BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

(1)

34

BAB 3

ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT XYZ merupakan pelopor industri produk X di Indonesia. Didirikan pada 11 Juni 1971 dengan nama awal PT XY, yang sahamnya secara mayoritas dimiliki oleh PT Y. Saat itu, PT XY hanya merakit, sedangkan komponennya diimpor dari Jepang dalam bentuk CKD (completely knock down).

Tipe produk X yang pertama kali di produksi oleh PT XYZ adalah tipe bisnis. Jumlah produksi pada tahun pertama selama satu tahun hanya 1500 unit, namun melonjak menjadi sekitar 30 ribu pada tahun dan terus berkembang hingga saat ini. Produk X terus berkembang dan menjadi salah satu produk andalan di Indonesia.

Kebijakan pemerintah dalam hal lokalisasi komponen otomotif mendorong PT XY memproduksi berbagai komponen produk X tahun 2001 di dalam negeri melalui beberapa anak perusahaan, diantaranya PT A (1974) yang memproduksi komponen-komponen dasar produk X, PT B (1979) yang khusus memproduksi produk pendukung produk X, PT C (1984) yang memproduksi mesin produk X serta PT D (1990) yang khusus memproduksi saluran pembuangan produk X.

Seiring dengan perkembangan kondisi ekonomi serta tumbuhnya pasar dari produk X, terjadi perubahan komposisi kepemilikan saham di pabrikan PT XYZ ini. Pada tahun 2000 PT A dan beberapa anak perusahaan di merger menjadi satu dengan nama PT XYZ, yang komposisi kepemilikan sahamnya menjadi 50% milik PT XYdan 50% milik XY Japan.

(2)

Saat ini PT XYZ memiliki 3 fasilitas pabrik perakitan, pabrik pertama berlokasi Sunter, Jakarta Utara yang juga berfungsi sebagai kantor pusat. Pabrik ke dua berlokasi di Pegangsaan Dua, Kelapa Gading, serta pabrik ke 3 yang sekaligus pabrik paling mutakhir berlokasi di kawasan MM 2100 Cikarang Barat, Bekasi. Pabrik ke 3 ini merupakan fasilitas pabrik perakitan terbaru yang mulai beroperasi sejak tahun 2005.

Dengan keseluruhan fasilitas ini PT XYZ saat ini memiliki kapasitas produksi 4.3 juta unit produk X per-tahunnya, untuk permintaan produk X motor di Indonesia yang terus meningkat. Salah satu puncak prestasi yang berhasil diraih PT XYZ adalah pencapaian produksi ke 20 juta pada tahun 2007. Prestasi ini merupakan prestasi pertama yang yang berhasil diraih oleh industri produk X di Indonesia bahkan untuk tingkat ASEAN. Secara dunia pencapaian produksi produk X dari PT XYZ sebanyak 20 juta unit adalah yang ketiga, setelah pabrik sepeda motor ABC di Cina dan India.

Guna menunjang kebutuhan serta kepuasan pelanggan produk X, saat PT XYZ di dukung oleh 1.600 showroom dealer penjualan yang diberi kode X1, 3.800 layanan

service atau bengkel XYZ dengan kode X2, serta 6.500 gerai suku cadang atau X,

yang siap melayani jutaan pengguna produk X di seluruh Indonesia.

Industri produk X saat ini merupakan suatu industri yang besar di Indonesia. Karyawan PT XYZ saat ini berjumlah sekitar 15.000 orang, ditambah 130 vendor dan supplier serta ribuan jaringan lainnya, yang kesemuanya ini memberikan dampak ekonomi berantai yang luar biasa. Keseluruhan rantai ekonomi tersebut diperkirakan dapat memberikan kesempatan kerja kepada sekitar 500 ribu orang.

(3)

3.2 Visi dan Misi

Visi dari perusahaan PT. XYZ, yaitu: Untuk memimpin pasar produk X di Indonesia dengan cara merealisasikan

mimpi dan menciptakan kegembiraan para pelanggan serta berkontribusi bagi masyarakat Indonesia.

M isi dari perusahaan PT. XYZ, yaitu: M enciptakan solusi mobilitas bagi masyarakat dengan produk dan layanan yang

terbaik.

3.3 S truktur organisasi

PT XYZ yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur memiliki struktur organisasi sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ

3.4 Tugas dan Wewenang

Di dalam struktur organisasi PT XYZ, terdapat pembagian yang jelas mengenai tugas dan wewenang yang dimiliki oleh masing-masing divisi, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan, dimana tugas dan wewenang dari masing-masing divisi antara lain :

(4)

1. President & Vice President

President & Vice President tugas dan bertanggung jawab memimpin perusahaan

dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan.

