1 1.1 Latar Belakang
Kompetisi dalam dunia usaha yang semakin ketat saat ini mendorong setiap pelaku usaha berlomba menunjukkan kinerja terbaik perusahaannya. Kinerja perusahaan yang baik bisa didapatkan dengan melakukan kegiatan bisnis atau operasi perusahaan secara efektif dan efisien, serta memperluas jaringan usaha untuk jangka panjang. Pengelolaan usaha yang baik tidak terlepas dari sistem pengendalian internal yang dimiliki oleh suatu entitas bisnis.
Sistem pengendalian internal (SPI) merupakan suatu proses yang dilakukan untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi (Brewer dan William, 2004). Sistem pengendalian tersebut memiliki dua bagian dasar, yaitu prosedur sebagai guidance untuk melaksanakan kegiatan bisnis organisasi (prosedur operasional) dan prosedur untuk memastikan bahwa bisnis berjalan sesuai yang diharapkan (pengendalian). Pengendalian internal harus diimplementasikan oleh entitas secara efektif untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Pengendalian internal mampu memberikan keyakinan yang memadai dalam hal operasional dan terciptanya efektivitas dan efisiensi operasi. Sehingga pimpinan entitas akan mendapatkan keyakinan bahwa tujuan entitas telah tercapai.
International Standards on Auditing (ISA) menegaskan bahwa sistem pengendalian internal merupakan suatu kewajiban yang harus dipenuhi oleh entitas. Entitas disarankan untuk menetapkan, membangun, memelihara, dan mengimplementasikan lingkungan dan sistem pengendalian. Sistem pengendalian internal yang diterapkan oleh entitas tersebut digunakan sebagai dasar untuk merancang dan melaksanakan tanggapan terhadap penilaian risiko dari salah saji material. Sehingga tidak adanya sistem pengendalian atau tidak memadainya sistem pengendalian akan membuat risiko audit semakin tinggi.
Semua organisasi atau perusahaan mempunyai sistem pengendalian internal (Brewer dan William, 2004). Tidak hanya perusahaan besar dan memiliki kompleksitas tinggi saja yang membutuhkan sistem pengendalian internal (SPI) yang memadai. Perusahaan berukuran kecil dan dengan kompleksitas rendah juga membutuhkan SPI. Pada perusahaan besar, SPI sudah diformalkan atau dibentuk standard operating procedures (SOP). Sedangkan pada perusahaan kecil, SPI cenderung diimplementasikan oleh pimpinan tanpa dibuat panduan formalnya.
Pengendalian internal pada sebuah perusahaan manufaktur dan dagang yang harus menjadi perhatian penting bagi manajemen ialah pengendalian atas persediaan. Hal ini dikarenakan persediaan memiliki porsi terbesar dalam aset lancar perusahaan tersebut (Kieso, dkk., 2011). Pengendalian internal atas persediaan tersebut harus diimplementasikan dengan tepat untuk mencegah terjadinya tindakan kecurangan. Kecurangan yang bisa terjadi di perusahaan atas persediaan misalnya pencurian persediaan (Roehl-Anderson dan Steven, 2004). Karyawan dapat mengambil persediaan dari perusahaan, baik untuk tujuan pribadi
maupun untuk dijual kembali. Selain mudah dicuri, persediaan juga mudah rusak. Oleh karena itu, pengendalian internal harus mampu mencegah terjadinya pencurian dan kerusakan persediaan tersebut.
PT Syamdifa Salsa Utama (SSU) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan bertempat di kota Samarinda Kalimantan Timur. Perusahaan tersebut bertindak sebagai distributor Tupperware PT Cahaya Prestasi Indonesia. SSU mengalami masalah pengendalian persediaan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Masalah tersebut salah satunya ialah terjadinya selisih antara jumlah pencatatan nilai persediaan di gudang dengan hasil stock opname yang setelah dilakukan observasi, selisih tersebut disebabkan oleh persediaan yang hilang. Persentase kehilangan nilai persediaan tersebut mencapai 11%. Persediaan yang hilang membuat pendapatan perusahaan mengalami penurunan karena tidak dapat dijual dan membuat perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp1 miliar dari total omzet perusahaan sebesar Rp80 miliar. Adanya persediaan yang hilang bisa menandakan bahwa sistem pengendalian internal perusahaan kurang efektif untuk mencegah terjadinya kecurangan.
