BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Riwayat Perusahaan
Industrial and Commercial Bank of China (Indonesia) Co. Ltd. (PT BANK ICBC INDONESIA) didirikan pada tanggal 28 September 2007. Bank ICBC Indonesia memiliki 15 cabang di Indonesia, berlokasi di kota-kota besar Indonesia seperti Jakarta, Surabaya dan Bandung. Bank ICBC Indonesia menjembatani kerjasama ekonomi dan keuangan antara China dan Indonesia. Dengan lokasi di Indonesia dan zona perdagangan bebas ASEAN sebagai keunggulan geografis, didukung oleh ICBC dengan modal, jaringan dan platform teknologi, BANK ICBC INDONESIA aktif mengeksplorasi kebutuhan pelanggan dan menyediakan jasa keuangan pada semua aspek untuk perdagangan pertukaran pelanggan antara China dan Indonesia atau ASEAN, investasi silang antar perusahaan, lembaga keuangan dan nasabah perorangan.
Pada 30 Desember tahun 2006, ICBC telah menandatangani perjanjian jual beli dengan pemegang saham Bank Halim Indonesia. Ini adalah lintas-perbatasan pembelian yang dilakukan oleh ICBC, serta pintu masuk pertama ICBC ke dalam pasar luar negeri.
Pada tanggal 12 dan 13 November 2007 diadakan upacara pendirian Industrial and Commercial Bank of China (Indonesia) Co. Ltd. (PT BANK ICBC INDONESIA) yang diadakan di Jakarta dan Surabaya.
Pada 5 Februari tahun 2007, Komisi Regulator Perbankan China secara resmi menyetujui bahwa ICBC membeli 90% saham Bank Halim Indonesia.
Pada 28 M ei tahun 2007, Bank Indonesia secara resmi menyetujui bahwa ICBC membeli 90% saham Bank Halim Indonesia sebagai pemegang saham pengendali.
Pada tanggal 28 September 2007, ICBC menyelesaikan pengalihan saham dengan pemegang sahan Bank Halim Indonesia. ICBC memiliki 90% saham dari Bank Halim Indonesia, dan Bank Halim Indonesia resmi berganti nama menjadi Industri dan Commercial Bank of China (Indonesia) Co Ltd (PT BANK ICBC INDONESIA)
Lembaga pengambilan keputusan tertinggi Bank ICBC Indonesia adalah Rapat Umum Pemegang Saham, dimana yang mengatur adalah Dewan Direksi dan Dewan Pengawas. Di bawah Dewan Pengawas ada pengaturan dari: Komite Audit, Komite M anajemen Risiko, Komite Nominasi dan Remunerasi. Sedangkan di bawah Direksi ada pengaturan dari: Aktiva dan Kewajiban Komite M anajemen, Keuangan Komite
Review, Review Kredit Komite. Dewan Direksi bertugas melakukan
departemen dan cabang-cabang yang secara langsung bertanggung jawab kepada Dewan Direksi.
Kantor pusat Bank ICBC Indonesia telah menetapkan 19 departemen, termasuk Departemen Umum, Departemen Audit Internal, Kepatuhan dan Departemen Perencanaan Pembangunan, Departemen Pemasaran, Departemen Investment Banking, Departemen Bisnis Internasional, Lembaga Keuangan Departemen, Private Banking Departemen Keuangan Departemen M anajemen, Departemen M odal, Departemen M anajemen Risiko, Hukum dan Departemen Keamanan, Departemen Sumber Daya M anusia, Jurusan Akuntansi, Departemen Operasi, Departemen M anajemen Kredit, Kredit Departemen Review, Informasi dan Teknologi Departemen, Pusat Pengolahan Data Elektronik, dan lain-lain.
Bank ICBC Indonesia memiliki 15 cabang, yang terdiri dari kantor pusat, sembilan cabang dan dua sub-cabang.
3.1.2 Visi dan Misi a. Visi
M enciptakan nilai untuk masa depan. b. Misi
• Meningkatkan mutu karyawan, nasabah dan pemegang saham • Menjadi bank terdepan yang mempunyai nilai dan dihormati di
antara bank-bank di Indonesia.
