PENDAFTARAN PELAJAR BARU PK.UniMAP.(O).05

(1)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

PROSEDUR

PENDAFTARAN PELAJAR BARU

PK.UniMAP.(O).05

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (En. Zuber Bin Haji Mohamad)

Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis

(2)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah untuk memastikan pendaftaran pelajar baru dijalankan dengan rapi dan pelaksanaan pendaftaran berjalan dengan lancar dalam tempoh yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua staf Bahagian Pengurusan Akademik Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar dan semua Pusat Pengajian semasa proses pendaftaran pelajar baru.

(3)

3.0

SINGKATAN

BPA : Bahagian Pengurusan Akademik

UKRP : Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar

KPP : Ketua Penolong Pendaftar

PP : Penolong Pendaftar

BPKP KPT : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Kementerian Pengajian _Tinggi

JHEPA : Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

PPgn : Pusat-pusat Pengajian

PB : Penolong Bendahari

BEND : Pejabat Bendahari

MSK : Minggu Suaikenal

PNC HEPA : Penolong Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

PHEA : Pusat Hal Ehwal Antarabangsa

(4)

4.0 DEFINISI

Pendaftaran pelajar

baru : Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP.

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen

PUSPEK MK-UniMAP.01

5.2 Kalendar Akademik UniMAP Unit Kemasukan _{dan Rekod Pelajar} DS.UniMAP.(O).05-01 / Buku Panduan SidangAkademik

5.3 Jadual Kerja BPKP KPT Unit Kemasukan _{dan Rekod Pelajar} DS.UniMAP.(O).05-02 / Jadual Kerja BPKP KPT

(5)

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Sebelum Pendaftaran

Tanggungjawab Tindakan Rujukan

PP BPA UKRP 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan

Sidang Akademik dan Jadual Kerja BPKP KPT untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru.

2. Terima surat/emel daripada JHEPA untuk

memaklumkan mesyuarat MSK bagi

membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.

3. Adakan mesyuarat penyelarasan pendaftaran pelajar baru bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru.

4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat.

Kalendar Akademik UniMAP/ Buku Panduan Sidang Akademik/ Jadual Kerja BPKP KPT Surat/emel panggilan mesyuarat MSK daripada JHEPA Panggilan Mesyuarat melalui emel/ Agenda mesyuarat/ Senarai kehadiran mesyuarat Surat lantikan

PTO BPA UKRP 5. Menerima surat daripada pelajar yang memaklumkan untuk mendaftar lewat.

6. Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran.

Fail Permohonan Pendaftaran Lewat

(6)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari

pendaftaran.

PTO BPA UKRP 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.

PTM 9. PTM memberikan latihan simulasi pendaftaran kepada semua staf terlibat sekurang-kurangnya tiga hari sebelum hari pendaftaran.

10. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran

sekurang-kurangnya satu hari sebelum hari pendaftaran.

11. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat.

Surat makluman taklimat/

Senarai kehadiran taklimat

Laporan Ujilari

PP BPA UKRP 12. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.

6.2 Semasa pendaftaran

Tanggungjawab Tindakan

PP BPA UKRP 1. Tempatkan staf BPA UKRP/ wakil PPgn dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.

(7)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan PP BPA UKRP

PTO BPA UKRP/ Wakil PPgn/staf

bertugas

PB

2. Pastikan persediaan berikut

disempurnakan:

2.1.Pendaftaran pelajar lepasan Diploma/Matrikulasi/ Asasi/ STPM a) Pada hari pendaftaran:

i) Sediakan senarai semak pendaftaran pelajar (senarai

nama pelajar yang

ditawarkan)

ii) Aktifkan status pelajar iii) Serah Slip Pendaftaran

Pelajar

iv) Serah Buku Panduan

Akademik

v) Wakil PPgn/staf bertugas membuat semakan dan

mengambil semua

lampiran/borang daripada pelajar

vi) Ambil gambar pelajar untuk Smartcard Pelajar

vii) Wakil Bendahari semak slip bayaran dan sahkan jika telah dilunaskan

Senarai semak pelajar ditawar

Sistem AMIS

Senarai semak pelajar ditawar/

Fail Peribadi Pelajar

PP BPA UKRP 3. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan. Pelajar seterusnya mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA.

(8)

6.3 Selepas Pendaftaran

Tanggungjawab Tindakan Rujukan

PNC HEPA 1. Pelajar mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA.

PTO BPA UKRP 2. Membuat pembahagian Smartcard Pelajar mengikut program/PPgn. PP BPA UKRP 3. Serahan Smartcard pelajar kepada

PP PPgn/wakil. Senarai semak penerimaan Smatcard

4.

5.

Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar daripada Sistem Oracle Discoverer Viewer (Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar).

Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPgn, PTj yang berkaitan dan Pengurusan Tertinggi UniMAP.

Laporan 15 – Senarai pelajar mendaftar

Serah senarai nama melalui emel

PP BPA UKRP/

(9)

7. REKOD KUALITI

8. LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru

Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh

Simpanan Rujukan 7.1 Rekod Latihan Simulasi Pendaftaran Kepada Staf RK.UniMAP.(O).05-01/ Rekod kehadiran Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar 1 Tahun Laporan Ujilari 7.2 Senarai Semak

Pendaftaran Pelajar RK.UniMAP.(O).05-02/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar (senarai nama pelajar yang ditawarkan) Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar 1 Tahun Senarai semak pelajar ditawar 7.3 Senarai Nama

Pelajar Mendaftar RK.UniMAP.(O).05-03/Sistem Oracle Discoverer Viewer – Laporan 15 Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar 4 Tahun Laporan 15 Senarai pelajar ditawar 7.4 Rekod Peribadi

Pelajar RK.UniMAP.(O).05-04/Fail Peribadi Pelajar Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar 4 Tahun

(10)

Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru LAMPIRAN 1

6.1 Sebelum Pendaftaran

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

PP BPA UKRP 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP dan

Jadual Kerja BPKP KPT untuk menentukan tarikh pendaftaran.

2. Terima emel/surat daripada JHEPA untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baru.

3. Memanggil mesyuarat bagi merancang hal-hal yang berkaitan dengan pendaftaran pelajar baru.

4. Agihkan tugasan kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat. Kalendar Akademik UniMAP Terima emel Panggilan mesyuarat melalui emel/surat Surat lantikan

PTO BPA UKRP 5. Merekod surat daripada pelajar yang

memaklumkan untuk mendaftar lewat. 6. Buat tempahan peralatan dan tempat

pendaftaran.

Fail permohonan pendaftaran lewat

PP BPA UKRP 7. Beri taklimat tentang tatacara dan

persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat semasa hari pendaftaran.

(11)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Pembetulan

PTO BPA UKRP 8. Sediakan segala keperluan dan peralatan semasa hari pendaftaran.

PTM 9. PTM membuat ujilari sistem pendaftaran.

10. Jika ada permasalahan, pembetulan dibuat

Laporan Ujilari

PP BPA UKRP 11. Pastikan semua persediaan adalah teratur dan sempurna untuk menjalankan pendaftaran pelajar baru.

PTM 12. PTM memberikan latihan simulasi

pendaftaran kepada semua staf terlibat. RK.UniMAP.(O).05-01/Rekod kehadiran

Tamat

Tiada pembetulan

(12)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru

6.2 Semasa Pendaftaran

Mula

PP BPA UKRP 1. Tempatkan staf BPA UKRP/wakil PPgn

dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.

2. Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan.

PTO BPA UKRP 3. Wakil PPgn/staf terlibat membuat

pendaftaran mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang dan mengambil gambar untuk smart card pelajar.

Senarai semak pelajar ditawar

PP BPA UKRP 4. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut perancangan yang telah ditetapkan. Pelajar seterusnya mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA

(13)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan Carta Alir Prosedur Pendaftaran Pelajar Baru

6.3 Selepas Pendaftaran

Mula

1. Pelajar mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA.

PTO BPA UKRP 2. Membuat pembahagian Smartcard pelajar

mengikut program/ PPgn.

3. Penyerahan Smartcard pelajar ke PPgn. _{Senarai semak} penerimaan

Smatcard

PP BPA UKRP 4. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar

daripada Laporan Jumlah Pelajar Mendaftar.

5. Serah jumlah pelajar mendaftar dan senarai nama pelajar mendaftar kepada PP PPgn, PTj berkaitan dan Pengurusan Tertinggi UniMAP. (RK.UniMAP.(O).05-03) / Sistem Discoverer Viewer Laporan 15; Senarai nama pelajar mendaftar

PTO 6. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar