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam model waterfall adalah:
1. Requirementsdefinitions. Semua kebutuhan software untuk
pembuatan sistem diketahui pada tahap ini, serta mencari tahu kebutuhan pengguna terhadap sistem dilakukan pada tahap ini juga.
2. System and software design. Tahapan ini merupakan tahap
perancangan sistem untuk memberikan gambaran apa yang harus dikerjakan. Perancangan sistem dalam tahap ini menggunakan teknik pemodelan yang digambarkan dengan
Unified Modeling language (UML).
3. Implementation and unit testing. Dalam tahap ini dilakukan
pemrograman. Pemrograman dilakukan sesuai dengan yang dirancang pada tahap sebelumnya.
4. Integration and unit testing. Dalam tahap ini sistem sudah
selesai dibuat kemudian dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai desain.
5. Operational and maintenance. Tahap ini merupakan tahap
akhir dimana software yang sudah jadi dijalankan dan dilakukan pemeliharaan.
3.2Analisa Permasalahan
Sistem aktiva tetap yang telah berjalan/berlaku di UKSW saat ini belum terdokumentasi dengan baik. Tidak adanya dokumentasi ini menyebabkan ketidakjelasan aktiva tetap yang berlaku di UKSW apabila bagian-bagian dan orang-orang yang terkait didalamnya berpindah posisi. Perpindahan posisi ini sering
dilakukan oleh UKSW, seringkali orang-orang yang berpindah posisi ini juga membawa aset-aset yang seharusnya berada di bagian/ruangan sebelumnya. Hal ini tentunya menyebabkan penumpukan aset pada suatu bagian/ruangan tertentu yang menyulitkan untuk penelusuran aset pada saat dilakukan audit aset.
Perpindahan aset antar unit yang tidak dilaporkan dan tidak tercatat juga sering kali menjadi masalah tentang keberadaan aset tersebut. Status hilangnya sebuah aset sering terjadi, padahal aset tersebut masih ada hanya berada di unit lain.
Selain itu ketidakjelasan menjadikan kegiatan evaluasi dan kegiatan pemeriksaan sulit menelusur penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan-penyimpangan ini tentunya sangat merugikan UKSW, baik dalam hal menciptakan kebiasaan buruk manusianya maupun kerugian materi.
3.3
Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan sistem merupakan proses idenditifikasi dan evaluasi permasalahan-permasalahan yang ada, sehingga sistem yang dibangun sesuai dengan kriteria yang diharapkan.
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset harus memenuhi kebutuhan sebagai berikut :
1. Aplikasi harus mampu mendokumentasikan aset yang dimiliki UKSW. Dokumentasi tersebut berupa idenditas aset, nilai aset dan keberadaan aset.
2. Aplikasi harus mampu mencatat setiap pengadaan aset, pendistribusian dan perpindahannya. Tujuannya agar dapat diketahui berapa jumlah aset setiap unit/fakultas.
3. Aplikasi harus mampu menghitung penyusutan setiap aset. Hal ini agar user dapat mengetahui aset tersebut mempunyai nilai berapa jika akan dijual/dilelang.
4. Aplikasi harus mampu mencatat penghentian aset. Tujiannya agar dapat diketahui berapa banyak aset yang dihentikan, sehingga mudah memperkecil resiko aset tidak terpakai/tidak bernilai tetapi masih dicatat sebagai aset terpakai/aset bernilai.
5. Untuk keamanan user, aplikasi hanya dapat digunakan oleh
user-user yang sudah terdaftar saja.
