PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN

PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN

MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT SERVER

(Studi Kasus: PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

)

Agus Muchtar 1), Dony Waluya Firdaus, S.E. 2), Rio Yunanto, S.Kom. 3)

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

boardmaker@plasa.com 1), dony_waluya@yahoo.com 2), abighazy@gmail.com 3)

ABSTRACT

PT Samafitro branch Bandung at address Jl. RE. Martadinata No. 229. At the time of implementing the activities of sales transaction records was done by making calculations on paper transactions that could result in human error, so that the process of accounting in the accounting supervisor is less effective at generating sales reports quickly and accurately. On the problems the writer took the title Final Project "Design of

Database Management System Sales at PT Samafitro branch Bandung With Software Using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 based Client-Server".

Research design that writer is use research design with primary data/secondary, type of research that writer is use academic research, type of data the authors use the qualitative data and quantitative data, research methods that writer is use are eksploratoris research and descriptive research, data collection techniques that writer is use a field study consisting of interviews and observations and literature studies, system development method that writer use is the methodology oriented process, and output data. Structure development system that writer use is the Waterfall.

The writer makes the design Sales Database Management System in accordance with financial accounting standards. In the computerized data processing is well, there by reducing the occurrence of human error and produce sales reports in the Supevisor Sales and supporters report on the accounts receivable in Supervisor Accounting.

Keyword: Design of Sales Database Management System, Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000, Client Server.

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Banyaknya tuntutan kebutuhan informasi yang berkualitas mendorong perancangan pengolahan data agar menghasilkan informasi yang berkualitas dan bermanfaat, diperlukan strategi dalam pengolahan data tersebut serta diperlukan sarana penunjang. Untuk membantu mengolah data dengan cepat dan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan perusahaan memerlukan suatu manejemen data yang disebut Database Management System.

Database Management System dapat digunakan untuk mengelola data menjadi informasi bagi perusahaan. Sebuah perusahaan membutuhkan Database Management System karena Database Management System merupakan basis data dan set perangkat lunak (software) untuk pengelolaan basis data. Adanya Database Management System pada suatu perusahaan akan menghasilkan informasi penjualan dan penagihan yang cepat dan akurat. Cepat berarti akan menghasilkan informasi yang diinginkan dengan tepat waktu.

Alasan penulis melakukan penelitian di PT Samafitro cabang Bandung pada bagian Supervisor

Sales, karena penulis menemukan beberapa kelemahan yaitu pada saat melaksanakan kegiatan pencatatan transaksi penjualan PT Samafitro cabang Bandung masih manual (ditulis tangan dalam buku agenda perhitungan penjualan), sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien dalam menghasilkan laporan penjualan perusahaan yang bisa mengakibatkan terjadinya human error (Kesalahan Manusia), membuat pekerjaan menjadi kurang cepat dan kurang akurat dan kemungkinan akan terjadi kesalahan pemasukkan data serta tidak adanya program khusus yang menangani permasalahan tersebut.

Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis tertarik mengambil judul “PERANCANGAN

DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO

CABANG BANDUNG MENGGUNAKAN

SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT-SERVER”.

1.2 Identifikasi Masalah

Untuk memberikan kejelasan dan lingkup yang mudah dipahami dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis menjabarkan permasalahan yang akan diambil, yaitu:

A. Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung.

B. Bagaimana Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-nya berbasis client server.

1.3 Batasan Masalah

A. Penulis meneliti Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung yang menggunakan metode pencatatan cash basic yakni pengakuan pendapatan dilakukan hanya pada saat kas atau setara kas diterima. Untuk metode persediaan barangnya yakni, sistem persediaan perpectual. Yang dibahas oleh penulis dibatasi hanya pada bagian tempat penulis melakukan penelitian yaitu pada bagian Supervisor Sales, Supervosir Accounting, Warehouse, Delivery, Branch Manager.

B. Pada usulan struktur organisasi penulis hanya menambahkan bagian yang diperlukan di perusahaan yaitu Supervisor Finance serta job description-nya. Penulis melakukan penelitian pada bagian Supervisor Sales khususnya yang menyangkut penjualan yang terdapat pada perusahaan. Pembahasan pada laporan tugas akhir yang berjudul Perancangan Database Management System Penjualan pada PT Samafitro Cabang Bandung menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 berbasis Client-Server ini, tidak membahas laporan keuangan karena pada perancangan ini hanya membahas bagaimana proses pengelolaan data transaksi saja.

1.4 Tujuan Penelitian

A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung.

B. Untuk merancang Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung dengan menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-nya berbasis client server.

