1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Persaingan di era globalisasi saat ini semakin pesat, banyaknya competitor baru yang muncul dan cukup kompeten membuat semua pemilik usaha berusaha untuk selalu melakukan peningkatan mutu dan kualitas dalam berbagai sisi, mulai dari Sumber Daya Manusia (SDM), Sistem Informasi serta Teknologi, dan jika hal hal tersebut dikembangan dan ditingkatkan secara tepat, maka akan menghasilkan suatu peningkatan kualitas dalam sebuah perusahaan tersebut. Definisi Perusahaan sendiri secara umum memiliki arti “yaitu suatu unit kegiatan ekonomi yang diorganisasi dan dijalankan untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan motif memperoleh keuntungan atau laba”. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan inti dari perusahaan yaitu memperoleh keuntungan atau laba. Dalam hal memperoleh keuntungan tersebut perusahaan memakai bermacam – macam startegi untuk mencapai tujuan nya, dan hal itu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan yaitu keuntungan.
Dikarenakan persaingan saat ini sangat terbuka, para perusahaan lokal bersaing dengan perusahaan luar (asing) untuk bisa menarik minat konsumen dalam hal memakai jasa / produk yang mereka jual, jika konsumen ingin membeli suatu produk dari sebuah perusahaan dan lokasi antara konsumen dan lokasi produk memiliki jarak yang jauh, maka diperlukan suatu perusahaan yang memberikan jasa dalam hal pengiriman barang, yang dikenal dengan perusahaan jasa ekspedisi atau logistic, Arti dari perusahaan ekspedisi sendiri yaitu perusahaan yang memberikan jasa dalam pengumpulan, pengurusan, pergudangan dan penyerahan barang ( Kamus.BI) Peran perusahaan logistic atau ekspedisi bagi perusahaan yang bersifat memasarkan produk yaitu sebagai sarana dalam hal pengiriman produk tersebut ke daerah lain. Dengan kata lain perusahaan logistic berperan sangat penting dalam hal membantu pengiriman suatu produk. Perusahaan ekspedisi di Indonesia berdiri secara resmi setelah dikeluarkan surat keputusan yang dikeluarkan oleh Menteri Perhubungan KM-10 Tahun 1988 tentang legalitas Pendirian Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi dan KM-10 tahun 1989 tentang pelimpahan wewenang memberikan ijin usaha jasa pengurusan transportasi kepada Kantor Wilayah (Gafeksi.com). Saat ini
perusahaan ekspedisi dinaungi oleh sebuah asosisasi yang bernama GAFEKSI (Gabungan Forwarder Penyedia Jasa Logistik dan Ekspedisi Indonesia) yang diresmikan pada tanggal 25 Juli 1989 (Gafeksi.com)
Industri logsitik saat ini mempunyai pertumbuhan yang cukup pesat, terbukti dari data yang dikemukakan bahwa “pertumbuhan industri logistik nasional, diperkirakan kenaikan pertumbuhan itu mencapai 7% hingga 8% pada tahun tahun 2014, pertumbuhan ini didukung dengan kondisi makro ekonomi yang masih membaik pada tahun ini (neraca.com). ditambahkan oleh Wakil Ketua Umum Kamar Dagang dan Industri (Kadin) Indonesia Bidang Logistik sekaligus Bendahara Carmelita Hartoto mengatakan para pelaku usaha bidang logistik sudah menyepakati prospek bisnis di tahun kuda ini secara positif. “Pelaku usaha memiliki keyakinan akan cerahnya perekonomian nasional ke depan,”(neraca.co.id).
Indonesia atau sebutan lain yaitu Republik Indonesia adalah Negara di Asia Tenggara yang dilintasi oleh Garis Khatulistiwa dan berada di antara benua Asia dan Australia serta antara Samudra Pasifik dan Samudra Hindia. Indonesia adalah Negara yang memiliki kepulauan sebanyak 13.466. dan mempunyai populasi pada tahun 2013 sebesar 260 juta jiwa. Indonesia adalah Negara berpenduduk terbesar keempat di dunia dan Negara dengan penduduk muslim terbesar di dunia, sebanyak 230 jiwa. Saat ini di Indonesia telah banyak perusahaan yang berkembang di Indonesia, salah satunya adalah perusahaan jasa ekspedisi. Dikarenakan Indonesia memiliki kepulauan yang cukup banyak (sebanyak 13.466). menjadikan beberapa pengusaha dan masyarakat membutuhkan suatu jasa dalam hal pengiriman barang ke seluruh daerah di Indonesia.
