i
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA
MENGGUNAKAN e-PROCUREMENT
DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA
Disusun oleh :
PERMATA NADA ALCHUSNA D1514081
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
iii
iv
PERNYATAAN
Nama : PERMATA NADA ALCHUSNA N I M : D1514081
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul „SISTEM
INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA MENGGUNAKAN
e-procurement DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL
KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 4 April 2017 Yang Membuat Pernyataan,
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
“Man Jadda Wa Jadda”
Barang siapa yang bersungguh-sungguh akan mendapatkannya
“sesuatu yang belum dikerjakan, seringkali tampak mustahil: kita baru yakin ketika kita telah berhasil melakukannya dengan baik” (Evelyn Enderhill)
“waktu itu bagaikan pedang, jika kamu tidak memanfaatkannya menggunakan untuk memotong, ia akan memotongmu (menggilasmu)” H.R. Muslim
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk:
1. Papah dan Mamahku yang tiada
henti-hentinya memdoakanku, mendukungku
dengan penuh kasih sayang.
2. Adik-adikku tersayang Rizqi Fermata Amru,
Achmad Roudloh Musthofa „Allaam.
3. Rum Atarsa Eza Faturahman yang selalu
mendoakanku, sabar mendukungku, dan
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan segala berkah, rahmat, dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir serta dapat menyusun laporan tugas akhir dengan baik tanpa hambatan yang berarti. Sholawat serta salam selalu tercurah kepada manusia mulia sepanjang zaman, teladan bagi setiap manusia Nabi Muhammad SAW.
Penulis menyadari proses penyusunan Tugas Akhir ini berjalan dengan
lancar dan tepat waktu tentunya bukan hanya karena usaha penulis sendiri, tetapi juga atas bantuan, kerjasama, semangat dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segenap kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Bonni Sonjani, A.Md selaku Penata Madya Umum BPJS Ketenagakerjaan Surakarta yang telah memberikan banyak sekali memberikan informasi, pengalaman, dan bimbingan kepada penulis selama kegiatan magang dan pengamatan
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Dosen Pembimbing dalam penyusunan Laporan Tugas akhir dari awal hingga akhir penulisan.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Ibu Retno Suryawati, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik yang banyak memberikan masukan bagi penulis.
6. Para dosen pengajar di Program Studi Diploma III Manajemen
vii
vii
7. Segenap karyawan BPJS Ketenagakerjaan Surakarta yang telah berkenan membagikan pengalaman dan ilmunya kepada penulis.
8. Papah, mamah, yang telah memberikan kasih sayang, dukungan moril maupun materiil, nasehat-nasehat yang sangat penting bagi penulis hingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini.
9. Adik-adikku tersayang Rizqi Fermata Amru, Achmad Roudloh Musthofa „Allaam atas doa dan dukungannya.
10.Rum Atarsa Eza Faturahman atas segala bentuk dukungan, doa,
kalimat-kalimat penyemangat, kesabarannya dalam mendukung penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11.Saudara-saudaraku Monika, Hasna, Yogi, Singgih yang telah memberikan banyak warna yang berarti dalam perjalanan awal kuliah penulis hingga penulis menyelesaikan Tugas Akhir.
12.Sahabat-sahabatku Malinda, Apri, Andira, Fafa dan kesemuanya yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu atas semangatnya.
13.Tim magangku Intan, Dessy, Niki atas masukannya dalam melakukan pengamatan selama proses magang.
14.Teman rumpikku asoy geboy, untuk obrolan-obrolan santai yang bermanfaat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
15.Teman-temanku DIII Manajemen Administrasi kelas A ‟14 yang aku sayangi, atas diskusinya selama kurang lebih 3 tahun ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan laporan ini. Harapan penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Surakarta, 24 Maret 2017
viii DAFTAR ISI
DAFTAR ISI Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO & PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
ABSTRAK ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 3
D. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5
A. Tinjauan Pustaka ... 5
1. Sistem Informasi ... 5
2. Pengadaan Barang dan atau Jasa ... 6
B. Metode Pengamatan ... 8
1. Lokasi Pengamatan ... 8
2. Jenis Pengamatan ... 8
3. Teknik Pengumpulan Data ... 9
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI ... 11
1. Gambaran Umum Perusahaan ... 11
2. Sejarah Singkat ... 11
ix
ix
4. Visi dan Misi ... 14
5. Produk BPJS Ketenagakerjaan ... 15
6. Struktur Organisasi ... 21
BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN ... 27
A. Sistem Pengadaan Barang dan atau jasa e-procurement ... 27
B. Komponen Sistem Informasi e-procurement ... 28
C. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi e-procurement ... 48
BAB V PENUTUP ... 50
A. Kesimpulan ... 50
B. Saran ... 50
x
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
1. Gambar 2.1 Logo BPJS Ketenagakerjaan ... 13
2. Gambar 3.2 Struktur Organisasi BPJS Ketenagakerjaan Surakarta .. 26
3. Gambar 4.1 Proses Pembelian Langsung Menggunakan e-procurement Di BPJS Ketagakerjaan Surakarta ... 30
4. Gambar 4.2 Tampilan Log In role pelaksana e-procurement ... 31
5. Gambar 4.3 Tampilan awal setelah Log In role pelaksana e-procurement ... 32
6. Gambar 4.4 Tampilan Kotak Dialog e-procurement ... 33
7. Gambar 4.5 Tampilan Pilihan Mata Anggaran ... 34
8. Gambar 4.6 Tampilan Saat Melampirkan Dokumen Spesifikasi Barang ... 34
9. Gambar 4.7 Tampilan Log In role approval e-procurement ... 35
10. Gambar 4.8 Tampilan awal setelah Log In role approval e-procurement ... 35
11. Gambar 4.9 Tampilan Daftar Pekerjaan yang Perlu diapproval ... 36
12. Gambar 4.10 Tampilan Daftar Pekerjaan Untuk dilakukan Pembuatan Permintaan ... 37
13. Gambar 4.11 Tampilan Pilihan Komponen dan Jenis Ajuan ... 37
14. Gambar 4.12 Tampilan Nominal Mata Anggaran ... 38
15. Gambar 4.13 Tampilan Penunjukan Petugas Perencana ... 39
16. Gambar 4.14 Tampilan Pada Saat Melampirkan Dokumen HPS ... 40
17. Gambar 4.15 Tampilan Pilihan Metode Pengadaan ... 41
18. Gambar 4.16 Tampilan Penunjukan Petugas Pelaksana ... 43
19. Gambar 4.17 Tampilan Pekerjaan Pengadaa ... 44
xi
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
1. Tabel 1.1 Data Pengadaan Barang dan atau Jasa
BPJS Ketenagakerjaan Surakarta ... 2 2. Tabel 4.1 Dasar Penetapan Metode Pengadan Barang dan atau Jasa
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas Magang Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret 2. Surat Keterangan Selesai Magang dari BPJS Ketenagakerjaan Surakarta 3. Form Penilaian Magang
4. Form Monitoring Magang Periode Minggu I 5. Form Monitoring Magang Periode Minggu II 6. Form Monitoring Magang Periode Minggu III
7. Form Monitoring Magang Periode Minggu IV 8. Form Monitoring Magang Periode Minggu V 9. Pedoman Wawancara
10.Kwitansi Pembayaran 11.Faktur Penjualan 12.Surat Jalan 13.Faktur Pajak
14.Permohonan Pembayaran 15.Penawaran Harga
16.Berita Acara Negosiasi Harga 17.Memo Dinas
18.Kertas Kerja KK5
xiii ABSTRAK
PERMATA NADA ALCHUSNA, D1514081. “SISTEM INFORMASI
PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA MENGGUNAKAN e-procurement DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL
KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2017. 52 Halaman
BPJS Ketenagakerjaan ialah Badan yang bergerak di bidang jasa telah menerapkan sistem e-procurement dalam pengadaan barang dan atau jasa sejak tahun 2014. Dengan menggunakan e-procurement, dapat meningkatkan transparansi dan dapat memberikan efisiensi yaitu dalam hal penekanan biaya untuk pengumuman disiplin dalam waktu, mempermudah proses penelitian dokumen, mempermudah komunikasi, paperless (mengurangi penggunaan kertas), layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek.
BPJS Ketenagakerjaan Surakarta merupakan tempat Penulis melakukan
pengamatan yang berjudul “SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG
DAN ATAU JASA MENGGUNAKAN e-procurement DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA”. Tujuan penelitian ini adalah Untuk mengetahui bagaimana pengadan barang dan atau jasa menggunakan e-procurement di BPJS Ketenagakerjaan Surakarta. Dengan menggunakan jenis pengamatan Observasi Berperan maka penulis dapat mengamati, mendengarkan, mengetahui, dan berpartisipasi dalam proses sebenarnya pengadaan barang dan atau jasa menggunakan e-procurement di BPJS Ketenagakerjaan Surakarta. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara, observasi dan analisis dokumen.
Berdasarkan hasil pengmatan dapat disimpulkan bahwa guna menunjang kegiatan operasional karyawan, BPJS Ketenagakerjaan melakukan pengadaan barang dan atau jasa menggunakan sistem e-procurement. Komponen Sistem Informasi pada e-procurement yang terdiri dari Sumber Daya Manusia, software, hardware, data, dan jaringan yang saling berkaitan guna mencapai tujuan pengadaan barang dan atau jasa yang sesuai dengan Pedoman Pengadaan Barang dan atau Jasa di Lingkungan BPJS Ketenagakerjaan. Tentunya dengan menggunakan sistem e-procurement, pengadaan barang dan atau jasa dapat terhindar dari permainan dan penyelewengan, paperless, dan hemat waktu. Namun, dalam pelaksanaannya, tahapan-tahapan sistem e-procurement tidak dapat diulang apabila terjadi kesalahan dan masih rumit karena memerlukan approval pada setiap tahapannya..
