BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisa Sistem Berjalan
Pada saat ini PT. Docotel Teknologi adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi, perusahaan sering mendapatkan proyek-proyek dimana proyek tersebut harus diselesaikan dengan waktu yang telah ditentukan ataupun lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan. Hal ini membuat pegawai membutuhkan waktu lebih atau lembur untuk menyelesaikan proyek dengan tepat atau lebih cepat dari waktu yang ditentukan. Untuk melakukan lembur, pegawai harus mengajukan diri untuk melakukan lembur kepada manajer. Proses pengajuan lembur di PT. Docotel Teknologi masih bersifat konvensional, berikut Analisa sistem lama yang berjalan:
Pegawai meminta formulir pengajuan lembur ke manajer Pegawai mengisi lalu mengembalikan kembali ke manajer Manajer memeriksa formulir yang telah diisi
Manajer menerima atau menolak pengajuan lembur pegawai.
Seiring berjalannya waktu, perusahaan ingin meningkatkan kinerja perusahaan dengan salah satunya membuat proses lembur lebih cepat dan tidak memakan biaya untuk mencetak formulir pengajuan, maka dibutuhkan aplikasi yang dapat membantu proses lembur.
3.2. Sistem Yang Sedang Berjalan
Dari analisa sistem diatas dapat digambarkan sebuah proses sistem lembur yang terjadi, berikut proses sistem lembur yang terjadi.
1. Pegawai meminta form lembur ke manajer untuk pengajuan lembur. 2. Manajer menyiapkan form lembur.
3. Manajer memberika form lembur ke pegawai yang meminta. 4. Pegawai mengisi form lembur yang diberikan.
5. Pegawai menyerahkan form lembur yang sudah diisi ke manajer 6. Manajer menerima form lembur dari pegawai.
7. Manajer memeriksa form lembur yang sudah diisikan pegawai.
8. Setelah memeriksa manajer akan memutuskan untuk menyetujui atau tidak pengajuan lembur.
9. Jika manajer tidak menyetujui form lembur akan dikembalikan ke pegawai
10. Manajer menyetujui form lembur 11. Pegawai melakukan lembur. 3.3. Analisa Masalah
Dengan proses lembur seperti diatas banyak sekali permasalahan yang dapat ditimbulkan, seperti:
Pegawai harus menemui manajer untuk mengambil formulir pengajuan. Manajer tidak selalu berada ditempatnya.
Tidak tersediannya formulir saat pegawai ingin mengajukan lembur karna persediaan habis, sehingga pegawai harus menunggu sampai tersedia. 3.4. Penyelesaian Masalah
Proses lembur yang cepat dan efektif merupakan hal yang penting maka diperlukan membuat suatu perangkat lunak atau aplikasi yang dapat membantu proses lembur.
Hal ini didapati setelah menganalisa sistem dan menganalisa masalah, berdasarkan Analisa tersebut maka ada beberapa hal yang perlu diperbaiki terhadap sistem yang ada, yaitu:
Merancang dan membuat perangkat lunak mobile yang dapat digunakan untuk mengajukan lembur bagi pegawai dan menerima atau menolak pengajuan lembur untuk manajer
3.5. Perancangan Sistem
Dalam merancang sistem yang baru dalam bentuk perangkat lunak mobile digunakan use case diagram, activity diagram dan sequence diagram untuk memodelkan rancangan sistem.
3.5.1. Use Case Diagram
Gambar 3.1 Use Case Diagram Rancangan Sistem Tabel 3.1. Use Case Diagram login.
Nama Use Case Use Case Diagram login
Aktor Pegawai dan Manajer
Deskripsi Singkat Pegawai dan manajer login untuk mendapatkan hak akses kedalam aplikasi
Tabel 3.2. Use Case Diagram membuat pengajuan lembur.
Aktor Pegawai
Deskripsi Singkat Pegawai membuat pengajuan lembur untuk melakukan kegiatan lembur
Tabel 3.3. Use Case Diagram verifikasi pengajuan lembur.
Nama Use Case Use Case Diagram verifikasi pengajuan lembur
Aktor Manajer
Deskripsi Singkat Manajer memeriksa data pengajuan lembur yang dibuat pegawai untuk diverifikasi apakah aplikasi diterima atau ditolak. membuat pengajuan lembur untuk melakukan kegiatan lembur.
