MANUAL PENETAPAN STANDAR

(1)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG Kode/ No : MAN/SPMI-UMM/001 Tanggal : MANUAL MUTU Revisi : 0 Halaman : 1 dari 16

MANUAL PENETAPAN STANDAR

Proses Penanggung Jawab

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Tim Mutu

2. Pemeriksaan Ketua Tim

3. Persetujuan Wakil Rektor

4. Penetapan Senat

(2)

1 Visi dan Misi UMM Visi

Menjadi Universitas Terkemuka dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni (IPTEKS) Berdasarkan Nilai-nilai Islam, dengan Target Pencapaian 2030.

Misi

(1) Menyelenggarakan pendidikan dan pembelajaran secara profesional berbasis penelitian dan perkembangan IPTEKS. (2) Menyelenggarakan penelitian yang berkontribusi pada

perkembangan IPTEKS.

(3) Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berbasis penelitian untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

(4) Menyelenggarakan kerjasama dengan pihak lain yang saling menguntungkan.

(5) Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan terhadap sivitas akademika berlandaskan nilai-nilai Islam dan Kemuhammadiyahan.

(6) Menyelenggarakan tata kelola kelembagaan Universitas secara profesional berdasarkan nilai-nilai Islam.

2 Tujuan Manual Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar, sehingga isi standar di UMM dapat tercapai/terpenuhi

3 Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya

Manual ini berlaku :

1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan;

2. Untuk semua standar yang berlaku di UMM.

4 Definisi Istilah 1. Merancang standar adalah olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci;

2. Merumuskan standar adalah menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour, Competence, dan Degree;

(3)

pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku;

4. Studi pelacakan adalah suatu tindakan untuk melacak aktivitas yang diperlukan oleh masing-masing standar dengan secara manual atau paperless, misalnya studi pelacakan (tracer study) dilakukan terhadap alumni untuk mengetahui penyebaran relevansi kerja dengan keilmuan dalam rangka peningkatan kompetensi mahasiswa.

5. Uji publik adalah suatu kegiatan pengujian terhadap masyarakat pengguna (stake holders) untuk mengetahui tingkat kepuasan konsumen/customer dari kegiatan yang dilakukan, , misalnya studi pelacakan (tracer study) dilakukan terhadap alumni dalam penyerapan di lapangan kerja

5 Langkah-langkah atau Prosedur

1. Jadikan visi dan misi Universitas sebagai titik tolak dan tujuan akhir, mulai dari merancang hingga menetapkan standar;

2. Kumpulkan dan pelajari isi semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek kegiatan yang hendak dibuatkan standarnya;

3. Catat apa yang menjadi norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi;

4. Lakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT Analysis; 5. Laksanakan studi pelacakan atau survey tentang aspek yang

hendak dibuatkan standarnya itu, terhadap pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal;

6. Lakukan analisis hasil dari langkah no.2 hingga 4 dengan mengujinya terhadap visi dan misi universitas;

7. Rumuskan draf awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus ABCD;

8. Lakukan uji publik atau sosialisasi draf standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran;

9. Rumuskan kembali pernyataan standar dengan memerhatikan hasil dari no. 8;

10. Lakukan pengeditan dan verifikasi pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan;

11. Sahkan dan berlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan.

12. Laporkan hasil dari penetapan pelaksanaan standar itu kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan universitas, Fakultas atau Jurusan/Program Studi disertai saran atau rekomendasi.

6 Kualifikasi pejabat / Petugas yang menjalankan SoP

Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:

1. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya ( BKMA, BPSDM, BPA, BPI, BP2K) dan/atau

2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan (Rektor dan/atau Para Pembantu Rektor ; Dekan dan/atau para Pembantu Dekan; Ketua dan/atau Sekretaris Jurusan/Program Studi)

3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan (para Kepala Biro, Dir. DP2M, para Kepala Lembaga, para Kepala Pusat Studi, para Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, dan sebagainya)

4. Para dosen, masing-masing sesuai dengan tugas, kewenangan dan bidang keahliannya;

(4)

dokumen tertulis berupa:

1. Daftar peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan atau yang berkaitan dengan pendidikan.

2. Ketersediaan peraturan dalam no. 1

3. Kuisioner untuk studi pelacakan atau untuk survey

4. Formulir/Borang/Template standar temuan hasil pemeriksaan/ audit.

8 Referensi 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan

3. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI tahun 2003 dan 2005;

4. Tim Pengembang SPMI-PT, 2010. Buku Pelatihan Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi;

5. PJM UB (2011), Modul Pelatihan Perancangan Sistem Penjamin Mutu dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu di Perguruan Tinggi; 6. BAN-PT. 2009. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi

Program Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta;

7. BAN-PT. 2009. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta; 8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 2013

tentang Perubahan atas PP No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;

9. Rencana Strategis UMM tahun 2012-2017; 10. Rencana Operasional UMM 2012-2017.

(5)

MANUAL PELAKSANAAN STANDAR

4. Penetapan Senat

(6)

Misi

2 Tujuan Manual Untuk melaksanakan standar atau memenuhi standar, sehingga isi standar di UMM dapat terlaksana atau terpenuhi

1. Ketika sebuah standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua unit kerja pada semua aras;

4 Definisi Istilah 1. Melaksanakan standar: ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya;

2. Prosedur/SoP:uraian ltentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren;

3. Instruksi Kerja: rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas.

1. Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif

sesuai dengan isi standar kepada seluruh stake holders internal di UMM;

2. Mensosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen (tetap, tidak tetap, kontrak, luar biasa), karyawan (administrasi, laboran,

(7)

pustakawan, security, CS/outsourching, partimer), unsure non-dosen, dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten;

3. Mempersiapkan dan menuliskan dokumen tertulis berupa: Prosedur kerja atau SoP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar;

4. Melaksanakan seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolok ukur pencapaian. 6 Kualifikasi pejabat /

Petugas yang menjalankan SoP

2. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan (Rektor dan Para Pembantu Rektor ; Dekan dan para Pembantu Dekan; Ketua dan Sekretaris Jurusan/Program Studi) dan/atau

3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan (para Kepala Biro, Dir. DP2M, para Kepala Lembaga, para Kepala Pusat Studi, para Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, dan sebagainya).

7 Catatan Untuk melengkapi manual SPMI ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa:

1. Prosedur / SoP tentang suatu kegiatan sesuai isi setiap standar; 2. Instruksi kerja sesuai kegiatan masing-masing isi standar.

(8)

MANUAL PENGENDALIAN STANDAR

4. Penetapan Senat

(9)

Misi

2 Tujuan Manual Untuk mengendalikan standar pelaksanaan standar, sehingga isi standar di UMM dapat tercapai/terpenuhi

1. Ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksanaan dan evaluasi secara rutin dan terus-menerus

4 Definisi Istilah 1. Pemantauan atau monitoring adalah mengamati suatu

proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.

2. Pemeriksaan adalah mengecek atau mengaudit secara detil

semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar.

5 Langkah-langkah atau 1. Standar pembelajaran dilakukan pemantauan secara periodik, dari hasil rekaman CCTV secara bulanan dan semesteran untuk

(10)

Prosedur menunjang semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan. 2. Mencatat atau merekam semua bentuk temuan berupa

penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar pembelajaran.

3. Mencatat temuan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dan sebagainya dari standar pembelajaran semua dosen dari tiap Program Studi dan Fakultas yang telah dilaksanakan.

4. Memeriksa seluruh isi standar, kemudian melaporkan kepada PR1 atau Rektor tentang Dosen yang tidak mencapai atau < 80% waktu perkuliahan dari 16x pertemuan dengan mahasiswa.

5. Rektor / PR1 memberi sanksi kepada dosen terhadap yang tetap tidak mau mengganti kekurangan 80@

% dari 16x perkuliahan

6. Mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang diambil Pimpinan dengan mengurangi jam mengajar atau meng”grounded” dosen yang melanggar.

7. Memantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut dengan member efek/sanksi social dan psikologis kepada d.osen yang melanggar tsb

8. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar kepada Rektor c.q PR1; 9. Melaporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan

unit kerja dan pimpinan universitas, Fakultas atau Jurusan/Program Studi disertai saran atau rekomendasi.

6 Kualifikasi pejabat / Petugas yang menjalankan SoP

3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan (para Kepala Biro, Dir. DP2M, para Kepala Lembaga, para Kepala Pusat Studi, para Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, dan sebagainya).

7 Catatan Untuk melengkapi manual SPMI ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa:

1. Prosedur / SoP audit 2. Formulir Evaluasi Diri

3. Formulir/borang temuan hasil pemeriksaan/audit.

(11)

(12)

MANUAL PENINGKATAN/ PENGEMBANGAAN/ STANDAR

4. Penetapan Senat

(13)

Misi

2 Tujuan Manual Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar.

1. Ketika pelaksanaan isi standar dalam satu siklus berakhir, dan kemudian standar tersebut harus ditingkatkan atau dikembangkan mutunya. Siklus setiap standar dapat ditentukan secara seragam atau berbeda-beda. Misalnya satu siklus adalah bulanan, semesteran, tahunan, 2 tahunan atau 5 tahunan;

4 Definisi Istilah 1. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu pembelajaran secara periodik dan berkelanjutan.

2. Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar yang didasarkan antara lain, pada:

a. hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya;

b. perkembangan situasi dan kondisi universitas, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan/ stake holders (mahasiswa,

(14)

c. relevansinya dengan visi dan misi universitas.

3. Siklus standar pembelajaran adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar (bulanan, semesteran).

4. Masa berlakunya ditinjau pada setiap 4 tahun sekali dengan memperhatikan perubahan jabatan structural di tingkat Universitas

1. Pelajari laporan hasil pengendalian standar.

2. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk membahas atau mendiskusikan hasil laporan tersebut dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen.

3. Evaluasi isi standar.

4. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru. 5. Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan

standar 6 Kualifikasi pejabat /

Petugas yang

menjalankan SoP

3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan (para Kepala Biro, Dir. DP2M, para Kepala Lembaga, para Kepala Pusat Studi, para Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, dan sebagainya).).

7 Catatan Untuk melengkapi manual SPMI ini, dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir/template standar

Manual ini digunakan secara bersamaan dengan Manual Penetapan Standar (M.Pntp/Std/01)

(15)

39. Rencana Strategis UMM tahun 2012-2017; 40. Rencana Operasional UMM 2012-2017; 41. M.Pntp/Std/01. Manual Penetapan Standar.

(16)