DOKUMEN SERVICE PORTFOLIO BERDASARKAN COBIT 5 KELAS E
Oleh:
Arief Putranto NRP 5213 100 124 Ahmad Fikri Zulfi NRP 5213 100 154 Fahrizal Adi Wibowo NRP 5213 100 173
Dosen Pengampu
Anisah Herdiyanti,S.Kom., M.Sc.ITIL
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2016
Daftar Isi
Daftar Isi ... 2
Pendahuluan ... 3
Pedoman ... 4
Panduan ... 8
Mapping of Control ... 14
Mapping of Documents ... 28
Kebijakan ... 30
Kebijakan Penentuan Layanan TI... 31
Kebijakan Pengelolaan Portofolio Layanan TI... 31
Prosedur ... 32
Formulir ... 39
Laporan review pelaksanaan Quality Assurance ... 54
Pendahuluan
Tata kelola merupakan bentuk keputusan dalam menentukan tujuan suatu organisasi, memberikan wewenang, dan melakukan verifikasi kinerja. Tata kelola perusahaan merupaka konsep yang menjelaskan serangkaian kebijakan, proses dan perilaku perusahaan yang dapat mempengaruhi tata cara perusahaan akan dipantau, diarahkan serta dikendalikan sehingga mampu mencapai tujuan yang diinginkan.
Dalam suatu tata kelola perusahaan, terdapat banyak hal terkait proses TI yang harus diperhatikan, diarahkan, dikendalikan dan dipantau agar mampu mengoptimalkan nilai bisnis suatu organisasi tersebut. Salah satu bagian dari tata kelola perusahaan adalah dalam mengelolal Portofolio Layanan. Banyak terjadi di berbagai Perusahaan maupun Instansi layanan tidak dikelola dengan baik termasuk pada bagaimaan layanan itu dibuat, dikelola dan berakhir.
Dalam studi kasus ini, kami membuat dokumen yang berisikan proses pengajuan dan pengelolaan Portofolio
Layanan yang harapannya mampu di implementasikan di Jurusan Sistem Informasi ITS. Dokumen ini dibuat
berdasarkan Cobit 5 BAI03 dimana berisikan Pedoman, Panduan dan Prosedur dalam Mengejukan dan Mengelola
Portofolio Layanan pada Jurusan Sistem Informasi ITS.
Pedoman
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi
LEMBAR PENGESAHAN
PEDOMAN
Judul : TUJUAN
No.
Dokumen : BAI-03R01
Rilis : 00
Revisi : 00
Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan
Staff IT (Bapak Nanok)
Jabatan Kepala IT
(Bapak Radityo) Jabatan Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi
RIWAYAT PERUBAHAN
No. No. Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal
Rilis Revisi Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
PE-BAI-03R01 NO. RILIS : 00
NO. REVISI : 00
TUJUAN TANGGAL TERBIT:
HALAMAN : 1 of 1
PEDOMAN
1. TUJUAN & INDIKATOR
Tujuan Indikator Kinerja
Penyediaan layanan Teknologi Informasi (TI) Jumlah gangguan bisnis disebabkan
yang sesuai dengan kebutuhan bisnis insiden layanan TI.
Persentase
kepuasan stakeholder atas
pelayanan TI yang sesuai dengan tingkat layanan yang disepakati.
Persentase kepuasan pengguna terhadap kualitas pelayanan TI.
Panduan
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi
Lembar Pengesahan Panduan
Judul : Penentuan Layanan TI dan Pengelolaan Portofolio Layana TI No. Dokumen : 00
Rilis : 00 Revisi : 00 Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Staff IT : Kepala IT : Ketua Jurusan :
Tanggal : Tanggal : Tanggal :
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi
Riwayat Perubahan
No. No. Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal
Rilis Revisi Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
PA-BAI-01R01
NO. RILIS : 00
NO. REVISI : 00
MENGELOLA IDENTIFIKASI DAN TANGGAL TERBIT:
MEMBANGUN SOLUSI
HALAMAN : 1 of 3
PANDUAN
1. DESKRIPSI PROSES
Membangun dan memelihara solusi yang sudah diidentifikasi dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang mencakup desain, pengembangan, pengadaan/sumber serta kerjasama dengan supplier/vendor.
Selain itu, mengelola konfigurasi, persiapan pengujian, manajemen kebutuhan dan pemeliharaan terhadap proses bisnis, aplikasi, informasi/data, infrastruktur dan layanan.
2. MAKSUD PROSES
Menyusun solusi yang tepat waktu, hemat biaya, dan mampu mendukung tujuan strategis dan
operasional perusahaan.