2. Director of Marketing

Director of Marketing memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi

kebutuhan pangsa pasar sehingga PT. XYZ dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan peningkatan kualitas kuantitas produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ.

3. Director of Production, Engineering & Procurement

Director ini membawahi tiga divisi yang berbeda yaitu :

a. Production

Pada divisi produksi, director mempunyai tugas dan wewenang dalam merencanakan produksi produk pada PT. XYZ sehingga mampu memenuhi permintaan pihak eksternal (konsumen) dan permintaan internal (dealer).

b. Engineering

Pada divisi produksi, director mempunyai tugas dan wewenang dalam melakukan pengawasan, pengoperasionalan, pengendalian keamanan dan pemeliharaan terhadap mesin-mesin berat yang berfungsi vital sebagai jantung operasi PT. XYZ.

(5)

c. Procurement

Pada divisi procurement, director mempunyai tugas dan wewenang dalam melakukan fungsi pengendalian internal terhadap aktivitas pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan dalam fungsi operasional perusahaan.

4. Director of Finance & Accounting

Director of Finance & Accouting memiliki tugas dan wewenang terhadap

penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini maka kegiatan yang berhuhubungan dengan keuangan di PT.XYZ dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik.

5. Director of Human Resources, GA, & IT

Director ini membawahi tiga divisi yang berbeda yaitu :

a. Human Resources

Pada divisi Human Resource, director mempunyai tugas dan wewenang dalam memberikan pelatihan-pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kualitas karyawan yang dimiliki PT. XYZ dan melakukan perekrutan dan evaluasi karyawan berdasarkan kinerja, skill, serta disiplin dan berbagai penilaian lain dari karyawan PT. XYZ.

b. GA (General Affairs)

Pada divisi General Affairs, director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:

(6)

2. M embantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern PT. XYZ

3. M elakukan persetujuan atas surat tugas, surat mutasi, dan surat referensi kerja yang harus dikeluarkan.

c. IT (Information Technology)

Pada divisi IT, director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. M enyusun rencana strategis IT untuk mendukung proses bisnis PT.

XYZ

2. M enyelenggarakan dan mengembangkan layanan IT untuk mendukung proses bisnis PT. XYZ

3. M enangani masalah dan memberikan solusi terhadap masalah yang terjadi di dalam perusahaan serta menganalisa, merumuskan, dan

membuat operating model atau master plan sistem yang terintegrasi.

3.5 Length of Effort

Length of effort menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. XYZ, berikut adalah daftar kegiatan:

Tgl Waktu

Kegiatan

Jumlah

Jam Kegiatan Materi Peserta Hasil Kegiatan

5 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing Overvi ew Perusahaan - Learning Division - Peserta internship

1. Mengetahui pro ffile pada PT. XYZ. 2. Mengetahui struktur organisasi PT. XYZ. 13.00 - 16.30 3,5 Wawancara Overvi ew Procure to Pay - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Memperoleh pengen alan garis besar mengen ai proses Procure to Pay pada PT. XYZ. 6 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Overvi ew Procure to Pay End to End Process Anggota tim proyek

Memperoleh pengen alan proses bisnis procure to

(7)

13.00 – 16.30 3,5 Overvi ew Procure to Pay End to End Process Anggota tim proyek

Memperoleh pengen alan proses bisnis procure to

pay melalui flowchart.

7 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing Procure to Pay End to End Process - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Memperoleh pengen alan lebih detail mengenai proses bisnis procure to

pay. 13.00 – 16.30 3,5 Review Procure to Pay End to End Process Anggota tim proyek Memperoleh pemahaman proses bisnis procure to pay melalui flowchart. 8 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas Rich Picture Anggota tim proyek

Rich Picture yang

menggambark an proses bisnis procure to pay PT. XYZ. 13.00 – 16.30 3,5 Briefing Rich Picture - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Memahami setiap fungsi pada procure to pay .

11 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Overvi ew PR Processing for Non Stock Anggota tim proyek Memahami proses permintaan pembelian untuk barang stock dan

non-stock. 13.00 – 16.30 3,5 Tugas PR Processing for Non Stock Scenario Level Anggota tim

proyek Membuat dokumentasi mengenai sistem permintaan pembelian yang akan direkomendasikan. 13 Juli 2011 7.30 – 12.00 4,5 Briefing Procure to Pay Module dan penyusuna n skripsi - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Memahami apa saja yang harus dikerjakan untuk mencapai target.

