7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1 Sistem
Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berintegrasi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. (Tata Sutabri, 2012:10)
a. Pengertian Sub-Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012:11) Suatu sistem dapat terdiri dari bagian-bagian sistem atau sub-sistem. Contoh, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem lagi atau terdiri dari komponen-komponen pendukung sistem itu sendiri. Subsistem perangkat keras dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan media penyimpanan. Subsistem-subsistem yang ada saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
b. Definisi Sistem
Definisi sistem menurut Verdi Yasin (2012:260) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama (Sutarman: 2012).
Dari defenisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari banyak komponen yang saling berhubungan. Meskipun setiap sistem mempunyai fungsi yang berbeda namun semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama.
2.1.2 Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:29)informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.
Menurut Stair dan Reynolds (2010:5) informasi adalah sebagai kumpulanfakta yang terorganisir sehingga mereka memiliki nilai tambahan selain nilai faktaindividu.
a. Definisi Sistem Informasi
Menurut Stair dan Reynolds (2010:10) mendefinisikan Sistem Informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang dikumpulkan (input),memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi, dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan.
Aktifitas dasar dari Sistem Informasi yaitu sebagai berikut:
1. Input
Melibatkan penangkapan atau pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.
2. Process
Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna.
3. Output
Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang akan digunakan.
4. Feedback
Output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap
Gambar 2.1.M
proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih
Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang akan digunakan.
yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap
Model Sistem Sederhana (www.dallastown.net/05.04.2013
proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih
Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya
yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap Input,
2.2 Metode Waterfall
(Alan Dennis et al, 2009:11) model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier atau alur hidup klasik. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut didalam dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan.
Gambar 2.2 Model Waterfall (Alan Dennis et al, 2009:11)
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk memspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain
Perencanaan
Analisis
Design
Implementasi
agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi logik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan dimulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
Model waterfall adalah model SDLC yang paling sederhana. Model ini hanya cocok untuk pengembangan perangkat lunak dengan spesifikasi yang tidak berubah-ubah.
2.3 UML (Unified Modelling Language)
Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan sistem yang dibangun
dengan menggunakan teknik pemrograman berorietasi objek, yaitu Unified Modelling Language (UML).
UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem yang besar dan kompleks. UML tidak hanya digunakan dalam proses pemodelan perangkat lunak, namun hampir dalam semua bidang yang membutuhkan pemodelan. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual.
UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi, penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek.
Definisi Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. Versiterbarudari UML yaitu UML versi 2.0 terdiridariempatbelasteknikdiagramuntukmemodelkansistem. Diagram tersebut dibagi menjadi dua kelompok utama yaitu Structure Diagrams dan Behavioral Diagrams (Alan Dennis et al, 2009:29).
Structure Diagrams yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan, sedangkan Behavioral Diagrams yaitu kumpulan dari diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan dari sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah system tersebut.
Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML juga dapat di definisikan sebagai notasi dan sintaks. Notasi dalam UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak dan UML 2.0 terdiri dari 14 (empat belas) jenis diagram resmi yang dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 2.1 Jenis-jenis diagram UML(Alan Dennis et al, 2009:30).
Diagram Kegunaan
Structure Diagrams
Class untuk memodelkan struktur kelas
Object untuk memodelkan struktur object
Package untuk mengelompokkan elemen-elemen UML dalam tingkatan unit yang lebih tinggi.
Deployment untuk menunjukkan tata letak sebuah sistem secara fisik, menampakkan bagian-bagian software yang berjalan pada bagian-bagian hardware yang digunakan untuk mengimplementasikan sebuah sistem dan keterhubungan antara komponen-komponen hardware tersebut
Component untuk memodelkan komponen object.
Composite Structure
untuk menunjukkan dekomposisi secara hierarkis sebuah class ke sebuah struktur internal.
