PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PELAYANAN SURAT MASUK 1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam penanganan Surat Masuk sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan merespon dan menangani Surat Masuk pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI
a. Pedoman Mutu b. Tata Persuratan 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Lembar Disposisi b. Form Bukti Serah Terima 7. INSTRUKSI KERJA
-
8. REKAMAN MUTU a. Lembar Disposisi b. Bukti Serah Terima
9. DOKUMEN TERKAIT
a. Surat
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PELAYANAN SURAT MASUK
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pengadministrasi Urusan Persuratan
1 1 Surat yang tidak jelas atau salah alamat, dikembalikan.Menerima, menyortir, & mencatat surat yang masuk, kemudian menyerahkannya
ke Unit Fungsi
2 Surat disortir sesuai dengan tujuan surat
Tidak
Apabila surat ditujukan ke Dekan, maka surat diserahkan ke staf Dekan, apabila selain itu deserahka langsung ke tujuan surat
Ya
Dekanat 3
3 Dekan mendisposisi surat sesuai dgn tujuansurat
Mendisposisi sesuai tujuan surat
Kasubag Umum 4
4 Kasubbag Umum meneruskan surat danmeminta tanda terima dari penerima surat
Kasubag Umum meneruskan sesuai
disposisi dan Mengarsipkan Surat
MulaiSurat
2 Surat Dinas?
Buku Kendali Surat
Surat
Selesai
Buku Kendali Surat Masuk
Disposisi
Serahkan Langsung
Ke Personal Terkait
PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
Hal : 1/2
PELAYANAN SURAT KELUAR
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam melakukan pelayanan Surat Keluar sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan menindaklanjuti disposisi pada surat masuk, nota, atau memo pimpinan dan memproses penerbitan surat
3. REFERENSI a. b.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Lembar Disposisi b. Form Bukti Serah Terima c. Form Bukti Serah Terima 7. INSTRUKSI KERJA
-
8. REKAMAN MUTU a. Lembar Disposisi b. Bukti Serah Terima c. Buku Ekspedisi Surat d. Bukti Pengiriman
9. DOKUMEN TERKAIT
a. Surat
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-002 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia
Hal : 2/2
PELAYANAN SURAT KELUAR
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pemohon Surat/Unit Fungsi 1 1
Pemohon mengajukan surat
permohonan surat ke Dekan
Mengajukan Permhonan Surat ke DekanDekanat 2 2 Semua permohonan surat keluar
harus berdasarkan
disposisi/memo Dekan/Wakil Dekan.
Membuat Disposisi sesuai dgn isi surat
Kabag TU 3 3
Kabag TU mendisposisi ke
Kasubbag sesuai tujuan surat
Menindaklanjuti disposisi pimpinanKasubbag 4 4 Kasubag terkait menerima memo,
nota, atau disposisi Kabag TU dan membuat konsep surat.
Memproses penerbitan (pengetikan) surat sesuai petunjuk Kabag TU
Kabag TU 5
5
Kabag TU menverifikasi DraftSurat, apabila sudah sesuai kasubbag menerbitkan surat Memverifikasi konsep surat dan memberi persetujuan
Tidak
Ya
Kasubbag 6 6 Kasubag terkait memberi paraf
Menerbitkan serta memberi paraf pada surat
Kabag TU 7 7 Surat yang membutuhkan tanda
tangan pimpinan harus terlebih dahulu diparaf oleh struktur terkait dibawahnya Memberi paraf atau menandatangani surat
Dekan/ Wakil Dekan 8 8 Wakil Dekan dapat mewakili
Dekan untuk menandatangan surat-surat sesuai bidangnya.
Menandatangani surat
Kasubbag Umum 9 9 Pengadministrasi persuratan
memberi nomor, melakukan penggandaan, memberikan cap (stempel), mencatat dalam buku ekspedisi, dan mengarsipkan surat.
Memberi nomor, melakukan penggandaan, memberikan cap (stempel),dan mengirimkan, serta mengarsipkan surat
Mulai
Surat
Selesai Sesuai?
Surat, Buku Ekspedisi Surat/ Bukti
Serah Terima/Bukti
Surat
Surat Draft Surat
Surat asli bercap dan
Surat Permohonan
Surat Permohonan
Kendali Surat Masuk
PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PELAYANAN PEMINJAMAN ALAT DAN SARANA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelayanan Peminjaman Alat dan Sarana sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Pelayanan Peminjaman Alat dan Sarana pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Permohonan Peminjaman Alat dan Sarana b. Form Disposisi
c. Form Daftar Jadwal Peminjaman
d. Form Buku Peminjaman Peralatan/Sarana
7. INSTRUKSI KERJA -
8. REKAMAN MUTU
a. Rekaman mutu Permohonan Peminjaman Alat dan Sarana b. Rekaman mutu Disposisi
c. Rekaman mutu Daftar Jadwal Peminjaman
d. Rekaman mutu Buku Peminjaman Peralatan/Sarana e. Surat Peminjaman
9. DOKUMEN TERKAIT
a. Prosedur Pengendalian Ketidak Sesuaian
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PELAYANAN PEMINJAMAN PERALATAN DAN SARANA
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Peminjam adalah civitas FST.
