BAB III
ANALISA KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Sejarah Dinas Komunikasi dan Informatika
Dinas Komunikasi dan Informasi terletak di Kabupaten Subang Jl. Mayjen Sutoyo No.46, Karanganyar, Kecamatan Subang, Kabupaten Subang, Jawa Barat. Dinas Komunikasi dan Informatika. Dinas Komunikasi dan Informatika memiliki tugas sebagai penyelenggaraan urusan pemerintah bidang komunikasi dan informatika untuk daerah Kabupaten Subang, Jawa Barat.
Terkait dengan tugas tersebut, Dinas Komunikasi dan Informatika yang biasa juga disebut kominfo ini berwenang untuk memberikan izin terkait dengan bidangnya dan pada daerah wilayah kerjanya. Beberapa pengurusan perizinan dibawah kominfo seperti izin Penyelengara Sistem Elektronik, Izin Penyelenggaraan Jaringan Telekomunikasi, Izin Penyelenggaraan Jasa Telekomunikasi, Penyelenggaraan Penyiaran (Lembaga Penyiaran Swasta dan Lembaga Penyiaran Berlangganan), Izin Prinsip Penyelenggaraan Jasa Telekomunikasi, Izin Prinsip Penyelenggaraan Telekomunikasi Khusus untuk Badan Hukum, Izin Prinsip Penyelenggaraan Jaringan Telekomunikasi, Sertifikasi Alat dan Perangkat Telekomunikasi, hingga Izin Stasiun Radio.
Selain itu, kominfo juga berwenang dalam merumuskan layanan dan website yang boleh beroperasi, website yang tidak sesuai kebijakan dan undang-undang akan dikenakan kebijakan pemblokiran website. Kominfo juga punya peran sebagai pelaksana pembinaan bidang komunikasi dan informatika melalu program seperti digitalent dan lainnya. Struktur Organisasi.
3.2 Tugas Dan Fungsi Unit Kerja 1. Kepala Dinas
A. Tugas
Kepala Dinas mempunyai tugas pokok merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengendalikan serta melaporkan kegiatan dinas dalam melaksanakan sebagian urusan Pemerintahan dibidang Komunikasi dan Informatika serta tugas pembantuan yang di tugaskan Bupati;
B. Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Dinas mempunyai fungsi :
a. Perumusan, penetapan kebijakan teknis dibidang Komunikasi dan Informatika;
b. Penyelenggaraan kebijakan teknis dibidang Komunikasi dan Informatika;
c. Penyelenggaraan fasilitasi dan pengendalian tugas-tugas dibidang Komunikasi
dan Informatika;
d. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama dalam rangka tugas pokok dan
fungsi Dinas;
e. Pembinaan pelaksanaan kegiatan lingkup dinas Komunikasi dan Informatika;
f. Penyampaian telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan Kepala Daerah 2. Sekretariat
a. Tugas
Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pelayanan administratif, koordinasi dan pengendalian internal lingkup kesekretariatan yang meliputi perencanaan, evaluasi dan pelaporan, pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian serta Keuangan dan barang daerah;
b. Fungsi
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi :
a. Penyusunan program kerja sekretariat;
b. Pembinaan pelaksanaan perencanaan, evaluasi dan pelaporan, administrasi
umum dan kepegawaian serta keuangan dan Barang Daerah;
c. Perumusan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dinas;
d. Penyelenggaraan administrasi umum dan kepegawaian dinas;
Penyelenggaraan administrasi Keuangan dan Barang Daerah;
e. Pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan;
f. Perumusan rancangan dan pendokumentasian perundang - undangan, g. pengelolaan perpustakaan dan hubungan masyarakat;
h. Penyusunan anggaran pendapatan dan belanja dinas;
i. Pengelolaan naskah dinas;
j. Penyampaian telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan Kepala Dinas;
k. Pelaksanaan koordinasi dengan unit kerja terkait;
l. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan kegiatan sekretariat;
m. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan.
