Modul III : Business Aplication
Chapter 7 : e-Business Systems
Case 1
: e-discovery Becomes an
Enterprise Solution
Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.CS
Waktu Penyerahan : 24 Maret 2012
Oleh : Dian Lestari Pujiastuti
NIM : P056111131.47
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
i
KATA PENGANTAR
Bagaimana teknologi internet dan bentuk-bentuk Teknologi Informasi (TI) lainnya mendukung proses bisnis, e-commerce, dan pengambilan keputusan bisnis? Modul III: Aplikasi Bisnis, yang terdapat dalam Buku Management Information System edisi 10, karya James A. O'Brien dan George M. Marakas menunjukkan bagaimana suatu aplikasi bisnis dari sistem informasi dilakukan di perusahaan-perusahaan. Modul ini terdiri atas empat Chapter, yaitu: Chapter 7: Sistem
e-Business; Chapter 8: Sistem Bisnis Perusahaan; Chapter 9: Sistem e-Commerce;
dan Chapter 10: Mendukung Pengambilan Keputusan.
Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu menganalisa studi kasus pada case 1 pada Chapter 7. Chapter 7: Sistem e-Business, menguraikan bagaimana sistem informasi mengintegrasikan dan mendukung proses bisnis perusahaan yang luas, sebagaimana juga terhadap fungsi bisnis pemasaran, manufaktur, manajemen sumber daya manusia, akuntansi, dan keuangan. Sedangkan Case 1 pada Chapter 7 berjudul: e-Discovery Becomes and Enterprise Solution, memberikan contoh kasus bagaimana Departemen Keamanan Informasi yang merupakan bagian dari TI perusahaan memiliki fungsi e-discovery dan menggunakannya tidak hanya untuk urusan litigasi, tapi juga untuk kegiatan merger dan akuisisi dan investigasi internal yang diperlukan, misalnya yang dilakukan oleh HR atau keamanan perusahaan.
Akhir kata, puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas karunia-Nya lah kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini dengan baik. Terimakasih kepada Dosen Sistem Informasi Manajemen serta semua pihak yang terlibat dalam penyusunan makalah ini, dan semoga makalah ini bermanfaat bagi pembacanya.
Bogor, 24 Maret 2012
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ii 1. PENDAHULUAN ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Tujuan ... 1 2. TINJAUAN PUSTAKA ... 2 2.1. Definisi E-Business... 22.2. Aplikasi Lintas-Fungsi Perusahaan ... 2
2.3. Arsitektur Aplikasi E-Business ... 3
2.4. Enterprise Application Integration ... 5
2.5. Transaction Procession System ... 6
2.6. Enterprise Collaboration System ... 7
3. STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN ... 8
3.1. E-discovery Menjadi Sebuah Solusi Perusahaan ... 8
3.2. Pertanyaan dan Pembahasan ... 12
4. KESIMPULAN ... 15
1 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Berlawanan dengan pendapat umum, bisnis tidak sama dengan e-commerce. E-bisnis jauh lebih luas cakupannya, melampaui transaksi untuk menandakan penggunaan internet, dalam kombinasi dengan teknologi lain dan bentuk komunikasi elektronik, untuk memungkinkan aktivitas bisnis jenis apa pun.
Bab ini memperkenalkan dunia aplikasi bisnis yang cepat berubah dari teknologi informasi yang semakin terdiri dari apa yang populer disebut aplikasi e-bisnis. Ingat bahwa e-bisnis, istilah yang awalnya diciptakan oleh Lou Gerstner, CEO IBM, merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. E-bisnis ini meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan penjualan, serta pemasaran dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui Internet dan jaringan lainnya.
Dalam bab ini, dibahas beberapa konsep utama dan aplikasi e-bisnis yang berfungsi sebagai dasar untuk lebih mendalami cakupan perusahaan-sistem bisnis seperti manajemen hubungan pelanggan, sumber daya perusahaan perencanaan, dan manajemen rantai pasokan.