Peminjam mengisi Form Permohonan diserahkan ke Kabag TU cq Subbag Umum minimal 1 hari sebelum pelaksanaan peminjaman
Peminjam 1
Mengisi Form Permohonan Peminjaman Peralatan dan Sarana
Kabag TU 2 2 Kabag TU akan memberikan
disposisi Form Permohonan kepada Kasubbag Umum, apabila
peralatan/Sarana bukan termasuk perlatan/Sarana katagori khusus.
Apabila peralatan/sarana katagori khusus maka harus persetujuan PD bidang adum
Menerima Form Permohonan, dan mendisposisi ke Kasubbag Umum atau meminta persetujuan Wadek Bidang Adum
Tdk Pudek Bidang Adum 4 Menyetujui dan
mendisposisikan ke Kasubbag Umum Ya
Kasubbag Umum 5 3 Form Permohonan diteruskan ke
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN
Meneruskan permohonan ke Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 6 4 Verifikasi dengan mengecek ketersediaan peralatan/sarana dan melaporkannya kepada Kasubbag Umum
Memverifikasi permohonan dengan ketersediaan barang dan melaporkan ke Kasubbag Umum
Peminjam 7
Menandatangani Surat Peminjaman dan menyerahkan jaminan berupa kartu identitas
6 Pada saat pengisian, peminjam menyerahkan KTP/KTM sebagai jaminan
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 8 7 Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN mecatat pada buku peminjaman, menyimpan surat peminjaman dan kartu identitas peminjam.
Mencatat pada buku peminjaman Peralatan/Sarana
Peminjam 9 8 Pengembalian dilakukan oleh
peminjam sendiri langsung setelah pemakaian.
Mengembalikan/melaporkan Peralatan dan Sarana yang telah selesai digunakan dan menandatangani Buku Peminjaman
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 10 9 Pengecekan dilakukan di hadapan peminjam pada saat menerima dan kemudian mengembalikan KTP/KTM kepada peminjam Menerima, memeriksa kelengkapan peralatan /Sarana, dan
menempatkan peralatan pada tempatnya serta mengembalikan jaminan/kartu identitas kepada pemiliknya
Mulai
Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Sarana, dan Data Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Selesai
Surat Peminjaman dan Daftar Jadwal
Buku Peminjaman Peralatan/Sarana Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Sarana, dan Disposisi
Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Sarana, dan Bukan Alat
Katagori khusus?
Surat Peminjaman dan Buku Peralatan/Sarana
Peminjaman
PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/3PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG
1. TUJUAN
Memberikan panduan operasional dalam pelaksanaan Pemeliharaan Ruangan dalam lingkungan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pemeliharaan seluruh ruangan dan gedung Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2-3 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Jadwal Pemeliharaan Ruangan b. Form Bukti Serah Terima Dokumen c. Form Daftar Periksa Pemeliharaan Ruangan d. Form Daftar Satuan Tugas
e. Form Kartu Catatan Pemeliharaan / Perbaikan f. Form Rekaman Harian Kegiatan Individu g. Form Laporan Riwayat Pemeliharaan h. Form Berita Acara Verifikasi
7. INSTRUKSI KERJA -
8. REKAMAN MUTU
a. Jadwal Pemeliharaan Ruangan b. Bukti Serah Terima Dokumen c. Daftar Periksa Pemeliharaan Ruangan d. Daftar Satuan Tugas
e. Kartu Catatan Pemeliharaan / Perbaikan f. Rekaman Harian Kegiatan Individu g. Laporan Riwayat Pemeliharaan h. Berita Acara Verifikasi
9. DOKUMEN TERKAIT a. SOP Perbaikan Ruangan b. SOP Pengamanan Gedung
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/3PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pembuatan jadwal kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung dilakukan di awal semester, dilengkapi dengan daftar petugas, daftar pengawas/koordinator. Kegiatan pemeliharaan meliputi: kebersihan lantai, dinding, plafon; pintu, kaca/jendela penataan meubeuler dan tanaman; lampu; instalasi kabel-kabel dan peralatan elektronik. Jadwal Pemeliharaan ada yang bersifat:
harian, mingguan, atau disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis objeknya.
Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 1 Membuat dan mengajukan jadwal kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung ke Kasubbag
Umum
Kasubbag Umum 2 2 Kasubbag Umum memverifikasi jadwal yg diajukan
sesuai dengan kebutuhan dan jenis obyeknya Memverifikasi jadwal pemeliharaan ruangan dan
gedung
3 Jika disetujui, Kasubbag Umum menetapkan Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan Gedung. Jika tidak, jadwal direvisi
Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan
Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 4 4 Koordinator menyerahkan jadwal dan form pemantauan ruang dan gedung sesuai dengan jobdesc pelaksana yang bersangkutan Menugaskan kepada petugas pemeliharaan ruangan
dan gedung untuk melaksanakan tugas sesuai jadwal.
Petugas Pemeliharaan 5 5 Petugas melaksanakan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung sesuai jadwal serta mengisi Form Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung. Apabila menemukan kerusakan pada sarana ruangan dan gedung petugas melaporkan secara lisan ke koordinator, dan koordinator melaporkannya ke Kasubbag Umum dengan mengisi form Perbaikan/Pemeliharaan (sesuai SOP Perawatan/Perbaikan)
Melakukan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung sesuai jadwal dan mencatatnya pada form
Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung
Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan
Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 6 6 Koordinator memastikan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung telah dilaksanakan sesuai standar kebersihan ruangan dan gedung.
Pengecekan dilakukan secara periodik atau berdasarkan permintaan khusus. Jika ada keluhan pelanggan, segera dilakukan pengecekan paling lambat 1 jam setelahnya.
Mengecek dan memastikan bahwa telah dilakukan kegiatan pemeliharaan
Tidak 7 Apabila sesuai, koordinator menandatangani Form Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung. Jika tidak sesuai, Koordinator memanggil Petugas Pemeliharaan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.
Ya
Koordinator Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung 8 8 Koordinator melapor kepada Kasubbag Umum setiap hari pukul 15.00 WIB.
Melaporkan hasil pengecekkan kepada Kasubbag Umum
Ya
Form Pemantauan Kondisi Ruang & Gedung Bukti serah terima dokumen
3 Disetujui?
Tidak
Laporan Riwayat Pemeliharaan Mulai
7 Sesuai?
Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan gedung,
Form Pemeliharaan/
Perbaikan
Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan gedung Form Pemeliharaan/
Perbaikan Form Pemantauan
Kondisi Ruangan
Form Pemeliharaan/
Perbaikan Form Pemantauan
Kondisi Ruangan dan Gedung
A B
PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
3/3PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Kasubbag Umum 9 9 Kasubbag Umum mengecek langsung kebenaran
laporan dari Koordinator Melaksanakan pengecekan lapangan atas laporan
Koordinator
Kasubbag Umum 11 10 Jika ya, maka dianggap selesai. Jika tidak, lanjut
langkah 11 Memanggil Koordinator
Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung untuk diberi arahan
tentang apa yang harus
dilakukan 11 Lanjut ke langkah 5. Apabila terjadi berulang-
ulang, maka secara bertahap diberikan arahan, teguran lisan, teguran tertulis, hingga surat peringatan.
Tdk
Ya Berita Acara
Verifikasi 10
Sesuai?
Selesai
Laporan Riwayat
A B
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-005SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustsu 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PELAYANAN BARANG PERSEDIAAN DAN BMN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan pelayanan barang persediaan dan barang milik negara (BMN) pada lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pelayanan barang persediaan dan barang milik negara (BMN) pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMN b. Form Lembar Disposisi
c. Form Bukti Penerimaan Barang d. Buku Kendali BMN
7. INSTRUKSI KERJA -
8. REKAMAN MUTU
a. Rekaman Mutu Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMN b. Rekaman Mutu Form Lembar Disposisi
c. Rekaman Mutu Form Bukti Penerimaan Barang d. Rekaman Mutu Buku Kendali BMN
9. DOKUMEN TERKAIT
-
PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PELAYANAN BARANG PERSEDIAAN DAN BMN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
* Pelayanan yang diberikan terkait operasional sehari-hari, seperti ATK, konsumsi, alat kebersihan,
dokumentasi dan sebagainya, serta peminjaman BMN.
Unit/Fungsi 1 1 Unit/Fungsi Pemohon mengajukan
permintaan/ peminjaman barang persediaan atau BMN dengan menggunakan form permohonan dengan ditandatangani oleh Ketua/
Kepala unit/fungsi pemohon.