1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Unit Analisis

Menurut Meleong Lexy J. dalam bukunya Metodologi Penelitian Kualitatif menjelaskan bahwa: “Unit analisis adalah tingkat agregasi data yang dianalisis berdasarkan pada rumusan masalah atau pertanyaan penelitian, merupakan elemen penting dalam desain penelitian.” (2001:82)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis melakukan pengumpulan data yang berhubungan dengan penjualan di bagian supervisor sales pada PT Samafitro cabang Bandung yang bergerak di bidang dagang untuk kemudian dianalisis untuk pengambilan datanya, simpulannya dibuatkan perancangan programnya, hasil akhirnya berbentuk software yang biasa digunakan dan dimanfaatkan. Unit analisisnya adalah yang menjadi objek penelitian yaitu sistem informasi laporan penjualan.

1.5.2 Populasi dan Sampel

Menurut Nazir Moh. dalam bukunya Metode Penelitian menjelaskan bahwa: ”Sampel adalah bagian dari populasi.” (2005 : 271)

Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: ”Sebagian item yang dipilih disebut dengan sampel-sampel (samples).” (2005:631)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat menarik simpulan bahwa unit analisis adalah tentang bagaimana proses pengambilan sampel, dan berapa banyak unit analisis yang akan diambil. Sehingga masalah yang dihadapi diantaranya teknik penarikan sampel manakah yang cocok dengan karakteristik populasi, tujuan dan masalah penelitian yang akan dikaji. .Sampel yang penulis gunakan adalah sampel nonprobabilitas yaitu kesimpulan yang ditarik dari populasi tidak dapat digeneralisasikan kepada seluruh populasi dan besar peluang anggota populasi untuk terpilih sampel tidak diketahui. Sampel yang dipilih adalah bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan penerimaan kas penjualan yaitu bagian supervisor sales, supervisor finance, supervisor, accounting, delivery dan warehouse.

1.5.3 Desain Penelitian

Definisi desain penelitian menurut Nazir Moh. dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa: “Desain dari penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan pelaksanaan penelitian.”(2005:84)

Desain penelitian yang penulis gunakan pada waktu penelitian yaitu menggunakan desain penelitian dengan data primer dan data sekunder. Menurut Nazir Moh. dalam bukunya berjudul Metode Penelitian, menjelaskan bahwa:

“Desain penelitian dengan data primer dan data sekunder adalah desain pengumpulan data yang efisien dengan alat dan teknik serta karakteristik dari responden. Jika peneliti ingin menggunakan data sekuder, maka si peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap sumber, keadaan data sekundernya dan juga si peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari data tersebut.” (2005:91)

dalam melakukan penelitian, penulis bertujuan memperoleh data yang sesuai dengan fakta dan dapat dipercaya.

1.6 Rekayasa Perangkat Lunak 1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem

Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: “Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.”(2005:59)

Berdasarkan pengertian di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa metodologi pengembangan sistem adalah suatu cara yang digunakan oleh peneliti untuk mengembangkan suatu sistem yang telah ada.

Adapun Metodologi Pengembangan Sistem yang digunakan oleh penulis yaitu metodologi yang berorientasi pada keluaran, proses, dan data. A. Metodologi yang berorientasi keluaran

Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa:

”Metodologi ini disebut juga metodologi tradisional karena dalam tahapan pengembangan sistem tanpa dibekali dengan teknik dan piranti yang memadai, seperti cara menganalisis, menggambarkan sistem, sehingga sering juga disebut Metodologi System Development Life Cycle (SDLC), dimana fokus utama metodologi ini adalah pada keluaran/output seperti laporan laporan penjualan, laporan pembelian dan lain sebagainya.” (2004:69) Kartu Stok Laporan Pembelian Faktur Penjualan Pengembangan Sistem Informasi (narasi)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Keluaran

B. Metodologi yang berorientasi proses

Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”Metodologi ini disebut juga dengan metodologi struktur analisis dan desain.” (2004:70)

Penulis menggunakan metode ini karena metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat (tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem, alat yang digunakan antara lain data flow diagram (DFD), dan bagan terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai data flow diagram.

Proses

Proses ProsesProses

Proses Proses Proses Proses Pengembangan Sistem Informasi (Diagram Arus Data) Gambar 1 Metodologi Berorientasi Proses

C. Metodologi yang berorientasi data

Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: ”Metodologi ini disebut juga metodologi model informasi. Alat yang digunakan untuk membuat model adalah entity relational diagram (ERD).”(2004:71)

Penulis menggunakan metode ini karena penulis menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dalam tahap perancangan sistem. Fokus utama dari metodologi ini adalah data, dimana dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas, atribut data serta hubungan antar data tersebut.

Data

Data _DataData

Data Data Data Data Pengembangan Sistem Informasi (Diagram Hubungan Entitas) Gambar 1 Metodologi Berorientasi Data 1.6.2 Model Pengembangan Sistem

Struktur pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah Waterfall. Definisi waterfall menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi adalah sebagai berikut:

”Penerapan tahapan pengembangan sistem informasi dengan cara Waterfall adalah dimana setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan.” (2004:62)

Pada pengembangan sistem informasi yang dibuat oleh penulis harus dilakukan secara bertahap dimana tahapan-tahapan tersebut dilakukan sesuai prosedur dan pelaksanaannya harus dilakukan secara berurutan agar tidak terjadi pengulangan tahapan apabila terjadi kesalahan.

