Pengenalan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 6 Maret 2017

Pengenalan 5R

(Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)

“5R” merupakan kegiatan

menata tempat kerja sehingga diperoleh lingkungan kerja yang nyaman dan aman.

5R yaitu:

1.Ringkas (Seiri) 2.Rapi (Seiton) 3.Resik (Seiso) 4.Rawat (Seiketsu) 5.Rajin (Shitsuke)

Apa itu 5R?

5R

R1

R2 R3

R5

Dasar 5R dari Kaizen

/Improvement

Dasar 5R

5R

Sasaran Menerapkan 5R

Tempat kerja yang tertata dengan apik akan

menghindarkan terjadinya unsafe action

dan unsafe condition

Tempat kerja yang tertata dengan apik akan menciptakan kemudahan dan ketelitian dalam

bekerja sehingga meningkatkan mutu kerja

Tempat kerja yang tertata dengan apik akan meningkatkan produktivitas kerja karena suasana kerja

nyaman, mencari barang yang diperlukan lebih cepat,

dll

Tempat kerja yang tertata dengan apik akan mempermudah dalam hal membersihkan dan merapikan

tempat kerja setiap hari

- Efisiensi, - Produktivitas, - Kualitas, - Keselamatan Kemudahan

Bekerja

Budaya 5R

Penerapan 5R harus

dilakukan secara sistematis karena pada intinya 5R

bukanlah suatu standar tetapi lebih ke arah

pembentukan budaya

seluruh karyawan di dalam organisasi

... Sasaran Menerapkan 5R

Penyamaan Pola Pikir:

Bahwa tidak tertatanya tempat kerja dengan baik akan berpotensi menimbulkan PEMBOROSAN: waktu, tenaga, tempat, bahan, biaya.

PEMBOROSAN adalah segala sesuatu yang:

tidak memberikan nilai tambah,

berlebihan dari kebutuhan minimum,

tidak membantu suatu proses, tidak menguntungkan secara materi

... Sasaran Menerapkan 5R

- Efisiensi, -Produktivitas, - Kualitas, - Keselamatan Kemdhan Bekerja

Budaya 5R

R1: RINGKAS

Prinsip Dasar:

Pisahkan dan singkirkan barang yang tidak perlu dari tempat kerja:

1. Tidak ada barang yang tidak diperlukan berada di tempat kerja.

2. Tidak ada barang yang berlebih jumlahnya.

3. Ada upaya untuk menurunkan jumlah stock barang yang ada di tempat kerja.

Langkah Menuju Ringkas

1. Memeriksa lokasi kerja, dengan

pertanyaan yang datang atau muncul dari benak kita:

- Barang apa ini?

- Milik siapa?

- Sejak kapan berada di situ?

- Mengapa berada di situ?

- Apakah masih digunakan?

- Seberapa sering dipakai?

2. Kategorikan barang-barang yang ada di tempat kerja:

Sering?

(simpan di tempat kerja)

Kadang- kadang?

(simpan di gudang)

Jarang?

(simpan di

Perlu?

Bernilai? (bisa dijual)

Tidak bernilai?

(dibuang)

Tidak Perlu?

...Langkah Menuju Ringkas

...Langkah Menuju Ringkas

3. Strategi Label Merah/RED TAG

• Merupakan teknik Pemilahan yang sangat penting

• Segera setelah mengklasifikasi barang yang tidak diperlukan, barang ini ditandai dengan label merah/ RED-TAG (akafuda) sehingga setiap orang dapat secara jelas melihat apa yang perlu dibuang atau dipindahkan dan mana yang masih perlu dipertahankan

LABEL MERAH

Dengan menggunakan strategi label merah/ RED-TAG :

i. tidak ada item yang tidak diperlukan masih berada di area kerja,

ii. tidak ada item yang berlebih jumlahnya,

iii. ada upaya untuk menurunkan jumlah stok dengan bersinambungan meluas kesemua item

...Langkah Menuju Ringkas

...Langkah Menuju Ringkas

4. Menerapkan konsep RINGKAS di tempat kerja:

• Pembagian pekerjaan diatur berdasarkan jumlah pegawai

• Dibuat layout tempat/ruangan kerja

• Untuk tempat kerja yang menjadi area bersama, tanggung jawabnya berada pada petugas yang ditunjuk bersama oleh PIC

• Dinding bersih dari segala coretan dan gantungan benda- benda yang tidak perlu

• Dll

Catatan:

Sebelum memulai kegiatan 5R, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengambil foto tempat kerja agar nantinya dapat dibandingkan antara sebelum dan setelah melaksanakan 5R.

