BAB 2
GAMBARAN UMUM OBJEK
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Panca Sona adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa bordir di Indonesia, yang didirikan pada tanggal 27 Juni 2003. Perusahaan tersebut adalah perusahaan bordir pertama yang menggunakan teknologi canggih dalam upaya untuk mencapai kualitas terbaik. Dalam menghadapi persaingan global, PT. Panca Sona memilih lokasi pabrik yang sangat strategis yang dapat ditempuh dalam waktu 10 menit dari Bandara Soekarno Hatta. Sejarah berdirinya PT. Panca Sona adalah berkembangnya permintaan embroidery dan banyaknya design-design bordir yang tidak sanggup ditangani di Indonesia selama ini, maka dari itu PT.Panca Sona didirikan untuk menjawab masalah ini. PT. Panca Sona berkomitmen untuk selalu tanggap dan cepat untuk menindak lanjuti kritik dari setiap pelanggan-pelanggan. Dalam waktu yang singkat sejak berdirinya, PT. Panca Sona telah mendapatkan kepercayaan dari beberapa perusahaan garment terkemuka di Indonesia diantaranya PT. Pan Brothers Tbk, PT. Tri Golden Wisesa, PT. Uni Enlarge Industrial Indonesia, dan PT. Raja Brana. Produk-produk PT. Panca Sona tersebar ke mancanegara seperti Jerman, Italia, Belgia, Amerika, dan Inggris. Selain itu juga PT. Panca Sona mendapat dukungan penuh dari salah satu perusahaan benang bordir internasional yaitu PT. Coats Indonesia, oleh karena itu PT. Panca Sona akan memberikan desain bodir dengan standar internasional
PT. Panca Sona memiliki mesin-mesin terbaik yang dilengkapi dengan teknologi terbaru yakni yang dikenal dengan Barudan Networking System. Sistem jaringan yang digunakan oleh PT. Panca Sona mempermudah kompleksitas dalam mengatur dan mengontrol sebuah pabrik bordir dengan menggunakan software dan adapter jaringan. Sejak PT Panca Sona menghubungkan semua mesin bordirnya dengan menggunakan sistem jaringan, PT. Panca Sona dianugerahi "The first embroidery factory in Indonesia using Barudan” oleh PT. BARUDAN INDONESIA (selaku distributor tunggal untuk mesin bordir Barudan).
Dengan didukung oleh karyawan dan staff yang memiliki keahlian dan pengalaman, sistem pekerjaan yang terorganisasi dan pengendalian kualitas yang ketat, PT. Panca Sona siap untuk memberikan kualitas bordir yang terbaik dengan pengiriman yang tepat waktu kepada para pelanggan. Dan untuk memuaskan pelanggan, PT. Panca Sona memiliki tim distribusi yang solid, sehingga pengiriman barang akan terjamin.
Untuk menggambarkan kondisi bisnis PT. Panca Sona ini, dapat dijelaskan melalui analisis Porter pada gambar 2.1.
Pendatang Baru Potensial Pemasok Pembeli Pesaing Substitusi Ancaman Kekuatan Tawar Ancaman Kekuatan Tawar • PT. Dwitama • PT. Pan Brothers Tbk. • PT. Tri Golden Wisesa • PT. Uni Enlarge Industrial
Indonesia • PT. Raja Brana • PT. Kemilau • PT. Fercons • PT. Coats Indonesia • PT. Barudan Indonesia • Produk Sablonan
2.2 Analisis Porter PT. Panca Sona
Keterangan :
1. Pendatang Baru
Pendatang baru tentu saja dapat memberikan ancaman yang serius bagi perusahaan karena pendatang baru tersebut memiliki kesempatan untuk mendapatkan laba yang tinggi. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kelebihan kapasitas produksi yang kronis, penurunan harga, penurunan penghasilan bagi perusahaan.
2. Pengganti / Substitusi
Segmen ini menjadi tidak menarik karena terdapat substitusi produk yang aktual atau potensial. Substitusi membatasi harga dan laba. Perusahaan harus memantau secara dekat trend harga produk substitusi. Jika kemajuan teknologi atau persaingan meningkat di industri substitusi tersebut, harga dan laba dalam segmen ini cenderung akan menurun.
3. Kekuatan Pembeli
Para pembeli tidak dapat menurunkan kemampuan PT. Panca Sona dalam menghasilkan laba yang besar. Para pembeli tidak dapat membayar harga serendah mungkin untuk memperoleh barang / jasa karena harga yang ditawarkan oleh PT. Panca Sona adalah harga yang pasti.
4. Kekuatan Pemasok
Untuk kelancaran operasional perusahaan, kebutuhan PT. Panca Sona akan benang bordir dipasok oleh PT. Coats Indonesia dan untuk mesin bordir dipasok oleh PT. Barudan Indonesia. Disini para pemasok tersebut cenderung menjadi kuat karena mereka terkonsentrasi atau terorganisasi karena terdapat sedikit substitusi, produk yang dipasok merupakan input yang penting bagi PT. Panca Sona.
5. Pesaing – pesaing Industri
PT. Kemilau dan PT. Fercons merupakan pesaing bagi PT. Panca Sona karena merupakan perusahaan yang bergerak di bidang embroidery dan memiliki segmen pasar yang sama dengan PT. Panca Sona. Hanya saja perusahaan PT. Panca Sona lebih unggul dalam hal mesin yang berteknologi tinggi dan lebih canggih dibanding perusahaan pesaing. Segmen ini menjadi tidak menarik jika telah memiliki pesaing yang banyak, kuat atau agresif. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya penambahan kapasitas produksi pabrik perusahaan secara besar – besaran, peningkatan biaya tetap perusahaan karena adanya perang harga dan perang pengenalan produk baru diantara perusahaan dan pesaing.
2.3 Struktur Organisasi
Semakin berkembangnya perusahaan dan meningkatnya kegiatan perusahaan menyebabkan berkurangnya kemampuan dari manajemen untuk memonitor seluruh jalannya operasi perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan struktur organisasi untuk menciptakan sistem koordinasi yang dapat membantu tercapainya
tujuan perusahaan dan penempatan orang-orang yang tepat sehingga dapat menjamin kelestarian hidup perusahaan. Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan operasi perusahaan tersebut. Struktur organisasi PT. Panca Sona merupakan struktur organisasi fungsional. Hal ini dapat dilihat pada semua kegiatan yang memiliki fungsi yang sama dikelompokkan dalam suatu bagian atau divisi. Pimpinan tertinggi PT. Panca Sona dipegang langsung oleh pemilik (owner) perusahaan tersebut yang bertindak sebagai direktur perusahaan dan sekaligus sebagai pengawas perusahaan. Sedangkan pelaksanaan kegiatan perusahaan dipimpin oleh seorang kepala masing-masing bagian yang bersangkutan. Struktur organisasi pada PT. Panca Sona dapat dilihat pada gambar 2.2.
Tanggung jawab dan tugas masing-masing bagian telah ditetapkan sesuai dengan jabatan dan fungsi utama masing-masing, yaitu sebagai berikut :
1. Pemilik (owner)
Pemilik merupakan jabatan tertinggi perusahaan dengan wewenang dan tanggung jawab terbesar. Pemilik (owner ) PT. Panca Sona merangkap langsung sebagai Direktur yang bertugas dan bertanggung jawab antara lain sebagai berikut :
• Menentukan tujuan perusahaan, kebijakan umum dan peraturan perusahaan. • Memimpin perusahaan dan mengkoordinasikan semua divisi yang ada di
perusahaan.
• Menetapkan berbagai kebijakan perusahaan
• Mengawasi kegiatan operasional dan manajemen perusahaan agar berjalan dengan baik.
• Mengesahkan kebijaksanaan operasional perusahaan.
2. Manajer Marketing
Manajer Marketing memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain :
• Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan strategi pemasaran dan penjualan jangka panjang.
• Merencanakan strategi perusahaan untuk meningkatkan pemasukan perusahaan dengan meningkatkan target pasar.
• Bertanggung jawab kepada direktur terhadap kualitas dan kuantitas pemasaran dan penjualan.
• Menentukan kebijaksanaan harga dan perubahan harga serta syarat-syarat penjualan guna mencapai keuntungan yang maksimum.
• Menyusun kebijaksanaan pengelolaan dan pemasaran atas produk yang dijual. • Memelihara hubungan baik dengan para pelanggan dan mempelajari
keluhan-keluhan pelanggan.
• Menjamin kelancaran proses penyampaian barang hasil produksi kepada pelanggan.
• Mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dibawah manajer pemasaran. Bagian-bagian yang berada dibawah manajer pemasaran memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
• Bertanggung jawab pada manajer pemasaran dalam melaksanakan tugas sehari-harinya.
• Mencatat dan memberikan laporan penjualan yang telah dicapai secara rutin, baik berupa biaya promosi, dan omset penjualan.
• Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) dan menganalisa kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk produksi.
• Memenuhi permintaan contoh atau sample.
• Melayani dan memberi informasi produk pada pelanggan dan menindak lanjuti setiap pemesanan produk.
3. Manajer Finance & Accounting
Tugas dan tanggung jawab Manajer Finance & Accounting adalah sebagai berikut : • Mengawasi dan mengepalai staf administrasi dan keuangan dalam mengatur
aliran uang dalam perusahaan baik untuk urusan internal maupun eksternal. • Bertanggung jawab kepada Direktur dalam hal keuangan perusahaan.
• Menganalisa laporan keuangan dari bagian-bagian yang dibawahinya untuk dijelaskan lebih lanjut kepada Direktur.
• Menjamin terselenggaranya pengendalian intern yang baik. • Melakukan penagihan atas piutang yang sudah jatuh tempo.
• Bertanggung jawab kepada Direktur mengenai biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan baku.
• Memperkirakan jumlah pembelian bahan baku untuk keperluan produksi. • Mencatat pembelian setiap bahan baku untuk pembuatan laporan pembelian
• Mengkoordinasikan semua aktivitas pembelian bahan baku agar selalu tersedia sehingga tidak menghambat proses produksi.
• Membuat laporan pembelian secara periodik
4. Manajer Produksi
Tugas dan tanggung jawab Manajer Produksi antara lain sebagai berikut :
• Bertanggung jawab terhadap pengembangan mengenai jalannya produksi beserta hasil produksi.
• Menetapkan target produksi.
• Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan produksi.
• Melakukan pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan produksi.
• Mengawasi dan menjamin staff pengendalian kualitas dalam melakukan pemeriksaan bahan masuk, selama produksi serta barang jadi sebelum dikirim.
• Menentukan sistem kualitas kontrol yang efektif
5. Manajer HRD
HRD (Human Resource Department) merupakan divisi yang diperuntukkan melakukan perekrutan dan pelatihan bagi calon karyawan. Tugas dan tanggung jawab Manajer HRD antara lain sebagai berikut :
• Melakukan analisis jabatan
• Menyeleksi para calon pekerja
• Memberikan orientasi dan pelatihan bagi karyawan baru • Menata-olah upah dan gaji
• Menyediakan insentif dan kesejahteraan • Menilai kinerja
• Melakukan pelatihan dan pengembangan tenaga kerja • Membangun komitmen karyawan
6. Manajer Information Technology (IT)
• Mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah
• Menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi perusahaan
• Membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan perusahaan
• Mengidentifikasikan aplikasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan dan menugaskan staff yang bertanggung jawab atas penerapan aplikasi tersebut
• Menentukan jumlah dan lokasi pusat data
• Membuat spesifikasi standar perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan oleh perusahaan
• Menyediakan informasi pemecahan masalah bagi para manajer puncak. • Menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer punca
2.4 Sistem Produksi
PT . Panca Sona menjalankan 5 kegiatan utama dalam sistem produksi yaitu : 1. Networking System
Networking System merupakan suatu sistem yang digunakan PT. Panca Sona untuk mempermudah kompleksitas dalam mengatur dan mengontrol sebuah pabrik bordir dengan menggunakan software dan adapter jaringan. Bar Chart Production Activity dari Networking System dapat dilihat pada gambar 2.3 dibawah ini.
