commit to user 7 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sirkulasi
Sirkulasi adalah salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan dengan pengguna perpustakaan (Qulyubi dkk. 2003:221). Lasa Hs. (1998:56) pengertian sirkulasi sebagai jasa yang dilakukan oleh setiap perpustakaan yang mencakup tugas-tugas yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, keanggotaan, sanksi, statistik, dan lain-lain. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993:257), sirkulasi mencakup semua bentuk kegiatan pecatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan.
Sirkulasi merupakan unsur penting dalam kegiatan perpustakaan.
Berapapun besarnya koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan, jika sirkulasi dan pemakainya tidak lancar, atau sedikit saja yang memanfaatkannya, maka kecil arti perpustakaan tersebut. Tetapi sebaliknya, jika kegiatan yang dilakukan oleh bagian sirkulasi lancar dan aktif, maka perpustakaan tersebut boleh dikatakan baik (Martoatmojo, 1999:37).
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sirkulasi adalah: (1) kegiatan utama perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan yang mencakup kegiatan peminjaman, pengembalian, keanggotaan, sanksi, statistik, dan lain-lain, (2) semua kegiatan pencatatan yang berhubungan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan secara tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan, (3) perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang bagian sirkulasinya lancar dan baik.
Bagian sirkulasi terdapat sejumlah kegiatan yang saling terkait antara kegiatan satu dengan lainnya. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :
commit to user B. Tugas Sirkulasi
Tugas bagian sirkulasi antara lain:
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
3. Meminjamkan dan mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas anggota, peminjaman buku-buku terlambat dikembalikan, buku tandon, uang denda, uang ganti rugi buku yang hilang.
8. Peminjaman antar perpustakaan.
9. Membuat statistik peminjaman.
(Qulyubi dkk., 2003:221-222)
C. Kegiatan Sirkulasi
Bagian sirkulasi terdapat sejumlah kegiatan yang saling terkait antara kegiatan satu dengan lainnya. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah
1. Peminjaman
Bagian sirkulasi bertanggungjawab untuk melakukan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai perpustakaan. Sistem yang digunakan bermacam-macam tergantung sistem apa yang dipakai. Peminjaman kileksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca ditempat.
Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi, misalnya:
a. Jangka lama: setahun, semester, sebulan, sekuartal.
b. Jangka menengah: setengah bulan, sepuluh hari, seminggu.
commit to user
c. Jangka waktu pendek: tiga hari, dua hari, sehari.
d. Jangka waktu singkat: semalam, sesiang, sejam.
Lasa Hs. (1995:2-4) 2. Pengembalian
Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran misalnya: keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembali.
Lasa Hs. (1995:2-4) 3. Pemungutan Denda
Pemunguntan denda merupakan sanksi atas kelalaian atau ketidakdisiplinan pemakai yang dapat merugikan pembaca lain (Qulyubi dkk. 2003:223). Sistem ini diterapkan dengan tujuan agar pengguna bertindak displin dan mempunyai rasa tanggungjawab atau bahan pustaka yang dipinjam, dilakukan dengan seadil-adilnya pada setiap pengguna perpustakaan yang melanggarnya. Mislanya denda buku-buku, biasanya uang denda dihitung setiap hari terlambat, sedangkan untuk buku-buku yang dipinjam hilang atau rusak oleh pengguna, maka harus mengganti buku yang sama. Apabila buku yang dicari tidak ketemu, maka dapat diganti dengan sejumlah uang seharga buku tersebut.
4. Pengawasan Buku Tandon
Buku tandon adalah buku yang hanya boleh dibaca ditempat karena jumlah eksemplarnya sedikit (mungkin hanya satu eksemplar) atau buku wajib untuk mata pelajaran tertentu (Qulyubi dkk., 2003;223). Buku tandon yang akan dipinjam pemakai, pustakawan harus menyiapakan blangko pemesanan buku. Blangko itu biasanya berisi data-data judul buku, nama pengarang, pemesan, alamat pemesan, tanggal pesan, tanggal pemanggil, tanggal diberikan, tanggal kembali, dan tanda tangan pemijam.