3. TUJUAN & INDIKATOR KINERJA
Tujuan Proses Metrik yang Digunakan
1.Desain dari solusi yang akan digunakan, Waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui termasuk komponen yang terkait, memenuhi bahwa desain yang diberikan telah memenuhi kebutuhan perusahaan, sesuai dengan standar kebutuhan
yang digunakan, dan sudah
Jumlah dari desain solusi yang direvisi mempertimbangkan resiko yang telah karena ketidakcocokan dengan kebutuhan
teridentifikasi
2.Solusi yang sudah sesuai dengan desain, Jumlah dari solusi pengecualian untuk desain cocok dengan standar organisasi, dan yang dicatat selama tahap review
memiliki kontrol, keamanan, auditabilitas
yang tepat
3.Solusi dengan kualitas yang dapat diterima Jumlah kesalahan yangditemukan saat
dan sudah dilakukan pengujian pengujian
Waktu dan upaya untuk menyelesaikan
pengujian
4.Perubahan kebutuhan yang sudah disetujui Jumlah dari perubahan yang disetujui yang telah digabungkan dengan tepat kedalam menghasilkan error baru
solusi
5.Aktivitas pemeliharaan solusi sudah Jumlah dari permintaan untuk pemeliharaan memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi yang tidak terpenuhi
dengan tepat
Jurusan Sistem Informasi Fakultas teknologi Informasi - ITS
BAI-03RO1 No Rilis
No Revisi Menentukan Layanan TI dan
Penglolaan portfolio Layanan TI
Tanggal terbit Halaman
PANDUAN
4. Praktek Manajemen Kunci’
Dalam proses mengelola solusi identifikasi dan membangun, terdapat 11 praktek manajemen kunci yang melibatkan stakeholder terkait sebagaimana terlihat pada tabel dibawah ini.
Praktek Fungsi
Manajemen
KJ SJ KPS1 KPS2 SP DS KS KP KE KPP KSP PK SA TK
Merancang solusi R R I
Merancang R R A
komponen solusi
Mengembangkan R R
komponen solusi
Pengadaan A R C
komponen solusi
Mengembangkan R R
solusi
Melakukan A A A R R
penjaminan
kualitas
Memepersiapkan R R R I R
ujicoba solusi
Menguji solusi R R
Mengelola A A R
perubahan
kebutuhan
Memelihara A C C R
solusi
Menentukan R
layanan TI dan
mengelola
portfolio layanan
Jurusan Sistem Informasi Fakultas teknologi Informasi - ITS
BAI-03RO1 No Rilis
No Revisi Menentukan Layanan TI dan
Penglolaan portfolio Layanan TI
Tanggal terbit Halaman
PANDUAN
Keterangan :
• KJ : Ketua Jurusan Sistem Informasi
• SJ : Sekretaris Jurusan
• KPS1 : Kepala Program Studi S1
• KPS2 : Kepala Program Studi S2
• SP : Sekretaris Program Studi S1
• DS : Staff Pengajar (Dosen)
• KS : Kasubbag
• KP : Kalab LPSI
• KE : Kalab E-Bisnis
• KPP : Kalab PPSI
• KSP : Kalab SPK
• PK : Pranata Komputer
• SA : Staff Administrasi
• TK : Teknisi
Mapping of Control
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
Membuat spesifikasi Preventive Kebijakan ITIL –
tingkat atas yang perancangan Service
menjabarkan tentang membangun dan Strategy
mengembangkan
solusi yang diusulkan
solusi
menjadi proses bisnis,
layanan
pendukung,
aplikasi, infrastruktur,
dan tempat penyimpanan
informasi yang mampu
memenuhi
kebutuhan
arsitektur dan bisnis
perusahaan.
Melibatkan spesialis IT Preventive - Kebijakan ITIL –
dan pengguna yang perancangan Service
berpengalaman dalam membangun dan Strategy
mengembangkan
proses desain untuk
solusi
BAI03.01- memastikan bahwa
Desain solusi
desain
menyediakan
level tinggi
solusi yang optimal.
Membuat desain yang Preventive - Kebijakan ITIL –
sesuai dengan standar perancangan Service
desain organisasi, dengan membangun dan Strategy
mengembangkan
tingkat detail yang sesuai
solusi
dan konsisten dengan
strategi IT, bisnis, dan
perusahaan.
Setelah melakukan Preventive - Kebijakan ITIL –
pengecekan kualitas, perancangan Service
maka akan diberikan membangun dan Strategy
mengembangkan
desain high-level yang
solusi
bersifat final kepada para
stakeholder proyek dan
sponsor untuk
disetujui
berdasarkan kriteria yang
telah disetujui.
Mendesain aktivitas Preventive Kebijakan ITIL-Service
BAI03.02- proses bisnis dan work perancangan Design
flow yang akan membangun dan
Desain rinci mengembangkan
dikerjakan dengan sistem
komponen solusi solusi
aplikasi yang baru.
Mendesain
langkah- Preventive Kebijakan ITIL-Service
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
langkah proses aplikasi, perancangan Design
termasuk spesifikasi dari membangun dan
tipe transaksi dan aturan mengembangkan
solusi
proses bisnis.
Mengklasifikasikan input Preventive Kebijakan ITIL-Service
dan output menurut perancangan Design
standar arsitektur membangun dan
mengembangkan
perusahaan.
solusi
Mendesain tampilan Preventive Kebijakan ITIL-Service
sistem/solusi yang perancangan Design
diusulkan. membangun dan
mengembangkan
solusi
Mendesain media Preventive Kebijakan ITIL-Service
penyimpanan data, lokasi perancangan Design
data, serta cara aksesnya. membangun dan
mengembangkan
solusi
Mendesain recovery dan Preventive Kebijakan ITIL-Service
backup data yang sesuai. perancangan Design
membangun dan
mengembangkan
solusi
Mendesain tampilan Preventive Kebijakan ITIL-Service
antara pengguna dengan perancangan Design
aplikasi sistem yang membangun dan
mengembangkan
mudah untuk digunakan.
solusi
Mempertimbangkan Preventive Kebijakan ITIL-Service
dampak dari kebutuhan perancangan Design
solusi terhadap performa membangun dan
mengembangkan
infrastruktur.
solusi
Mengevaluasi kelemahan Corrective ITIL-Service
dari desain dengan teliti.
Design
Menyediakan cara untuk Preventive ITIL-Service
mengetahui sumber dari
Design
error proses.
Mengembangkan proses Preventive Kebijakan
BAI03.03- bisnis, layanan pengembangan
pendukung, aplikasi, dan solusi
Mengembangkan
komponen solusi infrastruktur, serta
penyimpanan informasi
berdasarkan spesifikasi
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci yang sudah disetujui dan
kebutuhan
bisnis,
fungsional, dan teknikal.
Memastikan aspek Preventive Kebijakan
pendukung, maintenance, pengembangan
standar pengembangan,
solusi
dan lisensi sudah dibahas
ketika akan melibatkan
penyedia pihak ketiga
dalam
pengembangan
solusi.
Mencatat perubahan Corrective Kebijakan
desain, kebutuhan, pengembangan
performa, dan kualitas,
solusi
serta
memastikan
partisipasi
aktif
dari
semua stakeholder
yang
terlibat.
Mendokumentasikan Preventive Kebijakan
semua komponen solusi pengembangan
berdasarkan standar yang
solusi
ditentukan
dan
memastikan kendali atas
emua komponen.
Menilai dampak terhadap Detective Kebijakan
efisiensi dan performa pengembangan
dari solusi
ketika
solusi
kustomisasi
dan
konfigurasi dilakukan.
Memastikan tanggung Preventive Kebijakan
jawab untuk tiap pengembangan
komponen
infrastruktur
solusi
sudah
didefinisikan
dengan jelas
.
Membuat serta Preventive Kebijakan
menjalankan rencana pengembangan
BAI03.04-
untuk
mendapatkan
solusi Pengadaan
komponen dari solusi.
komponen solusi Melakukan review dan Detective Kebijakan
menyetujui semua pengembangan
rencana
acquisition,
solusi
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber
Manajemen
Kunci
dengan
mempertimbangkan
resiko,
biaya,
keuntungan,
serta
kesulitan teknik.
Menilai dan Detective Kebijakan
mendokumentasikan cara pengembangan
solusi yang didapatkan
solusi
membutuhkan adaptasi
terhadap proses bisnis
untuk meningkatkan
keuntungan dari solusi
tersebut.
Mengikuti penilaian yang Detective Kebijakan
dibutuhkan pada saat pengembangan
proses procurement.
solusi
Mencatat semua tanda Preventive Kebijakan
terima dari akuisisi pengembangan
software dan infrasturktur
solusi
dalam invetori aset.
Mengintegrasikan dan Preventive Kebijakan
mengkonfigurasi bisnis pengembangan
dan solusi IT baik dari solusi
komponen dan informasi
detail dari spesifikasi dan
persyaratan
mutu.
Mempertimbangkan
peran pengguna,
stakeholder bisnis dan
BAI03.05-
process owner dalam
Mengembangkan
konfigurasi proses bisnis.
solusi Menyelesaikan dan Preventive Kebijakan
memperbarui proses pengembangan
bisnis dan manual
solusi
operasional, di
mana
diperlukan
untuk
memperhitungkan setiap
kustomisasi atau kondisi
khusus yang unik dalam
pelaksanaannya.
Mempertimbangkan
Preventive Kebijakan
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber
Manajemen
Kunci
semua persyaratan pengembangan
pengendalian informasi
solusi
yang relevan
pada
komponen dari integrasi
solusi
dan
konfigurasinya, termasuk
implementasi
pengendalian
bisnis,
dimana
dalam
pengendalian aplikasinya
otomatis
sehingga
pengolahan
akurat,
lengkap, tepat waktu,
resmi dan auditable.
Melaksanakan audit Preventive Kebijakan
selama konfigurasi dan pengembangan
integrasi
infrastruktur
solusi
perangkat
keras dan
perangkat lunak untuk
melindungi sumber daya
dan
menjamin
ketersediaan
dan
integritas.
Mempertimbangkan Preventive Kebijakan
ketika efek kumulatif dari pengembangan
kostumisasi
dan
solusi
konfigurasi
memerlukan
penilaian ulang tingkat
tinggi dari solusi dan
fungsi yang terkait.
Memastikan komponen Kebijakan
solusi interoperabilitas pengembangan
dengan
tes
yang
solusi
mendukung, sebaiknya
otomatis.
