LAPORAN PENELITIAN
SKEMA PENDANAAN:
Penelitian Revitalisasi Visi Institusi (PRVI)
Enterprise Architecture Planning Untuk Pengembangan Informational
Dashboard Perguruan Tinggi (studi kasus : UMMagelang)
Pengusul :
1. Ardhin Primadewi, S.Si., M. TI NIDN. 0619048501 Fakultas Teknik
2. Mukhtar Hanafi, ST., M.Cs NIDN. 0602047502 Fakultas Teknik
Dibiayai oleh Universitas Muhammadiyah Magelang dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Universitas (APBU) tahun akademik 2017/2018
Laporan Ini Merupakan Bukti Kinerja Pemenuhan Sistem Penjaminan Mutu Penelitian Universitas Muhammadiyah Magelang
Standar hasil Standar penilaian
Standar isi Standar sarana dan prasarana
√ Standar proses Standar pengelolaan
Standar pelaksana Standar pembiayaan
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG April 2018
Bidang Prioritas RIP/Renstra pengabdian: RIP-06 : Industri, transportasi dan teknologi informasi
Topik penelitian:
i HALAMAN PENGESAHAN
1. a. Judul penelitian : Enterprise Architecture Planning Untuk
Pengembangan Informational Dashboard
Perguruan Tinggi (STUDI KASUS :
UMMAGELANG)
b. Bidang RIP : RIP-06 (Industri, transportasi dan teknologi
informasi)
c. Topik RIP : 06.11 (Sistem TIK pendukung e-government,
e-health, dan e-bussines)
2. Ketua peneliti
a. Nama lengkap dan gelar
b. Jenis kelamin c. Golongan/NIK d. Jabatan fungsional e. Fakultas/program studi : : : : :
Ardhin Primadewi, S.Si., M. TI Perempuan
Penata Muda Tk 1 / 168508156 -
Teknik / S1 Teknik Informatika
3. Alamat ketua peneliti : Perum Depkes C1/25 Kramat Utara, Magelang
Utara, 56115
4. Jumlah anggota peneliti : 1 orang
5. Mahasiswa yang dilibatkan : 1 orang
6. Lokasi penelitian : Pusat Data Sistem Informasi UMMagelang
7. Kerjasama dengan institusi lain : -
8. Lama penelitian : 3 bulan
9. Biaya yang diperlukan
a. LP3M UMM : Rp. 3.500.000,-
TOTAL : Rp. 3.500.000,-
Magelang, 22 April 2018
Mengetahui/Menyetujui Ketua Peneliti
Dekan
Yun Arifatul Fatimah, ST., MT., Ph.D Ardhin Primadewi, S. Si., M. TI
NIK. 987408139 NIDN. 0619048501
Mengesahkan, Ketua LP3M
Dr. Heni Setyowati ER, M.Kes NIK. 937008062
ii DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ... i DAFTAR ISI ... ii DAFTAR GAMBAR ... iv DAFTAR TABEL ... iv RINGKASAN ... v BAB 1 PENDAHULUAN ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Permasalahan ... 2 1.3. Rumusan Masalah ... 2 1.4. Tujuan ... 2 1.5. Manfaat Penelitian ... 3
1.6. Batasan Masalah Penelitian ... 3
1.7. Kontribusi Terhadap Ilmu Pengetahuan ... 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 4
2.1. Rekam Jejak (State of The Art) Penelitian... 5
2.2. E-business dan Business Intelligence ... 5
2.3. Informational Dashboard ... 6
2.4. Enterprise Architecture Planning ... 7
BAB 3 METODE PENELITIAN... 9
3.1 Planning Initiation ... 9
3.2 Business Modelling ... 9
3.3 Existing System and Technology ... 10
3.4 Data Architecture ... 10
BAB 4 HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI ... 11
4.1 Planning Initiation ... 11
iii
4.3 Existing System and Technology ... 12
4.4 Data Architecture ... 13
4.5 Luaran penelitian ... 18
BAB 5 KESIMPULAN ... 19
iv DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Porter Five Forces Competitive untuk perguruan tinggi (Warnars, 2008). 6
Gambar 2 Komponen dan Lapisan Enterprise Architecture Planning (D. Khairina et
al., 2012)... 8
Gambar 3 Komponen dan Lapisan Enterprise Architecture Planning.Alur proses
penelitian ... 9
Gambar 4 Stakeholder Institusi ... 12
Gambar 5 Value chain analysis fungsi bisnis UMMagelang ... 13
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Aliran Data Matriks Relasi Entitas Data terhadap Fungsi Bisnis ... 14 Tabel 2 Aliran Data Matriks Relasi Aplikasi terhadap Fungsi Bisnis ... 15 Tabel 3 Aliran Data Matriks Relasi Entitas Data terhadap Aplikasi ... 17
v RINGKASAN
Pelayanan publik menjadi isu utama dalam penyediaan layanan publik khususnya pada perguruan tinggi sebagai salah satu sektor publik pada bidang pendidikan. Perlu inovasi secara terarah dalam mengembangkan sistem pelayanan khususnya pada civitas akademika dengan prinsip good governance. Pengembangan ini sangat tergantung pada Pusat Data dan Sistem Informasi UMMagelang. Namun demikian, kendali dan kontrol pengembangan sistem diserahkan secara otonomi pada masing-masing biro tataran institusi. Sehingga sistem yang dikembangkan bukan berdasarkan pada fungsi bisnis yang dijalankan ataupun entitas data yang diperlukan, namun sebatas spontanitas kebutuhan jangka pendek. Perlu adanya analisa yang mendalam terkait relasi antara pengembangan sistem informasi dengan fungsi bisnis yang berjalan serta entitas data yang dibutuhkan. Pemodelan yang digunakan pada
penelitian ini menggunakan Zachman Framework yang memiliki kelebihan dalam
kedalaman analisa pada arsitektur data. Penelitian ini dengan merelasikan 3 variabel yaitu fungsi bisnis, entitas data dan aplikasi yang memudahkan identifikasi posisi-posisi mana yang perlu segera dibenahi. Penelitian ini telah dipublikasikan pada Jurnal Rekayasa Sistem dan Teknologi Informasi (RESTI) pada 16 April 2018 (Vol.2/1).
1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Isu pelayanan publik saat ini merupakan isu penting dalam penyedian layanan publik di Indonesia (Nurnaningsih, 2017). Pelayanan sebagai proses pemenuhan kebutuhan pengguna sistem terhadap penyedia sistem. Pelayanan tidak hanya dibutuhkan pada organisasi bisnis, tetapi telah berkembang lebih luas pada seluruh tatanan organisasi baik pemerintah ataupun pendidikan (Hilda, 2014). Proses pelayanan saat ini sangat bergantung dengan teknologi informasi dan komunikasi (D. M. Khairina, Mustafid, & Noranita, 2012). Teknologi informasi dan komunikasi
selanjutnya disebut TIK dalam pandangan sempit terkait hardware, software,
database, networks, dan peralatan lain. Dalam pandangan yang lebih luas, TIK
menjelaskan suatu koleksi teknologi informasi, pemakai, dan manajemen bagi keseluruhan organisasi (Setiawan, 2009).
TIK sebagai bagian dari e-business dalam manajemen perguruan tinggi menjadi
tolak ukur perkembangan business intelligence pada setiap perguruan tinggi
(Silanegara, Tama, & Nurhidayat, 2013). Perguruan tinggi sebagai salah satu sektor publik pada bidang pendidikan juga mengedepankan pelayanan terutama kepada civitas akademika yang menjadi tulang punggung keberhasilan manajemen perguruan tinggi. Perlu inovasi secara terarah dalam mengembangkan pelayanan civitas
akademika yang sesuai dengan prinsip good governance agar memiliki akuntabilitas
serta transparansi data (Hilda, 2014). Kondisi saat ini terkait pengembangan sistem informasi di Pusat Data dan Sistem Informasi UMMagelang sangat bergantung pada permintaan prngguna sistem informasi yang masih terpusat pada data keuangan, mahasiswa dan kepegawaian.
Manajemen perguruan tinggi sebagai pembuat keputusan membutuhkan sesuatu yang dapat mendorong institusi untuk berkompetisi dengan perguruan tinggi lainnya. Mereka membutuhkan pengetahuan TIK yang dapat mendukung seluruh kegiatan civitas akademik perguruan tinggi (Warnars, 2008). Ujung tombak keberhasilan
2
implementasi business intelligence pada perguruan tinggi salah satunya adalah
pelayanan dari sistem yang terintegrasi dengan data pada seluruh unit pada perguruan
tinggi secara real-time (Primadewi, Yudatama, & Nugroho, 2017).
1.2.Permasalahan
Kenyataan saat ini, pelayanan dari TIK yang terimplementasi pada perguruan tinggi belum terintegrasi secara menyeluruh pada seluruh unit pada perguruan tinggi. Data yang terintegrasi masih tertentu saja (seperti data keuangan) namun data yang
lainnya masih terpisah baik secara pengelolaan ataupun secara repository. Hal ini
menunjukkan bahwa pengembangan business intelligence di lingkungan perguruan
tinggi bersifat sporadis (Silanegara et al., 2013) atau tidak direncanakan dengan baik
(Yunis & Surendro, 2010). Ujung tombak keberhasilan implementasi business
intelligence pada perguruan tinggi salah satunya adalah pelayanan dari sistem yang
terintegrasi dengan data pada seluruh unit pada perguruan tinggi secara real-time
yang selanjutnya disebut informational dashboard (Primadewi et al., 2017).
1.3.Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini bagaimana memodelkan pengembangan
informational dashboard sebagai bentuk pelayanan dari sistem yang terintegrasi
dengan data pada seluruh unit pada perguruan tinggi secara real-time ?
1.4.Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah penggambaran model pengembangan
informational dashboard sebagai bentuk pelayanan yang terintegrasi dalam sistem
sesuai otoritas pengguna civitas akademik pada perguruan tinggi. Pemodelan
informational dashboard ini diharapkan dapat memenuhi semua kebutuhan civitas
akademik perguruan tinggi dengan lengkap dan tepat, termasuk faktor - faktor seperti
scalability, robustness dan security sesuai dengan pemodelan tersebut dan selaras
dengan visi misi institusi perguruan tinggi. Pemodelan yang digunakan pada
3
diharapkan dapat menjadi roadmap perancangan pengembangan business intelligence
TIK perguruan tinggi yang dapat meningkatkan daya saing Institusi.
1.5.Manfaat Penelitian
a. Diperolehnya informasi valid terkait perkembangan e-business dan business
intelligence pada lingkup Institusi.
b. Dibuatnya dokumentasi model pengembangan informational dashboard sebagai
strategi inovasi pelayanan sistem yang dikelola oleh TIK pada civitas akademika perguruan tinggi
c. Dibuatnya list kebutuhan pengembangan sistem yang sesuai dalam peningkatan
kualitas pelayanan sistem pada civitas akademika perguruan tinggi
d. Penguatan Misi dan Visi Institusi.