commit to user 5. Penagihan
Penagihan bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara-cara, antara lain:
1. Dapat dilakukan dengan cara lisan.
2. Dapat dilakukan dengan cara tertulis.
3. Apabila dipandang perlu surat tagihan yang ditandatangani pejabat yang berkompeten.
(Lasa Hs., 1998:61) 6. Statistik Perpustakaan
Statistik merupakan informasi kuantitas tentang jumlah penambahan koleksi jumlah buku pertahun, jumlah pengunjung, dan sebagainya. Jenis statistika dapat disajikan dalam bentuk sperti tabel, grafik, diagram, pia atau batang. Adapaun fungsi dari statistika perpustakaan antara lain:
1. Menyusun laporan tahuan.
2. Menyusun rencana.
3. Memperkuat alasan.
4. Menyajikan keberhasilan perpustakaan.
5. Membuat data untuk menentukan kebijakan pemimpin.
(Qulyubi dkk., 2003:224-225)
D. Sistem Layanan
Secara umum sistem layanan perpustakaan digolongkan menjadi dua macam bagian yaitu layanan perpustakaan yang bersifat terbuka (Open Access) dan layanan perpustakaan yang bersifat tertututp (Closed Access).
Pengelompokan ini didasarkan pada kebebasan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pemakai perpustakaan dalam menemukan koleksi yang dimiliki perpustakaan.
commit to user
Menurut Lasa Hs. (1995:4) penjelasan kedua sistem dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Sistem Layanan Perpustakaan Terbuka (Open Access)
Adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna perpustakaan secara langsung memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki. Jika tidak ditemukan bahan pustaka yang dibutuhkan dapat mencari/menemukan alternatif lain yang memungkinkan bisa menggantikan bahan pustaka yang tidak ditemukan.
Kelebihan layanan sistem terbuka antara lain:
a. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca akan lebih banyak.
b. Pemakai akan lebih merasa puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dibutuhkan tidak ditemukan.
c. Kartu katalog tidak cepat rusak.
d. Tidak memerlukan tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka.
e. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dengan peminjam.
Adapun kelemahan dari layanan sistem terbuka antara lain:
a. Pengaturan buku di rak kemungkinan menjadi kacau karena buku yang sudah dicabut tidak dikembalikan seperti semula.
b. Kemungkinan buku yang rusak relatif besar bila dibandingkan dengan sistem layanan tertutup.
c. Memerlukan tempat yang lebih luas agar lalu lintas pemakai lebih leluasa.
d. Membutuhkan keamanan yang lebih agar kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat diminimalisir.
commit to user 2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Adalah layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan untuk mengambil bahan pustaka di perpustakaan.
Pengambilan dan pengembalian bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan. Dalam sistem layanan tertutup pemakai tidak bisa melakukan pencarian sendiri bahan pustaka, sehingga pemakai tidak bisa menemukan alternatif lain apabila bahan pustaka yang dibutuhkan tidak ditemukan
Kelebihan pelayanan sistem tertutup antara lain:
a. Jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapihannya karena hanya petugas perpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi.
b. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan karena pemakai tidak dapat melakukan akses lagsung ke jajaran koleksi.
c. Ruangan koleksi tidak memerlukan tempat yang terlalu luas karena lalu lintas manusia di jajaran koleksi relatif rendah.
Adapun kelemahan pelayanan sistem tertutup antara lain:
a. Banyak tenaga yang terserap dibagian sirkulasi.
b. Terdapat bahan pustaka/koleksi yang tidak pernah dipinjam/keluar.
c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya antara petugas dengan peminjam terjadi perselisihan ijin untuk meminjam buku yang dikehendaki.
d. Sering terjadi antrian panjang pada bagian peminjaman dan pengembalian.
Agar layanan perpustakaan dapat tercapai secara maksimal maka perlu diperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:
a. Pencatatan kegiatan tersebut dapat dilakukan secara teratur.
b. Prosedur yang sederhana.
c. Pekerjaan-pekerjaan dapat dilakukan dengan cara mudah dan cepat.
d. Keamanan koleksi dapat dilakukan dengan baik.
(Lasa Hs., 1995:1-2)
commit to user E. Sistem Pencatatan Sirkulasi
Pencatatan sirkulasi di perpustakaan ada beberapa cara yang dapat diterpkan dalam layanan perpustakaan antara lain sebagai berikut:
1. Sistem Peminjaman Kuno
Sistem peminjaman kuno adalah cara peminjaman yang digunakan sebelum adanya sistem baru. Sistem peminjaman pada awalnya hanya menggunakan buku catatan, pencatatan buku yang dipinjam dan nama peminjam ditulis dari hari kehari dalam sebuah buku catatan.
