1. Tujuan
Memutakhirkan daftar nama mahasiswa yang terdaftar mengikuti proses belajar mengajar per mata kuliah selama satu semester sebelum semester dimulai.
2. Ruang Lingkup
Pengajuan status, pembayaran biaya kuliah, verifikasi pembayaran biaya kuliah, perubahan mata kuliah, daftar ulang untuk mahasiswa baru.
3. Istilah/Singkatan/Definisi
BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan
Kerjasama
Kajur : Kepala Jurusan
MHS : Mahasiswa
MABA : Mahasiswa Baru
SBAK : Subbagian Akademik & Kemahasiswaan
SIA : Sistem Informasi Akademik
TU : Tata Usaha Jurusan
ULA : Urusan Layanan Akademik
UPT-SI : Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi
WA : Wali Akademik
PAKET SPC
: :
Pelayanan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Terpadu Student Payment Center
Status Terdaftar
: Status Terdaftar Aktif adalah status mahasiswa yang terdaftar aktif mengikuti perkuliahan dalam satu semester
Status Terdaftar Cuti adalah status mahasiswa yang terdaftar, tetapi mengambil cuti akademik dalam suatu semester
Status Tidak terdaftar adalah status mahasiswa yang tidak melakukan pembayaran dalam suatu semester
4. Referensi
1. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003
2. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa
3. Keputusan Mendiknas no 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi 4. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk teknis Kepmendiknas
No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi
5. Lampiran
Instruksi Kerja : No.IN.21.2.1 Instruksi Kerja Pelaksanaan Daftar Ulang : Penanganan Mahasiswa Bermasalah
6. Sub Prosedur
a. 21.2.1 Sub prosedur Pendaftaran Ulang Reguler
7. Uraian Prosedur
a. 21.2.1 Sub Prosedur Pendaftaran Ulang Reguler
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
Mulai
1. Koordinasi persiapan daftar ulang per
semester
2. Verifikasi data paket makul & tambahan
3. Mengumumkan jadwal daftar ulang
4. Perubahan/Update Status Mahasiswa Perubahan Status? Masuk ke Prosedur Cuti, Pengunduran diri, pindah kelas/
Jurusan Y T A Mulai 1. Melakukan koordinasi
melalui email dengan
jurusan terkait persiapan
penjadwalan atau
penawaran mata kuliah di SIA selambat-lambatnya 4
minggu sebelum daftar
ulang. BAA KPK Kalender Akademik Jadwal kuliah di SIA 2. Melakukan verifikasi
penjadwalan mata kuliah &
tambahan yang akan
ditawarkan di semester
ybs di SIA
selambat-lambatnya 1 minggu
sebelum masa daftar
ulang dibuka.
Kajur SK Kurikulum Data Paket
Makul & tambahan terverifikasi
3. Mengumumkan jadwal
daftar ulang yang terdiri dari : jadwal pengajuan status, jadwal pembayaran biaya kuliah termasuk no
rekening tujuan jika
diperlukan dan jadwal
perubahan mata kuliah
selambat-lambatnya 4
minggu sebelum masa
daftar ulang dibuka. Pengumuman dilakukan melalui SIA/email/ website/ SMS/ papan pengumuman dan media lainnya yang memungkinkan.
Pada saat daftar ulang harus dapat dipastikan jadwal kuliah sudah dibuat oleh prodi. SBA K SK Biaya Kuliah Pengumuma n Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, pembayaran dan perubahan makul)
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
4. Mengajukan perubahan
status pada masa
pengajuan perubahan
status mulai 2 minggu
sebelum pembayaran.
Perubahan status meliputi:
pengajuan cuti,
pengunduran diri, pindah waktu/kelas, pindah prodi.
Jika Ya masuk ke
prosedur pengajuan cuti, pindah waktu/kelas pindah prodi di PAKET.