Struktur pengembangan sistem Waterfall dapat dilihat pada gambar dibawah:

Survei Sistem Analisa Sistem Desain Sistem Pembuatan Sistem Implementasi Sistem Pemeliharaan Sistem Produksi Gambar 4 Waterfall 2 Landasan Teori 2.1 Perancangan

Menurut AL-Bahra dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang dimaksud dengan Perancangan adalah sebagai berikut: “Perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.” (2005:39)

2.2 Sistem

Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi, mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” (2005:1)

2.3 Basis Data

Menurut Nugroho Adi dalam bukunya yang berjudul Konsep Pengembangan Sistem Basis Data menyebutkan: “Basis data adalah salah satu bagian dari sistem informasi secara keseluruhan.” (2005:24)

2.4 Penjualan

Menurut Soemarso dalam bukunya yang bejudul akuntansi Suatu Penghantar menyatakan bahwa:

“Penjualan merupakan pendapatan yang diperoleh dari menjual barang yang mana jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan.” (2004:97)

Pengkomunikasian informasi Pengidentifikasian

dan pengukuran data Pemrosesan dan Pelaporan

Transaksi _catatanPen- _golonganPeng- Pengikh-_{tisaran Akuntansi}Laporan

Menganalisis dan Menginter-prestasikan Pemakai Informasi Akuntansi

Gambar 5 Proses Akuntansi

3 ANALIS SISTEM YANG BERJALAN

A. Struktur Organisasi Yang Berjalan

Branch Manager

Sekertaris

Supervisor Field Operation

Supervisor Customer Service Relation Supervisor In House Service Supervisor Sales

Warehouse Delivery Supervisor Accounting

Keterangan:

Bagian tempat penulis melakukan penelitian

Gambar 6 Struktur Organisasi Berjalan

B. Data FlowDiagram (Diagram Alur Data) 1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Penjualan CUSTEMER WAREHOUSE DELIVERY SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER SUPERVISOR SALES PB,FPT,FPK,Fotocopy KTP&KK,FPN,Uang,SPB,KPP,FPNK OP,FPK,FPT,FPN,SPB,Barang,KPP,SP,FPNK FPN,Uang,KPP,FPNK FPN,KOK,SPB,FPNK,Uang. L/R,Neraca,Arus kas SPB,KPP,SP,Uang,Barang L/R,Neraca,Arus kas,Uang,LP SPB,Return,Barang SPB,Barang,Return PB,FPK,FPT,Fotocopy KTP & KK,SPB,KOK,Uang OP,FPN,FPK,FPT,SPB,KPP,SP,LP ,FPNK,Return,barang SPB,KOK,Uang,KPP,SP Keterangan OP : Order Penjualan JU : Jurnal Umum BB : Buku Besar L/R : Laba Rugi SP : Surat Penagihan FPN : Faktur Penjualan Tunai FPNK : Faktur Penjualan Kredit

PB : Pesan Barang

FPT : Formulir Penjualan Tunai FPK : Formulir Penjualan Kredit SPB : Surat Pengiriman Barang KPMK : KwitansiPenerimaan KAS KOK : Kwitansi Ongkos Kirim KPP : Kwitansi Penagihan Piutang

Gambar 7 Diagram Konteks Berjalan

2. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Level 0 Yang Berjalan

1.0 Membuat OP dan PB Supervisor Sales Customer Warehouse Delivery Supervisor Accouting Brance Manager OP OP PB OP 2.0 Membuat FPT dan FPK PB FPT, FPK KTP, Fotocopy KK FPT, FPK 3.0 Melakukan Pembayaran F P N , F P N K F P N , F P N K F P N K , F P N , u an g F P N K , F P N , u an g 4.p Menyerahkan SPB dan KOK SPB, KOK SPB, KOK FPN FPN 5.p Menyerahkan SPB dan Barang SPB, barang SPB, barang 6.0 Melakukan pengiriman Barang SPB, barang S P B , b ar an g S P B S P B SPB SPB 7.0 Melakukan penagihan K P P , S P K P P , S P K P P , U an g K P P , U an g 8.0 Membuat LP F P N , F P N K LP 9.0 Membuat Laporan Keuangan KPMK, KOK, KPP Labarugi, Neraca, Arus Kas LP LP Labarugi L_ab ar_ug i Neraca Nerac a Arus Kas A rus Kas FPNK FPNK OP PB PB FPK FPT SPB SPB KPP SP KOK SPB KPMK KOK KPP SPB KOK OP PB FPT PB FPK KPP SP KPP KOK K_PM K FPNK FPN FPNKFPN

