Pemrosesan Transaksi : Pengendalian Dan Dokumentasi PERTEMUAN 3 Darmansyah HS AKUNTANSI FEB UEU

(1)

Pemrosesan Transaksi : Pengendalian Dan Dokumentasi

(2)

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

(3)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

Ancaman terhadap SIA:

•

Salah satu ancaman yang dihadapi

perusahaan adalah kehancuran

karena bencana alam dan politik,

seperti :

–

Kebakaran atau panas yang berlebihan

–

Banjir, gempa bumi

(4)

Pengendalian

Ancaman terhadap SIA:

•

Ancaman kedua bagi perusahaan

adalah kesalahan pada software dan

tidak berfungsinya peralatan, seperti :

–

Kegagalan hardware

–

Kesalahan atau terdapat kerusakan pada

software, kegagalan sistem operasi,

gangguan dan fuktuasi listrik.

(5)

Pengendalian

Ancaman terhadap SIA:

•

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah

tindakan yang tidak disengaja, seperti :

–

Kecelakaan yang disebabkan

kecerobohan manusia

–

Kesalahan tidak disengaja karen teledor

–

Kehilangan atau salah meletakkan

–

Kesalahan logika

(6)

Pengendalian

Ancaman terhadap SIA:

•

Ancaman keempat yang dihadapi

perusahaan adalah tindakan

disengaja, seperti :

–

sabotase

–

Penipuan komputer

(7)

Pengendalian

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

• Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.

• _{Oleh karena LAN dan sistem klien/server} mendistribusikan data ke banyak pemakai,

mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.

• WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal

(8)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

Apakah defnisi dari pengendalian internal itu ?

Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk

(9)

Pengendalian

• Apakah pengendalian manajemen itu ?

• _{Pengendalian manajemen encompasses the} following three features:

1 It is an integral part of management responsibilities.

2 It is designed to reduce errors, irregularities, and achieve organizational goals.

(10)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

•

Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang

digunakan dalam sistem pengendalian

internal dan pengendalian manajemen

mungkin dikelompokkan menggunakan

empat kelompok pengendalian internal

berikut ini:

1 Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif 2 Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi 3 Pengendalian Administrasi dan Pengendalian

Akuntansi

(11)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

The Foreign Corrupt Practices Act

• _{Pada tahun 1977, gelombang keterkejutan}

berkumandang di seluruh profesi akuntansi ketika kongres memasukkan bahasa dari standar AICPA ke dalam Foreign Corrupt Practices Act.

• _{Tujuan utama dari undang-undang ini adalah} mencegah penyuapan atas para pejabat luar negeri untuk mendapatkan bisnis.

• _{Akan tetapi, pengaruh yang siknifkan dari}

(12)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

Committee of Sponsoring Organizations

•

The Committee of Sponsoring

Organizations (COSO) adalah kelompok

sektor swasta yang terdiri dari 5

organisasi, antara lain :

1 American Accounting Association

2 American Institute of Certifed Public

Accountants

3 Institute of Internal Auditors

(13)

Pengendalian

• _{Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan hasil} penelitian untuk mengembangkan defnisi

pengendalian internal dan memberikan petunjuk untuk mengevaluasi sistem pengendalian

internal.

• _{Laporan tersebut telah diterima secara luas}

(14)

Pengendalian

• _{Penelitian COSO mendefnisikan pengendalian} internal sebagai proses yang

diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut :

– _{Efektiftas dan efsiensi operasional organisasi} – _{Keandalan pelaporan keuangan}

– _{Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang}

(15)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

•

Lima komponen model pengendalian

internal COSO yang saling

berhubungan

1 Lingkungan pengendalian

2 Aktivitas pengendalian

3 Penilaian resiko

(16)

Pengendalian

Penelitian oleh Information Systems Audit and Control Foundation

• _{Information Systems Audit and Control}

Foundation (ISACF) mengembangkan Control

Objectives for Information and related Technology (COBIT).

• _{COBIT, yang mengkosolidasi standar dari 36} sumber berbeda ke dalam satu kerangka,

memiliki dampak yang besar atas profesi sistem informasi.

• _{Kerangka tersebut menangani isu pengendalian} berdasarkan 3 poin atau dimensi yang

(17)

Tinjauan Menyeluruh Konsep

Pengendalian

1 Tujuan bisnis. Untuk memenuhi tujuan bisnis, Informasi harus sesuai dengan kriteria yang disebut COBIT sebagai persyaratan bisnis atas informasi.

2 Sumber daya-sumber-daya IT, yang termasuk didalamnya adalah orang, sistem aplikasi,

teknologi, fasilitas, dan data.

