PROYEK
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMA 4 SURABAYA
Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek IT Dosen : Faisal Muttaqin, S.Kom, M.T.
Nama : Herwantoro Arya Manggala NPM : 1434010057
Mata Kuliah : Management Proyek IT
PROGRAM STUDI S-1 TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SURAT TUGAS
No.01/TAP/MPIT/TF/FASILKOM/UPNVJATIM. Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Muhammad Amin S.Kom NPM : 1134010066
Jabatan : Direktur Alamat/Kota : Sidoarjo
Menugaskan Kepada :
1. Nama : Widha P.S NPM : 1234010074
Jabatan : Project Owner Alamat/Kota : Surabaya
2. Nama : Herwantoro Arya Manggala NPM : 1434010057
Jabatan : Project Manager Alamat/Kota : Surabaya
Untuk melaksanakan kegiatan Proyek Sistem Informasi Perpustakaan tahun 2017 Proyek akan dilaksanakan bertempat di SMA 4 Surabaya.
Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.
Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Direktur.
Surabaya, 28 Februari 2017 Direktur
(Muhammad Amin S.Kom) NPM : 1134010066
PROYEK
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
(SMA 4 SURABAYA)
Definisi Proyek
(Definisi secara umum Proyek membangun sistem yang dapat
memberikan informasi, dan untuk meningkatkan kinerja dalam
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ……….. DOKUMEN KONTROL ……… INFO UMUM ………. A. Permasalahan ………..
B. Deskripsi Produk ………
C. Faktor penentu keberhasilan ………..
D. Keuntungan yang diharapkan ……….
E. Teknologi yang diharapkan ………
F. Teknologi yang digunakan ……….
G. Deskripsi Proyek ………
I. Resiko ……….
J. Asumsi ………
DOKUMEN KONTROL
Daftar perbaikan Dokumen
Tanggal Penulis Versi Referensi
25-03-2016 Raden Bagus Hamdini Versi 7.0 Adobe Photoshop 7.0 15-04-2016 Muhammad Agis Santoso Versi 10 Oracle 10 G Express Edition
Nama Jabatan Tanda Tangan Muhammad Amin
S.Kom
Direktur
Widha S.P
Project Owner
Herwantoro Arya Manggala
Project Manager
INFO GLOBAL
Nama Proyek : Sistem Informasi Perpustakaan
Direktur : Muhammad Amin S.Kom
Project Owner : Widha S.P
Project Manager : Herwantoro Arya Manggala Global Proyek
Deskripsi singkat : Secara umum Proyek membangun Sistem Informasi
Predeseccor :
- Successor :
-A. PERMASALAHAN
Pada perancangan pembuatan Proyek sebuah Sistem, diperlukan berbagai macam komponen yang terlibat didalamnya. Satu hal yang harus diperhatikan/diutamakan oleh seorang Direktur Project, Project Owner, Project Manager dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik kualitatif maupun resiko, yang akan terjadi dalam proses pengerjaan.
Di dunia IT tentu banyak terjadi persaingan, entah dari pihak perseorangan, perusahaan, maupun mencangkup yang lebih luas. Resiko mungkin memiliki satu satau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampaknya terhadap manajemen.
Dalam penerapannya sebuah teknologi dalam perusahaan membutuhkan perencanaan yang strategis khususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar penerapan tersebut dapat sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Jika penerapan teknologi
Resiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis menjadi tidak optimal, kerugian finansial, menurunya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan. Pada kenyataan penerapan amanjemen proyek teknologi informasi itu sendiri membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang harus berkembang dari waktu ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, Karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya menajemen resiko proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yang tidak diinginkan.