Gambar 8 Data Flow Diagram Level 0 Yang Berjalan

3. Bagan Alir Berjalan KPP 1 SUPERVISOR SALES Mulai Buat OP 2 1 OP 1 2 PB Menentukan Jenis Penjualan Buat FPK 2 1 FPK Membuat FPT 4 5 6 1 FPT Buat FPN 2 1 FPN 7 3 Cek PB Kredit Tunai Menginformasikan untuk Melakukan penagihan atas acuan dok. FPK 2 ke Delivery 19 Buat Dok. SP & KPP 2 1 KPP SPB 13 Uang 14 SPB Diotorisasi dan diserahkan ke warehouse SPB 1 SPB 18 Mengecek SPB T Digunakan untuk acuan penagihan Buat LP T 30 T LP Buat FPNK 2 1 FPNK 8 T Menerima retur dari customer 1 FPN atau FPNK Membuat Dok. Retur 1 Retur 28 1 Retur 29 Ke Customer T 1 FPT 2 FPK 1Fotocopy 1 KTP & KK

Gambar 9 Bagan Alir Yang Berjalan (1)

2 1 FPK COSTUMER 1 1 OP Buat PB PB 3 1 FPT Mengisi FPT 1 FPT Mengisi FPK & menyerahkan fotocopy KTP & KK 2 5 6 4 Mengotorisasi dan Menyerahkan KPP & Membayar pelunasan penjualan kredit 21 Bersama Dgn uang 2 FPK 1 1 Fotocopy KTP & KK KPP 1 1 KPP 20 1 FPN 7 Melakukan Pembayaran 9 Bersama Dgn uang 11 T 1 SPB 16 Menyimpan barang dan mengotorisasi SPB 1 SPB 17 1 FPN 1 FPN 1 FPNK 8 Melakukan Pembayaran 1 FPNK 10 Bersama Dgn uang 1 FPNK 12 T Bayar ? Ya Tidak Pembayaran ditunda sesuai perjanjian KPP 1 23 24 KPP 1 Bayar ? 1 KPP Bersama Dgn uang 25 Sesuai perjanjian tidak bayar diambil kembali barang 26 KPP 1 Ya Tidak

Gambar 10 Bagan Alir Yang Berjalan (2)

WAREHOUSE 14 1 SPB Melakukan Pengecekan Cek Barang ? 1 SPB 15 DELIVERY 1 SPB 15 Melakukan pengiriman barang 1 SPB Tunda Pengiriman 16 Kosong Ada Melakukan Penagihan 19 20 KPP 1 KPP 1 1 SPB 17 Menyerahkan Otorisasi SPB ke Spv. Sales 1 SPB 18 21 Bersama Dgn uang 1 KPP Menyerahkan ke Spv. Accounting Bersama Dgn uang 1 KPP 22 1 Retur 28

Cek Barang Tidak

Menukarkan barang Dan mengotorisasi Dok. Retur Retur barang ditunda Ada 1 Retur 29 KPP 1 23 Melakukan penagihan setelah habis masa tenggang 24 KPP 1 Bersama Dgn uang 1 KPP 25 26 KPP 1 (tak tertagih) Diserahkan ke Warehouse 27

Gambar 11 Bagan Alir Yang Berjalan (3)

SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER

31 31 Selesai Uang Uang L/R Neraca Arus KAS L/R Neraca Arus KAS 9 1 FPN Bersama Dgn uang KPMK Buat Kwitansi Penerimaan Kas Mengembalikan faktur 11 Membuat Jurnal Umum Jurnal Umum Posting ke Buku Besar Buku Besar Membuat Laporan Keuangan Membuat SPB SPB 13 Uang Bersama Dgn uang 1 KPP 22 LP 30 T 1 FPN Keterangan : OP : Order Penjualan JU : Jurnal Umum BB : Buku Besar L/R : Laba Rugi SP : Surat Penagihan FPN : Faktur Penjualan Tunai FPNK : Faktur penjulan kredit PB : Pesan Barang FPT : Formulir Penjualan Tunai FPK : Formulir Penjualan Kredit SPB : Surat Pengiriman Barang KPMK : KwitansiPenerimaan KAS KPP : Kwitansi Penagihan Piutang

T 1 FPNK 10 Bersama Dgn uang Jenis Faktur 1 FPNK Faktur Tunai Faktur Kredit 12 T KPP 1 (tak tertagih) 27

4 PERANCANGANDATABASE

MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN

4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang Diusulkan

A. Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan

Penulis mengusulkan bagian Supervisor Finance yang berkaitan penjualan, struktur organisasinya sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI USULAN PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

Branch Manager

Sekertaris

Supervisor Field Operation

Supervisor Customer Service Relation Supervisor In House Service Supervisor Sales

Warehouse Delivery Supervisor Accounting

Supervisor Finance

Keterangan:

: Bagian tempat penulis melakukan penelitian : Bagian yang diusulkan oleh penulis