3. Kasubag Umum Dan Kepegawaian
a. tugas pokok
menyelenggarakan urusan surat menyurat, kearsipan, penggandaan, rumah tangga, administrasi perjalanan dinas, pengelolaan perpustakaan dinas serta pengelolaan administrasi kepegawaian; Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
a. Penyusunan rencana kegiatan pada Sub Bagian umum dan kepegawaian;
b. Pelaksanaan urusan ketatausahaan;
c. Penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-surat/naskah-naskah
dinas; Penyelenggaraan kegiatan pengetikan dan penggandaan surat- surat/naskah-naskah dinas;
d. Penyimpanan, pengaturan dan pemeliharaan arsip dinas;
e. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas;
f. Penyusunan perencanaan keperluan alat-alat tulis kantor dan penyusunan petunjuk pelaksanaannya;
g. Penyiapan kelengkapan untuk keperluan rapat- rapat dinas;
h. Pengadaan sarana dan prasarana dinas;
i. Pengelolaan dan Pemeliharaan sarana prasarana dinas;
j. Pelaksanaan urusan ketentraman dan ketertiban di lingkungan dinas;
k. Pelaksanaan publikasi, dokumentasi dinas dan hubungan masyarakat;
l. Pelaksanaan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat dinas;
m. Pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan Dinas;
n. Pengelolaan administrasi kepegawaian dan pengolahan data kepegawaian;
Pelaksanaan penyusunan Daftar Urutan
o. Kepangkatan (DUK) di lingkungan dinas; Pengkoordinasian penyusunan
Sasaran Kerja Pegawai (SKP) di lingkungan dinas;
p. Pelaksanaan penyusunan rencana formasi, usulan pengangkatan, mutasi,
dan usulan pemberhentian pegawai;
q. Pengelolaan kesejahteraan pegawai; Pengelolaan pelaksanaan pendidikan dan latihan pegawai; Pengembangan kemampuan dan karier pegawai;
r. Penyusunan konsep metode, hukum dan tata laksana kegiatan di lingkungan dinas;
3.3 Analisis sistem yang sedang berjalan
Sebelum merancang sebuah sistem yang baru perlu adanya gambaran mengenai sistem yang ada atau yang sedang berjalan pada suatu instansi atau perusahaan. Hal ini dimaksud agar sistem yang akan dibentuk dapat diaplikasikan dengan baik dan maksimal dengan melihat kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama.
Sistem penilaian kinerja pegawai selama ini dimana dalam proses perhitungannya belum dilakukan secara komputerisasi dan dalam proses pembuatan dalam format SKP sering terjadi kesalahan dan membutuhkan waktu yang lama. Dengan membuat penilaian kinerja pegawai secara online dapat
mempermudah pegawai dalam melakukan proses penilaian kinerja pegawai dan dapat mempermudah pejabat penilai dalam proses perhitungan nilai. Dengan adanya sistem penilaian kinerja pegawai secara online lebih memaksimalkan waktu yang di gunakan oleh pegawai dan mempermudah pegawai dalam mengentrikan data.
gamabr 3. 1 sistem berjalan
sistem ini dapat dilakukan untuk mengetahui masalah yang terjadi pada sistem yang lama sebagai dasar untuk merancang sistem yang baru, dimana sistem yang lama akan dijadikan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan untuk merancang sistem yang baru. Sistem yang ada sudah dapat dikatakan berjalan dengan baik, tetapi bila dilihat dari tata kerja atau pembuatan laporan memiliki beberapa kekurangan serta menghasilkan data yang kurang akurat.