Jika Tidak, lanjut ke langkah 6. MHS Pengumuman Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, pembayaran dan perubahan makul) Pilihan Status 5. Melakukan pembayaran
sesuai tarif pembayaran
semester ybs melalui
transfer/SPC ke rekening
penerimaan yang telah
ditetapkan.
Jika pembayaran
memerlukan validasi ke PAKET, lanjut ke langkah 7.
Jika tidak, lanjut ke
langkah 8. MHS Pengumuman Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, pembayaran dan perubahan makul Bukti setor (jika diperlukan) 6. Menyerahkan bukti
setoran ke PAKET jika
diperlukan
selambat-lambatnya pada hari
terakhir masa pembayaran sesuai pengumuman. MHS Bukti setoran bank Bukti setoran bank yang diserahkan
7. Melakukan validasi bukti
setor pembayaran mahasiswa. PAK ET Bukti setoran bank yang diserahkan (jika diperlukan) Bukti setoran yang sudah divalidasi (jika diperlukan) 8. Melakukan Update Data
Pembayaran dari bank ke
SIA dan rekap data
pembayaran. PAK ET Bukti setoran yang telah divalidasi Data Rekap Pembayaran di SIA
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran 5. Melakukan pembayaran biaya kuliah Validasi? 8. Update Data pembayaran ke SIA 6. Menyerahkan bukti setoran 7. Validasi bukti setor 9. Verifikasi daftar nama mahasiswa yang terdaftar/tidak terdaftar
10.Rekap Data mahasiswa yang belum
mendaftar ulang 11. Konfirmasi status mahasiswa yg belum daftar ulang 12. Mahasiswa menghadap ke SBAK/ BAAK 13. Penanganan Mahasisawa bermasalah 16.Mengajukan Perubahan Makul Ada Mhs Blm Daftar? Perlu monitoring? 15. Monitoring & Pelaporan T Y Y T T Y A B 14. Rekap hasil penanganan & penetapan status mhs
9. Melakukan verifikasi data
nama mahasiswa yang
terdaftar dan tidak terdaftar mengikuti perkuliahan per
semester dari SIA
selambat-lambatnya
seminggu setelah
penutupan daftar ulang regular.
ULA Data Rekap
Pembayaran di SIA
Perubahan status
10. Merekap data mahasiswa
yang belum mendaftar
ulang (bermasalah) dan
menyampaikannya via email ke BAAKPK/SBAK. ULA Data mahasiswa yg belum bayar di SIA Data Rekap Mahasiswa Tidak Terdaftar 11. Meminta kajur/Kps mengkonfirmasi status
mahasiswa yang belum daftar ulang via email.
SBA K Data Rekap Mahasiswa Tidak Terdaftar Email Permintaan Konfirmasi 12. Menghubungi dan mengkonfirmasi status mahasiswa yang bermasalah. Kajur /KPS Email Permintaan Konfirmasi Data Mahasiswa yang telah dihubungi 13. Melakukan penanganan
terhadap mahasiswa yang
bermasalah dengan pendaftaran ulang. SBA K Melakukan penanganan terhadap mahasiswa yang bermasalah dengan pendaftaran ulang Penangana n terhadap mahasiswa bermasalah
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
Ada Perubahan Makul?
Y
18. Menerbitkan Daftar Hadir per Makul
17.Persetujuan Perubahan Makul Selesai B T 14. Merekap hasil penanganan terhadap mahasiswa bermasalah termasuk penetapan
status mahasiswa via
email ke BAAKPK.
Jika terminasi lihat di sub prosedur 21.4.2
Jika perlu melakukan
monitoring terhadap hasil
penanganan, lanjut ke
langkah 15.
Jika tidak, lanjut ke
langkah 16. SBA K Penanganan terhadap mahasiswa bermasalah Rekap status mahasiswa yang telah ditangani 15. Monitoring penanganan mahasiswa bermasalah
dan melaporkan hasil
monitoring ke SBAK.