Tuanakotta (2015) berpendapat bahwa entitas kecil umumnya mendokumentasikan pengendaliannya secara informal, namun hal ini sebenarnya akan sangat bermanfaat apabila pengendalian dan prosedur operasionalnya didokumentasikan secara formal. PT Syamdifa Salsa Utama (SSU) merupakan salah satu contoh perusahaan yang belum mendokumentasikan pengendaliannya secara formal (SOP). Dokumentasi secara formal (hard control) tersebut merupakan pendukung penerapan pengendalian internal yang penting (Hindriani,
N., Imam H., dan Tjahjanulin D. 2012). Penelitian Messila (2012) menyatakan bahwa SOP merupakan bentuk penetapan tujuan dan standar pelaksanaan pengendalian. Oleh karena itu, setelah menilai implementasi sistem pengendalian internal (SPI) persediaan SSU dan melakukan perbaikan atas kekurangan sistem tersebut, akan disusun output SPI persediaan, yaitu standard operating procedures (SOP) persediaan. Proses pembuatan SOP secara penuh meliputi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pemantauan (Stup, Richard, 2002).
Berdasarkan penjelasan di atas, penelitian ini mencoba untuk menganalisis implementasi sistem pengendalian internal (SPI) persediaan, dan mendokumentasikan pengendalian tersebut secara formal (membuat SOP) persediaan PT Syamdifa Salsa Utama. Diharapkan penelitian ini mampu memberikan gambaran implementasi SPI persediaan perusahaan, dan SOP yang dibuat dapat digunakan sebagai pedoman prosedur pelaksanaan pengelolaan persediaan.
1.2 Rumusan Masalah
PT Syamdifa Salsa Utama (SSU) mengalami masalah pengendalian persediaan yang mengakibatkan hilangnya persediaan sebesar 11%. Total kerugian perusahaan sebesar Rp1 miliar dari total omzet perusahaan sebesar Rp80 miliar. Berdasarkan manajemen SSU, kehilangan persediaan terjadi akibat lemahnya pengendalian internal persediaan di perusahaan. Pengendalian persedian SSU masih dilakukan secara manual. Penghitungan jumlah barang masuk dan keluar dilakukan oleh karyawan tanpa bantuan alat seperti pemindai kode bar. Hal
tersebut memungkinkan terjadinya kesalahan penghitungan persediaan yang dimiliki SSU.
Hilangnya persediaan PT Syamdifa Salsa Utama (SSU) juga disebabkan oleh lemahnya pengendalian barang masuk dan keluar dari gudang. Jumlah tupperware yang dipesan oleh SSU kepada PT Cahaya Prestasi Indonesia sering mengalami selisih dengan persediaan yang masuk ke gudang. Selain itu, tidak ada proses pengecekan kembali untuk persediaan yang keluar dari gudang apabila bukan merupakan pesanan dari customer. Pengecekan dilakukan dengan membandingkan jumlah barang keluar dari gudang dan dokumen pesanan customer. Apabila barang keluar dari gudang bukan berasal dari pesanan customer, misalnya SSU melakukan kegiatan pemasaran, tidak ada pengecekan jumlah barang keluar dari gudang. Hal tersebut mengakibatkan pengendalian atas persediaan menjadi lemah dan kehilangan persediaan tersebut terjadi.
Pengendalian internal persediaan yang diterapkan oleh PT Syamdifa Salsa Utama (SSU) juga belum didokumentasikan secara formal. SSU hanya melakukan pengendalian persediaan berdasarkan best practices saja. Sehingga apabila terjadi mutasi karyawan, karyawan baru tidak memiliki guidance dalam melakukan prosedur pengendalian persediaan. Misalnya, karyawan lama akan melakukan lima prosedur dalam memenuhi pesanan customer seperti melakukan pengecekan pesanan, pengecekan kuantitas persediaan di gudang memenuhi pesanan atau tidak, pengecekan kualitas barang pesanan, otorisasi barang keluar, dan pengiriman barang sesuai pesanan. Tidak adanya standard operating procedures (SOP) yang menjadi guidance karyawan dalam melakukan hal tersebut membuat
karyawan baru sering melupakan salah satu prosedur tersebut. Oleh karena itu, SOP penting dibuat sebagai dasar bagi karyawan dalam menjalankan prosedur operasionalnya.