3.2 S truktur Organisasi
3.2.1 Diagram S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Bank ICBC Indonesia
3.2.2 Tugas dan Wewenang 1. Credit Review
Credit Review memiliki tugas untuk melakukan review kelayakan kredit apakah kredit tersebut sudah layak atau belum dan juga merekomendasikan kredit untuk di-approve dan akan diproses selanjutnya.
2. Credit Management
M empunyai peranan untuk menetapkan kebijakan-kebijakan kredit yang ada dan melakukan Post-Dibursement.
3. Legal
M e-review data legalitas dari instansi yang terkait dengan bank beserta menyiapkan akte-akte legal untuk pengikatan kredit dan kerjasama bisnis.
4. Investment and Corporate Banking I
M engatur loan corporate untuk pasar luar negeri. 5. Coorperate Banking II and Commercial Banking
M engatur loan corporate untuk pasar lokal 6. Financial Institution
M engatur loan corporate yang bersifat financial service mis: lembaga pembiayaan (adira, BIM A, verena oto, dll) atau antar bank misalkan danamon, BCA.
7. Global Trade Service
8. Retail Banking
M engatur segala bisnis yang berhubungan dengan nasabah personal dan memasarkan produk-produk retail banking seperti ATM , kartu kredit, dan lain-lain.
9. Finance Management
M engatur operational keuangan Bank ICBC sendiri, seperti COA, pembukuan, P/L, dan lain-lain.
10. Internal Audit
M elakukan audit terhadap fungsi operasional dan non-operasional perusahaan secara berkala.
11. Human Resources
M engatur segala jenis kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia, seperti perekrutan karyawan baru, pelatihan dan pengembangan karyawan, pengaturan jadwal dan pernilaian kinerja, payroll, dan lain-lain.
12. Risk Management
M enganalisis resiko-resiko baik operasional maupun non-operasional dan menetapkan kebijakan-kebijakan untuk menhindari dan/atau mengatasi resiko.
13. Compliance
Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan kepatuhan terhadap peraturan Bank Indonesia.
14. General Affair
M enjalankan segala aktivitas dalam hal publikasi, dokumentasi dan koordinasi.
15. S trategy Management and Investor Relation
M enangani hal-hal yang berhubungan dengan strategi bisnis, misalnya peluncuran produk baru yang sesuai dengan kondisi pasar, mengatur kerja sama dengan pihak ketiga dalam rangka pengadaan produk.
16. E-Banking and IT
M endukung operasional sehari-hari dalam sisi hardware, software, network, dan lain-lain. Dan juga melakukan uji coba dan implementasi terhadap sistem yang akan dikembangkan, contohnya: call center dan internet banking.
17. Bills Center
M enangani hal-hal yang berhubungan dengan produk dan transaksi internasional.
18. Card Center
Berhubungan dengan kartu debit, credit card, dan semua kartu yang dikeluarkan oleh bank.
19. Operation Management
M engatur semua yang berhubungan dengan operasi Bank ICBC terutama core banking.
20. Global Market
21. Management Information
M empersiapkan laporan internal dan eksternal bank, membuat financial statement , mensirkulasikan informasi tentang kondisi keuangan bank.
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur Pendataan Fixed Aset IT untuk karyawan
1. General Affair mengisi form permintaan peralatan IT(monitor, PC, keyboard, mouse dll) dan memberikan data karyawan yang baru masuk kepada bagian IT.