Salah satu perusahaan jasa ekspedisi yang ada di Indonesia yang berkembang saat ini adalah PT. Herona Ekspress, Yang secara resmi berdiri pada tanggal 14 Januari 1972. Saat ini daerah operasi PT. Herona Express dalam pulau Jawa tersebar di lebih dari 40 stasiun Kereta Api dan Denpasar dengan karyawan lebih dari 300 orang. Sampai saat ini PT. Herona Express sudah berhasil menyelesaikan investasi dengan membangun kantor cabang dan perwakilannya dibeberapa daerah antara lain di Denpasar (Bali) tahun 2005, di Parepare (Sulawesi Selatan) tahun 2006, Bandung tahun 2007 dan di Jakarta tahun 2009 (termasuk pembangunan dan renovasi kantor-kantor operasional di Stasiun Kereta Api Jakarta Kota, Jakarta Gudang dan Jakarta Manggarai). Tahun 2010 pembangunan kantor pusat dan gedung di Tangerang Selatan.
Permasalahan yang terjadi di dalam PT. Herona Ekspress yaitu kualitas dari proses pelayanan pengiriman barang yang masih kurang baik pada hal pendataan barang serta data pengiriman barang yang kurang informative kemudian proses rekap transaksi yang membutuhkan waktu yang lama karena tidak adanya system yang bisa mendata jumlah transaksi yang dilakukan setiap hari, dan rata rata setiap hari transaksi yang dilakukan sebanyak 35 transaksi, oleh karena itu diharapkan dengan perancangan system ini dapat meningkatkan jumlah transaksi yang bisa dilakukan sebelumnya.
Dengan adanya permasalahan itu, saat ini dibutuhkan sebuah tindakan rekayasa ulang (Reengineering) untuk memperbaiki kinerja pelayanan dari sebuah perusahaan, salah satunya industri dalam bidang logisitik / ekspedisi dengan menggunakan metode 5 forces Porter untuk menentukkan kekuatan dan peluang apa saja yang bisa diambil oleh PT. Herona Ekspress kemudian melakukan proses tahap perancangan sistem dengan menggunakan metode BPM Framework mulai dari Organization foundation phase, Process foundation phase, BPM foundation phase, Improvement phase, People and Technology phase
dengan melakukan Reengineering diharapkan kedepannya efisiensi biaya dan waktu dapat lebih eifisien. Hal ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang bernama PT. Herona Ekspress, salah satu perusahaan penyedia jasa ekspedisi yang cukup kompeten saat ini, dengan bekerjasama dengan PT. KAI, dibutuhkan sebuah usulan yang tepat dari proses reengineering pada PT. Herona Ekspress. Dari problem tersebut, penulis mempunyai ide untuk membuat sebuah tugas akhir dalam hal untuk membantu PT. Herona Ekspress dalam hal peningkatan kualitas dalam hal manajemen pengolahan data yang berjudul IMPLEMENTASI BPR UNTUK MEMPERBAIKI KINERJA PT. HERONA EKSPRESS
1.2 Perumusan Masalah/Identifikasi Masalah Perumusan masalah yang dihadapi:
1. Tidak adanya sistem dalam hal pendataan transaksi
2. Tidak adanya sistem yang dibutuhkan dalam hal merekap transaksi 3. Kualitas dari outlet serta prasarana yang kurang lengkap
4. Apakah dengan proses Reengineering akan ditemukan solusi yang tepat untuk proses transaksi pada PT. HERONA EKSPRESS?
5. Apakah dengan usulan sistem yang dihasilkan oleh proses Reengineering akan berpengaruh pada biaya dan waktu pada proses transaksi pada PT. HERONA EKSPRESS?
1.3 Ruang lingkup
Agar lebih terarah, ruang lingkup pada skripsi ini dibatasi pada beberapa hal yaitu :
1) Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang sudah berjalan. 2) Penekanan pada konsep dan bukan masalah teknis
3) Proses yang diusulkan berjalan normal
4) Ditujukan untuk menghasilkan suatu rekomendasi untuk perbaikan pada proses kerja
5) Sebagai syarat untuk mendapatkan standart ISO 9001 dalam hal peningkatan manajemen mutu (dalam hal ini berfokus pada syarat seperti:
1. Adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis.
2. Adanya pengawasan dalam proses pengiriman untuk memastikan bahwa proses transaksi berjalan dengan baik.
3. Tersimpannya data dan arsip penting dengan baik.
4. Adanya pemeriksaan barang-barang untuk mencari unit-unit yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Penelitian
1. Menganalisis proses transaksi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi pokok perrnasalahan utama yang terjadi pada proses transaksi.