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan masalah penelitian yang dijelaskan di atas, maka pertanyaan penelitian yang diajukan sebagai berikut.
a. Bagaimana ketersediaan komponen pengendalian internal persediaan pada PT Syamdifa Salsa Utama?
b. Bagaimana implementasi sistem pengendalian internal persediaan pada PT Syamdifa Salsa Utama?
c. Bagaimana desain standard operating procedures (SOP) persediaan PT Syamdifa Salsa Utama?
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan pertanyaan penelitian di atas maka penelitian ini memiliki tujuan sebagai berikut.
a. Menilai ketersediaan komponen pengendalian internal persediaan PT Syamdifa Salsa Utama.
b. Mengevaluasi implementasi sistem pengendalian internal persediaan PT Syamdifa Salsa Utama.
c. Mendesain standard operating procedures (SOP) Persediaan PT Syamdifa Salsa Utama.
1.5 Motivasi Penelitian
implementasi sistem pengendalian internal (SPI) persediaan perusahaan dan membantu mendesain serta mendokumentasikan secara formal SPI persediaan tersebut. Menilai implementasi SPI penting untuk mengetahui seberapa efektif pengendalian yang dimiliki perusahaan dalam mencegah terjadinya kecurangan. Seringnya terjadi kehilangan persediaan di gudang membuat penilaian sistem pengendalian ini semakin penting. Apabila tidak segera memberikan koreksi atas masalah pengendalian tersebut maka perusahaan akan mengalami kerugian yang semakin besar. Mendokumentasikan secara formal pengendalian tersebut penting karena standard operating procedures (SOP) menjadi guidance pengendalian internal persediaan SSU.
1.6 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan bisa bermanfaat untuk menilai implementasi sistem pengendalian internal persediaan pada PT Syamdifa Salsa Utama (SSU). Selain itu, diharapkan penelitian ini bermanfaat untuk mendapatkan rekomendasi dan saran mengenai risiko-risiko pengendalian internal persediaan dan standard operating procedures (SOP) persediaan untuk pengendalian dan keefektifan kinerja operasional SSU.
1.7 Kontribusi Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai berikut.
a. Bagi kepentingan praktis, penelitian ini akan menjadi bahan utama dalam menilai implementasi sistem pengendalian internal persediaan dan mendesain standard operating procedures (SOP) persediaan PT Syamdifa Salsa Utama.
b. Bagi kepentingan akademis, penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi dan wawasan keilmuan mengenai dasar penilaian implementasi sistem pengendalian internal persediaan dan proses pembuatan desain standard operating procedures (SOP) persediaan.
1.8 Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian
Ruang lingkup dan batasan penelitian ini ialah penilaian implementasi sistem pengendalian internal persediaan (SPI) dan dokumentasi secara formal SPI persediaan di PT Syamdifa Salsa Utama (SSU). Standard operating procedures (SOP) yang didesain dalam penelitian ini hanya yang terkait pengelolaan persediaan SSU. Hanya pihak-pihak yang terlibat langsung dalam pengelolaan persediaan yang akan dijelaskan tugas dan tanggung jawabnya di dalam SOP persediaan.
1.9 Sistematika Penulisan
Penulisan tesis ini terdiri dari lima bab yang merupakan laporan dari hasil penelitian yang direncanakan dengan penjabaran sebagai berikut.
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini memuat latar belakang masalah, rumusan masalah, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, motivasi penelitian, manfaat penelitian, kontribusi penelitian, ruang lingkup dan batasan penelitian, serta sistematika penulisan.
Bab ini memuat landasan teori yang merupakan acuan/kerangka berpikir untuk memecahkan masalah penelitian dan tinjauan pustaka yang merupakan penelitian terdahulu terkait masalah penelitian ini. BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini memuat jenis penelitian, pendekatan penelitian, tempat dan waktu penelitian, objek penelitian, instrumen penelitian, metode pengumpulan data, serta metode dan alat analisis data.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini memuat deskripsi data dan pembahasan/diskusi atas hasil penelitian.
BAB V SIMPULAN
Bab ini memuat simpulan yang menjawab pertanyaan penelitian dan ringkasan penelitian, memuat keterbatasan yang dialami peneliti selama melakukan penelitian, dan memuat implikasi dari temuan penelitian.