B. DESKRIPSI PRODUK / SERVIS
Software Pembuatan Program Database Perpustakaan ini menggunakan Bahasa Pemprograman Microsoft Foxpro dengan Microsoft Acces sebagai aplikasi pendukung dalam pembuatan Database Perpustakaan . Database Perpustakaan ini merupakan tempat sekumpulan informasi tentang peminjaman buku yang dibuat dengan tujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses dalam sistem transaksi peminjaman buku. Selain itu Program Basis Data ini memuat data Anggota, Data Penyumbang, dan Buku yang tersedia di perpustakaan tersebut. Selain untuk mempercepat dalam penanganan informasi, program ini juga dimaksudkan untuk mempermudah petugas perpustakaan dalam proses peminjamn buku dan proses pengembalian buku.
Dengan adanya software database Perpustakaan ini ditujukan agar petugas perpustakaan tidak lagi menggunakan cara manual dalam melakukan proses kegiatan perpustakaan, dimulai dari pengisiaan formulir anggota hingga proses peminjaman buku dan pengemballian buku kini dapat dilakukan dengan mudah, petugas cukup dengan menginputkan dari software database yang telah dibuat. Softaware ini juga dilengkapi dengan form pencarian buku sehingga anggota
perpustakaan yang ingin meminjam buku dapat dengan mudah menemukan buku tersebut karena software ini dilengkapi dengan no rak setiap buku cukup dengan mengetik keyword buku yang ingin dipinjamnya. Software ini juga mempunyai tampilan yang menarik dan mudah dimengerti sehingga petugas dapat dengan mudah untuk mengoperasikan software database perpustakaan ini. Denda bagi anggota yang melanggar peraturan perpustakaan juga tersedia dalam software database perpustakaan ini, denda ini akan terjadi secara otomatis disaat anggota melakukan pelanggaran baik keterlambatan pengembalian, perusakan buku dan kehilangan buku, sistem denda ini mencetak id anggota dan nama anggota secara otomatis disaat proses pengembaliannya mengalami masalah.
Software database ini mempunyai Menu utama sebagai tampilan awal dalam software ini. Di dalam menu utama terdapat beberapa sub menu pilihan yaitu sebagai berikut :
1. Menu Kalender
Di dalam Menu Mater ini terdapat 5 Buah Sub Menu yaitu Menu formulir pendaftaran anggota , Menu pengolahan data anggota , Menu data buku, dan Menu data penyumbang.
- Menu Formulir
Menu ini berfungsi untuk melakukan pendaftaran anggota perpustakaan. Menu ini merupakan menu yang bertugas untuk melakukan Pengisian formulir anggota
- Menu Anggota
Menu ini berisi data anggota yang berhasil terdaftar menjadi anggota perpustakaan setelah melakukan pengisian formulir, di dalam menu ini anggota diharuskan mengisi biodata anggota masing-masing.
- Menu Data Buku
Menu ini berisi data-data buku yang tersedia dalam perpustakaan dan didalam menu ini kita dapat memasukkan data-data buku yang baru tersedia pada perpustakaan. Menghapus data , dan mengedit data.
- Menu Data Penyumbang
Menu Penyumbang ini berisi data-data penyumbang atau donator yang menyumbang sebagian dananya untuk perpustakaan baik berupa uang maupun berupa buku pelajaran. Di dalam Menu Donatur, kita dapat menginput, mengedit, dan menghapus data,serta bisa menghapus data apabila terdapat kesalahan dalam pengisian data
3. Menu Transaksi
Di dalam Menu Mater Transaksi terdapat 2 Buah Sub Menu yaitu Menu Peminjamn buku dan Menu pengembalian buku .
- Menu Peminjamn buku
Menu ini berfungsi sebagai proses peminjaman buku, anggota yang ingin meminjam buku cukup memasukkan id anggota, nama anggota dan kode buku yang ingin dipinjam, apabila anggota sulit untuk menemukan buku yang ingin dipinjam anggota bisa melakukan pencarian buku di menu pencarian buku.
- Menu Pengembalian buku
Menu ini berisi data-data anggota yang meminjam buku dan menu pengembalian ini berfungsi untuk menginformasikan tanggal pengembalian buku, apabila anggota terlambat mengembalikan buku maka anggota akan terkena sanksi dan denda.
