BAB 4
HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1 Model Proses Pengadaan Bahan Baku
Pada gambar 4.1 diperlihatkan alur Proses Pengadaan Bahan Baku yang sedang berlangsung. Pada gambar diperlihatkan proses yang akan di Reka Ulang. Untuk proses Pengadaan Bahan Baku ini terdapat dua proses yang menjadi bagian terpenting yaitu Proses Pembelian (Purchasing) dan Proses Persediaan (Inventory
Control). Dikarenakan PT. XYZ memproduksi berbagai macam item barang, maka
Proses Pengadaan Bahan Baku dilakukan dengan perencanaan oleh Bagian Produksi agar kontinuitas dari Proses produksi tidak terganggu
Stock Material MaterialAda PersiapanProduksi
Pembelian Barang Inventory Control Warehouse Proses Produksi Packing Customer Yes No Reka Ulang
Gambar 4.1. Proses Pengadaan Bahan Baku Yang Sedang Berjalan
Purchase Order Customer
Stock Finish Good
Ada Stock Raw Material Ada Material Perencanaan Produksi Yes Shipment To Customer Yes No Proses Pembelian No Produksi Proses Produksi
Pengecekan Material Ada Persetujuan Manager Logistik Produksi Pembuatan PPB Yes No Pembuatan Purchase Order Supplier Delivery Warehouse Proses Pembelian
4.1.1 Prosedur Pembelian Barang
1. Proses pembelian barang dimulai dari pembuatan PPB ( Permintaan Pembelian Barang) dalam rangkap 4 oleh pihak yang membutuhbarang (User), sedangkan untuk pembelian bahan baku PPB dibuat oleh Bagian
2. Warehouse setelah persediaan di Warehouse sudah mencapai titik batas minimum persediaan (Reorder Point). Batas Reorder point ini akan ditentukan oleh Manager Logistik.
3. PPB ini ditanda tangani oleh user yang disetujui oleh Kepala Departemen masing-masing. Didalam PPB harus jelas dicantumkan spesifikasi barang yang dipesan. Kalau perlu diberikan contoh.
4. Setelah ditandatangani , formulir PPB diberikan kepada Bagian Pembelian (asli/putih) Warehouse , User, dan Accounting apabila pembayaran diluar PO.
5. Selanjutnya Bagian Pembelian akan menerbitkan Purchase Order (PO) dalam rangkap 5 (lima) yang ditandatanagni oleh General Manager. Sedangkan untuk pembelian sampai dengan jumlah Rp.500.000,- tidak perlu dibuatkan PO, cukup sampai dengan PPB saja. Sedapat mungkin menghindari partial delivery, sehingga PO ini akan dibuat sesuai dengan kemampuan. Pengiriman oleh Supplier, PO ini akan didistribuikan ke Supplier (asli ) Pembelian, Accounting .
6. Untuk pembelian diatas Rp. 2.000.000,- harus dilampirkan dengan minimal 3 penawaran harga.
7. Apabila terjadi perubahan baik harga maupun kuantitas atas pemesanan barang, maka akan dibuatkan PO baru. PO lama dibatalkan dan dilampirkan dal;am PO baru untuk mereverse PO lama.
8. Pada saat barang dating, maka user akan memeriksa untuk memastikan bagwa barang tersebut telah sesuai dengan pesifikasi pemesanan, sedangkan Bagian Warehouse akan memeriksa dari segi kuantitasnya dengan tingkat toleransi 10%.
9. Setelah barang yang dating tersebut telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi (ukuran,model,mer, dll) maupun kuantitasnya,maka Bagian Warehouse akan membuat Tanda terima Barang (TTB) dalam rangkap 5 yang ditandatangani oleh User (Quiilty Control) dan Bagian Warehouse. TTB ini kan didistribusikan untuk (Supplier (asli), Warehouse(Copy1), User (Copy2),Accounting (Copy3) dan Pembelian (Copy4).
10. Bagian pembelian akan membuat pencatatan dalam buku Pembelian yang memuat informasi sebagai berikut :
1. Tanggal PO 2. Nomor PO 3. Nomor PPB 4. Nama Supplier 5. Kuantias Barang 6. Harga Barang 7. Tanggal Akan di Kirim
8. Tanggal Order
9. Contact Person
4.1.2 Prosedur Persediaan bahan baku, bahan pembantu, pembungkus, teknik bangunan dan sanitasi dan perlengkapan Produksi.