Tabel 3.4. Use Case Diagram melihat laporan lembur.
Nama Use Case Use Case Diagram melihat laporan lembur
Aktor Manajer
Deskripsi Singkat Manajer melihat data pengajuan lembur yang dibuat pegawai dalam bentuk sebuah laporan, sehingga manajer dapat mengetahui pegawai yang telah mengajukan lembur dalam kurun waktu tertentu.
Tabel 3.5. Use Case Diagram memilih menu dalam aplikasi
Nama Use Case Use Case Diagram memilih menu dalam aplikasi
Aktor Pegawai dan Manajer
Deskripsi Singkat Pegawai dan Manajer dapat memilih menu-menu yang terdapat dalam aplikasi.
3.5.2. Activity Diagram
Gambar 3.2. Activity Diagram Login Pegawai
Gambar 3.3. Activity Diagram Login Manajer Tabel 3.6. Activity Diagram Login
Nama Activity Activity Diagram Login
Deskripsi Singkat Pegawai atau Manajer memasuki halaman login lalu mengisikan informasi username dan password, kemudian username dan password divalidasi bila hasilnya valid, aplikasi akan menampilkan menu utama aplikasi bila tidak valid akan diminta untuk mengisi username dan password.
Gambar 3.4 Activity Diagram Membuat Pengajuan Lembur Tabel 3.7. Activity Diagram membuat pengajuan lembur.
Nama Activity Activity Diagram membuat pengajuan lembur.
Deskripsi Singkat Pegawai memilih menu overtime kemudian aplikasi akan menampilkan tampilan overtime list dimana di tampilan tersebut terdapat button untuk membuat pengajuan lembur, pegawai mengisi data yang diperlukan untuk mengajukan lembur, data yang diperlukan berupa:
- Data tanggal untuk melakukan lembur. - Jam mulai dan jam selesai lembur. - Proyek yang dikerjakan saat lembur.
- Menentukan apakah kegitatan lembur dilakukan di hari libur Nasional atau tidak.
setelah semua diisi pegawai memilih menambah pengajuan, lalu sistem akan memeriksa kelengkapan data, bila semua data sudah diisikan dan benar maka pengajuan dimuat.
Gambar 3.5 Activity Diagram Verifikasi Pengajuan Lembur Tabel 3.8. Activity Diagram verifikasi pengajuan lembur.
Deskripsi Singkat Manajer memilih menu overtime kemudian aplikasi akan menampilkan tampilan overtime list dimana di tampilan tersebut terdapat daftar-daftar pegawai yang mengajukan lembur yang dibagi waktu tertentu, manajer memilih pengajuan pegawai yang ingin diverifikasi, manajer melakukan verifikasi dengan mempertimbangan data yang diisikan oleh pegawai, setelah manajer mengverifikasi pengajuan, aplikasi akan menampilkan hasil verifikasi bahwa pengajuan diterima atau ditolak
Tabel 3.9. Activity Diagram melihat laporan pengajuan embur
Nama Activity Activity Diagram melihat laporan pengajuan lembur Deskripsi Singkat Manajer memilih menu overtime kemudia aplikasi
akan menampilkan tampilan overtime list dimana di tampilan tersebut terdapat tombol laporan, bila memilih tombol laporan akan menampilkan tampilan untuk menentukan waktu melihat laporan yang diinginkan, manajer memasukan waktu awal dan waktu akhir, bila manajer tidak ingin melihat laporan dapat memilih cancel, bila manajer ingin melihat maka pilih ok, aplikasi akan menampilkan laporan pengajuan yang ada dalam waktu yang telah ditentukan
3.6. Perancangan Basis Data
Dalam perancangan aplikasi ini database terdiri dari beberapa tabel-tabel yang akan digunakan untuk membangun mobile aplikasi lembur, seperti gambar dibawah
3.7. Perancangan Antarmuka.
3.7.1. Perancangan Keseluruhan Antarmuka.
Perancangan keseluruhan tampilan dibutuhkan untuk mengimplementasi perangkat lunak mobile yang akan dirancang. Perancangan secara keseluruhan ini dbuat untuk memberikan kemudahan dalam merancang tampilan lainnya.