3.4 Analisis sistem baru
Pegawai yang akan melakukan proses penilaian pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Tanah datar bisa melakukan proses penilaian secara online dengan cara mengisi data yang disediakan pada suatu aplikasi khusus penilaian. kasubag terlebih dahulu login kedalam aplikasi penilaian dan mengentri data pegawai. Setelah itu penilai login keaplikasi dan melihat data pegawai yang dientrikan untuk diproses kedalam bentuk data SKP, terlebih dahulu penilai mengentrikan enam bobot prilaku kerja dan melakukan pemprosesan. Setelah itu pegawai login untuk melihat laporan kinerja pegawai dan dicetak untuk diberikan kepada kasubag pimpinan, serta menandatangani laporan kinerja, setelah ditandatangani diserahkan kepada pegawai untuk dijadikan arsip. Untuk pegawai yang ingin melihat nilainya silahkan login kembali dan masuk kebagian menu laporan penilaian pegawai
gamabr 3. 2 sistem baru
3.5 Analisis kebutuhan sistem
Pada rancangan sistem informasi Penilaian kinerja pegawai memiliki beberapa tahapan kebutuhan diantaranya seperti, kebutuhan fungsional dan non fungsional.
Fungsi tersebut saling berhubungan dan saling mendukung untuk kelancaran mengahasilkan rancangan sistem yang diinginkan.
3.6 Kebutuhan fungsional dan non fungsional Kebutuhan fungsional
Berdasarkan proses bisnis dan analisa kebutuhan sistem sebelumnya, maka dapat diturunkan kebutuhan fungsional sistem informasi sasaran kinerja pegawai progress proyek.
4.3.1 Kebutuhan fungsional admin dan pegawai
No SRS Deskripsi
SRS F – 1 Dapat melakukan login dengan nip dan password SRS F – 2 Dapat melakukan Kelola data user
SRS F – 3 Dapat melakukan kelola tambah pegawai SRS F – 4 Dapat melakukan kelola pegawai
SRS F – 5 Dapat melakukan kelola penilaian SRS F – 6 Dapat mengelola laporan
table 3. 1 kebutuhan fungsional
4.3.2 Kebutuhan nonfungsional
Kebutuhan non-fungsional adalah segala sesuatu yang dibutuhkan dalam merancang sistem, terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Maka dari itu spesifikasi hardware dan software minimum.
No Perangkat keras Spesifikasi
1 Prosesor Inter core i5 2.8 GHz
2 Monitor Monitor dengan resolusi 1024x768 pixe
3 hardist 2TB
4 Memory RAM 8GB
5 keyboard I buah
6 mouse Standar
7 XAMPP Versi 3.3.0
table 3. 2 kebutuhan nonfungsional
3.7 Usecase Diagram
gamabr 3. 3 use case diagram Definisi use case diagram
table 3. 3 definisi use case diagram
No Use case Deskripsi
1 Login
Use case menggambarkan kegiatan memasukkan username dan password untuk masuk ke dalam sistem.
2 Data Pegawai Memasukkan data pegawai yang
akan mengakses sistem
4 Data Penilaian Pegawai Melakukan penilaian kinerja pada
pegawai
5 Melihat skp penilaian Untuk melihat penilaian skp yang
telah di inputkan oleh kasubag 6 Lihat Laporan Penilaian kinerja
Use case menggambarkan
kegitan melihat laporan penilaian kinerjanpegawai tahunan
Definisi aktor
table 3. 4 definisi aktor
No Aktor Deskripsi
1 admin Admin dapat melakukan Kelola pegawai, Kelola
Penilaian, Kelola nilai laporan
3 Pegawai Pegawai dapat melakukan Kelola Laporan dan dapat melihat Laporan Penilaian dari admin
gamabr 3. 4 use case login 3.8 Use case diagram login
table 3. 5 skenario login
Nama use case Login
Aktor Use Case
admin, Pegawai
Deskripsi admin ini digunakan untuk masuk ke dalam sistem
Pra Kondisi Menampilkan menu login nip dan password
Aksi aktor Reaksi sistem
1. Masukkan nip dan password
2. jika benar nip dan Password
3. Menampilkan Menu Utama berdasarkan
Scenario alternatif 1
Jika nip dan password salah maka sistem akan memunculkan pesan “Gagal login Periksa no identitas atau password anda.
Jika nip dan password maka akan balik lagi ke tampilan login.
3.9 Use Case Diagram User
gamabr 3. 5 use case diagram user
table 3. 6 skenario tambah user
Nama Use Case Kelola tambah user Aktor Use Case admin
Deskripsi Use case ini di gunakan untuk kelola tambah user Pra Kondisi Masuk ke menu halaman kelola tambah user.
Aksi aktor Reaksi sistem 1.kelola tambah
user 2. menampiilkan halaman tambah user 3. menambahkan
user
5. Simpan data
user 6. berhasil menambahkan user Scenario alternatif 1
Jika user belum melengkap maka akan muncul pesan” data user belum lengkap coba lengkapi dahulu” maka akan Kembali ke halaman kelola tambah user.
3.10 use case diagaram Kelola pegawai
gamabr 3. 6 use case diagram kelola pegawai
table 3. 7 skenario kelola pegawai Nama
Use Case
Kelola pegawai Aktor Use
Case
Admin
Deskripsi Admin akan menambah data pegawai
Pra Kondisi
Masuk ke menu kelola pegawai kemudian ke menu Tambah.
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Memilih menu
kelola pegawai
2. Menampilkan halaman kelola pegawai 3.Menginput data
pegawai
4.klik tombol simpan 5.Data berhasil di simpan
Jika data tidak dilengkapi maka akan muncul “ silahkan isi kolom ini”
Scenario alternatif 1
Jika data pegawai belum lengkap makan akan muncul pesan”silahkan isi kolom ini” makan akan di suruh untuk mengisi data pegawai yang belum terisi. Dan Kembali ke Langkah 3
Scenario alternatif 2
“memilih menu kelola pegawai”
3.11 Use Case Diagram Kelola Penilaian
gamabr 3. 7 use case diagram kelola penilaian
table 3. 8 skenario kelola penilaian Nama Use
Case
kelola Penilaian
Aktor Use Case
Admin,pegawai
Deskripsi Admin akan menambah data pegawai
Pra Kondisi Masuk ke menu kelola pegawai kemudian ke menu penilaian.
Aksi Aktor Reaksi Sistem 1. Memilih menu
kelola penilaian 3.input data penilaian 4. klik tombol
“simpan”
7.kilk tombol download
2. Menampilkan halaman Penilaian Penilaian.
5. Menampilkan “ Data di simpan”
6. Jika data tidak dilengkapi maka data tidak akan di tampilkan.
8.file berhasil terdownload.
Scenario alternatif 1
Jika terdapat kolom yang tidak di isi data Penilaian yang dimasukan tidak akan muncul sistem.
Scenario alternatif 2
” Memilih data Penilaian”
3.12 Use Case Diagram Kelola Laporan Kerja Pegawai
gamabr 3. 8 use case diagram kelola laporan
table 3. 9 skenario kelola laporan pegawai
Nama Use Case kelola Laporan kerja pegawai Aktor Use Case Pegawai, admin
Deskripsi Pegawai nambah data laporan, Admin melihat laporan kerja pegawai Pra Kondisi Masuk kedalam menu kelola laporan pegawai
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Memilih menu kelola Laporan pegawai
3. klik tombol “download”
2. Menampilkan halaman pegawai Laporan pegawai
4. file berhasil di download 1. memilih menu Laporan
2. Memilih tombol tambah 3.Upload Laporan.
2.Menampilkan halaman Laporan 4.Menampilakan from tambah 6.Laporan berhasil tersimpan
gamabr 3. 10 aktiviti diagram admin user 3.13 Aktiviti Diagram
Aktiviti diagram admin login
gamabr 3. 9 aktiviti diagram login aktiviti diagram admin data user
gamabr 3. 11 aktiviti diagram tambh pegawai aktiviti diagram admin tambah pegawai
aktiviti diagram admin data penilaian
gamabr 3. 12 data penilaian
gamabr 3. 13 aktiviti diagram laporan pegawai aktiviti diagram Laporan pegawai
