PEMULANGAN BAHAN MELALUI KAUNTER

(1)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PEMULANGAN BAHAN MELALUI

KAUNTER

PK.UniMAP.(P).06

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PUSTAKAWAN KANAN PENGERUSI SPSK

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (Pn. Mazmin Mat Akhir)

Ketua Pustakawan Jabatan Perpustakaan

(2)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan penawaran perkhidmatan pemulangan bahan perpustakaan melalui kaunter yang mesti dipatuhi oleh semua kategori pengguna perpustakaan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi menyediakan kemudahan pemulangan bahan perpustakaan yang telah dipinjam melalui kaunter utama untuk semua kategori pengguna di Perpustakaan Utama (Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra) dan Perpustakaan Cawangan.

3.0 SINGKATAN

PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab PKaunter Pelanggan : : Petugas Kaunter Pelanggan

(3)

4.0 DEFINISI

Pengguna : Semua ahli berdaftar dengan Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra meliputi staf, pelajar dan orang perseorangan Bahan

perpustakaan : Bahan yang dibenarkan untuk pinjaman keluar meliputi buku, prosiding, laporan dan bahan media daripada Koleksi Rak Terbuka, Koleksi Rujukan Kursus, Koleksi Bacaan Ringan, Koleksi Khas dan Koleksi Media

Virtua : Sistem perpustakaan bersepadu yang digunakan oleh perpustakaan dalam penawaran sistem pinjaman secara atas talian

Rekod pinjaman : Butiran ahli dan rekod dalam format atas talian yang terkandung dalam sistem Virtua

Check in : Satu modul yang ditawarkan dalam sistem Virtua untuk proses pemulangan bahan

Pengimbas : Alat yang digunakan untuk membaca rekod pelanggan dan menyemak padanan butiran dengan rekod pengguna

Renew : Satu modul yang ditawarkan dalam sistem Virtua untuk proses pembaharuan pinjaman

Override : Proses yang membenarkan pegawai yang bertanggungjawab membuka sekatan bagi rekod patron (secara sementara) yang bermasalah

(4)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Koleksi Rak

Terbuka : Mengandungi teks, buku, laporan persidangan dan monograf dalam bidang kejuruteraan, teknologi, sains sosial dan kemanusiaan

Koleksi Rujukan

Kursus : Menyediakan buku-buku yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam kursus yang ditawarkan di Universiti

Koleksi Khas : Mengandungi buku rujukan pensyarah seperti teaching guide,

solution’s manual dan kuiz

Koleksi Bacaan

Ringan : Menawarkan buku fiksyen yang dihasilkan oleh pengarang terkemuka Keahlian

Pasangan : Keahlian yang ditawarkan kepada suami/isteri dalam kalangan staf UniMAP Koleksi Media

_:

Mengandungi CD ROM, CD Audio, VCD, DVD, pita video, kit,

foto dan lain-lain

Audit Trail : Rekod transaksi bayaran oleh pengguna perpustakaan yang terkandung dalam sistem Virtua

(5)

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 ISO 9001:2015

5.2 Manual Sistem Pengurusan Kualiti Bilik Dokumen MSPK-UniMAP-01/16 5.3 Panduan Sistem Virtua (Modul

Circulation) Perpustakaan DS.PK.UniMAP.(O).17-01 5.4 Buku Panduan Perpustakaan Perpustakaan _{DS.PK.UniMAP.(O).17-02}

5.5 Survival Guide Perpustakaan DS.PK.UniMAP.(O).17-03

6.0 INPUT PROSES

6.1 Pengguna yang meminjam buku dan bahan pinjaman 6.2 Buku dan bahan pinjaman yang ingin dipulangkan

(6)

7.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

PKaunter _{1. Terima} _bahan _perpustakaan _daripada pelanggan

2. Pastikan modul Check-in dalam sistem Virtua telah diaktifkan

3. Imbas kod bar pada bahan perpustakaan yang ingin dipulangkan

4. Proses check-in bahan berkenaan.

5. Cop DIKEMBALIKAN pada slip pemulangan 6. Semak sama ada terdapat situasi berikut:

a. Cetakan slip tempahan bahan

b. Peminjam mempunyai denda tertunggak

7. Bagi situasi a, selitkan slip tempahan pada bahan dan tempatkan bahan di rak tempahan untuk pengguna yang menempah bahan berkenaan.

8. Bagi situasi b, maklumkan kepada pelanggan tentang status denda tertunggak yang perlu diselesaikan.

(7)

8.0 OUTPUT PROSES

8.1 Buku yang dipulangkan oleh peminjam 8.2 Cop dikembalikan pada slip pinjaman 8.3 Slip tempahan bahan (jika buku ditempah)

9.0 PENUNJUK PRESTASI

Bil. Perkara _{(Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos)}Penunjuk Prestasi

9.1 Proses pemulangan dilakukan dalam tempoh 2 minit

(8)

10.0 RISIKO BERKAITAN

10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini:

Risiko (Risk) Kemungkinan (Likelihood) a Keterukan (Severity) b Penilaian Risiko a x b Aras Risiko Mitigasi / Mitigation Slip pemulangan buku tidak dicop 2 2 4 Sederhana - Pemantau an cop slip pemulanga n buku secara berkala Sistem tergendala 2 1 2 Rendah - Mengguna kan sistem back up

Buku rosak 2 1 2 Rendah - Pembaikan

buku Buku hilang 2 1 2 Rendah - Peraturan penggantia n bahan hilang

(9)

11.0 REKOD KUALITI

Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi _SimpananTempoh

7.1 Rekod Pinjaman

Bahan RK.UniMAP.(0).17/18/19-01 Versi 2011.2.18.8 Sistem Virtua Tiada

7.2 Rekod Keahlian

Perpustakaan (Borang UPA/MPB (1) 2006) RK.UniMAP.(0).17/18/19-02 Perkhidmatan Unit

Akses 5 Tahun

7.3 Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan

RK.UniMAP.(0).17/18/19-03

(Borang UPA/BPPP (9) 2008) Perkhidmatan Unit

Akses 5 Tahun

7.4 Rekod Audit Trail RK.UniMAP.(0).17/18/19-04

(UniMAP/PER.4/RAT) Perkhidmatan Unit Akses

5 Tahun

7.5 Buku Log Denda

Bulanan RK.UniMAP.(0).17/18/19-05 (UniMAP/PER.4/BLDB) Perkhidmatan Unit Akses

5 Tahun

7.6 Rekod Permohonan

Override Denda (Borang UPA/BPO (8) 2008) RK.UniMAP.(0).17/18/19-06 Perkhidmatan Unit Akses

(10)

12.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 - Carta Aliran Proses Pinjaman Bahan Perpustakaan Melalui Kaunter

Lampiran 2 - Rekod Pinjaman Bahan

Lampiran 3 - Rekod Keahlian Perpustakaan

Lampiran 4 - Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan

Lampiran 5 - Rekod Audit Trail

Lampiran 6 - Buku Log Denda Bulanan

Lampiran 7 - Rekod Permohonan Override Denda

(11)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 1 CARTA ALIR PROSEDUR PEMULANGAN BAHAN PERPUSTAKAAN MELALUI KAUNTER

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod

PKaunter Mula

Terima kad pintar dan

bahan Sistem Virtua

PKaunter

Pastikan modul check-in diaktifkan

Sistem Virtua

PKaunter

Imbas kod bar pada bahan Sistem Virtua

PKaunter Proses check in bahan Sistem Virtua

PKaunter Cop DIKEMBALIKAN pada

(12)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan PKaunter

Semak jika bahan ada denda tertunggak atau

ditempah

Sistem Virtua

PKaunter Selesaikan aktiviti mengikut

situasi

Rekod Audit Trail

RK.UniMAP.(0).17/18/19-04

UniMAP/PER.4/RAT

Buku Log Denda Bulanan RK.UniMAP.(0).17/18/ 19-05 UniMAP/PER.4/BLDB PKaunter Tamat TIDAK YA Ada denda @ ditempah?

(13)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 2 REKOD PINJAMAN BAHAN

(14)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 3 REKOD KEAHLIAN PERPUSTAKAAN

(15)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 4

(16)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 5 REKOD AUDIT TRAIL

(17)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 6 BUKU LOG DENDA BULANAN

(18)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 7 REKOD PERMOHONAN OVERRIDE DENDA

(19)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 8 BORANG KEAHLIAN PASANGAN