ULA Rekap hasil
penanganan Mahasiswa bermasalah Rekap hasil penanganan Mahasiswa bermasalah setelah monitoring 16. Mengajukan perubahan
mata kuliah (tambah/
kurang makul dari paket)
pada masa perubahan
makul 2 minggu sebelum
perkuliahan dimulai
selama 1 minggu, dengan mengisi SIA.
Jika Ya, lanjut ke langkah 17.
Jika Tidak, lanjut ke
langkah 18.
MHS Data Paket
Makul & Yang ditawarkan di SIA Data makul yang telah diajukan di SIA 17. Melakukan persetujuan (setuju/tidak, setuju/drop) perubahan mata kuliah di SIA dan update mata kuliah untuk mahasiswa yang telah mengajukan perubahan. WA Data makul yang telah diajukan di SIA Status Persetujuan Perubahan Makul di SIA
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran 18. Menerbitkan data nama
mahasiswa terdaftar dalam bentuk daftar hadir per
matakuliah berdasarkan
SIA selambat-lambatnya 1 hari sebelum perkuliahan di mulai. TU Data mahasiswa terdaftar aktif di SIA Data mahasiswa terdaftar aktif di SIA Selesai
a. 21.2.2 Sub Prosedur Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran
Mulai
1. Persiapan internal dan koordinasi dengan bank terkait SPC. BAAKP K Jadwal Pendaftaran Ulang Status Paket data makul, data biaya kuliah dan daftar penerima beasiswa 2. Pengumuman hasil ujian
penerimaan mahasiswa
baru (termasuk penerima beasiswa jika ada).
SBAK Hasil Rapat
Kelulusan
Aliran Proses Uraian PIC Masukan Keluaran Mulai Selesai 2. Mengumumkan hasil ujian 5. Menyerahkan Borang yang harus
diisi
3. Melengkapi syarat daftar ulang & melakukan pembayaran ke bank 1. Koordinasi persiapan 4. Mengecek kelengkapan persyaratan 6. Mengisi & menyerahkan kembali Borang yang
harus diisi
7. Menyerahkan NIM , tanda Lunas &
update sistem Lengkap? Ya Tidak 3. Melihat pengumuman, melengkapi seluruh berkas persyaratan pendaftaran ulang, melakukan pembayaran ke Bank dan menyerahkan bukti
setoran ke PAKET jika diperlukan.
MABA pengumuman Bukti Setor
jika
diperlukan & berkas kelengkapan
4. Mengecek kesesuaian
jumlah nominal setoran
dan kelengkapan
persyaratan pendaftaran ulang MABA.
Apabila tidak lengkap
atau kurang bayar,
kembali ke langkah 3. Apabila lengkap lanjut ke langkah 5. PAKET Persyaratan daftar ulang Status Kelengkapan syarat pendaftaran 5. Menyerahkan surat
perjanjian yang harus diisi MABA dan memproses
pemberian NIM dan
pencetakan tanda bukti
bayar jika diperlukan
berdasarkan bukti setor.
PAKET Status Kelengkapan syarat pendaftaran Bukti setor Bukti Bayar Lunas BO.5.2.7
6. MABA mengisi BO.5.2.7
dan menyerahkan
kembali borang yang
telah diisi dan
ditandatangani ke
PAKET.
MABA BO.5.2.7 BO.5.2.7
Telah diisi
7. Memberikan NIM &
menyerahkan Kuitansi
Tanda Bukti Pembayaran
ke Mahasiswa jika
diperlukan serta update data mahasiswa baru ke SIA.
PAKET BO.5.2.7
telah diisi diisi lengkap & bukti bayar lunas NIM Mhs Tanda bukti lunas pembayaran Selesai
8. Penyimpanan Dokumen dan Rekaman
No Dokumen/Rekaman Lokasi
Penyimpanan
Masa
Penyimpanan
1 Data Mahasiswa Terdaftar Aktif per semester SIA Tidak terbatas
2 Data Mahasiswa Terdaftar Aktif per makul SIA Tidak terbatas
