LANDASAN TEORI
2.1 Teori umum2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem menurut McLeod, Jr (2001, p11) adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p9) mengatakan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan fungsi dan antar muka permodelan.
Pendapat lain mengenai sistem dikemukakan oleh Romney dan Steinbart (2006, p2), yakni rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari definisi-definisi tersebut dapat diketahui bahwa sistem merupakan sekumpulan komponen-komponen yang terintegrasi dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p11), informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. Informasi menurut O’Brien (2003, p13) adalah data yang telah diubah bentuknya menjadi lebih berarti dan berguna bagi pengguna-pengguna khusus.
Menurut McLeod, Jr (2001, p4), informasi adalah salah satu jenis sumber daya yang tersedia bagi manajer, yang dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Informasi dari komputer dapat
digunakan oleh para manajer, non manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang telah diatur dan diproses sehingga menghasilkan suatu arti bagi pemakainya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Turban (2001, p17), sistem informasi adalah mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu.
Menurut O’Brien (2003, p7) sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir dari orang, hardware, software yang mengumpulkan, memproses dan menyebarkan informasi dengan tujuan tertentu dalam suatu organisasi.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones dan Rama (2003, p5) adalah subsistem atau bagian dari MIS (Management Information
System) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, serta
informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin.
Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut Jones dan Rama (2003, p6-8), antara lain:
a. Menghasilkan External Report
Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti: investor, kreditor, dan petugas pajak. b. Mendukung Aktivitas Rutin
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) digunakan sebagai alat untuk menangani masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan. Contohnya: pemesanan barang, pengiriman barang, penagihan, dan penerimaan kas.
c. Pengambilan Keputusan
Sebagai alat untuk mengambil keputusan di semua level organisasi.
d. Perencanaan dan Pengendalian
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya: rencana dan pengendalian anggaran suatu organisasi.
e. Implementasi Internal Control
Sistem Informasi Akuntansi (SIA), kebijakan, dan prosedur digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang mungkin terjadi.
2.2 Analisa dan Perancangan Sistem
2.2.1 UML (Unified Modelling Language)
2.2.1.1 Pengertian UML (Unified Modelling Language)
Menurut Jones dan Rama (2003, p68), UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi.
Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML
class diagram adalah sebuah alat yang digunakan untuk
mendesain dokumentasi data.
Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram yaitu:
a. Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class diagram.
b. Menempatkan master table yang dibutuhkan pada UML
class diagram.
c. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table (transaction dan master).
d. Menentukan atribut yang dibutuhkan. 2.2.1.2 Activity Diagram
2.2.1.2.1 Identifikasi Event
Menurut Mathiassen, dkk (2000, p49),
event adalah kejadian instant yang melibatkan
satu objek atau lebih. Event dapat melibatkan beberapa aktivitas dan obyek pasif.
Jadi dapat disimpulkan bahwa event adalah notasi dalam problem domain yang merupakan kejadian yang melibatkan satu obyek atau lebih dalam problem domain.
2.2.1.2.2 Pengertian Workflow
Menurut Jones & Rama (2003, p99),
workflow table adalah tabel dua kolom yang
mengidentifikasi aktor dan aktivitas dalam proses.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa workflow
table adalah tabel dua kolom yang menunjukkan
hubungan antara aktor dan aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses.
2.2.1.2.3 Pengertian Activity Diagram
Menurut Jones & Rama (2003, p68),
activity diagram adalah diagram yang menunjukkan rangkaian atas aktivitas – aktivitas dalam proses.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa activity
diagram adalah diagram yang menunjukkan
rangkaian aktivitas dalam proses yang menunjukkan tampilan dari operasi dan transisi – transisi yang dipicu oleh kelengkapan atas operasi.
2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram
2.2.1.2.4.1 Overview Actvity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2003, p69), overview activity diagram
adalah diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan
event-event yang penting, urutannya, dan
informasi yang menyertai event
tersebut.
Menurut Jones dan Rama (2003, p73) dalam menyiapkan overview
activity diagram terdapat
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.
b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang terlibat di dalamnya.
c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi.
d. Membuat diagram masing-masing
event dan menunjukkan urutan event yang terjadi.
e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut
2.2.1.2.4.2 Detailed Activity Diagram
Detailed activity diagram
menurut Jones dan Rama (2003, p69) adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau rinci dengan satu atau dua
event yang terdapat pada overview diagram.
Menurut Jones dan Rama (2003, p90), dalam menyiapkan
detailed activity diagram terdapat
langkah-langkah sebagai berikut: a. Mencatat narasi untuk
menunjukkan aktivitas. b. Menyiapkan workflow table. c. Mengidentifikasi detailed
diagram yang dibutuhkan.
2.2.1.2.5 Simbol Activity Diagram
Initial state
Titik awal yang menandai dimulainya sebuah aktivitas.
final state.
Titik akhir yang menandai akhir dari sebuah aktivitas.
State1
state
State aksi yang mengeksekusi sebuah aksi.
decision
Pengambilan keputusan dari beberapa kondisi.
control flow
Transisi dari suatu state ke state yang lain.
{}
document
Bukti dari alur informasi yang terjadi antar bagian, intern maupun ekstern perusahaan.
database
Media penyimpanan untuk file
master dan transaksi tertentu
yang terjadi untuk proses bisnis tertentu.
2.2.1.3 UML Class Diagram 2.2.1.3.1 Pengertian Class
Menurut Priestley (2000, p35), class diagram membagi ringkasan secara abstrak dari informasi yang ditunjukkan pada sekumpulan object diagram. Class Diagram menunjukkan kesamaan
jenis atas informasi sebagaimana ditemukan dalam kode sumber sistem.
Menurut Matthiassen (2000, p336), class
yang saling berhubungan atau berelasi secara struktural.
Jadi class diagram adalah kumpulan dari class yang saling berhubungan secara struktur, pola
behaviour dan atribut-atributnya serta ditunjukkan
pada sekumpulan object diagram. 2.2.1.3.2 Pengertian Attribut
Menurut Matthiassen (2000, p89), Attribute adalah deskripsi milik dari class atau event.
Menurut Priestley (2000, p116), Attribute adalah deskripsi atas data field yang dikendalikan oleh tiap instansi atas class.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Attribute adalah deskripsi atas class atau event.
2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour
Menurut Mathiassen (2000, p89), behavior adalah deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam class.
Menurut Booch, dkk (2001, p458), behavior adalah pengaruh yang tampak pada suatu event, termasuk hasilnya.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa behavior adalah deskripsi atas event trace yang memungkinkan untuk semua objek dalam suatu class dan memiliki pengaruh pada event.
2.2.1.3.4 Pengertian Event
Menurut Mathiassen (2000, p49), event adalah kejadian-kejadian instant yang melibatkan satu atau beberapa objek.
Menurut Booch,dkk (2001, p277), event adalah sesuatu yang terjadi.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa event adalah kejadian kejadian yang terjadi secara instant yang melibatkan satu atau beberapa obyek.
2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram
Menurut Booch,dkk (2001, p105), UML class
diagram adalah menunjukkan sekumpulan atas class - class, interface – interface, hubungan –
hubungan dan kerjasamanya.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa UML class
diagram adalah sekumpulan atas class – class, interface – interface yang dihubungkan dengan class yang lainnya.
2.2.1.3.6 Hubungan-hubungan Dalam Class Diagram
1. one to one
Hubungan one to one diantara entiti tidak dekat seperti hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam AIS (Accounting
2. one to many / many to one
Hubungan one to many atau hubungan
many to one dalam biasa digunakan dalam
sistem akuntansi. 3. many to many
Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan menambahkan suatu tabel diantaranya.
2.2.1.4 Usecase Diagram
2.2.1.4.1 Pengertian Usecase
Menurut Jones & Rama (2003, p348),
Usecase adalah urutan atas tahap – tahap yang
melibatkan interaksi antara aktor dan sistem untuk tujuan yang nyata.
Menurut Mathiassen (2000, p119),
Usecase adalah pola dari interaksi antara sistem
dan aktor dalam application domain.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa usecase adalah pola interaksi antara aktor dan sistem dalam
application domain untuk tujuan yang nyata
2.2.1.4.2 Pengertian Actor
Menurut Mathiassen (2000, p119), Actor adalah bentuk abstraksi atas user atau sistem lainnya yang berinteraksi dengan target sistem.
Menurut Booch,dkk (2001, p222), Actor adalah peranan yang terdiri dari manusia,
hardware, atau sistem lainnya yang bermain
dengan sistem.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Actor adalah peranan dalam bentuk abstraksi yang berinteraksi dengan target sistem.
2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram
Menurut Jones & Rama (2003, p348),
Usecase Diagram adalah daftar dari usecase yang
terjadi dalam aplikasi dan mengindikasi tanggung jawab actor untuk setiap usecase.
Menurut Booch,dkk (2001, p234), usecase
diagram adalah diagram yang menunjukkan
kumpulan atas usecase dan actor dan hubungannya.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa usecase
diagram adalah diagram yang menunjukkan
hubungan antara usecase–usecase dan actor-actor. 2.2.1.4.4 Simbol Usecase Diagram
Representasi dari siapa saja yang berinteraksi dengan use case dalam sebuah sistem.
Use Case
usecase
Deskripsi suatu set peristiwa yang terjadi ketika actor menggunakan suatu
system untuk melengkapi suatu proses. transition
Menggambarkan hubungan antara actor dan use case dengan garis yang sederhana.
System
sistem boundary
Batasan sistem dimana use case dieksekusi.
2.2.2 Rancangan Database
2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database
Menurut Britton dan Doake (2001, p266), database adalah semua data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi
organisasi. Di dalamnya meliputi aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara tersentralisasi.
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2000, p470)
database adalah suatu koleksi files yang saling berhubungan.
Jadi dapat disimpulkan database adalah sekumpulan data dan file yang saling berhubungan dan dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.
2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database
Menurut Connoly & Begg (2002, p281-282) perancangan database dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan utama sebagai berikut:
a) Conceptual Database Design
Conceptual Database Design merupakan proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari segala pertimbahan fisik.
b) Logical Database Design
Logical Database Design merupakan proses membangun
sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan modal data khusus, tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengan Database Management
c) Physical Database Design
Physical Database Design merupakan proses pembuatan
gambaran suatu implementasi database pada media penyimpanan kedua.
2.2.3 Rancangan Formulir
2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir
Formulir menurut Mulyadi (2001, p3) adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi (2001, p78) adalah:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Menurut Britton & Doake (2001, p169), formulir adalah tabel–tabel yang merupakan inti dari database, namun sangat tidak user–friendly ketika sedang dilihat dan sedang memanipulasi data.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa formulir adalah tampilan pada layar yang berupa tabel–tabel yang merupakan inti dari
database yang dapat digunakan untuk mengentry maupun
mengedit data.
2.2.3.2 Jenis Tipe Input Form
Menurtu Jones & Rama (2003, p316), ada beberapa tipe input form yang digunakan, antara lain :
a) Single-Record Entry Form
Sebuah single-record entry form menampilkan hanya satu record dalam satu waktu. Record ini digunakan untuk menambahkan, mengurangi, atau memodifikasi data dalam sebuah record tersendiri.
b) Tabular Entry Form
Tabular entry form menyediakan sebuah kertas kerja yang
digunakan untuk menginput record dalam sebuah table.
c) Multi-Table Entry Form
Form entry ini digunakan untuk menambahkan data ke
dalam lebih dari satu table. 2.2.3.3 Elemen Penting Form
Menurut Jones & Rama (2003, p268-270) ada 5 (lima) elemen penting dari form:
a. atribut yang disimpan dalam table b. atribut yang ditampilkan dari table c. fields yang dihitung
d. foreign key e. queries.
2.2.4 Rancangan Layar
2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar
Menurut Britton dan Doake (2000, p268) interface adalah sistem interface atau tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.
Menurut Mathiassen (2000, p151), rancangan layar adalah fasilitas yang membuat model system dan function memungkinkan ke actor.
Jadi, dapat di simpulkan pengertian interface adalah tampilan yang berhubungan dengan dunia luar yang memungkinkan untuk di gunakan oleh actor.
2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar
Menurut Jones & Rama (2003, p326-327) elemen rancangan layar :
a. Text box
Merupakan ruang dalam form yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan dalam sebuah tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari sebuah tabel.
b. Labels
Digunakan oleh user untuk memahami informasi yang diperlukan untuk dientry.
c. Look-up-feature
Sering digunakan untuk menambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasukkan foreign key.
d. Command buttons
Digunakan untuk menampilkan sebuah action atau proses. e. Check box
Digunakan untuk memilih satu atau lebih dari satu option / pilihan.
2.2.5 Rancangan Laporan
2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan
Menurut Jones dan Rama (2003, p241), laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
Menurut Jones dan Rama (2003, p254), tipe-tipe laporan terdiri dari:
1. Simple List
Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokan.
2. Grouped Event Detail Reports
Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokkan atas produk, layanan, ataupun agent.
3. Grouped Event Summary Reports
Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya: bulan, customer.
4. Single Event Report
Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya: laporan faktur dan PO (purchase
order).
2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan
Menurut Jones & Rama (2003, p256-258), rancangan laporan dapat dibagi menjadi :
a. Label boxes dan text boxes
Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen-elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes
b. Grouping attribute
Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu
c. Group header
Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok
d. Group detail
Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok secara rinci dan lengkap
e. Group footer
Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan
2.2.6 Navigation Diagram
Navigation Diagram menurut Mathiassen (2000, p344) adalah
suatu statechart diagram yang khusus dan menekankan terhadap keseluruhan perubahan dari user interface.
Dengan kata lain navigation diagram adalah diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows atau interface atau diagram pemandu bagi user yang ingin mengetahui langkah-langkah sistem. Navigation diagram biasanya digunakan untuk membuat user interface dari program yang akan dibuat.
2.3 Teori Khusus 2.3.1 Pembelian
2.3.1.1 Pengertian Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p229), pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, sebagai proses perolehan kebutuhan yang sesuai, pada waktu dibutuhkan, untuk harga terendah yang mungkin, dari sumber yang terpercaya.
2.3.1.2 Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi pembelian adalah sistem yang mengatur prosedur tentang kegiatan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Prosedur pembelian merupakan titik penting dalam perusahaan dalam melakukan produksi maupun manufaktur, pembelian dilakukan untuk memenuhi permintaan terhadap produk perusahaan saat mencapai limit tertentu yang telah ditetapkan perusahaan.
Pengadaan bahan baku atau yang disebut pembelian memerlukan suatu manajemen khusus dengan sebuah sistem informasi yang mengalir dengan cepat dan tepat agar dapat menangani prosedur pembelian sesuai kebijakan perusahaan guna mendapatkan keuntungan bagi perusahaan. Selain itu sistem informasi pembelian dapat digunakan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional pembelian seperti misalnya adanya kerusakan, pencurian, dan pengawasan terhadap waktu dan fungsi dari bahan baku.
Setiap perusahaan memerlukan fungsi pembelian yang dapat mempertangungjawabkan kualitas dan kuantitas bahan baku serta dengan pertimbangan harga dari berbagai pemasok yang relevan dan menguntungkan bagi perusahaan. Fungsi pembelian merupakan salah satu fungsi penentu keberhasilan dari proses bisnis suatu perusahaan.
2.3.1.3 Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p300) fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah sebagai berikut :
Fungsi gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaaan untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan
barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
Fungsi pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh infomasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan
order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan hutang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab
untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dalam kurun waktu persediaan.
2.3.1.4 Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian dibagi menjadi 2 (dua) golongan menurut Mulyadi (2001, p303): dokumen sumber (source documents), yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan akuntansi dan dokumen pendukung (collaborating documents) atau dokumen penguat, yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi. Berbagai dokumen yang digunakan dalam transaksi dapat dilihat berikut ini.
Dokumen sumbernya adalah bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advise).
Dokumen pendukung yang terdiri dari: Sumber permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
Sumber permintaan otorisasi investasi (expenditure
authorization request atau authorization for expenditure)
Dokumen ini digunakan untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap dan diisi oleh fungsi yang mengusulkan perolehan aktiva tetap dan setelah diotorisasi oleh direktur fungsi yang bersangkutan dimintakan persetujuan dari direktur utama.
Sumber permintaan otorisasi reparasi (authorization
for repair)
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal (capital
expenditure).
Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak reptitif), yang menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar.
Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari
pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
Surat perubahan order pembelian
Digunakan bila terjadi perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Faktur dari pemasok
Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis, kuantitas dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.
2.3.1.5 Pembelian Just In Time
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p19), mengatakan bahwa pembelian JIT muncul hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dari pendapat di atas disimpulkan bahwa pembelian JIT adalah pembelian yang dilakukan hanya pada saat ada permintaan dari pelanggan dan pengiriman secara tetap mendahului permintaan atau penggunaan
2.3.2 Persediaan
2.3.2.1 Pengertian Persediaan
Menurut Fees, Reeve, Niswonger &Warren (2002, p352) persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi barang-barang jadi,
produksi yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu.
Menurut Bodnar & Hopwood (2001, p277) persediaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dengan membeli barang secara tunai atau kredit atau membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan atau membeli barang dan jasa lain berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
2.3.2.2 Jenis Persediaan
Menurut Smith dan Skousen (1997, p327-328) persediaan pada perusahaan manufaktur dapat dibagi menjadi : 1. Bahan baku
Merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi.
2. Barang pendukung
Merupakan bahan-bahan yang digunakan untuk mendukung bahan jadi seperti bahan pengemas (packaging).
3. Barang jadi
Merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual.
2.3.2.3 Fungsi Persediaan
Menurut Assauri (1998, p178) dilihat dari fungsinya persediaan dapat dibedakan :
1) Batch stock atau lot size inventory
Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan / barang-barang dalam jumlah lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu.
2) Fluctuation stock
Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3) Anticipation stock
Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan/ permintaan meningkat.
2.3.2.4 Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p556), ada 2 (dua) metode pencatatan persediaan yang digunakan, yaitu:
1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) Dalam metode ini setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
2. Metode persediaan fisik (physical inventory method)
Dalam metode ini hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
Menurut Hongren, Harrison, Robinson (1997, p451), ada 2 (dua) jenis sistem persediaan yang utama, di mana perbedaannya adalah sebagai berikut :
Sistem periodik
tidak memberikan catatan yang continue mengenai barang dagang yang dibeli dan dijual
persediaan dihitung sekurangnya setahun sekali digunakan untuk barang yang relatif tidak mahal Sistem perpetual
memberikan catatan yang kontinyu mengenai barang dagang yang dibeli dan dijual
persediaan dihitung sekurangnya satu tahun sekali digunakan untuk setiap jenis barang
2.3.2.5 Metode Penilaian Persediaan
Menurut Fees, Reeve, Niswonger & Warren (2002, p366) dalam menilai persediaan, metode yang digunakan yaitu: 1. Metode FIFO (First In First Out)
FIFO adalah metode penetapan harga pokok persediaan, dimana dianggap bahwa barang-barang yang pertama kali dibeli akan merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian paling akhir.
2. Metode LIFO
LIFO adalah metode penetapan harga pokok persediaan dimana dianggap bahwa barang-barang yang
paling akhir dibeli merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini, persediaan akhir akan dinilai dengan harga pokok pembelian terdahulu.
3. Metode Rata-Rata (Average)
Rata-rata adalah metode penetapan harga pokok persediaan dimana dianggap bahwa harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia dijual akan digunakan untuk menilai harga pokok barang yang akan dijual dan yang terdapat dalam persediaan.
2.3.2.6 Pengendalian Terhadap Fisik Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p581) pengendalian terhadap fisik persediaan menyangkut fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Fungsi Pembelian
Pembelian barang hanya dilakukan berdasarkan surat permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang. Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diterima dan surat penawaran dari pemasok, maka pembelian membuat order pembelian. Formulir ini akan ditandatangani oleh kepala bagian yang bersangkutan supaya dapat dipertanggung jawabkan. Order pembelian ini harus bernomor urut untuk memudahkan pengecekan atas order pembelian yang sudah dipenuhi dan dibatalkan. 2. Fungsi Penerimaan
Fungsi ini harus menimbang, menghitung dan memeriksa kualitas dan kuantitas serta spesifik lainnya,
kemudian penerima mempersiapkan laporan penerimaan barang. Laporan ini antara lain menunjukkan nomor order pembelian, nama penjual, perincian tentang pengangkutan, jumlah dan macam-macam barang yang diterima.
3. Fungsi Penyimpanan
Fungsi ini bertanggung jawab atas keamanan barang-barang yang ada di dalam gudang. Pengeluaran dari gudang harus dilakukan berdasarkan surat permintaan barang yang telah dibuat secara tertulis dan telah disetujui oleh pejabat yang berwenang.
4. Fungsi Produksi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat formulir permintaan bahan pada saat bagian produksi membutuhkan barang untuk diproduksi dan formulir ini harus disetujui oleh pejabat yang berwenang. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas barang yang diterimanya sampai barang tersebut selesai diproduksi menjadi barang jadi. Metode Pencatatan Persediaan.
2.3.2.7 Persediaan Just In Time (JIT)
Berdasarkan pendapat Bodnar, Hopwood (2001, p250) JIT adalah arus kontinu (terus menerus) yang bertujuan untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan.
Ciri-ciri utama dari sistem persediaan JIT adalah bahwa produksi tidak dimulai pada suatu jumlah sampai pesanan diterima. Setelah menerima pemesanan, bahan baku dipesan
dan siklus produksi dimulai. Dengan demikian jelas bahwa perusahaan tidak perlu melakukan penyediaan persediaan yang berlebihan, dengan just in time maka proses produksi akan berdasarkan permintaan semata. Sehingga dapat disimpulkan bahwa persediaan JIT adalah suatu sistem persediaan yang digunakan untuk mendapatkan barang tepat pada waktunya dan bertujuan untuk meminimalkan atau meniadakan biaya penyimpanan persediaan.
2.3.2.8 Re-Order Point (ROP)
Menurut Render dan Heizer (2001, p324), ROP adalah suatu saat persediaan mencapai batas sebelum perusahaan memesan lagi dan dengan seketika barang yang dipesan diterima.
Perhitungan ROP menggunakan rumus : ROP = D x L
ROP : Re-Order Point d : permintaan per hari
L : Lead Time (waktu antara dilakukannya pemesanan) Jadi dapat disimpulkan ROP adalah kuantitas dimana persediaan harus ditambahkan untuk menandai pemesanan ulang.