6. Aplikasi mampu menyediakan pesan pemberitahuan atas segala aktifitas aset,
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Untuk membangun sistem sesuai dengan analisis yang sudah dilakukan dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak seperti:
1. Kebutuhan minimal perangkat keras
• Intel Pentium IV dengan prosesor diatas 1 Ghz
• RAM minimal 512 GB
• Hardisk minimal 5 GB
• Monitor, keyboard, mouse 2. Kebutuhan minimal perangkat lunak
• Rational Rose untuk perancangan sistem dengan UML
• XAMPP sebagai web server dan manajemen database
• Editor NetBeans dan Notepad++
• Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome dan yang lainnya)
3.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem akan dibuat menggunakan Unified
Modeling Language (UML). UML telah menjadi sebuah standar
dalam merancang dan mendokumentasikan sebuah sistem. UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (Martin, 2005).
3.4.1Perancangan Use Case Diagram
Usecase diagram menggambarkan interaksi antar aktor
dengan sistem. Usecase merupakan sistem yang dikembangkan, sedangkan aktor adalah pengguna dari sistem tersebut.
Gambar 3.2Use Case Diagram
Gambar 3.2 merupakan use case diagaram untuk Sistem Manajemen Aset yang mempunyai beberapa modul yang dapat dilakukan oleh Unit/Fakultas yaitu Distribusi Aset, Penghentian Aset, Pembelian Aset, Penyusutan Aset. Bagian Akutansi yaitu Validasi Akutansi untuk Penghentian Aset, Pembelian aset dan aktivitas Penyusutan Aset. Bagian Inventaris untuk Validasi Inventaris dalam Penghentian Aset dan Distribusi Aset.
3.4.2Perancangan Activity Diagram
3.4.2.1Activity Diagram Unit/Fakultas Aktivitas Pengadaan Aset
Gambar 3.3 menunjukan aktivitas unit/fakultas dalam melakukan input pengadaan aset. Setelah mengisi data pembelian, data akan dikirim ke bagian akuntansi untuk divalidasi kebenaran
Validasi Akuntansi Peny usutan Aset Kapitalisasi Distribusi Aset
Pengadaan Aset <<include>>
Validasi Inv entaris <<include>>
Penghentian Aset <<include>>
<<include>>
<<include>> Relokasi Aset <<extend>>
Unit/Fakultas
Bag. Akuntansi
Bag. Inv entaris
Lihat Daf tar Aset Edit Aset <<extend>> Membuat Laporan <<extend>> Keluhan Aset <<extend>>
Lihat Aset Kredit <<extend>>
Start
Melakukan Input Data Pembelian Menerima Laporan Data Tersimpan Finish Mengirim Data Pembelian Menyimpan Data Pembelian Menerima Data Pembelian Validasi Data Mencatat Pembelian Data Tidak Valid
Data Valid
Bag. Akuntansi Aplikasi
Unit/Fakultas
data. Jika data tidak valid maka akan dikembalikan ke unit/fakultas untuk diperbaiki, jika data valid maka bagian akuntasi akan mencatat data pembelian.
Gambar 3.3Activity Diagram Pengadaan Aset
Aktivitas Penghentian Aset
Gambar 3.4 menunjukan aktivitas unit/fakultas dalam mengajukan penghentian aset. Unit/fakultas mengajukan penghentian aset, data akan diterima oleh bagian inventaris untuk dilakukan pemeriksaan, bagian inventaris memutuskan untuk menghentikan aset atau tidak. Jika pengajuan diterima maka aset akan dihentikan kemudian dicatat oleh bagian inventaris maupun bagian akuntansi.
Gambar 3.4Activity Diagram Penghentian Aset
Aktivitas Distribusi Aset
Gambar 3.5 menunjukan aktivitas pendistribusian aset yang diajukan oleh unit/fakultas. Data pengajuan diterima oleh bagian inventaris untuk divalidasi keberadaan aset. Kemudian akan dikonfirmasikan ke unit/fakultas.
