JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT

(1)

PERATURAN MENTERI KOORDINATOR BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 02 TAHUN 2012 TENTANG

NO JENIS/SERIES ARSIP

JANGKA WAKTU

SIMPAN KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

I PERENCANAAN

A. Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan 1. Rencana Pembangunan

Jangka Panjang (RPJP)

Selama berlaku

4 tahun Permanen 2. Rencana Pembangunan

Jangka Menengah (RPJM)

Selama berlaku

4 tahun Permanen 3. Rencana Strategis

(Renstra)

Selama berlaku

4 tahun Permanen B. Rencana Kerja Tahunan

(RKT)

1. Usulan unit kerja beserta data dukung

2 tahun - Musnah, kecuali konsep terakhir 2. Usulan Kementerian dan

Lembaga

2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali konsep terakhir 3. Program kerja tahunan

unit kerja

1 tahun 2 tahun Musnah, setelah masuk 4. Program kerja tahunan 2 tahun 3 tahun Permanen C. Penetapan/kontrak kinerja

1. Menteri Koordinator Bidang Kesejahteraan Rakyat

3 tahun 4 tahun Permanen

2. Pimpinan unit kerja 3 tahun 4 tahun Musnah, kecuali eselon I

(2)

D. Laporan

1. Laporan berkala

a. Laporan bulanan unit kerja

1 tahun 1 tahun Musnah, setelah menjadi laporan

triwulanan

b. Laporan triwulan unit kerja

1 tahun 1 tahun

Musnah, setelah menjadi laporan

semesteran c. Laporan semesteran

unit kerja

tahunan d. Laporan tahunan unit

kerja

tahunan kementerian e. Laporan tahunan

kementerian

2 tahun 4 tahun Permanen 2. Laporan insidential 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali E. Evaluasi Program

1. Evaluasi program unit kerja

2 tahun 4 tahun Musnah, setelah masuk laporan

program kementerian 2. Evaluasi program

kementerian

2 tahun 4 tahun Permanen II. HUKUM

A. Program Legislasi

1. Bahan/materi program legislasi nasional dan instansi

1 tahun 2 tahun Dinilai kembali

2. Program legislasi kementerian

(3)

B. Rancangan Peraturan Perundang-undangan 1. Rancangan Undang-

Undang dan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan terakhir dan telaah hukum sampai diundangkan

Sampai dengan diundangkan

3 tahun Permanen

2. Rancangan Peraturan Pemerintah, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan

3 tahun Permanen

3. Rancangan Peraturan, Keputusan/Instruksi Presiden termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum sampai diundangkan

3 tahun Permanen

C. Peraturan Menteri Koordinator, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum

Selama berlaku

5 tahun Dinilai kembali, kecuali yang

bersifat pengaturan

permanen D. Keputusan, termasuk

rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum:

a. Keputusan Menteri Koordinator;

b. Keputusan Ketua Komisi/

Tim/Dewan

Selama berlaku

bersifat pengaturan

permanen

E. Instruksi/Surat Edaran, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum:

Selama berlaku

bersifat

(4)

a. Instruksi/Surat Edaran Menteri Koordinator;

b. Instruksi/Surat Edaran Ketua

Komisi/Tim/Dewan;

c. Instruksi/Surat Edaran Pejabat Eselon I dan Eselon II atau setingkat.

pengaturan permanen

F. Surat Perintah:

a. Surat Perintah Menteri Koordinator

b. Surat Perintah Pejabat Setingkat Eselon I dan II

Selama berlaku Selama berlaku

- -

Dinilai kembali

Dinilai kembali G. Standar/Pedoman/Prosedur

Kerja/Petunjuk

Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis yang bersifat

nasional/regional/instansion al termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir

Selama berlaku

3 tahun Asli permanen, hasil cetak musnah

H. Pedoman Penyelenggaraan Persidangan dan Rapat Kemenko Kesra

1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali master

Permanen I. Nota Kesepahaman/

Memorandum of

Understanding (MoU) berikut pelaksanaan kegiatannya:

1. Dalam Negeri 2. Luar Negeri

Selama berlaku

5 tahun Permanen

J. Dokumentasi Hukum:

Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden dan Peraturan Pemerintah yang dijadikan referensi

Sampai dengan tidak

berlaku

- Simpan di perpustakaan

K. Sosialisasi/Penyuluhan/

Pembinaan Hukum:

2 tahun 3 tahun Musnah 1. Berkas yang

berhubungan dengan

(5)

kegiatan sosialisasi dan penyuluhan hukum 2. Laporan hasil

pelaksanaan sosialisasi penyuluhan hukum L. Bantuan/Konsultasi

Hukum/ Advokasi:

Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (pidana, perdata, tata usaha negara, dan agama)

1 tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap

3 tahun Dinilai kembali

M. Kasus/Sengketa Hukum:

1. Pidana:

Berkas tentang kasus/

sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran (proses verbal baik dari

penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis;

pembelaan dan bantuan hukum; telaah hukum dan opini hukum).