Studi kasus dalam makalah ini diharapkan dapat memperkaya pemahaman dalam menciptakan solusi perusahaan melalui aplikasi e-bisnis.
1.2. Tujuan
Tujuan dari pembuatan dari makalah ini adalah untuk memahami tentang penerapan aplikasi e-bisnis dalam menciptakan solusi bagi perusahaan.
2 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Definisi E-business
Menurut O’Brien (2011), E-business ini merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. E-business ini meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan penjualan, serta pemasaran dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui Internet dan jaringan lainnya.
2.2. Aplikasi Lintas-Fungsi Perusahaan
Menurut O’Brien (2011), banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini biasanya melibatkan pemasangan software enterprise resource planning (ERP), manajemen rantai pasokan/supply chain management (SCM), atau manajemen hubungan pelanggan/customer relationship management (CRM).
Banyak perusahaan saat ini yang menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi-fungsi tradisional agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan Teknologi Informasi dalam berbagai sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis.
3 Ilustrasi proses bisnis lintas fungsi yang diterapkan di perusahaan-perusahaan dapat dilihat pada Gambar 1. Bagian-bagian dalam proses bisnis lintas fungsi tersebut diantaranya :
Customer Feedback, Market Research dan Market Test dikelola oleh fungsi marketing;
Market research, component design, product test, product release, product design dan equipment design dikelola oleh fungsi R&D/Engineering;
Proses design, equipment design dan production start dikelola oleh fungsi manufacturing.
Dalam proses ini tergambar bahwa terjadi proses lintas fungsi dimana fungsi yang satu bisa saja diproses oleh fungsi lain misalnya market research diproses oleh bagian marketing dan R&D / Engineering.
Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien yaitu lintas fungsi. Hal ini biasanya dengan melibatkan pemasangan software ERP, SCM atau CRM dari SAP Amerika, People Soft, Oracle dan perusahaan lainnya. Sebagai ganti untuk berfokus pada kebutuhan pemrosesan informasi dari berbagai fungsi bisnis, software seperti ini berfokus untuk mendukung berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam operasional bisnis.
2.3. Arsitektur Aplikasi E-Business
Menurut O’Brien (2011), arsitektur aplikasi e-bisnis merupakan kerangka kerja konseptual yang menjelaskan berbagai komponen dasar, proses, dan interface dari aplikasi e-bisnis utama, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi ini juga menunjukkan berbagai peran yang dimainkan sistem bisnis dalam mendukung pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan perusahaan. Arsitektur aplikasi perusahaan meliputi:
a. ERP/Enterprise Resource Planning
ERP atau disebut sebagai perencanaan sumber daya perusahaan berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi, dan proses keuangannya.
4 b. CRM/Customer Relationship Management
CRM atau disebut sebagai manajemen hubungan pelanggan berfokus atas proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui proses pemasaran, penjualan, dan layanan.
c. PRM/Partner Relationship Management
PRM atau disebut sebagai manajemen hubungan mitra bertujuan untuk mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan dan distribusi produk serta layanan perusahaan.
d. SCM/Supply Chain Management
SCM atau disebut sebagai manajemen rantai pasokan berfokus pada pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
e. KM/Knowledge Management
KM atau disebut sebagai manajemen pengetahuan berfokus untuk memberi para karyawan perusahaan berbagai alat untuk mendukung kerja sama kelompok dan pengambilan keputusan.
Gambar 2. di bawah ini menjelaskan arsitektur aplikasi e-bisnis yang menyajikan gambaran umum tentang berbagai aplikasi lintas fungsi perusahaan yang utama serta saling keterkaitan antar fungsi sesuai penjelasan di atas.
5 2.4. Enterprise Application Integration
Enterprise Application Integration (EAI) atau dikenal dengan integrasi aplikasi perusahaan digunakan oleh banyak perusahaan untuk menghubungkan aplikasi e-bisnis seperti CRM dan ERP. Gambar 3 di bawah menjelaskan tentang software EAI yang memungkinkan para pemakai membuat model berbagai proses bisnis yang dilibatkan dalam interaksi yang harus terjadi antar aplikasi bisnis.