4. Menu Informasi
Di dalam Menu Mater ini terdapat 2 Buah Sub Menu yaitu Menu Informasi Peminajamn buku dan Menu pencarian buku .
- Menu Informasi Peminjaman
buku, dan daftar anggota yang telah mengembalikan buku, Menu ini berisi data anggota yang melakukan peminjaman buku dan data anggota yang melakukan pengembalian buku.
- Menu Pencarian Buku
Menu ini berisi data-data buku, seperti judul,penerbit,pengarang, tahun terbit dan letak rak masing-masing buku. Menu ini berfungsi untuk menginformasikan data-data buku dan letak rak setiap buku, sehingga mempermudah anggota untuk melakukan pencarian buku.
- Menu Denda
Menu ini berisi daftar anggota yang terkena sanksi atau denda oleh petugas, karena melakukan beberapa pelanggaran, seperti terlambat mengembalikan buku, menghilangkan dan merusak buku.
5. Menu Keluar
Menu ini berfungsi untuk mengakhiri proses Database Perpustakaan C. FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu : Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen
Komitmen dan dukungan dari tim proyek
Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing – masing. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)
Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
D. KEUNTUNGAN YANG DIHARAPKAN
Ada beberapa keuntungan yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini, di antaranya adalah :
Dari sisi perusahaan :
Lebih mudah untuk melihat cash flowkeuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian.
Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai.
Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan (dalam hal penggajian) akan lebih mudah.
Dari sisi pegawai :
Lebih nyaman, karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Lebih mudah melakukan absensi (masuk/keluar) jam kerja, cukup dengan menempelkan jari, maka absensi sudah tercatat di sistem.
Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah, yaitu tinggal mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan. E. TEKNOLOGI
Macromedia Dreamweaver 8
Macromedia Flash 8
Visual Foxpro
Adobe Photoshop 7.0
MySql
Oracle
Microsoft Acces
PHP
Java
Delphi
F. DESKRIPSI PROYEK
1. Tujuan Proyek
Tujuan dirancangnya proyek sistem perpustakaan ini antara lain:
Proses pemeliharan data dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media komputer dan proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan komputerisasi.
2. Hasil yang Diinginkan Aplikasi yang di hasilkan :
Modul daftar buku yang tersedia Modul Pendaftaran anggota
Modul peminjaman buku dan pengembalian buku Modul pengorganisasian data
Modul pemeliharaan data buku 3. Jadwal
Hari : Selasa
Tanggal : 28 Februari 2017
Sampai
Hari : Selasa Tanggal : 25 Juli 2018
Pekerjaan pembangunan (pembuatan aplikasi) dan segala kegiatan pendukung. Perawatan selama kurun waktu tertentu.
Pertemuan (meeting awal, meeting reguler tim proyek dan meeting penutupan). 4. Estimasi Biaya & Sumber Daya
Biaya persiapan 9.250.000 Biaya pengerjaan 20.200.000 +
G. PERENCANAAN AKTIVITAS SECARA GLOBAL
1 Analisa dan Desain Sistem 10 Rp 500.000
-1.1 Menganalisa Sistem Informasi Perpustakaan dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk
2 Rp 200.000
-1.2 Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram.