1.6.Batasan Masalah Penelitian
a. E-business yang dipetakan fokus kepada UMMagelang
b. Strategi inovasi pelayanan sistem yang diukur sebatas apa yang sudah
terimplementasi pada PDSI UMMagelang
c. Penelitian ini menggunakan enterprise architecture planning sebagai metode acuan
dalam rekayasa perencanaan model pengembangan informational dashboard.
1.7.Kontribusi Terhadap Ilmu Pengetahuan
Hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dan dikembangkan untuk
pengembangan business intelligence TIK sebagai wujud e-business pada perguruan
tinggi sesuai yang tertera pada RIP penelitian 2016-2020. Pada lingkup UMMagelang sebagai masukan kepada manajemen eksekutif perguruan tinggi untuk meningkatkan daya saing UMMagelang sebagai perguruan tinggai berkembang di Indonesia.
4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Pada era globalisasi, peranan TIK sangat vital dalam perbaikan manajemen perguruan tinggi. Perguruan tinggi sebagai bagian dari dunia pendidikan yang
mengutamakan pelayanan kepada stakeholder-nya, menjadikan TIK sebagai salah
satu faktor utama dalam memunculkan daya saing (Primadewi et al., 2017). Daya Saing perguruan tinggi adalah kriteria yang digunakan untuk mengukur sejauh mana dukungan sistem pada perguruan tinggi akan dikembangkan sehingga dapat bertahan pada era globalisasi (Warnars, 2008). Secara rinci dijelaskan oleh Silanegara (2013) dikutip dari Kravik bahwa pencapaian daya saing yang diharapkan oleh manajemen perguruan tinggi saat melibatkan TIK ke dalam kegiatan administrasinya terkait
efficiency, effectiveness, risk avoidance, customer satisfaction, cost avoidance, dan
new capabilities. Hal inilah yang dijelaskan oleh Warnars (2010) sebagai tolak ukur
perkembangan implementasi business intelligence pada setiap perguruan tinggi.
Manajemen perguruan tinggi sebagai pembuat keputusan membutuhkan sesuatu yang dapat mendorong institusi untuk berkompetisi dengan perguruan tinggi lainnya. Mereka membutuhkan pengetahuan TIK yang dapat mendukung seluruh kegiatan civitas akademik perguruan tinggi (Warnars, 2008). Ujung tombak keberhasilan
implementasi business intelligence pada perguruan tinggi salah satunya adalah
pelayanan dari sistem yang terintegrasi dengan data pada seluruh unit pada perguruan
tinggi secara real-time yang disebut dengan informational dashboard (Primadewi et
al., 2017). Informational dashboard tersebut disesuaikan dengan otoritas pengguna
pada sistem terintegrasi yang diimplementasikan pada perguruan tinggi. Dengan
pengimplementasian informational dashboard, manajemen eksekutif perguruan
tinggi dapat memprediksi kebutuhan manajemen (Nurmalasari, Wahyuni, & Palapa, 2015) yang mendukung akreditasi institusi. Sedangkan pada civitas akademik secara
umum, dapat memberikan informasi yang valid secara real-time kepada stakeholder
5
Pengembangan informational dashboard sebagai bentuk pelayanan sistem
terhadap civitas akademik perguruan tinggi harus selaras dengan visi misi perguruan tinggi, daya saing institusi, daya tawar institusi, analisis spesifik kondisi TIK institusi serta mempertimbangkan analisis tren teknologi yang berkembang saat ini (Primadewi et al., 2017; Silanegara et al., 2013). Dibutuhkan perencanaan yang
matang serta implementasi yang optimal dalam pengembangan business intelligence
TIK pada perguruan tinggi (Yunis & Surendro, 2010) dalam hal ini dikhususkan pada pelayanan kepada civitas akademik perguruan tinggi.
2.1. Rekam Jejak (State of The Art) Penelitian
1. Tahun 2008 kegiatan riset tentang business intelligence pada perguruan tinggi
sudah dimulai dengan menganalisa model bisnis dan potensi pasar pada setiap elemen manajemen perguruan tinggi (Warnars, 2008).
2. Penelitian dilanjutkan pada tahun 2009 menggunakan framework COBIT
(Setiawan, 2009) dan dilanjutkan tahun 2011 menggunakan metodologi IT
Balance Scorecard (Chuah & Wong, 2011) dalam mengevaluasi penerapan TIK
pada perguruan tinggi
3. Penelitian dilanjutkan tahun 2014 terkait perancangan infrastruktur e-business
pada perguruan tinggi baik arsitektur logis maupun fisik (Romayah, Suroso, & Ramadhan, 2014) dan dilanjutkan tahun 2017 terkait perencanaan strategis TIK dengan menyelaraskan visi misi organisasi dan perencanaan TIK sebagai pendukung utama (Primadewi et al., 2017).
2.2.E-business dan Business Intelligence
E-business adalah bisnis yang beralih dari sistem secara manual menjadi sistem
yang menggunakan TIK. Untuk melihat posisi dan persaingan dari e-business pada
perguruan tinggi digunakan Porter Five Forces Competitive (Warnars, 2008) seperti
6
Gambar 1 Porter Five Forces Competitive untuk perguruan tinggi (Warnars, 2008).
Business intelligence merupakan salah satu bentuk implementasi e-business
yang mampu menjawab kebutuhan manajemen eksekutif perguruan tinggi untuk menganalisa masalah-masalah dan dalam pengambilan keputusan (Primadewi et al.,
2017). Implementasi business intelligence dengan perencanaan yang terarah dan
selaras dengan kebutuhan manajemen eksekutif perguruan tinggi dapat meningkatkan kapasitas perguruan tinggi dan memudahkan dalam pengolahan sejumlah besar informasi yang kemudian dapat diakses dengan mudah sehingga menciptakan keuntungan kompetitif bagi perguruan tinggi (Firdaus, Putra, & Indah, 2013).