Mengkonfigurasi akusisi Preventive Kebijakan
aplikasi perangkat lunak pengembangan
untuk
memenuhi
solusi
kebutuhan proses bisnis.
Mendefinisikan layanan Preventive Kebijakan
katalog untuk kelompok pengembangan
solusi
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
sasaran internal dan
eksternal
yang relevan
berdasarkan kebutuhan
bisnis.
Menentukan rencana QA Preventive Kebijakan pengujian ITIL
dan praktiknya, misalnya,
solusi
spesifikasi
kriteria
kualitas,
validasi dan
verifikasi proses, definisi
bagaimana kualitas akan
ditinjau, kualifikasi yang
diperlukan untuk orang
yang mengulas
kualitas,
dan peran dan tanggung
jawab untuk pencapaian
kualitas.
Selalu memonitor dari Preventive Kebijakan pengujian ITIL
segi kualitas solusi dari
solusi
kebutuhan
proyek,
kebijakan
perusahaan,
BAI03.06- kepatuhan
dalam
mengembangkan
Melaksanakanquality metodologi, prosedur mutu manajemen dan assurance
kriteria penerimaan.
Mempekerjakan inspeksi Kebijakan pengujian ITIL
kode,
test
driven
solusi
development, pengujian
Preventive
otomatis, integrasi
berkesinambungan, walk-
through dan pengujian
aplikasi
yang
sesuai.
Melaporkan hasil dari
proses monitoring dan
pengujian
untuk tim
pengembangan
aplikasi
perangkat
lunak dan
manajemen TI.
Memantau semua Preventive Kebijakan pengujian ITIL
pengecualian kualitas dan
solusi
mengatasi
semua
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
tindakan korektif.
Mempertahankan catatan
dari semua ulasan, hasil,
pengecualian dan koreksi.
Mengulangi
ulasan
kualitas, harus sesuai
berdasarkan pada jumlah
ulang
dan
tindakan
korektif.
Membuat perencanaan uji Preventive Kebijakan pengujian ITIL
terintegrasi dan praktek
solusi
sepadan
dengan
lingkungan
perusahaan
dan rencana strategis
teknologi
yang akan
memungkinkan
penciptaan pengujian dan
simulasi lingkungan yang
cocok untuk membantu
memverifikasi bahwa
solusi akan beroperasi
BAI03.07- dengan sukses dalam
lingkungan hidup dan Menyiapkan
memberikan hasil yang solusi pengujian
diharapkan dan kontrol
yang memadai .
Menciptakan lingkungan Preventive Kebijakan pengujian ITIL
pengujian
yang
solusi
mendukung
lingkup
penuh dari
solusi dan
mencerminkan, sedekat
mungkin, kondisi dunia
nyata, termasuk proses
bisnis dan prosedurnya,
berbagai pengguna, jenis
transaksi,
dan kondisi
penyebaran.
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
Membuat prosedur Preventive Kebijakan pengujian ITIL
pengujian yang sesuai
solusi
dengan rencana dan
praktek
yang
memungkinkan evaluasi
pengoperasian
solusi
dalam kondisi dunia
nyata. Memastikan bahwa
prosedur pengujian
mengevaluasi
control
yang cukup, berdasarkan
standar perusahaan yang
luas yang mendefinisikan
peran, tanggung jawab
dan kriteria
pengujian,
dan disetujui
oleh para
pemangku kepentingan
proyek dan process
business owner.
Melakukan uji solusi dan Detective Kebijakan pengujian
komponen sesuai dengan
solusi
rencana
pengujian.
Menyertakan
penguji
independen
dari tim
solusi dengan perwakilan
pemilik proses bisnis dan
pengguna akhir. Pastikan
pengujian yang dilakukan
BAI03.08- hanya
dalam
pengembangan dan
Menjalankan
pengujian lingkungan.
solusi pengujian
Menggunakan instruksi Detective Kebijakan pengujian
tes
yang
jelas,
solusi
sebagaimana
didefinisikan
dalam
rencana uji, dan
mempertimbangkan
keseimbangan yang tepat
antara otomatis tes
scripted dan
pengujian
pengguna interaktif.
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber
Manajemen
Kunci
Melakukan semua tes Corrective Kebijakan pengujian
sesuai dengan rencana uji
solusi
dan praktek termasuk
integrasi proses bisnis
dan komponen solusi TI
dan kebutuhan
non-
fungsional
(misalnya,
keamanan,
interoperabilitas,
kegunaan).
Mengidentifikasi, log dan Corrective Kebijakan pengujian
mengklasifikasikan
solusi
kesalahan
selama
pengujian. Mengulangi
tes sampai
semua
kesalahan yang signifikan
telah
diselesaikan.
Pastikan bahwa
jejak
audit dari hasil tes
dipertahankan.
Merekam hasil pengujian Corrective Kebijakan pengujian
dan mengkomunikasikan
solusi
hasil-hasil
pengujian
kepada pemangku
kepentingan
sesuai
dengan rencana uji.