Mengajukan permohonan kebutuhan barang persediaan dan BMN kepada Kabag TU
Kabag. TU 2
Memberi disposisi kepada Kasubbag. Umum
2 Kabag. TU menerima permohonan dan menganalisa sesuai dengan kebutuhan dan RBA. Kemudian memberikan disposisi kepada Kasubbag. Umum setelah disetujui.
Kasubag Umum 3
Menugaskan kepada pengadministrasi umum terkait untuk mengecek ketersediaan barang yang diminta
3 Pengadministrasi umum mengecek ketersediaan barang yang diminta.
Jika tersedia maka barang persediaan yang diminta bisa diberikan atau dipinjamkan, dengan memberikan tanda pengenal diri sebagai jaminan.
Jika tidak, ditawarkan barang pengganti dan diusulkan pembelian barang terkait.
Ya
Pengadministrasi Umum 5 Memfasilitasi Barang Persediaan dan BMN yang dibutuhkan dan mencatatnya dalam buku kendali
Unit/Fungsi 6 4 Pengguna bertanggung jawab atas
barang yang diminta/ dipinjam. Jika barang yang dipinjam rusak atau hilang, maka pengguna wajib memperbaiki atau mengganti.
Mendapatkan Barang Persediaan dan BMN yang dibutuhkan
5 Pengadministrasi Umum mengecek ulang barang yang dipinjam saat pengembalian, dan menyerahkan kembali tanda pengenal diri peminjam jika barang utuh.
Form Permohonan Permintaan/Peminjaman
Barang Persediaan dan BMN, Lembar Disposisi Mulai
Selesai 4 Tersedia?
Tidak
Buku Kendali BMN dan, Form Bukti Penerimaan Barang, Barang Persediaan
Form Bukti Penerimaan Barang
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
No. Dok:
FST-FR-WMM-11SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA RIWAYAT REVISI
Tgl. Terbit:
1 Maret 2012FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI DOKUMEN
No. Revisi:
00Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/1SOP IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA KEPENDIDIKAN (KARYAWAN)
No. Tanggal Catatan Revisi Keterangan
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA PENDIDIK (DOSEN)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam kegiatan identifikasi kebutuhan tenaga kependidikan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup identifikasi kebutuhan tenaga kependidikan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : Pemetaan kebutuhan tenaga kepen- didikan, menghitung jumlah kondisi saat ini, menentukan jumlah kebutuhan, dan kebijakan dekan dalam pengusulan kebutuhan tenaga kependidikan.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM -
7. INSTRUKSI KERJA -
8. REKAMAN MUTU
a. Surat Usulan Kebutuhan Tenaga Kependidikan (Karyawan) b. Analisis Jabatan
c. Database Kepegawaian d. Berkas Lamaran Lengkap 9. DOKUMEN TERKAIT
a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-006
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA PENDIDIK (DOSEN)
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pemetaan tenaga kependidikan (karyawan) disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing fungsi
Jurusan/Prodi 1
Memetakan Kebutuhan & Menghitung keseluruhan jumlah dosen dan mengusulkan kebutuhan dosen
2 Kabag TU mengklasifikasi Tenaga Kependidikan menurut ijazah, jenis kelamin, jenjang kependidikan, alamat lengkap, jenis pekerjaan, dan biodata ybs
Dekanat 2
Memberikan disposisi kepada kabag.TU untuk menindaklanjuti
Kabag.TU 3 3 Tersedianya database dan matrik
kebutuhan Mengolah kebutuhan tenaga kependidikan disesuaikan
dengan layanan yang dibutuhkan
Dekanat 4 4 Usulan pengangkatan kebutuhan tenaga
kependidikan harus dilengkapi dengan argumentasi, data kekurangan, dan keterangan lain yang mendukung Menetapkan kebijakan sesuaikebutuhan
Mulai
Matrik Silabus Prodi/Jurusan & Data
Base Dosen
Surat usulan + Tanda Terima
Selesai
Kebijakan Data Base & Matrik
Kebutuhan
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
STANDAR (SOP)
No. Revisi : 00Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA KEPENDIDIKAN (KARYAWAN)