Gambar 3. Enterprise Application Integration
Dengan software EAI bisa menyediakan middleware yang melakukan konversi dan koordinasi data, komunikasi aplikasi dan layanan pesan, serta akses ke berbagai interface aplikasi yang terdapat di dalamnya. Dengan demikian software EAI bisa mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan memungkinkan mereka bertukar data sesuai dengan peraturan dari model proses bisnis yang dikembangkan oleh pemakai.
Lebih jauh, software EAI dapat mengintegrasikan aplikasi kantor depan dan belakang dari perusahaan agar mereka dapat bekerja secara lancar dan terpadu. Sebagai contoh, integrasi kelompok aplikasi perusahaan telah menunjukkan peningkatan secara dramatis respon dan efektifitas call center. Disamping itu, EAI bisa mempersingkat pemrosesan pesanan penjualan agar produk dan jasa dapat diserahkan lebih cepat kepada pelanggan.
6 2.5. Transaction processing systems
Transaction processing systems (TPS) atau transaksi sistem pengolahan
adalah lintas-fungsi sistem informasi yang memproses data yang dihasilkan dari proses terjadinya transaksi bisnis.
Transaksi adalah peristiwa yang terjadi sebagai bagian dari melakukan bisnis, seperti penjualan, pembelian, deposito, penarikan, pengembalian dana, dan pembayaran.
Di dalam transaksi itu sendiri terdapat suatu proses, dimana aktivitas pemrosesan transaksi dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data-data ataupun operasi bisnis (Gambar 4). Dengan demikian, sistem pemrosesan transaksi memainkan peranan penting dalam mendukung operasi perusahaan e-bisnis.
Sistem secara real-time ini bisa menangkap dan memproses transaksi dengan cepat, dan membantu perusahaan memberikan layanan superior kepada para pelanggan dan mitra dagang lainnya. Untuk selanjutnya, kemampuan ini akan menambah nilai bagi produk dan jasa mereka dan bisa menjadi faktor pembeda antara mereka dan para pesaing yang ada.
7 2.6. Enterprise Collaboration System
Enterprise Collaboration System (ECS) atau Sistem Kolaborasi perusahaan, merupakan sistem informasi lintas fungsi untuk meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama diantara para anggota tim bisnis dan kelompok kerja (Gambar 5).
Tujuan dari sistem kerjasama perusahaan ini adalah untuk meningkatkan kerjasama yang lebih mudah, efektif dan efisien dalam berbagai hal, misalnya:
berkomunikasi; berkoordinasi; bekerjasama.
Alat komunikasi elektronik bisa mencakup fasilitas email, voice mail, faksimili, publikasi Web, buletin, penyeantara dan sistem telepon internet. Sementara itu, alat kerjasama konferensi membantu penggunanya untuk berkomunikasi dan bekerjasama dengan tetap bekerja bersama-sama. Alat dan fasilitas ini meliputi konferensi video, sistem perbincangan dan forum diskusi. Terakhir, alat manajemen kegiatan kerja sama, dapat membantu penggunanya untuk menyelesaikan atau mengelola aktivitas kelompok kerja. Kelompok fasilitas ini meliputi alat pembuatan kalender atau jadwal, manajemen proyek dan penugasan, sistem aliran kerja serta alat manajemen pengetahuan (knowledge management). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram di bawah ini (Gambar 5).
8 3. STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN
3.1. E-Dicovery Menjadi Solusi Perusahaan
Ketika Jonathan Chow, kepala keamanan informasi di NBC Universal menyadari bahwa layanan yang disediakan departemennya mengalami peningkatan permintaan, itu belum tentu berarti sesuatu yang bagus. Menurutnya, permintaan untuk layanan e-discovery telah meningkat 30-50% per tahun di awal dan di pertengahan dekade terakhir. Dan dia melihat peningkatan dramatis dalam jumlah jam yang dibelanjakan untuk mendukung layanan e-discovery, saat departemennya mengumpulkan dan memilah data-data yang disimpan secara elektronik yang dibutuhkan oleh staf hukum perusahaan.
Departemen keamanan informasi, bagian dari TI perusahaan, memiliki fungsi e-discovery dan menggunakannya tidak hanya untuk urusan litigasi, jelas Chow, tapi juga untuk kegiatan merger dan akuisisi dan investigasi internal yang diperlukan, misalnya yang dilakukan oleh HR atau keamanan perusahaan. “Kita terbiasa untuk menangani permintaan-permintaan tersebut secara ad hoc, tapi sejalan dengan meningkatnya jumlah permintaan e-discovery, kegiatan ini menjadi jauh lebih besar dan membutuhkan manajemen intensif terhadap waktu, sumber daya dan proses,” katanya lewat e mail. ”Sebenarnya e-discovery dapat dilakukan dengan lebih murah bila dilakukan secara in-house dengan asumsi kita dapat menemukan solusi terbaik untuk mendukung prosesnya.” Jadi Chow beralih ke e-discovery in-house pada tahun 2007.
Discovery adalah bagian dari proses pretrial dalam sebuah kasus hukum di mana kedua pihak membutuhkan informasi data dan dokumen dari masing-masing pihak dalam usaha menemukan fakta yang berkaitan dengan kasusnya. Discovery elektronik adalah bagian dari proses hukum yang merujuk pada informasi apa pun yang di simpan secara elektronik. Beberapa faktor yang mendorong timbulnya trend untuk meng-in-house kan fungsi e-discovery, termasuk kemungkinan meningkatnya tuntutan hukum, investigasi, penyelidikan, juga tingginya biaya untuk meng outsource-kannya. Apa pun sebabnya, kecenderungan ini berarti bahwa departemen-departemen TI saat ini telah mengimplementasikan dan memelihara sistem dan dalam beberapa kasus mengelola dan mencarinya sendiri.
9 “Satu dekade yang lalu, e-discovery masih belum umum, jadi perusahaan-perusahaan tidak perlu melakukannya secara rutin. Mereka tidak akrab dengannya, mereka tidak punya staf khusus untuk itu, mereka juga tidak menginginkannya, karena itu bukanlah sesuatu yang sering terjadi,” jelas Brian Babineau, seorang konsultan analis di ESG. “Sekarang hal ini menjadi mainstream. Sekarang semua kegiatan hukum atau pembuatan peraturan membutuhkan informasi yang tersimpan secara elektrik, dan karena frekuensinya dan karena sudah menjadi proses standar dalam bisnis, itu sekarang jadi masuk akal untuk mengevaluasi apakah anda harus menyediakan staf khusus untuk itu dan membuat kompetensi tentangnya secara internal,” jelasnya.
Hal ini adalah imbas dari perubahan Peraturan Federal dalam Prosedur Sipil yang dibuat pada tahun 1930 untuk mengatur tuntutan sipil, kata John Bace seorang analis Gartner. Aturan itu diupdate pada tahun 2006 agar lebih mencakup rekaman-rekaman elektrik dalam e-discovery, sebuah proses di mana pihak-pihak yang terlibat dalam urusan hukum membutuhkan informasi. Sedangkan menurut Chow dari NBC Universal, sebuah analisis menunjukkan bahwa perusahaannya, yang telah menggunakan kombinasi antara layanan internal dan eksternal, mampu untuk terbukti lebih efisien dengan cara in-house. NBC Universal menggunakan platform e-discovery dari Clearwell untuk mengumpulkan data dan melakukan pemilahan awal, yang membuatnya mampu menghandle 100% dari fase awal kebutuhan e-discovery sebelum menyerahkannya kepada pengacara untuk direview, kata Chow.”Jadi untuk tim saya, keputusan untuk membawa e-discovery in-house adalah soal efisiensi,” tambahnya.
Michael Royer seorang direktur TI di perusahaan hiburan global yang menolak disebutkan namanya, mengingat hari-hari awal elektronik discovery, sekitar sepuluh tahun yang lalu, saat pengacara perusahaannya akan “mendatangi orang TI untuk mencari sebuah e-mail”.”Respon standar dari orang TI adalah, kami tidak bisa melakukan itu”, katanya. Sistem kala itu tidak dirancang untuk melakukan pencarian, katanya, atau tidak ada aturan yang mengatur permintaan semacam itu. Setiap permintaan menjadi sebuah dialog baru dengan HR atau dengan orang hukum atau siapa pun yang mengajukan permohonan itu karena semuanya terpisah satu sama lain.
10 Sebagai hasilnya bos Royer sering menyewa layanan untuk mencari data elektronik yang dibutuhkan – sebuah pilihan yang mahal. Tahun 2005, Royer bilang, TI menyadari bahwa mereka harus mengambil alih layanan ini karena ingin menghilangkan apa yang disebutnya biaya konyol dalam melakukan fungsi e-discovery secara outsource.
“Kita harus mencari cara untuk mempunyai layanan TI yang lebih baik untuk mengurangi bocoran data, untuk melihat seberapa banyak putaran review yang bisa kita lakukan in-house melalui tim legal kita sebelum menyerahkannya untuk konsultasikan ke luar,” katanya. “Itu adalah inisiatif TI untuk mengatakan ‘kita harus melakukan ini untuk memotong pengeluaran kita.”
Royer mengatakan bahwa implementasi TI berfokus pada memberi kemampuan tim hukum perusahaan untuk mencari dan menyimpan e-mail. Sebuah penyimpanan mencegah data agar tidak dipindah dalam penyimpanan jangka panjang. Sekarang setelah itu dilakukan, TI berencana untuk menambahkan berbagai fitur agar depertemen hukum dapat melakukan pencarian e-discovery dan menyimpan sumber-sumber data dan penampungan, seperti server file dan pita backup.
Royer tidak bisa mengungkap jumlahnya, tapi dia katakan bahwa dengan membawa sebagian fungsi e-discovery in-house dapat mengurangi jumlah materi yang harus diberikan kepada pihak luar untuk direview. Faktanya dia katakan itu dapat menghemat “lebih dari 75% dari masalah-masalah litigasi yang muncul setelah implementasi. Masalah-masalah tersebut muncul dalam 6 bulan setelah melaksanakan dan biaya yang sudah dihemat sudah mencapai 300 persen ROI dalam time frame yang sama.
Fenomena dibawanya e-discovery in-house juga berkaitan dengan meluasnya definisi pemahaman perusahaan-perusahaan atas e-discovery, kata Jonathan Gossels, presiden dan ceo dari System Expert Corp., sebuah firma konsultasi keamanan di Sudbury, Massachuset. Perusahaan sekarang menyadari bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk mencari rekaman-rekaman elektronik tidak hanya untuk merespon aksi hukum, katanya. Mereka juga membutuhkannya untuk urusan pembuatan aturan dan penyelidikan dan untuk investigasi-investigasi internal mereka sendiri, misalnya seperti kemungkinan bocornya keamanan atau pelanggaran personel.
11 “Itu yang membuat ini masuk akal untuk membawanya in-house. Itu adalah pengakuan yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnisnya sehari-hari”, kata Gossel, menggarisbawahi bahwa para konsumen semakin mendefinisikan fungsi ini sebagai “investigasi dan discovery”.
Faktanya banyak perusahaan masih membutuhkan penanganan yang baik terhadap pengaturan informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-discovery yang mereka harus miliki, tambah Gossel. Pengaturan merujuk pada proses, prosedur-prosedur, dan kebijakan-kebijakan yang ada yang menyatakan informasi apa yang disimpan perusahaan, di mana dan bagaimana informasi tersebut di simpan, dan kapan harus dihapus. Debra Logan seorang analis Gartner mengatakan kemungkinan kurang dari 10 persen perusahaan melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi – dan bahkan perusahaan-perusahaan tersebut tidak melakukannya dengan komprehensif seperti seharusnya.
