FAKULTI KEJURUTERAAN AWAM & ALAM SEKITAR UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA SENARAI TUGAS PENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44)

(1)

FAKULTI KEJURUTERAAN AWAM & ALAM SEKITAR UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

SENARAI TUGAS

PENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44)

1. Bertanggungjawab mengurus pentadbiran fakulti;

2. Bertanggungjawab mengurus pembangunan dan pengurusan sumber

manusia fakulti;

3. Bertanggungjawab mengurus kewangan dan aset fakulti;

4. Bertanggungjawab mengurus hal ehwal akademik program pasca siswazah

fakulti;

5. Bertanggungjawab mengurus hal ehwal akademik program pra siswazah

fakulti;

6. Bertanggungjawab mengurus hal ehwal keselamatan dan kesihatan

pekerjaan fakulti; dan,

(2)

SENARAI TUGAS

PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F29)

1. Merekabentuk, membangun, mentadbir, menyelenggara, memantau dan

mengemaskini isi kandungan Laman Web FKAAS dan yang berkaitan.

2. Mentadbir, memantau dan mengemaskini laman Sosial Rasmi FKAAS

3. Memantau dan mengurus emel rasmi Fakulti, Jabatan dan Pusat

4. Mengurus dan memantau Kemudahan ICT FKAAS

5. Merekabentuk dan menyediakan slide presentation bagi aktiviti rasmi FKAAS

dan yang berkaitan.

6. Membangun, menyelenggara, mengemaskini dan memantau Sistem yang

dibangunkan oleh FKAAS dan dengan kerjasama PTM

7. Mentadbir, menjana laporan dan menganalisis data berdasarkan akses yang

dibenarkan dan keperluan tambahan sistem-sistem yang dibangunkan oleh PTM.

8. Bertanggungjawab mengurus CCTV fakulti

(3)

SENARAI TUGAS

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27)

(UNIT AKADEMIK- PROGRAM SARJANA MUDA DAN SARJANA)

1. Bertanggungjawab mengurus kemasukan pelajar baru;

2. Bertanggungjawab mengurus penawaran kursus;

3. Bertanggungjawab mengurus pendaftaran kursus;

4. Bertanggungjawab mengurus pendaftaran kursus (kes khas);

5. Bertanggungjawab mengurus permohonan pengecualian/ perpindahan

kredit;

6. Bertanggungjawab mengurus peperiksaan akhir;

7. Bertanggungjawab mengurus permohonan penganugerahan;

8. Bertanggungjawab mengurus audit pengijazahan;

9. Bertanggungjawab mengurus penilaian pengajaran pensyarah;

10. Bertanggungjawab mengurus surat menyurat berkaitan pengurusan akademik dan hal ehwal pelajar; dan,

(4)

SENARAI TUGAS

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (KEWANGAN DAN ASET)

1. Bertanggungjawab mengurus pentadbiran kewangan fakulti;

2. Bertanggungjawab mengurus pembayaran fakulti dan Panjar Wang Runcit;

3. Bertanggungjawab mengurus penyediaan belanjawan fakulti;

4. Bertanggungjawab mengurus perolehan bekalan dan perkhidmatan fakulti;

5. Bertanggungjawab mengurus verifikasi dan pelupusan aset fakulti;

6. Bertanggungjawab mengurus hal ehwal keselamatan dan kesihatan

pekerjaan fakulti; dan,

(5)

SENARAI TUGAS

PEMBANTU TADBIR KANAN (N22)

1. Bertanggungjawab mengurus cuti staf;

2. Bertanggungjawab menyemak kertas kerja program staf dan pelajar;

3. Bertanggungjawab mengendalikan urusan pergerakan staf dan kebenaran

meninggalkan pejabat;

4. Bertanggungjawab dalam hal ehwal pentadbiran pejabat :

 Menyimpan kunci peti kunci pejabat serta merekod pergerakan kunci pejabat;

 Menyediakan maklumat Laporan Tahunan;

 Menjalankan audit stor alat tulis pejabat sekurang-kurangnya 3 kali setahun (Mac, Jun dan September);

 Menyediakan senarai peralatan dan rekod penyelenggaraan pejabat;  Mengurus permohonan pelupusan aset pejabat;

 Memastikan simpanan borang-borang fakulti/ universiti mencukupi dan terkini di pejabat.