1. Bagian Warehouse bertanggung jawab sejak penerimaan sampai dengan pengeluaran barang dari Warehouse. Untuk itu bagian Warehouse akan melakukan pencatatan persediaan barang, baik penerimaan maupun pengeluaran barang dalam daftar Persediaan Barang.
2. Daftar persediaan Barang ini dibuat permasing-masing nama barang yang akan diberi nomor dan kode tertentu. Informasi yang akan ditampilkan dalam Daftar Persediaan Barang antara lain :
1. Tanggal 2. Pembelian 3. Referensi 4. Pemakaian Akhir 5. Nama Barang 6. Saldo Akhir 7. Persediaan Barang
3. Setiap pengeluaran barang ( raw material ) dari Warehouse didasarkan atas Bon Permintaan Barang ( BPB ) Bahan baku diketahui oleh Supervisor Produksi dan disetujui oleh Manager Pabrik. Slip ini dibuat dalam rangkap 3 yang akan didistribusikan ke warehouse (asli), Accounting ( copy-1 ) dan Administasi
Produksi ( copy-2 ). Nomor untuk slip ini akan dibuat kode untuk tiap jenis barang.
4. Kode permintaan barang terdiri dari a Raw material b Bahan Pembantu c Packaging d Teknik Bangunan e Sanitasi f Perlengkapan Produksi
4.1.3 Prosedur Persediaan Barang Jadi
1. Bagian warehouse akan menerima Barang jadi dari Bagian Produksi dalam satuan karton disertai slip Penyerahan Barang Jadi ( SPBJ ) untuk kemudian dicatat dalam Daftar Persediaan Barang Jadi ( DPBJ ).
2. Pengeluaran Barang Jadi hanya kan dilakukan apabila ada surat perintah Pengeluaran Barang dari Bagian penjualan. Oleh Bagian Warehouse akan dibuatkan Surat Jalan ( SJ ) dalam rangkap 5 yang ditandartangani oleh kepala warehouse dan Manager Logistik, serta didistribusikan ke Supplier ( asli -setelah cap akan dilapmpirkan pada saat ,menagih dan copy-1), Accounting ( copy-2), Penjualan (copy-3) dan Warehouse ( copy -4 ).
3. Berdasarkan SPPB tersaebut , bagian Warehouse akan mencatat dalam Daftar Persediaan Barang Jadi.
4. Untuk barang yang dikembalikan oleh customer (retur penjualan) akan dibuatkan nota Retur Penjualan (NRP) dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Penjualan
(asli ), Accounting (copy-2),Warehouse ( copy-3). Barang yang dikembalikan ini akan diterima oleh Kepala Warehouse. Sementara kriteria Kepala Warehouse boleh menerima retur atau tidak, akan ditentukan kemudian.
5. Pengambilan untuk sample dari warehouse untuk bagian Quality Assurance menggunakan form permintaan Barang (BPB ) - Sampling dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Warehouse (asli ), Quality Assurance ( copy-1), Accounting (Copy-2) BPB ini disetujui oleh QA Supervisor. Pengambilan barang untuk sample ini, apabila digunakan untuk keperluan pengetesan, BPB akan disetujui oleh QA Manager, sedangkan pengambilan sample untuk dijual BPB akan disetujui oleh General Manager.
4.1.4 Prosedur Laporan Barang Warehouse.
1. Kepala Warehouse dengan diketahui oleh Kepala Logistik akan membuat Laporan Mingguan dengan cut-offnya pada setiap hari Kamis malam dan laporan akan diserahkan ke Accounting Pada Senin Pagi. Kecuali apabila Hari Kamis tersebut mendekati akhir Bulan, maka Laporan Mingguan akan dibuat sekaligus Jadi satu dengan Laporan Bulanan. Laporan ini didistribusikan ke Penjualan,Accounting,
2. Laporan Bulanan dibuat oleh Kepala Warehouse dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik setiap akhir bulan denga tembusan ke Penjualan, Accounting dan Technical Consultant
4.2 Masalah-Masalah DalamProses Yang Sedang Berjalan 4.2.1 Proses Persediaan
Warehouse
SPB (Surat Permintaan Barang ) yang dibuat oleh Warehouse tidak mengikuti prosedur, dikarenakan ketika melakukan Proses Produksi Manager yang harus menandatangani dokumen tersebut tidak berada ditempat. Hal ini dikarenakan sedang keluar ruangan atau berada dilokasi Produksi. Permasalahan yang timbul disini adalah Barang dari Warehouse telah diambil tanpa memakai SPB (Surat Permintaan Barang ) sehingga laporan Barang yang terpakai berbeda dengan aktual di Warehouse. Ini dikarenakan informasi yang digunakan masih berbentuk form-form kertas.