Start
Mengajukan Penghentian
Menerima Konfirm asi Penolakan Menerima Konfirmasi Finish Menyimpan Pengajuan Menyampaikan Penolakan Menyimpan Penghentian Mengirim Data Penghentian Menyampaikan Konfirmasi Menerima Pengajuan Konfirmasi Pengajuan Tidak Ya Mencatat Penghentian Mencatat Penghentian Bag. Akuntansi Bag. Inv entaris
Aplikasi Unit/Fakultas
Gambar 3.5 Activity Diagram Distribusi Aset
3.4.2.2Activity Diagram Bagian Akuntansi Aktivitas Diagram Penyusutan
Gambar 3.6 menunjukan aktivitas diagram penyusutan aset yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Setelah bagian akuntansi melakukan penyusutan akan dilaporkan ke bagian inventaris untuk dilakukan pengecekan manual, hasil pengecekan dilaporkan kembali ke bagian akuntansi, disini bagian akuntansi mementukan kapitalisasi aset dan kembali mengirim hasilnya ke bagian inventaris untuk merubah status aset dan meninformasikan ke unit/fakultas terkait. Start Mengajukan Pendistribusian Aset Menerima Konfirmasi Distribusi Finish Menyimpan Pengajuan Mengirim Pengajuan Meyimpan Distribusi Validasi Pengajuan Mencatat Distribusi
Bag. Inv entaris Aplikasi
Gambar 3.6Activity Diagram Penyusutan Aset
3.4.2.3Activity Diagram Bagian Inventaris Aktivitas Diagram Penghentian
Gambar 3.7 menunjukan aktivitas penghentian aset yang dilakukan oleh bagian inventaris. Setelah melakukan kontrol aset, bagian inventaris melanjutakan laporan kepada bagian akuntansi jika terdapat aset yang perlu dikapitalisasi. Kemudian hasilnya kembali dikirim ke bagian inventaris untuk dicatat dan diteruskan ke unit/fakultas terkait. Start Melakukan Penyusutan Menerima Laporan Kondisi Aset Menentukan Kapitalisasi Mengirim Laporan Penyusutan Mengirim Hasil Akhir Mengirim Laporan Status Aset Menerima Laporan Penyusutan Melaporkan Kondisi Aset Mencatat Hasil Akhir Menerima Laporan Status Aset Finish Unit/Fakultas Bag. Inv entaris
Aplikasi Bag. Akuntansi
Gambar 3.7Activity Diagram Penghentian oleh Bagian Inventaris
3.4.3 Perancangan Sequence Diagram
Sequence diagram merupakan diagram yang
menggambarkan interaksi antara objek didalam sebuah sistem serta menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem. Start Melakukan Penghentian Aset Menerima Laporan Mencatat Laporan Mengirim Laporan Mengirim Laporan Mengirim Laporan Menerima Laporan Mencatat Laporan Menentukan Kapitalisasi Menerima Konfirmasi Finish Unit/Fakultas Bag. Akuntansi Aplikasi Bag. Inv entaris
3.4.3.1Sequence Diagram Unit/Fakultas Sequence Pengadaan Aset
Gambar 3.8Sequence Pengadaan Aset
Dimulai dari Unit/Fakultas mengisi form pengadaan aset, kemudian data dikirim ke Bagian Akuntansi untuk divalidasi. Kemudian setelah data sudah benar akan disimpan di database, data yang tersimpan akan dikirim kembali ke Unit/Fakultas sebagai pemberitahuan bahwa data sudah tersimpan di database.
: Unit/Fakultas : Database : Bag. Akuntansi
Form Pengadaan Aset Buka Koneksi Mengisi Data Dikirim Memvalidasi Data Disimpan
Konfirmasi Data Disimpan
Sequence Penghentian Aset
Gambar 3.9Sequence Diagram Penghentian Aset
Unit/Fakultas pertama mengisi form data penghentian, penghentian yang dimaksud bisa karena kerusakan atau kehilangan aset. Lalu data dikirim ke Bagian Inventaris untuk divalidasi kebenarannya, setelah dikonfimasi oleh Bagian Inventaris data dikirim ke Bagian Akuntansi untuk dirubah status aset tersebut dan disimpan di database. Data yang sudah tersimpan dikirim ke Bagian Inventaris dan Bagian Akuntansi yang kemudian dilanjutkan ke Unit/Fakultas terkait.