Gambar 13 Struktur Organisasi Usulan Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account

Kode Akun Nama Akun

1.1.1 Kas

1.1.2 Piutang Dagang

1.1.3 Persediaan Barang Dagangan 2.1.1 Utang Dagang

4.1.1 Penjualan 4.2.1 Potongan Tunai 4.2.2 Potongan Dagang

5.1 Harga Pokok Penjualan 5.1.4 Franco Gudang 1.1.4 Piutang Tak tertagih B. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)

Usulan 1. Diagram Konteks Database Management System Penjualan CUSTEMER WAREHOUSE DELIVERY SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER SUPERVISOR SALES

Fotocopy KTP & KK,Uang, FSPK

FPT, FPK, KPP, SOP, Barang

File FPT, File FPK, KPP

Jurnal umum, buku besar, laporan pendukung piutang

SOP, KPP, Uang

LPT, LPK, Jurnal Umum, Buku Besar, Laporan pendukung piutang SOP, Barang

SOP, Barang Fotocopy KTP & KK,Slip Gaji

FSPK, FPT, FPK, KPP, LPT, LPK KPP, SOP , Barang SUPERVISOR FINANCE FPT, FPK, KPP FPT, FPK, Uang, File BPK Keterangan : JU : Jurnal Umum BB : Buku Besar FPT : Faktur Penjualan Tunai FPK : Faktur Penjualan Kredit SOP : Surat Order Pengiriman KPP : Kwitansi Penagihan Piutang LPT : Laporan Penjualan Tunai LPK : Laporan Penjualan Kredir FSPK : Formulir Syarat Penjualan Kreditt

Gambar 14 Diagram Konteks Usulan

2 Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Level 0 Yang Diusulkan

Supervisor Sales Customer Warehouse Delivery Supervisor Finance Brance Manager 1.0 Transaksi Penjualan Fotocopy KTP, KK & Slipgaji, FSPK FPT 1, FPK 1 2.0 Menerima Pembayaran F P K 1 , FP T , K P P, U an g 3.0 Membuat SOP FPT 1 FPT 1 4.p Menyerahkan SOP dan Barang

SOP 7.0 Melakukan pengiriman Barang SOP, barang SO P , b ar an g S O P 2 o to ris asi SOP SOP 6.0 Melakukan penagihan K P P K P P 9.0 Membuat LPT dan LPK LPT dan LPK 8.0 Membuat Laporan Keuangan

Jurnal umum, buku besar , LPP

File LPT LPT File Jurnal Umum

Jurn al Um

um File buku besar

Buku besa r File Laporan pendukung piutang La po_ran Penduk ung Piu_tang FPK 1 FPK 1 File FPT 1 FPT 1 File FPK FPK 1 FP T 2 , F P K 2 FSPK F SP K File SOP SOP SOP SOP SOP dan barang S O P d an b ar an g S O P 2 o to ris asi 5.0 Membuat KPP File KPP K PP KPP K PP File BPK File BPK File FPK File FPK File LPK LPK LPT LPT LPK LPK File FPT File FPT KPP KPP SOP 2 SOP 2 SOP 2 otorisasi SOP 2 otor_isasi FPK KPP F P K 1 , FP T , K P P, U an g F P K 1 , F P T , K P P , U an g (o to ri sa si ) F P K 1 , F P T , K P P , U an g (o to ri sa si ) FPK FPK FPT 1 FP K 1 KPP FPT 1 FPT 1 K PP FPT 2 FPK 2 FP_{T 2} FPK 2 KPP (otorisasi), Uang KPP (otorisasi), Uang KPP o torisas i KPP o_toris asi

Gambar 15 Data Flow Diagram Level 0 Yang Diusulkan

C. Bagan Alir Sistem Yang diusulkan

SUPERVISOR SALES Mulai Menerima order penjualan dari customer 3 Digunakan untuk acuan penagihan Order penjualan Pengecekan Buat FSPK 2 2 1 FSPK Tunai Simpan LPT Cetak LPT Simpan LPK Cetak LPK LPK 2 1 LPT 2 1 LPK T 27 25 Input Data Customer Simpan Data Customer Data Customer Ada Cek barang Melakukan pengecekan ke Database Data Barang Tidak melakukan transaksi Tidak ada Jenis Penjualan Kredit 2 1 FPT 1 Input FPT Simpan FPT Cetak FPT FPT 2FPK 1 5 Input FPK Simpan FPK Cetak FPK FPK Simpan Data Customer Input Data Customer LPT 24 T Menginformasikan untuk melakukan penagihan atas acuan dok. FSPK 2 ke Delivery 15 2 1 KPP T Simpan KPP KPP Cetak KPP Input KPP 7 26 Input cek Database barang Input LPT Input LPK 2 FSPK 1 1 Fotocopy KTP,KK & Slip gaji 4 3 2 1 KPP