2.3. Informational Dashboard
Informational dashboard merupakan alat yang digunakan untuk menyajikan
informasi dalam bentuk diagram, indikator visual, ataupun grafik berupa informasi yang ringkas, dinamis serta relevan (Nurmalasari et al., 2015). Tujuan penggunaan informational dashboard di antaranya adalah untuk mempercepat proses pengambilan keputusan, mengukur kinerja, memonitor proses yang sedang berjalan, dan memprediksi kondisi di masa mendatang (Nurmalasari et al., 2015).
Beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam membuat dashboard menurut
Nurmalasari et al. (2015) adalah:
1. Menyajikan informasi dengan key performance indicator (KPI) yang spesifik.
2. Mengintegrasikan beberapa informasi dalam layar tunggal.
3. Bersifat interaktif dan informasi yang saling terintegrasi.
7
5. Bersifat personal, yaitu bergantung pada kebutuhan pengguna.
6. Memungkinkan kolaborasi dan komunikasi antar bagian.
Terdapat beberapa macam tipe dashboard menurut Rasmussen, Bansal, & Chen
(2009), yaitu:
1. Dashboard strategis yaitu dashboard yang digunakan untuk mendukung
manajemen level strategis (eksekutif) yang dapat memberikan informasi untuk membuat keputusan bisnis, memprediksi peluang, dan memberikan panduan pencapaian tujuan strategis organisasi.
2. Dashboard taktis yaitu dashboard yang digunakan untuk proses analisis yang
menentukan faktor sebagai penyebab kondisi atau kejadian tertentu.
3. Dashboard operasional yaitu dashboard yang berfungsi sebagai pendukung
monitoring aktifitas proses bisnis yang spesifik dan rutin. 2.4.Enterprise Architecture Planning
Enterprise Architecture (EA) merupakan suatu pernyataan bagaimana sebuah
organisasi memulai dan menghasilkan tatanan yang baik tentang implementasi TI dan proses bisnis dalam organisasi untuk meningkatkan persaingan (Suryana, 2012). Untuk mengimplementasikan EA, sebaiknya organisasi mengadopsi sebuah
framework yang dapat digunakan oleh perguruan tinggi sebagai acuan dalam
pengelolaan sistem yang kompleks. Pada penelitian ini framework yang digunakan
adalah Enterprise Architecture Planning(Yunis & Surendro, 2010).
Enterprise Architecture Planning (yang selanjutnya disebut EAP) merupakan
suatu pendekatan yang dibuat oleh Steven H. Spewak untuk membangun arsitektur enterprise dengan berdasarkan dorongan data dan dorongan bisnis. EAP mendefinisikan arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung organisasi dan rencana pengimplementasian arsitektur tersebut. EAP terdiri dari arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Arsitektur disini sebagaimana layaknya
cetak biru sebagai panduan untuk pengembangan informational dashboard secara
8
9 BAB 3 METODE PENELITIAN
Penelitian yang dilakukan selama enam bulan ini memiliki tahapan yang ditunjukkan pada gambar 3.1
Gambar 3 Komponen dan Lapisan Enterprise Architecture Planning.Alur proses penelitian
3.1 Planning Initiation
Tahapan awal yang harus dilakukan adalah melakukan inisiasi perencanaan, dengan harapan proses pemodelan arsitektur dapat terarah dengan baik. Tahapan ini sebagai landasan berfikir tahap berikutnya. Pada tahap inilah ruang lingkup dan perencanaan kegiatan didefinisikan, menentukan metodologi yang akan
digunakan, sumber daya yang terlibat dan menetapkan perangkat (tools) yang akan
digunakan.
3.2 Business Modelling
Tahap berikutnya adalah pemodelan bisnis untuk menyediakan
dasar pengetahuan yang lengkap dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya. Ada 3 tahapan untuk memodelkan bisnis, yaitu sebagai berikut :
10
b. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
c. Dokumentasi model bisnis utama, distribusi, dan presentasi kepada semua stakeholder institusi.
3.3 Existing System and Technology
Pada tahap ini merupakan lanjutan setelah proses bisnis didefinisikan. Menganalisis data dan informasi yang ada dipilah berdasarkan fungsi bisnisnya. Pada tahap ini diperoleh matriks fungsi bisnis dan entitas data yang ada dan yang belum ada. Termasuk memetakan data dan fungsi bisnis yang dibutuhkan untuk jangka panjang pada lingkup institusi.
3.4 Data Architecture
Mendefinisikan data utama yang dibutuhkan untuk mendukung aktifitas bisnis. Arsitektur data terdiri dari entitas data yang memiliki atribut dan relasi terhadap data yang lain. Pedoman dalam mendefinisikan arsitektur data yaitu:
a. Daftarkan calon entitas data dengan meninjau model bisnis dan deskripsi sistem dan teknologi yang dipakai.
b. Tetapkan entitas yang akan dipakai.
c. Definisikan setiap entitas tersebut dan mendokumentasikannya
11 BAB 4 HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI
Pada Pada setiap alur proses penelitian terdapat hasil dan pembahasan yang dijabarkan lebih detil pada masing-masing sub bab.