: Uni t/Fakultas
: Database
: Bag. Akuntansi
Form Data Penghentian : Bag. Inventaris
Mengisi Data
Dikiri m
Validasi Data
Mengirim Konfi rmasi Data
Mengirim Data Buka Koneksi
Menyi mpan Data
Konfirmasi Data Disimpan
Mengirim Konfi rmasi Mengirim Konfi rmasi
Sequence Distribusi Aset
Gambar 3.10Sequence Diagram Distribusi Aset
Unit/Fakultas mengisi form distribusi aset, baik berupa relokasi aset, maupun pengajuan peminjaman aset. Kemudian data pengajuan dikirim ke Bagian Inventaris untuk divalidasi, setelah itu data disimpan di database dan konfirmasi pengajuan dilanjutkan ke Unit/Fakultas terkait.
: Unit/Fakultas : Bag. Inventaris : Database
Form Distribusi Mengisi Data Data Dikirim Validasi Data Disimpan Konfirmasi Data Tutup Koneksi Buka Koneksi
3.4.3.2Sequence Diagram Bagian Akuntansi Sequence Diagram Penyusutan
Gambar 3.11Sequence Diagram Penyusutan Aset
Bagian Akuntansi melakukan penyusutan aset, hasil penyusutan dikirim ke Bagian Inventaris untuk dilakukan pengecekan aset, hasil pengecekan aset dikirim kembali ke Bagian Inventaris, hasil tersebut termasuk berupa pengkapitalisasian aset. Hasil tersebut disimpan di database dan diberitakan ke Unit/Fakultas terkait.
: Bag. Akuntansi : Bag. Inventaris : Database : Unit/Fakultas
Buka Koneksi
Mengirim Data
Mengirim Laporan Data Melakukan Penyusutan
Merubah Data
Mengirim Perubahan Data
3.4.3.3Sequence Diagram Bagian Inventaris Sequence Diagram Penghentian Aset
Gambar 3.12Sequence Diagram Penghentian Aset
Bagian Inventaris akan melakukan penghentian aset, data kemudian disimpan di database, setelah Bagian Inventaris menerima konfirmasi penyimpanan data, data kemudia dikirim ke Bagian Akuntansi untuk dirubah status aset, kemudian hasil tersebut akan diberitakan ke unit/fakultas terkait.
: Bag. Inventaris : Bag. Akuntansi : Database : Unit/Fakultas
Buka Koneks i Melakukan Penghentian As et
Menyimpan Data
Konfirmasi Data Tersimpan
Mengirim Data
Menyimpan Data
Konfirmas i Perubahan Data
3.4.4 Perancangan Class Diagram
Gambar 3.13Class Diagram Sistem
R e lo ka s i Id Ko d e U n it T a n g g a l N o m o rA s e t L o ka s iA w a l L o ka s iA kh ir K re d it Id No m o rA s e t T a n g g a l J u m la h S is a P e m b a ya ra n B e ri ku tn ya N o ti fi ka s iP in ja m Id No m o rA s e t K o d e U n it D it e ri m a T ip e A s e t K o d e J e n is A s e t U m u rE ko n o m is A ku n T ip e U s e rn a m e P a s s w o rd P e rm in ta a n A s e t Id Ko d e U n it T a n g g a l T ip e A s e t N a m a A s e t K e te ra n g a n A c c P e n g h e n ti a n Id Ta n g g a l N o m o rA s e t A la s a n K e lu h a n Id Ta n g g a l K o d e U n it N o m o rA s e t J e n is K e lu h a n K e te ra n g a n 1 0 .. * 1 0 .. * K a p it a li s a s i Id No m o rA s e t T g lK a p it a li s a s i U m u rK a p it a li s a s i T g lB e ra kh ir K a p it a li s