1 Rp 200.000
-1.3 Membuat Data Flow Diagram Levelled 1 Rp 200.000
-1.4 Membuat kamus data 1 Rp 200.000
-1.5 Membuat proses Spesifications 1 Rp 150.000 -1.6 Membuat Entity Relationship Diagram 1 Rp 100.000 -1.7 Dokumentasi Analisa & Desain Sistem 2 Rp 300.000
-2 Desain Aplikasi 8 Rp 400.000
-2.1 Membuat Desain menu Aplikasi & Form Entri
2 Rp 250.000
-2.2 Membuat Desain Report & Form Entri 3 Rp 100.000 -2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 Rp 100.000
-3 Programming 56 Rp 3.000.000
-End)
4 Testing Program 6 Rp 500.000
-4.1 Melakukan test terhadap program 2 Rp 150.000 -4.2 Memberikan catatan list perbaikan 1 Rp 100.000 -4.3 Dokumentasi testing Program 2 Rp 150.000
-5 Instalasi Program 3 Rp 200.000
-5.1 Setting infastruktur dan software pendukung
1 Rp 100.000
-5.2 Instalasi program ke computer user 1 Rp 100.000
-6 Training User / SDM 3 Rp 200.000
-6.1 Melakukan pelatihan kepada user 2 Rp 150.000
-7 Dokumentasi 71 Rp 5.000.000
-7.1 Desain spek sistem 15 Rp 2.000.000
-7.2 Dokumentasi SOP 10 Rp 700.000
-7.3 Dokumentasi administrasi proyek 8 Rp 700.000 -7.4 User & admin manual + dokumen program 25 Rp 1.000.000
-7.5 Dokumen manajemen proyek 12 Rp 900.000
-8 Maintenance 21 Rp 2.500.000
-8.1 Pemeliharaan & perbaikan sistem 20 Rp 2.000.000
-9 Administrasi 81 Rp 7.000.000
-9.1 Melakukan administrasi proyek & mendokumentasikannya
80 Rp 5.000.000
Resiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis menjadi tidak optimal, kerugian finansial, menurunya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan. Pada kenyataan penerapan amanjemen proyek teknologi informasi itu sendiri membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang harus berkembang dari waktu ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, Karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya menajemen resiko proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yang tidak diinginkan.
I. BATASAN
Batasan Masalah dari perumusan masalah diatas adalah sebagai berikut : 1. membahas tentang proses :
2. pendaftaraan anggota 3. Pencarian buku 4. Peminjaman buku 5. Pemngembalian buku 6. Pemeliharaan data 7. Perhitungan denda
1. Tidak membahas tentang pembelian buku atau penjualan buku. 2. Tidak membahas tentang pembuatan laporan.
3. Sistem informasi berbasis web yang penggunaannya hanya untuk pegawai perpustakaan.
J. ASUMSI
Aplikasi ini dibuat untuk perpustakaan SMA 4 Surabaya, aplikasi ini dapat membantu kinerja perpustakaan yang sebelumnya menggunakan sistem manual untuk melakukan setiap kegiatannya. Sistem baru ini dapat membantu kinerja perpustakaan lebih cepat dan terkomputerisasi seperti pendaftaraan anggota, pencarian buku, peminjaman buku, pengembalian buku, perhitungan denda dan pemeliharaan data buku. Aplikasi ini berbentuk web yang penggunaannya diperuntukkan bagi pegawai perpustakaan. Sistem ini dibangun menggunakan beberapa software :