4.1 Planning Initiation
Pada tahap pertama, ruang lingkup pembahasan dibatasi pada fungsi bisnis yang telah diimplementasikan pada institusi (terutama pada sisi teknologi informasi) dan terbatas pada fungsi bisnis yang dapat meningkatkan pelayanan pada seluruh civitas akademik serta fungsi bisnis yang mendukung pada keterbutuhan data pada Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT). Metodologi yang digunakan adalah zachman framework dikarenakan rinci dalam pemodelan arsitektur data. Data yang dipetakan secara 3 dimensi (x,y,z) ini dipecah menjadi bagian-bagian yang mudah untuk digambarkan yaitu (x,y), (x,z), dan (y,z). Hasil dari pemetaan ini nantinya disebut sebagai matriks relasi.
4.2 Business Modelling
Tahap berikutnya adalah pemodelan bisnis yang diawali dengan dimulai dengan proses pengumpulan data primer dan sekunder dilanjutkan dengan pendefinisian sasaran dan kebijakan organisasi perguruan tinggi sebagai acuan. Proses ini diawali dengan mengumpulkan dokumen visi dam misi perguruan tinggi, dokumen Rencana Strategis Perguruan Tinggi serta Rencana Kerja pengembangan sistem pada PDSI UMMagelang serta mengidentifikasi proses bisnis dan fungsi bisnis yang berjalan di UMMagelang. Dari dokumen dan data primer yang didapatkan dapat dipetakan menggunakan Porter five forces competitive seperti pada gambar 3. Pada gambar 3 dapat diketahui bahwa stakeholder institusi terbagi menjadi 5 aspek yaitu competitor, new entrant, supplier, customer dan substitute. New entrant, competitor dan substitute menjadi ancaman bagi institusi jika tidak menaikkan daya saing kompetitif.
Sedangkan supplier dan customer menjadi kesempatan dalam menaikkan daya saing
12
Gambar 4 Stakeholder Institusi
Menindaklanjuti stakeholder yang dapat menaikkan daya saing kompetitif institusi, kemudian informasi proses bisnis dan fungsi bisnis yang sudah berjalan pada UMMagelang dapat didefinisikan yaitu : proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), proses akademik, perpustakaan, pengembangan Soft Skill, profil lulusan serta Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
4.3 Existing System and Technology
Hasil data yang dikolektif dari dokumen, hasil observasi dan wawancara kemudian diolah menggunakan value chain analysis yang dapat membagi aktivitas utama dan aktivitas pendukung pada proses bisnis dan fungsi bisnis UMMagelang.
Kumpulan aktivitas yang dilakukan di UMMagelang yang saling berhubungan dalam menciptakan nilai untuk mencapai visi, misi, dan tujuan institusi agar dapat mendukung proses Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) digambarkan berdasarkan value chain analysis Michael E. Porter seperti yang ditunjukkan pada gambar 5.
Dapat dilihat pada gambar 5 bahwa value chain analysis UMMagelang terdiri atas aktivitas utama dan aktivitas pendukung yang saling berhubungan dalam proses penciptaan nilai. Aktivitas utama (primary activities) terdiri dari proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), proses akademik, perpustakaan serta Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Sedangkan aktivitas pendukung (secondary activities) meliputi profil lulusan dan pengembangan Soft Skill.
13
Gambar 5 Value chain analysis fungsi bisnis UMMagelang
Penjabaran dari aktivitas utama dan pendukung, dapat diidentifikasi entitas data dari fungsi bisnis yang sudah dipetakan, yaitu : panitia, calon MABA, ujian seleksi, hasil ujian, registrasi, mahasiswa, program studi, kurikulum, dosen, mata kuliah, jadwal kuliah, ruang, rencana studi, ujian, nilai, cuti, TA/skripsi, laporan, yudisium, wisuda, presensi, berita acara dan RPS mata kuliah.
4.4 Data Architecture
Setelah fungsi bisnis dan entitas data diidentifikasi pada sub bab sebelumnya, dilanjutkan dengan pemetaan untuk mencari hubungan (relasi). Hubungan ini didefinisikan melalui sebuah matriks hubungan antara entitas data dengan fungsi bisnis. Masing-masing sel dalam matriks untuk menentukan data entitas yang di create (C) yaitu fungsi untuk membuat data, read/reference (R) yaitu fungsi yang menggunakan data dan update (U) yaitu fungsi yang mengubah atau meng-update data. Terdapat 3 pemetaan yang merupakan turunan dari hubungan 3 dimensi pada fungsi bisnis yang berjalan, yaitu pemetaan fungsi bisnis ke entitas data (x,z), pemetaan fungsi bisnis ke aplikasi (x,y) dan pemetaan aplikasi ke entitas data (y,z).
