PROGRAM PENGABDIAN MASYARAKAT PERANGKAT DESA
KABUPATEN BANTUL PADA BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
Muhammad Sholeh, Untung Joko Basuki
Fakultas Teknologi Industri
Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta, Jl. Kalisahak 28 Kompleks Balapan Yogyakarta,
Email: [email protected]
Abstrak
Peningkatan kapasitas SDM pegawai/aparatur menjadi prioritas utama sebagai upaya memberikan layanan prima kepada masyarakat. Salah satu dukungan yang mempermudah dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat adalah dengan mengoptimalkan teknologi informasi (TIK). Pemanfaatan TIK ini juga harus diimbangi dengan kemampuan SDM terutama pegawai atau staff yang langsung berhadapan dengan masyarakat.
Sebagai upaya untuk meningkatkan kemampuan SDM, khususnya aparat Staf Kantor Kecamatan Se-Kabupaten Bantul, Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bantul menjalin kerja sama peningkatan kapasitas SDM. Salah satu bentuk kerjasama adalah memberikan pelatihan dan pendampingan TIK.
Keywords : TIK, SDM, Staff, Kecamatan.
Abstract
Increasing the human resource capacity of personnel / apparatus is a top priority as an effort to provide excellent service to the community. One of the supports that facilitate in providing excellent service to the public is to optimize information technology (ICT). Utilization of this ICT must also be balanced with the ability of human resources, especially employees or staff who directly deal with the community.
In an effort to improve the ability of human resources, especially staff of Sub-District Office of Bantul District, Institute of Science & Technology AKPRIND Yogyakarta in collaboration with the Office of Communication and Informatics Bantul District cooperate to increase the capacity of human resources. One form of cooperation is to provide ICT training and assistance.
Keywords: ICT, HR, Staff, District.
1. PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan era globalisasi, dunia teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang dengan pesat dan pada abad 21 ini TIK sudah menjadi kebutuhan primer bagi banyak kalangan. Dengan menggunakan TIK, suatu proses dan kegiatan dapat dilakukan dengan lebih cepat, mudah dan efisien. Penguasaan terhadap perangkat TIK perlu diajarkan pada staff di semua tingkatan baik pada instansi Pemerintah, swasta, UMKM maupun sekolah.
Banyak cara dan langkah yang dapat digunakan untuk meningkatkan pemahaman TIK pada penyelenggara negara. Salah satu nya adalah dengan memberikan bimbingan teknik (bimtek) pada pegawai dan pengambil kebijakan. Bimtek dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan pada pegawai serta masyarakat. Upaya peningkatan kualitas SDM di kecamatan yang ada di Bantul diantaranya dengan memberikan bimtek yang dilakukan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika kabupaten Bantul. Dalam bimtek yang diselenggarakan Dinas Komunikasi dan Informatika kabupaten Bantul bekerja sama dengan IST AKPRIND. Aparatur pemerintah daerah harus memiliki kemampuan maksimal dalam mengelola sumber daya manusia yang ada di daerah nya. Pemerintah daerah baik secara individu, kelompok maupun kelembagaan berupaya meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja dalam meningkatkan kinerja nya. Salah satu upaya yang dapat menentukan proses prima khususnya dalam organisasi apalagi organisasi pemerintah tergantung pada kinerja. Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan yang mana merupakan suatu bentuk atau aplikasi dari target atau hasil kerja yang dicapai melalui input dan output.
Kinerja karyawan adalah yang mempengaruhi seberapa banyak karyawan memberi kontribusi kepada organisasi. Perbaikan kinerja baik untuk individu maupun kelompok menjadi pusat perhatian dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi . Kinerja pegawai secara umum adalah sebuah perwujudan kerja yang dilakukan oleh karyawan yang biasanya digunakan sebagai dasar atau acuan penilaian terhadap karyawan di dalam suatu organisasi. Kinerja yang baik merupakan suatu langkah untuk menuju tercapainya tujuan organisasi oleh karena itu, kinerja juga merupakan sarana penentu dalam mencapai tujuan organisasi sehingga perlu diupayakan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Menurut Rivai[1], konsep kinerja adalah perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan. Sedangkan menurut pendapat Ilyas[2], pengertian kinerja adalah penampilan, hasil karya personil baik kualitas, maupun kuantitas penampilan individu maupun kelompok kerja personil, penampilan hasil karya tidak terbatas kepada personil yang memangku jabatan fungsional maupun struktural tetapi juga kepada keseluruhan jajaran personil di dalam organisasi.
