18
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini pada bagian konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya, ditemukan masih banyak cara kinerja dari pihak konseling yang masih dikerjakan secara manual, diantaranya pencatatan data mahasiswa hingga mencari data tersebut untuk dikelolah lebih lanjut oleh konselor.
Mengacu pada permasalahan yang ada pada bagian konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya membutuhkan aplikasi yang dapat menangani pencatatan data mahasiswa baru dengan membuat sebuah aplikasi pencatatan data mahasiswa baru diharapkan masalah seperti pencatatan sampai dengan pencarian beserta pembuatan laporan data mahasiswa bisa tertangani dengan mudah dan cepat.
Document Flow dibawah ini menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya.
Gambar 4.1 Document flow pencatatan data mahasiswa 4.2 Perancangan Sistem
4.2.1 Hirarki Proses
Hirarki proses menggambarkan proses secara berurutan untuk mencapai tujuan dari pembuatan sistem.
0 Aplikasi Pencatatan data Mahasiswa 1.1 Pengisian Data Mahasiswa 1.2 Lihat Data Mahasiswa 1.3.1 Laporan Informasi Mahasiswa 1.3 Pencarian data mahasiswa
Gambar 4.2 Hirarki Proses
Mahasiswa Konselor START Formulir Data Mahasiswa Mahasiswa Mengisi data Mahasiswa Data Mahasiswa SELESAI
Apa data Pribadi Anda sudah diisi dengan benar ?
Ya
Tidak
Cetak Data Mahasiswa
4.2.2 Sistem Flow
4.2.2.1 Sistem Flow Pengisian form data Mahasiswa
START
INPUT User Login Mahasiswa MENGISI FORM MAHASISWA Data Mahas is w a Selesai Mahasiswa Lihat Data Mahasiswa Data L ogin
Gambar 4.3 System flow Pengisian form data mahasiswa
Dalam System flow pencatatan mahasiswa ini diakses sendiri oleh mahasiswa melalui website yang telah dibuat oleh konseling. Mahasiswa mengisi form yang telah disediakan pihak konseling yang terdapat di internet, kemudian disimpan kedalam database.
4.2.2.2 System Flow melihat data dan mengubah data mahasiswa
Dalam Sistem flow dibawah ini, memiliki proses melihat data dan mengubah data mahasiswa. Mahasiswa dapat melihat data sudah yang telah terisi beserta dapat mengubah data tersebut.
Gambar 4.4 System flow melihat data dan mengubah data mahasiswa
4.2.2.3 System flow mencari data mahasiswa
Gambar 4.5 System Flow pencarian data mahasiswa
Pada Sisflow diatas, konselor diharuskan masuk kedalam aplikasi dengan login sebagai konselor, kemudian konselor bisa mencari data sesuai dengan
KONSELOR
Start
INPUT LOGIN USER
Mencari data Mahasiswa Berdasarkan
kategori
Data Mahasiswa
Print Data Mahasiswa Data Mahasiswa
Selesai D ata M ah as is w a Lo gi n U se r MAHASISWA START INPUT LOGIN MAHASISWA Da ta M ah as is w a Data Mahasiswa EDIT DATA MAHASISWA SELESAI Data Benar? Tidak Ya Da ta Lo gi n Us er
kategori yang diinginkan, setelah konselor menemukan data yang dicari konselor dapat melihat data dari mahasiswa tersebut jika dirasa data tersebut ingin dicetak konselor dapat mencetak data tersebut.
4.2.2.4 System flow pendaftaran login untuk mahasiswa
Gambar 4.6 System Flow Pendaftaran Login untuk mahasiswa
Pada Sisflow diatas, mahasiswa diharuskan mendaftarkan dirinya kedalam aplikasi yang telah dibuat untuk masuk kedalam aplikasi, untuk pengguna mahasiswa Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya mereka akan menerima privillage atau hak akses yang berbeda setelah melakukan login. mahasiswa akan memiliki fitur input data mahasiswa, simpan data mahasiswa dan edit data mahasiswa.