a s i 1 1 1 1 P ro s e s A s e t Id Ta n g g a l N o m o rA s e t S ta tu s 1 1 1 1 1 1 1 1 0 11 0 P e n yu s u ta n Id No m o rA s e t T a h u n K e P e n yu s u ta n J m lP e n yu s u ta n 0 .. * 1 0 .. * 1 1 1 1 1 11 U n it K o d e N a m a K e te ra n g a n P a s s w o rd N a m a U s e r 1 1 1 1 A s e t N o m o r T ip e A s e t K o d e U n it N a m a P ro d u s e n M o d e l S e ri a lN u m b e r G a m b a r L o ka s i K o n d is i S ta tu s C a ra B a ya r A n g s u ra n N il a iA n g s u ra n T o ta lA n g s u ra n H a rg a B e li U m u rE ko n o m is U m u rK a p it a li s a s i K e te ra n g a n T g lP e m b e li a n T g lB e ra kh ir T g lB e ra kh it K a p it a li s a s i T g lG a ra n s i T g lA s e tM a ti T g lK a p it a li s a s i D is tr ib u s i M a ti D it e ri m a K a p it a li s a s i P e m in ja m K e te ra n g a n K a p it a li s a s i 0 .. * 1 0 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 1 .. * 1 0 .. * 1 0 .. * 1 1 1 1 1 1 .. * 1 1 .. * 1 * 1 * 1 N o ti fi ka s i Id Ta n g g a l K o d e U n it P e ri h a l N o m o rA s e t 11 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 * 1 * 1 1 .. * 11 1 .. *
Class diagram yang terlihat pada Gambar 3.13 terdiri dari 14 class. Setiap class memiliki relasi dengan class yang lain. Terdapat
relasi one to one seperti pada class unit dengan class akun yang berarti 1 unit memiliki 1 akun. Relasi one to many seperti pada class unit dengan class aset yang berarti, 1 unit bisa memiliki banyak aset. Relasi one to zero more terdapat pada class kredit dan class aset yang berarti aset bisa saja tidak memiliki kredit atau bisa memiliki 1 kredit atau lebih. Relasi one to ono more terdapat padaclass penyusutan dan class aset, yang berarti aset harus terjadi penyusutan minimal 1 kali dan lebih.
3.5 Perancangan Aplikasi 3.5.1 Perancangan Tabel
Perancangan data fisik dibuat dalam bentuk tabel-tabel. Tabel-tabel ini yang kemudian akan digunakan untuk sistem
database-nya.
1. Tabel Aset
Tabel aset digunakan untuk menyimpan semua aset. Tabel 3.1 Tabel Aset
Field Type Size Keterangan
Nomor Int 11 Primary key
Tipe_aset Varchar 255 Foreign key
Kode_unit Varchar 255
Nama Varchar 255
Produsen Varchar 255
Serialnumber Varchar 255 Gambar Varchar 255 Lokasi Varchar 255 Kondisi Varchar 255 Status Varchar 255 Carabayar Varchar 255 Angsuran Int 11 Nilai_angsuran Int 11 Total_angsuran Int 11 Hargabeli Int 11 Umurekonomis Int 11 Umurkapitalisasi Int 11 Keterangan Text Tgl_pembelian Date Tgl_berakhir Date Tgl_berakhir_kapitalisasi Date Tgl_garansi Date Tgl_aset_mati Date Tgl_kapitalisasi Date Distribusi Tinyint 1 Mati Tinyint 1 Diterima Tinyint 1 Kapitalisasi Tinyint 1 Kapitalisasi Tinyint 1 Peminjam Varchar 255 Keterangan_kapitalisasi Text
2. Tabel Kapitalisasi
Tabel kapitaliasi digunakan untuk menyimpan aset-aset yang dikapitalisasi.