Gambar 2.3 Bar Chart Production Activity dari Networking system
2. Punching Centre
Untuk membantu pelanggan dan untuk memastikan agar kualitas bordir yang terbaik dapat dicapai, PT. Panca Sona menyediakan fasilitas pendukung secara penuh untuk bagian Punching , termasuk digitalisasi dan edit desain yang dapat dilihat pada gambar 2.4 berikut ini. Punching Centre dilengkapi dengan 2 unit
punching, termasuk 1 unit software, Barudan Sampling Machine (12 heads, 9
Gambar 2.4 Punching Centre
3. Production
Production adalah kegiatan operasional yang dilakukan oleh sejumlah orang untuk menghasilkan produk dengan bantuan alat produksi dan mesin produksi. Aktivitas produksi mengutamakan untuk menciptakan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kriteria kualitas yang baik, harga produksi yang murah dan mampu untuk mengirim produk ke pelanggan tepat waktu. Divisi produksi pada PT. Panca Sona, dilengkapi dengan 16 unit mesin Barudan yakni merupakan model terbaru dimana semua mesin terhubung dengan Barudan Networking System dan 5 unit mesin Tajima. Mesin embroidery yakni Barudan Machine
Gambar 2.5 Barudan Machine
4. Quality Control
Quality menurut American Society for Quality Control merupakan totalitas bentuk dan karakteristik barang atau jasa yang menunjukkan kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan yang tampak jelas maupun yang tersembunyi. Oleh karena itu untuk mencapai kepuasan pelanggan, PT. Panca Sona memakai tim pengendalian kualitas yang terbaik dalam menghasilkan produk yang diinginkan pelanggan, seperti yang dapat dilihat pada gambar 2.6 berikut ini.
Gambar 2.6 Divisi Quality Control
5. Finishing
Untuk mencapai tujuannya, PT. Panca Sona memiliki tim finishing terbaik Setelah finishing dilakukan, pekerjaan dialihkan kepada Distribution Team
dimana mereka bertugas dalam pendistribusian barang kepada pelanggan, untuk itu PT. Panca Sona memiliki tim distribusi yang solid, sehingga pengiriman akan terjamin. Finishing ini dapat dilihat pada gambar 2.7 dibawah ini.
2.5 Lokasi dan Layout Pabrik
PT. Panca Sona yang berlokasi di Jl. Marsekal Surya Dharma. Pergudangan Bandara Mas. Blok F.26, kelurahan Kedaung Wetan, kecamatan Neglasari, Tangerang Banten 15127 dimana PT. Panca Sona memiliki lokasi pabrik yang sangat strategis yang dapat ditempuh dalam waktu 10 menit dari Bandara Soekarno Hatta.Dua peta alternatif jalan menuju pabrik PT. Panca Sona dapat dilihat pada gambar 2.8 dan gambar 2.9.
Gambar 2.9 Peta Alternatif 2 PT. Panca Sona
2.6 Perencanaan Produk
Seperti yang telah diketahui bahwa PT. Panca Sona merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa bordir di Indonesia, oleh karena itu PT. Panca Sona menyediakan service jasa bordir dalam berbagai bidang, antara lain :
• Bidang pakaian jadi / Sandang : Gaun Wanita, Kemeja, Celana, Jaket, Pakaian olah raga, dan lain-lain
• Tas, Dompet, Ban Pinggang.
• Sarung Tangan, Topi, Selendang, Dasi, Sapu Tangan, Mukenah (pakaian Muslim/Muslimah), selimut, Handuk, Penutup Kasur (Bed Cover).
• Jenis Bahan yang dikerjakan: Kain Denim (Jeans), Rayon, Polyester, Katun, Linen, Kulit, kain bahan Plastik, dan lain-lain.
Sebelum produk diproduksi, bagian Pemasaran melakukan survei, survei yang dilakukan ini guna untuk memperoleh data mengenai biaya produksi, keuntungan yang direncanakan, jumlah permintaan, potensi pasar, competitor serta kebijakan ekonomi.
Hasil survei bagian Pemasaran akan menjadi informasi bagi bagian Akuntansi dan Keuangan dalam hal ini adalah bagian pembelian bahan baku untuk membeli bahan baku benang sesuai dengan corak dan warna yang diinginkan pelanggan. Selanjutnya bagian Produksi akan melakukan produksi sesuai dengan informasi dari bagian Pemasaran dan setelah menerima bahan baku dari bagian Pembelian Bahan Baku dalam hal ini dilakukan oleh bagian Accounting and Finance Division. Tetapi sebelum diserahkan ke bagian Produksi, bagian Pemasaran terlebih dahulu melakukan design
bordir atau yang dikenal dengan sebutan design digitizing and editing sesuai dengan yang diinginkan pelanggan, dimana design bordir ini dilakukan oleh Punching Centre.
2.7 Machine, Facility and Workers • Embroidery Machine :
Jumlah mesin bordir yang dimiliki oleh PT. Panca Sona dapat dilihat dalam tabel 2.1 berikut ini.