13.00 –

16.30 3,5 Tugas Schedule

Anggota tim proyek

Menyusun hal-hal yang harus dikerjakan selam a

internship. 14 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Overvi ew Purchasing – PO Creation for Generic Anggota tim proyek Memahami proses permintaan pembelian pada PT. XYZ.

(8)

13.00 – 16.30 3,5 Tugas Purchasing – PO Creation for Generic Scenario Level Anggota tim

proyek Membuat dokumentasi mengenai sistem

pembelian yang akan direkomendasikan. 15 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing dan Review PR Processing for Non Stock Scenario Level - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi permintaan pembelian. 12.00 – 16.30 3,5 Briefing dan Review Purchasing – PO Creation for Generic Scenario Level - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi pembelian. 18 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing PR Processing for Non Stock Scenario Level Anggota tim

proyek Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi permintaan pembelian. 13.00 – 16.30 3,5 Briefing Purchasing – PO Creation for Generic Scenario Level Anggota tim

proyek Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi pembelian. 19 Juli 2011 09.30 – 12.00 2,5 Konsultasi Business Process Improveme nt - Dosen pembimbing - Anggota tim proyek Mempelajari tentang metode Business Process Improvement. 13.00 – 16.30 3,5 Konsultasi Analisa masalah - Dosen pembimbing - Anggota tim proyek Menganalisa masalah – masalah yang terdap at pada sistem berjalan. 20 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Overvi ew Recei ving – Goods Recei ving for Generic Anggota tim

proyek Memahami proses penerimaan barang pad a PT. XYZ.

(9)

13.00 – 16.30 3,5 Tugas Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level Anggota tim

proyek Membuat dokumentasi mengenai sistem

penerimaan barang yang akan direkomend asikan.

21 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Overvi ew Payment without DP Anggota tim proyek Memahami proses penagihan dan pembayaran pada PT. XYZ. 13.00 – 16.30 3,5 Tugas Payment without DP Scenario Level Anggota tim proyek Membuat dokumentasi mengenai sistem penagihan dan

pembayaran yang akan direkomendasikan. 22 Juli 2011 09.30 – 11.30 2 Konsultasi Scenario Level - Dosen pembimbing - Anggota tim proyek

Analisa scenario level yang telah dibuat sesuai dengan masalah. 13.00 – 16.00 3 Dokumenta si Business Process Improveme nt Anggota tim proyek Mendokumentasi

scenario level yang

dibuat dengan metode

Business Process Improvement. 25 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing dan Review Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penerimaan barang. 13.00 – 16.30 3,5 Briefing dan Review Payment without DP Scenario Level - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penagihan dan pembayaran. 26 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level Anggota tim

proyek Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penerimaan barang. 13.00 – 16.30 3,5 Briefing Payment without DP Scenario Level Anggota tim proyek

Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penagihan dan

(10)

27 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Overvi ew SAP Procure to Pay Anggota tim proyek Mengenal sistem

Procure to Pay pada

SAP PT. XYZ. 13.00 – 16.30 3,5 Overvi ew SAP Procure to Pay Anggota tim proyek Mengenal sistem

Procure to Pay pada

SAP PT. XYZ. 28 Juli 2011 09.00 – 12.00 3 Konsultasi Scenario Level - Dosen pembimbing - Anggota tim proyek

Analisa scenario level yang telah dibuat sesuai dengan masalah. 13.00-16.00 3 Literature Cost Benefit Analysis Anggota tim

proyek Mempelajari metode

Cost Benefit Analysis.

29 Juli 2011 07.30 – 12.00 4,5 Literature Cost Benefit Analysis Anggota tim

proyek Mempelajari metode

Cost Benefit Analysis.

13.00 – 16.00 3,5 Tugas Cost Benefit Analysis Anggota tim proyek

Menganalisa Cost dan

Benefit dari setiap

masalah. 1 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing Cost Benefit Analysis - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Membahas Cost dan

Benefit yang telah

dibuat. 13.00 – 16.30 3,5 Review and Briefing Cost Benefit Analysis - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Mengenal teori tentang

Cost and Benefit Analysis. 2 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas PR Processing for Non Stock Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis permintaan pembelian yang sedang berjalan. 13.00 – 17.00 3,5 Tugas Purchasing – PO Creation for Generic Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis pembelian yang sedang berjalan.