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pemetaan tenaga kependidikan (karyawan) disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing fungsi
Unit 1
Setiap unit mengajukan kebutuhan tenaga kependidikan kepada Dekan
2 Kabag TU mengklasifikasi Tenaga Kependidikan menurut ijazah, jenis kelamin, jenjang kependidikan, alamat lengkap, jenis pekerjaan, dan biodata ybs
Kabag TU 2
Menghitung keseluruhan jumlah Tenaga Kependidikan
Kasubag Kepegawaian dan Keuangan 3 3 Pengolahan data penentuan kebutuhan
tenaga kependidikan dilakukan dengan pemetahan antara kebutuhan yang diinginkan dengan jumlah yang ada Mengolah kebutuhan tenaga kependidikan disesuaikan
dengan layanan yang dibutuhkan
Dekanat 4
Menindaklanjuti setiap usulan, memproses, dan memutuskan tenaga kependidikan yang dibutuhkan
4 Usulan pengangkatan kebutuhan tenaga kependidikan harus dilengkapi dengan argumentasi, data kekurangan, dan keterangan lain yang mendukung
Kabag TU 5 Dekan menelaah setiap usulan
Jurusan/Prodi dan dalam waktu 1 minggu keluar kebijakan Menindaklanjuti hasil keputusan dekanat dan memproses
secara administrasi
Kasubag. Kepegawaian dan Keuangan 6 Proses pemanggilan, mempersiapkan SK Dekan dan Surat
Tugas dan diusulkan ke Rektorat untuk mendapatkan SK 6 Usulan penambahan tenaga
kependidikan diusulkan kepada Purek Bidang Administrasi Umum untuk kemudian ditindaklanjuti dan diputuskan dalam rapat
M
Mulai
Data Base Tenaga Kependidikan Berkas lamaran
lengkap
Surat usulan + Tanda Terima
Selesai
Kebijakan Data Base & Matrik
Kebutuhan
Surat Usulan +
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-007SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam proses penerimaan Dosen Tidak Tetap pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses penerimaan Dosen Tidak Tetap pada Fakultas
Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : penerimaan lamaran, verifikasi berkas, wawancara, pengangkatan, dan penempatan.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
- Form hasil wawancara
7. INSTRUKSI KERJA -
8. REKAMAN MUTU
a. Ceklist verifikasi berkas b. Daftar pertanyaan wawancara c. Hasil wawancara
d. SK pengangkatan dan penempatan.
9. DOKUMEN TERKAIT
- Prosedur Identifikasi Kebutuhan Tenaga Pendidik (Dosen)
PROCEDURE (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Kasubag.Umum 1 1 Penerimaan lamaran dibuka sepanjang
waktu, ditampung dan ditindaklanjuti pada bulan Oktober dan April.
Menerima pengajuan/permohonan mengajar dari Calon Dosen Tidak Tetap (DTT)
Dekanat 2 2 Pada minggu ke-2 bulan Oktober dan April.
Mendisposisikan lamaran ke Jurusan/Prodi terkait
Kajur/Kaprodi 3 3 Telaah & pertimbangan dilakukan selama 7
hari.
Memverifikasi berkas permohonan dengan kebutuhan/lowongan
4 Jika ada lowongan, diteruskan ke langkah 5.
Bila tidak, maka langsung ke langkah 10.
Dekanat 5 5 Diberikan maksimal 2 hari setelah mendapat
pertimbangan jurusan.
Menyetujui permohonan
Bagian TU cq Subbag Umum 6 6 Pemanggilan dilakukan melalui surat,
telepon, email, dan SMS.
Memanggil pelamar untuk wawancara
Wadek I, Kajur/Kaprodi & Konsorsium Terkait 7 7 Diwawancarai secara bersamaan dalam 1 hari.
Mewawancarai pelamar
8 Jika lulus, dilanjutkan ke langkah 9. Jika tidak, langsung ke langkah 10.
Subbag Umum 9 9 Ditambahkan dalam daftar DTT untuk
semester yang akan datang.
Mendokumentasikan Data Pelamar
Bag TU cq Subbag Umum 10 10 Maksimal diterbitkan 2 hari setelah
diputuskan, dan disampaikan melalui surat pos dan/atau email.
Mengirimkan surat jawaban kepada Pelamar
Surat Lamaran, Tanda Terima/Daftar Cek Penerimaan Berkas
Surat dan Berkas Surat Panggilan,
Tanda Terima Disposisi, Surat Mulai
Selesai Ya
Disposisi, Surat
Surat Jawaban, Tanda Terima Daftar Hadir, Berita
Acara, Pedoman Wawancara, Daftar 4
Ada lowongan?