Pengembangan sumber daya manusia (SDM) sangat diperlukan karena memiliki aspek yang penting bagi peningkatan produktivitas SDM. Bentuk kegiatan pelatihan khususnya pengabdian pada masyarakat menjadi kegiatan yang sering dilakukan oleh tim dari perguruan tinggi. Hasil penelusuran studi pustaka kegiatan pengabdian pada masyarakat diantaranya :
- Arifah[3], Memberikan pelatihan pada karyawan di Aksi Cepat Tanggap Jakarta Selatan.
Pengembangan SDM dapat dilakukan dengan pelatihan. Pelatihan yang dilakukan oleh lembaga organisasi pelayanan sosial ditujukan untuk meningkatkan kinerja para SDM. tujuan pelatihan dan pengembangan yaitu untuk meningkatkan kemampuan karyawan baik secara afektif (sikap), kognitif (pengetahuan) dan psikomotoriknya (perilaku) serta mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat mengatasi hambatan-hambatan yang sekiranya muncul dalam pekerjaan
- Resi JuariahSusanto[4],Pemahaman TIK tidak hanya untuk keperluan administrasi
Bandung mengenai pemasaran di media sosial. Adanya pelatihan ini para pelaku usaha dapat dengan mudah untuk memasarkan produknya di media sosial yang telah diajarkan dan dapat meningkatkan consumer awareness sehingga konsumen dapat mengetahui tentang produk tersebut dan tertarik untuk membeli produknya. Serta meningkatkan motivasi para pelaku usaha untuk lebih semangat menggunakan media sosial.
- Rusdi[5], Pentingnya pelatihan bagi aparatur desa sangat penting dalam peningkatan
kapasitas SDM. Aparatur Desa dan Kecamatan, sebagai aparat yang melayani masyarakat, membutuhkan suatu teknologi yang dapat membantu mereka dalam menyelesaikan pekerjaan. Administrasi berbasis komputer menjadi salah satu bagian dalam pekerjaan mereka. Dengan menggunakan komputer, surat menyurat, pembuatan form dan penyimpanan berkas menjadi lebih mudah dan efisien. Kini tidak diperlukan lagi banyak lemari untuk menyimpan berkas maupun ketakutan berkas rusak secara fisik.
- Budiman [6], dalam pelaksanaan pengabdian memberikan pelatihan untuk para
pemuda-pemudi Karang Taruna desa Bojongsari, terutama untuk yang masih belum memperoleh pekerjaan merupakan solusi yang ditawarkan dalam rangka mengurangi angka pengangguran terbuka dan setengah pengangguran di wilayah tersebut. Pelatihan yang telah dilaksanakan antara lain adalah peningkatan kemampuan penggunaan komputer, aplikasi kantor (word, excel, dan powerpoint), dan aplikasi Windows dan jaringan di kedua desa tersebut. Diharapkan dengan pelatihan ini, angka pengangguran akan berkurang serta menaikkan indeks pembangunan masyarakat (IPM) kedua desa. Pelaksanaan pengabdian masyarakat ini dievaluasi setiap bulannya dan telah dibuat skema roadmap peningkatan IPM kedua desa ini sebagai percontohan untuk desa-desa lain di kabupaten Bandung.
Dari tinjauan pustaka di atas, peningkatan kapasitas pegawai harus menjadi prioritas dalam suatu instansi. Aparat Pemerintan desa yang tentunya menjadi pelayan yang baik dan dapat memberikana layanan prima pada masyarakat. Di era perkembangan teknologi informasi yang berkembang cepat, aparat desa juga harus dapat menyesuaiakan dalam penggunaan teknologi informasi ini. Pengetahuan serta ketrampilan dalam penggunaan teknologi informasi harus menjadi prioritas utama dalam meningkatkan kapasitas aparatur desa.
Dari perbagai teknologi informasi, penggunaan microsoft excel tentunya menjadi penting dalam mengolah data. Data-data desa atau laporan keuangan tentunya akan mudah dikerjakan dengan aplikasi ini.