14
4.4.1. Pemetaan fungsi bisnis ke entitas data (x,z)
Setiap entitas data yang telah didefinisikan dihubungkan dengan area fungsi bisnis. Hubungan antara entitas data dengan area fungsi bisnis adalah dalam hal pengolahan dan penggunaan data untuk keperluan pemenuhan tujuan fungsi bisnis. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1 Aliran Data Matriks Relasi Entitas Data terhadap Fungsi Bisnis
Entitas Data Fungsi Bisnis Pan it ia Cal o n M A B A U ji an Se le k si H as il U ji an Reg is tr as i Mah as is w a Pro g ra m S tu d i K u ri k u lu m D o sen Mat a K u li ah Ja d w al K u li ah Ru an g Ren ca n a S tu d i U ji an N il ai Cu ti T A /Sk ri p si L ap o ra n Y u d is iu m W is u d a Pres en si Beri ta A cara RPS Mat a K u li ah Pen el it ia n Pen g ab d ian P M B Perencanaan kegiatan PMB
Penetapan Standarisasi dan
Kapasitas Mhs 1 1 1 1 1
Pembuatan Jadwal PMB 1 1 1 1
Proses PMB
Penyusunan Materi Ujian PMB 1 3
Penerimaan pendaftaran calom
MABA 1 3
Pelaksanaan Ujian Seleksi Masuk 1 2 1
Pemeriksaan Hasil UjianSeleksi
Masuk 1 1 1 3
Penetapan Kelulusan Calon
MABA 1 2 1 2 3 3 1 O p er as io n al A k ad em ik Perencanaan Operasional Akademik Penetapan Kurikulum 1 3 3 3
Penetapan Kalender Akademik 1 1 1 1
Penetapan Dosen 1 2 1 1
Penawaran Mata Kuliah 1 1 3 1
Penyusunan Jadwal Kuliah 1 1 1 1 3 1
Penetapan Ruang Kuliah 1 1 1 3
Kebijakan Akademik
Registrasi Mahasiswa Lama 3 2 1 3
Bimbingan Akademik 1 1 1 2 2 1
Pemrosesan Rencana Studi 2 1 1 1 1 2 1 3 1 1
Pembuatan KRS dan KTM 1 1 1 2 2 1 Pelaksanaan Perkuliahan 2 1 1 1 1 2 1 3 1 1 Evaluasi Akademik Pelaksanaan Ujian 1 1 1 1 1 1 1 1 3 2 3 1 Pengolahan Nilai 1 1 1 1 1 3 Cuti Akademik 1 1 3
Pelaksanaan sidang / seminar
TA/Skripsi 1 1 1 1 1 3 3
15
Keterangan: 1 = R : Read/Reference, 2 = RU: Read –Update, 3 = CRU : Create –Read –Update
4.4.2. Pemetaan fungsi bisnis ke aplikasi (x,y)
Setiap aplikasi yang telah didefinisikan dihubungkan dengan area fungsi bisnis. Hubungan antara aplikasi dengan area fungsi bisnis adalah dalam hal pengolahan dan penggunaan aplikasi untuk keperluan pemenuhan tujuan fungsi bisnis. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.
Pada tabel 2 baris yang berwarna kuning merupakan representasi klasifikasi pada fungsi bisnis. Dari fungsi bisnis yang ada maka akan dipetakan pada aplikasi yang diimplementasikan. Warna hijau pada aplikasi merupakan aplikasi yang belum terealisasi saat ini pada sistem di PDSI UMMagelang. Sedangkan warna hijau yang tersebar baik pada angka 1, 2 ataupun 3 menunjukkan bahwa aplikasi ini belum teraplikasikan pada sistem di PDSI UMMagelang.
Tabel 2 Aliran Data Matriks Relasi Aplikasi terhadap Fungsi Bisnis
K el u lu sa n M ah as isw a Penetapan Yudisium Pembuatan Ijazah dan Transkrip
Nilai 1 1 1 1 1 1 2 1 2 Pendaftaran wisuda 1 1 1 1 1 2 3 Pelaksanaan Wisuda 1 1 1 1 P ro ses P er k u li ah
an Monitoring Proses Perkuliahan Pemantauan Kehadiran Mhs per
tatap muka 1 1 1 1 1 1 1 3
Pemantauan penyampaian materi
per tatap muka 1 1 1 1 1 3 1
P en el it ia n d an P en g ab d ia n Penelitian
Perencanaan Kegiatan Penelitian 1 1 1 3 3
Pelaksanaan Kegiatan Penelitian 1 1 2 2
Pelaporan Hasil Penelitian 1 3 2 2
Pengabdian Masyarakat Perencanaan Kegiatan Pengabdian
Masy 1 1 1 3 3
Pelaporan Kegiatan Pengabdian
Masy 1 3 2 2
S
D
M
Pengelolaan SDM 1 3 3
Manajemen Tenaga Kependidikan 3 3
Manajemen Dosen 2 1 K emah a si sw aa
n Pengelolaan Prestasi Mahasiswa 1 1 1 3 3
16 Aplikasi Fungsi Bisnis A p. P enda fta ra n C al o n M h s b aru A p. Te s C B T P MB A p. R eg is tra si Maha si swa P o rta l R eg is tras i A p. Entri D at a P enu kung A p. Ma na je m en K uri kul um A p. A wa l Se m es te r A p. R enc an a Stu di A p. P eng el o laa n P es erta K el as A p. Ma na je m en P erk ul iah an A p. H as il Studi A p. Ev al ua si A p. L ap o ran P o rta l A kad em ik A p. Ke lul us an P o rta l Wi su da Moni to ri ng P erk ul iah an P o rta l L P 3M P MB Perencanaan kegiatan PMB Penetapan Standarisasi dan Kapasitas Mhs 2 1 1 1 3 1 1 Pembuatan Jadwal PMB 3 1 2 1 2 Proses PMB
Penyusunan Materi Ujian
PMB 1 3 3
Penerimaan pendaftaran
calom MABA 3 1
Pelaksanaan Ujian Seleksi
Masuk 1 3 1
Pemeriksaan Hasil
UjianSeleksi Masuk 1 1
Penetapan Kelulusan Calon
MABA 2 1 3 1 2 O pe ras io na l A ka de m ik Perencanaan Operasional Akademik Penetapan Kurikulum 1 1 3 1 Penetapan Kalender Akademik 1 1 3 1 Penetapan Dosen 3 2 1
Penawaran Mata Kuliah 1 1 3 1
Penyusunan Jadwal Kuliah 2 1 3 1 2 1
Penetapan Ruang Kuliah 3 3 1