ya
8 Lulus?
ya
Disposisi, Surat lamaran, Lembar
Pertimbangan, Daftar Distribusi tidak
tida
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-008SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PENILAIAN DP3
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam penerbitan DP3 Dosen/Karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penerbitan DP3 Dosen/Karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi :
penilaian, kofirmasi penilaian, dan pengesahan DP3.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta c. PP No. 10 Tahun 1979
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM - Form DP3 7. INSTRUKSI KERJA
- Penilai mempunyai catatan aktivitas stafnya 8. REKAMAN MUTU
- Nilai DP3
9. DOKUMEN TERKAIT - DP3
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PENILAIAN DP3
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Surat Edaran diterima pada awal bulan Desember
Dekan 1 2 Dekan menilai:
Menerima Surat Edaran dari Rektor untuk melaksanakan penilaian kinerja pegawai di lingkungan satuan kerja masing-masing (DP3)
a. Pembantu Dekan b. Kepala Bagian (Fakultas) c. Ketua Jurusan/ Prodi Atasan Pejabat Penilai: Rektor Pudek Bidang Akademik menilai:
a. Dosen
Pejabat Penilai 2 b. Tenaga Pengajar/ Calon Dosen
Melakukan penilaian kinerja kepada PNS yang berada langsung di bawahnya
c. Sekretaris Jurusan/Prodi d. Kepala Laboratorium Fakultas Atasan Pejabat Penilai: Dekan Kepala Bagian menilai:
a. Pejabat Eselon IV
Kasubbag Umum 3 b. Pejabat Fungsional yang
jenjangnya setingkat dengan golongan III
Membuat Daftar Penilaian DP3 semua pegawai
Atasan Pejabat Penilai: Dekan/Ka.Biro Kepala Subbag menilai:
Kasubbag Umum 4 a. Pejabat Fungsional lainnya
yang jenjangnya setingkat dengan gol.II
Mengkonfirmasikan hasil penilaian DP3 kepada semua pegawai
b. PNS Administrasi
Atasan Pejabat Penilai: Kepala bagian
Tidak 3 Sesuai penilaian pejabat penilai
4 Untuk diketahui terlebih dahulu apabila ada keberatan agar dituliskan alasannya dan disertai bukti pendukung
Ya
Pegawai, Pejabat Penilai dan Atasan Pejabat
Penilai 6
Menandatangani Daftar Penilaian DP3 5 Bila disetujui langsung ditandatangani, jika tidak maka mengajukan keberatan ke pejabat penilai
Kasubbag Umum 7 6 Daftar Penilaian DP3 dibuat 3 rangkap
Menyerahkan Daftar Penilaian DP3 ke Ka.Biro AUK
melalui Bagian Ortala dan Kepegawaian 7 Penyerahan dilakukan pada akhir bulan Desember
Form Penilaian DP3
Bukti Serah Terima Selesai
Mulai
Surat Edaran
Draft Penilaian DP3
5
Daftar Penilaian DP3
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-009SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PELAYANAN SURAT TUGAS DAN SPPD
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya yang meliputi : Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan,
Pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala / panitia pelaksana kegiatan dan pelaporan hasil tugas/kegiatan.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Surat tugas b. Form SPPD
c. Form lumpsum SPPD 7. INSTRUKSI KERJA
-
8. REKAMAN MUTU a. Surat tugas
b. SPPD yang bertanda tangan dan stempel tmpat kegiatan c. Laporan hasil kegiatan
d. Undangan, bukti pendukung asli e. Kwitansi Induk
f. Lumpsum SPPD
9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pembuatan DUK
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PELAYANAN SURAT TUGAS DAN SPPD
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Dekanat menyetujui surat tugas SPPD,dan memberikan disposisi kepada kabag TU
Dekanat 1
Menerima Proposal Kegiatan & mendisposisikan ke kabag TU
Kabag.TU 2 2 Kabag TU Memberikan disposisi
kepada kasubag umum untuk memproses surat SPPD Menindaklanjuti & mendisposisikan kepada Kasubag Umum
Kasubbag Umum 3 3 Subbag Umum memproses,membuat
dan mengarsipkan sesuai dengan disposisi dari kabag TU
Memproses,Membuat surat tugas dan SPPD serta mengarsipkan
4 Dosen/Karyawan Menerima surat tugas dan melaksanakan tugas
Dosen/Karyawan 4
Melaksanakan Tugas
Selesai Mulai
Proposal Surat Undangan
Surat Disposisi
Surat Tugas dan SPPD Proposal Surat Undangan
Surat Disposisi
Surat Tugas dan SPPD
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-010SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2KENAIKAN PANGKAT DOSEN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan proses kenaikan pangkat dosen pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan proses kenaikan pangkat dosen FST UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : penghitungan angka kredit dosen, pengusulan kenaikan pangkat, dan penerimaan SK Kenaikan pangkat.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
c. SKB Mendiknas dan Kep BKN No. 61409 dan No 181 Tahun 1999 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/3 dan 3/3 prosedur ini)
6. FORM
a. Form Penatapan Angka Kredit Dosen b. Form Daftar Riwayat Hidup
c. Form Riwayat kepangkatan 7. INSTRUKSI KERJA
-
8. REKAMAN MUTU
a. Penatapan Angka Kredit Dosen b. Daftar riwayat hidup
c. Daftar riwayat kepangkatan 9. DOKUMEN TERKAIT
- Prosedur Penerimaan Dosen/Karyawan Tetap (CPNS).