...Langkah Menuju Ringkas

Pemeriksaan setelah kegiatan Ringkas:

• Apakah masih ada barang/benda tidak terpakai yang dapat mengganggu tempat kerja?

• Apakah masih ada bahan baku tidak terpakai, barang

setengah jadi atau “waste material” berada di dekat tempat kerja?

• Apakah masih ada tools/perkakas, sparepart atau material lainnya yang tergeletak di lantai di dekat mesin?

• Apakah benda/barang yang sering dipakai sudah disortir, disusun, disimpan dan diberi label?

• Persediaan barang dalam proses tidak berlebihan jumlahnya?

• Dll

Ringkas

• Akibat stok barang/perkakas/mesin-mesin yang tidak perlu, lokasi kerja yang sudah sempit akan semakin sempit.

• Karena barang yang tidak perlu diletakkan tidak pada tempatnya, gerakan karyawan akan terganggu, sehingga menimbulkan kesia-siaan gerakan

• Ketika akan mengambil peralatan kerja, karena banyak barang tidak perlu yang tercampur, menimbulkan pemborosan waktu pencarian.

• Stok barang yang berlebihan, menyebabkan timbulnya biaya perawatan, atau penurunan kualitas barang yang disimpan sehingga tidak bisa dipakai lagi.

• File-file yang tidak perlu akan memakan tempat, sehingga ruangan kerja terasa akan semakin sempit

• File dan informasi yang tidak perlu akan menimbulkan keterlambatan dan kekacauan pengambilan keputusan manajemen.

• Meja yang berisi barang-barang yang tidak perlu bisa menurunkan efisiensi/produktivitas kerja.

Prinsip Dasar:

Membenahi tempat penyimpanan barang dan mengatur tata letak tempat kerja, termasuk peralatan kerja:

1. Barang mudah ditemukan 2. Barang mudah diambil

3. Barang mudah disimpan kembali ke tempat semula

R2: RAPI

Langkah Menuju Rapi

1. Mengklasifikasikan/ mengelompokkan tempat penyimpanan dan item-itemnya:

Frekuensi Pemakaian:

Rendah, Sedang, Tinggi

Keseragaman alat:

ATK, Tool kit, Kunci pas, dll

Fungsi alat:

Alat potong, Alat las, dll

Batasan waktu:

1 ordner untuk menyimpan laporan setahun

Kategori Frekuensi Pemakaian (Derajat Kebutuhan) Tempat Penyimpanan Tinggi Barang yang

selalu diperlukan

A •Barang yang dipergunakan

setiap jam

•Barang yang dipergunakan setiap hari

•Barang yang dipergunakan setiap Minggu

Simpan di dalam tempat kerja / operasi

B Sedang Barang yang kadang-kadang digunakan

•Barang yang dipergunakan sekali dalan sebulan

•Barang yang dipergunakan sekali dalam tiga bulan

Simpan di dalam lingkungan kerja / operasi (simpan secara intensif)

C Rendah Barang yang jarang digunakan

•Barang yang dipergunakan sekali dalam enam bulan

•Barang yang dipergunakan sekali dalam setahun

Di luar lingkungan kerja/operasi

Klasifikasi Tempat Penyimpanan

...Langkah Menuju Rapi

2. Menyiapkan tempat penyimpanan

beserta kode/ label/ tanda pengenal barang

Semula

Setelah dirapikan dan diberi label

...Langkah Menuju Rapi

3. Mengatur tata letak tempat kerja:

Minimasi jarak pemindahan: bahan, alat, dokumen dan manusia.

Minimasi gerakan kerja karyawan/ operator.

Utilisasi optimum: alat dan sarana kerja.

Kenyamanan lingkungan dan suasana kerja.

Keselamatan dan kesehatan kerja.

4. Memberi tanda batas

5. Mengatur tata letak tempat penyimpanan (denah/peta)

...Langkah Menuju Rapi

6. Menyusun dan menyepakati aturan tata tertib rapi.

...Langkah Menuju Rapi

Misalnya, meja kerja dikatakan rapi jika:

1. Bersih, bebas debu.

2. Tumpukan dokumen tidak lebih dari 15cm tingginya

3. Yang diperkenankan diletakkan di meja kerja: komputer, telpon, 1 foto pribadi, tempat minum

4. Kolong meja bersih tidak ada tumpukan barang.

Pemeriksaan setelah kegiatan Rapi:

• Apakah semua barang sudah ditempatkan pada tempat yang memadai?

• Apakah tempat penyimpanan barang sudah memiliki tanda batas?