Produksi
BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang diterima oleh Bagian Produksi terlambat untuk ditanda tangani oleh Ka. Gudang , dikarenakan Manager Produksi belum memberikan tanda tangan, sehingga laporan pemakaian barang di Warehouse tidak sesuai dengan Persediaan Aktual di Lapangan.
Perencanaan
a Bagian PPIC tidak mendapatkan data yang terbaru (up-to date) dari Warehouse sehingga menyebabkan kesalahan untuk reorder minimum item yang diperlukan untuk produksi, sehingga menganggu kelancaran kontinuitas produksi.
b Adanya Informasi DPB (Daftar Permintaan Barang) oleh Bagian Produksi yang terlambat untuk mengorder barang/material yang dibutuhkan,
menyebabkan PPIC tidak dapat bekerja secara efisien untuk ProsesPenjadwalan Produksi, sehingga adanya leadtime untuk memenuhi Bagian Produksi.
c Purchase Order dari Perusahaan yang satu grup, terkadang harus didahulukan.
Order yang telah disetujui, sering berubah-berubah. Akibat Order yang berubah tersebut menyebabkan bahan baku yang telah dipesan dari supplier tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk produksi dan dapat pula kekurangan bahan baku.
4.2.1 Proses Pembelian
Perencanaan dan Penjadwalan
Adanya permintaan barang dari Bagian Produksi diluar rencana, menyebabkan PPIC mempercepat lead time untuk barang yang dibutuhkan. Untuk proses Perencanan diBagian produksi menyebabkan PPIC tidak dapat memenuhi.
Gudang
a Adanya raw material/bahan baku yang dicek berlainan lokasi, sehingga prosedur pengecekan memakan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan Informasi barang yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan / kehilangan koordinasi untuk penegecekan dengan bagian Gudang, terutama untuk kuantitas dan kualitas raw material .
b Raw material yang datang ketika jam istirahat karyawan Bagian Gudang, Akibatnya TTB yang harus ditanda tangani oleh Manager Logistik tertunda, dan barang dari Supplier belum bisa dimasukkan kedalam Gudang.
Proses Pembelian
Adanya kebijakan bahwa untuk material diatas harga 2 juta harus dilampirkan dengan penawaran harga minimal dari 3 supplier. Dengan adanya keadaan seperti ini maka ada lead time untuk item-item yang dibutuhkan dengan segera oleh Bagian Produksi sehingga menganggu kontinuitas produksi.
4.3 Rincian Proses Yang Sedang Berjalan
Pada bagian ini akan diperlihatkan model Proses Pengadaan Bahan Baku di PT.XYZ , dimana didalamnya menyangkut data waktu untuk masing-masing aktivitas dan jumlah sumber daya manusia, waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam pelaksaan untuk masing-masing Departemen
Tabel 4.1 Rincian Proses Pembelian Barang Yang sedang Berjalan
Kegiatan SDM Lama / Waktu
Bagian User /QC
Membuat Permintaan Pembelian Barang
Tunda 2 30 menit
Mendapat Persetujuan Ka. Departemen
Tunda 1 1 hari
Menerima Barang / Material dari Gudang 3 1 jam Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 2 1 Jam
Tunda
Bagian Gudang
Pengecekan Persediaan Barang / Material
Tunda 1 1 Jam
Mendapat persetujuan dari Manager Logistik
Tunda 1 1 Hari
Membuat Tanda Terima Barang
Tunda 2 30 Menit
Pemeriksaan Identitas dan Kuantitas barang
Tunda 2 1 Hari
Bagian Pembelian
Penerimaan Permintaan Pembelian Barang 1 15 menit Persetujuan Manager
Tunda 1 1 Hari
Membuat PPB untuk dijadikan Purchase Order 1 30 menit Membuat Pertimbangan Harga dari 3 Supplier
Tunda 1 2 Hari
Membuat Purchase Order ke Supplier
Tunda 2 1 Jam
Mendapat Tanda Tangan General Manager
Tunda 1 1 Hari
Perubahan Harga
Tunda 1 2 Hari
Memberitahu Supplier bila ada Kekurangan Bahan 1 1 Jam
ACCOUNTING
Penerimaan Permintaan Pembelian Barang
Tunda 1 2 Jam
Tabel 4.2 Rincian Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan
Kegiatan SDM Lama /
Waktu GUDANG ( Pengeluaran )
Melakukan Pengecekan Persedian Bahan Baku
Tunda 2 30 menit
Menerima Permintaan Bahan Baku
Tunda 1 30 Menit
Melakukan Pengecekan Barang Jadi
Tunda 1 30 Menit
Bagian Gudang (Penerimaan)
Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 1 30 Menit
Tunda Mendapat Persetujuan Manager Logistik 1 90 Menit
Tunda Menerima Barang jadi dari Produksi 2 60 menit
PRODUKSI
Menerima PO Customer 1 10 Menit
Pengecekan Barang Jadi
Tunda 2 30 Menit Membuat PPB Persetujuan Manager Tunda 1 90 Menit Perencanaan Produksi Tunda 1 30 Menit
Pengiriman Barang Jadi ke Gudang
Persetujuan Manager untuk Pengiriman Barang Jadi 1 60 Menit
ACCOUNTING
Menerima Form Penerimaan Bahan Baku 1 10 Menit Menginput Data Bahan Baku 1 15 Menit
Dari Rincian Tabel diatas maka dapat kita gambarkan model dari dari subproses Pembelian Bahan Baku dan Proses Persediaan Bahan Baku yang sedang berjalan pada saat ini . Model tersebut dapat dilihat pada gambar 4.4 dan gambar 4.5. Pada gambar ini dapat dilihat aktivitas-aktivitas dari setiap subproses yang ada pada Proses Pembelian dan Proses Persediaan. Disini terlihat bahwa ada 3 Departemen yang terkait yaitu User, Pembelian, Gudang.dan Produksi . Dimana setiap Departemen mempunyai tugas dan tanggung jawab yang saling berkaitan.
Untuk mengetahui subproses dari masing – masing prosess tersebut dapat dilihat secara lebih detail dan jelas untuk proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada gambar 4.4. dan Proses Persediaan dapat dilihat pada gambar 4.5
US E R GU D A N G PE M B E LI A N ACCOUNTING Start
Kebutuhan Barang Membuat PPB PPB Persetjuan Ka. Dept
Pengecekan Persediaan Ada Material Mendapat Persetujuan
User
Storage TTB Pemeriksaan Identitas
Penerimaan PPB Persertujuan Manager Pembelian PPB dijadikan PO Pertimbangan Harga dari 3 Supplier PO Supplier
Membuat PO Tanda Tangan GM Perubahan Yes
No
No
Yes < 500.000
Penerimaan PPB Persetujuan Manager Accounting > 2.000.000
No
Yes
GUDANG
PRODUKSI
ACCOUNTING
PO Customer Barang JadiAda
Start
Pencatatan Bon Permintaan Bahan Baku Buat Tanda terima
Bahan Baku Cek Identitas Bahan Baku Terima Bon Permintaan Bahan Baku Supplier Persetujuan Manager Produksi Proses Produksi Kode Bahan Perencanaan Produksi Menerima Bahan Baku Buat BPB BPB Kirm ke Customer Buat PPB BPB TTB Bahan Baku Barang Jadi kirim ke Gudang Jadi Buat Form Pengiriman Barang Jadi Persetujuan Pengiriman Barang Jadi ke Gudang Terima Barang Jadi Persetujuan Manager Buku Pembelian Bahan Baku No Yes
4.4 Rancangan Solusi Yang Diusulkan. 4.4.1 Proses Pembelian Barang
Setelah melakukan tahap identifikasi di PT. XYZ, maka diketahui bahwa untuk Proses Pembelian Bahan Baku terdapat beberapa masalah, khusunya untuk Sistem Informasi Database. Untuk itu diperlukan suatu jalan atau alternatif dari pemecahan masalah ini Hal ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini
Tabel 4.3 Usulan Solusi Pada Proses pembelian Barang
No. Subproses Permasalahan Solusi
1 Permintaaan bahan Baku a). Sistem database untuk bahan baku tidak up todate.
b). Permintaan Bahan Baku terkadang tidak memakai SPB ( Surat Permintaan Barang) c). Manager Logistik tidak ada
ditempat untuk meminta tanda tangan persetujuan permintaan bahan baku
Perlu ada sistem integrasi database , sehingga jika ada permintaan untuk produksi dari user tetap berjalan dengan baik. Persetujuan untuk Permintaan pembelian barang dapat dilakukan oleh Supervisor, tapi tetap harus diketahui oleh Manager yang bersangkutan
2 Jadwal Produksi Bagian Produksi terkadang harus mengejar produksi dari perusahaan yang satu grup, sehingga untuk order dari customer yang job order tidak selesai tepat pada jadwal.