3 COSTUMER Mengisi FSPK & menyerahkan fotocopy KTP & KK 3 2 Mengotorisasi dan menyerahkan KPP 1 dan membayar pelunasan penjualan kredit 17 Bersama Dgn uang 2 FSPK 1 Fotocopy KTP & KK 16 1 FPT 1 Melakukan Pembayaran 4 Bersama Dgn uang 9 1 FPT 1 FPK 5 Melakukan Pembayaran 1 FPK 6 Bersama Dgn uang Bayar ? Ya Tidak Pembayaran ditunda sesuai perjanjian 18 19 Bayar ? Sesuai perjanjian tidak bayar diambil kembali barang 21 Ya Tidak 2 1 FSPK Mengotorisasi dan menyerahkan KPP1 dan membayar pelunasan penjualan kredit 20 Menyimpan barang dan mengotorisasi SOP 10 Memeriksa barang Sesuai Tidak sesuai Menyerahkan kembali untuk dilengkapi 11 14 Bersama Dgn uang T 3 2 1 SOP T T 4 3 2 1 KPP 3 2 1 SOP 3 2 SOP 1 (otorisasi) 4 3 2 1 KPP 43 2 KPP 1 (otorisasi) 2 1 SOP 4 3 2 KPP 1 (otorisasi) 4 3 2 KPP 1 (tak tertagih) 4 3 2 1 KPP

Gambar 17 Bagan Alir Sistem Usulan (2) WAREHOUSE 7 DELIVERY Melakukan Penagihan 15 16 10 Menyerahkan Otorisasi SOP ke Warehouse 17 Bersama Dgn uang Menyerahkan ke Spv. Accounting, Spv sales dan Spv Finance Bersama Dgn uang 22 Bersama Dgn uang 20 21 Diserahkan ke Warehouse 23 Input SOP Simpan SOP

Cetak SOP SOP

Ke Warehouse Status barang T Mensortir banyak barang Input Data Barang Simpan Data Barang Data Barang 26 Input status pengiriman barang Input status pengiriman barang 9 Update Status Barang 12 Melengkapi kekurangan barang 13 13 14 T Diserahkan ke Spv. Sales 18 19 Melakukan penagihan setelah habis masa tenggang Diserahkan ke Spv. sales T 8 T 12 11 FPK 2 FPT 2 4 3 2 1 SOP 8 2 3 1 SOP 2 3 1 SOP 3 2 1 SOP 3 SOP 2 otorisasi) 4 3 2 1 KPP 4 3 2 1 KPP 4 3 2 1 KPP 4 3 KPP 2 (otorisasi) 4 3 KPP 2 (otorisasi) 4 3 2 KPP 1 (tak tertagih) 4 3 KPP 2 (otorisasi) 2 3 1 SOP 2 3 1 SOP 4 3 2 1 KPP

Gambar 18 Bagan Alir Sistem Usulan (3)

SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER

29 Selesai 27 T T 6 Bersama Dgn uang 25 Buat Jurnal Umum Simpan Juranl Umum Posting ke Buku Besar Umum

Simpan Buku Besar Umum Jurnal Umum Buku Besar 24 SUPERVISOR FINANCE Input BPK Simpan BPK Cetak BPK 1 FPT BPK Mengotorisasi FPT dan mengembalikannya ke Customer FPT Otorisasi Ke Customer Input BPK Simpan BPK Cetak BPK 1 KPP BPK T Input BPK Simpan BPK Cetak BPK 1 FPK BPK Mengotorisasi FPK dan mengembalikannya ke Customer FPK Otorisasi Ke Customer BPK 4 Bersama Dgn uang 28 Bersama Dgn uang 22 LPT BPK LPK 28 Keterangan: FPT = Faktur Penjualan Tunai FPK = Faktur Penjualan Kredit FSPK = Formulir Syarat Penjualan Kredit LPT = Laporan Penjualan Tunai LPK = Laporan Penjualan Kredit KPP = Kwitansi Penagihan Piutang SOP = Surat Order Pengiriman DB = Data barang BPK = Bukti Penerimaan Kas BKB = Bukti Kurang Barang KPP 1 (tidak tertagih) 23 Input KPP (Taktertagih) T Buat Laporan pendukung piutang Simpan Laporan pendukung piutang Cetak Laporan pendukung piutang 29 T Cetak Jurnal umum,

buku besar umum

1 Laporan pendukung piutang

30

Buku Besar umum 2 Buku Besar umum 1 Jurnal Umum 2 Jurnal Umum 1 2 1 Laporan pendukung piutang LPK 1 LPT 1

Gambar 19 Bagan Alir Sistem Usulan (4)

D. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram) Yang Diusulkan

BPK Catat Jurnal Umum Tanggal No.Bukti Ref. Keterangan Debit Kredit Jenis_Transaksi Diperoleh_Dari Jumlah_Uang Tanggal No. Bukti Terbilang Keterangan N 1

Buku Besar Umum Posting Tanggal Ref. Keterangan Debit Kredit Saldo Nama_Akun Tanggal Ref. Keterangan Debit Kredit Saldo Nama_Akun 1 1 No._Faktur Diskon Uang_pembayaran Uang_kembalian Proses KPP Harga_muka Total_penjualan Kode_Cust Alamat Nama_Cust Keterangan Sisa_bayar Tanggal No._Faktur No_KPP Sisa_Pembayaran Tanggal No.Bukti Ref. Keterangan Debit Kredit Dibuat LPP Tanggal_Jatuh Tempo No._ Faktur Nama_Cust Kode_Cust Total_bayar Diskon Uang_muka Sisa_Pembayaran Keterangan N N N 1 Total_penjualan Kode_Cust Alamat Harga_muka Nama_Cust Keterangan Sisa_bayar Tanggal No._Faktur No_KPP Sisa_Pembayaran Tanggal_Jatuh Tempo Diskon Uang_muka Sisa_Pembayaran No._Faktur Nama_Cust Kode_Cust Total_bayar Keterangan Keterangan: BPK=Bukti Penerimaan Kas KPP=Kwitansi Penagihan Piutang LPP=Laporan Pendukung Piutang

Gambar 20 Entity Relationship Diagram usulan 4.2 Perancangan Menu Program

A. Struktur Menu Program

Masuk Masukan Keluar Login Keluar Supervisor Sales Delivery Warehouse Supervisor Accounting Bantuan Masukan Bantuan Keluaran Bantuan Jurnal Umum

Buku Besar Umum

Laporan Pendukung Piutang Dokumen Proses Pengiriman Barang Data Menu Utama Kalkulator Kalender Tentang Profil Ganti Password Logout Perusahaan Programmer Supervisor Finance Proses Bantuan

Transaksi Bukti Penerimaan Kas Proses

Keluaran

Data Master Barang

Proses Dokumen Lock PC

Backup Database

Chat User

Ganti Skin

Kwitansi Penagihan Piutang Penagihan Piutang Habis Tempo

Penarikan Barang

Laporan Penjualan Kredit Laporan Penjualan Tunai

Laporan Transaksi Penjualan Laporan Penjualan

Data Harga Jual Data

Transaksi Data Customer

Faktur Jual Tunai Faktur Jual Kredit Formulir Syarat Penjualan Kredit

Surat Order Pengiriman Bantuan

Catatan

KAS Piutang Dagang Persedian Barang Dagang

Penjualan Potongan Tunai Potongan Dagang Harga Pokok Penjualan

Franco Gudang Piutang Tak Tertagih Surat Tugas Pengiriman

Gambar 21 Struktur Menu Program

B. Menu Program

Gambar 22 Tampilan Menu Utama

C. Menu Program Inputan

Gambar 23 Tampilan Input Data Master Barang

Gambar 24 Tampilan Input Data Customer

Gambar 25 Tampilan Input Harga Jual

Gambar 26 Tampilan Input Faktur Jual Tunai

Gambar 28 Tampilan Input Faktur Jual Kredit

Gambar 29 Tampilan Cetak Faktur Jual Kredit

Gambar 30 Tampilan Input Bukti Penerimaan Kas

Gambar 31 Tampilan Cetak Bukti Penerimaan Kas

Gambar 32 Tampilan Jurnal Umum

Gambar 34 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Kas

Gambar 35 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Dagang

Gambar 36 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Persedian Barang Dagang

Gambar 37 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Penjualan

Gambar 38 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Potongan Tunai

Gambar 40 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Harga Pokok Penjualan

Gambar 41 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Franco Gudang

Gambar 42 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Tak Tertagih

Gambar 43 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Piutang Tak Tertagih

Gambar 44 Tampilan Cetak Laporan Pendukung Piutang

5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan

Setelah mempelajari permasalahan yang ada mengenai Database Management System Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung, dan berusaha menerapkan ilmu yang telah didapat dibangku kuliah dengan mengikuti perkembangan komputer dan kebutuhan penggunanya, maka bisa diambil simpulan dan saran untuk kemajuan perusahaan pada masa yang akan datang.

A. Kegiatan pencatatan transaksi penjualan masih dilakukan dengan cara membuat perhitungan transaksinya menggunakan kertas kerja yang bisa mengakibatkan terjadinya human error, sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan efisien dan tidak adanya pemisahan kerja antara bagian keuangan dan bagian akuntansi. B. Pada struktur organisasi PT Samafitro cabang

Bandung mengalami perubahan, dengan menambahkan Bagian Supervisor Finance, mengingat tidak adanya pemisahan fungsi antara keuangan dan akuntansi. Selain itu untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan supaya tidak menghambat jalannya produktivitas perusahaan dan tidak tercampurnya data-data yang ada pada bagian Supervisor Finance dan Supervisor Accounting. Penulis membuat rancangan Database Management System Penjualan berbasis client server dengan sebelumnya dibuatkan diagram konteks usulan, diagram arus data usulan, bagan alir sistem usulan, diagram hubungan entitas dan Normalisasi dengan menggunakan database SQL Server 2000 dan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, sehingga dengan aplikasi tersebut dapat menghasilkan informasi yaitu berupa laporan penjualan tunai, laporan penjualan kredit pada bagian supervisor sales, di proses jurnal umum, buku besar umum, buku besar pembantu piutang pada bagian supervisor accounting dan output yang dihasilkan berupa laporan pendukung piutang.

