APPLICATION MANAGEMENT LETTER PT. YOGYAKARTA -BASED ISLAMIC BANK BPD ANDROID

(1)

ABSTRACT

APPLICATION MANAGEMENT LETTER

PT . YOGYAKARTA -BASED ISLAMIC BANK BPD ANDROID By

Nur Irmawati 12121212

Application management system of this letter is the system used for the management of incoming and outgoing mail from data input to preparing reports letter . This system as a solution to the problems that exist in PT . BPD Bank Syariah Yogyakarta on pengolahaan incoming and outgoing mail recording that had been managed manually .

This study discusses how to analyze, design , make and use the Application Management Letter PT . BPD Bank Syariah Yogyakarta -based Android . The programming language used , eclipse , PHP and using MySQL database processing .

Mail Management Application was made to facilitate the task of administrators in the management of incoming mail, outgoing mail recording making it easier and faster .

Keywords : mail management applications , Eclipse , MySQL and PHP

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi komunikasi zaman sekarang berkembang begitu pesat. Banyak bermunculan berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih seperti telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan sampai sekarang masih tetap terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu. Komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Namun masih banyak ditemukan dalam suatu instansi atau perusahaan yang melakukan berbagai kesalahan dalam proses

(2)

pengelolaan surat atau data-data penting yang ada. Seperti ditemukannya data atau surat tercecer ataupun rusak.

Kegiatan pengelolaan surat ini termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengelolaan surat itu dapat berbeda bagi setiap instansi. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh karena isi surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Seperti halnya pada PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta masih memerlukan penanganan prosedur tata persuratan yang baik. Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik meliputi : pengelompokan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat sedangkan untuk surat keluar meliputi : pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat.

1.2 RumusanMasalah

a. PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta mengalami kesulitan dalam pengelolaan surat karena proses pengelolaan surat masih manual dan kurang efisien waktu dalam pemrosesanya.

b. Bagaimana membangun media penyimpanan surat masuk dan surat keluar secara elektronik menggunakan basis data?

c. Bagaimana membuat aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta agar proses pengurusan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat dan mudah?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka akan dibuat sebuah aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengurusan surat dan disposisi.

(3)

Adapun tujuan dari penyusunan penelitian ini adalah menghasilkan sebuah aplikasi pengelolaan surat pada PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Dapat mempersingkat waktu dalam proses pengelolaan surat.

2. Memberikan kemudahan bagi admin dalam mengelola surat, membuat disposisi dan memperoleh informasi mengenai surat masuk dan surat keluar. 3. Memudahkan pengontrolan disposisi surat.

1.6 Metode Penelitian

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan penelitian meliputi:

1.6.1 Tempat Penelitian

Pengumpulan dan pengambilan data pada penelitian ini dilakukan di PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta.

1.6.2 MetodePengumpulan Data

Data dan informasi yang diperoleh dari pihak-pihak terkait yaitu karyawan bank dan referensi-referensi lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Teknik pengumpulan data yang diterapkan antara lain.

a) Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya. Data ini dapat diperoleh dengan menggunakan dua metode antar lain.

a. Metode Observasi

Observasi adalah pengamatan secara langsung kegiatan pengelolaan surat di PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta dengan tujuan untuk mendapatkan data-data yang diperlukan.

b. Metode Wawancara

Metode wawancara atau tanya jawab langsung kepada Penyelia Operasional PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta untuk mendapatkan informasi lebih banyak tentang pengelolaan surat .

b). Data Sekunder

Data yang tidak didapat secara langsung dari obyek penelitian melainkan data yang berasal dari sumber yang telah dikumpulkan oleh pihak lain. Dalam hal ini kami menggunakan metode kepustakaan, yaitu metode pengumpulan data

(4)

dengan cara mengadakan studi kepustakaan, makalah, artikel-artikel serta jurnal-jurnal hasil penelitian sebelumnya yang ada hubungannya dengan pembuatan website dengan codeigniter dan pembuatan aplikasi berbasis android dengan eclipse.