Gambar 3.8. Perancangan Keseluruhan Tampilan 3.7.2. Perancangan Antarmuka sistem.
Antarmuka sistem merupakan tampilan dimana pengguna berinteraksi dengan sistem. Tujuan perncangan antarmuka sistem adalah untuk menggambarkan sistem yang akan dibuat serta untuk memungkinkan pengguna sistem dapat menjalan sistem dengan baik. Berikut adalah perancangan antarmuka untuk mobile aplikasi lembur.
3.7.2.1. Perancangan Antarmuka splashscreen
Perancangan antarmuka splashscren merupakan tampilan awal bertujuan untuk memeriksa apakah dalam aplikasi sudah ada hak akses dari pengguna atau tidak.
Bila dalam keadaan ada pengguna yang memakai maka setelah tampilan splashscreen akan menuju ke tampilan menu aplikasi, bila tidak ada pengguna yang ada maka setelah tampilan splashscreen akan menuju ke tampilan menu login. Proses untuk memeriksa berjalan secara background sehingga yang ditampilkan hanya logo perusahaan.
Gambar 3.9. Rancangan Antarmuka Splashscreen 3.7.2.2. Perancangan Antarmuka Login
Perancangan antarmuka login bertujuan untuk memberikan hak akses bagi pengguna yang akan menjalankan aplikasi ini. Semua pengguna harus login terlebih dahulu dengan cara mengetikkan username dan password.
3.7.2.3. Perancangan Antarmuka Menu
Perancangan antarmuka menu bertujuan untuk menampilkan menu-menu yang berada pada aplikasi sehingga pengguna akan memilih menu untuk memenuhi kebutuhannya.
Gambar 3.11. Rancangan Antarmuka Menu 3.7.2.4. Perancangan Antarmuka Menu Overtime
Perancangan antarmuka menu overtime bertujuan untuk menampilkan overtime list yang mana berisikan data pegawai – pegawai yang sudah mengajukan lembur dalam bagian waktu tertentu. Tampilan ini juga terdapat menu untuk mengajukan lembur bagi pegawai dan manajer, menentukan pengajuan lembur untuk diterima atau ditolak dan dapat melihat laporan lembur yang dilakukan pegawai yang dapat dilihat dari waktu yang ditentukan.
Gambar 3.12. Rancangan Menu Overtime
Gambar 3.13. Rancangan Menu Membuat Pengajuan Lembur
Gambar 3.14. Rancangan Persetujuan Pengajuan Lembur
Gambar 3.16. Rancangan Menampilkan Laporan 3.7.2.5. Perancangan Menu Antarmuka Department
Perancangan antarmuka menu department bertujuan untuk menampilkan informasi daftar departemen-departemen yang berada pada perusahaan.
Gambar 3.17. Rancangan Menampilkan Daftar Department 3.7.2.6. Perancangan Menu Antarmuka Employee
Perancangan antarmuka menu Employee bertujuan untuk menampilkan informasi daftar pegawai-pegawai yang bekerja pada perusahaan. Bila memilih salah satu dari daftar pegawai yang ditampilkan maka akan diteruskan ke tampilan detail dari pegawai yang dipilih.
.
Gambar 3.18. Rancagan Menampilkan Daftar Pegawai
Gambar 3.19. Rancagan Menampilkan Detail Pegawai 3.7.2.7. Perancangan Menu Antarmuka Client
Perancangan antarmuka menu client bertujuan untuk menampilkan informasi daftar yang sudah pernah menjadi client perusahaan.
3.7.2.8. Perancangan Menu Antarmuka Project
Perancangan antarmuka menu project bertujuan untuk menampilkan informasi daftar-daftar project yang telah dikerjakan atau sedang dikerjakan dalam perusahaan. Bila memilih salah satu dari daftar project yang ditampilkan maka akan diteruskan ke tampilan detail dari project yang dipilih.
Gambar 3.21. Rancagan Menampilkan Daftar Project
Gambar 3.22 Rancagan Menampilkan Detail Project 3.7.2.9. Perancangan Menu Antarmuka Company
Perancangan antarmuka menu company bertujuan untuk menampilkan informasi daftar company yang berada pada perusahaan.