Tabel 3.2 Tabel Kapitalisasi
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Nomor_aset Int 11 Foreign key
Tgl_kapitalisasi Date
Umurkapitalisasi Int 11 Tgl_berakhir_kapitalisasi Date
3. Tabel Keluhan
Tabel keluhan digunakan untuk menyimpan keluhan-keluhan di setiap Unit.
Tabel 3.3 Tabel Keluhan
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Tanggal Date
Kode_unit Varchar 255 Foreign key
Nomor_aset Int 11 Foreign key
Jenis_keluhan Varchar 255 Keterangan Text
4. Tabel Kredit
Tabel kredit digunakan untuk menyimpan pengadaan aset dengan cara kredit.
Tabel 3.4 Tabel Kredit
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Nomor_aset Int 11 Foreign key
Tanggal Date
Jumlah Int 11
Sisa Int 11
Pembayaran_berikutnya Int 11
5. Tabel Notifikasi
Tabel notifikasi digunakan untuk menyimpan notifikasi. Tabel 3.5 Tabel Notifikasi
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Tanggal Date
Kode_unit Varchar 255 Foreign key
Perihal Text
6. Tabel Notifikasi_Pinjam
Tabel notifikasi_pinjam digunakan hanya untuk menyimpan notifikasi peminjaman.
Tabel 3.6 Tabel Notifikasi_Pinjam
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Nomor_aset Int 11 Foreign key
Kode_unit Int 11 Foreign key
Diterima Tinyint 1
7. Tabel Pengehentian
Tabel penghentian digunakan untuk menyimpan aset yang dihentikan.
Tabel 3.7 Tabel Penghentian
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Tanggal Date
Nomor_aset Int 11 Foreign key
Alasan Text
8. Tabel Penyusutan
Tabel penyusutan digunakan untuk menyimpan data aset yang disusutkan.
Tabel 3.8 Tabel Penyusutan
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Tahunke Int 11
Penyusutan Int 11
Jml_penyusutan Int 11
9. Tabel Permintaan_Aset
Tabel permintaan_aset digunakan untuk menyimpan semua permintaan aset dari unit.
Tabel 3.9 Tabel Permintaan_Aset
Filed Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Kode_unit Int 11 Foreign key
Tanggal Date
Tipe_aset Int 11 Foreign key
Nama_aset Varchar 255 Keterangan Text
Acc Int 11
10.Tabel Proses_Aset
Tabel proses_aset digunakan untuk menyimpan aset yang diproses untuk penghentian aset.
Tabel 3.10 Tabel Proses_Aset
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Tanggal Date
Nomor_aset Int 11 Foreign key
11.Tabel Relokasi
Tabel relokasi digunakan untuk menyimpan data aset yang direlokasi.
Tabel 3.11 Tabel Relokasi
Field Type Size Keterangan
Id Int 11 Primary key
Kode_unit Int 11 Foreign key
Tanggal Date
Nomor_aset Int 11 Foreign key
Lokasi_awal Varchar 255 Lokasi_akhir Varchar 255
12.Tabel Tipe_Aset
Tabel tipe_aset digunakan untuk menyimpan tipe aset. Tabel 3.12 Tabel Tipe_Aset
Field Type Size Keterangan
Kode Int 11 Primary key
Jenis_aset Varchar 255
3.5.2 Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka dibuat sebagai gambaran tentang bentuk fisik aplikasi yang akan dibuat.
Gambar 3.14 Rancangan Antarmuka Aplikasi
Gambar 3.14 merupakan form rancangan antarmuka yang ditampilkan ketika aplikasi dijalankan oleh pengguna dan merupakan form tetap. Form tetap yang dimaksud adalah ketika pengguna mengakses halaman-halaman yang ada pada aplikasi ini
form antarmukanya tetap tidak berubah, hanya bagian konten yang
berubah.
Konten Menu