2. METODE
2.1 Analisis Kebutuhan
a) Penggunaan Aplikasi Office tidak efisien (tidak maksimal), pengetahuan pengguna didapat secara autodidak.
b) Jika ada masalah, maka aparatur lebih cenderung menunggu dan menyerahkan kepada orang lain yang lebih mengerti sehingga untuk mendapatkan solusinya membutuhkan waktu yang lama.
c) Pada pembuatan laporan masih ada yang dilakukan secara manual. d) Pemahaman TIK secara menyeluruh masih menjadi kendala
e) Belum familiar dengan penggunaan internet tetapi sudah terbiasa dengan media sosial yang diakses melalui smartphone
f) Pengguna juga belum mempunyai pengetahuan yang cukup untuk pemakaian basis data serta pengolahan data baik terutama olah data dan olah angka.
g) Pengguna belum mempunyai pengetahuan yang cukup untuk pemakaian dan pemanfaatan internet.
Dari hasil analisis tersebut, dalam proses bimtek, dilakukan pembagian materi yang diberikan dan materi yang khusus diberikan adalah Microsoft Excel.
2.2 Tujuankegiatan
Maksud dan tujuan dari kegiatan ini adalah memberikan pelatihan penggunaan aplikasi komputer Microsoft Excel kepada Staf Kantor Kecamatan se-Kabupaten Bantul, DIY. Tujuan yang ingin dicapai dari dilaksanakan nya pelatihan ini adalah:
a) Mengenalkan kepada Staf Kantor Kecamatan kabupaten Bantul pentingnya penguasaan teknologi informasi dan komputer saat ini.
b) Mengajarkan bagaimana menggunakan software Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk membantu proses pekerjaan.
c) Peserta mampu mengoperasikan program MS Excel untuk menyimpan data monografi desa (jumlah penduduk menurut umur, jenis kelamin, mata pencaharian/ pekerjaan, agama, data tentang luas wilayah dan lain-lain) dalam bentuk tabel distribusi frekuensi, persentase, dan grafik.
2.3 Metode Abdimas
Metode yang dipakai dalam pelaksanaan kegiatan Abdimas ini adalah metode pelatihan dan pendampingan praktek mengoperasikan aplikasi komputer.
2.4 Bentuk Kegiatan
Jenis Abdimas dalam bentuk bimtekini, dilaksanakan dalam kegiatan pelatihan dan pendampingan yang dilaksanakan oleh kelompok dosen dan didampingi asisten dari mahasiswa.
Kegiatan ini merupakan Abdimas yang dilaksanakan berdasarkan permintaan dari lembaga atau instansi, yaitu Dinas Komunikasi dan Informatika kabupaten Bantul Pelaksanaan Kegiatan
a) Nama Kegiatan Pelatihan Aplikasi Komputer Microsoft Excel untuk Staf Kantor Kecamatan Se-Kabupaten Bantul.
b) Peserta pelatihan ini adalah para Staf Kantor Kecamatan se Kabupaten Bantul dengan jumlah peserta 88 orang.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Materi Bimtek
Microsoft excel adalah salah satu aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft yang tergabung dalam Microsoft office yang digunakan dalam pengolahan angka. Microsoft excel sangat populer di kalangan para pekerja/staff untuk membantu dalam menyelesaikan tugas dan permasalahan yang mudah sampai yang rumit dalam bidang administrasikhususnya.
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. icrosoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks.
Microsoft excel dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula yang ada dalam lembar kerja nya. Penggunaan rumus dan formula yang efektif akan mempermudah dalam pembuatan laporan yang berhubungan dengan angka. Materi yang disampaikan diantaranya :
Pengenalan Dasar Komputer
Pengenalan tools pada Microsoft office
Mengenal dan mengetahui fungsi Shortcut icon
Mengenal Lembar Kerja Microsoft Excel & Pengoperasian Dasar-Dasar Ms Excel
Bekerja dengan Tabel
Membuat Data series
Mengatur lebar baris dan kolom
Edit Sel
Format Cell
Operasi Sheet
Format nilai mata uang
Bekerja Dengan Rumus Dan Fungsi
Bekerja Dengan Grafik
Membuat Chart
Fungsi Matematika
b. Hasil Bimtek
Secara keseluruhan bimtek ini berjalan dengan baik. Setiap peserta mengerti dasar pengolahan angka dengan menggunakan Microsoft Excel dan diakhir pelatihan para peserta mengerjakan studi kasus olah angka yang harus dikerjakan dengan Microsoft Excel.
a. Pengantar Microsoft Excel
Proses pelatihan, para peserrta mendapatkan gambaran manfaat penggunaan Microsoft Excel dan menggunakan aplikasi mulai dari awal. Gambar 2 menampilkan menu utama dari Microsoft Excel yang harus dipahami pengguna.