Kemudian dengan adanya perkembangan jaman maka sistem peminjaman juga mengalami perubahan yang tadinya menggunakan sistem catatan kemudian berubah menjadi sistem dummy yang memberikan catatan nomor pinjam dan bilamana buku harus dikembalikan. Dalam perkembangannya, sistem dummy dianggap kurang pas maka diganti dengan sistem slip. Sistem slip juga terdapat banyak kelemahan, maka diganti dengan menggunakan sistem kartu (Martoatmojo, 1999:68-69).
2. Sistem Browne
Dalam sistem browne, setiap pengguna memperoleh tiket membaca, jumlah tiket sama dengan jumlah buku yang akan dibaca atau akan dipinjam pengguna perpustakaan. Tiket pengguna berbentuk kantong dan berisi nomor anggota, nama serta alamat yang diketik pada masing- masing tiket. Diperlukan kantong buku untuk memasukan kartu buku kedalam kantong buku.
Keuntungan menggunakan sistem browne yaitu:
a. Sederhana.
b. Ekonomis.
c. Dapat mengetahui lokasi buku yang dipinjam setiap saat.
d. Jumlah buku yang dipinjamkan setiap anggota dapat dikontrol.
e. Tidak ada penundaan ketika buku dikembalikan ke meja sirkulasi kemudian ke rak.
commit to user
f. Kartu anggota yang ada di tangan pembaca untuk membuktikan bahwa buku sudah dikembalikan.
Kerugian menggunakan sistem browne, yaitu;
a. Memerlukan banyak waktu karena penjajaran secara manual.
b. Terdapat kemungkinan kesalahan pada waktu penjajaran dan pengembalian.
c. Memerlukan banyak tenaga untuk menangani meja sirkulasi ditambaha dengan laci kartu.
d. Ada kemungkinan kekeliruan laci kartu.
e. Peminjaman memerlukan waktu yang lama, oleh karena itu mungkin saja terjadi antrian yang panjang (Fahmi, 2005:8-9).
3. Sistem Newark
Pada sistem newark setiap anggota memperoleh kartu peminjam.
Pada kartu peminjam berisi nama peminjam, alamat, no. Pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu anggota, tanda tangan anggota, kolom tanggal peminjam dan tanggal harus kembali. Sistem ini menggunakan kartu buku, kantong buku, dan slip tanggal. Kartu buku berisi keterangan mengenai buku termasukn di dalamnya nomor panggil, judul buku, nama pengarang, nomor induk serta kolom untuk tanggal kembali dan nama peminjam serta tanda tangan peminjam.
Keuntungan menggunakan sistem newark adalah sebagai berikut:
a. Masing-masing peminjam bisa mengetahui jenis buku yang sering dipinjam.
b. Setiap saat bisa diketahui buku berada dimana, siapa yang meminjam, kapan harus dikembalikan, dan dimana alamat peminjam. Semua terdapat dalam catatan bagian peminjaman.
c. Jika terdapat perbedaan waktu peminjaman, misalnya: 7 hari, 14 hari, atau 28 hari, bisa dengan mudah diketahui.
d. Buku-buku yang dipesan bisa diketahui dimana keberadaanya.
e. Petugas non profesional dapat mengerjakan tugas ini dengan baik.
commit to user
f. Dalam sebuah perpustakaan besar dengan banyak cabangnya, kartu pinjam ini dapat dipergunakan di cabang lainnya.
g. Penyiangan dapat dilakukan dengan baik, berdasarkan pencatatan di kartu buku atau batas tanggal kembali.
Kekurangan menggunakan sistem newark adalah sebagai berikut:
a. Pekerjaan rutin terhambat, memerlukan waktu yang banyak, dan membosankan.
b. Sering terjadi kesalahan dalam memcatatat nomor panggil buku ke dalam kartu anggota.
c. Pada waktu sibuk, meja peminjam bisa berantakan, karena banyak transaksi yang harus diselesaikan.
d. Memerlukan dua jajaran kartu. Jajaran pertama berisi nama anggota perpustakaan yang disusun menurut abjad, lengkap dengan alamat masing-masing. Jajaran kedua berisi nomor pendaftaran.
e. Tiap buku memerlukan tiga kartu yang menuntut waktu dalam mengerjakannya, yaitu kartu buku, kantong kartu buku, dan batas waktu peminjaman.
f. Lembaran batas waktu tanggal kembali ditempelkan di bagian belakang buku yang membuat buku menjadi kelihatan kotor (Martoatmojo, 1999:77-80).