Sampai keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi

hak dan kewajiban

2. Perdata:

sengketa perdata (proses verbal mulai dari

penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis;

berkas pembelaan dan bantuan hukum; telaah hukum dan opini

hukum).

hak dan kewajiban

3. Tata Usaha Negara:

sengketa tata usaha negara (proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis; berkas pembelaan dan bantuan;

telaah hukum dan opini hukum).

hak dan kewajiban

(6)

4. Perburuhan:

sengketa perburuhan (proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis;

berkas pembelaan dan bantuan; telaah hukum dan opini hukum).

hak dan kewajiban

5. Arbitrase:

sengketa arbitrase (proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis;

berkas pembelaan dan bantuan; telaah hukum dan opini hukum).

hak dan kewajiban

6. Sengketa Adat:

sengketa arbitrase

Sampai penyelesaian

5 tahun Permanen

N. Perijinan:

Berkas perijinan sejak

permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin

Sampai dengan ijin diperbaharui

O. Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI):

1. Hak Cipta 2. Hak Paten

Sampai HAKI diperbaharui

2 tahun Permanen

III. ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN A. Struktur organisasi di

lingkungan lembaga negara dan badan pemerintah/

instansi:

Selama berlaku

5 tahun Permanen

1. Pembentukan;

2. Perubahan;

3. Pembubaran.

B. Evaluasi kelembagaan 1 tahun 5 tahun Permanen C. Uraian Jabatan dan Tata

Kerja

Selama berlaku

5 tahun Permanen D. Standar kompetensi jabatan

struktural dan fungsional

Selama berlaku

5 tahun Permanen

(7)

IV. KEARSIPAN

A. Administrasi Persuratan:

1. Buku Agenda

2. Lembar pengantar/buku ekspedisi

3. Formulir/catatan

permintaan dan layanan penggandaan dokumen/

arsip

1 tahun 1 tahun 1 tahun

2 tahun - 2 tahun

Musnah Musnah Musnah

B. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip:

1. Daftar Arsip;

2. Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan (seperti kegiatan fumigasi).

Selama dipergunakan

1 tahun

- 2 tahun

Musnah Musnah

C. Layanan Arsip (Peminjaman dan Pengunaan Arsip)

1 tahun 2 tahun Musnah D. Persetujuan Jadwal Retensi

Arsip (JRA)

Sampai ditetapkan

3 tahun Permanen E. Penyusutan Arsip:

1. Pemindahan Arsip Inaktif a. Berita Acara

Pemindahan b. Berita Arsip yang

dipindahkan

Selama berlaku

2 tahun Musnah

2. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna a. Berita Acara

Pemusnahan b. Daftar Arsip yang

dimusnahkan c. Rekomendasi/

pertimbangan/

pemusnahan arsip dari instansi terkait

d. Surat keputusan pemusnahan

3. Penyerahan Arsip Statis a. Berita Acara Serah

Terima Arsip

(8)

b. Daftar Arsip yang diserahkan

F. Pembinaan Kearsipan 1. Apresiasi/sosialisasi/

penyuluhan kearsipan 2. Bimbingan teknis

3. Supervisi dan monitoring

1 tahun 2 tahun Musnah

V. KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN A. Telekomunikasi:

Administrasi penggunaan/

langganan peralatan telekomunikasi

1 tahun - Musnah

B. Perjalanan Dinas: 2 tahun 3 tahun Musnah 1. Dalam Negeri

2. Luar Negeri

C. Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan, wisma, rumah dinas, dan fasilitas kantor lainnya

2 tahun - Musnah

D. Risalah/Notulen Rapat:

1. Rapat staf;

2. Rapat Menteri

Koordinator/ Pimpinan.

1 tahun 1 tahun

4 tahun 4 tahun

Dinilai kembali Permanen E. Administrasi penyediaan

konsumsi dan akomodasi

2 tahun - Musnah

F. Pengurusan kendaraan dinas:

2 tahun 3 tahun Musnah 1. Pengurusan surat-surat

kendaraan dinas 2. Pemeliharaan dan

perbaikan

3. Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan G. Pemeliharaan gedung dan

taman:

2 tahun 3 tahun Musnah 1. Pertamanan;

2. Penghijauan;

3. Perbaikan gedung;

(9)

4. Perbaikan rumah dinas/

wisma;

5. Kebersihan gedung dan taman.

H. Pengelolaan jaringan listrik, air, telepon, dan peralatan kantor lainnya:

1. Perbaikan/pemeliharaan;

2. Pemasangan;

3. Peminjaman.

I. Ketertiban dan keamanan:

1. Pengamanan, penjagaan, dan pengawalan terhadap pejabat:

a. Daftar nama satuan pengamanan;

b. Daftar jaga/daftar piket;

c. Catatan gangguan/

pelanggaran/kejadian;

d. Surat ijin keluar masuk orang atau barang.