Gambar 2 Menu utama Microsoft Excel
b. Tampilan Jendela Microsoft Excel
Agar peserta memahami proses menggunakan Microsoft Execl, dalam bimtekpeserta harus memahami terlebih dahulu menu-menu yang ada dan kegunaan dari menu tersebut. Menu-menu yang ada dalam Microsoft Excel ditampilkan dalam gambar 3. Dengan memahami menu atau kegunaan dari masing-masing menu tersebut, diharapkan peserta memahami proses menggunakan Microsoft Excel untuk proses pengolahan data.
Gambar 3. Menu di Microsoft Excel
Keterangan :
A. Quick Acces Toolbar, merupakan toolbar yang menampilkan beberapa tombol-tombol pintas untuk memanggil beberapa perintah agar lebih cepat dalam penggunaannya.
C. Office Button, tombol uyang berisi sebuah menu pull down, disini terdapat beberapa perintah , diantaranya : New, Open, Save, Save As, Print, dll.
D. Ribbon, semacam toolbar berisi tombol-tombol pintas untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.
E. Cell Name Box, kotak yang digunakan untuk menuliskan atau menampilkan nama sel.
F. Formula Bar, papan yang digunakan untuk menuliskan atau menempilkan formula yang terdapat dalam cell.
G. Cell, pertemuan atara baris dengan kolom.
H. Scroll, berguna untuk menggulung lembar kerja baik keatas maupun kebawah.
I. Navigasi, digunakan untuk melakukan navigasi antar sheet.
J. Tab, yang berisi dari beberapa sheet, untuk kemudahan dalam memilih sheet.
K. View Mode, digunakan untuk mengatur mode tampilan.
L. Zoom Slider, digunakan untuk memperbesar atau memperkecil suatau tampilan.
c. Formula dalam Microsoft excel
Microsoft Excel memang dikenal dengan penggunaan rumus-rumus atau formula dalam lembar kerjanya. Penggunaan rumus yang efektif akan memudahkan dalam membuat laporan pekerjaan dengan menggunakan Microsoft Excel. Formula atau rumus Microsoft Excel adalah keunggulan tersendiri untuk aplikasi ini, dengan kemampuannya dalam mengolah data melalui perhitungan matematis yang sangat beragam fungsinya.
Setiap rumus di dalam Microsoft Excel memilik fungsi tersendiri. Oleh karena itu harus benar-benar memahami masing-masing fungsi dasarnya agar penggunaan rumus dalam Microsoft Excel bisa lebih maksimal dan efisien. Beberapa rumus yang digunakan dalam bimtek diantaranya
1. SUM, formula ini digunakan untuk menjumlahkan banyak nilai angka dalam data. 2. AVERAGE, merupakan formula yang digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari
jumlah angka dalam data.