3 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas Recei ving – Goods Recei ving for Generic Scenario Level Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis penerimaan barang yang sedang berjalan. 13.00 – 16.30 3,5 Tugas Payment without DP Scenario Level Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis pembayaran yang sedang berjalan.

(11)

4 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas PR Processing for Non Stock Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis permintaan pembelian yang direkomendasikan. 13.00 – 16.30 3,5 Tugas Purchasing – PO Creation for Generic Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis pembelian yang direkomendasikan. 5 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas Recei ving – Goods Recei ving for Generic Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis penerimaan barang yang direkomendasikan. 13.00 – 16.30 3,5 Tugas Payment without DP Anggota tim proyek Mendokumentasikan proses bisnis pembayaran yang direkomendasikan. 8 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing Activity Diagram Procure to Pay - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Membahas activity

diagram proses bisnis Procure to Pay. 12.00 – 16.30 3,5 Review dan Briefing Activity Diagram Procure to Pay - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek Memperbaiki activity

diagram dan membahas

kembali. 10 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas User Interface Anggota tim proyek Membuat rancang an

user interface website.

13.00 – 16.30 3,5 Tugas User Interface Anggota tim proyek Membuat rancang an

12 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas User Interface Anggota tim proyek Membuat rancang an

19 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing User Interface - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Membahas ran cangan

(12)

13.00 – 16.30 3,5 Review User Interface Anggota tim proyek

Memperbaiki ran cangan

user interface website

22 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Briefing User Interface - Mentor pembimbing - Anggota tim proyek

Membahas ran cangan

13.00 – 16.30 3,5 Overvi ew User Interface Anggota tim proyek Mempelajari coding pada website. 24 Agustus 2011 07.30 – 12.00 4,5 Tugas User Interface Anggota tim proyek

Membuat coding pada

13.00 – 16.30 3,5 Tugas User Interface Anggota tim proyek

Membuat coding pada

Tabel 3.1 Length of Effort

3.6 Sistem yang sedang berjalan

3.6.1 Narasi atau Prosedur Sistem yang Berjalan

Purchase Requisition (PR) dibuat sebagai permintaan pembelian

untuk persediaan material lokal. PR terdiri dari 2 jenis, yaitu PR – Non M RP dan PR – M RP. Untuk PR – Non M RP dibuat langsung oleh

Requester, sedangkan PR – M RP dibuat oleh sistem berdasarkan jumlah

komponen yang telah digunakan dalam proses produksi.

PR yang terbentuk akan dicek apakah PR tersebut merupakan hasil M RP atau bukan. Untuk PR – Non M RP, maka Section Head akan melakukan pengecekan PR. Selanjutnya akan diperiksa kelengkapan harga pada PR. Jika harga belum ada maka akan dibuat ke Puchasing

Staff untuk menanyakan estimasi harga yang dibuat oleh Requester,

selanjutnya Purchasing Staff akan me-maintain harga pada PR. Jika harga pada PR sudah lengkap, maka Section Head harus menyetujui/menolak PR. Jika PR tidak disetujui, maka Section Head akan membatalkan PR dan ada informasi dari sistem yang disampaikan kepada

(13)

Requester. Jika PR disetujui, maka PR dapat di-release oleh Purchasing Staff dan dilanjutkan dengan pembuatan PO. Untuk PR – M RP, maka

akan dilanjutkan pembuatan PO dilengkapi dengan BCT.

Pada saat pembuatan PO akan dilakukan pengecekan harga pada sistem. Jika harga sudah ada, maka PO dapat langsung dibuat. Jika harga tidak ada, maka Purchasing Staff harus me-maintain info record, selanjutnya PR yang telah terbentuk akan diubah menjadi PO, jika jumlah PO kurang dari jumlah PR, Purchasing Staff akan melakukan konfirmasi kepada Requester, Jika jumlah PO disetujui, maka Requester akan memberitahu Fund Manager untuk mengirim memo ke Purchasing Staff, yang kemudian akan membatalkan sisa jumlah pada PR, dan mengulang proses perubahan PR ke PO. Jika jumlah PO tidak disetujui, maka sistem melakukan pemeriksaan ketersediaan budget dengan harga, jika jumlah PO lebih besar sama dengan jumlah PR, juga akan dilakukan pengecekan ketersediaan budget Jika budget tidak tersedia dan kebutuhan barang/jasa memiliki tingkat urgensi yang tinggi, Purchasing Staff harus menghubungi Requester, dan Requester yang membuat PR harus mengajukan permintaan perubahan budget kepada Fund Manager. PO tidak akan terbentuk jika budget tidak tersedia. Setelah dilakukan prosedur Over Budget, Purchasing staff akan mengulang proses pembuatan PO. Apabila PO sudah tidak over budget, PO akan disimpan dan dicetak oleh Purchasing Staff, PO yang sudah dicetak akan dicek dan

(14)

disetujui oleh Purchasing Function Head dan dikirim ke vendor melalui

fax.

