BAB I Pendahuluan 1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Monitoring adalah melakukan pengawasan cara untuk mengontrol serta pelacakan rutin dan mengecek kemajuan tindakan terhadap sejumlah aktivitas melalui sistem pencatan, pelaporan, dan pengawasan yang telah dilakukan.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Proses bisnis yang dilakukan oleh Keuangan dan Sumber Daya Manusia dalam hal monitoring perjalanan dinas saat ini adalah hanya saling berkoordinasi media sosial seperti whatsapp dan media tulis seperti papan tulis di mana pegawai yang akan menggunakan kendaraan dinas untuk perjalanan dinas terlebih dahulu harus mengajukan permohonan penggunaan kendaraan dinas kepada Admin Keuangan dan Sumber Daya Manusia. Admin akan mengeluarkan empat form permohonan kendaraan untuk perjalanan dinas yaitu untuk perjalanan dinas dalam kota mengisi form permintaan kendaraan dinas dan pengembalian kendaraan dinas, sedang untuk perjalanan dinas luar kota mengisi form permintaan kendaraan dinas, form surat tugas/jalan, form tiket akomodasi dan form pengembalian kendaraan dinas. Form yang telah diisi oleh pegawai akan di arsip Admin dan diberikan kepada Manajer Keuangan dan Sumber Daya Manusia (MKSDM) untuk dikonfirmasi. Apabila disetujui oleh MKSDM, admin akan mencatat data-data permohonan perjalananan dinas menggunakan kendaraan dinas ke dalam aplikasi Microsoft Excel. Kemudian admin akan memberikan form yang telah dikonfirmasi dan surat perintah jalan kepada pegawai pemohon. Barulah pegawai pemohon dapat melakukan perjalanan dinas menggunakan kendaraan dinas. Selain itu, pencatatan kendaraan, baik itu penggunaan, pengisian bahan bakar, dan pemeliharaan harus dikumpulkan dan direkapitulasi ulang dengan mengetik kembali data yang telah dicatat dari form- form tersebut ke dalam Microsoft Excel.
BAB I Pendahuluan
Di masa sekarang ini teknologi informasi sangat berkembang seiring dengan perkembangan zaman dan sudah menjadi tuntutan. Dalam kegiatan sehari-hari pun semua serba terkomputerisasi dan dibutuhkan keadaannya termasuk di lingkungan perusahaan. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini diharapkan dapat memudahkan dalam segala aspek kehidupan banyak dari perusahaan yang berskala kecil, menengah ataupun besar menerapakan berbagai teknologi informasi untuk mendukung seluruh kegiatan dalam perusahaannya. Hal ini diterapkan agar perusahaan dapat meningkatkan kinerja yang efektif dan efiesien dalam mengopersionalkan perusahaannya (Maghfirah, 2019:1).
PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang yang merupakan area perusahaan dengan nilai kinerja tertinggi yang bertanggung jawab untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan penjualan, perencanaan, penyewaan dan penyediaan jasa dalam bidang peralatan kontruksi. Dalam pencapaian kinerja tertinggi tersebut sangat didukung oleh peran sumber daya manusia yang sangat ahli serta kompeten di bidangnya. Namun akan lebih baik lagi jika kerja sumber daya manusia tersebut di ikuti dengan kemudahan dalam me-monitoring hasil pekerjaan. Salah satu unit kerja PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II yaitu Keuangan dan Sumber Daya Manusia pun harus menerapkan penggunaan teknologi informasi. Unit Keuangan dan Sumber Daya Manusia berwewenang dalam persetujuan penggunaan kendaraan dinas bagi pegawai yang bertugas melakukan perjalanan dinas luar kota dan dinas dalam kota.
Kendala yang sering dihadapi adalah seringnya admin dalam melakukan kesalahan pencatatan kendaraan dinas yang akan digunakan untuk perjalaan dinas sehingga kendaraan dinas yang akan digunakan tertumpuk, yaitu satu kendaraan dinas dapat dipesan oleh dua pegawai pemohon dalam waktu bersamaan. Hal ini terjadi akibat tidak adanya validasi saat menginput kendaraan dinas yang akan dipakai. Selain itu, saat melakukan rekapitulasi pencatatan, baik penggunaan kendaraan, pengisian bahan bakar, dan pemeliharaan kendaraan sering terjadi kesalahan saat pencatatan. Proses permohonan perjalanan dinas menggunakan kendaraan dinas yang rumit ini menyebabkan lamanya pembuatan laporan untuk Manajer Keuangan dan Sumber Daya Manusia.
