BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Pelaksanaan praktik kerja magang dilakukan di PT Makna Angan Karya Andanu ( Toko Kopi Tuku), di bawah pembimbing lapangan bernama Heidyta Anggraini Kumala yang menjabat sebagai Event and Commercial Manager.
Selama praktik kerja magang, penulis ditempatkan dalam divisi Social Media Marketing and Public Relation selama empat bulan. Social Media Marketing and Public Relation di tempatkan dibawah Event and commercial karena bagian komunikasi hanya memiliki satu kepala.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Tugas yang dilakukan dalam praktik kerja magang di Toko Kopi Tuku selama 15 minggu dirangkum sebagai berikut:
3.1 Tabel Tugas Mingguan
No Minggu Jenis Perkerjaan
1 10-14 Agustus 2020
- Melakukan analisis mengenai Toko Kopi Tuku - Product Knowledge dengan melakukan Management Shift
- Sosial media research
2 17-21 Agustus 2020 - Memegang Instagram Toko Kopi Tuku untuk membalas Direct Message (DM)
- Merekap jawaban dari “Question Box”
3 24-28 Agustus 2020
- Membalas DM
- Membuat dan mencari tempalate untuk content plan
4 31 Agustus-
4 September 2020 - Membuat Content plan bulan September - Membalas DM
5 7-11 September 2020 - Mencari draft foto dan membuat caption - Membalas DM
- Sortir tagged post Instagram 6 14-18 September 2020 - Memberi SOP crisis handling
-Membalas DM
7 21-25 September 2020
- Membuat desain dan posting konten [ Titip Tetangga]
- Membalas DM 8 28 September –
2 Oktober 2020
- Posting feed [ Kopi Kelapa]
- Membalas DM
9 5 – 9 Oktober 2020 - Desain konten= Icip Rasa Tetangga,
#Tukudirumah 10 12-16 Oktober 2020 - Membalas DM
- Competitor analysist 11 19-23 Oktober 2020 - Membalas DM
- Post Feeds : Pos Indonesia
12 26-30 Oktober 2020
- Desain Konten dan posting: Ragam Rasa Tetangga, Tokopedia, dan Teaser Opening Tuku Blok M
13 2-6 November 2020
Desain Konten dan posting JD.id dan Tokopedia
Membuat drafting Company Profile 14 9 -13 November 2020
Desain Konten dan posting Pos Indonesia 15 16-20 November 2020 Membuat Invitation card (Mengundang Key
Opinion Leader) , membuat Company Profile
Tugas tersebut dapat digaris besarkan sebagai berikut:
1. Social Media Marketing
Tugas ini memiliki tanggung jawab untuk membuat perencanaan konten yang akan diunggah dalam sebulan, setelahnya membuat draft konten untuk menyatukan foto visual dan caption, draft yang sudah disetujui untuk diunggah akan melalui proses desain (tone warna dan penempatan tulisan/caption pada unggahan). Tugas lainnya adalah menerima dan membalas komentar atau pesan melalui kolom komentar atau Direct Message.
2. Social Media Monitoring
Tugas yang dilakukan berupa membuat laporan mingguan akun Instagram untuk melihat perkembangan selama satu bulan, merekap konten yang telah diunggah dan dimasukkan dalam satu file.
3. Public Relations
Membuat SOP penanganan krisis mengenai Covid-19 dan menangani 13omplain dari pesan atau komentar Instagram
3.2 Tabel Timeline
No Jenis Pekerjaan Urai an
Waktu Pelaksanaan
Agustus September Oktober November 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
1
Social Media Marketing
Membuat Content Plan
Membuat konten [menyesuaikan foto dan caption] untuk diunggah sesuai
jadwal content plan
Mendesign atau membuat
konten Instagram Story Membalas Direct Message
2
Social Media Monitoring Membuat Weekly Report
Instagram [Insight]
Merekap konten Instagram
Stories dan Feeds
3
Public Relations
Membuat SOP penanganan
Crisis Covid 19
Menangani komplain dari
Direct Message
Company Profile
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Selama melakukan praktik kerja magang sebagai Social media &PR internship, penulis melakukan beberapa pekerjaan terutama pada bagian social media marketing yang didalamnya termasuk social media management yaitu menciptakan, menjadwalkan, menganalisis dan mengunggah konten sesuai kebutuhan. Social media monitoring, memantau perkembangan dan menjadikan media sosial sebagai bahan evaluasi untuk perbaikan atau mengambil tindakan kedepannya.
3.3.1 Social Media Marketing
Social Media Management adalah proses untuk menciptakan , menjadwalkan, menganalisis, dan terlibat dengan konten unggahan dalam media sosial (Etania, 2019, h.25). Hal-hal yang dilakukan dalam social media management adalah menangani aktivitas media sosial, mulai dari menanggapi komentar pelanggan hingga mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan dan menerbitkan konten.