Penyesuaian Jadwal Produksi untuk permintan produksi dari perusahaan satu grup, harus menunggu produksi “ job order” dari customer yang memesan terlebih dahulu.
3 Penerimaan Bahan Baku Pengiriman Bahan baku oleh Supplier tidak pada lokasi yang telah ditentukan.
Adanya pengecekan bahan baku yang berlainan lokasi, sehingga pengecekan memakan waktu lama.
Harus ada koordinasi yang lebih baik dengan supplier dalam hal pengiriman bahan baku. Ada
konfirmasi penjadwalan pengiriman dari Bagian Pembelian
Material datang ketika para pekerja bagian gudang sedang istirahat, sehingga untuk memasukkan bahan baku ke Gudang harus menunggu sampai jam istirahat selesai
Ada penjadwalan karyawan untuk pengaturan masuknya Bahan Baku ke Gudang
4.4.2 Proses Persediaan
Proses Persediaan di PT. XYZ yang berjalan selama ini belum dibantu oleh suatu Sistem Informasi Persediaan. Dimana Sistem ini amat penting untuk mendukung kinerja dari Deaprtemen Produksi dan Gudang. Informasi yang baik akan berpengaruh terhadap koordinasi dari kedua departemen tersebut
Tabel 4.4 Usulan Solusi Proses Persediaan
No. Subproses Permasalahan Solusi
1 Poduksi Bukti Penerimaan Barang yang diterima Bagian Produksi, terlambat untuk ditandatangani oleh Manager Logsitik(Ka. Gudang) sehingga laporan pemakaian barang tidak sesuai denagn persediaan dilapangan.
Untuk Database Bahan baku perlu adanya jaringan integrasi antara DepartemenProduksi dan Gudang.
2 Gudang Surat Permintaan Barang dibuat setelah ada pengambilan Bahan Baku digudang, sehingga data aktual Bahan Baku dan data Perencanaan produksi tidak sama
Untuk persetujuan pengambilan BahanBaku di Gudang dapat ditangani oleh Sipervisor Produksi..
3 Perencanaan Bagian Perencanaan Produksi tidak mendapatkan data yang
terbaru, sehinnga untuk mereorder bahan baku ke Bagian Pembelian terlambat.
Dengan Sistem Database yang terintegrasi antara Departemen yang mendukung Proses Persediaan, diharapkan dapat meminimasi resiko kelebihan bahan baku dan kekurangan bahan baku
4.5 Rancangan Proses Baru.
4.5.1 Rancangan Usulan Proses Pembelian dan Persediaan
Setelah dilakukan Reka Ulang Proses maka dari kedua proses tersebut dapat dilihat seperti gambar dibawah ini.
Kebtuhan Barang Databas e Inventor y PPB Persetujuan Supervisor User/QC Disetujui Pemilihan Harga dari 3 Supplier
Disetujui Purchase Order
Gambar 4.6 Rancangan Proses Pembelian Bahan Baku
Seperti diketahui bahwa setelah dilakukan Reka Ulang maka ada perbedaan antara proses baru dan proses lama, dimana untuk Proses Pembelian Bahan Baku dan Persediaan Bahan Baku diusulkan untuk memanfaatkan Teknologi Informasi , hal ini dilakukan adalah untuk membantu melakukan pengecekan Pembelian Bahan Baku dan Persediaan Bahan untuk keperluan Departemen Produksi. Selanjutnya untuk keputusan-keputusan proses yang rutin, di Proses Pembelian Bahan Baku dari supplier yang sifatnya untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi Kontinu (Mass Production ) maka ditangani oleh Supervisor.
Dan untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi yang sifatnya Job Order ditangani Manager dan diketahui oleh General Manager. Hal ini dilakukan karena
untuk mengefisienkan waktu dan administrasi di Departemen yang berkaitan dengan Proses Pembelian.