4. Sistem Peminjaman Sendiri Detroit
Sistem peminjaman sendiri detroid adalah peminjaman yang bersangkutan menulis nomor anggota peminjam ke dalam kartu buku, sehingga petugas tidak harus menuliskannya, mereka hanya mengecek apakah yang dituliskan oleh peminjam sudah benar atau belum.
Keuntungan peminjaman sendiri detroid yaitu, sebagai berikut:
a. Hemat waktu, baik bagi petugas maupun peminjam.
b. Kecil kemungkinan terjadi kesalahan, karena pengisian nomor keanggotaan pada kartu buku dikerjakan oleh pembaca sendiri dan dicocokan oleh petugas, maka kartu identitas peminjam tidak diperlukan pada waktu pengembalian buku.
commit to user
c. Buku tampak lebih teratur dan rapi dibandingkan sistem newark.
d. Perdebatan antara petugas dan peminjam bisa dihindari sehubungan dengan pengembalian buku.
e. Masa peminjaman yang berbeda dari setiap buku dapat dilihat dari jenis kartu batas tanggal kembali yang berwarna-warni.
f. Setiap saat bisa diketahui buku berada dimana, siapa peminjamnya, dan bilamana harus dikembalikan.
g. Semua salinan buku yang dipesan bisa dicari ditempatnya setiap saat.
h. Catatan yang terdapat pada kartu buku memberikan informasi bahwa buku tersebut sering dipinjam atau tidak pernah sama sekali.
i. Peminjam bisa mempergunakan kartu peminjamnya pada perpustakaan cabang yang lain, jika perpustakaan itu mempunyai banyak cabang.
Kerugian menggunakan sistem peminjam sendiri detroid sebagai berikut:
a. Memerlukan waktu lama dalam pencarian buku pemesan.
b. Peminjam terlibat dalam pencatatan proses peminjaman.
c. Kesalahan bisa saja dibuat oleh peminjam dalam menuliskan nomor keanggotaanya pada kartu buku.
d. Memerlukan waktu banyak pada beberapa pekerjaan rutin.
e. Memerlukan dua jajaran pendaftaran yaitu, jajaran kartu pinjam dan nomor pendaftaran.
f. Pada jam-jam sibuk, meja peminjaman menjadi tidak teratur karena banyak buku yang belum diambil slipnya.
g. Kartu buku, kantong buku dan kartu yang menunjukan tanggal kembali sangat diperlukan untuk disiapkan (Martoatmojo, 1999:87-90).
5. Sistem Peminjaman Modern
Sistem peminjaman modern adalah sistem peminjaman yang sudah menggunakan teknologi, misalnya sistem peminjaman yang menggunakan seperangkat elektronik, sistem peminjaman dengan menggunakan komputer, sistem peminjaman dengan menggunakan fotografi.
commit to user
Keuntungan menggunakan sistem peminjaman modern sebagai berikut:
a. Cepat dalam mencatat peminjaman maupun pengembalian buku.
b. Pemesanan buku untuk dipinjam sangat akurat.
c. Peringatan lewat waktu (kadaluarsa) dibuat oleh komputer secara otomatis.
d. Setiap nomor pada satu tiket/bar code.
e. Laporan statistik peminjam dibuat oleh komputer.
f. Memudahkan inventarisasi.
g. Mengurangi waktu proses peminjaman, sehingga petugas perpustakaan bisa mengerjakan pekerjaan lain.
h. Meningkatkan keefisienan.
Kerugian menggunakan sistem peminjaman modern sebagai berikut:
a. Memerlukan modal yang besar untuk membeli peralatan komputer.
b. Memerlukan tenaga teknik untuk komputer, di samping tenaga perpustakaan.
c. Begitu cepatnya peminjaman seolah-olah tidak manusiawi karena kontak personal antar peminjam dan petugas sangat sedikit.Kemungkinan kesalahan bisa dibuat oleh petugas (Martoatmojo, 1999:91-92).