• Apakah label barang dan label tempat sudah lengkap terpasang?

• Apakah sistematika dan cara penempatan barang sudah ditetapkan?

• Apakah denah dan peta letak barang sudah dibuat?

• Dll

...Langkah Menuju Rapi

Rapi

• Hanya orang tertentu saja yang mengetahui letak penyimpanan barang, sementara yang lain tidak mengetahui walaupun mereka membutuhkan.

• Hanya orang yang menggunakan alat sebelumnya saja yang tahu di mana peralatan itu disimpan.

• Barang-barang tidak diletakkan sebagaimana mestinya sehingga kesulitan ketika akan menggunakannya.

• Tidak ada yang mengetahui letak tempat file atau dokumen yang diperlukan.

• File dan dokumen hanya sekedar dimasukkan saja tanpa label atau identitas sehingga tidak berguna.

• Letak tempat barang berbeda dengan sebelumnya. Karena tidak menyadari hal itu, barang yang salah ikut terpasang.

Prinsip Dasar:

Mengatur dan melaksanakan prosedur kebersihan harian:

1. Bersihkan dari kotoran, semua yang ada di tempat kerja

2. Membersihkan sambil memeriksa

3. Menghilangkan sumber penyebab kotor 4. Mengupayakan kondisi optimum

R3: RESIK

1. Menyiapkan sarana kebersihan: tempat sampah, sapu, lap, penghisap debu, dll

2. Melaksanakan kegiatan pembersihan yang terjadual 3. Melakukan peremajaan (penataan ulang) tempat kerja

secara periodik 4. Melestarikan RESIK:

a. Menghilangkan sumber kotoran b. Menyusun kriteria resik

c. Membuat peta tanggung jawab resik d. Pemeriksaan berkala (ada jadual)

Langkah Menuju Resik

Pemeriksaan setelah kegiatan Resik:

• Apakah tempat kerja sudah bersih, bebas dari debu dan bau, tidak ada tumpahan benda cair di lantai?

• Apakah ada sarana kerja/barang/mesin yang masih kotor?

• Apakah sarana kebersihan lengkap?

• Apakah lampu penerangan di tempat kerja sudah memadai?

• Apakah ada lembar periksa kebersihan dan jadual kebersihan berkala?

• Apakah ada pembagian daerah tanggung jawab kebersihan?

• Dll

...Langkah Menuju Resik

Resik

• Pekerjaan yang dilakukan di tempat gelap akan mengurangi efisiensi kerja.

• Bila ruang kerja gelap dan tidak bersih, sulit menemukan defective (cacat) pada hasil kerja.

• Akibat tumpahan cairan di lantai, orang bisa tergelincir dan luka

• Pada bagian-bagian peralatan kerja yang tidak terjangkau perawatan, kerusakan akan sering terjadi.

• Kotoran atau debu yang beterbangan dapat mengganggu kesehatan.

• Ruangan kerja yang sehari-harinya tidak dibersihkan, lantai dan dindingnya kotor sehingga terlihat kumuh, gelap, redup dan tidak menimbulkan semangat kerja.

• Meja kerja yang berantakan bisa menimbulkan pekerjaan tidak efisien dan

Prinsip Dasar:

Mempertahankan RINGKAS, RAPI dan RESIK. Artinya memelihara lingkungan yang sudah bersih dan rapi sepanjang waktu, dengan cara membuat standar prosedur kebersihan. Standar ini harus

diumumkan, diketahui, dipahami, dan dilaksanakan oleh semua orang.

1. Standarisasi: kebersihan, penataan, penempatan barang dll 2. Menetapkan tindakan pencegahan/mengurangi tindakan

pengotoran

R4: RAWAT

Langkah Menuju Rawat

Untuk memelihara kondisi yang sudah ditata tetap terjaga dengan optimal dan terjadi peningkatan atas kondisi

tersebut, yang perlu dilakukan adalah:

1. Membuat standarisasi, untuk menjamin efektivitas 3R (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya

2. Melakukan sosialisasi dari standar yang sudah dibuat, sehingga semua orang bisa melihat, mengetahui,

memahami, dan melaksanakan standar yang berlaku.

3. Melakukan audit mandiri atas pelaksanaan 4R

4. Mendiskusikan bersama (Rapat Tinjauan Manajemen) hasil audit mandiri serta berbagai masukan lainnya selanjutnya menyepakati tindakan perbaikan nya.

PERHATIAN … !!!

• Setiap pengambilan alat kerja/barang dari rak ini agar mengisi blanko

pengambilan yang tersedia

• Kembalikan alat

kerja/barang ke tempat semula dengan rapi

• Alat kerja yang

dikembalikan harus dalam kondisi bersih

• Alat kerja tidak boleh tercecer atau tergeletak di tempat kerja.