5. Bertanggungjawab mengurus perolehan peralatan dan bekalan pejabat;

6. Membantu mengurus pengambilan staf akademik dan staf sambilan;

7. Membantu mengurus cuti belajar staf;

8. Membantu mengurus kenaikan pangkat staf;

9. Bertanggungjawab mengurus surat menyurat berkaitan pentadbiran;

10. Bertanggungjawab membantu mengurus lawatan pihak luar;

11. Bertanggungjawab membantu mengurus penyediaan anggaran perjawatan

staf;

(6)

SENARAI TUGAS

PEMBANTU TADBIR (N17)

(PENTADBIRAN DAN PEMESYUARATAN)

1. Bertanggungjawab mengurus sistem fail induk fakulti;

2. Bertanggungjawab menyediakan surat menyurat pentadbiran dan urusetia

mesyuarat jawatankuasa peringkat fakulti dan jabatan;

3. Bertanggungjawab memaklumkan semua pekeliling, iklan dan maklumat

kepada staf;

4. Bertanggungjawab mengurus pendaftaran aset, inventori dan

penyelenggaraan ke dalam Sistem FAMS;

5. Bertanggungjawab mengurus verifikasi dan pelupusan aset fakulti;

6. Bertanggungjawab mengurus penempatan staf fakulti;

7. Bertanggungjawab mengurus surat panggilan temubual staf;

8. Bertanggungjawab mengurus kemudahan dan kebajikan staf fakulti;

9. Bertanggungjawab menyediakan maklumat Laporan Tahunan;

10. Bertanggungjawab membantu mengurus aduan fakulti; dan,

(7)

SENARAI TUGAS

(PENGAJIAN SISWAZAH DAN PENTADBIRAN)

1. Bertanggungjawab mengurus permohonan kemasukan pelajar pasca

siswazah;

2. Bertanggungjawab mengurus pendaftaran kursus;

3. Bertanggungjawab mengurus pengumpulan kertas soalan peperiksaan;

4. Bertanggungjawab mengurus surat menyurat dan urusetia mesyuarat

berkaitan pasca siswazah;

5. Bertanggungjawab mengurus penilaian pelajar pasca siswazah;

6. Bertanggungjawab mengurus penilaian pengajaran pensyarah;

7. Bertanggungjawab mengurus serahan tesis dan pencalonan panel

pemeriksa;

8. Bertanggungjawab mengurus penempatan Latihan Industri pelajar

IPTA/IPT luar; dan,

(8)

SENARAI TUGAS

(AKADEMIK DAN HAL EHWAL PELAJAR)

1. Bertanggungjawab mengurus persediaan kemasukan pelajar baru;

2. Bertanggungjawab mengurus permohonan penganugerahan;

3. Bertanggungjawab mengurus peperiksaan akhir;

4. Bertanggungjawab membantu mengurus permohonan pengecualian/

perpindahan kredit;

5. Bertanggungjawab mengurus surat-surat berkaitan akademik :

 Permohonan lawatan dan projek pelajar;  Ketidakhadiran kuliah;

 Surat pelantikan Penasihat Akademik.