5.2 Saran

Setelah melakukan pembahasan dan penelitian secara menyeluruh, maka tidak berlebihan kiranya jika disampaikan saran yang mungkin berguna bagi perusahaan. Bertitik tolak dari pembahasan diatas dan berdasarkan simpulan yang telah diutarakan maka disarankan:

A. Struktur Organisasi dan job description harus sesuai, tidak boleh terjadi penyalahan dalam melakukan tugas dan fungsi yang dijabat. Fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus dipisah, sehingga dalam pengendaliannya dapat menghasilkan pembuatan laporan penjualan dan laporan keuangan yang relevan, akurat dan tepat waktu. Penulis merancang Database Management System Penjualan dengan menggunakan Microsoft Visual Basic

6.0 dapat membantu dan mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan. Agar Database Management System Penjualan pada bagian Supervisor Sales, Warehouse, Supervisor Finance dan Supervisor Accounting pada PT Samafitro cabang Bandung dapat digunakan dengan optimal, maka perlu adanya dukungan hardware dan sorfware yang memadai sehingga dapat dioperasikan dengan kecepatan yang maksimal.Perusahaan menggunakan Processor Intel Pentium IV, memory DDR 256MB, Harddisk 40Gb. Perusahaan harus meng-upgrade memory yang tadinya 256 MB menjadi 512 MB agar dapat menjalankan program ini dengan maksimal.

B. Program aplikasi Database Management System Penjualan yang telah dibuat, dapat dikembangkan dimasa yang akan datang, mengingat fasilitas dan kemampuan program ini masih perlu ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA

AW, Imam. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Bagui Sikha & Earp Richard. 2003. Database Design Using Entity-Relationship Diagrams. New York: Auerbach Publications.

Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk Professional. Jakarta : Elex Media Komp. Donald E. Keiso, Jerry J. Weygandt, dkk. 2002.

Penerjemah: Herman Wibowo, Ancella A. Hermawan. Akuntansi Intermediate. Jakarta: Erlangga.

Fatansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika Halim, Abdul. 2004. Akuntansi Sektor Publik Akuntansi Keuangan Daerah. Jakarta: Salemba Empat.

Hall, A. James. 2004. Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Analisa Kritis Atas

Laporan Keuangan. Jakarta : Raja Graf. Persada.

HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem. Yogyakarta: Andi Offset.

HM, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu computer, pemrograman, sistem informasi dan inteligensi buatan. Yogyakarta: Andi Offset.

http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133 (5 Nopember 2009)

Kadir, Abdul. 2004. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Kurniadi, Adi. 2000. Pemograman Visual Basic

6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kusrini. 2007. Membangun SIA dengan Visual

Basic & Microsoft SQL server. Yogyakarta: Andi.

Madcoms. 2005. Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offsite.

Meleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosadakarya. Syafrizal, Melwin Daulay. 2007. Mengenal Hardware Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer. Yogyakarta: Andi. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3 Cetakan

3. Jakarta: Salemba Empat.

Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Nugroho, Adi. 2002. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Prasetia, Retna Catur Edi Widodo. 2004. Interfecing Port Paralel Dan Port Serial Komputer Dengan Visual Besic 6.0. Yogyakarta: Andi.

Prijana, 2005. Metode Sampling Terapan. Bandung: Humaniora

Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server dan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo.

SR Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. SR Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar

Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat. Sopandi, Dede. 2004. Instalasi dan konfigurasi

Jaringan Komputer. Jakarta: Informatika. Sugiyono. 2001. Metode Penelitian Bisnis (8th ed).

Bandung: Alfabeta.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem formasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Linggajaya.

Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Sutanta, Edhy. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sutanta, Edhy. 2002. Analisa Sistem Basis Data.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Hidayat, Syarifudin. 2002. Metodologi Penelitian. Jakarta: Salemba Empat.

Yunus, Hadori dan Harnanto. 2004. Akuntansi Keuangan Lanjutan Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE.

Yuswanto. 2005. Pemograman Client Server Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Pustaka Raya.

PENULIS

Nama Lengkap : Agus Muchtar Tempat Lahir : Kuningan Tanggal Lahir : 17 Agustus 1987 Jenis Kelamin : Laki-laki

Alamat : Jln. Pramuka No. 39

RT22/RW04 Kuningan 45571 No. HP : 081322222344