Behavioral Diagrams
Activity untuk memodelkan perilaku Use Cases dan objects di dalam system
Sequence untuk memodelkan pengiriman pesan (message) antar objects
Communication menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message
Overview sequence diagram
Timing untukmenunjukkanfaktorpembataswaktudiantaraperubahanstate pada objek yang berbeda
Behavioral State Machine
untuk mendefinisikan perilaku sebuah object
Protocol State Machine
digunakanuntukpenggunaanprotocol pada sebuahsistem
2.4 Use Case Diagram
Sebuah use case diagram menggambarkan secara sederhana fungsi-fungsi utama dari sistem dan berbagai user yang akan berinteraksi dengan sistem tersebut (Alan Dennis, 2009:173).
Tabel 2.2 Simbol Use Case Diagram (Alan Dennis et al, 2009:174).
Nama Elemen Fungsi Notasi
Actor Menggambarkantokohatausistem yang memperolehkeuntungan dan berada di luardarisistem. Actor dapat berasosiasi dengan actor lainnya
dengan menggunakan
specialization/superclass association. Actor ditempatkan di luar subject boundary.
Use Case Mewakili sebuah bagian dari fungsionalitas sistem dan ditempatkan dalam system boundary.
Subject Boundary
Menyatakan lingkup dari subjek
Assosiation Relationship
Menghubungkan actor untuk berinteraksi dengan use case
Include Relationship
Menunjukkaninclusion fungsionalitas dari sebuah use case dengan use case lainnya. Arah panah dari base use case ke included use case
Extend Relationship
Menunjukkan extension dari sebuah use case untuk menambahkan optional behavior. Arah panah dari extension use case ke base use case
Generalization Relationship
Menunjukkan generalisasi dari use case khusus ke yang lebih umum
2.5 Sequence Diagram
Sequence diagram adalah salah satu dari dua jenis diagram interaksi. Sequence Diagram menggambarkan interaksi dinamis antara objek dalam sebuah use case dan mendeskripsikan pesan yang dikirimkan. Sequence diagram menekankan waktu pemesanan kegiatan yang berlangsung dalam satu set objek yang berkolaborasi (Alan Dennis et al, 2009:240).
Oleh karena itu untuk menggambar Sequence diagram maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.
Tabel 2.3 Simbol Sequence Diagram(Alan Dennis et al, 2009:242)
Nama Elemen Fungsi Notasi
Actor Menggambarkantokohatausistem yang memperolehkeuntungan dan berada di luardarisistem
An Object Menyatakan objek berinteraksi pesan
Lifeline Partisipan Form
Activation Menyatakanobjekdalamkeadaanaktif dan berinteraksi pesan (mengirim/ menerima pesan)
Message Menyampaikan informasidari satu objekke objek lain.
Pesan tipe send dinyatakan dengan arah panah mengarah pada objek yang dikirim. Sedangkan Pesan tipeReturnarahpanahmengarah pada objek yang menerimakembalian
Guard Condition
Merupakantesyang harus
dipenuhiuntuk pesanyang akan dikirim.
Object Destruction
Xditempatkanpada akhirobyekuntuk menunjukkan bahwa akan keluar eksistensi.
X
Frame Menunjukkankonteksdiagram urutan.
2.6 Activity Diagram
Activity diagram digunakan untuk memodelkan perilaku di dalam suatu bisnis. Activity diagram dapat dilihat sebagai sebuah sophisticated data flow diagram (DFD) yang digunakan pada analisis structural. Akan tetapi, berbeda dengan DFD, activity diagram mempunyai notasi untuk memodelkan aktivitas yang berlangsung secara paralel, bersamaan, dan juga proses pengambilan keputusan yang kompleks (Alan Dennis et al, 2009:159).
Tabel 2.4 Simbol Activity Diagram (Alan Dennis et al, 2009:242)
Nama Elemen Fungsi Notasi
Action Untuk menggambarkan perilaku yang sederhana dan bersifat non-decomposable
Activity Untuk mewakili kumpulan aksi (action)
Object Node Untuk mewakili objek yang terhubung dengan kumpulan object flow
Control Flow Menunjukkan rangkaian pelaksanaan
Object Flow Menunjukan aliran sebuah objek dari sebuah aktivitas/aksi ke aktivitas atau aksi lainnya
Initial Node Menandakan awal dari kumpulan aksi atau aktivitas
Final-Activity Node
Untuk menghentikan seluruh control flows atau object flows pada sebuah aktivitas Final-Flow
Node
Untuk menghentikan control flow atau object flow tertentu
Decision Node Untuk mewakili suatu kondisi pengujian yang bertujuan untuk memastikan bahwa control flow atau object flow hanya menuju ke suatu arah
Merge Node Untuk menyatukan kembali decision path yang di buat dengan menggunakan decision node.
