vi
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
PT.PLN(Persero) Area Bandung merupakan perusahan milik negara yang bergerak dalam bidang jasa dan produksi. Kebutuhan akan informasi yang baik, cepat dan tepat merupakan bagian utama yang diperlukan oleh setiap bagian diperusahaan agar kinerja dari sistem lebih efektif dan efisien. Tidak akuratnya informasi yang diberikan merupakan hal yang menjadi kendala di PT.PLN (Persero) jasa & produksi. Sistem informasi pada bagian pengadaan barang dan jasa di PT. PLN Area Bandung menggunakan Web portal E-Procurementyang sangat membantu dalam proses pengadaan barang dan jasa dan dapat memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat serta dapat menghemat waktu. Setelah melalui tahapan ini metode yang dipilih untuk analisis sistem informasi pengadaan barang dan jasa di PT PLN Area Bandung menggunakan framework ITIL domain service strategydanservice operation yang berguna untuk mengetahui sejauh mana layanan strategy dan operation pada bagian pengadaan barang dan jasa serta mempunyai tujuan untuk menjadikan perusahaan sangat lebih baik dan meningkatkan berbagai layanan kepada pelanggan.
ABSTRACT
PT. PLN (Persero) Area Bandung is a state-owned company engaged in the service and production. The need for good information, quickly and accurately is a major part needed by every part of the company so that the performance of the system is more effective and efficient. Inaccurate information provided is of a constraint on the PT. PLN (Persero) & production services. System information on the procurement of goods and services in the PT. PLN Bandung area using the e - Procurement Web Portal which is very helpful in the Process of procurement of goods and services and can provide the right information , quickly and accurately , and can save time . After going through this stage chosen method for the analysis of information systems procurement in PT PLN Bandung Area using the ITIL framework domain service strategy and service operation that is useful to know the extent to which the strategy and operation services in the procurement of goods and services and has the objective to make the company is very much better and improve a variety of services to customers
viii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
DAFTAR NOTASI/ LAMBANG ... xiv
DAFTAR SINGKATAN ... xv
DAFTAR ISTILAH ... xvi
BAB 1. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian ... 4
BAB 2. KAJIAN TEORI ... 5
2.1 Pengertian ITIL ... 5
2.1.1 Sejarah ITIL ... 5
2.1.2 Tujuan ITIL ... 6
2.1.3 Keuntungan ITIL ... 6
2.2 IT ServiceManagement ... 6
2.3 ITILServiceManagement Lifecycle ... 7
2.4 Daur Hidup Layanan ... 8
2.5 Services ... 9
2.6.1 Service strategy ... 9
2.6.2 Service Design ... 13
2.6.3 Service Transition ... 15
2.6.4 Service operation ... 17
2.6.5 Continual ServiceImprovement ... 22
2.7 Pengertian umum ... 25
2.7.1 Sistem ... 25
2.7.2 Informasi ... 26
2.7.3 Sistem informasi ... 26
2.8 Flowchart ... 26
2.8.1 Flowchart Sistem ... 27
2.8.2 FlowchartDokumen ... 27
2.8.3 Flowchart Skematik ... 27
2.8.4 FlowchartProgram ... 28
2.8.5 FlowchartProses ... 28
2.9 Data ... 28
2.10 Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa ... 29
2.11 Pengertian E-ProcurementPLN ... 29
2.11.1 Ruang Lingkup E-Procurement PLN ... 30
2.11.2 Manfaat E-Procurement ... 31
BAB 3. ANALISIS ... 33
3.1 Profil Perusahaan PT. PLN Jabar-Banten ... 33
3.2 Visi ... 34
3.3 Misi ... 34