3. MAX, merupakan formula untuk mencari nilai angka paling besar dari banyak angka dalam data
4. MIN, merupakan formula untuk mencari nilai angka paling kecil dari jumlah angka dalam data.
d. Simulasi pelatihan
S2 45
S3 2
Total 492
Dari data tersebut, peserta harus dapat memasukan dalam sel, melakukan penjumlah dengan menggunakan rumus SUM ,dapat mengurutkan data dan menampilkan data dalam bentuk berbagai grafik.Gambar 4 merupakan contoh data yang harus dimasukan peserta dan menampilkan dalam bentuk grafik (gambar 5-10)
Gambar 4 Studi kasus yang dipraktikan peserta
Gambar 5 Proses membuat Laporan dalam bentuk Grafik Batang
Gambar 7Laporan dalam bentuk Grafik Batang
Gambar 8 Proses penentun grafik lingkaran
Gambar 9 Proses membuat Laporan dalam bentuk Grafik Lingkaran
10 40 110
221
64 45 2
Tidak Tamat Sekolah
SD SMP SMA S1 S2 S3
Gambar 10Laporan dalam bentuk Grafik Lingkaran
e. Latihan Olah data Kependudukan
Setelah mendapatkan teori, para peserta mendapatkan soal latihan terutama dalam olah kependudukan dan laporan keuangan. Gambar 10 dan 11 Contoh Latihan olah data kependudukan dan keuangan
Gambar 10 Contoh Latihan olah data kependudukan
Gambar 11 Contoh Latihan olah data keuangan
f. Latihan mencetak dan pengaturan lainnya
Materi lain yang sangat penting adalah bagaimana mencetak atau pengaturan-pengaturan lain. Gambar 12 materi yang diberikan dalam proses mencetak dan lainnya
10, 2%40, 8%
110, 22%
221, 45% 64, 13%
45, 9%2, 1%
Jumlah
Tidak Tamat Sekolah
SD
SMP
Gambar 12 Menu untuk mencetak dan pengaturan lainnya
g. Pelaksanaan pelatihan
Hasil bimtek, peserta dapat mengimplementasikan dalam program aplikasi Ms.Excel. Hasil lain adalah pengajar dan asisten merasa puas karena peserta sangat antusias dalam pelatihan ini dan terjalin komunikasi dan diskusi sehingga permasalahan yang disampaikan dalam bimtek sudah diberikan solusi dan cara pemecahannya. Proses pelaksanaan pelatihan disajikan dalam gambar 13-14dimana peserta bimtek mempraktikkan hasil pelatihan dan gambar 15-16, tim pengabdi sedang menyampaikan pelatihan dan menjelaskan olah angka yang ditampilkan dalam bentuk statistik.
Gambar 13Bimtek untuk Aparatur Kecamatan
Gambar 15 Proses penjelasan materi oleh tim
Gambar 16 Peserta mempraktikan membuat grafik
4. KESIMPULAN
Dari kegiatan pengabdian dalam bentuk bimtek yang diberikan pada aparatur yang ditempatkan di kecamatan di kabupaten Bantul yang telah dilaksanakan maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Awal dari pelaksanaan bimtek ini dilakukan analisis sistem kebutuhan terutama kebutuhan materi atau isi yang akan disampaikan ke peserta
2. Materi yang diberikan lebih difokuskan pada penggunaan aplikasi MS Excel yang akan digunakan untuk pengolahan data.
3. Materi yang disampaikan dari dasar-dasar olah data serta membuat laporan dalam bentuk statistik.
4. SARAN
Peningkatan kapasitas sumber daya manusia harus selalu dilakukan sehingga kemampuan sumber daya manusia yang ada semakin meningkat dan dapat mengikuti perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi di era saat ini tidak bisa lagi menjadi pilihan kedua, tetapi sudah menjadi kebutuhan utama dan sumber daya manusia juga harus selalu dikembangkan.
DAFTAR PUSTAKA
[2] Y. Ilyas, Kinerja, Teori dan Penelitian, Yogyakarta: Liberty, 2015.
[3] S. Arifah, Moch.Zainuddin and A. S. Gustama, "Pengembangan Sumber Daya Manusia di Lembaga Organisasi Pelayanan Sosial (Studi Kasus Mengenai Pelatihan Karyawan di Aksi Cepat Tanggap Jakarta Selatan)," PROSIDING KS: RISET & PKM, vol. 3, no. 3, pp. 292- 428, 2016.
[4] R. J. Susanto, A. M. Azis and M. Irjayanti, "PELATIHAN PENGGUNAAN KOMPUTER DAN PENGGUNAAN MEDIA SOSIAL BERBASIS INTERNET,"
Jurnal Dharma Bhakti STIE Ekuitas, vol. 1, no. 1, pp. 29-31, 2016.
[5] Z. Rusdi, C. Lubis and D. A. Budi, "Pelatihan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) pada Aparatur Desa Kecamatan Bayah Kabupaten Lebak Banten," Prosiding
Seminar Nasional Hasil Penerapan Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat III 2016, Jakarta, 2016.
