JUDUL :
SISTEM INFORMASI BINA LINGKUNGAN SISTEM INFORMASI BINA LINGKUNGAN
PROFIL PKM RESPON Nama Kelompok : SISI BILIK
Dibentuk : 23 Januari 2013 Jumlah Pertemuan : 20 Kali
Fasilitator : Tb. Ike Nikita Ketua : Muhammad Zakki Sekretaris : Ahmad Iqbal
PROFIL PKM RESPON
Jumlah Pertemuan : 20 Kali Lama Pertemuan : 1-2 Jam Presentase Kehadiran : 90%
Sekretaris : Ahmad Iqbal Anggota : Nelson Poluakan
Andri Kurnia R
KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI HUMAS & KEAMANAN
Tb. Ike Nikita K di H & K Kadiv. Humas & Kam.
Anhar Tata Usaha
Muhammad Zakki Kadis Humas & BL
Nana Stiana Kadis Keamanan
Kadis. Humas & BL Kadis. Keamanan
Ahmad Iqbal Kasi. Protokoler ... Kasi PKBL. Andri Arifinta Kasi. Kam.Non Kws Qodar Kasi. Kam.Kws Andri KR Analis Publikasi Nelson Poluakan Analis BL ... Pleton Non Kws ... Pleton Kws
Analis Publikasi Analis BL Pleton Non Kws. Pleton Kws
Udin Syamsudin Resepsionis ... Operator Telp.p p
2013
J F b M t A
JADWAL KEGIATAN :
Langkah Kegiatan Jan Febr Mart Apr
M 1 M 2 M 3 M 4 M 1 M 2 M 3 M 4 M 1 M 2 M 3 M 4 M 1 M 2 M 3 M 4 1 Identifikasi Masalah M i Ak P b b Plan
2 Mencari Akar Penyebab
3 Menentukan Penyebab Dominan
4 Membuat Rencana Perbaikan 4
Do 5 Melakukan Perbaikan
Check 6 Memeriksa Hasil & Dampak Perbaikan
Action 7 Membuat Standarisasi
Keterangan Gambar : M : Minggu Ke ...
: Target Penyelesaian : Target Penyelesaian : Realisasi
P L A N
LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH
I.1. Dasar Pembentukan PKM :
Mensupport Kinerja Divisi Humas & Keamanan yaitu:
“ Pelayanan Sistem Informasi Bina Lingkungan dan CSR” I.2. Latar Belakang Masalah :
Corporate Social Responsibility (CSR) atau tanggung jawab sosial dunia usaha saat ini telah menjadi
isu sentral dan populer.p p
Berdasarkan kesadaran internal maupun eksternal dari perusahaan yang sukses maupun gagal, beberapa perusahaan mulai menyadari, bahwa dunia usaha untuk mencapai kesuksesan dan berkelanjutan tidak cukup hanya mengejar profit (ekonomi) tetapi juga harus bertanggung jawab secara sosial dan lingkungan bagi komunitas lokal dan masyarakat luas
lingkungan bagi komunitas lokal dan masyarakat luas.
Komitmen KIEC terhadap pengembangan masyarakat dan wilayah tentu tak diragukan lagi sebab PT. KIEC berkomitmen menjadikan Corporate Social Responsibilty (CSR) sebagai bagian integral dari proses menjalankan bisnisnya, CSR dapat diartikan sebagai integrasi operasi bisnis dan nilai-nilai, bahkan CSR bukan hanya bersifat pemanis belaka ataupun hanya terkait dengan masalah kepedulian atau etika, tetapi menyangkut sesuatu yang yang lebih besar yakni kewajiban atau tanggung jawab. sehingga prestasi perusahaan dalam CSR akan disoroti masyarakat sekitar bahkan secara nasional, akan kontribusinya terhadap pembangunan daerah dan pemberdayaan masyarakat sekitarnya
I.3. Perumusan Masalah :
Berdasarkan pada hasil brainstorming anggota PKM Sisi Bilik Divisi Humas & Kam, yaitu :
¾ Proses Pendataan & pelayanan pencarian informasi bantuan yang telah diberikan relatif lama : lebih dari 1 jam.
¾ Ketergantungan pada personil tertentu untuk pelayanan permintaan data : 1 2 orang saja ¾ Ketergantungan pada personil tertentu untuk pelayanan permintaan data : 1-2 orang saja.