Fork Node Untuk memisahkan perilaku menjadi kumpulan aktivitas yang berjalan secara parallel
Join Node Untuk menyatukan kembali kumpulan aktivitas yang berjalan secara parallel
Swimlane Untuk membagi sebuah activity diagram kolom guna menempatkan aktivitas atau aksi tertentu pada individu atau objek yang bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas atau aksi tersebut.
2.7 Class Diagram
Sebuah diagram kelas adalah model statis yang menunjukkan kelas dan hubungan antar kelas yang tetap konstan dalam sistem dari waktu ke waktu. Diagram kelas menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem (Alan Dennis et al, 2009:240).
Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metoda atau operasi.
1. Atribut merupakan variable-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas. 2. Metoda atau Operasi adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut: 1. Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan.
2. Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya.
3. Public, dapat dipanggil oleh siapa saja.
Tabel 2.5 Simbol Class Diagram (Alan Dennis et al, 2009:215)
Nama Elemen Fungsi Notasi
Association/ asosiasi
Asosiasi yang menghubungkan class dengan class multiplycity.
Agregation /agregasi
Menggambarkan suatu class terdiri dari class lain atau suatu class adalah bagian dari class lain.
Class/ kelas
Menggambarkan sesuatu yang mengkapsulkan informasi di class, menampung nama class, atribut dan method.
Interface/ antarmuka
Sama dengan konsep interface dalam pemrograman berorientasi objek
Generalisasi
Relasi antara kelas yang lebih umum dengan kelas yang lebih khusus (generalisasi-spesialisasi)
Dependency/ Ketergantungan
Relasi antara kelas dengan makna ketergantungan anatara kelas.
2.8 Adobe Dreamweaver CS6
(madcoms, 2013:1) Adobe Dreamweaver CS6 adalah perangkat lunak terkemuka untuk desain web yang menyediakan kemampuan visual yang intuitif termasuk pada tingkat kode, yang dapat digunakan untuk membuat dan mengedit website HTML serta aplikasi mobile seperti smartphone, tablet dan perangkat lunak lainnya. Dengan adanya fitur layout Fluid Grid yang dirancang khusus untuk memungkinkan lintas platform, maka akan membuat layout menjadi adaptif atau dapat menyesuaikan dengan browser yang dipakai. Anda juga dapat melihat hasil sementara desain dengan fasilitas Multiscreen Preview yang telah mengalami banyak perubahan dan peningkatan fusionalitasnya.
Dreamweaver menjadi web desain standar dan alat pengembangan untuk banyak organisasi, dan Dreamweaver CS6 dibutuhkan untuk merespon dengan cara web telah berubah, serta cara berubah. HTML5 masih berkembang, tapi banyak dari keluarga standarnya yang sudah digunakan. Itu sebabnya ada baiknya untuk melihat banyak CSS.
2.9 PHP
PHP kependekan kata dari Hypertext Preprocessor adalah suatu bahasa pemrograman open source yang cocok digunakan dalam pengembangan web dan dapat di sisipkan pada sebuah script HTML [ Ahmad dan Virgi:2011].
Penciptaan awal PHP adalah untuk mempermudah pengembangan sebuah web dalam penulisan dalam halaman web dinamis dengan cepat.
Dari pemaparan di atas dapat di simpulkan bahwa PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman dimana berbasis kode – kode (script ) yang di pergunakan untuk mengolah suatu data dan bersifat server – side yang di tambahkan ke dalam HTML.
Sifat server – side berarti pengerjaan skrip dilakukan di server, lalu setelah itu hasilnya di kirimkan ke browser. Adapun cara penulisan skrip PHP ada 2 cara, yaitu EmbeddedScript dan NonEmbeddedScript. Contoh dari jenis skrip PHP diatas di tunjukan dalam gambar 2.3 berikut :
Gambar 2.3.Perbedaan antara Embedded Script dengan Non Embedded Script
Gambar 2.3 menjelaskan bahwa skrip PHP dapat berupa embeddedscript yaitu melakukan tag PHP diantara tag – tag HTML sedangkan nonembeddedscriptyaitu semua tag HTML diletakan dalam tag PHP. Semua kode PHP menyerupai dengan kode bahasa C, walaupun tidak sepenuhnya sama.
Untuk penulisan tag PHP terdiri dari empat style, yaitu StyleStandar Format, dengan format: <?php ….?>, Short Style dengan format: <? ….?>, Javascript Style
dengan format: <script language = “php”> … </script> dan ASP style dengan format: <% … %>.
2.10 MySQL (Structure Query Language)
(Aditya, 2011:61) MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multiuser, dengan sekitar 6 juta instalasi diseluruh dunia. MySQL pertama kali dirintis oleh seorang programer database bernama Michael Widenius. MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). RDBMS dapat menangani data yang bervolume besar. Meskipun begitu, tidak menuntut resource yang besar. MySQL adalah database yang paling populer diantara database-database yang lainnya.
Kehandalan suatu sistem basis data (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasinya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun program-program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai pelayan basis data, MySQL mendukung operasi basis data transaksional maupun operasi basis data non-transaksional.
2.11 Navicat
Navicat adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk memanipulasi data MySQL atau Oracle, seperti membuat database, membuat tabel, menghapus tabel. Adapun kemampuan yang di miliki navicat selain yang di sebutkan sebelumya adalah dapat di gunakan untuk mengubah tipe data MySQL yang biasanya berakhiran (.sql) ke dalam format file Paradox(*.db), file DBase(*.dbf), file Text(*.txt), file HTML(*.htm;*.html), file Excel(*.xls), file Excel 2007(*.xlsx), file Lotus 1-2-3(*.wk1), QuattroPro(*.wq1), file XML(*.xml), database MS Access(*.mdb), dan
masih banyak lagi. Tidak hanya sampai di situ saja, dengan bantuan navicat ini anda bisa dengan mudah mengambil data dari tipe lain ke dalam file .sql. Pengoprasian aplikasi Navicat ini sangat lah mudah karna sudah tools ini sudah berbaasis GUI ( Graphical User Interface ).
Gambar 2.4 Contoh Navicat
2.12 Metode Pengujian Black Box
Pengujian fungsional atau pengujian kotak hitam (black box testing) merupakan pendekatan pengujian yang ujiannya diturunkan dari spesifikasi program atau komponen (Soetam Rizky,2011:269). Sistem merupakan “kotak hitam” yang perilakunya hanya dapat ditentukan dengan mempelajari input dan output yang berkaitan. Nama lain untuk cara ini adalah pengujian fungsional karena penguji hanya berkepentingan dengan fungsionalitas dan bukan implementasi perangkat lunak.
Dengan black box analisis sistem akan memperoleh kumpulan kondisi dari input yang akan mengerjakan seluruh keperluan fungsional program.
1. Fungsi yang salah atau hilang 2. Kesalahan pada interface
3. Kesalahan pada struktur data atau akses database 4. Kesalahan performasi
2.13 Production Planning and Inventory Control (PPIC) 2.13.1 Pengertian PPIC
Menurut Prawirosentono (2007) perencanaan dan pengendalian bahan baku adalah suatu kegiatan memperkirakan kebutuhan persediaan bahan baik secara kuantitatif maupun secara kualitatif agar perusahaan dapat beroperasi seperti direncanakan sesuai dengan kebutuhan sehingga proses produksi terjamin kelancarannya.
PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yaitu suatu departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.
PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah kegiatan merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan baku agar proses produksi (manufaktur) dapat berjalan dengan baik (efektif dan efisien). PPIC atau Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan adalah departemen yang menjembatani departemen Marketing dengan departemen-departemen lain seperti Produksi, R&D, Purchasing, Finance dan lain-lain untuk mencapai pengelolaan bahan baku secara tepat (tepat waktu, tepat jumlah, tepat mutu dan tepat biaya). Tugasdari PPIC antara lain membuat rencana produksi dengan berpedoman pada rencana sales marketing.