6. Bertanggungjawab membantu mengurus pendaftaran kursus;

7. Bertanggungjawab membantu mengurus penilaian pengajaran pensyarah;

8. Bertanggungjawab membantu mengurus audit pengijazahan; dan,

(9)

SENARAI TUGAS

PEMBANTU OPERASI (N11)

1. Bertanggungjawab mengurus surat fakulti;

2. Bertanggungjawab mengurus keperluan bekalan stor fakulti;

3. Bertanggungjawab mengurus keselamatan dan kekemasan pejabat;

4. Bertanggungjawab memastikan peralatan pejabat dalam keadaan baik dan

sedia untuk digunakan;

5. Bertanggungjawab mengurus paparan notis dan maklumat fakulti;

6. Bertanggungjawab membantu mengurus borang-borang di fakulti;

7. Bertanggungjawab membantu mengurus keperluan bekalan stor fakulti;

8. Bertanggungjawab mengurus percetakan; dan,

(10)

SENARAI TUGAS

SETIAUSAHA PEJABAT (N27) (DEKAN)

1. Bertanggungjawab menerima, merekod dan mengurus surat keluar dan

masuk Dekan;

2. Bertanggungjawab mengatur temujanji Dekan;

3. Bertanggungjawab membuat dan menerima panggilan telefon Dekan;

4. Bertanggungjawab membuat tuntutan perjalanan Dekan;

5. Bertanggungjawab mengurus mesyuarat Dekan;

6. Bertanggungjawab mengurus cuti dan pergerakan Dekan;

7. Bertanggungjawab mengurus fail sulit fakulti;

8. Bertanggungjawab merekod semua surat masuk;

9. Bertanggungjawab mengurus fail mesyuarat jawatankuasa Dekan dan

Ketua Pusat Kecemerlangan (AMMC dan CEIES); dan, 10. Tugas-tugas lain yang diarah dari semasa ke semasa.

(11)

SENARAI TUGAS

SETIAUSAHA PEJABAT (N27) (TIMBALAN DEKAN)

1. Bertanggungjawab menerima, merekod dan mengurus surat keluar dan

masuk Timbalan Dekan;

2. Bertanggungjawab mengatur temujanji Timbalan Dekan;

3. Bertanggungjawab membuat dan menerima panggilan telefon Timbalan

Dekan;

4. Bertanggungjawab membuat tuntutan perjalanan Timbalan Dekan;

5. Bertanggungjawab mengurus mesyuarat Timbalan Dekan;

6. Bertanggungjawab mengurus cuti dan pergerakan Timbalan Dekan;

7. Bertanggungjawab mengurus fail mesyuarat jawatankuasa Timbalan Dekan

dan Ketua Pusat Kecemerlangan (ADTEC);

8. Bertanggungjawab mengurus lawatan pihak luar; dan,

(12)

SENARAI TUGAS

PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (F29)

1. Bertanggungjawab mengurus laman web fakulti;

2. Bertanggungjawab mengurus email staf dan fakulti;

3. Bertanggungjawab menyediakan spesifikasi perolehan peralatan IT;

4. Bertanggungjawab mengumpul maklumat dan merekabentuk bahan-bahan

promosi dan penerbitan fakulti;

5. Bertanggungjawab mengurus hal-hal multimedia dan ICT fakulti;

6. Bertanggungjawab menyediakan keperluan ICT semasa mesyuarat/

bengkel;

7. Bertanggungjawab menyenggara kemudahan ICT fakulti;

8. Bertanggungjawab membangunkan sistem yang sesuai untuk fakulti;

9. Bertanggungjawab mengumpul serta mengemaskini data dan maklumat

staf;

10. Bertanggungjawab menyediakan data dan analisis penyertaan kursus staf;

11. Bertanggungjawab menyediakan maklumat Laporan Tahunan; dan,

(13)

SENARAI TUGAS

PEMBANTU AKAUNTAN (W17)

1. Bertanggungjawab mengurus kewangan fakulti;

2. Bertanggungjawab mengurus permohonan tuntutan staf dan pelajar;

3. Bertanggungjawab mengurus perolehan fakulti;

4. Bertanggungjawab mengurus fail kewangan fakulti;

5. Bertanggungjawab mengurus pembayaran fakulti;

6. Bertanggungjawab merekod dan menyelenggara buku vot;

7. Bertanggungjawab menyediakan laporan bulanan dan penyesuaian; dan,