Tabel 2.1 Daftar Embroidery Machine
1. EMBROIDERY MACHINE “BARUDAN” 16 UNIT (20 HEAD JUMBO SIZE, BEDS SERIES) 2. Embroidery Machine “Barudan” 6 Unit (12 Head Jumbo Size, BEDS series)
3. Embroidery Machine “Barudan” 1 Unit (18 Head Jumbo Size, BEDS series) 4. Embroidery Sample Machine “Barudan” 1 Unit (4 Head Jumbo Size, BEDS series)
Total Embroidery Machine 24 Unit
Sumber : Data Perusahaan, (2006)
• Supporting Facility :
Fasilitas pendukung pada PT. Panca Sona dapat dilihat dalam tabel 2.2 berikut ini.
Tabel 2.2 Daftar Supporting Facility
1. LASER CUT MACHINE “BARUDAN” 1 UNIT (1 HEAD) 2. Laser Cut Machine “King Laser” 1 Unit (2 Head) 3. Hydrolic Die Cut 1 Unit
4. Needle Detector “Hasima” 1 Unit 5. Thread Rolling Machine 1 Unit 6. Punching Computer 3 Unit 7. Server Computer 1 Unit 8. Embroidery LAN Network 15 Unit Sumber : Data Perusahaan (2006)
• Workers :
Daftar jumlah workers atau para tenaga kerja yang bekerja pada PT. Panca Sona dapat dilihat dalam tabel 2.3 berikut ini.
Tabel 2.3 Daftar Workers
1. NUMBER OF OPERATORS 150 PERSON
2. Staff 20 Person
3. Production Supervisor 15 Person
4. Mechanic 3 Person
5. Finishing & Quality Control 50 Person Sumber : Data Perusahaan, (2003)
2.8 Sistem Hari Kerja Perusahaan
Hari kerja adalah jadwal hari dimana pada PT. ITS ini pekerjaan dilakukan dengan sistem kerja seperti yang dapat di lihat dalam tabel 2.4 dibawah ini.
Tabel 2.4 Sistem Kerja PT. Panca Sona SISTEM KERJA PT. PANCA SONA
Staff Jam kerja
Operator Shift 1 Æ 7:00 – 15:00
Shift 2 Æ 15:00 – 23:00
Shift 3 Æ 23:00 – 7:00
Supervisor Produksi Shift 1 Æ 7:00 – 19:00
Shift 2 Æ 19:00 – 7:00
Produksi 8:00 – 16:00
HRD 8:00 – 16:00
Marketing 8:00 – 16:00 Administrasi 8:00 – 16:00 Sumber : Data Perusahaan, (2006)
2.9 Sistem yang sedang berjalan
Sistem kerja yang diterapkan di PT. Panca Sona adalah berdasarkan “make to order”, artinya perusahaan akan memproduksi suatu produk jika mendapatkan permintaan dari pelanggan. Informasi pelanggan ini berasal dari bagian pemasaran. Oleh bagian pemasaran data pesanan diolah untuk membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang nantinya akan dikirim kebagian produksi. Bagian pemasaran juga akan menginformasikan kepada bagian pembelian bahan baku untuk melakukan pemesanan pembelian bahan baku. Jumlah pemesanan bahan baku ini ditentukan dengan
mempertimbangkan kebutuhan produksi dengan tujuan untuk mengurangi penumpukan bahan baku. Setelah manajer bagian produksi memperoleh Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut maka barulah kegiatan produksi dapat dimulai.
2.10 Penempatan Pegawai di PT. Panca Sona
Proses penempatan pegawai di PT. Panca Sona. terbagi atas 2 bagian yaitu penempatan pegawai baru dan penempatan pegawai lama. Untuk penempatan pegawai baru langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:
• Manager menentukan posisi, jumlah orang, dan kriteria yang diinginkan ke HRD. • HRD membuat iklan kemudian para pelamar diseleksi melalui test tertulis dan
wawancara.
• Pilih pelamar yang terbaik sesuai jumlah yang dibutuhkan.
Untuk penempatan pegawai lama, langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:
• Pegawai lama diangkat sesuai dengan bagian tempat ia bekerja.
• Pegawai tersebut naik ke posisi yang lebih tinggi berdasarkan promosi dari atasan.