Kebijakan Akademik
Registrasi Mahasiswa Lama 3 1 1 3 1 1
Bimbingan Akademik 2 1 2 1 2 1 1
Pemrosesan Rencana Studi 1 1 1 3 3 1 1
Pembuatan KRS dan KTM 1 1 2 1 1 1 Pelaksanaan Perkuliahan 1 1 1 3 3 1 1 Evaluasi Akademik Pelaksanaan Ujian 1 1 1 1 1 3 1 1 Pengolahan Nilai 1 2 1 1 3 1 Cuti Akademik 3 1 2 1 1 Pelaksanaan sidang / seminar TA/Skripsi 1 1 2 1 Pelaporan Akademik 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 K el ul us an Maha si swa Penetapan Yudisium
Pembuatan Ijazah dan
Transkrip Nilai 1 2 1 1 1 1 1 Pendaftaran wisuda 3 1 1 1 3 Pelaksanaan Wisuda 2 1 1 P ro se s P erk ul iah an Monitoring Proses Perkuliahan Pemantauan Kehadiran
Mhs per tatap muka 1 1 1 3
Pemantauan penyampaian
materi per tatap muka 3 1 1 1 3
P ene liti an da n P eng abdi an Penelitian Perencanaan Kegiatan Penelitian 3 1 2 3 3 Pelaksanaan Kegiatan Penelitian 3 1 2 2
17
Pelaporan Hasil Penelitian 3 1 3 3 3
Pengabdian Masyarakat Perencanaan Kegiatan Pengabdian Masy 3 3 3 Pelaporan Kegiatan Pengabdian Masy 3 3 2 SD M Pengelolaan SDM 3 3 2 2 Manajemen Tenaga Kependidikan 3 3 2 2 Manajemen Dosen 3 3 2 2 1 K em ah as is wa an Pengelolaan Prestasi Mahasiswa 3 2 3 Pengelolaan PKM 3 2 3 3
Keterangan: 1 = R : Read/Reference, 2 = RU: Read –Update, 3 = CRU : Create –Read –Update
4.4.3. Pemetaan aplikasi ke entitas data (y,z)
Setiap entitas data yang telah didefinisikan dihubungkan dengan aplikasi. Hubungan antara entitas data dengan aplikasi adalah dalam hal data dapat dikolektif menggunakan aplikasi mana saja. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.
Pada tabel 3 aplikasi yang ada akan dipetakan pada entitas data yang dibutuhkan. Warna hijau pada entitas data merupakan entitas data yang belum terealisasi saat ini pada sistem di PDSI UMMagelang. Sedangkan warna hijau yang tersebar baik pada angka 1, 2 ataupun 3 menunjukkan bahwa data ini belum teraplikasikan pada sistem di PDSI UMMagelang.
Tabel 3 Aliran Data Matriks Relasi Entitas Data terhadap Aplikasi
Entitas Data Aplikasi P an iti a C al o n MA B A U jian Se le ks i H as il U jian R eg is tra si Maha si swa P ro gram Studi K uri kul um D o se n Mata K ul iah Ja dwa l K ul iah R ua ng R enc an a Stu di U jian N ilai C uti TA/Sk ri p si Lap o ran Yudi si um Wi suda P re se n si B eri ta A cara R P S M at a K ul iah P ene liti an P eng abdi an Ap. Pendaftaran Calon Mhs Baru 1 3 2 1 1 Ap. Tes CBT PMB 1 1 3 2 1 Ap. Registrasi Mhs 1 1 1 3 3 1 1 1 Po1tal 1 1 1 2 1 1 1 1 3
18 Keterangan: 1 = R : Read/Reference, 2 = RU: Read –Update, 3 = CRU : Create –Read –Update
4.5 Luaran penelitian
Penelitian ini telah dipublikasikan pada Jurnal Rekayasa Sistem dan Teknologi Informasi (RESTI) pada 16 April 2018 (Vol.2/1) dengan judul “Pemodelan Arsitektur Data pada Perguruan Tinggi (Studi Kasus : UMMagelang)”.
Selain itu, penelitian ini juga mencoba memberikan solusi perancangan
Pengembangan Business Intelligence Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
pada program studi S1 Teknik Informatika UMMagelang yang terwujud dalam
dokumen usulan pengembangan blueprint TIK.
Registrasi Ap. Entri Data Penukung 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 Ap. Manajemen Kurikulum 1 1 3 3 Ap. Awal Semester 2 3 1 3 3 3 3 Ap. Rencana Studi 3 2 1 1 1 1 1 3 1 Ap. Pengelolaan Peserta Kelas 1 1 1 2 1 2 1 1 3 Ap. Manajemen Perkuliahan 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 Ap. Hasil Studi 1 1 1 1 1 1 3 2 Ap. Evaluasi 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Ap. Laporan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1 1 1 1 Portal Akademik 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Ap. Kelulusan 1 1 1 1 1 1 1 3 1 Portal Wisuda 1 1 1 1 1 3 Monitoring Perkuliahan 1 1 1 1 1 1 1 3 3 1 Portal LP3M 1 3 3 3 3
19 BAB 5 KESIMPULAN
Pengembangan pelayanan pada civitas akademika pada UMMagelang sangat tergantung pada PDSI UMMagelang, sebagai Biro pengembang sistem informasi tataran institusi. Pada awal penelitian, ditemukan bahwa sistem informasi yang dikembangkan oleh PDSI belum dikembangkan secara terarah. Hal ini ditunjukkan dengan masih adanya entitas data utama yang belum diimplementasikan.
Berdasarkan pada gambar 5 “Value chain analysis fungsi bisnis UMMagelang”,
dapat diketahui bahwa proses penerimaan mahasiswa baru dan proses akademik merupakan aktivitas utama. Namun demikian dalam pelaksanaannya, distribusi entitas data yang dibutuhkan belum sepenuhnya terakomodir pada fungsi bisnis yang ada pada institusi.