Proses Persediaan terdapat dua gudang yaitu Gudang Bahan Baku dan Gudang Barang Jadi. Dengan menggunakan Sistem Database Inventory maka dapat diketahui Stok Bahan Baku yang ada dan Kebutuhan Bahan Baku yang diperlukan. Hal ini adalah untuk mempermudah pengambilan keputusan Supervisor untuk meminimal resiko atas kekurangan atau kelebihan terhadap persediaan Bahan baku dan Barang Jadi. Cek Database Inventory Kirim ke Customer Ada Terima Order Yes Proses Pembelian Proses Perencanaan Produksi No
Gambar 4.7 Rancangan Proses Persediaan
Dari Alur proses Persediaan dapat dilihat bahwa ada penambahan proses yaitu penggunaan Sitem Database Invenory, maksudnya adalah untuk mengatur Persediaan Bahan Baku di Gudang (Warehouse ) dan membantu kelancaran Di Departemen Produksi.
Data-data yang didapat dari Penggunaan Bahan Baku dan Pengeluaran barang Jadi angsung diinput kedalam Sistem Database Inventory.
Proses yang berkaitan dengan Proses Produksi di kontrol oleh PPIC ( Production Planning & Inventory Control). Ini dapat dilihat pada tabel , dimana ada penambahan Bagian PPIC.
Rancangan Proses Baru Secara Terperinci.
Untuk dapat menegetahui Proses Pembelian secara terperinci dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 4.5Rincian Usulan Proses Pembelian
Kegiatan SDM Lama /
Waktu PPIC
Penerimaan Order dari Buyer Pembuatan Order Produksi
Tunda Pengecekan Database Bahan Baku
Tunda Input Penerimaan Bahan Baku
Input Pengeluaran Bahan Baku
PEMBELIAN
Terima PPB dari PPIC
Tunda Persetujuan Pembelian Barang oleh Manager
Tunda Pembuatan PO ke Supplier
Tunda Input jumlah pembelian barang ke Supplier
ACCOUNTING
Terima Copy PPB dari Pembelian Persetujuan Supervisor Accounting
Tunda
GUDANG Terima barang dari Supplier
Tunda Pengecekan Bahan Baku dan Kuantitas
Tunda Pembuatan Tanda Terima Barang
Tunda Persetujuan Supervisor
Tabel 4.6 Rincian Usulan Proses Persediaan
Kegiatan SDM Lama / Waktu
PPIC Menerima order produksi dari customer
Membuat order produksi
Tunda Pengecekan persediaan di Database Bahan baku dan
Barang Jadi
Tunda Persetujuan Supervisor PPIC
Tunda Buat Work Order ke Bagian Produksi
PRODUKSI Terima Work Order dari PPIC
Permintaan Bahan Baku ke Gudang
Persetujuan permintaan bahan baku oleh supervisor
Tunda Persetujuan supervisor Kirim Barang Jadi ke Gudang
GUDANG Terima Bon Permintaan Bahan Baku dari Produksi
Cek Identitas dan Kualitas Bahan Baku
Tunda Buat Tanda Terima Barang Jadi
Tunada Input Permintaan Bahan Baku ke Database
PPIC PEMBELIAN ACCOUNTING GUDANG Start Penerimaan Order Buyer Buat Production Order Cek Database Persediaan Material
Ada Yes User
Pembuatan PPB PPB ( Pembelian ) Persetujuan Supervisor Pembelian Harga < 500.000 PPB ( Accounting ) Supplier Terima Material Cek Identitas dan Kualitas Pembuatan TTB TTB Input ke Database Bahan Baku Persetujuan Supervisor Persetujuan Manager Pembelian Harga > 500.000 Input Database Bahan Baku No
PPIC
PRODUKSI
GUDANG
ACCOUNTING
Start Order ProduksiKeluarkan Buat Order Produksi
Persetujuan Supervisor Produksi Cek Persediaan Data Base Bahan Baku dan Barang Jadi Pengiriman ke Customer Buat Perintah Kerja Buat Form Perintah Kerja Terima Perintah Kerja Buat Bon Permintaan Bahan baku Persetujuan Supervisor Produksi Terima Bon Permintaan Bahan baku bahan baku Tersedia
Buat Tanda Terima Permintaan Bahan baku Pembelian Bahan baku Cek Identitas dan Kualitas bahan baku Persetujuan Supervisor Proses Produksi Input Permintaan Bahan baku Ke data base Finish Goods kirim ke gudang jadi Persetujuan Pengriman Barang Jadi Buat Form pengiriman barang jadi Terima Barang jadi Pembelian
Bahan Baku Persetujuan Supervisor
Barang Jadi tersedia No Yes No. Yes
4.5.2 Perbandingan Antara Proses Yang Sedang Berjalan Dengan Rancangan Proses Baru
Untuk membandingkan kinerja dari proses yang sedang berjalan dengan usulan proses yang baru pada reka ulang ini digunakan alat bantu yaitu PROCESS 2000 yang dibuat oleh Micrografx. Cara kerja dari alat bantu ini adalah dengan simulasi, dimana kita menginput alokasi sumber daya dan waktu untuk masing-masing proses . Hasil dari Simulasi yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel dibawah ini
Tabel 4.7 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses Pembelian
Departemen Proses Lama
Usulan Proses Baru Persentase Perubahan USER / PPIC 8 5 37.5 % PEMBELIAN 6 3 50 % GUDANG 6 4 33,33 % ACCOUNTING 2 2 0 Total 22 14 36.36 %
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perbandingan total sumber daya manusia untuk aktivitas-aktivitas yang dipergunakan pada Proses Pembelian terjadi perbaikan sebesar 36.36% .