BAB I Pendahuluan
PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang membutuhkan suatu upaya untuk menyelesaikan masalah di atas dengan cara membuat suatu aplikasi berbasis website yang mampu me-monitoring perjalanan dinas secara cepat, tepat, mudah, dan akurat sehingga monitoring perjalanan dinas pada PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang bisa diproses dengan lebih baik. Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penulis bermaksud membangun sebuah aplikasi yang akan dijadikan sebuah Laporan Akhir dengan judul “APLIKASI MONITORING PERJALANAN DINAS PADA PT WIJAYA KARYA BETON TBK. PALEMBANG BERBASIS WEBSITE”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dirumuskan permasalahan pada Laporan Akhir ini. Permasalahan yang akan di bahas yaitu :
1. Tidak tersedianya aplikasi yang terkomputerisasi dalam mempercepat dan mempermudah dalam penyediaan informasi pada monitoring perjalanan dinas dan pengelolaan kendaraan dinas.
2. Pegawai dengan bagian sumber daya manusia masih saling berkoordinasi melalui media sosial seperti Whatsapp dan media tulis seperti papan tulis yang ada disana.
3. Identifikasi waktu dan efektivitas kerja yang kurang jelas.
4. Tidak ada planning atau belum terjadwal sangat baik saat melakukan peminjaman kendaraan yang akan digunakan.
Berdasarkan permasalahan di atas maka rumusan masalah yang dapat diambil adalah “Bagaimana Membangun Aplikasi Monitoring Perjalanan Dinas Pada PT Wijaya Karya Beton Tbk. Palembang Berbasis Website”.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan dalam penyusunan Laporan Akhir ini menjadi lebih terarah dan tidak menyimpang ke pembahasan yang lebih luas, maka penulis membuat batasan masalah hanya pada hal-hal berikut :
1. Data pendukung yang digunakan dalam membangun aplikasi ini berupa data
BAB I Pendahuluan
pengelolaan kendaraan dinas.
2. Dalam membangun aplikasi ini hanya sebatas pemantauan perjalanan dinas, kendaraan dinas yang sedang dipakai, dan pemeliharaan kendaraan.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan Laporan Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Membangun suatu Aplikasi Monitoring Perjalanan Dinas pada PT Wijaya Karya Beton Tbk. Palembang Berbasis Website yang diharapkan dapat membantu petugas pada bagian sumber daya manusia pada PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang .
2. Memberikan opsi penyimpanan data pengelolaan perjalanan dinas dan pemeliharaan kendaraan yang lebih efektif dan efisien pada bagian keuangan d a n sumber daya manusia pada PT Wijaya Karya Beton Tbk.
Wilayah Penjualan II Palembang.
1.4.2 Manfaat
Adapun manfaat yang diperoleh dari pembuatan Laporan Akhir ini yaitu : 1. Mempermudah pihak PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II
Palembang terutama bagian sumber daya manusia dalam memonitoring perjalanan dinas dan pemeliharaan kendaraan.
2. Mempermudah penyimpanan data yang lebih efektif dan efisien karena sudah berbasis website yang tekoneksi dengan internet sehingga petugas tidak perlu mengirimkan bukti data pengelolaan perjalanan dinas dan pemeliharaan kendaraan secara manual ke bagian sumber daya manusia untuk dipindahkan kedalam Microsoft Excel.
BAB I Pendahuluan
1.5 Metodologi Penelitian
1.5.1 Lokasi Pengumpulan data dan Waktu pelaksanaan
Lokasi penelitian yang dilakukan oleh penulis dilaksanakan di untuk PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II yang beralamat di Jalan Rama Kasih Raya No.957, Duku, Ilir Tim. II, Kota Palembang, Sumatera Selatan.
Telepon : +62 711 712534.
1.5.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah dengan cara berikut:
1. Data Primer
Menurut Supriyono dalam Rudianto, Mislinawati, dan Audi (2020:12 ),
“Data primer adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli atau pihak pertama. Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. Data primer dapat berupa pendapat subjek penelitian (orang), baik secara individu maupun kelompok, hasil observasi terhadap suatu benda (fisik), kejadian atau kegiatan dan hasil pengujian”. Pada penyusunan Laporan Akhir ini peneliti menggunakan cara-cara sebagai berikut:
a. Wawancara
Menurut Hardani, et. al. (2020:125) mengatakan bahwa
“Wawancara merupakan proses tanya jawab lisan antara dua orang atau lebih secara langsung atau percakapan dengan maksud tertentu.
Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu”. Dalam menerapkan metode wawancara ini, penulis mengadakan wawancara secara langsung dengan pegawai bagian sumber daya manusia yaitu Dolly Lesriyan Annex Gitainori manajer keuangan dan sumber daya manusia dan Harmi Thahiro Utami general affair di PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang pada 17 Mei 2022 (15:30).
Wawancara tersebut membahas sebuah permasalahan, yaitu :
BAB I Pendahuluan
1. Bagaimana sistem kerja pada monitoring perjalanan dinas yang sedang berjalan saat ini ?
2. Apa yang jadi permasalahan pada proses monitoring perjalanan dinas pada perusahaan ini ?
3. Apa yang diharapkan dari perusahaan setelah adanya aplikasi ini ?
4. Siapa yang terlibat dalam penggunaan aplikasi ini ?
b. Observasi
Menurut Hardani, et. al. (2020:125) menyimpulkan bahwa
“Observasi adalah suatu teknik atau cara mengumpulkan data yang sistematis terhadap obyek penelitian baik secara langsung maupun tidak langsung”. Berdasarkan observasi yang penulis lakukan di PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang sebagai berikut :
1. Situasi dan kondisi monitoring perjalanan dinas pada PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang.
2. Dalam melakukan penyimpanan data pengelolaan perjalanan dinas masih kurang efektif dan efisien, dengan cara bagian keuangan dan sumber daya manusia dan pegawai hanya berkoordinasi melalui Whatsapp dan ditulis menggunakan media tulis seperti papan tulis, sehingga bagian sumber daya manusia harus memindahkan bukti-bukti data pengelolaan perjalanan dinas ke dalam penyimpanan dokumen file data softfile dan Microsoft Excel. Kendala yang dihadapi adalah belum adanya sistem penyimpanan data pengelolaan perjalanan dinas secara efektif dan efisien.
BAB I Pendahuluan
2. Data Sekunder
Menurut Supriyono (dalam Rudianto, Mislinawati, dan Audi, 2020:12)
“Data sekunder adalah sumber data penelitian yang diperoleh penelitian secara tidak langsung, melalui media perantara. Data sekunder pada umunya berupa bukti, catatan atau laporan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip baik yang dipublikasi dan yang tidak dipublikasi”. Dalam proses penyusunan Laporan Akhir ini, data sekunder yang penulis dapatkan diantaranya sebagai berikut :
a. Data resmi mengenai perusahaan yang menjadi lokasi penelitian.
b. Data-data dari website resmi PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang.
c. Referensi dari buku, jurnal, dan Laporan Akhir alumni Jurusan Manajemen Informatika Politeknik Negeri Sriwijaya.
1.6 Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Laporan Akhir ini dapat memberikan gambaran sesuai dengan tujuan, maka penulisan Laporan Akhir ini disusun dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan secara garis besar mengenai Laporan Akhir ini seperti latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodelogi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini penulis menjelaskan secara singkat mengenai teori umum, teori khusus dan teori program. Teori umum menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan judul dan istilah – istilah yang digunakan dalam membangun aplikasi tersebut. Teori khusus menjelaskan secara singkat mengenai pengertian dari Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Flowchart, Entity Relationship Diagram, Kamus Data serta
BAB I Pendahuluan
simbol – simbol yang akan digunakan. Sedangkan, teori program berkaitan dengan program yang akan digunakan seperti PHP dan Database MySQL yang dapat dijadikan acuan dalam pembahasan mengenai program.
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini menguraikan gambaran umum dari PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang seperti Sejarah, Visi dan Misi Instansi, Logo Instansi serta Deskripsi Struktur Organisasi dan hal lainnya yang berkaitan PT Wijaya Karya Beton.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi pembahasan dari masalah yang ada melalui Sistem Informasi PT Wijaya Karya Beton Tbk. Wilayah Penjualan II Palembang yang meliputi rancangan, desain sistem yang buat serta desain output dari sistem informasi tersebut.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang ditarik dari hasil keseluruhan sistem informasi yang telah dibangun, serta memberikan saran untuk membantu dalam pengembangan sistem informasi yang telah dibangun untuk kedepannya.