Entitas data yang belum diimplementasikan dapat dilihat pada tabel 1 dan 3 pada kolom yang berwarna hijau. Hal ini berdampak pada kurangnya pengembangan aplikasi yang dapat mengakomodir data tersebut (terlihat pada tabel 2). Pada tabel 1 dapat dilihat bahwa data kepanitiaan PMB belum tersimpan sehingga belum dapat mendukung fungsi bisnis perencanaan kegiatan PMB. Pada tabel 1 juga dapat dilihat bahwa RPS Mata Kuliah pada entitas data belum ada. Sehingga fungsi bisnis yang merujuk pada proses perkuliahan masih belum sempurna dikarenakan masih belum adanya data terkait RPS Mata Kuliah. Pada tabel 2 dapat dilihat bahwa aplikasi yang belum ada untuk menunjang fungsi bisnis yang ada yaitu aplikasi manajemen kurikulum dan manajemen perkuliahan. Dari keseluruhan proses yang dilalui, dapat dilihat bahwa pemodelan data dengan merelasikan 3 variabel yaitu fungsi bisnis, entitas data dan aplikasi akan memudahkan dalam mengetahui posisi-posisi mana yang perlu segera dibenahi.
Saran yang dapat diberikan sebagai tindak lanjut dari hasil penelitian ini adalah adanya kelanjutan pemodelan sistem informasi dan pemodelan teknologi informasi yang akan menjadi model utuh dalam pemodelan perguruan tinggi berdasarkan pada pemodelan arsitektur data yang telah dikembangkan pada penelitian ini.
20 DAFTAR PUSTAKA
Chuah, M.-H., & Wong, K.-L. (2011). A review of business intelligence and its
maturity models. African Journal of Business Management, 5(9), 3424–3428.
https://doi.org/10.5897/AJBM10.1564
Firdaus, M. A., Putra, A., & Indah, D. R. (2013). Analisis Business Intelligence pada Pengelolaan Data Alumni: Upaya Mendukung Monitoring Kualitas Alumni di
Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Fakultas Ilmu. Jurnal Generic, 8(2), 221–229.
Retrieved from
http://journal.portalgaruda.org/index.php/generic/article/view/167
Hilda, N. (2014). Strategi Inovasi Layanan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan
di Kantor Pertanahan Kota Surabaya II. In Kebijakan dan Manajemen Publik
(Vol. 2, pp. 1–10). Universitas Airlangga.
Khairina, D. M., Mustafid, & Noranita, B. (2012). Enterprise Architecture Planning
Untuk Pengembangan Sistem Informasi Perguruan Tinggi. Jurnal Sistem
Informasi Bisnis, 3, 117–123.
Khairina, D., Mustafid, M., & Noranita, B. (2012). Enterprise Architecture Planning
untuk Pengembangan Sistem Informasi Perguruan Tinggi. Universitas
Diponegoro. Retrieved from http://eprints.undip.ac.id/35997/
Nurmalasari, D., Wahyuni, R. T., & Palapa, Y. (2015). Informational Dashboard
untuk Monitoring Sistem Drainase secara Real-Time. JNTETI, 4(3), 1–6.
Nurnaningsih, D. (2017). ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MENGGUNAKAN
ZACHMAN FRAMEWORK. Jurnal Teknik, 6(2), 72–82.
Primadewi, A., Yudatama, U., & Nugroho, S. (2017). Pengukuran Tingkat Kematangan Pengembangan Business Teknologi Informasi dan Komunikasi
21
(TIK) Perguruan Tinggi. Jurnal Rekayasa Sistem Dan Teknologi Informasi, 1(1),
34–42. Retrieved from http://jurnal.iaii.or.id/index.php/RESTI/article/view/18
Rasmussen, Bansal, & Chen. (2009). Business Dashboards : A Visual Catalog for
Design and Development. New Jersey: John Wiley & Sons, England.
Romayah, S., Suroso, A., & Ramadhan, A. (2014). Evaluasi Implementasi
E-government di Instansi XYZ. Jurnal Aplikasi Manajemen, 12(4), 612–620.
Retrieved from http://www.jurnaljam.ub.ac.id/index.php/jam/article/view/711 Setiawan, A. (2009). Evaluasi penerapan teknologi informasi di perguruan tinggi
swasta Yogyakarta dengan menggunakan model Cobit framework. In Seminar
Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI) (p. A-15). Yogyakarta:
Universitas Islam Indonesia. Retrieved from
http://jurnal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/175
Silanegara, I., Tama, B., & Nurhidayat, D. (2013). Perencanaan Strategis Teknologi
Informasi (Studi Kasus: Politeknik Negeri Jakarta). Jurnal Generic, 6(1), 13–18.
Retrieved from
http://portalgaruda.org/portalgaruda/journals/index.php/generic/article/view/124 Suryana, T. (2012). Perancangan Arsitektur Teknologi Informasi dengan Pendekatan
Enterprise Architecture Planning. Universitas Komputer Indonesia. Bandung,
223–236. Retrieved from http://jurnal.unikom.ac.id/_s/data/jurnal/volume-10-2/06-miu-102-taryana.pdf/pdf/06-miu-102-taryana.pdf
Warnars, S. (2008). Rancangan Infrastruktur E- Bisnis Business Intelligence pada
Perguruan Tinggi. Telkomnika, 6, 6930. Retrieved from
https://arxiv.org/abs/1006.1679
Warnars, S. (2010). Tata Kelola Database Perguruan Tinggi Yang Optimal Dengan Data Warehouse. Retrieved from http://arxiv.org/abs/1006.1663
22
Tinggi. In Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (p. A-51). Retrieved