Media sosial menawarkan para marketers kesempatan untuk memiliki suara publik dan kehadiran secara online untuk brand mereka. Marketers bisa membangun hubungan terhadap komunitas online, mengundang partisipasi dari konsumen dan membuat asset marketing jangka panjang dalam prosesnya
(Kotler Keller, 2016,h.652)
Menurut Fill dan Turnbull (2016,h.282) terdapat lima fase pengukuran proses media sosial,
1. Concept, mendefinisikan apa yang ingin dicapai dan bagaimana mengukur kesuksesan tersebut
2. Definition, mendefinisikan secara garis besar apa akan dilakukan untuk mencapai tujuan
3. Design, menghitung dan melakukan pengukuran terhadap taktik dan metode yang dilakukan
4. Development, mengimplementasikan dan meluncurkan program serta keakuratan eksekusi
5. Optimization, menyatukan performance sosial dan mengidentifikasi peluang yang bersifat actionable untuk penyesuaian program.
Dalam fase pengukuran proses media sosial, Toko Kopi Tuku melakukan:
1. Concept
Setiap akhir atau awal bulan, akan ada perencanaan konten yang dibuat untuk satu bulan penuh. Biasanya dilihat hal-hal penting atau hari penting tertentu mana yang dapat dijadikan konten untuk Instagram yang relevan dengan Toko Kopi Tuku. Contohnya adalah saat Hari Kopi Internasional tanggal 1 Oktober, tim social media marketing ingin menambah Awareness tentang biji kopi lokal.
Gambar 3.1 Slide Content Plan bulan September 2020
2. Definition
Setelah memiliki perencanaan konten satu bulan, tim membuat draft dengan menyatukan foto terkait dengan pilihan caption yang sesuai.
Tim juga melihat highlight apa yang ingin ditonjolkan sehingga pesan dapat tersampaikan dengan tepat. Pada contoh Hari Kopi Internasional, tim social media marketing mau menambah Awareness dari jenis biji kopi lokal dari petani.
Gambar 3.2 Draft Caption dan Stock Foto
3. Design
Draft yang sudah dibuat akan dioper ke tim komunikasi untuk dilihat kembali ketepatan kalimat caption dan kesesuaian foto atau visual. Foto dan visual yang sudah ada akan di edit terlebih dahulu menyamakan tone warna dari Guide color.
4. Development
Ketika mendapatkan revisi, foto dan caption bisa saja berubah, di adjust kembali hingga mendapatkan persetujuan, konten yang sudah selesai revisi akan siap diunggah sesuai waktu yang telah ditentukan ke akun Instagram Toko Kopi Tuku
Gambar 3.3 Unggahan Feed Hari Kopi Internasional
5. Optimization
Hasil dari unggahan Instagram tersebut adalah para pengikut Instagram mengetahui jenis kopi yang digunakan oleh Toko Kopi Tuku sebagai bahan dasar minuman kopi, juga mengetahui cerita di balik jenis kopi dari petani kopi.
3.3.2 Social Media Monitoring
Menurut Zhang dan Marita (2013, h.372), media sosial memberikan dampak besar pada perusahaan, peningkatan aktivitas di media sosial juga membutuhkan metode untuk mengikuti konsumen interaksi online terkait merek. Oleh karena itu dibutuhkan pemantauan termasuk mendengarkan menafsirkan dan mengambil tindakan atas apa yang disampaikan oleh konsumen. Nantinya hasil dari pemantauan akan dijadikan evaluasi perusahaan untuk mengambil keputusan dalam menggunakan media.
Social Media Monitoring yang dilakukan Tuku adalah memantau dan meninjau insight dan engagement dari akun Instagram
@tokokopituku. Social media engagement dibuat melalui interaksi
positif dalam ruang online media sosial tertentu. Penting dalam perspektif periklanan dan pemasaran bagi tim untuk mengembangkan rencana media sosial yang memandu respons selama krisis, tetapi juga mengarahkan tujuan umum dan sasaran keterlibatan yang sedang berlangsung. (Lipschultz,2015, h.96)
Dalam melakukan monitoring, dapat menggunakan website. Salah satu website yang dapat digunakan adalah Keyhole. Keyhole adalah Tools analytics untuk melihat kinerja historis dan real-time dari akun Instagram. Tools ini memungkinkan dapat melacak hashtag, tag, kata kunci, URL dari unggahan yang ada pada akun Instagram.Tool ini juga mudah untuk melihat trend hashtag dan kinerja konten pada akun instagram Selain itu, Keyhole dapat digunakan untuk melacak kinerja profil Instagram competitor, mulai dari melacak data aktivitas, pertumbuhan, dan keterlibatan pesaing selama periode tertentu.
Gambar 3.4 Profil Keyhole dari Instagram @tokokopituku
(Sumber: Keyhole)
Data Keyhole diambil dalam rentang waktu satu tahun yaitu 19 Agustus 2019 hingga 18 Agustus 2020. Profil Toko Kopi Tuku pada Keyhole menunjukan biografi Intagram dengan jumlah followers, following dan post. Terdapat juga jumlah post, engagements, dan average engagement per post selama satu tahun.
Gambar 3.5 Optimal Post Time Keyhole dari Instagram @tokokopituku
(Sumber: Keyhole)
Pada tabel Optimal Post Time ditampilkan data waktu dan hari terbaik untuk mengunggah konten pada akun Instagram
@TokoKopiTuku. Waktu terbaik berdasarkan analisis Keyhole adalah Jumat pada pukul 3 sore hari. Ini mempermudah tim media sosial untuk menentukan waktu untuk mengunggah konten yang akan dinaikkan.
Gambar 3.6 Hashtags by Engagements
(Sumber: Keyhole)
Pada grafik hashtags by engagements dapat dilihat bahwa penggunaan hashtags atau tagar sangat bermanfaat untuk meningkatkan engagements. Setiap unggahan di akun Instagram Toko Kopi Tuku
yang mau ditonjolkan. #Kitaajadulu mendapatkan average engagements tertinggi karena unggahan yang menggunakan tagar tersebut mendapatkan perhatian dari pengikut Instagram Toko Kopi Tuku.
Gambar 3.7 Caption salah satu unggahan Instagram Toko Kopi Tuku
Social media monitoring juga dilakukan untuk melihat pergerakan kompetitor dari Toko Kopi Tuku. Analisis yang dilakukan sama seperti menganalisis Toko Kopi Tuku, tetapi tidak terlalu mendalam.
Gambar 3.8 Slides Competitor Analysis Space Roastery
Analisis dilakukan untuk melihat atau memantau perkembangan dari kompetitor yang sedang bergerak dalam bidang yang sama, hasil dari
analisis adalah pengambilan tindakan atau evaluasi, mencari apa perbedaan signifikan yang dilakukan Tuku dan kompetitor.
3.3.3 Public Relations
Public relation secara garis besar ialah strategi perusahaan untuk membangun relasi baik dengan public supaya dapat mendapatkan opini yang positif dari kalangan masyarakat di sekitarnya. Public relation sangatlah penting dalam membangun citra positif atau pandangan baik dari masyarakat secara luas terhadap perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Sari (2017, h.24) Krisis public relation sering disebut krisis komunikasi, hal tersebut terjadi karena pemberitaan atau isu negatif yang kemudian berimbas pada perusahaan. Maka, salah satu tugas dari public relations adalah mengklarifikasi pemberitaan di media mengenai pemberitaan atau isu tersebut. Klarifikasi dapat berupa sangkalan dan pembenaran.
Pada praktik kerja magang, penulis juga mendapatkan tugas untuk membuat master memo beserta Standard Operational Procedure atau SOP sebagai tindakan preventif dalam situasi sekarang ini.
Gambar 3.9 Master Memo Covid 19
Master memo Covid 19 sama seperti press release, untuk menyampaikan klarifikasi berita. Master Memo masih bersifat sementara dan akan dipublikasikan ketika terdapat kondisi yang memungkinkan Tuku melakukan klarifikasi. Nantinya master memo dapat diubah menjadi konten untuk di unggah melalui media sosial Instagram.
Menangani komplain dari direct message atau komentar dari unggahan Instagram juga salah satu tugas dari PR, ketika terdapat komplain PR harus memiliki kecepatan dalam menanggapi komplain atau ulasan secara cepat dan tepat agar tidak terjadi krisis. Krisis dapat terjadi jika terdapat penanganan yang lama atau salah dalam mengambil tindakan.
Pembuatan Company profile juga menjadi salah satu tugas yang dilakukan public relations. Profil perusahaan memiliki fungsi untuk menggambarkan secara umum mengenaik perusahaan serta visi misi perusahaan. Profil perusahaan juga dapat menjadi sarana untuk publikasi dan pemasaran.
3.3.4 Kendala Proses Kerja Magang
Dalam menjalani praktik kerja magang ada beberapa kendala 1. Komplain yang sulit untuk dijawab dan harus ditangani dengan
segera karena penulis masih belum berpengalaman dalam menangani komplain yang berat dan tergolong sulit.
2. Koordinasi yang masih kurang dan terlalu banyak kepala dalam bidang komunikasi, supervisor harus memberikankonten yang dibuat kepada COO dan tim komunikasi yang lain sebelum di publikasikan, hal tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama dan menjadi kurang efektif.
3. Sumber daya manusia yang tergolong kurang, karena penulis mendapatkan beberapa tugas yang di luar Jobdeck. Seperti membuat banner untuk E-Commerce atau membuat design lainnya seperti menu restoran,sehingga banyak tugas menumpuk.
3.3.5 Solusi Kendala Proses Kerja Magang
1. Komplain langsung ditangani oleh supervisor dan penulis akan dijelaskan cara lebih detail menangani krisis yang berbeda-beda.
2. Approval langsung dikirim ke group komunikasi yang terlibat agar lebih cepat, brief dan pengawasan tetap dari supervisor terkait.
3. Beberapa tugas dalam design dibagi ke beberapa tim sebelum ada penambahan divisi design/ lebih ahli.