Production planning bukan hanya merencanakan produksi saja tetapi juga harus mengetahui kebutuhan bahan baku yang akan di produksi yang mana departemen PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan informasi dari departemen R&D berupa formulasi produk sehingga bagian PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan diproduksi. Sedangkan Inventory Control bukan hanya sekedar mengontrol bahan baku saja tetapi bagaimana departemen PPIC dapat meminimalkan persediaan bahan baku yang berada di departemen Warehouse sehingga penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.
(http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1514/1295)
2.13.2 Konsep Dasar PPIC
Dalam manajemen modern, perencanaan produksi memegang salah satu peranan yang sangat penting. Dunia industri tidak saja dituntut untuk meningkatkan permintaan pasar melalui pemasaran semata-mata namun juga bagaimana menghasilkan produk secara efisien dengan kualitas yang memenuhi harapan konsumen. Dengan adanya perencanaan produksi yang baik, maka tuntutan ini akan dapat dipenuhi.
Sebuah perencanaan produksi akan berjalan dengan baik jika ditunjang dengan adanya persediaan bahan baku yang memadai. Di lain pihak persediaan bahan baku juga memberikan kontribusi biaya yang cukup besar sehingga komponen biaya ini juga perlu untuk dikendalikan. Melihat pentingnya fungsi perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di atas, maka perlu adanya usaha untuk mengelolanya secara efisien untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Dengan PPIC diharapkan dapat menjelaskan mengenai keterkaitan antara fungsi perencanaan produksi dan pengendalian persediaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya dalam perusahaan. Sehingga dapat melakukan perencanaan
produksi dan pengendalian persediaan dan mengaplikasikannya sesuai kondisiperusahaan.
Dari konsepdasar PPIC maka pekerjaan PPIC agar dapat berjalan lebih efektive dan efisien apabila :
a. Mengetahui Kapasitas Produksi
Kapasitas Produksi adalah seberapa banyak suatu mesin produksi dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan kapasitas produksi ini maka departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk dapat menghasilkan barang dengan kualitas yang baik dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari departemen produksi.
b. Mengetahui Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuannya, oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.
c. Mengetahui Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari departemen gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stoknya. Dengan data ini Gudang dapat memperkirakan berapa banyak barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas gudang.
Tugas – tugas PPIC adalah sebagai berikut :
1. Membuat rencana produksi dengan pedoman rencana Sales Marketing
Dalam rangka penyusunan rencana dan jadwal produksi, bagian PPIC memperoleh informasi dari bagian pemasaran dan juga bagian produksi. Kemudian PPIC mengestimasi kemampuan pabrik dalam memenuhi permintaan produk jadi tersebut. Dari data tersebut PPIC menyusun rencana produksi dan jadwal produksi kemudian didistribusikan ke bagian produksi dan bagian lain yang terkait dengan produksi. Perencanaan produksi diterbitkan oleh bagian PPIC dengan jangka waktu 1 tahun, 3 bulan, 1 bulan, 1 minggu serta merealisasikannya dalam bentuk rencana produksi harian (Production Daily Report).
2. Membuat rencana pengadaan bahanbaku berdasarkan rencana dan kondisi stok dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standar stok yang ideal (tidak terjadi kelebihan stok maupun kekurangan stok agar tidak menghambat proses produksi akibat kekosongan bahan baku).
3. Memantau semua inventory.
Pemantauan ini dilakukan baik untuk proses produksi, stok yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang. Untuk memperlancar kegiatan produksi diperlukan adanya buffer stock atau safety stock, yang ditetapkan berdasarkan jumlah pemakaian bahan dan lead time (yaitu waktu yang diperlukan mulai dari bahan dipesan sampai barang masuk ke gudang). 4. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing dan quantity yang
tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
5. Menginformasikan kebagian marketing jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay delivery.
6. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh informasi yang akurat dan up to date.
Syarat agar PPIC dapat bekerja secara optimal yaitu :
a. Ada rencana Sales dari Marketing Departement.
b. Ada formula standard dari semua produk.
c. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja.
d. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan kebutuhan bahan baku dalam produksi.
e. Ada batasan minimum dan maksimum stock bahan baku.
f. Adanya koordinasi dan komunikasi yang baik dengan department yang terkait demi kelancaran dalam pengadaan kebutuhan bahan baku dalam produksi.