MAHASISWA Mulai Input Login Ada? Ke ter ang an ma has isw a No Edit Data Selesai Ya Tampil Data Entry Data Update? Ya Simpan Benar? Ya No No
4.2.2.5 System flow pendaftaran login untuk konselor Mulai Input Login Ada? Kete rangan mahas iswa No Update Data Selesai Ya Tampil Data Update? Ya Benar? Ya No Daftar Cetak Benar? Ya No Tampil Data Kete rangan mahas iswa KONSELOR A A
Gambar 4.7 system flow pendaftaran login untuk konselor
Pada Sisflow diatas, konselor diharuskan mendaftarkan dirinya kedalam aplikasi yang telah dibuat untuk masuk kedalam aplikasi, untuk konselor akan menerima privillage atau hak akses yang berbeda setelah melakukan login, konselor akan dapat mengakses fitur edit data mahasiswa, pencarian data dan lihat data.
4.2.3 CDM dan PDM
4.2.3.1 Conceptual data Model (CDM)
I D_TEMPAT_T I_G G AL = ID_TEMPAT_T I_G G AL
_I M = _I M
I D_O RTU = I D_O RT U
_I M = _I M
_I M = _I M
_I M = _I M _I M = _I M
KETERA_GA__MAHASISWA _IM varc har(12) _AMA_SISWA varc har(25) TEM PAT_LAHIR varc har(25) TA_GGAL_LAHIR date JE_IS_KELAM I_ varc har(15) KEWARGA_EGARAA_ varc har(25) AGAM A varc har(15) A_AK_KE varc har(15) JM L_SAUDARA_TIRI integ er JM L_SAUDARA_KA_DU_G integ er HOBI varc har(25) HAL_YA_G_DISUKAI varc har(50) HAL_YA_G_DIBE_CI varc har(50) ID_ORTU integ er ID_TEM PAT_TI_GGAL integ er DESKRIPSI_DIRI varc har(50) KETERA_GA__ORTU
ID_ORTU integ er _IM varc har(12) _AMA varc har(50) ALAMAT_ORTU varc har(50) TEM PAT_LAHIR varc har(25) TA_GGAL_LAHIR date AGAM A varc har(15) KEWARGA_EGARAA_ varc har(25) PE_DIDIKA_ varc har(15) PEKERJAA_ varc har(25) PE_GHASILA_ integ er ALAMAT_KERJA varc har(50) KO_DISI varc har(25) STATUS varc har(25)
BAKAT ID_BAKAT integ er BAKAT varc har(25) PRESTASI varc har(25) _IM varc har(12)
KETERA_GA__TEM PAT_TI_GGAL ID_TEM PAT_TI_GGAL integ er ALAMAT varc har(25) _O_TLP varc har(12) TI_GGAL_DE_GA_ varc har(25) JARAK integ er STATUS varc har(25)
KETERA_GA__KESEHATA_ ID_KESEHATA_ integ er GOLO_GA__DARAH varc har(15) RIWAYAT_PE_YAKIT varc har(25) KELAI_A_ varc har(25) TI_GGI integ er BADA_ integ er _IM varc har(12)
KETERA_GA__PE_DIDIKA_ ID_PE_DIDIKA_ integ er LULUSA_ varc har(25) LAMA_BELAJAR integ er ASAL_SEKOLAH varc har(25) ALASA_ varc har(50) _IM varc har(12) HOBI
ID_KEGEMARA_ integ er KETERA_GA_ varc har(25) _IM varc har(12)
Gambar 4.8 Coneptual Data Model (CDM) data mahasiswa
CDM data mahasiswa ini terdiri dari beberapa tabel yang saling terintegrasi satu dengan yang lain, hubungan antar tabel seperti one to one hingga many to many terdapat pada CDM ini.
4.2.3.2 Physical Data Model
PDM dibawah ini merupakan PDM yang berasal dari penjabaran CDM yang terdapat pada data mahasiswa.
memiliki_tempat _tinggal memiliki_ayah_kandung22 melakukan_pendidikan menerangkan_kegemaran menerangkan_riwayat_penyakit memiliki_bakat Keterangan_mahasiswa Nim Nama_siswa Tempat_lahir Tang g al_lahir Jenis_kelamin Kewarg anegaraan Agama Anak_ke Jml_s audara_tiri Jml_s audara_kandung hobi Hal_yang _disukai Hal_yang _dibenci Des kripsi_diri Keterangan_ortu Id_ortu Nama Alamat_ortu Tempat_lahir Tang g al_lahir Agama Kewarg anegaraan Pendidikan Pekerjaan Peng hasilan Alamat_kerja Kondis i Status Bakat id_bakat Bakat Prestas i Keterangan_tempat_ting gal id_tempat_tingg al Alamat no_tlp Tingg al_deng an jarak Status Keterangan_kesehatan id_kesehatan Golongan_darah Riwayat_penyakit Kelainan Tingg i Badan Keterangan_pendidikan id_pendidikan Lulusan Lama_belajar Asal_s ekolah Alasan hobi id_kegemaran Keterangan
Gambar 4.9 Physical Data Model (PDM) untuk data mahasiswa
4.2.4 STRUKTUR TABEL
Struktur tabel pada data mahasiswa terdapat 10 tabel diantaranya tabel keterangan mahasiswa, tabel keterangan orang tua, kegemaran mahasiswa, bakat, keterangan kesehatan, keterangan pendidikan, keterangan tempat tinggal.
4.2.4.1 Tabel Keterangan Mahasiswa
FIELD JENIS ATRIBUT
Nim Varchar (12) Primary Key
FIELD JENIS ATRIBUT Tempat_lahir Varchar (25) Tanggal_lahir Date Jenis_kelamin Varchar (15) Kewarganegaraan Varchar (15) Agama Varchar (15) Anak_ke Int Jml_saudara_kandung Int Jml_saudara_tiri Int Hobi Varchar (25) Hal_yang_disukai Varchar (25) Hal_yang_dibenci Varchar (25) Deskripsi Varchar (25)
Tabel 4.1 keterangan mahasiswa
Tabel Keterangan mahasiswa merupakan tabel yang menjelaskan mengenai seluk beluk mahasiswa beserta deskripsi diri mereka
4.2.4.2 Tabel keterangan orang tua
FIELD JENIS ATRIBUT
FIELD JENIS ATRIBUT Nama Varchar (25) Alamat Varchar (25) Tempat_lahir Varchar (25) Tanggal_lahir Date Kewarganegaraan Varchar (15) Agama Varchar (15) Pendidikan Varchar (25) Pekerjaan Varchar (25) Penghasilan Int Alamat_kerja Varchar (25) Kondisi Varchar (25) Status Varchar (15)
Tabel 4.2 keterangan orang tua
Tabel keterangan orang tua merupakan tabel yang menjelaskan mengenai data orang tua maupun wali dari mahasiswa tersebut.
4.2.4.3 Tabel keterangan kesehatan
FIELD JENIS ATRIBUT
FIELD JENIS ATRIBUT Golongan_darah Varchar (25) Riwayat_penyakit Varchar (25) Kelaianan Varchar (25) Tinggi Int Berat Int
Tabel 4.3 keterangan kesehatan
Tabel keterangan kesehatan merupakan keterangan kesehatan dari mahasiswa tersebut, pada tabel keterangan kesehatan ini bisa dilihat riwayat penyakit yang pernah di derita oleh pasien.
4.2.4.4 Tabel keterangan pendidikan
FIELD JENIS ATRIBUT
ID Varchar (12) Primary Key
Lulusan Varchar (25)
Lama_Belajar Int
Asal_sekolah Varchar (25)
Alasan Varchar (50)
Tabel Keterangan Pendidikan merupakan tabel keterangan pendidikan. Disini kita bisa melihat Lulusan beserta alasan kalau mereka keluar dari sekolah yang pernah mereka tempuh
4.2.4.5 Tabel keterangan tempat tinggal
FIELD JENIS ATRIBUT
ID Varchar (12) Primary Key
Alamat Varchar (25)
No_tlp Varchar (25)
Tinggal_dengan Varchar (25)
Jarak Int
Status Varchar (25)
Tabel 4.5 keterangan tempat tinggal
Tabel keterangan alamat mahasiswa merupakan tabel yang menerangkan alamat dari mahasiswa tersebut dilengkapi dengan no tlp yang bisa dihubungi beserta jarak antara tempat tinggal saat ini sampai pada kampus STIKOM Surabaya, status disini merupakan tinggal kost atau yang lain.
4.2.4.6 Tabel Kegemaran mahasiswa
FIELD JENIS ATRIBUT
FIELD JENIS ATRIBUT
Keterangan Varchar (25)
Tabel 4.6 Kegemaran mahasiswa
Tabel kegemaran merupakan tabel yang menjelaskan mengenai kegemaran mahasiswa dari tiap individu
4.2.4.7 Tabel Bakat
FIELD JENIS ATRIBUT
ID Varchar (12) Primary Key
Bakat Varchar (25)
Prestasi Varchar (25)
Tabel 4.7 Bakat
Tabel Bakat di dalamnya terdapat ID sebagai primary bersifat unik selain itu terdapat keterangan bakat dan prestasi mahasiswa.
4.2.4.8 Tabel Master status
FIELD JENIS ATRIBUT
Status_ID Varchar (15) Primary Key
Status_name Varchar (25)
Tabel Master status dibuat untuk menentukan status dari orang tua ayah, ibu ataupun wali mahasiswa pada saat mahasiswa tersebut mengisi form data mahasiswa.
4.2.4.9 Tabel Master kota
FIELD JENIS ATRIBUT
Region_ID Varchar (6) Primary Key
Region_name Varchar (100)
Tabel 4.9 Master kota
Tabel Master Kota dibuat untuk menentukan dimana kota kelahiran mahasiswa ataupun orang tua, pada saat mengisi form data mahasiswa
4.2.4.10 Tabel master agama
FIELD JENIS ATRIBUT
Religi_ID int (1) Primary Key
Religi_name Varchar (100)
Tabel 4.10 master agama
Tabel Master Agama dibuat untuk menentukan agama yang dianut oleh mahasiswa yang ada pada STIKOM Surabaya ini. Di dalam tabel master agama
terdapat 6 agama yang bisa dipilih antara lain : Hindu, Budha, Kristen, Katolik, Islam dan KhongHucu.
4.2.4.7 Tabel Pendaftaran Login
FIELD JENIS ATRIBUT
NIM/NIK Varchar (12) Primary Key
Username Varchar (25)
Pasword Varchar md5 (12)
Status Varchar (25)
Tabel 4.11 pendaftaran login
Tabel Bakat di dalamnya terdapat ID sebagai primary bersifat unik selain itu terdapat keterangan bakat dan prestasi mahasiswa.
4.2.5 Data Flow Diagram
4.2.5.1 Context Diagram
Context Diagram merupakan langkah pertama yang menggambarkan asal data dalam menunjukkan aliran data tersebut yang terdiri dari 2 eksternal entity mahasiswa dan konselor.
Laporan Data Mahasiswa Mencetak Data M ahasiswa
Laporan Pencarian Data Mahasiswa
Penc arian Data Mahas is wa
Laporan Data Mahasiswa T erbaru Input edit Data
T ampilan Data Mahas is wa Lihat Data F orm Data Mahasiswa Input Data Mahas is wa
Mahas is wa
0 Aplikasi Pembuatan Data
Mahas is wa
Kons elor
Gambar 4.10 Context Diagram
4.2.5.2 DFD Level 0
Pada DFD level 0 dibawah ini merupakan penjabaran dari context diagram. Dimana pada level 0 ini terdapat 3 Macam yakni. Memasukkan data mahasiswa, mengubah data mahasiswa dan pencarian data mahasiswa
Gambar 4.11 DFD Level 0
Laporan Pencarian Data Mahasiswa Mencetak Data M ahasiswa
Laporan Data Mahasiswa F orm Data Mahasiswa
Lihat Data T ampilan Data Mahas is wa
Input edit Data Laporan Data Mahasiswa T erbaru
Mencari Data Mahas is wa Meng ubah data mahasiswa
Memakai Data Mahasiswa Update Data Mahasiswa Menyimpan Data
Penc arian Data Mahas is wa Input Data Mahas is wa
Mahas is wa Kons elor 1 Input Data Mahas is wa 2
Edit Data Mahas is wa
3
Penc arian Data Mahas is wa
2 Data Mahas is wa
2 Data Mahas is wa
4.2.6 GUI (Graphical User Interface)
4.2.6.1 GUI Form Login
GUI Form Login merupakan tampilan awal untuk memasuki aplikasi yang telah tersedia dalam kasus ini login yang kita maksudkan adalah login untuk memasuki aplikasi pengisian data Mahasiswa
Gambar 4.12 GUI Form Login 4.2.6.2 GUI Form pendaftaran member login
GUI Form Pendaftaran member login merupakan tampilan pendaftaran member jika member tersebut tidak memiliki akun atau hak akses ke dalam aplikasi yang tersedia.
4.2.6.3 GUI Form Input Data Mahasiswa
GUI Form Input Mahasiswa merupakan tampilan Form yang digunakan untuk mengisi data diri dari masing-masing individu mahasiswa yang sedang menempuh perkuliahan di suatu instansi perguruan tinggi.
Gambar 4.14 GUI Form input data mahasiswa
4.2.6.4 GUI Form Lihat Data untuk Mahasiswa
Form Lihat Data Mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk mahasiswa yang telah mengisi form pendaftaran mahasiswa, fungsi ini dibuat untuk mahasiswa melihat kembali data yang telah mereka masukkan sudah benar.
4.2.6.5 GUI Form Edit Data Mahasiswa
GUI form edit data mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk mahasiswa setelah proses mencari kesalahan data yang telah ditulis, fitur ini digunakan jika data tersebut terdapat kesalahan pada mahasiswa saat memasukkan data pribadinya.
Gambar 4.16 GUI Form Edit Data Mahasiswa
4.2.6.6 GUI Form Lihat detail data mahasiswa
GUI form lihat detail mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk konselor, hal ini sangat perlu agar konselor pada suatu perguruan tinggi mengetahui dan dapat memantau mahasiswanya
4.2.6.7 GUI Form pencarian data mahasiswa
Gui Form pencarian merupakan tampilan pencarian data mahasiswa yang digunakan oleh konselor untuk mencari data berdasarkan kategori
Gambar 4.18 GUI form pencarian data mahasiswa
4.3 Tampilan Aplikasi
4.3.1 Form Login
Gambar 4.19 Login User
Login User digunakan untuk menentukan user akses dimana setiap pengguna akan dibedakan berdasarkan mahasiswa, konseling dan pimpinan, misalkan user dari mahasiswa mereka akan memasukkan Nim dan Password sebagai syarat untuk masuk ke dalam aplikasi user mahasiswa hanya akan bisa
mengakses data mahasiswa saja beserta tampilan dan edit untuk data yang telah mereka isi
4.3.2 Form Pendaftaran Login
Gambar 4.20 Form Pendaftaran Login
Pendaftaran Login User digunakan untuk mendaftarkan user agar diharapkan user dapat mengakses aplikasi ini
4.3.3 Form Master
Gambar 4.21 Form Master
Form Master digunakan untuk mengisi form data mahasiswa, form master hanya dapat diakses oleh konselor, nanti tugas konselor dapat membuka semua
form baik form master ataupun form mahasiswa. Khusus untuk form master tidak boleh dihapus data yang ada didalamnya.
4.3.4 Form Input Data Mahasiswa
Gambar 4.22 Form Mahasiswa
Form Mahasiswa diperuntukkan bagi mahasiswa STIKOM untuk mengisikan data dirinya sendiri.
4.3.5 Lihat data dan Update
Form lihat data dan update ini diperuntukkan bagi mahasiswa Institut bisnis dan informatika stikom surabaya berfungsi untuk mengedit data mahasiswa. mahasiswa bisa mengupdate datanya sendiri, form mahasiswa bisa diubah oleh konselor itu sendiri.
4.3.6 Pencarian Data Mahasiswa
Gambar 4.24 Pencarian Data Mahasiswa
Pencarian data mahasiswa digunakan untuk mencari mahasiswa berdasarkan kategori yang dipilih oleh konselor