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2KENAIKAN PANGKAT DOSEN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Unsur yang dinilai dalam Penghitungan Angka Kredit (PAK) terdiri dari Unsur utama yang mencakup: (1) Pendidikan, (2) Tridharma Perguruan Tinggi, (3) Melaksanakan Penelitian, (4) Melaksanakan Pengabdian pada Masyarakat dan Unsur Penunjang Tugas Pokok Dosen
Dosen 1
Melakukan Penghitungan Angka Kredit, Melengkapi Persyaratan SKPNS, SK Terakhir, KGB, DRH
Dosen 2
Mengusulkan kenaikan pangkat ke Prodi dan Dekanat
2 Usulan disertai oleh kelengkapan data pendukung yang mencakup: Daftar Riwayat Hidup, Foto copy SK terakhir, Foto copy Karpeg, Surat Pernyataan akan Melanjutkan Studi S3 bagi dosen yang masih S2
Kaprodi & Dekanat 3 Mengecek kumulasi PAK yang diusulkan dengan data
pendukungnya dan memberikan rekomendasi
3 Pengecekan PAK mengacu pada Panduan Penghitungan Angka Kredit Dosen Tidak
4 Bila tidak sesuai diperbaiki atau dilengkapi dengan data penunjang lainnya
Ya
Pengadministrasi Umum 5 5 DP3 dinilai oleh atasan langsung (Pudek I)
ditandatangani oleh Penilai, Dekan dan Dosen ybs. Nota Usul dan Surat Pengantardiparaf Kabag TU dan ditandatangani Dekan.
Membuat nota Usul / mutasi untuk ditanda tangani oleh dekan
Pengadministrasi Umum 6
Mengirim nota usul ditujukan ke Rektor 6 Penyerahan dokumen disertai bukti serah terima
Berkas usulan
Bukti Serah Terima Mulai
Panduan Penghitungan
Angka Kredit
Persetujuan PAK tingkat Fakultas
4
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-011SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI/KARYAWAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan proses kenaikan pangkat pegawai/karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan proses kenaikan pangkat pegawai/karyawan FST UIN Jakarta, meliputi : Pengumpulan Berkas persyaratan, Pengusulan kenaikan pangkat,
dan penerimaan SK Kenaikan pangkat.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
a. Ceklis kelengkapan Berkas b. Form Daftar Riwayat Hidup c. Form Riwayat kepangkatan d. Tanda Lulus Ujian Dinas 7. INSTRUKSI KERJA
-
8. REKAMAN MUTU a. Daftar riwayat hidup b. Daftar riwayat kepangkatan c. Tanda Lulus Ujian Dinas 9. DOKUMEN TERKAIT
a. Prosedur Pembuatan DP3
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI/KARYAWAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pengusulan minimal 4 tahun setelah SK Kenaikan Pangkat terakhir atau kurang dari 4 tahun karena prestasi kerja karyawan
Kasubag Umum 1
Mengusulkan Kenaikan pangkat ke Kabag TU biasanya 4 tahun sekali
Kabag.TU 2 2 Dibantu oleh Kasubbag Umum
dalam hal ini staff kepegawaian Memverifikasi dan memvalidasi DP3 2 tahun terakhir
3 Jika disetujui dilanjutkan pada langkah 4. kalau tidak kembali ke langkah 1 atau ditunda Tidak
Ya
Kasubag.Umum 4 4 Setelah Mendapatkan
persetujuan, kasubag Umum melalui staff kepegawaian mengajukan nota mutasi yang ditunjukan kepada Rektor melalui kepegawaian Universitas
Mengajukan nota usul mutasi ditujukan kepada Rektor dan mengarsipkan
Mulai
Surat Rekomendasi, dan Berkas PF Surat Pengusulan Kenaikan Pangkat
3 Disetujui?
Surat Pengusulan Kenaikan Pangkat
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-012
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia
Hal : 1/2
IZIN BELAJAR BAGI DOSEN / KARYAWAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam lpengurusan izin belajar dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara permohonan dan penerbitan izin belajar dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
a.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
7. INSTRUKSI KERJA 8. REKAMAN MUTU -
a. Surat permohonan izin belajar b. Bukti diterima di PT
9. DOKUMEN TERKAIT
a. Pengendalian Rekaman Mutu
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia
Hal : 2/2
IZIN BELAJAR BAGI DOSEN / KARYAWAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pegawai 1 1 Dosen atau Karyawan membuat surat
permohonan yang diajukan kepada kaprodi/Kajur
Membuat surat permohonan izin belajar ke prodi/Jurusan
Ketua Prodi/Jurusan 2 2 Ketua Prodi Memberikan Surat
permohonan belajar yang selanjutnya untuk diteruskan kepada kasubbag Umum, dalam hal ini staff kepegawaian Membuat surat permohonan izin belajar ke
prodi/Jurusan
Kasubbag Umum 3 3 Hasil surat rekomendasi yang telah
diberikan kaprodi ke Kasubag umum, dibuatkan dan diteruskan kepada Dekana yang diwakili oleh Wakil Dekan Akademik, untuk memberikan
rekomendasi atau izin, untuk dikirimkan ke kepegawaian universitas
Menyerahkannya ke rektor via bagian kepeg UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Mulai
Surat Permohonan rekomendasi
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
No. Dok:
FST-UMM-SOP-013SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP)
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PENGAJUAN DAN PEMBERIAN CUTI
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pengajuan dan pemberian cuti dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara pengajuan dan pemberian cuti dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
-
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
- Permohonan cuti
7. INSTRUKSI KERJA 8. REKAMAN MUTU-
- Persetujuan cuti
9. DOKUMEN TERKAIT
- Pengendalian Rekaman Mutu
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP)
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PENGAJUAN DAN PEMBERIAN CUTI
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pegawai 1 1
karyawan mengajukan surat permohonan Cuti yang ditunjukkan kepada Dekan, yang diwakili oleh Wakil Dekan Adum, untuk selanjutnya diteruskan kepada Kabag TU Mengajukan permohonan cuti kepada pejabat yang
berwenang mengeluarkan cuti setelah mendapat persetujuan dari atasan langsung
Kabag TU 2 2 Kabag TU, Mengecek dan
mempertimbangkan surat permohonan tersebut, apakah bisa diproses untuk memdaptakan surat izin cuti Mengecek, mempertimbangkan dan menyetujui /
menolak permohonan
3 Apabila kabag TU menyetujui, maka memberikan note, untuk membuatkan surat izin cuti kepada Kasubag Umum Tidak
Ya
Kabag TU Cq Kasubag Umum 4 4 Kasubag Umum melalui Staff kepegawaian
membuatkan surat izin, dan ditandatangani oleh dekan yang
diwakilkan kepada Wakil Dekan Adum, dan Staff kepegawaian menyinpan berkas sebagai arsip
Membuat surat cuti dan ditandatangani pejabat yang mengeluarkan cuti
Mulai
Surat permohonan cuti
Selesai
Disetujui ? 3
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
No. Dok
:
FST-UMM-SOP-014SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Tgl. Terbit:
19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
1/2PELAYANAN SK DEKAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelayanan pembuatanSK Dekan serta pengurusan
administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya yang meliputi : Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan,
Pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala / panitia pelaksana kegiatan dan pelaporan hasil tugas/kegiatan.
3. REFERENSI a. Pedoman Mutu
b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM a. Form SK b. Form Disposisi
7. INSTRUKSI KERJA -
8. REKAMAN MUTU - SK Dekan
9. DOKUMEN TERKAIT -
PROSEDUR (SOP)
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
No. Revisi:
01Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal
:
2/2PELAYANAN SK DEKAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Dekanat menerima proposal dan membuatkan disposisi untuk ditindaklanjuti oleh Kabag TU
Dekanat 1
Menerima Proposal Kegiatan & mendisposisikan ke kabag TU
Kabag.TU 2 2 Kabag TU Memberikan disposisi
kepada kasubag umum untuk memproses pembuatan draf SK Dekan
Menindaklanjuti proposal kegiatan & mendisposisikan kepada Kasubag Umum
Kasubbag Umum 3 3 Subbag Umum memproses,membuat
draf SK Dekan serta memparaf Memproses, Membuat draft SK Dekan dan mamparaf SK
Dekan
4 Kabag TU memeriksa memparaf draft SK Dekan
Kabag TU 4
Memparaf draf SK Dekan
Dekanat 5 5 Dekanat memvalidasi dan
menandatangani draft SK Dekan menjadi SK Dekan
Memvalidasi dan menandatangani draft SK Dekan, menjadi SK Dekan
Kabag TU & Kasubag.Umum 6 6Kabag TU dan Kasubag Umum
Mendistribusikan SK Dekankepada pihak terkait serta mengarsipkannya Mendistribusikan SK Dekan & Mengarsipkan
Selesai Mulai
Proposal Surat Disposisi
Draft SK Dekan Proposal Surat Disposisi
SK Dekan
