1. Ruang Lingkup
Melakukan kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, pengaturan pemakaian sarana penelitian, serta pengembangan desain, perbaikan, perawatan dan pembuatan alat khususnya alat penelitian yang berada di Laboratorium.
2. Tujuan
Mempertahankan/meningkatkan fungsi dari masing-masing peralatan penelitian yang dipelihara, dirawat dan diperbaiki sehingga dapat memperpanjang usia pakai dari peralatan tersebut. Mengatur dan mengelola peralatan penelitian secara baik, mudah untuk diakses oleh USER/peneliti dalam lingkungan Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI maupun dari luar instansi yang terkait dalam bidang kelautan.
3. Prinsip dasar
Laboratorium merupakan “pengendali peralatan penelitian”; artinya semua alat penelitian yang telah terdaftar dalam buku inventaris, maupun Data Base yang ditempatkan dalam ruangan tertentu (satu tempat dan telah lengkap dengan segala informasi) adalah tanggung jawab dari penanggung jawab Laboratorium. Peralatan yang belum didaftarkan/dibukukan dan/ataupun peralatan yang belum jelas statusnya atau peralatan yang masih dalam proses, belum dapat disebut sebagai asset/peralatan penelitian Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI, dan tidak dapat ditempatkan/dimasukan dalam tanggung jawab dari penanggung jawab Laboratorium.
4. Definisi
a. Penyimpanan:
Semua asset penelitian/peralatan penelitian yang berada di laboratorium, baik yang sifatnya statis maupun dinamis ditata/disimpan sesuai dengan fungsi dan kondisinya dalam bentuk digital maupun fisik oleh Laboratorium tersebut.
b. Pemeliharaan/perawatan:
Semua peralatan penelitian yang berada di Laboratorium, baik yang sifatnya statis maupun dinamis dipelihara/dirawat dalam bentuk digital maupun fisik oleh pegawai yang menempati Laboratorium.
c. Pengaturan pemakaian:
Semua peralatan penelitian yang berada di Laboratorium, baik yang sifatnya statis maupun dinamis diatur pemakaiannya sesuai dengan fungsi dan kondisinya dalam bentuk digital maupun fisik oleh penanggung jawab Laboratorium.
d. Perbaikan:
Semua peralatan penelitian yang berada di Laboratorium, baik yang sifatnya statis maupun dinamis berusaha diperbaiki sampai menjadi baik dalam bentuk digital maupun fisik oleh penanggung jawab Laboratorium.
e. Pengembangan desain:
Berusaha mengembangkan desain peralatan baik yang sifatnya statis maupun dinamis guna menunjang penelitian kelautan khususnya di Laboratorium.
f. Pembuatan :
Berusaha membuat/mewujudkan peralatan baik yang sifatnya statis maupun dinamis guna menunjang penelitian kelautan khususnya di Laboratorium.
5. Penanggungjawab
Ketua Kelompok Penelitian Kepala Sub Bidang Sarana Teknis Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian
6. Pelaksana
Penanggung jawab Laboratorium Peneliti dan Teknisi
Penanggung jawab instrumen
7. Waktu
Segera ditindaklanjuti sesuai dengan tugas dan fungsinya
8. Tempat
Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI
9. Prosedur pemeliharaan / Perawatan / Perbaikan / Peminjaman / Penggunaan, untuk peralatan yang statis maupun dinamis:
a. Peneliti dan Teknisi di Laboratorium melaporkan jenis (Pemeliharaan/Perawatan/Perbaikan/Peminjaman/Penggunaan, untuk peralatan yang statis maupun dinamis) kepada penanggung jawab ruangan dengan menggunakan formulir yang telah disediakan
b. Penanggung jawab ruangan menugaskan Peneliti/Teknisi yang berkaitan dengan jenis (Pemeliharaan/Perawatan/Perbaikan/Peminjaman/Penggunaan, untuk peralatan yang statis maupun dinamis) untuk melakukan pengecekan dan memperkirakan apakah bisa diperbaiki sendiri/perlu diperbaiki oleh pihak ketiga (berkaitan dengan pemeliharaan/perawatan dan perbaikan)
c. Peneliti/Teknisi melaporkan hasil pengecekan kepada Penanggung jawab Laboratorium
d. Apabila hasil pengecekan dapat diperbaiki sendiri:
- Penanggungjawab Laboratorium menugaskan Peneliti/Teknisi untuk melakukan perbaikan dilengkapi dengan sarana yang diperlukan.
- Peneliti/Teknisi yang ditugaskan oleh Penanggungjawab Laboratorium melakukan perbaikan sampai selesai dengan baik dan sesuai fungsinya.
- Sebagai bukti bahwa pekerjaan tersebut telah diselesaikan dengan baik, Peneliti/Teknisi yang melakukan perbaikan minta tanda tangan kepada penanggungjawab Laboratorium pada kartu perbaikan.
- Peneliti/Teknisi yang melakukan perbaikan melaporkan kepada penanggungjawab Laboratorium, bahwa tugasnya telah dilaksanakan dan telah selesai dikerjakan dengan baik.
e. Apabila hasil pengecekan harus dikerjakan oleh pihak ketiga:
- penanggungjawab Laboratorium, meminta kepada Peneliti/Teknisi terkait untuk membuat rincian spesifikasi/uraian yang berkaitan dengan hal-hal yang akan diperbaiki sekaligus perkiraan biaya/harganya
- Penanggungjawab Laboratorium, membuat laporan tertulis kepada Kepala Bidang Sarana Penelitian untuk mendapatkan persetujuan perbaikan
- Apabila tidak setuju, maka perbaikan sementara ditangguhkan
- Apabila disetujui, PPK, memproses pengadaannya sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku, sampai ditunjuk penyedia jasanya
- Penyedia Jasa melakukan perbaikan dengan pengawasan oleh Peneliti/Teknisi yang terkait dan ditugaskan secara tertulis/resmi oleh PPK.
- Apabila pekerjaan sudah selesai dikerjakan dan disetujui oleh PPK, kemudian dibuatkan Berita Acara Perbaikan penyelesaian pekerjaan yang ditandatangani oleh Penyedia Jasa dan PPK.
- Pelaksanaan pekerjaan perbaikan tersebut dicatat oleh Peneliti/Teknisi terkait dalam kartu perbaikan dan ditandatangani oleh penanggungjawab Laboratorium, bahwa pekerjaan telah diselasaikan dengan baik
f. Berita Acara Perbaikan penyelesaian pekerjaan diserahkan kepada PPK dengan tembusan disampaikan kepada penanggungjawab Laboratorium.
g. Semua data hasil perbaikan dicatat dalam buku besar dan dilanjutkan kedalam DATA BASE oleh Peneliti/Teknisi.
DIAGRAM ALIR OPERASIONAL LABORATORIUM
Kepala Puslit Laut Dalam LIPI Menerima
permohonan
Kepala Puslit Laut Dalam memerintahkan untuk PPK memberi perintah untuk
melakukan Perbaikan
PPK meminta rincian spesifikasi dan harga
Laporan Kepada Kepala Puslit Laut Dalam LIPI untuk
persetujuan
Setuju ? Perbaikan Ditunda Tidak ditandatangani oleh PPK MULAI
Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Terkendali Tidak Terkendali Melaporan kepada Kepala
Puslit Laut Dalam LIPI
SELESAI SELESAI
BA Perbaikan Penyelesaian Pekerjaan di serahkan ke
penanggungjawab Laboratorium
SELESAI SELESAI PPK menerima dan
menandatanganinya