¾ Pemborosan space hard disk karena duplikasi data perangkat komputer yang sebenarnya memiliki fungsi yang hampir sama.
¾ Tidak semua aktifitas kegiatan CSR tercatat dengan baik.
NO KEGIATAN UTAMA DETAIL KEGIATAN
WAKTU PELAKSANAA N RATA-RATA (Menit) ( ) 1 Penerimaan Proposal
Personil menerima proposal masuk 5
Personil mengidentifikasi proposal 10 Personil mengecek kelayakan proposal 15
2 Input Data Manual
Personil mencatat di buku besar 10
Personil mengetik Kembali di MS. Excel 15 Personil membuat dan mencatat lembar persetujuan 10
Personil mencatat di buku 10
3 Proses Persetujuan Proposal Personil menyerahkan proposal ke direksi 10
Personil menyerahkan proposal ke keuangan untuk proses pencairan dana
bantuan 10
Personil mengetik Kembali di MS Excel 10
4 Proses Output/laporan
Personil mengetik Kembali di MS. Excel 10
Personil membuka di buku catatan 15
Personil Mencocokan dengan data di Excel 45 Personil mencetak data yang dibutuhkan 15e so e ceta data ya g d butu a 5
I.4. Penetapan Judul :
Terkait dengan Kinerja Divisi Humas dan Keamanan terhadap proses penyajian data mengenai bantuan sosial / CSR maka kami sepakat menetapkan judul “ Optimalisasi Sistem Informasi Bina bantuan sosial / CSR maka kami sepakat menetapkan judul Optimalisasi Sistem Informasi Bina Lingkungan dan CSR ” Cilegon, Juni 2013 Tb. Ike Nikita F ilit t Muhammad Zakki K t Fasilitator Ketua P L A N
LANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH
Man Machine
Pencatatan data bina lingk/CSR tdk konsisten secara harian Proses input data tergantung
personel tertentu
Pencatatan laporan menggunakan buku
Personnel merekap laporan
secara manual Sistem Informasi Bina
P i d t l
Data tidak update
Pemborosan ATK/buku Lingk/CSR kurang efektif
R k it l i l t l l Pencatatan laporan masih
manual
Pencarian data lama
Belum ada Database Sosialisasi database belum
Rekapitulasi laporan terlalu lama
Personil belum memahami program baru
Methode
Belum ada Database Standar
Enviroment
Sosialisasi database belum optimal
Dari Diagram Fishbone di atas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi akar penyebab masalah dari aktifitas pelayanan adalah sbb:
No Faktor Masalah Penyebab Akibat
1. Manusia Proses input tergantung
pada personel tertentu
Pencatatan data bina lingk/CSR tdk konsisten secara harian
Data tidak up date
2 i l l k l b A /b k
2. Mesin Pencatatan laporan
menggunakan buku
Personnel merekap laporan secara manual
Pemborosan ATK/buku
3. Metode Belum ada database
standar
Pencatatan laporan masih manual
Pencarian data lama
4 E i t S i li i d t b P il b l h i R k it l i l
4. Enviroment Sosialisasi database
belum optimal
Personil belum memahami program baru
Rekapitulasi laporan terlalu lama
P L A N
LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN
Berdasarkan kesepakatan seluruh personil PKM SISI BILIK, untuk menentukan penyebab masalah dominan yaitu dengan metode Nominal Group Technique (NGT) :
dominan yaitu dengan metode Nominal Group Technique (NGT) :
No Masalah/Personil Proses input tergantung pada personel tertentu Pencatatan laporan menggunakan buku
Belum ada database standar Sosialisasi database belum optimal p 1 Muhammad Zakki 3 3 4 2 2 Ahmad Iqbal 4 3 4 2 3 Nelson 3 2 3 3 4 Andri KR 3 2 4 2 Total 13 10 15 9
No Faktor Penyebab Nilai NGT Prosentase Kumulative
1 Proses input tergantung pada personel tertentu 13 27,65 % 27,65 %
2 Pencatatan laporan menggunakan buku 10 21,3 % 48.95 %
3 Belum ada database standar 15 31,9 % 80,85 %
4 Sosialisasi database belum optimal 9 19,15 % 100 %
47 100%
PARETO CHART DIVISI HUMAS & KEAMANAN
100 00% 100 00% 120.00% 100.00% 68.10% 60 00% 80.00% 100.00% Presentase 31.90% 27.65% 21.30% 19.15% 40.45% 19% 20 00% 40.00% 60.00% Presentase Kumulatif 19% 0.00% 20.00%
Belum ada database standar Proses input tergantung pada personel tertentu
Pencatatan laporan menggunakan buku
Uji Hipotesa Faktor Penyebab Dominan Sistem Informasi Bina Lingkungan di PT KIEC :
NO Faktor Dominan Uji Hipotesa
1 Proses input tergantung pada personel tertentu
Dari sekian banyak data proposal yg masuk dari masyarakat membuat file penyimpanan data menjadi tidak terpusat sehingga menyebabkan
l h d h dil k k l h l
pengolahan data harus dilakukan oleh personel tertentu. 2 Pencatatan laporan
menggunakan buku
Dari permasalahan tidak adanya database pencatatan di komputer membuat banyak file yang tersimpan di buku/manual sehingga menyebabkan penggunaan ATK bertambah banyak.