Untuk penerimaan barang, vendor mengirim barang beserta surat jalan dan dokumen referensi (PO/BCT Pending) ke warehouse (WAHO) PT. XYZ yang akan diterima oleh karyawan WAHO PT. XYZ. Karyawan WAHO akan memeriksa kelengkapan dokumen yang dibawa. Apabila dokumen tidak lengkap maka barang tidak dapat diterima/pengiriman ditolak. Sementara apabila dokumen lengkap, maka selanjutnya akan dilakukan receiving inspection processes, dimana dilakukan pengecekan antara dokumen order (BCT), surat jalan (SJ) dan fisik barang. Dari receiving inspection processes akan didapat data pengiriman. Setelah data ini diperoleh, material dibawa ke area penyimpanan dan dilakukan transaksi penerimaan berdasarkan data tersebut.

Untuk material/barang non BCT, transaksi kemudian dilanjutkan dengan melakukan entry BPB+ sejumlah penerimaan.

Untuk barang BCT, transaksi penerimaan dilakukan dengan melakukan scan BCT. BCT ini hanya dapat di-scan 1 kali saja dan dengan melakukan scan BCT, maka sistem akan mencatat penerimaan material sejumlah yang tercantum pada BCT tersebut. Apabila fisik barang yang diterima lebih kecil dari BCT yang di-scan, maka karyawan harus melakukan entry jumlah yang diterima dan sistem akan mengkalkulasi jumlah barang yang tidak diterima yang akan membentuk

(15)

BCT Pending. BCT Pending ini selanjutnya diserahkan ke vendor sebagai dasar bagi vendor untuk mengirimkan kekurangan barang. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan ini akan menghasilkan cetakan Bukti Penerimaan Barang (BPB+) yang kemudian ditempelkan di SJ. SJ yang tidak ada tempelan BPB+ tidak dapat digunakan sebagai dasar penagihan.

Vendor akan melakukan verifikasi BPB+ sebelum membuat

Invoice. Jika terdapat kesalahan, maka vendor akan menghubungi Purchasing Staff, dan apabila diperlukan koreksi, Receiving Dept Head

akan me-non-aktifkan BPB+ dan membatalkan BPB+, lalu bagian WAHO harus mengulang kembali proses pembuatan BPB+.

Jika semua barang telah dikirim, maka vendor dapat membuat

Invoice berdasarkan SJ yang dilengkapi BPB+. Invoice beserta dokumen

bermaterai dibawa oleh vendor ke Treasury. Treasury akan mengecek kelengkapan dokumen kemudian entry Invoice tersebut ke dalam SAP disertai penyimpanan dan pencetakan Tanda Terima Invoice (TTDV) dan tanggal pembayaran yang akan diberikan kepada vendor. Tanggal pembayaran dihitung berdasarkan baseline date yaitu tanggal terima

Invoice ditambah lama jatuh tempo yang tertera di PO ditambah jumlah

hari ke hari Rabu terdekat setelah tanggal jatuh tempo. Dokumen bermaterai dari vendor berisi: - Nama dan alamat perusahaan (vendor). - NPWP (jika ada).

(16)

- Surat jalan beserta Bukti penerimaan barang (BPB+).

- Kronologis (jika ada keterlambatan pekerjaan yang bukan merupakan kesalahan vendor).

- Berita Acara Denda (jika ada keterlambatan pekerjaan yang merupakan kesalahan vendor).

- Bukti cetak DN yang sudah di post (jika ada Berita Acara Denda).

Sebelum melakukan pembayaran, Treasury harus melakukan pembuatan payment proposal. Payment proposal ini harus dibuat paling lambat 3 hari kerja sebelum hari pembayaran. Dasar pembuatan payment

proposal yaitu hasil monitoring Treasury atas semua Invoice dari vendor

yang telah diverifikasi dan belum dibayar. Kemudian hasil payment

proposal akan diotorisasi oleh Treasury Manager. Setelah dilakukan

otorisasi kemudian akan dilakukan pembayaran ke vendor.