Menilai pengaruh dari Corrective Kebijakan
semua solusi perubahan monitoring dan
permintaan
di
evaluasi solusi
perkembangan
solusi,
kasus bisnis yang asli
BAI03.09- serta biaya,
dan
mengkelompokkan serta Mengelola
memberikan prioritas perubahan
secara teratur dan sesuai.
kebutuhan
Menelaah perubahan para Corrective Kebijakan
persyaratan, mengizinkan monitoring dan
semua stakeholder untuk
evaluasi solusi
memantau, mengevaluasi
dan
menyetujui
perubahan
tersebut.
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber
Manajemen
Kunci
Pastikan bahwa hasil dari
proses
perubahan ini
dimengerti ssepenuhnya
dan disetujui oleh semua
stakeholder
dan
sponsor/pemilik proses
bisnis.
Mengaplikasikan Corrective Kebijakan
perubahan permintaan, Detective monitoring dan
mengatur integritas dari
evaluasi solusi
penggabungan
dan
pengaturan
dari
komponen solusi. Menilai
pengaruh
dari
peningkatan-peningkatan
solusi
penting
dan
mengklasifikasikannya
sesuai dengan kriteria
objektif yang
telah
disetujui (seperti dalam
persyaratan perusahaan),
yang berdasarkan hasil
analisa
resiko
yang
bersangkutan
(seperti
pengaruh dalam sistem
dan proses yang sudah
ada atau keamanan),
alasan
biaya
dan
keuntungan
serta
persyaratan lainnya.
Mengembangkan dan Detective Kebijakan
menjalankan rencana Corrective monitoring dan
untuk
pengaturan
evaluasi solusi
komponen
solusi
BAI03.10- termasuk evaluasi berkala
terhadap kebutuhan bisnis Maintain solusi
dan persyaratan
operasional
seperti
manajemen lingkup kecil,
peningkatan
strategi,
resiko,
penilaian
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
kerentanan dan
persyaratan keamanan.
Menilai kepentingan dari Detective Kebijakan
dari aktifitas pengaturan monitoring dan
yang
diajukan pada
evaluasi solusi
desain solusi masa kini,
fungsionalitas dan/atau
proses
business.
Konsiderasi resiko,
pengaruh pengguna dan
ketersediaan sumber
daya.
Pastikan bahwa
pemilik dari proses bisnis
mengerti pengaruh dari
perubahan yang telah
diatur sebagai langkah
pengaturan.
Pada kejadian perubahan- Corrective Kebijakan
perubahan besar terhadap monitoring dan
solusi yang tersedia
evaluasi solusi
dalam
hasil
yang
berpengaruh dalam
desain saat ini dan/atau
fungsionalitas dan/atau
proses bisnis, mengikuti
proses
perkembangan
dengan sistem yang baru.
Untuk
pembaharuan
pengaturan,
menggunakan proses
perubahan manajemen.
Memastikan bahwa pola Corrective Kebijakan
dan isi dari aktivitas monitoring dan
pengaturan dianalisa
evaluasi solusi
secara berkala untuk tren
abnormalitas dalam
mengindikasi kualitas
yang
kurang
atau
permasalahan kinerja,
peningkatan
biaya/keuntungan, atau
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber Manajemen
Kunci
pergantian dalam
pengaturan in lieu.
Untuk pembaharuan Corrective Kebijakan
pengaturan, monitoring dan
menggunakan
proses
evaluasi solusi
perubahan
manajemen
untuk mengontrol seluruh
permintaan pengaturan.
Mengajukan definisi dari Corrective Kebijakan ITIL-Service
jasa IT yang baru atau Penentuan layanan Strategy -
terubah untuk TI dan Service
Mengelola Portfolio
Layanan TI Portfolio
memastikan bahwa jasa
Management
tersebut sesuai dengan
tujuan
yang
ada.
Kemudian
diadakan
pengembangan mengenai
pengajuan dari dokumen
mengenasi definisi jasa di
dalam portofolio daftar
jasa.
Mengajukan opsi Corrective Kebijakan ITIL-Service
tingkatan jasa yang baru Penentuan layanan TI Strategy -
BAI03.11- atau terubah (jangkauan dan Service
Mengelola Portofolio
Layanan TI Portfolio
waktu jasa, kepuasan
Menentukan Management
layanan TI dan pengguna, ketersediaan, mengelola kinerja, kapasitas,
portfolio keamanan,
kesinambungan,
pemenuhan
dan
pemakaian)
untuk
memastikan bahwa jasa
IT tersebut sesuai dengan
pemakaian.
Dokumen
dari opsi jasa
yang
diajukan ada di dalam
portofolio.
Adanya pertemuan antara Preventive Kebijakan ITIL-Service
manajemen hubungan Penentuan Layanan Strategy -
bisnis dengan manajemen TI dan Service
Mengelola Portofolio
layanan TI Portfolio
portofolio untuk
Management
menyetujui definisi jasa
Praktek Aktivitas Kontrol Dokumen Sumber
Manajemen
Kunci
dan opsi tingkatan jasa
yang diajukan.