2. Head of Department (department karyawan yang baru masuk) menandatangani persetujuan terhadap request pendataan.
3. Head of General Affair menandatangani persetujuan terhadap request pendataan.
4. Head of IT menandatangani persetujuan terhadap request pendataan.
5. Bagian IT mendata aset IT yang diminta dan memberikan aset IT tersebut.
3.3.2 Prosedur Perbaikan Aset IT
2. Head of IT menganalisa kondisi aset IT layak atau tidak untuk diperbaiki.
3. Jika aset IT layak untuk diperbaiki, maka Head of IT menandatangani persetujuan dari perbaikan aset IT yang diminta.
4. Bagian IT melakukan perbaikan terhadap aset IT yang rusak.
5. Jika aset IT yang rusak tidak bisa diperbaiki, maka bagian IT akan menukar aset IT tersebut dengat aset IT yang ada.
3.3.3 Prosedur Upgrade Aset IT
1. Staff mengisi form upgrade terhadap komputer yang dimiliki (Ram,VGA, Harddisk) kepada bagian IT.
2. Head of IT menganalisa kondisi aset IT layak atau tidak untuk di upgrade.
3. Jika aset IT layak untuk di upgrade, maka Head of IT menandatangani persetujuan dari upgrade aset IT yang diminta.
4. Bagian IT melakukan upgrade terhadap aset komputer staff.
5. Bagian IT mengisi data dan mengembalikan aset IT tersebut kepada staff.
3.3.4 Prosedur Peminjaman Aset IT
1. Staff mengisi form peminjaman aset IT (Laptop, Printer, M ouse dan lain-lain) kepada bagian IT.
2. Bagian IT mengecek ketersediaan aset IT yang akan dipinjam
3. Head of Department (department staff yang meminjam aset IT) menganalisa alasan peminjaman aset IT tersebut.
4. Head of IT menganalisa alasan peminjaman aset IT tersebut.
5. Jika alasan peminjaman disetujui, maka Head of Department dan Head of IT akan menandatangani persetujuan pada lembar peminjaman aset IT.
6. Jika setiap Head sudah menyetujui, maka bagian IT akan memberikan aset IT tersebut.
3.3.5 Prosedur Pengembalian Aset IT
1. Staff mengisi form pengembalian aset IT (Laptop, Printer, M ouse dan lain-lain) kepada bagian IT.
2. Bagian IT mengecek kelengkapan aset IT yang dikembalikan. 3. Jika aset lengkap, bagian IT menerima pengembalian.
3.3.6 Prosedur Pengembalian Fixed Aset IT
1. Staff mengisi form pengembalian peralatan IT(monitor, PC, keyboard, mouse dll) kepada bagian IT.
2. Bagian IT mengecek kelengkapan aset IT.
3.3.7 Prosedur Perpindahan Meja Kerja
1. Staff mengisi form perpidahan meja kerja.
2. Head of Department (department staff ) , HRD, GA, dan Head of IT menganalisa alasan perpindahan meja kerja staff tersebut.
3. Jika alasan perpindahan disetujui, maka Head of Department (department staff ) , HRD, GA, dan Head of IT akan menandatangani persetujuan pada lembar perpindahan.
4. Bagian IT akan melakukan pendataan ulang terhadap komputer staff tersebut (IP Computer, Port Table).
3.3.8 Prosedur Perencanaan Pengadaan Aset IT
1. Bagian IT membuat proposal yang berisi data – data aset IT yang ingin dibeli, perkiraan anggaran keuangan, dan tujuan pembelian aset IT.
2. Head of IT menganalisa proposal tersebut, dan mendatangani persetujuan perencanaan pengadaan aset IT tersebut.
3. Proposal tersebut diserahkan kepada bagian Finance.
4. Bagian IT menunggu persetujuan dari Finance untuk pembelian aset IT, apabila sudah disetujui, bagian IT akan melakukan pembelian pada vendor – vendor dari aset IT yang akan dibeli.
3.4 Diagram Aliran Data (DFD)
3.4.1 Diagram Context
Gambar 3.2 Diagram Context Sistem Manajemen Aset IT pada Bank ICBC Indonesia
3.4.2. Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol S istem Manajemen Aset IT pada Bank ICBC Indonesia
3.5 Definisi Sistem
3.5.1 Mission S tatement
1. Pendataan aset IT yang terintegrasi.
2. Setiap karyawan dapat melakukan proses (peminjaman, perpindahan meja kerja, perbaikan, dan upgrade aset IT) dengan mudah.
3. Bagian IT dapat dengan mudah mengontrol setiap aset IT(pendataan, peminjaman, perbaikan, dan upgrade aset IT).
3.5.2 Mission Objectives Pengolahan Data
to maintain (insert, update and delete) data on pendataan fixed aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on peminjaman aset IT. to maintain (insert, update and delete) data on perbaikan aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on pendataan aset IT. to maintain (insert, update and delete) data on upgrade aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on pengembalian aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on pengembalian fixed aset IT.
to maintain (insert, update and delete) data on perencanaan pengadaan aset IT
to perform searches on pendataan fixed aset IT. to perform searches on peminjaman aset IT.
to perform searches on perbaikan aset IT.
to perform searches on upgrade aset IT. to perform searches on pengembalian aset IT.
to perform searches on pengembalian fixed aset IT. to perform searches on brand vendor
to track the status of peminjaman aset IT.
to track the status of perbaikan aset IT. to track the status of upgrade aset IT.
to track the status of pengembalian aset IT. to track the status of pengembalian fixed aset IT.
to track the status of perencanaan pengadaan aset IT
to report on pendataan fixed aset IT. to report on peminjaman aset IT.
to report on upgrade aset IT. to report on pengembalian aset IT.
to report on pengembalian fixed aset IT. to report on perpindahan meja kerja.
3.5.3 Mission Boundaries
3.6 User Requirement Specification
6.6.1 Data Requirement 1. Staff
Seluruh staff yang bekerja di Bank ICBC Indonesia yang menggunakan aset IT.
2. Aset
Seluruh aset IT yang dimiliki Bank ICBC Indonesia di seluruh cabang
3. Brand Vendor
Nama Brand dan Tempat dilakukannya pembelian aset IT.
4. Pendataan fixed aset IT
Data mengenai kepemilikan aset IT (komputer, monitor, mouse dan lain-lain) pada setiap staff.
5. Peminjaman aset IT
Data mengenai transaksi peminjaman aset IT (laptop, printer dan lain-lain) yang dilakukan oleh staff.
6. Perbaikan aset IT
Data mengenai transaksi perbaikan aset IT . 7. Upgrade aset IT
Data mengenai aset IT mana yang ingin di-upgrade oleh staff, contoh: RAM , Harddisk dan lain-lain.
8. Pengembalian aset IT
Pendataan transaksi pengembalian aset IT atas aset yang dipinjam oleh staff.
9. Pengembalian fixed aset IT
Pendataan mengenai fixed aset IT yang dipakai staff jika staff sudah berhenti dari Bank ICBC Indonesia.
10. Perpindahan meja kerja
Pendataan mengenai ip computer, port table dan alasan perpindahan meja kerja.
11. Perencanaan pengadaan aset IT
Pendataan mengenai aset IT yang ingin dibeli, brand vendor pembelian aset IT, anggaran keuangan yang dibutuhkan, dan tujuan pembelian.
3.6.2 Transaction Requirement 1. Data Entry
• Memasukkan data-data aset IT yang dimiliki oleh Bank ICBC Indonesia.
• Memasukkan data mengenai kepemilikan setiap fixed aset IT yang ada.
• Memasukkan data transaksi peminjaman yang dilakukan staff.
• Memasukkan data transaksi perbaikan yang dilakukan staff.
• Memasukkan data transaksi pengmbalian yang dilakukan staff.
• Memasukkan data komputer yang ingin di-upgrade.
• Memasukkan data pengembalian aset IT.
• Memasukkan data pengembalian fixed aset IT.
• Memasukkan data perpindahan meja kerja.
• Memasukkan data perencanaan pengadaan aset IT.
2. Data Update/Deletion
• Meng-update data staff bila tejadi perpindahan tempat kerja, kenaikan jabatan, perpindahan divisi dan lainnya.
• Meng-update status ketersediaan aset dalam pendataan aset IT.
• Meng-update tanggal dan staff yang melakukan perubahan data pada setiap transaksi.
• Meng-update status persetujuan pada setiap transaksi.
• Menghapus record transaksi yang dibatalkan oleh staff.
3. Data Queries
• Memasukan, mengubah data aset IT pada pendataanfixedasetIT • Melakukan pencarian aset IT yang berstatus available (boleh
dipinjam)
• Melakukan pencarian terhadap brand dari aset IT tersebut • Melakukan pencarian terhadap aset yang mengalami kerusakan • Memasukkan data transaksi peminjaman
• Memasukkan data transaksi pengembalian
• Memasukkan data transaksi upgrade aset IT yang dimiliki karyawan
• Memasukkan data transaksi perbaikan aset terhadap karyawan • Memasukkan, mengubah data karyawan yang memiliki fixed aset
IT
• Memasukan data transaksi perpindahan meja kerja • Memasukan data staff pada pendataan fixed aset IT
• Melakukan perubahan pendataan fixed aset IT bila terjadi perpindahan meja kerja pada staff.
• Memasukkan data perencanaan pengadaan aset IT
• Memasukkan data pengembalian fixed IT jika staff sudah resign • Memasukkan data staff yang melakukan peminjaman
• Memasukkan data staff yang melakukan pengembalian
• Memasukkan data staff yang melakukan meminta perbaikan aset terhadap aset IT yang dimiliki
• Memasukkan data staff yang meminta upgrade pada aset IT yang mereka miliki
• Memasukkan data staff yang meminta perpindahan meja kerja • Memasukkan data staff yang mengajukan perencanaan pengadaan
aset IT
• Memasukkan data staff yang melakukan pengembalian fixed aset IT saat mereka resign
• Memasukkan data permintaan pendataan aset IT yang dilakukan staff
3.6.3 General Systems Requirement a. Ukuran Awal Database
• Terdapat kurang lebih 500 staff yang bekerja pada Bank ICBC Indonesia.
• Terdapat kurang lebih 4000 aset yang dimiliki Bank ICBC Indonesia.
b. Pertumbuhan Database
Tidak jauh beda dengan record awal setiap tahunnya. c. Tipe dan Nomor Rata-Rata dari Pencarian Record
• Pencarian untuk ketersediaan dari setiap aset IT yang ada.
d. Kebutuhan Jaringan dan Share Access
Jaringan internet komputer yang ingin mengakses harus terhubung dengan kantor pusat Bank ICBC Indonesia yang terletak di Jakarta. Sistemnya bisa di akses oleh setiap staff yang bekerja di Bank ICBC Indonesia. Sistem membatasi hak akses dari setiap staff berdasarkan jabatan mereka.
e. Performance
Diharapkan sistem dapat melakukan proses pencarian data aset kurang dari 5 detik tiap pencarian. Sistem dapat melakukan proses insert/update/delete transaksi kurang dari 5 detik. Sistem dapat memberikan report transaksi setiap bulannya kurang dari 10 detik.
f. Keamanan
• Database harus terlindung password
• Setiap anggota staff harus memiliki hak akses terhadap database sesuai dengan jabatan dan department-nya.
• Anggota staff hanya melihat dan menggunakan data sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya.
3.7 Permasalahan yang di Hadapi
Permasalahan yang dihadapi pada Bank ICBC Indonesia tentang M anjemen Aset IT antara lain, yaitu:
1. Data aset IT yang belum terintegrasi dengan baik pada masing-masing cabang yang dimiliki Bank ICBC Indonesia, sehingga membuat pendataan terhadap jumlah aset IT yang ada menjadi tidak akurat.
2. Adanya redundansi data, dikarenakan setiap cabang memiliki pendataan aset IT sendiri sehingga ketika dilakukan rekapitulasi akan terjadi redundansi data.
3. Kurangnya tingkat keamaan pada setiap aset IT yang ada, dikarenakan tidak adanya pendataan kepemilikan aset IT pada setiap staff.
4. Keamaan data masih riskan mengingat data masih disimpan dalam bentuk kertas (hard copy) sehingga membuat sering terjadinya kehilangan dokumen serta pihak lain yang tidak berkepentingan dapat mengakses data tersebut. 5. Adanya lost information dalam melacak keberadaan lokasi setiap aset IT
yang ada.
6. Belum adanya report terhadap atasan atas segala transaksi yang ada (pendataan, peminjaman, perbaikan, pembaruan, dan pengadaan aset IT)
3.8 Alternatif Pemecah Masalah
Pemecahan masalah dari masalah-masalah yang ada pada Bank ICBC Indonesia dalam menangani aset IT yang ada, maka dirancang suatu sistem aplikasi basis data yang dapat menjaga integritas data, memudahkan dalam
proses pencarian informasi agar lebih cepat, akurat, dan terkomputerisasi. Pemecahan masalahnya, antara lain:
1. M embangun sebuah sistem basis data yang menyediakan informasi mengenai jumlah aset IT yang dimiliki, keberadaan aset IT, dan kepemilikan setiap aset IT yang ada.
2. M embangun sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mendukung sistem basis data dan dapat mempermudah pengguna dalam mengakses informasi yang dibutuhkan.