3 Proses IT, yang dipecah ke dalam empat bidang, yaitu: perencanaan dan organisasi, proses

(18)

Lingkungan Pengendalian

•

Komponen pertama dari model

pengendalian internal COSO adalah :

lingkungan pengendalian.

•

Lingkungan pengendalian terdiri dari

faktor-faktor berikut ini :

1 Komitmen atas integritas dan nilai-nilai

etika

2 Filosof pihak manajemen dan gaya

beroperasi

(19)

Lingkungan Pengendalian

4 Badan audit dewan komisaris

5 Metode untuk memberikan otoritas dan

tanggung jawab

6 Kebijakan dan praktik-praktik dalam

sumber daya manusia

(20)

Aktivitas Pengendalian

•

Komponen kedua dari model

pengendalian internal COSO adalah

kegiatan-kegiatan pengendalian.

•

Secara umum, prosedur-prosedur

pengendalian termasuk dalam satu

dari lima kategori berikut ini :

1 Otorisasi transaksi dan kegiatan yang

memadai

(21)

3 Desain dan penggunaan dokumen serta

catatan yang memadai

4 Penjagaan aset dan catatan yang

memadai

(22)

Otorisasi Transaksi dan Kegiatan yang Memadai

• Authorization is the empowerment management gives employees to perform activities and make decisions.

• _{Digital signature}_{or fngerprint is a means of} signing a document with a piece of data that cannot be forged.

(23)

Aktivitas Pengendalian

Pemisahan Tugas

• _{Pengendalian internal yang baik mensyaratkan} bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak.

• _{Seorang pegawai seharusnya tidak berada dalam} posisi untuk melakukan penipuan dan

(24)

Pemisahan Tugas

Fungsi-Fungsi Penyimpanan Menangani kas, Memelihara tempat penyimpanan persediaan,

Menerima cek yang masuk dari Pelanggan, Menerima cek lewat surat

Fungsi-Fungsi Pencatatan

Mempersiapkan dokumen sumber Memelihara catatan jurnal

Mempersiapkan rekonsiliasi Mempersiapkan laporan kinerja

Fungsi Otorisasi

(25)

Aktivitas Pengendalian

• _{Apabila dua dari ketiga fungsi tersebut}

merupakan tanggung jawab satu orang maka akan muncul masalah.

• _{Pemisahan tugas mencegah pegawai dari}

memalsukan catatan in order to conceal theft of assets entrusted to them.

(26)

Pemisahan tugas mencegah pegawai memalsukan catatan untuk menutupi transaksi yang tidak

diotorisasi secara layak. Segregation of duties prevents an employee from falsifying records to

(27)

Aktivitas Pengendalian

Desain dan Penggunaan Dokumen serta Catatan yang Memadai

• _{Desain dan penggunaan catatan yang memadai} membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan.

(28)

Desain dan Penggunaan Dokumen serta Catatan yang Memadai

• _{Prosedur-prosedur berikut ini menjaga aset} pencurian, penggunaan tanpa otorisasi, dan vandalisme:

– Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif

– _{Memelihara catatan aset, termasuk informasi,} secara akurat

(29)

Aktivitas Pengendalian

Penjagaan Aset dan Pencatatan yang Memadai

•

Apakah yang dapat digunakan untuk

mengamankan aset?

– _{Mesin kas}

– _{Lemari besi, kotak uang} – _{Kotak pengaman simpanan} – _{Area penyimpanan tahan api} – _{Mengendalikan lingkungan}

(30)

Pemeriksaan Independen atas Kinerja

(31)

Aktivitas Pengendalian

Berbagai jenis pemeriksaan independen adalah: – _{Rekonsiliasi dua rangkaian catatan yang}

dipelihara secara terpisah

– Perbandingan jumlah aktual dengan yang dicatat

(32)

•

Terdapat lima jumlah total batch

yang dipergunakan dalam sistem

komputer, yaitu :

1 Jumlah total keuangan.

(33)

3 Jumlah catatan adalah jumlah dokumen yang diproses.

4 Jumlah baris adalah jumlah baris data yang dimasukkan.

5 Uji kesesuaian baris dan kolom. Banyak lembar kerja yang memiliki jumlah total baris dan

kolom. Uji ini akan membandingkan jumlah total dari setiap jumlah dalam baris, dengan jumlah total dari setiap jumlah dalam kolom, untuk

(34)

Penilaian Resiko

• Komponen ketiga dari model pengendalian internal COSO adalah Penilaian resiko.

• Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

– _{strategis — melakukan hal yang salah}

– _{Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi}

dengan cara yang salah

– _{Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan,}

pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat

– _{informasi — menerima informasi yang salah atau tidak}

(35)

Penilaian Resiko

•

Perusahaan yang menerapkan

sistem EDI harus mengidentifkasi

ancaman-ancaman yang akan

dihadapi oleh sistem tersebut, taitu :

1 Pemilihan teknologi yang tidak sesuai

2 Akses sistem yang tidak diotorisasi

(36)

Penilaian Resiko

5 Transaksi yang tidak lengkap 6 Kegagalan sistem

(37)

Penilaian Resiko

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

• _{Perusahaan lebih mungkin menjadi korban} penipuan komputer daripada serangan teroris • Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan

(38)

Penilaian Resiko

Perkiraan Biaya dan Manfaat

• _{Tidak ada sistem pengendalian internal yang}

dapat menyediakan perlindungan anti penipuan terhadap seluruh ancaman dalam pengendalian internal.

• _{Biaya atas sistem anti penipuan akan menjadi} halangan.

• _{Salah satu cara untuk menghitung manfaat}

(39)

Penilaian Resiko

Perkiraan Biaya dan Manfaat

• _{Manfaat dari sebuah prosedur pengendalian} internal adalah berbeda antara perkiraan

kerugian dengan prosedur pengendalian dan tanpa perkiraan kerugian tersebut.

(40)

Informasi, Komunikasi, Pelaporan,

Kinerja

(41)

Kinerja

•

Akuntan harus memahami berikut ini :

1 Bagaimana transaksi diawali

2 Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

3 Bagaimana fle komputer diakses dan diperbarui

(42)

Informasi, Komunikasi, Pelaporan,

Kinerja

• _{Hal-hal tersebut membuat sistem dapat} melakukan jejak audit (audit trail).

• _{Jejak audit muncul ketika transaksi suatu}

(43)

Kinerja

Mengawasi Kinerja.

•

Komponen kelima dari model

pengendalian internal COSO adalah

pengawasan.

•

Metode utama untuk mengawasi

kinerja mencakup :

–

Supervisi yang efektif

–

Pelaporan yang bertanggungjawab

(44)

Fraud

• _{“Fraud adalah tindakan curang, yang dilakukan sedemikian}

rupa, sehingga menguntungkan diri-sendiri/kelompok atau

merugikan pihak lain (perorangan, perusahaan atau institusi).”

CGMA menyebutkan:

“Fraud essentially involves using deception to make a personal gain dishonestly for oneself and/or create a loss for another.”

Bagaimana caranya mengidentifkasi; apakah suatu tindakan tergolong fraud atau tidak?

Dari defnisi di atas, bisa kita lihat fraud mengandung beberapa unsur, yaitu:

• _{Tindakan yang disengaja} • _Kecurangan

(45)

Fraud

Association of Certifed Fraud Examiners (ACFE), internal fraud (tindakan penyelewengan di dalam perusahaan atau lembaga) dikelompokan menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu:

1. Fraud Terhadap Aset (Asset Misappropriation) – Singkatnya, penyalahgunaan aset perusahaan/lembaga, entah itu dicuri atau

digunakan untuk keperluan pribadi—tanpa ijin dari perusahaan/lembaga. Seperti kita ketahui, aset perusahaan/lembaga bisa berbentuk kas (uang tunai) dan non-kas. Sehingga, asset misappropriation dikelompokan

menjadi 2 macam:

• _{Cash Misappropriation}_{– Penyelewengan terhadap aset yang berupa}

kas (Misalnya: penggelapan kas, nilep cek dari pelanggan, menahan cek pembayaran untuk vendor)

(46)

Fraud

1. Fraud Terhadap Laporan Keuangan (Fraudulent Statements)

– ACFE membagi jenis fraud ini menjadi 2 macam, yaitu: (a)

fnancial; dan (b) non-fnancial. Saya lebih suka mengatakan: segala tindakan yang membuat Laporan Keuangan menjadi tidak seperti yang seharusnya (tidak mewakili kenyataan), tergolong kelompok fraud terhadap laporan keuangan. Misalnya:

• Memalsukan bukti transaksi

• Mengakui suatu transaksi lebih besar atau lebih kecil dari yang seharusnya,

• Menerapkan metode akuntansi tertentu secara tidak konsisten untuk

menaikan atau menurunkan laba

• Menerapkan metode pangakuan aset sedemikian rupa sehingga aset

menjadi nampak lebih besar dibandingkan yang seharusnya.

• Menerapkan metode pangakuan liabilitas sedemikian rupa sehingga

(47)

Fraud

1. Korupsi (Corruption) – ACFE membagi jenis tindakan korupsi menjadi 2 kelompok, yaitu:

• Konfik kepentingan (confict of interest) – Saya mengalami kesulitan mencari kalimat yang paling tepat untuk mendeskripsikan. Contoh

sederhananya begini: Seseorang atau kelompok orang di dalam

perusahaan/lembaga (biasanya manajemen level) memiliki ‘hubungan istimewa’ dengan pihak luar (entah itu orang atau badan usaha). Dikatakan memiliki

‘hubungan istimewa’ karena memiliki kepentingan tertentu (misal: punya saham, anggota keluarga, sahabat dekat, dll). Ketika perusahaan/lembaga bertransaksi dengan pihak luar ini, apabila seorang manajer/eksekutif

mengambil keputusan tertentu untuk melindungi kepentingannya itu, sehingga mengakibatkan kerugian bagi perusahaan/lembaga, maka ini termasuk tindakan fraud. Kita di Indonesia menyebut ini dengan istilah: kolusi dan nepotisme.

(48)

Pencegahan dan Pendeteksian Fraud

Beberapa faktor ciri-ciri yang menunjukkan adanya suatu kecurangan dalam suatu perusahaan. yaitu sebagai berikut : • Penyimpangan akuntansi

Penyimpangan akuntansi yang biasa terjadi biasanya meliputi masalah asal dokumen, kesalahan entry jurnal, dan

ketidakakuratan buku besar. Contoh: Dokumen yang

terlewatkan, Stale Items, Duplikasi pembayaran, Tulisan tangan yang patut dipertanyakan dalam dokumen, Entry jurnal tanpa dokumen pendukung, Penyesuaian yang tidak dapat dijelaskan, Entry jurnal dibuat dekat dengan akhir periode akuntansi, Buku besar tidak balance, dll.

• Kelemahan dalam pengendalian internal

(49)

Pencegahan dan Pendeteksian Fraud

• _{Penyimpangan analitis}

Adalah prosedur atau hubungan yang tidak biasa atau terlalu tidak realistis untuk dapat dipercaya. Contoh: Penyesuaian persediaan yang tidak dapat dijelaskan, Penyimpangan spesifkasi, Kenaikan potongan,

Kelebihan pembelian, dan Terlalu banyak memo debit atau kredit.

• _{Gaya hidup boros dan berlebihan}

pelaku fraud jenis disini dalam memenuhi kebutuhannya tergolong boros, sehingga hal ini memotivasinya untuk melakukan fraud. Biasanya para pelaku akan terus

(50)

Pencegahan dan Pendeteksian Fraud

• _{Perilaku-perilaku yang tidak seperti biasanya}

Ketika orang-orang terlibat dalam kejahatan, mereka dilanda perasaan takut dan merasa bersalah. Emosi yang keluar inilah yang akhirnya mengekspresikan perilaku-perilaku yang tidak biasa dari diri pelakunya.

• _{Petunjuk dan aduan}

Orang yang dalam posisi mendeteksi fraud biasanya dekat dengan sang pelaku. Mereka ini secara individu biasanya memberikan petunjuk atau aduan bahwa

fraud telah terjadi. Meski aduan dan petunjuk biasanya jarang logis, tapi mereka dapat termotivasi oleh

(51)

Pencegahan dan Pendeteksian Fraud

Pencegahan Fraud

Upaya untuk memberantas adannya segala bentuk kecurangan, perlu ditingkatkan adanya suatu budaya

kejujuran, keterbukaan dan saling membantu antara pihak internal perusahaan, dan pihak Auditor yang ditunjuk untuk mengurusi laporan keuangan perusahaan, budaya kejujuran, keterbukaan dan saling menbantu ini terbagi menjadi empat faktor, yakni :

• Merekrut karyawan yang jujur dan menyediakan pelatihan akan kesadaran fraud

• Membentuk lingkungan kerja yang positif

• Menyebarkan pemahaman yang baik dan kode etik yang dapat diterima

(52)

Pencegahan dan Pendeteksian Fraud

Upaya yang dapat dilakukan untuk mengeliminasi peluang

terjadinya fraud dan menindak pelaku farud bisa dilakukan dengan:

• Mempunyai internal control yang baik: (lingkungan pengendalian,

sistem akuntansi, aktivitas pengendalian, pengawasan, dan komunikasi dan informasi.

• Meminimalkan kolusi diantara karyawan

• Menginformasikan dengan jelas kepada supplier dan pihak terkait

lainnya tentang kebijakan perusahaan dalam melawan fraud

• Mengawasi karyawan

• Memberikan sangsi terhadap para pelaku fraud

• Melakukan audit secara proaktif: mengidentifkasi risiko yang muncul, mengidentifkasi gejala dari masing-masing risiko, membangun program audit untuk secara proaktif melihat