3 Belum ada database standar
Database pada dasarnya dibuat untuk menampung data-data yang diperlukan dengan beberapa tabel yang berisikan field-field dengan satu primary key yang kemudian terdapat relasi antar tabel satu primary key yang kemudian terdapat relasi antar tabel didalamnya.
Dari data yang ada belum ada database untuk pencatatan data bantuan yang sudah diberikan untuk mempermudah proses pencarian informasi & setiap personil masih melakukan pencatatan manual dibuku besar, hal ini diduga sebagai faktor penyebab lambannya pencarian data informasi.
4 Sosialisasi database belum optimal
program database merupakan mekanisme perlu yang perlu disosialisasikan kepada pihak yang akan memanfaatkan program database tersebut agar kemudahan dalam mengakses data dapat dilak kan dengan baik Sosialisasi pengg naan database dapat dilakukan dengan baik. Sosialisasi penggunaan database dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti dilakukan pelatihan khusus bagi personil tertentu atau dapat dilakukan dengan knowledge sharing dari personil yang sudah mengerti tentang program database kepada personil yang belum mengerti program database.
P L A N
LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN
NO Akar Penyebab Why What Where,When,Who How
NO Akar Penyebab Why What Where,When,Who How
1 Proses input tergantung pada personel tertentu Proses pengolahan data menjadi lama Pendataan tidak konsisten
Divisi Humas & kam, Desember 2012,
Nelson
Membuat program yang bisa di akses oleh setiap personnel yg ada d divisi personel tertentu menjadi lama Nelson personnel yg ada d divisi
humas 2 Pencatatan laporan k Belum ada database yang i Banyak menggunakan ATK
Divisi Humas & Kam, Desember 2012, N l P Bekerjasama dengan Divisi PSP agar P t t d t CSR menggunakan buku menyimpan catatan CSR
ATK Nelson P Pencatatan data CSR menggunakan program
database
3 Belum ada Agar seluruh data Membuat Divisi Humas & Kam, Divisi Humas & Kam 3
database standar g
CSR dapat ditelusuri dengan efektif dan efisien
sistem/software data base CSR yang handal , Divisi PSP, Jan 2013, Nelson P, Aries Pratama bekerjasama dengan Divisi PSP untuk merancang
sistem/software data base sistem/software data base
CSR yang diperlukan 4 Sosialisasi database belum Agar setiap personil mengerti Melakukan pelatihan atau
Divisi Humas & Kam dan Divisi PSP,
Memberikan pengetahuan dasar optimal dan memahami
sistem database CSR knowledge sharing program database CSR Desember 2012, M. Zakki, Aries Pratama tentang pengoperasian dan proses inputisasi data
CSR melalui data base yang telah dibuat yang telah dibuat
180 200 Menentukan Target : 90 0 100 Turun 50 % 0 Sebelum Sesudah
PKM SISI BILIK Bertekad menurunkan waktu Penyajian Data Informasi Bina Lingkungan/CSR sebesar 50% PKM SISI BILIK Bertekad menurunkan waktu Penyajian Data Informasi Bina Lingkungan/CSR sebesar 50%
D O
LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
Tindakan Perbaikan
NO Akar Penyebab Tindakan Perbaikan
Sebelum Sesudah
1 Proses input tergantung pada personel tertentu
Pada saat penginputan data proposal,
format laporan dan penyimpanan data Setiap personnel mengetahui proses hanya diketahui oleh personnel tertentu,
sehingga dapat menghambat proses laporan ketika personnel tersebut berhalangan
