BAB II
TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpana surat-surat atau dokumen kantor lainnya. Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken (kulit domba).
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip.
Pengertian arsip di Indonesia diatur kepada Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga- lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut The Liang Gie “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”. (Sutarto,1997: 200). Pada Kepegawaian Arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat- surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat. (Surojo,2006:
32).
Dari beberapa pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2.1.1 Fungsi Arsip
Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai hal baik itu surat, berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah.
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991 : 18-19), yaitu :
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:
1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebgai sumber komunikasi
6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian.
( Mulyono , Sularso. 1985:11-14)
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa fungsi arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi, sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.
2.1.2 Peranan Dan Tujuan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003 : 19).
Sesuai dengan Peranan dan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting sebagai alat utama ingatan organisasi atau bahan alat pembuktian dan Tujuan Kearsipan Secara Umum sebagai pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.
2.2 Sistem Pengelolaan
2.2.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip memerlukan pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan.Dilihat dari aspek yang lebih sederhana, pedoman kearsipan sebenarnya merupakan suatu kesepakatan dari suatu komunitas untuk menyeragamkan tata cara.
Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan sistem
penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).
Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah :
Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsip- arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah:
1. Map
a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara.
Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya.
Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/ pemisah dalam penyimpanaan arsip.
4. Filing Cabinet (File Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas- berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair).
b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair).
c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair).
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).
8. Berkas kotak (Box File)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip ( Filing System).
Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.
Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan dari penataan itu adalah :
1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan atau proses pekerjaan.
2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar dan hilang.
(Widjaya, A.W.1990:141).
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70):
1. Sistem Abjad ( Alphabetical System)
Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:
a) Indeks nama orang.
b) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta.
c) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya.
d) Indeks nama tempat atau wilayah.
Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah:
i. lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
ii. Folder.
Ada dua macam folder yaitu:
a) Folder campuran atau umum.
Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana
masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/ subjek.
b) Folder individu atau folder khusus.
Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja.
Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal.
b) Kartu Tunjuk Silang.
Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau nama- nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.
Gambar 2.1 Sistem Abjad
2. Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System)
Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “ Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan
masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek ini adalah:
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.
2. Menetapkan hal secara rinci.
3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.
4. Memberi kode sesuai dengan daftar indeks.
5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.
6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat
Gambar 2.2 Sistem Pokok Soal
3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System)
Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam penataan arsip terdiri dari:
1) Sistem Dewey.
Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem desimal atau persepuluhan.
2) Sistem Terminal Digital.
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/caption nomor surat, tanggal surat yang difile / diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
3) Sistem Nomor Murni.
Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.
Gambar 2.3 Sistem Nomor Atau Angka
4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System)
Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan.
Gambar 2.4 Sistem Wilayah atau Daerah 5. Sistem Tanggal (Choronological Filing System)
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.
Gambar 2.5 Sistem Tanggal
2.3 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula.
Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren (1996 :75):
Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.
4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas.
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.4 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan- kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu.
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.5 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :
a) Pemeliharaan
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 60-75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
b) Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
c) Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
Penggunaan Air Conditioner (AC)
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : i. Tradisional
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon”.
ii. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik.
iii. Mikrofilm
Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.6 Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta menghemat waktu penenmuan kembali arsip yang di simpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan arsip adalah (Sedarmayanti, 2003 : 102-103) :
1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.
Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa
“Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut haruslah dilakukan secara total, yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi”.
Tujuan Penyusutan arsip adalah :
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insentif- aktif )
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masi di perlukan dan bernilai tinggi.
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
( Martono. 1994:39-40).
Sedarmayanti (2003: 104) berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut :
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
Mempercepat proses temu kembali arsip.
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan oleh setiap instansi dan lembaga adalah untuk menghemat tempat serta untuk mengurangi volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai guna.
2.7 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103) dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
2.8 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas atau dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga dapat memudahkan penemuan kembali arsip.
Pemusnahan arsip diatur dalam Peraturan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
Menurut Peraturan kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2012 Lampiran Bab II ada prinsip ketentuan umum dalam pemusnahan arsip yang harus diikuti yaitu:
1. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang- undangan yang berlaku;
2. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
3. Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip dan atau Kepala ANRI.
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang bersangkutan.
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing Unit Pengolah.
6. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya.
Sedangkan Kriteria Kriteria Arsip Yang Dimusnahkan adalah :
a. Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