Kasus pada poin ini: Microsoft. Joe Banks, manajer program litigasi di Microsoft, mengatakan bahwa perusahaan mulai mengamati lebih dekat pada biaya litigasi selama dua tahun terakhir dan menemukan bahwa “discovery terlalu mahal, dan cenderung akan terus meningkat. Jadi kami ingin menemukan cara untuk mengurangi biaya”.
Sebagai hasilnya, Banks mengatakan, Microsoft berinvestasi pada software e-discovery. (Banks menolak menyebutkan nama produk untuk dipublikasikan namun mengatakan itu bukan berasal dari Microsoft). Dia mengatakan bahwa meskipun dia tidak melihat suatu produk yang menyediakan solusi end-to-end, perkembangan teknologi beberapa tahun terakhir telah membuat membawa e-discovery in-house lebih memberikan keuntungan bagi perusahaan seperti miliknya.
Banks mengatakan Microsoft telah memulai untuk menggunakan proses e-discovery secara internal. Perusahaan melakukan minimisasi data miliknya, yang dipilah melalui data mentah menggunakan parameter pencarian yang spesifik; volume data yang sudah tereduksi tersebut kemudian dapat di alihkan kepada pengacara untuk direview. Banks mengatakan ia berharap Microsoft meningkatkan persentase pemilahan yang dilakukannya secara internal dan, sebagaimana teknologi meningkat, kemungkinan membawa beberapa proses review in-house juga.
12 Kemajuan teknologi telah membantu perusahaan lebih efisien untuk melakukan banyak pencarian in-house, Banks mengatakan, bagi Microsoft dan bagi semuanya. “Dan ketika anda mengkombinasikan dengan faktor ekonomi dua tahun terakhir, di mana orang-orang terpaksa mencari cara untuk mengurangi biaya, hal ini hanya sebuah titik perubahan alami bagi perusahaan untuk menguji kembali model yang sudah usang.”
3.2. Pertanyaan dan Pembahasan
1. Apa makna perpindahan dari e-discovery melalui outsource menjadi in-house sebagai sebuah solusi perusahaan bagi suatu organisasi? Apa kualifikasi atau pengalaman menurut Anda yang harus dimiliki seorang TI profesional untuk menciptakan solusi perusahaan? Dukung jawaban Anda dengan contoh pada kasus.
Membawa sebagian fungsi e-discovery in-house dapat mengurangi jumlah materi yang harus diberikan kepada pihak luar untuk direview. Michael Royer seorang direktur TI di perusahaan hiburan global mengatakan, faktanya itu dapat menghemat “lebih dari 75% dari masalah-masalah litigasi yang muncul setelah implementasi”. Masalah-masalah tersebut muncul dalam 6 bulan setelah melaksanakan dan biaya yang sudah dihemat sudah mencapai 300 persen ROI dalam time frame yang sama.
Fenomena dibawanya e-discovery in-house juga berkaitan dengan meluasnya definisi pemahaman perusahaan-perusahaan atas e-discovery, kata Jonathan Gossels, presiden dan ceo dari System Expert Corp., sebuah firma konsultasi keamanan di Sudbury, Massachuset. Perusahaan sekarang menyadari bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk mencari rekaman-rekaman elektronik tidak hanya untuk merespon aksi hukum, katanya. Mereka juga membutuhkannya untuk urusan pembuatan aturan dan penyelidikan dan untuk investigasi-investigasi internal mereka sendiri, misalnya seperti kemungkinan bocornya keamanan atau pelanggaran personel.
Kualifikasi yang harus dimiliki seorang TI profesional untuk menciptakan solusi perusahaan adalah harus bisa mengintegrasikan lintas-fungsi pada sistem
13
perusahaan yang melintasi batas-batas fungsi bisnis tradisional dengan tujuan merangka ulang dan meningkatkan proses bisnis penting di seluruh perusahaan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
2. Pertimbangkan perusahaan yang berbeda yang disebutkan pada kasus dan pengalaman mereka dengan arsitektur perusahaan. Apakah pendekatan ini kelihatannya bekerja lebih baik pada jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lainnya? Kenapa atau kenapa tidak?