1. Coding pemrograman menggunakan bahasa PHP 2. Database menggunakan MySql
3. Tampilan sistem perpustakaan menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan macromedia Flash 8.
Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Nama proyek : Sistem Informasi Perpustakaan
Bidang : Teknik Informatika (Sistem Informasi)
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1 Analisa dan Desain Sistem
1.1 Menganalisa Sistem Informasi Perpustakaan dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk
1.2 Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram. 1.3 Membuat Data Flow Diagram Levelled
1.4 Membuat kamus data
1.5 Membuat proses Spesifications
1.6 Membuat Entity Relationship Diagram 1.7 Dokumentasi Analisa & Desain Sistem
2 Desain Aplikasi
2.1 Membuat Desain menu Aplikasi & Form Entri 2.2 Membuat Desain Report & Form Entri
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 Programming
3.1 Programming (Back End & Front End)
3.2 Dokumentasi Program (Front End & Back End) 4 Testing Program
5 Instalasi Program
5.1 Setting infastruktur dan software pendukung 5.2 Instalasi program ke computer user
6 Training User / SDM
6.1 Melakukan pelatihan kepada user 7 Dokumentasi
7.1 Desain spek sistem 7.2 Dokumentasi SOP
7.3 Dokumentasi administrasi proyek
7.4 User & admin manual + dokumen program 7.5 Dokumen manajemen proyek
8 Maintenance
8.1 Pemeliharaan & perbaikan sistem 9 Administrasi
9.1 Melakukan administrasi proyek & mendokumentasikannya
Disetujui Oleh
Nama : Che
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 3 Maret 2017 Dibuat Oleh
Nama : Herwantoro Arya Jabatan : Manajer Proyek
JADWAL PROYEK
Nama proyek : Sistem Informasi Perpustakaan Manajer proyek : Herwantoro Arya Manggala
Bidang : Teknik Informatika (Sistem Informasi)
WB S
Gugus Tugas (Task) Proyek Duras i
1 Analisa dan Desain Sistem 10 29/2/2017 10/3/2017 -1.1 Menganalisa Sistem Informasi
Perpustakaan dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk
2 10/3/2017 12/3/2017
-1.2 Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram.
1 12/3/2017 13/3/2017
-1.3 Membuat Data Flow Diagram Levelled
1 13/3/2017 14/3/2017
-1.4 Membuat kamus data 1 14/3/2017 15/3/2017 -1.5 Membuat proses Spesifications 1 15/3/2017 16/3/2017 -1.6 Membuat Entity Relationship
Diagram
1 16/3/2017 17/3/2017
-Sistem
2 Desain Aplikasi 8 19/3/2017 27/3/2017
-2.1 Membuat Desain menu Aplikasi & Form Entri
2 27/3/2017 29/3/2017
-2.2 Membuat Desain Report & Form Entri
3 29/3/2017 1/4/2017
-2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi 3 1/4/2017 4/4/2017
-3 Programming 56 4/4/2017 30/5/2017
-3.1 Programming (Back End & Front End)
51 30/5/2017 20/7/2107
-3.2 Dokumentasi Program (Front End & Back End)
5 20/7/2107 25/7/2017
-4 Testing Program 6 25/7/2017 31/7/2017
-4.1 Melakukan test terhadap program 2 31/7/2017 2/8/2017 -4.2 Memberikan catatan list perbaikan 1 2/8/2017 3/8/2017 -4.3 Dokumentasi testing Program 2 3/8/2017 5/8/2017
-5 Instalasi Program 3 5/8/2017 8/8/2017
-5.1 Setting infastruktur dan software pendukung
1 8/8/2017 9/8/2017
-5.2 Instalasi program ke computer user 1 9/8/2017 10/8/2017
-6 Training User / SDM 3 10/8/2017 13/8/2017
-6.1 Melakukan pelatihan kepada user 2 13/8/2017 15/8/2017
-7 Dokumentasi 71 15/8/2017 25/10/201
7
-7.1 Desain spek sistem 15 25/10/201 7
9/11/2017
-7.2 Dokumentasi SOP 10 9/11/2017 19/11/2017 -7.3 Dokumentasi administrasi proyek 8 19/11/2017 27/11/2017 -7.4 User & admin manual + dokumen
program
25 27/11/2017 22/12/201 7
-7.5 Dokumen manajemen proyek 12 22/12/201 7
3/1/2018
-8 Maintenance 21 3/1/2018 24/1/2018
-8.1 Pemeliharaan & perbaikan sistem 20 24/1/2018 14/2/2018
-9 Administrasi 81 14/2/2018 6/5/2018
-9.1 Melakukan administrasi proyek & mendokumentasikannya
80 6/5/2018 25/7/2018
-Disetujui Oleh
Nama : Che
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 3 Maret 2017 Dibuat Oleh
Nama : Herwantoro Arya Jabatan : Manajer Proyek