2 tahun - Musnah

2. Laporan ketertiban dan keamanan

a. Kehilangan;

b. Kerusakan;

c. Kecelakaan;

d. Gangguan.

2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun

Dinilai kembali

Dinilai kembali J. Administrasi pengelolaan

parkir

2 tahun - Musnah

K. Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan

2 tahun - Musnah

VI. KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN A. Keprotokolan

1. Penyelenggaraan acara 1 tahun 3 tahun Musnah

(10)

kedinasan (upacara, pelantikan, peresmian, dan jamuan termasuk;

peringatan hari-hari besar)

2. Buku tamu;

3. Agenda kegiatan pimpinan

lembaga/instansi;

4. Kunjungan dinas dalam dan luar negeri:

a. Kunjungan dinas Menteri Koordinator;

b. Kunjungan dinas pejabat eselon I;

c. Kunjungan dinas pejabat lain/pegawai.

5. Daftar nama/alamat kantor/pejabat.

2 tahun

1 tahun

1 tahun 1 tahun 1 tahun Selama berlaku

2 tahun

4 tahun

-

Musnah, kecuali pejabat negara/ tokoh

nasional permanen

Musnah

Permanen Dinilai kembali Musnah Musnah B. Dokumentasi/liputan

kegiatan dinas pimpinan, acara kedinasan dan peristiwa-peristiwa bidang masing-masing, dalam berbagai media:

kertas/foto/video/rekaman suara/multimedia:

1) Menteri Koordinator;

2) Eselon I;

3) Pejabat lain/pegawai.

Permanen Dinilai kembali Musnah C. Pengumpulan, Pengolahan

dan penyajian informasi kelembagaan:

1. Kliping koran;

2. Brosur, leaflet/poster/

plakat;

1 tahun

4 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali berkaitan dengan kasus

tertentu dinilai

(11)

3. Pengumuman/pemberitaa n.

1 tahun 2 tahun kembali Musnah, kecuali master

dinilai kembali

Dinilai kembali D. Hubungan antar Kemenko

Kesra dengan Badan Pemerintah/Instansi

1. Hubungan antar lembaga pemerintah;

2. Hubungan dengan organisasi sosial/LSM;

3. Hubungan dengan perusahaan;

4. Hubungan dengan

perguruan tinggi/sekolah;

Dinilai kembali

Dinilai kembali 5. Hubungan dengan

perguruan tinggi/sekolah mengenai magang,

Pendidikan Sistem Ganda (PSG)/Praktek Kerja Lapangan (PKL);

6. Forum kehumasan

(Bakohumas/Perhumas);

7. Hubungan dengan media massa:

a. Siaran pers/konferensi pers/press release;

b. Kunjungan

wartawan/peliputan;

c. Wawancara.

1 tahun

2 tahun

Musnah

Musnah, kecuali master

Musnah Musnah E. Dokumen Persidangan dan

Rapat (Bahan Sidang Kabinet, Rapat Terbatas, Rakor Tingkat Menteri Koordinator, Rapat Dengar

(12)

Pendaat DPR/DPD RI, Pidato Menko Kesra:

1. Bahan Sidang Kabinet;

2. Rakor Tingkat Menteri Koordinator termasuk hasil rumusan dan transkrip;

3. Bahan Rapat Terbatas;

4. Pidato Menko Kesra;

5. Bahan Pidato Kenegaraan Presiden Bidang Kesra Tahunan di DPR;

6. Pedoman

Penyelenggaraan

Persidangan dan Rapat Kemenko;

1 tahun 1 tahun

1 tahun

4 tahun 4 tahun

4 tahun

Permanen Permanen

Permanen Permanen Permanen

Musnah, kecuali master

permanen

F. Penerbitan majalah, buletin, koran, dan jurnal;

permanen G. Publikasi melalui media

cetak maupun elektronik;

permanen H. Pameran/sayembara/lomba,

festival, pembuatan spanduk dan iklan;

1 tahun 4 tahun Dinilai kembali I. Penghargaan/tanda kenang-

kenangan, administrasi pemberian

penghargaan/tanda kenang- kenangan kepada

masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar;

J. Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela sungkawa, permohonan maaf.

1 tahun - Musnah

VII PENGKAJIAN DAN PENELAAHAN

A. Pengkajian meliputi rencana kerja, TOR/Proposal,

pembentukan tim kerja dan surat menyurat serta

hasilnya;

B. Penelaahan meliputi rencana kerja, TOR/Proposal,

(13)

pembentukan tim kerja dan surat menyurat serta

hasilnya;

C. Sosialisasi dan desiminasi hasil penelitian dan

penelaahan;

D. Forum komunikasi staf ahli:

1. Data;

2. Statistik;

3. Jurnal penelitian/

pengembangan.

Dinilai kembali

Dinilai kembali Musnah, kecuali master

permanen E. Evaluasi pelaksanaan

kebijakan;

1 tahun 4 tahun Dinilai kembali F. Seminar, lokakarya,

temukarya, workshop.

1 tahun 4 tahun Dinilai kembali VIII KEPUSTAKAAN

A. Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka:

1. Bukti penerimaan koleksi bahan pustaka deposit;

2. Administrasi pengolahan deposit bahan pustaka.

2 tahun 2 tahun

3 tahun 3 tahun

Musnah Musnah B. Pengadaan dan Pengolahan

Bahan Pustaka

1. Buku induk koleksi 2. Daftar buku terseleksi 3. Daftar buku dalam

pemesanan

4. Daftar buku dalam permintaan

5. Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah, deposit, hibah 6. Daftar pengiriman bahan

pustaka surplus

7. Lembar kerja pengolahan BP (Buran,

Pengkatalogan)

Sampai tidak dipergunakan

1 tahun 1 tahun Sampai tidak

3 tahun 3 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun

Vital Musnah Musnah Musnah Musnah

Musnah Musnah Musnah

(14)

8. Shelt list/Jajaran Kartu Utama (master list) 9. Daftar tambahan buku

(Assession list)

dipergunakan

IX TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

A. Rencana strategis/master plan pembangunan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Selama berlaku

5 tahun Permanen

B. Dokumentasi arsitektur 1 tahun 5 tahun Dinilai kembali 1. Sistem Informasi

2. Sistem Aplikasi 3. Infrastruktur

C. Dokumentasi Implementasi 1 tahun 5 tahun Dinilai kembali 1. Sistem Informasi

2. Sistem Aplikasi 3. Infrastruktur D. Perekaman dan

Pemutakhiran Data

1 tahun 2 tahun Musnah 1. Formulir Isian

2. Daftar Petugas Perekaman

3. Jadwal Pelaksanaan 4. Laporan hasil perekaman

dan pemutakhiran data E. Migrasi Sistem Aplikasi dan

Data

1 tahun 3 tahun Dinilai kembali 1. Perencanaan Migrasi

2. Pelaksanaan Migrasi 3. Berita Acara Kegiatan

Migrasi

4. Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi

5. Laporan hasil migrasi

F. Dokumen hosting 1 tahun 3 tahun Dinilai kembali 1. Formulir permintaan

hosting

2. Laporan hasil uji kelayakan

(15)

3. Laporan hasil

pelaksanaan hosting

G. Layanan Back Up data digital 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali X PENGAWASAN

A. Rencana Pengawasan 1. Rencana Strategis

Pengawasan

2. Rencana Kerja Tahunan 3. Rencana Kinerja Tahunan 4. Penetapan kinerja

Tahunan

5. Rakor Pengawasan Tingkat Nasional

Permanen Permanen Permanen

Dinilai kembali Musnah

B. Pelaksanaan Pengawasan 1. Laporan Hasil

Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil

Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI), yang memerlukan tindak lanjut (TL)

2. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil

Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI), yang tidak memerlukan tindak lanjut (TL)

3. Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi (Tipikor) dan memerlukan tindak lanjut

4. Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur

Setelah tindak lanjut selesai

2 tahun

Setelah putusan mempunyai

kekuatan hukum tetap

Setelah putusan mempunyai

kekuatan hukum tetap

3 tahun

Dinilai kembali

Musnah

Permanen

Dinilai kembali

(16)

Tindak Pidana Korupsi (Tipikor) dan tidak

memerlukan tindak laut

5. Laporan perkembangan penanganan surat pengaduan masyarakat 6. Laporan Pemutakhiran

Data Tindak Lanjut Temuan

7. Laporan Perkembangan Barang Milik Negara 8. Laporan Kegiatan

Pendampingan

Penyusunan Laporan Keuangan dan Review Kemenko Kesra

9. Good Corporate Governance (GCG)

2 tahun

3 tahun

Dinilai kembali Musnah Dinilai kembali Musnah

Permanen

MENTERI KOORDINATOR

BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,

H. R. AGUNG LAKSONO