pencatatan di database CSR, sehingga lebih efektif dan efisien berhalangan
NO Akar Penyebab Tindakan Perbaikan
Sebelum Sesudah
2 Pencatatan laporan menggunakan buku besar
Dengan menggunakan pencatatan di buku besar dan Excel megakibatkan pendataan proposal dan bantuan CSR membutuhkan banyak file dan ATK
Pencatatan menggunakan program database bina lingkungan sehingga lebih efisien dalam penggunan ATK. membutuhkan banyak file dan ATK
3 Belum ada database Penyimpanan data masih belum Penyimpanan data tersandarisasi standar
y p
terkonsep sehingga pencarian data menjadi lama
y p
sehingga pencarian data lebih cepat
4 Sosialisasi database belum optimal
Personnel kesulitan melakukan proses pendataan CSR
Lebih memudahkan Personnel untyuk melakukan proses pendataan CSR
C H E C K
LANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN
Berikut Ini Adalah Data Perbandingan Aktifitas Sistem Informasi Bina Lingkungan Sebelum Dan Sesudah Perbaikan :
NO KEGIATAN UTAMA SEBELUM SESUDAH
1 Penerimaan Proposal 30 15
2 Input Data 25 10
3 Proses Persetujuan Proposal 40 20
4 Proses Output/laporan 85 45
No QCDSME Sebelum Sesudah
1 Quality Data tersimpan di buku besar Data tersimpan dalam database komputer 2 Cost Menggunakan banyak buku besar dan Melalui sistem komputerisasi penggunaan 2 Cost Menggunakan banyak buku besar dan
kertas untuk membuat laporan menggunakan excell (2 bh buku besar, 2 rim kertas, 4 tinta komputer)
Melalui sistem komputerisasi penggunaan ATK berkurang.
(penggunaan buku besar, kertas berkurang menjadi ½ rim, tinta 1 bh dari + 1,5 jt menjadi +700 rb )
3 Delivery Memakai buku besar dengan waktu 30 Menit untuk membuat laporan.
Menggunakan program database 8 Menit waktu yang dibutuhan untuk penyajian data 4 Moral Proses pembuatan data laporan bina Proses pembuatan data laporan bina 4 Moral Proses pembuatan data laporan bina
lingkungan/CSR berbelit dan menyulitkan karena dilakukan secara manual
Proses pembuatan data laporan bina lingkungan/CSR lebih mudah dan up date karena sudah terdata dalam program database.
l b l h i l h i d b
5 Environment Personnel belum memahami program database bina lingkungan/CSR
Personnel memahami program database bina lingkungan/CSR
A C T I O N
LANGKAH 7 : STANDARISASI
NO Standarisasi PIC
NO Standarisasi
1 Personnel menerima proposal/permohonan bantuan dari Perorangan/LSM/Instansi/Sarana Ibadah atau hasil kunjungan /memo direksi.
Sie Bina Lingkungan
2 Personnel melakukan penyotiran, proposal yang memenuhi syarat dilakukan rechek/verifikasi untuk pemberian bantuan.
Sie Bina Lingkungan
3 Personnel menyiapkan pengajuan dana kepada Direksi, dengan melampirkan proposal permohonan.
Jika tidak diterima proposal diarsip atau dikembalikan kepada pemohon.
Kadis Humas
4 Jika Direksi setuju, personnel menyerahkan pengajuan bantuan sosial yg telah disetujui ke Keuangan untuk dilakukan proses.
Keuangan
5 Personnel mencatat di Database Sistem Informasii Bina Lingkungan/CSR setiap bantuan/sumbangan yang telah diberikan, untuk penerbitan laporan.
7.2 STANDAR HASIL
STANDAR HASIL
Berdasarkan PKM yang telah dilakukan Aktivitas Penyajian Data Sistem Informasi Bina Lingkungan/CSR sebelumnya membutuhkan waktu 180 Menit turun menjadi 90 atau turun sebesar 50%
