EDISI 559 21 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: PENETAPAN PROGRAM, PROYEK, DAN PETA PANDU (ROADMAP)
Memformulasikan Proyek
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Begitu banyak dokumen rencana strategis sistem informasi yang berakhir di lemari, alias tidak benar-benar dipergunakan untuk mengelola pengembangan teknologi informasi perusahaan. Hal ini disebabkan salah satunya karena tidak adanya perekat antara dokumen tersebut dengan aktivitas perusahaan selanjutnya setelah rencana disusun. Untuk itulah maka perancang dan perencana sistem informasi harus memiliki cara atau mekanisme agar seluruh rencana yang telah disusun dengan baik benar-benar dijalankan oleh segenap pemangku kepentingan di perusahaan.
!
Salah satu cara yang efektif adalah dengan menyusun atau mengembangkan meta data “Project Charter” untuk setiap program dan/atau proyek yang telah ditetapkan untuk dijalankan oleh perusahaan. Project Charter ini berisi deskripsi ringkas (biasanya dalam satu halaman) mengenai program/proyek yang ingin dilaksanakan, seperti: ruang lingkup,
EDISI 559 21 MARET 2014 obyektif, keluaran, konteks bisnis, durasi pengerjaan, perkiraan biaya, penanggung jawab, dan properti informasi lainnya. Mengapa pendekatan ini dapat efektif?
Pertama adalah karena setiap program/proyek ditetapkan PIC (Person In Charge) atau pihak yang paling bertanggung jawab terhadap keberlangsungan dan kesuksesan pelaksanaan program/proyek dimaksud. Dengan demikian maka individu atau pihak tersebut benar-benar akan berkonsentrasi mewujudkan pelaksanaan program/proyek tersebut sesuai dengan yang telah direncanakan. Strategi ini akan semakin efektif apabila kesuksesan mewujudkan manfaat dari hasil program/proyek tersebut dijadikan bagian dari aspek penilaian kinerja individu atau pihak yang bersangkutan.
Kedua adalah karena Project Charter ini dapat dijadikan sebagai panduan dalam menyusun TOR (Term of Reference) atau RFP (Request for Proposal) bagi perusahaan untuk mengajak pihak-pihak lain bekerjasama mewujudkannya dalam bentuk pelaksanaan program/proyek dimaksud. Terlepas dari apakah program/proyek terkait akan dijalankan sendiri maupun bekerjasama dengan mitra bisnis lainnya, TOR atau RFP tersebut haruslah disusun sebagai bagian dari tata kelola perusahaan yang baik.
Ketiga adalah untuk membantu perusahaan dalam menetapkan berbagai keputusan strategis terutama dalam hal optimalisasi sumber daya yang dimiliki, seperti: total anggaran (budget) yang dibutuhkan untuk mengembangkan teknologi informasi, sumber daya manusia yang harus ditugaskan (beban kerja), alokasi waktu yang perlu didedikasikan, informasi yang harud dikelola dan dimutakhirkan, dan lain sebagainya.
Biasanya, kumpulan dari Project Charter ini disertakan dalam bentuk lampiran pada dokumen rencana strategis sistem informasi. Dan masing-masing PIC yang ditunjuk akan mendapatkan dokumen khusus berisi program/proyek mana saja yang menjadi wewenang, tugas dan tanggung jawabnya.
akhir dokumen