(17)

3.6.2 Overview Acti vity Diagram Dari Sistem yang Berjalan

a d Busine s s Proc e ss M ode l

Re q ue ste r Pu rc ha si n g Sta ff WAHO Tre asu ry Trea su ry M a na g e r Sec ti on He a d Fu nd M a na g e r Pu rch a si ng Fu nc ti on He ad Re ce i vi n g Dep t He a d Ve n d or Si ste m

Cre a te Purc ha se Re quis ition Me ngec e k P R M RP / Non M RP M enge c ek PR Me m bua t m e mo M a inta in ha rga PR Appr ov e /re je c t PR M e mba talk a n PR Me ne rima informa s i pe m bata la n PR Re le as e P R M e nge c ek k e le ngk a pa n ha rga pa da pe m bua ta n PO Ma intain info re cord Me nge ce k k e le ngk apa n bara ng K onfirm as i k e Re que ste r M e mutusk a n Konfirm a s i M e mbua t me m o pe mba tala n M e nge c e k ov e r budge t M e mba ta lk a n sis a jum la h PR Me nga juk a n pe rm intaa n pe ruba ha n budge t Ma inta in budget Me nyim pan da n m enc e tak PO Me ngec e k da n m e ny e tujui PO Fa x PO M ene rim a PO Me ngirim bar ang, sura t ja lan, dan dok um en re fe rens i Me ne rima ba ra ng

& k ele ngka pa n dok um e n R ec e iv ing ins pe c tion proc e ss e s S ca n BCT Entry Pene rim aa n Me m be ntuk BCT pe nding M e ngirim BCT pe nding & s ur at ja la n M ene rim a BCT pe nding M e m bua t BPB+ M ene rim a sura t ja la n & BPB+ M e mbua t Inv oic e M ene rim a, m enge ce k

inv oic e & ke le ngk a pan dok um e n M ela k uk a n inv oic e v e rific ation Me nyim pan da n me nc eta k TTDV da n tanggal pe mba ya ra n Me ne rima TTDV da n tanggal pe m bay ar an Me m bua t pa ym e nt pr opos al Otoris a si pa y me nt propos a l M e lak uk an pe mba ya ra n M ene rim a pem ba ya ra n Ve rifik a s i BPB+ Konfirm a si La poran Ke s a laha n M e ngore k si Lapora n Kes a la ha n [Ap a ka h o v er b u dg e t? ] [Ye s]

[Ap pro v e ko n fi rma si ]

[Y es] [N o] [No] [No] [Ye s] [No ] [Ap p ro v e PR? ] [Ap a kah PR M RP? ] [No] [h a rg a l en g ka p ?] [No ] [Ju m l ah PO < j u ml a h PR?] [Ye s] [No] [Ye s] [Ada h arg a ? ] [Yes ] [Ye s] [ad a ke sa la h a n? ] [Ye s] [No ] [A pp ro ve Ke sa la h a n] [Ye s] [No n BCT] [Do ku me n l en g ka p ?] [No ] [Ye s] [BCT/No n BCT? ] [BCT] [B ara n g< BCT? ] [Ye s] [No ]

(18)

3.7 Masalah Yang Dihadapi

Adapun masalah-masalah yang dihadapi setelah pengimplementasian SAP : 1. Pengiriman dokumen Purchase Order membutuhkan banyak waktu dan biaya. 2. Vendor membutuhkan waktu untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai

dengan barang yang diterima.

3. Vendor tidak cepat dalam menanggapi pengiriman kekurangan barang. 4. Proses kerja pelaporan kesalahan terhadap penerimaan barang tidak efisien. 5. Karyawan melakukan kesalahan input Invoice dari vendor.

6. Biaya operasional tidak efisien. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah

Adapun usulan untuk masalah-masalah diatas yaitu dengan pengembangan suatu

website dimana berfungsi sebagai berikut :

1. Pembuatan sistem dengan fungsi view Purchase Order. 2. Pembuatan sistem dengan fungsi view BPB+.

3. Pembuatan sistem dengan fungsi view BCT Pending. 4. Pembuatan sistem dengan fungsi BPB+ Report. 5. Pembuatan sistem dengan fungsi pembuatan Invoice. 6. Pembuatan sistem dengan fungsi View Payment.