Tabel 4.8 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses Pembelian
No. Deskripsi Proses Sekarang
Rancangan Proses
Baru
Perbaikan
1 Total Sumber Daya Manusia
22 11 50%
2 Utilisasi 5.44% 14.41% 62.10 %
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa utilisasi di Proses Pembelian Bahan baku terjadi
perbaikan untuk masing-masing aktivitas sebesar 62.10% . Dimana dari total sumber daya
Manusia terjadi pengurangan hingga 50%. Ini berarti dengan adanya Database untuk Sistem
Informasi pada Proses Pembelian Bahan Baku sangat membantu efisiensi tenaga kerja dan
waktu untuk Proses Pembelian Bahan Baku.
Tabel 4.9 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses
Persediaan
Departemen Proses Lama
Usulan Proses Baru Persentase Perubahan PRODUKSI /PPIC 10 7 30 % GUDANG 7 4 42.85 % ACCOUNTING 3 2 33.33 % Total 20 13 35 %
Dari hasil perbandingan dengan menggunakan simulasi terlihat bahwa terjadi perbaikan untuk alokasi sumber daya manusia hingga 35 %.
Tabel 4.10 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses Persediaan
No. Deskripsi Proses Sekarang
Rancangan Proses
Baru
Perbaikan 1 Total Sumber Daya
Manusia
20 13 35 %
2 Utilisasi 7.11 % 11.83 % 39.89 %
Setelah melakukan Reka Ulang maka diadaptkan hasil seperti terlihat pada tabel diatas bahwa utilisasi untuk Proses Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi terjadi perbaikan hingga 39,89 %. Ini menunjukkan bahwa Sistem Database Persediaan yang digunakan telah membantu Bagian Gudang, PPIC dan Produksi.
4.6 Perbandingan Waktu Yang Digunakan
Tabel 4.11 Perbandingan Waktu Proses Pembelian Hasil Simulasi No. Deskripsi Proses
Berjalan ( hari ) Rancangan Proses Baru (hari) Persentase Perubahan
1. Average cycle time 25.11 11.35 54.79 %
Untuk parameter yang digunakan untuk perbandingan waktu proses adalah waktu siklus rata-rata (average cycle time ) , pada tabel 4.9 diatas didapatkan bahwa pada Proses Pembelian Bahan Baku waktu proses yang diperlukan adalah sebesar 54.79 %. Simulasi ini memperlihatkan bahwa dengan dukungan Sistem Database di Proses Pembelian Bahan Baku maka koordinasi dan komunikasi antar Departemen dapat meningkatkan kinerja Departemen-Departemen yang berhubungan dengan proses pembelian Bahan Baku
Tabel 4.12 Perbandingan Waktu Proses Persediaan Barang Hasil Simulasi
No. Deskripsi Proses Berjalan ( jam ) Rancangan Proses Baru (jam) Persentase Perubahan (%)
1. Average cycle time 10.92 6.42 41.20 %
Pada simulasi ini digunakan perbandingan waktu proses yaitu waktu siklus rata-rata (average cycle time) dapat dilihat bahwa pada Proses Persediaan Bahan baku terjadi perbaikan waktu sebesar 41.20%.