3.4 Struktur Organisasi ... 34
3.5 Proses Bisnis Pengadaan Barang dan Jasa ... 35
3.5.1 Usulan Pengadaan Material ... 35
3.5.2 Pelayanan Pemasangan Baru ... 37
3.5.3 Pelayanan Penambahan Daya (PD) ... 38
3.5.4 Pemasangan Baru atau Penambahan Daya ... 40
3.6 Penerapan Teknologi Informasi ... 42
x
Universitas Kristen Maranatha
3.6.2 Delivered at the right time ... 42
3.6.3 Are of the right quality ... 42
3.6.4 Of the right quantity ... 43
3.6.5 From the right source ... 43
3.7 Langkah Analisis ... 43
3.8 Analisis Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Jasa Menggunakan Framework ITIL Service Strategy dan Service Operation ... 44
3.8.1 Service strategy ... 45
3.8.2 Service operation ... 98
3.9 Saran untuk Aplikasi Web Portal E-Procurement ... 105
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 107
4.1 Simpulan ... 107
4.2 Saran ... 108
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 ITIL Service Lifecycle ... 7
Gambar 2.2 ITIL Key links, inputs & outputs of the service lifecycle stages ... 8
Gambar 2.3 Step Improvement Process ... 23
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.PLN Area Bandung ... 34
Gambar 3.2 Flowchart Usulan Pengadaan Material ... 36
Gambar 3.3 Flowchart Pelayanan Pemasangan Baru ... 38
Gambar 3.4 Flowchart Pelayanan Penambahan Daya ... 40
xii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabelxv Daftar Singkatan...xv
Tabel xvi Daftar Singkatan...xvi
Tabel 3.1 Resource people ... 45
Tabel 3.2 Resource Informasi E-Procurement ... 47
Tabel 3.3 Resource Application ... 50
Tabel 3.4 Resource Infrastructure ... 52
Tabel 3.5 Resource Financial Capital... 54
Tabel 3.6 Capabilities Management ... 56
Tabel 3.7 Capabilities Organization ... 60
Tabel 3.8 Capabilities Processes ... 62
Tabel 3.9 Capabilities Knowledge ... 84
Tabel 3.10 Capabilities people ... 87
DAFTAR LAMPIRAN
xiv
DAFTAR SINGKATAN
Tabel xv Daftar Singkatan
1. NO KETERANGAN
1. SURAT KUASA KERJA INVESTASI (SKKI). 2. SURAT KUASA KERJA OPERASI (SKKO). 3. SURAT LAYAK OPERASI (SLO).
4. METER CIRCUIT BREAKER (MCB). 5. SURAT IJIN PENYAMBUNGAN (SIP). 6. BIAYA PENYAMBUNGAN (BP). 7. METER PRA BAYAR (MPB)
8. INFORMATION TECNOLOGY (IT).
9. 0. PAYMENT POINT ONLINE BANK (PPOB). 10. . SURAT IJIN UMUM PERDAGANGAN (SIUP).
11. 2. SURAT PERJANJIAN JUAL BELI TENAGA LISTRIK (SPJBTL) 12. SURAT PERINTAH KERJA (SPK)
13. PANITIA PENGADAAN BARANG/JASA (PPBJ) 14. ANGGARAN PLN (APLN).
xvi
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISTILAH
Tabel xvi Daftar Istilah
NO. KETERANGAN KALIMAT PENGERTIAN KETERANGAN
1. Satu sampul Metode penyampaian dokumenpenawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang dimasukam kedalam 1 sampul tertutup.
2. Dua sampul Metode penyampaian dokumen penawaran, dimana persyaratan administrasi dan teknis dimasukan dalam sampul tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukan kedalam sampul tertutup II agar evaluasi teknis tidak dipengaruhi oleh besarnya harga penawaran.
3. Dua tahap Penyampaian Dokumen Penawaran yang
persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul tertutup Tahap II. Penyampaiannya dilakukan dalam dua tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.
4. Pelelangan Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/jasa lainnya dilakukan melalui metoda
pelelangan, yang dilakukan secara terbuka dan diumumkan secara luas melalui papan pengumuman dan media elektronik
(e-Procurement PLN) serta dapat melalui surat kabar.
Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya
dibutuhkan mendesak untuk operasional PLN sehingga apabila tidak segera dilakukan akan berakibat terganggunya operasional PLN
6. Penunjukan langsung Barang/Jasa konstruksi/Jasa Lainnya yang akan diadakan bersifat spesifik hanya dapat
dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang mampu melaksanakan
dan/ataumengaplikasikannya
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB 1.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) merupakan suatu rangkaian konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur serta operasi yg terintegritas dengan Teknologi Informasi (TI). ITIL v3 memiliki 5 bagian siklus dan masing-masing bagian saling berkesinambungan dalam mengelola layanan di dalam suatu perusahaan yang sudah bergerak dalam bidang teknologi informasi(TI). Saat ini PT PLN Area Bandung telah menerapkan aplikasi E-Procurement yang dapat mengubah proses pengadaan barang dan jasa dari sistem konvensional menjadi elektronis yang bertujuan untuk mengehemat biaya, pengiriman dokumen, dan proses pemilihan vendor yang dapat menghemat waktu serta memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan.
PT PLN (Persero) adalah salah satu perusahaan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang bergerak dalam bidang pelayanan, pengelolaan listrik, pengadaan barang & jasa serta lainya. Dalam bagian pengadaan barang dan jasa memiliki aplikasi web portal E-Procurementyang dapat berinteraksi dengan penyedia barang/jasa, dimana pihak PLN pada bagian panitia pengadaan barang & jasa dapat memberikan informasi, menawarkan jasa kepada penyedia barang/jasa, serta sarana lainnya yang terdapat pada aplikasi E-Procurement antara pihak PLN dengan semua anggota penyedia barang/jasa.
Saat ini penulis akan melakukan analisis sistem informasi pengadaan barang dan jasa di PT PLN Area Bandung pada aplikasi web portal E-Procurement (electronic-procurement) dengan menggunakan
2
sudah ada pada bagian pengadaan barang & jasa di PT PLN Area Bandung untuk mencapai tujuan dan sasaran serta mengetahui semua kegiatan opersional baik harian atau pun lainnya dalam bagian pengadaan barang dan jasa apakah sudah berjalan dengan baik atau belum, jika dianalisis menggunakan Framework ITILdomain Service strategy dan
Service operation.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan latarbelakang diatas, rumusan masalah yang akan dibahas yaitu:
1. Apa saja proses yang ada di Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa PT.PLN Area bandung di bagian pengadaan barang dan jasa?
2. Bagaimana cara mengelola pengadaan barang dan jasa di PT.PLN Area Bandung menggunakan framework ITIL dalam pembahasan
Service Startegy?
3. Bagaimana sistem informasi e-procurement (electronic-Procurement) menangani setiap permasalahan yang ada dilihat dari segi opersional?
4. Apakah sistem informasi e-procurement (electronic-Procurement) sudah terstruktur dengan baik, menurut framework ITIL dalam pembahasan service operation?
1.3 Tujuan Pembahasan
Tujuan dari analisis ini adalah untuk mengetahui dan memberi solusi untuk :
1. Mengetahui proses yang berjalan di sistem informasi pengadaan barang dan jasa
2. mengetahui proses pengelolaan pengadaan barang dan jasa di bagian pengadaan barang dan jasa menggunakan Framework ITIL
3
Universitas Kristen Maranatha 3. Mengetahui apakah Sistem Informasi e-Proc sudah dapat
menangani permasalahan pada bagian pengadaan barang dan jasa. 4. Mengetahui apakah Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa
sudah berjalan dengan baik, menggunkan Framework ITIL dalam pembahasan service operation.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup penelitian dibawah ini adalah :
1. Uraian proses yang berjalan pada sistem informasi pengadaan barang dan jasa pada PT PLN Area Bandung di bagian pengadaan barang dan jasa.
2. Framework ITILV.3 service strategy dan service operation.
3. Menggambarkan proses sistem informasi menggunakan framework ITILV.3 service strategy dan service operation.
4. Pengambilan Data hanya pada bagian pengadaan barang dan jasa
1.5 Sumber Data
Sumber data yang menulis dapatkan dibagi dalam 2 macam jenis sumber data yaitu :
1. Observasi
Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke perusahaan dan meneliti sistem yang akan dimodelkan. Tujuan dari observasi ini adalah untuk mengetahui bagaimana cara kerja dari sistem tersebut juga bisa mengetahui situasi dan kondisi dilapangan tempat kita mencari data.
2. Wawancara
4
1.6 Sistematika Penyajian
Sistematika penulisan laporan terbagi menjadi empat bab yang didalamnya mencakup:
Bab 1 PENDAHULUAN
Pada Bab 1 berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan, ruang lingkup, sumber data dan sistematika penyajian.
Bab 2 KAJIAN TEORI
Pada Bab 2 berisi teori-teori dasar untuk melakukan analisis dan sistem informasi yang ada.
Bab 3 HASIL EVALUASI / ANALISIS
Pada Bab 3 berisi tentang uraian masalah yang di bahas pada rumusan masalah.
Bab 4 SIMPULAN DAN SARAN
107
Universitas Kristen Maranatha
BAB 4.
SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Dari data informasi yang didapat serta hasil analisis pada bagian pengadaan barang dan jasa di PT.PLN Area Bandung, berikut merupakan simpulan yang dapat diambil dari hasil analisis yang dilakukan sebagai berikut:
1. Pada bagian pengadaan barang dan jasa di PT.PLN Area Bandung sudah memiliki standar operasional prosedur yang mengatur proses-proses pengadaan barang/jasa berdasarkan kebijakan kep_dir 305 thn 2010 perihal “Pedoman pengadaan barang dan jasa” dan sebagai berikut proses-proses yang ada pada bagian pengadaan barang dan jasa di PT.PLN Area Bandung, baik secara media elektronik web portal E-Procurement ataupun tanpa media elektronik.
a. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa kontruksi/jasa lainnya b. Pelaksanaan pengadaan jasa konsultasi
c. Pelaksanaan pengadaan jasa lainnya d. Pelaksanaan joint procurement
e. Pelaksanaan Pengadaan Barang atau Jasa untuk Pekerjaan Penanggulangan Bencana Alam dan Bantuan Korban Bencana Alam 2. Pengelolaan pengadaan barang dan jasa di PT.PLN Area Bandung
menggunakan aplikasi web portal E-Procurement dan membagi tugas pokok masing-masing pada setiap bagian di bagian pengadaan barang dan jasa PT.PLN Area Bandung, serta untuk mengelola pengadaan barang/jasa pada aplikasi web E-Procurement sudah dianalisis dengan menggunakan framework ITIL service strategy. Dan hasil yang didapat dari analisis tersebut ada beberapa bagian dari service strategy yang sudah sesuai dengan ITIL
service strategy, dan ada juga bagian belum sesuai.
108
melaporkan ke bagian help desk PT.PLN pusat untuk proses perbaikkan permasalahan yang ada di bagian pengadaan barang/jasa PT.PLN Area Bandung.
4. Sistem informasi aplikasi web portal E-Procurement sudah sangat baik dikarenakan adanya prosedur dan dokumen untuk pelaksanaan operasional pengadaan barang/jasa di web portal E-Procurement dan sudah dianalisis dengan menggunakan framework ITIL service operation serta hasil yang didapat dari analisis tersebut ada beberapa proses dari service operation sudah sesuai dan ada juga proses dari service operation belum sesuai.
4.2 Saran
Dari data informasi yang didapat serta hasil analisis pada bagian pengadaan barang dan jasa dan aplikasi web portal E-Procurementdi PT.PLN Area Bandung, berikut merupakan saran yang dapat diambil dari hasil analisis yang dilakukan sebagai berikut:
109
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
[1] A. Cartlidge, itSMF, USA: Community Trade Mark, 2007.
[2] J. M. Hartono, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Central Java: Andi, 2000.
[3] G. AG, "ITIL.org," Glenfish AG, TSO, [Online]. Available: http://www.itil.org/en/about/index.php. [Accessed 5 Oktober 2013].
[4] P. Fanning, Service Strategy, London: TSO (The Stationery Office), 2007. [5] S. T. Peter Fanning, service operation, London: TSO (The Stationery
Office), 2007.
[6] H. Tugiman, Pengantar Audit Sistem Informasi, Yogyakarta: Kanisius, 1996.
[7] Yakub, Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. [8] D. Iskan, Pedoman Pengadaan Barang/Jasa PT PLN (Persero), Jakarta:
KEPDIR 305, 2010.