Jika jasa yang diubah Corrective Kebijakan ITIL-Service
tidak berhasil dalam Penentuan layanan TI Strategy -
proses persetujuan dari dan Service
Mengelola Portofolio
layanan TI Portfolio
pihak berwenang, maka
Management
dibangun jasa IT atau
opsi tingkatan jasa
yang
baru atau terubah. Jika
tidak, maka manajemen
portofolio dari perubahan
jasa ini harus diberi
evaluasi investasi.
Mapping of Documents
No Aktivitas Kebijakan Prosedur Formulir
BAI03.11
Mengusulkan definisi baru atau diubah layanan TI untuk memastikan bahwa layanan yang cocok untuk tujuan.
Mendokumentasikan definisi layanan yang diusulkan dalam daftar portofolio layanan untuk dikembangkan.
Kebijakan Penentuan layanan TI dan
Pengelolaan Portofolio Layanan TI
Pengusulan Layanan Baru/perubahan layanan IT
Form pengusulan layanan IT baru / perubahan layanan IT
Mengajukan opsi tingkatan jasa yang baru atau terubah (jangkauan waktu jasa, kepuasan pengguna, ketersediaan, kinerja, kapasitas, keamanan,
kesinambungan, pemenuhan dan pemakaian) untuk memastikan bahwa jasa IT tersebut sesuai dengan pemakaian. Dokumen dari opsi jasa yang diajukan ada di dalam portofolio.
Evaluasi Layanan IT
Form Evaluasi layanan IT
mengadakan pertemuan dengan manajemen hubungan bisnis dan manajemen portofolio untuk menyepakati definisi layanan yang diusulkan dan opsi tingkat layanan yang diajukan.
Otorifikasi layanan IT baru / perubahan layanan IT
Form otorifikasi layanan IT baru / perubahan layanan IT
Jika jasa yang diubah tidak berhasil dalam proses persetujuan dari pihak berwenang, maka dibangun jasa IT atau opsi tingkatan jasa yang baru atau terubah. Jika tidak, maka manajemen portofolio dari perubahan jasa ini harus diberi evaluasi investasi.
Evaluasi Layanan TI
Form Evaluasi layanan TI
Kebijakan
Kebijakan Penentuan Layanan TI
1. Penentuan Layanan TI berdasarkan usulan dari Staff IT jurusan dan disetujui oleh Ketua Jurusan.
2. Usulan dari staff IT berupa layanan pengembangan yang pernah digunakan ataupun layanan baru.
3. Pengusulan layanan TI di jurusan harus berdasarkan kebutuhan dari Stakeholder jurusan.
4. Penggalian kebutuhan layanan TI dapat berdasarkan dari keluhan atau masukan dari stakeholder jurusan.
5. Usulan harus di evaluasi oleh kepala IT jurusan.
6. Laporan penentuan layanan TI harus dirapatkan dengan perwakilan dari stakeholder jurusan yang berwenang.
7. Pengadaan barang untuk pengembangan layanan TI / layanan TI baru harus disetujui oleh sekertaris jurusan dan ketua jurusan.
8. Pengadaan dapat dilakukan oleh staff IT jurusan ataupun outsource.
9. Layanan TI yang dipilih perlu dievaluasi secara berkala apakah telah memenuhi kebutuhan.
10. Evaluasi layanan TI dapat didasarkan oleh kebutuhan dari stakeholder jurusan.
Kebijakan Pengelolaan Portofolio Layanan TI
1. Portofolio Layanan berupa dokumentasi semua layanan TI yang ada di Jurusan Sistem Informasi
2. Layanan yang didokumentasikan mencakup layanan yang sudah pernah digunakan, sedang digunakan, dan layanan yang akan digunakan oleh Jurusan Sistem informasi.
3. Pembaharuan Portfolio layanan TI diajukan oleh Staff IT dan disetujui oleh Kepala IT.
4. Laporan portfolio layanan TI disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.
5. Dalam membuat portfolio layanan baru harus berpacu pada portfolio layanan sebelumnya.
6. Jurusan dapat melakukan evaluasi status layanan yang ada dengan acuan dari laporan Portfolio Layanan TI.
Prosedur
JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR
Judul : Prosedur Menentukan Layanan TI dan Mengelola Portofolio
No. Dokumen : PS-BAI-3R01
Rilis : 00
Revisi : 00
Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ….. Jabatan …. Jabatan Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
RIWAYAT PERUBAHAN
No. No. Halaman
T, M, X*Deskripsi Perubahan Tanggal
Rilis Revisi Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
PS-BAI-3R01 NO. RILIS : 00
NO. REVISI : 00
Prosedur Menentukan Layanan TI dan Mengelola TANGGAL TERBIT:
Portofolio HALAMAN :
PROSEDUR
1. DESKRIPSI
Pendefinisikan dan persetujuan jasa IT dan opsi tingkatan jasa yang baru atau terubah. Dokumen baru atau terubah dari jasa dan tingkatan jasa tersebut, diperbaharui di dalam portofolio jasa.
2. TUJUAN
Mendefinisikan dan menyetujui jasa IT dan opsi tingkatan jasa yang baru atau terubah.