2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahapan setelah analisa dari siklus pengembangan, siklus penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Tujuan utama dari kegiatan perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran tentang model sistem baru yang akan diterapkan baik dari sisi teknologi, desain data input proses output sistem tersebut. Sebuah sistem harus dapat menghasilkan informasi dengan tepat waktu, tepat nilainya dan relevan.

2.1 Diagram Alir Data (DAD)

Diagram alir data merupakan suatu model logika data yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem.

2.1.1. Diagram Konteks

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen system sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Aplikasi Pengelolaan Surat Di PT Bank BPD Syariah Yogyakarta Admin Lap Surat Keluar

Lap Surat Masuk

Data Surat Masuk Data Surat Keluar

Data Disposisi Surat Masuk Data User

User

Login

Data Surat Masuk Data Surat Keluar

(5)

2.1.2. DAD Level 0 Admin 2.0 Surat Masuk 3.0 Surat Keluar Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Surat Masuk

Surat Keluar Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

User 1.0 Login Login 4.0 Preview User Login Data User Data User

Data Surat Masuk

Data Surat Keluar

Lap. Surat Masuk

Lap. Surat Keluar Preview Info Lap. Surat Masuk

Preview Info Lap. Surat Keluar

Preview Info Lap. Surat Masuk

Preview Info Lap. Surat Keluar

Gambar 2.2. DAD Level 0

2.1.3. DAD Level 1 Proses Login

User Admin 1.1 Login User Login Login Data User Data User Data Admin Data User

(6)

2.1.4. DAD Level 1 Proses Input Surat Masuk Admin 2.2 Edit Surat 2.3 Hapus Surat 2.4 Cari Surat 2.5 Preview Data Surat Masuk

Pencarian Surat Masuk

Preview Lap. Surat Masuk

Surat Masuk Data Surat Masuk

Surat Masuk

Lap. Surat Masuk User

2.1 Tambah

Surat

Data Surat Masuk Data Surat Masuk

Data Surat Masuk

Preview Lap. Surat Masuk

Gambar 2.4. DAD Level 1 Proses Input Surat Masuk Keterangan

1. Tambah

Admin menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat, jenis surat, perihal, lampiran, disposisi, keterangan dan file.

2. Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input data dan input disposisi setelah surat mendapat disposisi dari pimpinan di proses tambah.

3. Hapus

Proses ini merupakan proses menghapus data surat masuk yang salah setelah data tersebut diinputkan.

(7)

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan tersimpan di database.

5. Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

2.1.5. DAD Level 1 Proses Input Surat Keluar

Admin 3.2 Edit Surat Keluar 3.3 Hapus Surat Keluar 3.4 Cari Surat 3.5 Preview Data Surat Keluar

Pencarian Surat Keluar

Preview Lap. Surat Keluar

Surat Keluar Data Surat Keluar

Surat Keluar

Lap. Surat Keluar 3.1

Tambah Surat Keluar

User

Data Surat Keluar Data Surat Keluar

Data Surat Keluar

Preview Lap. Surat Keluar

(8)

Keterangan

1. Tambah

Admin menginputkan data isi surat keluar berupa nomor surat, tanggal surat, kode surat, tujuan, perihal, lampiran, keterangan dan file.

2. Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

3. Hapus

Proses ini merupakan proses menghapus data surat keluar yang salah setelah data tersebut diinputkan.

4. Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database.

5. Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat keluar dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

2.1.6. Diagram Berjenjang

Aplikasi Pengelolaan

Surat

Login Surat Masuk Surat Keluar Preview

Admin User Input Data Surat Masuk

Input Data Surat Keluar Lap. Surat Keluar Lap. Surat Masuk 0 1.0 2.0 3.0 4.0 1.1 1.2 2.1 3.1 4.1 4.2

(9)

2.2 Desain Basis data

Untuk memperoleh tabel-tabel dalam basis data diperlukan tahap normalisasi. Adapun tahapan dari bentuk normalisasi adalah sebagai berikut.

2.2.1 Bentuk tidak normal (Unnormal).

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada aturan mengikuti format tertentu. Biasanya data yang dikumpulkan dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi.Pada penelitian ini bentuk unnormal disajikan pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.1. Bentuk Unnormal

no_surat tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket tujuan kd_surat id_user username password nama level kode 2.2.2 Tehnik Normalisasi

a. Bentuk Normal Pertama

Tabel 2.2. Bentuk Normal Pertama

user id_user password username level nama sm no_surat tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket

Suatu relasi dapat dikatakan dalam bentuk normal pertama jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris dan tidak memiliki lebih dari satu atribute dengan domain yang sama.

(10)

b. Bentuk Normal Kedua

Pada bentuk normal kedua ini dilakukan proses pemisahan tabel menjadi tabel-tabel baru yang lebih spesifik. Dan setiap tabel-tabel sudah diketahui field kuncinya, dimana field kunci harus unik. Pada penelitian ini bentuk normal kedua disajikan pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.3. Bentuk Normal Kedua

user id_user* password username level nama sm no_surat* tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket kd_sk kode* ket * = Kunci Primer

c. Bentuk Normal Ketiga

Pada bentuk normal ketiga ini merupakan pengembangan dari bentuk normal kedua. Dalam bentuk ini sudah tidak terdapat data yang berulang- ulang kecuali kunci tamu (foreign key)

Tabel 2.4. Bentuk Normal Ketiga

user id_user* password username level nama sm no_surat* tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket sk no_surat* kd_surat** tgl_surat jns_surat tujuan lamp perihal ket kd_sk kode* ket

(11)

47 2.3 Kamus Data Tabel

a. Tabel User

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan user. Adapun struktur tabelnya sebagai berikut.

Nama Tabel : user

Field Kunci : id_user

Tabel 2.5. Kamus Data Tabel User

Nama Field Tipe Field Lebar Keterangan

Id_user Int 8 Id user

Username Varchar 20 Username

Password Varchar 20 Password

Nama Varchar 20 Nama

Level Enum („Admin‟, „User‟)

b. Tabel Surat Masuk

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan surat masuk. Adapun struktur tabelnya sebagai berikut.

Nama tabel : sm

Field kunci : no_surat

Tabel 2.6. Kamus Data Tabel Surat Masuk

No_surat Varchar 100 Nomorsurat

Tgl_masuk Date Tanggalmasuk

Tgl_surat Date Tanggalsurat

Asal_surat Varchar 200 Asalsurat

Lamp Varchar 20 Lampiransurat

Perihal Text Perihalsurat

Jns_surat Varchar 50 Jenissurat

Disposisi Text Disposisi

(12)

c. Tabel Surat Keluar

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan surat keluar. Adapun struktur tabelnya adalah sebagai berikut .

Nama Tabel : sk

Field Kunci : no_surat

Tabel 2.7. Kamus Data Tabel Surat Keluar

No_surat Char 50 Nomorsurat

Kd_surat Varchar 100 Kodesurat

Tgl_surat Date Tanggalsurat

Jns_surat Varchar 50 Jenissurat

Tujuan Text Tujuansurat

Lamp Varchar 20 Lampiran

Perihal Text Perihalsurat

Ket Text Keterangan

d. Tabel Kode Surat Keluar

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data yang berkaitan dengan kode surat keluar. Adapun struktur tabelnya adalah sebagai berikut.

Nama Tabel : kd_sk

Field Kunci : kode

Tabel 2.8. Kamus Data Tabel Kode Surat Keluar

Kode Varchar 50 Kodesuratkeluar

Ket Text Keterangan

2.4 Relasi Antar Tabel

user id_user* password username level nama sm no_surat* tgl_masuk tgl_surat asal_surat lamp perihal jns_surat disposisi ket sk no_surat* kd_surat** tgl_surat jns_surat tujuan lamp perihal ket kd_sk kode* ket

(13)

Keterangan:

Kd_surat pada tabel sk berelasi one to many pada tabel kd_sk karena satu kd_surat di tabel sk bisa di catat berulang kali di tabel kd_sk dengan no_surat yang berbeda.

2.5 Flowchart

2.5.1. Flowchar tSistem

sm sk kd_sk

Simpan data sm Simpan data sk Simpan data

kd_sk

sm sk kd_sk

Cetak lap sm Cetak lap sk

1 2

Gambar 2.8. Flowchart Sistem

Keterangan

1. Laporan surat masuk 2. Laporan surat keluar

(14)

2.5.2. Flowchart Program Start Ke Menu Login Tampil Form Login Input Login (Username, Password) Login Sukses Pilih Menu

Tampilan Menu (Home,Surat Masuk, Surat Keluar, Lap Surat Masuk, Lap

Surat Keluar, Cari Surat

Pilih Menu Surat Masuk

Pilih Menu Surat Keluar

Pilih Menu Lap. Surat Keluar

Pilih Menu Lap. Surat Keluar Pilih Menu Cari Surat End Tampilkan Menu Surat Masuk Tampilkan Menu Surat Keluar Tampilkan Menu Lap. Surat Masuk Tampilkan Menu Lap. Surat Keluar Tampilkan Menu Cari Surat Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Ya Ya Ya Ya Tampilkan

Menu Home Pilih Menu Home

B C D E A Ya Home

(15)

2.5.3. Flowchart Program From Surat Masuk Pilih Menu Surat Masuk Tampilkan Form Input Data Surat Masuk

Input Data no_surat, tgl_masuk, tgl_surat, asal_surat, lamp, perihal, jns_surat, disposisi, ket Simpan Data Surat Masuk Input Data Surat Masuk Lagi? Tidak Tidak Ya Ya A Home

(16)

2.5.4. Flowchart Program From Surat Keluar Pilih Menu Surat Keluar Tampilkan Form Input Data Surat Keluar

Input Data no_surat, kd_surat, tgl_surat, jns_surat,tujuan, lamp, perihal, ket Simpan Data Surat Keluar Input Data Surat Keluar Lagi? Tidak Tidak Ya Ya B Home

(17)

2.5.5. Flowchart Program Laporan Surat Keluar dan Surat Masuk 2.5.5.1Flowchart Program Laporan Surat Keluar

Pilih Menu Laporan Surat Keluar Tampilkan Laporan Surat Keluar Simpan Data Laporan Surat Keluar Tidak Tidak Ya C Home

(18)

2.5.5.2. Flowchart Program Laporan Surat Masuk Pilih Menu Laporan Surat Masuk Tampilkan Laporan Surat Masuk Simpan Data Laporan Surat Masuk Tidak Tidak Ya D Home

(19)

2.5.6. Flowchart Program Cari Surat Pilih Surat Masuk atau Surat Keluar? Tampilkan Form Cari Surat

Input Data Surat Yang Dicari Berdasarkan Perihal Untuk Surat Keluar atau Asal Surat

Untuk Surat Masuk

Cari Surat Lagi ? Tidak Ya Tampilkan Hasil Pencarian Surat Ya Cari Surat E End Tidak

(20)

2.5.7. Flowchart Arsip Surat Masuk

Instansi/Perusahaan Lain Sekretaris Pimpinan Kantor

Surat Masuk Diterima Input Data Surat Masuk Database Surat Masuk Disposisi Surat Masuk Mulai Pencatatan Disposisi Surat Masuk Simpan Disposisi Surat Masuk Selesai

(21)

2.5.8 Flowchart Arsip Surat Keluar

Sekretaris Pimpinan Tujuan Instansi/Perusahaan

Konsep Surat Surat Keluar

Memeriksa Surat Cek konsep Surat Surat yang harus diperbaiki Perbaiki Surat Surat yang sudah diperbaiki Surat yang sudah diperbaiki Menandatang ani surat Surat yang sudah ditandatagani Surat yang sudah ditandatangani Input data surat keluar Data base surat keluar Surat keluar Dikirim Ya Tidak Mulai Selesai

(22)

2.6 Desain Menu.

Desain menu merupakan bentuk rancangan menu dan submenu yang dibutuhkan sistem. Dengan adanya fasilitas-fasilitas menu, maka aplikasi yang ada didalam sistem akan menjadi lebih mudah dijalankan dan mudah diakses oleh pengguna.Adapun menu dan submenu yang dipakai dalam sistem informasi ini adalah sebagai berikut:

2.6.1. Desain Tampilan Utama

Setelah aplikasi dibuka maka akan muncul tampilan utama yang terdapat menu home, menu surat masuk, menu surat keluar, menu laporan surat masuk, menu laporan surat keluar, menu cari dan menu logout. Desain tampilan menu utama seperti pada gambar 2.17.

(23)

2.6.2. Desain Menu Home

Didalam menu home terdapat informasi tentang visi dan misi PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta “Kita Berkembang Bersama”. Desain menu home seperti pada gambar 2.18.

(24)

2.6.3. Desain Menu SuratMasuk

Di dalam menu surat masuk menampilkan form untuk pengisian data surat masuk meliputi tanggal masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat, jenis surat, asal surat, lampiran, perihal, disposisi, keterangan dan file. Desain menu input seperti pada gambar 2.19.

(25)

2.6.4. Desain Menu SuratKeluar

Di dalam menu surat keluar terdapat form untuk pengisian data surat keluar yang meliputi nomor surat, kode surat, tanggal surat, tujuan, lampiran, perihal, keterangan dan file. Desain menu transaksi seperti pada gambar 2.20.

(26)

2.6.5 Desain Menu LaporanSuratMasuk

Laporan surat masuk ini merupakan tampilan tampilan keseluruhan data surat masuk yang diinput oleh admin .Untuk desain menu laporan surat masuk seperti pada gambar 2.21.

(27)

2.6.5 Desain Menu LaporanSuratKeluar

Laporan surat keluar ini merupakan tampilan tampilan keseluruhan data surat keluar yang diinput oleh admin .Untuk desain menu laporan surat keluar seperti pada gambar 2.22.

(28)

2.6.7 Desain Menu CariSurat

Desain menu cari dirancang untuk memudahkan admin dalam pencarian arsip surat. Didalam form pencarian surat disitu sudah ada menu unuk memilih apakah yang dicari surat masuk ataupun surat keluar. Jika mau mencari surat masuk maka berdasarkan asal surat dan kalau ingin mencari surat keluar berdasarkan perihal surat tersebut.Untuk desain menu cari surat seperti gambar 2.23.

(29)

2.7 Desain Output

Desain output adalah perancangan bentuk keluaran dari sebuah input yang telah dilakukan oleh pengguna.

2.7.1. Desain Login

Tabel yang dipakai saat login adalah tabel user dimana field yang digunakan username dan password. Jika user dan password dimasukkan dengan benar maka

proses login akan berhasil dan langsung akan masuk ke menu utama.

Gambar 2.24. Desain Login

3. Hasil Implementasi

5.4 Desain Antarmuka

Aplikasi pengelolaan surat siap digunakan pada PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta. Memulai menggunakan dengan membuka browser dan mengetikkan url http://localhost/bpdsyariah/, selanjutnya akan muncul interface pada aplikasi android sebagai berikut.

(30)

5.4.1 Tampilan Home

Halaman home merupakan sebuah icon dimana user akan membuka Aplikasi Pengelolaan Surat PT Bank BPD Syariah Yogyakarta, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini yang diberi tanda kurung kurawal tersebut merupakan icon Aplikasi Pengelolaan Surat PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta.

(31)

Gambar 5.1 Tampilan Home

5.4.2 Tampilan Splash Screen

Tampilan splash screen tampil ketika user menjalankan Aplikasi Pengelolaan Surat PT Bank BPD Syariah yang berfungsi untuk menampilkan proses pada saat menjalankan aplikasi . Adapun tampilan splashscreen dapat dilihat pada gambar 5.2.

(32)

Gambar 5.2 Tampilan Splash Screen

(33)

Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.3 :

a. Pada source code baris 1-3 mendefinisikan interval waktu lamanya tampilan

splashscreen berlangsung.

b. Pada baris 4-7 proses berjalannya splash screen, kemudian membuka layout baru yaitu menuju ke layout menu login.

c. Baris ke 9- 17 merupakan source code untuk menampilkan background pada menu utama.

5.4.3 Login

Halaman login admin adalah halaman yang berfungsi untuk menjaga kerahasiaan program yang telah dibuat agar tidak setiap orang bisa mengoperasikan halaman administrator.

(34)

Gambar 5.5 Source Code Login

a. Pada source code baris 39-44 mendeklarasikan untuk menginputkan username.

b. Pada baris 47-52 mendeklarasikan untuk menginputkan password.

(35)

5.4.4 Tampilan Utama Aplikasi

Setelah admin melakukan login akan tampil halaman home yang merupakan tampilan halaman utama aplikasi pengelolaan surat , untuk tampilan utama aplikasi seperti pada gambar 5.6.

Gambar 5.6 Tampilan Utama Aplikasi

Gambar 5.7 Source Code Tampilan Utama Aplikasi

a. Pada source code baris 2-6 digunakan untuk menampilkan logo PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta.

b. Pada baris 7 mendeklarasikan title pada website.

c. Baris ke 8-9 merupakan source code untuk mendefinisikan tampilan “Selamat dating di web pengelolaan surat PT. Bank BPD DIY Syariah Yogyakarta” .

(36)

d. Baris yang ke 10 digunakan untuk menampilkan gambar gedung PT. Bank BPD Syariah Yogyakarta.

5.4.5 Menu Surat Masuk

Halaman ini menampilkan form untuk menginputkan data surtat masuk (tanggal masuk, nomor surat, tanggal surat, asal surat, jenis surat, lampiran, perihal, disposisi dan keterangan. Untuk tampilannya seperti gambar 5.8.

(37)

Gambar 5.9 Source Code Menu Surat Masuk

a. Pada source code baris 1-6 digunakan untuk menampilkan title.

b. Pada baris 8 digunakan untuk membuat tag form pembuka pada url

admin/simpansm.

c. Baris ke 11-20 merupakan source code untuk menginputkan tanggal masuk surat ke instansi .

d. Baris yang ke 22 - 29 digunakan untuk menginputkan nomor surat yang tercantum pada surat yang masuk ke instansi.

(38)

5.4.6 Menu Surat Keluar

Halaman ini menampilkan form untuk menginputkan data surtat keluar (nomor surat, kode surat, tanggal surat, jenis surat, tujuan, lampiran, perihal dan keterangan. Untuk tampilannya seperti gambar dibawah ini.

(39)

Gambar 5.11 Source Code Menu Surat Keluar

a. Pada source code baris 1-5 digunakan untuk menampilkan title.

admin/simpansk.

c. Baris ke 11-19 merupakan source code untuk menginputkan nomor surat keluar.

5.4.7 Menu Laporan Surat Masuk

(40)

Gambar 5.13 Source Code Menu Laporan Surat Masuk

a. Pada source code baris 5 digunakan untuk memanggil file pada url admin/tlap_sm/.

b. Pada baris 7-20 digunakan untuk membuat tampilan laporan surat masuk.

c. Baris ke 24-26 merupakan source code untuk memanggil data tanggal masuk. d. Baris yang ke 27 - 29 digunakan untuk memanggil data nomor surat.

5.4.8 Menu Laporan Surat Keluar

(41)

Gambar 5.15 Source Code Menu Laporan Surat Keluar

Berikut ini adalah penjelasan source code gambar 5.15 :

a. Pada source code baris 5 digunakan untuk memanggil file pada url admin/tlap_sk/.

b. Pada baris 8-20 digunakan untuk membuat tampilan laporan surat keluar.

c. Baris ke 26-28 merupakan source code untuk memanggil data nomor surat keluar.

d. Baris yang ke 29 - 31 digunakan untuk memanggil data kode surat keluar. e. Baris yang ke 32 - 34 digunakan untuk memanggil data tanggal surat keluar.

(42)

5.4.9 Menu Cari Surat

5.4.9.1 Menu Cari Surat Masuk

Gambar 5.16 Menu Cari Surat Masuk

(43)

a. Pada source code baris 1-4 digunakan untuk mengkoneksikan dengan data base.

admin/cari.

c. Baris ke 12-15 merupakan source code mendefinisikan option pencarian surat masuk atau surat keluar.

Gambar 5.18 Source Code Hasil Pencarian Surat Masuk

a. Pada source code baris 28 -47 digunakan untuk menampilkan hasil pencarian

surat masuk.

b. Pada baris 50-52 mendefinisikan pencarian surat masuk berdasarkan asal

(44)

c. Baris ke 54-56 merupakan source code untuk memanggil data tanggal masuk surat.

d. Baris yang ke 57 - 59 digunakan untuk memanggil data nomor surat masuk. e. Pada baris 60-62 digunakan untuk memanggil data tanggal surat yang

tercantum di surat masuk.

5.4.9.2 Menu Cari Surat Keluar

Gambar 5.19 Menu Cari Surat Keluar

(45)

a. Pada source code baris 1-4 digunakan untuk mengkoneksikan dengan data base.

admin/cari.

c. Baris ke 12-15 merupakan source code mendefinisikan option pencarian surat masuk atau surat keluar.

Gambar 5.21 Source Code Hasil Pencarian Surat Keluar

a. Pada source code baris 92 - 110 digunakan untuk menampilkan hasil

pencarian surat keluar.

b. Pada baris 113-115 mendefinisikan pencarian surat masuk berdasarkan

perihal surat keluar.

c. Baris ke 117- 119 merupakan source code untuk memanggil data nomor surat keluar.

d. Baris yang ke 120-122 digunakan untuk memanggil data kode surat keluar. e. Pada baris 123-125 digunakan untuk memanggil data tanggal surat keluar.

(46)

6.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisa dan perancangan Aplikasi Pengelolaan Surat Di PT Bank BPD Syariah Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi pengelolaan surat yang dibuat mampu mengolah data surat masuk,

dan surat keluar di instasi tersebut dengan lebih mudah, cepat dan praktis. 2. Aplikasi pengelolaan surat ini dibuat mampu memberikan laporan-laporan

pada pihak yang membutuhkan. Laporan yang dihasilkan yaitu laporan surat masuk dan surat keluar, serta dapat memudahkan pegawai dalam pencarian arsip surat.

6.2. Saran

Berikut ini ada beberapa saran yang penulis dapat kemukakan antara lain:

1. Aplikasi pengelolaan surat ini belum dilengkapi dengan pengolahan data kearsipan surat sehingga diharapan untuk pengembang berikutnya mampu melengkapi sistem aplikasi tersebut.

2. Aplikasi pengelolaan surat ini masih bersifat single user sehingga belum dapat diakses menggunakan komputer lain yang terkoneksi dengan jaringan.

(47)

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, B., 2009, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT.Bumi Aksara. Gie, T.L., 2003, Kamus Administrasi Perkantoran, Yogyakarta.

Gusti Agung, A., 2005, Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan

Kearsipan Universitas Udayana Menggunakan Paradigma Pemrograman Berorientasi Objek Skripsi S1 Program Studi Teknik Elektro Universitas

Udayana, Bali.

Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta.

Muryati, 2014, Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat

Keluar pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan, Pacitan.

Moekijat, 2001, Evaluasi Pelatihan : Dalam Rangka Peningkatan Produktivitas

Perusahaan ,Bandung.

Nurzakyah,A., Budiwati, S., dan Adi, T., 2010, Sistem Informasi Persuratan, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Informatika Universitas Politeknik Telkom. Bandung.

Nurcahaya, 2002, Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga, Jakarta : Balai Pustaka.

Permata, 2012, Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Politeknik

Telkom, Bandung.

Putri, G.A, 2013, Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan

Universitas Udayana, Bali.

Raharjo, B., Iman, H., dan Enjang, R.K., 2010,Modul Pemrograman Web (HTML,

PHP & MySQL),Yogyakarta.

Rahardi ,2008, Sistem Pengelolaan Surat , Jakarta

Silmi, 2008, Panduan Menulis Surat Lengkap, Yogyakarta. Tedjasutisna, A., 2000, Administrasi Kantor, Bandung.

Utami, Y., 2006, Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar pada Bagian

Kepegawaian Badan Pengawas Provinsi Jawa Tengah, Tugas Akhir

Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang, Semarang.