2. Mengusulkan suatu perbaikan terhadap proses transaksi yang sedang berjalan dengan merancang sebuah proses yang akan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi pada proses transaksi.
3. Merekomendasikan penerapan Teknologi Informasi yang diusulkan pada proses transaksi yang baru untuk dapat membantu mempercepat waktu proses dan menghilangkan proses -proses yang sekiranya tidak perlu.
1.4.2 Manfaat penelitian
1. Peningkatan kualitas transaksi dan pendataan kepada pelanggan serta menambah daya saing perusahaan.
2. Peningkatan mutu dari proses transaksi yang sedang berjalan pada PT. Herona Ekspress.
3. Membantu pihak manajemen perusahaan dalam menganalisis proses yang sedang berjalan dan proses yang diusulkan untuk dapat diimplementasikan
1.5 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi: • Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dalam pencarian informasi, data dan referensi yang relevan dilakukan dengan cara mempelajari dan membaca buku, jurnal, serta sumber lain yang ada hubungannya dengan permasalahan yang menjadi objek penelitian.
• Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan melalui cara observasi, wawancara dan pengambilan data sekunder yang diperoleh dari pihak berwenang didalam perusahaan untuk mengetahui masalah dan informasi yang dibutuhkan.
• Metode Analisis
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari : 1. Organization foundation phase yang di dalamnya terdapat strategi
perusahaan, Competitive Force, Value Chain.
2. Process foundation phase yang didalamnya terdapat Scenario Definition. 3. BPM foundation phase di dalamnya terdapat Process Selection Matrix, Class Diagram, Domain Class Diagram, Use Case Diagram, Activity Diagram, serta Sequence Diagram dan Process Worth Matrix.
4. Improvement phase di dalamnya hanya membahas compare with current business process.
5. People and Technology phase.
1.6 State Of The Art
Berikut ini hasil penelitian terdahulu yang diperoleh dari jurnal. Tabel 1.1 Hasil Penelitian Terdahulu
No Pengarang Judul Hasil Penelitian
1 Riley, M J;Brown, DC
(Wiley Periodicals Inc. 2001) CASE STUDY OF THE APPLICATION OF BPR IN AN SME CONTRACTOR
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada
perusahaan SME kontraktor, penggunaan proses re-enginerring dapat memberikan perubahan : Pertama,dapat memberikan peningkatan
kontrak pekerjaan dan memberikan profit yang lebih besar
Kedua, lebih tepat dalam menentukan
estimasi waktu yang diperlukan dalam menghandle suatu kontrak pekerjaan.
Ketiga, dapat memberikan informasi
yang lebih akurat dalam setiap proyek
(mulai dari estimasi biaya, dan waktu)
Keempat, pembuatan invoice yang lebih
tersusun secara rapih dan terprosedur. 2 Taylor, James C (Emerald Group Publishing, Limited 1998) PARTICIVATIVE DESIGN: LINKING BPR AND SAP WITH AN STS APPROACH
Berdasarkan analisis yang telah lakukan, diperoleh beberapa kesimpulan yaitu,
Pertama,dengan penggunaan STS proses didalam perusahaan tersebut
terjadi
peningkatan dalam hal pemrosesan dalam bisnis.
Kedua, terjadinya perubahan kultur (budaya) dalam perusahaan tersebut
yang berdampak baik pada perusahaan tersebut. 3 Yin, Guoli (Canadian Center of Science and Education, 2010)
BPR APPLICATION Kesimpula Pertama, BPR digunakan sebagai
alat dalam proses pemikiran ulang (Rethinking) pembuatan ulang sebuah desain (Redesign) dan perubahan organisasi
(reorganization) Kedua, BPR memiliki
yang mencakup proses perbaikan biaya, kualitas dan kenyamanan pelanggan. 4 Bransford Brandon;
Guimaraes, Tor (National
Association for Bank Cost &
Management Accounting, 1999) EMPIRICALLY ASSESING THE IMPACT OF BPR ON BANKING FIRMS
Hasil analisis yang didapatkan yaitu :
1, Dengan BPR, dapat mengubah sub proses yang kurang memberikan benefit bagi perusahaan.
Dengan BPR, membantu dalam hal pengamblan keputusan dan pengembangan perusahaan yang berkelanjutan dan pengutamaan dalam hal pembentukan tim.
Dengan BPR, proses pembelajaran terhadap karyawan terhadap proses bisnis yang baru menjadi lebih baik.