3. STANDAR YANG BERLAKU
Standar yang digunakan dalam menentukan layanan TI dan mengelola portofolio yaitu COBIT 5:
BAI.03.11 Define IT Services and Maintain The Service Portfolio dan ITIL 2011: Service Strategy- Service Portofolio Management
4. INDIKATOR KINERJA
Indikator Referensi
Jumlah perubahan yang disetujui yang COBIT 5: BAI03.11 Define IT Services
menimbulkan error baru and Maintain the Service Portfolio.
Jumlah permintaan maintenance yang tidak COBIT 5: BAI03.11 Define IT Services
terpenuhi and Maintain the Service Portfolio.
5. MASUKAN
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nomor & Dokumen Perusahaan
Berasal dari output Prinsip panduan untuk alokasi
XX-Dokumen Prinsip Arsitektur- 1
EDM04.01 mengenai sumber daya dan kemampuan 2014
manajemen
pengawasan sumber
daya
Berasal dari output Pernyataan nilai keuntungan
XX-Dokumen Pernyataan Nilai APO02.04 mengenai untuk lingkungan target keuntungan-2014
2
gap analysisPerbedaan dan perubahan yang
XX-Dokumen Realisasi
dibutuhkan untuk merealisasikan Kemampuan Target-2014
kemampuan target
Berasal dari output Alokasi dana
XX-Dokumen Alokasi Dana-2014
3 APO06.02 mengenai
prioritas alokasi
sumber daya
Berasal dari output Komunikasi dana
XX-Dokumen Komunikasi Dana-
4 APO06.03 mengenai 2014
pembuatan dan Rencana dan budget IT
XX-Dokumen Rencana Budget-
pengurusan budget 2014
Berasal dari output Definisi dari pengembangan XX-Dokumen Pengembangan 5 APO08.05 mengenai potensial proyek Potensial Proyek-2014
pengembangan
layanan berkelanjutan
Berasal dari output Titik awal konfigurasi XX-Dokumen Konfigurasi-2014 6 BAI10.02 mengenai
penetapan dan pengurusan
konfigurasi repositori
Berasal dari output Perubahan pada titik awal yang XX-Dokumen Approved Baseline 7
BAI10.03
mengenai disetujui
Change-2014pengurusan dan kontrol butir konfigurasi
Berasal dari output Laporan kondisi konfigurasi XX-Dokumen Kondisi
8
BAI10.04mengenai Konfigurasi-2014
laporan dan konfigurasi status 6. KELUARAN
No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor & Dokumen Perusahaan
1 Sebagai masukan
DO-S11- 01 Dokumen Definisiuntuk proses
LayananAPO05.01 mengenai penetapan target
investasi
Definisi Layanan 2 Sebagai masukan
untuk proses
DSS01.03 mengenai monitoring
infrastruktur IT
3 Sebagai masukan
DO-S11- 02 Dokumen Portofoliountuk proses
LayananAPO05.05 mengenai Portofolio layanan yang terbaru pemeliharaan
portofolio
7. PERALATAN & PERLENGKAPAN 7.1 Kertas & Alat Tulis
7.2 Perangkat PC
7.3 Printer (mesin pencetak)
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
PS-BAI-3R01 NO. RILIS : 00
NO. REVISI : 00
Prosedur Menentukan Layanan TI dan Mengelola TANGGAL TERBIT:
Portofolio HALAMAN :
PROSEDUR
8. AKTIVITAS
No Aktivitas Pelaksana Perlengkapan Formulir
Kassubag
1
Kassubag
mengembangkan proses bisnis,Start DO-S11-01 Dokumen
layanan pendukung, aplikasi, dan infrastruktur, Definisi Layanan
serta penyimpanan informasi berdasarkan
spesifikasi yang sudah disetujui dan kebutuhan
bisnis, fungsional, dan teknikal
2 Kassubag
memastikan aspek pendukung, maintenance, standar pengembangan, dan lisensi sudah dibahas ketika akan melibatkan penyedia pihak ketiga dalam pengembangan soliso3 Kassubag
mencatat perubahan desain, kebutuhan, performa, dan kualitas, serta memastikan partisipasi aktif dari semua stakeholder yang terlibat4 Kassubag
mendokumentasikan semua komponen solusi berdasarkan standar yang ditentukan dan memastikan kendali atas semua komponen5 Kassubag
menilai dampak terhadap efisiensi dan performa dari solusi ketika kustomisasi dan konfigurasi dilakukan6 Kassubag
memastikan tanggung jawab untuk DO-SO2-01 Dokumentiap komponen infrastruktur sudah Portofolio Layanan
didefinisikan dengan jelas
End
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
PS-BAI-3R01 NO. RILIS : 00
NO. REVISI : 00
Prosedur Menentukan Layanan TI dan Mengelola TANGGAL TERBIT:
Portofolio HALAMAN :
PROSEDUR
9. FILE TERKAIT
No Nomor & Nama Dokumen Direktori Penanggung Jawab
1
DO-S11-01 Dokumen
\Dokumen\ DO-S11-01 DokumenKassubag
Definisi Layanan
Definisi Layanan2
DO-SO2-01 Dokumen
\Dokumen\ DO-S11-02 DokumenKassubag
Portofolio Layanan
Portofolio LayananFormulir
a
LEMBAR PENGESAHAN
FORMULIR
Judul : Formulir perubahan
No. Dokumen : FO-SO1-01 Formulir persetujuan Desain High-Level Rilis : 00
Revisi : 00 Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ….. Jabatan …. Jabatan Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
RIWAYAT PERUBAHAN
No.