...Langkah Menuju Rawat

R4: Rawat

Langkah Menuju Rawat

3. Melakukan audit mandiri atas pelaksanaan 4R

4. Mendiskusikan bersama (Rapat Tinjauan Manajemen) hasil audit mandiri serta berbagai masukan lainnya selanjutnya menyepakati tindakan perbaikannya.

Pemeriksaan setelah kegiatan Rawat:

• Apakah rambu-rambu/poster sudah cukup jelas terpasang?

• Apakah standar kerja lengkap dan mutakhir?

• Apakah pelaksanaan sudah sesuai standar kerja yang ada?

• Apakah sudah dilakukan pemeriksaan/ audit mandiri atas pelaksanaan 5R?

• Apakah sudah dibuat notulen hasil diskusi (Rapat Tinjauan

Manajemen) dan sudah dilaksanakan perbaikan yang disepakati?

• Dll

...Langkah Menuju Rawat

Rawat

• Walaupun secara keseluruhan telah menerapkan 3R yang pertama, akan kembali ke kondisi awal yang berantakan.

• Karena peletakan susunan peralatan kerja kurang baik, setiap hari sehabis bekerja selalu harus mencek kembali.

• Sampah kertas berserakan di lantai sehingga harus membersihkannya 2 ~ 3 kali per hari.

• Alat tulis cepat sekali hilang atau habis sehingga setiap waktu perlu dilakukan pemeriksaan terhadap alat tulis masing-masing

• Debu-debu beterbangan di lantai sehingga setiap kali harus membersihkan dengan kain pel.

Prinsip Dasar:

Standar prosedur yang telah ada, dalam melaksanakan Ringkas (Seiri), Rapi (Seiton), Resik (Seiso) harus secara berkelanjutan dipertahankan (sustain). Dengan disiplin yang tinggi, RINGKAS, RAPI, RESIK sesuai dengan standar prosedur menjadi kebiasaan kerja, menjadi sikap kerja kita. Yang penting juga kita harus mengkomunikasikan, mengajarkan, melatih dan mendidik anak buah, rekan kerja, untuk memahami standar prosedur yang ada.

R5: RAJIN

1. Biasakan kondisi tempat kerja selalu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan

2. Lakukan pengontrolan setiap saat

3. Lakukan koreksi bila ada penyimpangan

4. Lakukan peningkatan, misalnya dengan melakukan

perlombaan antar unit kerja untuk peningkatan efektivitas, pelatihan-pelatihan, penetapan target oleh atasan, contoh atasan, dll

Langkah Menuju Rajin

Rajin

• Walaupun sudah melakukan 5R, akan kembali ke kondisi awal yang berantakan dan kotor.

• Walaupun peralatan kerja kotor oleh debu dan kotoran, tetap dibiarkan saja.

• Karena hasil kerja (output) tidak diletakkan pada tempat yang sama dan tetap, bisa terjadi tercampur dengan hasil kerja yang salah.

• Ruangan kantor yang suram dan gelap tidak menimbulkan semangat kerja.

Contoh Kasus: Pelaksanaan 5R di Universitas

Menetapkan Sasaran dan Tanggungjawab

pada struktur manajemen

Pendidikan dan

Pelatihan Persiapan dan Pelaksanaan 5R

Menetapkan Sasaran dan Tanggungjawab

pada struktur manajemen

Pimpinan Universitas menyepakati perlunya 5R di seluruh kampus untuk menciptakan lingkungan yang bersih dan suasana akademik yang menyenangkan.

Pelaksanaan program 5R ini dapat dikaitkan dengan program implementasi seperti SMM ISO 9001 di

Universitas, dsb. sehingga dapat melibatkan seluruh karyawan.

Pelatihan 5R diberikan kepada karyawan dan dosen untuk mendapatkan pemahaman Konsep 5R, serta tahapan penerapannya

Pendidikan dan Pelatihan

Persiapan 5R dikoordinasikan oleh masing-masing pimpinan, dengan terlebih dulu menentukan prioritas lokasi dan penjadwalan.

R1, R2 dan R3 dimulai pada saat bersamaan (Big Cleaning Day, Kick Off) sesuai dengan standar yang ditetapkan pada R4.

Dengan telah dipenuhinya seluruh kegiatan R1 sd R4, maka telah diperoleh status R5-Rajin, dalam arti telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai aturan yang ditetapkan.

Persiapan dan Pelaksanaan 5R