Ya, melakukan e-discovery secara inhouse akan bekerja lebih baik pada jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lain, karena faktanya banyak perusahaan masih membutuhkan penanganan yang baik terhadap pengaturan informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-discovery yang mereka harus miliki. Pengaturan merujuk pada proses, prosedur-prosedur, dan kebijakan-kebijakan yang ada yang menyatakan informasi apa yang disimpan perusahaan, di mana dan bagaimana informasi tersebut di simpan, dan kapan harus dihapus.
Debra Logan seorang analis Gartner mengatakan kemungkinan kurang dari 10 persen perusahaan melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi – dan bahkan perusahaan-perusahaan tersebut tidak melakukannya dengan komprehensif seperti seharusnya.
3. Apa nilai yang bisa dipelajari dari perusahaan yang mengadopsi enterprise-wide solutions? Dapatkah Anda melihat adanya kerugian? Diskusikan.
Dengan mengadopsi enterprise-wide-solution perusahaan dapat mewujudkan kesuksesan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam proses bisnisnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan maka daya saing perusahaan pun menjadi semakin meningkat. Data yang
14 terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.
Sebuah enterprise-wide solution memberikan solusi bagi seluruh bagian perusahaan, bukan hanya bagi salah satu departemen atau divisi. Keuntungannya adalah solusi tersebut dapat memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan (Rehm, 2003). Selain itu keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan enterprise-wide-solution dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah:
Otomasi proses bisnis, seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari konsumen hingga proses pengiriman dan penagihan pembayaran order.
Single point of information, semisal karyawan ketika berhadapan dengan pelanggan memiliki informasi (berdasarkan transaksi secara historis) yang cukup untuk mendeliver kebutuhan dari pelanggannya. Histori ini dapat dijadikan pegangan oleh bagian pembelian untuk melakukan perencanaan pembelian, dan seterusnya.
Efisiensi yang tinggi, semisal pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat kecepatan pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya operasional, dan lain sebagainya.
Sedangkan kerugian atau kelemahan dari enterprise-wide-solution antara lain sebagai berikut:
Implementasinya sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
Biaya implementasi yang sangat mahal.
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan enterprise-wide-solution tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
15 4. KESIMPULAN
E-business merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya.
Arsitektur aplikasi e-business merupakan kerangka kerja konseptual yang menjelaskan berbagai komponen dasar, proses, dan interface dari aplikasi e-business utama, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi perusahaan meliputi ERP/Enterprise Resource Planning, CRM/Customer Relationship Management, PRM/Partner Relationship Management, SCM/Supply Chain Management, dan KM/Knowledge Management.
Aplikasi ini dihubungkan oleh sistem Enterprise Application Integration (EAI) sehingga bisnis profesional dapat lebih mudah mengakses sumber daya informasi yang mereka butuhkan untuk mendukung kebutuhan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. Dan Enterprise Collaboration Systems (ECS) adalah sistem lintas fungsional yang mendukung dan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara tim dan kelompok kerja dalam organisasi.
Studi kasus di atas menggambarkan penerapan e-discovery sebagai salah satu penerapan e-business, Dapat disimpulkan bahwa dengan fungsi e-discovery yang dilakukan secara in-house dapat menciptakan efisiensi sekaligus menjaga kerahasiaan dan keamanan perusahaan.
Namun sepertinya penerapan e-discovery secara in-house bekerja lebih baik pada jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lainnya. Hal ini dikarenakan diperlukan penanganan yang baik terhadap pengaturan informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-discovery yang mereka harus miliki, sedangkan diperkiraan baru 10 persen perusahaan yang melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi.
Dengan mengadopsi enterprise-wide-solution, suatu perusahaan dapat menciptakan solusi bagi seluruh bagian perusahaan, bukan hanya bagi salah satu departemen atau divisi.
16
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. “Management Information Systems, 10th Edition”. McGraw-Hill/ Irwin, New York.
Rehm, Clay. 2003. “Please give me a definition of an enterprise-wide solution”. http://www.information-management.com/news/6562-1.html. Diakses pada 2 Maret 2012.