Rilis
No.
Revisi
Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI -ITS
FO-SO3-01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Formulir persetujuan Desain High-Level TANGGAL TERBIT:
HALAMAN :
FORMULIR
No Tanggal Jenis Desain Deskripsi Desain Keterangan
1 (berisikan tanggal adanya perubahan pada desain,
kebutuhan, performa dan kualitas)
DD-MM-YY
(berisikan jenis dari perubahan misalnya, perubahan desain atau kebutuhan atau performa atau kualitas)
(berisikan penjelasan mengenai deskripsi perubahan)
(berisi keterangan tambahan mengenai perubahan yang terjadi)
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mengetahui
Tanggal Tanggal
Ketua Pelaksana Head Development
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
LEMBAR PENGESAHAN
FORMULIR
Judul : Formulir perubahan No. Dokumen : FO-SO3-01
Rilis : 00 Revisi : 00 Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ….. Jabatan …. Jabatan Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
RIWAYAT PERUBAHAN
No.
Rilis
No.
Revisi
Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
FO-SO3-01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Formulir Perubahan TANGGAL TERBIT:
HALAMAN :
FORMULIR
No Tanggal Jenis Perubahan Deskripsi Perubahan Keterangan 1 (berisikan tanggal
adanya perubahan pada desain,
kebutuhan, performa dan kualitas)
DD-MM-YY
(berisikan jenis dari perubahan misalnya, perubahan desain atau kebutuhan atau performa atau kualitas)
(berisikan penjelasan mengenai deskripsi perubahan)
(berisi keterangan tambahan mengenai perubahan yang terjadi)
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mengetahui
Tanggal Tanggal
Pelaksana (Teknisi) Staff Pengajar
LEMBAR PENGESAHAN
FORMULIR
Judul : Formulir Penilaian Efisiensi dan Performa Solusi No.
Dokumen : FO-SO3-02 Rilis : 00 Revisi : 00 Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ….. Jabatan …. Jabatan Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
RIWAYAT PERUBAHAN
No.
Rilis
No.
Revisi
Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
FO-SO3-02 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Formulir penilaian efisiensi dan performa
solusi
TANGGAL TERBIT:
HALAMAN :
FORMULIR
Pelaksana : (Nama lengkap staff penilai efisiensi dan performa solusi)*
Kontak Pelaksana : (Informasi kontak staff penilai efisiensi dan performa solusi ,antara lain telepon dan e-mail)*
Tanggal : (DD-MM-YY)*
Pukul : (00:00 WIB)*
Kategori : (Istilah dengan kategori: “Penilaian Efisiensi dan Performa Solusi”)*
Hasil Penilaian:
No Nama Nilai Deskripsi Nilai
(Dampak terhadap
efisiensi dan performa solusi yang dinilai)
(mencentang nilai dari dampak terhadap efisiensi dan performa yang dinilai)
□
10-30 Sangat Kurang Baik□
31-50 Kurang Baik□
51-80 Baik□
81-100 Sangat Baik
Catatan lain : (Catatan dari penilaian efisiensi dan performa solusi mengenai informasi lain yang perlu untuk diinformasikan pada laporan ini.
Mengetahui
Tanggal Tanggal
Pelaksana Ketua Jurusan
LEMBAR PENGESAHAN
FORMULIR
Judul : Formulir Berita Acara Pencatatan Tanda Terima Akuisisi No. Dokumen : FO-SO4-02
Rilis : 00 Revisi : 00 Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ….. Jabatan …. Jabatan Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
RIWAYAT PERUBAHAN
No.
Rilis
No.
Revisi
Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI - ITS
FO-SO4-02
NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 Formulir Berita Acara Pencatatan Tanda Terima
Akuisisi
TANGGAL TERBIT:
HALAMAN :
FORMULIR
No : Hal : Lampiran :
Pada hari ini: _________ tanggal _____ bulan _____ tahun _____, yang bertanda tangan dibawah ini:
No Nama Posisi Jabatan
Sebagi wakil dalam tanda terima akuisisi
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya
Menyetujui
Jabatan ….. Jabatan: Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : ….
LEMBAR PENGESAHAN
FORMULIR
Judul : Laporan pelaksanaan Quality Assurance No.
Dokumen : FO-SO6-01 Rilis : 00
Revisi : 00 Histori Distribusi :
No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan: … Jabatan …. Jabatan: Ketua Jurusan SI
Tanggal: ……… Tanggal : …. Tanggal : ….
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
RIWAYAT PERUBAHAN
No.
Rilis
No.
Revisi
Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan :
*T : Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan
