i
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA
SMA REGINA PACIS SURAKARTA
TAHUN AJARAN 2015 / 2016
SKRIPSI
Oleh :
FISKAWATI DERATE ASPRILA
K7412081
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama : Fiskawati Derate Asprila
NIM : K7412081
Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN
AJARAN 2015 / 2016” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta, Juni 2016 Yang membuat pernyataan
iii
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA
SMA REGINA PACIS SURAKARTA
TAHUN AJARAN 2015 / 2016
Oleh :
FISKAWATI DERATE ASPRILA
K7412081
Skripsi
diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
PERSETUJUAN
Nama : Fiskawati Derate Asprila
NIM : K7412081
Judul Skripsi : Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I,
Drs. Ign. Wagimin, M.Si NIP 19510510 197603 1 003
Pembimbing II,
Susantiningrum, S.Pd.,
v
PENGESAHAN SKRIPSI
Nama : Fiskawati Derate Asprila
NIM : K7412081
Judul Skripsi : Analisis Pengelolaan Arsip Di Bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta Tahun Ajaran 2015 / 2016
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari Jumat, 17 Juni 2016dengan hasil LULUS dengan revisi maksimal 3 bulan. Skripsi telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji.
Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji:
Nama Penguji Tanda Tangan Tanggal
Ketua : Dr. Wiedy Murtini, M.Pd _______________ _________
Sekretaris : Dra. Patni Ningharjanti, M.Pd _______________ _________
Anggota I : Drs. Ign. Wagimin, M.Si _______________ _________
Anggota II : Susantiningrum, S.Pd.,SE.,M.AB _______________ _________
Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran pada
Hari :
Tanggal :
Mengesahkan Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret,
Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd NIP 19610124 198702 1 001
Kepala Program Studi
Pendidikan Adm. Perkantoran,
ABSTRAK
Fiskawati Derate Asprila. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN 2015/2016. Skripsi. Surakarta, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pengetahuan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Juni 2016.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pengelolaan kearsipan di bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016, (2) Hambatan-hambatan yang dialami bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis dalam melakukan pengelolaan kearsipan dan (3) Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam pengelolaan kearsipan di bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta.
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode penelitian studi kasus tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan informan, lokasi penelitian dan arsip atau dokumen. Teknik pengambilan subyek penelitian yang digunakan adalah snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik uji validitas data menggunakan triangulasi data dan triangulasi metode. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa (1) Pengelolaan arsip di bagian Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta tahun ajaran 2015/2016 meliputi: (a) Pegawai Arsip (Man) yang berjumlah 3 orang dan tidak ada yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan. (b) Jenis-jenis Arsip (Material) yang terdiri dari arsip aktif, arsip in aktif dan arsip statis. (c) Fasilitas Arsip (Machine) yang terdiri dari peralatan (komputer, printer, mesin fotocopy, stempel, stapler, remover, perforator, filling cabinet, almari arsip, Air Conditioner (AC), meja kerja dan kursi pegawai) dan perlengkapan (kertas, bolpoin, buku agenda surat masuk dan keluar, amplop surat dan ordner). Ruang arsip telah memperhatikan aspek warna, suara, udara dan cahaya. (d) Anggaran Arsip (Money) berasal dari orang tua murid yang dikelola oleh pihak Komite Sekolah. (e) Metode Pengarsipan (Method) yang terdiri dari penciptaan arsip (pembuatan konsep surat), pemanfaatan arsip (pengurusan surat masuk dan surat keluar dan pengkodean arsip), penyimpanan arsip, retrieval (peminjaman dan penemuan kembali) dan disposisi arsip (penyelamatan,penyusutan dan pemusnahan). (2) Hambatan yang ditemui dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip dan minimnya pengetahuan pegawai tentang kearsipan. (3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip adalah mengajukan laporan tentang hambatan yang dialami kepada pihak Yayasan, menggunakan sarana dan prasarana yang ada dengan semaksimal mungkin dan melakukan sharing pendapat dan pengalaman antar pegawai arsip.
vii ABSTRACT
FiskawatiDerateAsprila. THE ANALYSIS OF RECORDS MANAGEMENT IN THE ADMINISTRATION OF REGINA PACIS SENIOR HIGH SCHOOL IN THE ACADEMIC YEAR OF 2015/2016. Skripsi. Surakarta, Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret University. June 2016.
This aimof this study is to determine: (1) The records management at the Administration of Regina Pacis Senior High School Surakarta academic year 2015/2016, (2) Obstacles experienced by the administration of Regina Pacis Senior High School in managing records and (3) Efforts that are done to overcome the obstacles in the rechords management at the Administration of Regina Pacis Senior High School Surakarta.
The method used in this study is qualitative descriptive with embedded case study strategy. The sources of the data are informants, research sites and archives or documents. The sampling techniques used snowball sampling. Data collection techniques used are interviews, observation and documentation. Data validity used are triangulation source and triangulation method. Data analysis technique used is analysis interactive model.
Based on the results of this study can be concluded that: (1) The implementations of records management in the Administration ofRegina Pacis Senior High School Surakarta academic year 2015/2016 areas follows: (a) Employees Archive (Man) totaling 3 people and no one has an educational background in the field of archives. (b) Types of Archives (Material) consisting of active archive, the archive in active and archives. (c) Facility Archive (Machine), which consists of equipment (computers, printers, photocopiers, stamp, stapler, remover, perforator, filing cabinet, filing cabinet, Air Conditioner (AC), a work desk and chair employees) and supplies (paper , pens, diary incoming and outgoing mail, envelope and ordner). Archive space has the aspect of color, sound, air and light. (d) Budget Archive (Money) comes from parents who are managed by the School Committee. (e) Method Archiving (Method) which consists of the creation of the archive (drafting the letter), the utilization of archives (processing of incoming and outgoing mail and coding archives), archive storage, retrieval (borrowing and rediscovery) and disposition of records (salvage, shrinkage and extermination). (2) Obstacles encountered in records management are the lack of facilities and infrastructure in the archival storage and the incopetent of records officers. (3) Efforts that were made to overcome the obstacles in the records management are by reporting the obstacles experienced to the Foundation, maximizing existing infrastructure and sharing the opinions and experiences among the records officers.
MOTTO
“Diberkatilah orang yang mengandalkan Tuhan, yang menaruh harapannya pada Tuhan!”
(Yeremia 17:7)
“If you can’t fly, then run, if you can’t run, then walk, if you can’t walk, then crawl, but whatever you do, you have to keep moving forward”
(Martin Luther King)
“Bukan tentang seberapa besar mimpi yang dimiliki seseorang, tetapi seberapa besar usaha yang dilakukan untuk mencapainya”
ix
PERSEMBAHAN
Karya ini kupersembahkan untuk :
1. Papa dan Mama tercinta atas doa, semangat dan yang telah mendengar keluh kesahku 2. Mbak Maya, Mas Yoga, Mbak Silvi atas
dukungan dan doanya
3. Ponakan tante yang luar biasa, Gama dan David
4. Farida, Intani dan Uul atas dukungannya dan yang selalu memberi semangat
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI BAGIAN TATA USAHA SMA REGINA PACIS SURAKARTA TAHUN AJARAN
2015 / 2016”.
Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu peneliti ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, S.Pd, M.Pd, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
2. Dr. Andre N. Rahmanto, S.Sos, M.Si selaku Ketua Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin penulisan skripsi ini 3. Drs. Ignatius Wagimin, M.Si selaku pembimbing I atas kesabaran,
bimbingan, dan arahannya selama bimbingan skripsi
4. Susantiningrum, S.Pd, S.E., M.AB selaku pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan
5. Maria Budi Priyarti, M.Pd selaku Kepala SMA Regina Pacis Surakarta yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian
6. Ibu Theresia Erwinda selaku Kepala Tata Usaha di SMA Regina Pacis Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian ini, serta kepada seluruh pegawai Tata Usaha SMA Regina Pacis Surakarta yang membantu penulisan skripsi ini.
7. Papa, Mama, Mas, Mbak yang dengan setia memberikan dukungan, semangat dan selalu mendoakan
xi
9. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu per satu yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
Peneliti menyadari dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan, namun peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan perkembangan ilmu pengetahuan pada khususnya.
Surakarta, Juni 2016
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
HALAMAN PENGAJUAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... v
HALAMAN ABSTRAK ... vi
HALAMAN MOTTO ... viii
HALAMAN PERSEMBAHAN... ix
KATA PENGANTAR ... x
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Manfaat Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Kajian Teori ... 8
B. Kerangka Berpikir ... 40
BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 42
B. Pendekatan dan Metode Penelitian ... 42
C. Data dan Sumber Data ... 44
D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian ... 45
E. Teknik Pengumpulan Data ... 46
xiii
G. Teknik Analisis Data ... 50
H. Prosedur Penelitian ... 51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian ... 53
B. Pembahasan ... 92
BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ... 104
B. Implikasi ... 108
C. Saran ... 109
DAFTAR PUSTAKA ... 111
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1 Jenis-jenis Arsip ... 14
2 Siklus Hidup Arsip ... 17
3 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Tanggal ... 24
4 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Abjad ... 25
5 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Masalah ... 26
6 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Nomor... 28
7 Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Wilayah ... 29
8 Bagan Kerangka Berpikir ... 40
9Bagan Analisis Data ... 51
10 Bagan Prosedur Penelitian ... 52
xv
[image:15.595.112.485.184.602.2]DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
1 Daftar Fasilitas Arsip ... 68
2 Buku Agenda Surat Masuk ... 76
3 Disposisi ... 76
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Halaman
1 Jadwal Pelaksanaan dan Penyusunan Skripsi ... 114
2 Guide Pertanyaan ... 115
3 Field Note ... 117
4 Struktur Organisasi ... 128
5 Foto Kegiatan ... 129
6 Surat Permohonan Izin Menyusun Skripsi ... 134
7 Surat Izin Menyusun Skripsi ... 135
8 Surat Permohonan Izin Penelitian kepada Rektor... 136
9 Surat Permohonan Izin Penelitian kepada SMA Regina Pacis ... 137
