11
ANALISIS SISTIM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB
MENGGUNAKAN MODEL KANO
Oleh:
Humaira1)2),Indri Rahmayuni1)3), Defni1)4)
1) Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang Kampus Unand Limau Manis Padang 25163 (Telp. 0751-72590 Fax. 0751-72576)
2) E-mail : mira.humaira@gmail.com 3) Email : irahmayuni@yahoo.com
4) Email : faeyza.alfath@gmail.com
Abstrak
Metode yang digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Akademik adalah metode Spiral. Metode ini sangat cocok diimplementasikan untuk pengembangan sistem yang menitikberatkan pada evaluasi dan analisa resiko. Analisa resiko pada penelitian ini menggunakan model Kano. Analisa kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik menghasilkan bahwa 92% fungsionalitas telah dapat memuaskan pengguna.
Key words : siakad, web, model kano
1. Pendahuluan.
Banyak teknologi telah di terapkan dalam pembuatan sistem informasi akademik baik pada jarigan lan, internet bahkan yang terbaru berbasis mobile.
Sistem yang baik tidak hanya mengedepankan dari sisi teknologi saja, namun perlu adanya pertimbangan dari kepuasan disisi pengguna. Sekian banyak studi yang melibatkan pengguna dalam meningkatkan kualitas sistem informasi salah satunya adalah model Kano.
Pada masa lalu, kepuasan pelanggan diwakili dengan istilah one-dimensional : semakin besar pemenuhan atribut kualitas yang diinginkan, semakin tinggi kepuasan pelanggan yang dicapai [2]. Namun, terdapat beberapa atribut kualitas yang memenuhi kebutuhan konsumen tanpa perlu memberikan implikasi pada kepuasan konsumen yang lebih tinggi [4].Kano mengemukakan terdapat dua aspek untuk tiap atribut kualitas yaitu aspek objektif yang melibatkan pemenuhan kualitas dan aspek subjektif melibatkan persepsi konsumen atas kepuasan [1]. Kedua aspek ini dituangkan dalam sebuah model yang dikenal sebagai model Kano (Gambar 1).
Dalam metode Kano, kategori dari suatu produk dapat dibedakan menjadi [3];
1. Must-be atau Basic needs atau Thereshold :pelanggan tidak puas apabila kinerja dari atribut yang bersangkutan rendah. Tetapi kepuasan pelanggan tidak akan meningkat jauh diatas netral meskipun kinerja dari atribut tersebut tinggi.
2. One dimensional atau performance needs atau linear: tingkat kepuasan pelanggan berhubungan linier dengan kinerja atribut, sehingga kinerja atribut yang tinggi akan mengakibatkan tingginya kepuasan pelanggan pula.
3. Attractive atau Excitement needs atau delighters :tingkat kepuasan pelanggan akan meningkat sangat tinggi dengan meningkatnya kinerja atribut. Akan tetapi penurunan kinerja atribut tidak akan menyebabkan penurunan tingkat kepuasan.
4. Reverse apabila tingkat kepuasan pelanggan berbanding terbalik dengan hasil kinerja atribut, Questionable Result apabila tingkat kepuasan pelanggan tidak dapat didefinisikan (terdapat kontradiksi pada jawaban pelanggan) atau Indifferent apabila tingkat kepuasan pelanggan tidak berpengaruh dari hasil kinerja atribut.
12
Gambar 1. Model Kano
Teori kualitas diinspirasi oleh teori motivator-hygene yang dikemukakan Frederick Herzberg yang menyatakan bahwa faktor yang menyebabkan kepuasaan pekerjaan (faktor motivator) berbeda dengan yang menyebabkan ketidakpuasan (faktor hygene). Profesor Noriaki Kano dan beberapa rekannya mengembangkan teori Herzberg untuk menjelaskan bagaimana konsumen menerima dan mengevaluasi atribut kualitas[3].
Adapun tujuan penelitian ini:
1. Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna menggunakan sistem informasi akademik berbasis web 2. Merekomendasikan usaha perbaikan
terhadap sistem informasi akademik Batasan masalah penelitian:
1. Model Kano digunakan untuk mendapatkan data mengenai kepuasan pengguna sistem.
Tidak membahas secara teknis mengenai perubahan pada system
2. Metode Penelitian.
Penelitian ini menggunakan pendekatan Model spiral. Model Spiral merupakan kombinasi antara model iterative dan model linear seperti waterfall yang dititik beratkan pada evaluasi analisis resiko. Adapun tahapan Model spiral ini terdiri atas empat. Tahapan-tahapan tersebut adalah Gambar 2:
Gambar 2. Metode Spiral
Model Spiral yang digunakan dalam penelitian ini, fase-fase yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah:
1) Identifikasi
Tahap identifikasi dilakukan dengan:
Melakukan wawancara dengan pihak terkait untuk mengetahui dan memahami proses bisnis yang terjadi.
Mengamati jalannya proses untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai proses bisnis yang berlangsung.
Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak (software requirement specification) yang berisikan hasil analisis kebutuhan proses bisnis yang akan dibuat berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan.
Mengkomunikasikan spesifikasi yang dibuat dengan pihak terkait apakah sudah sesuai dengan kebutuhan mereka atau belum. Jika belum, maka perubahan kembali dilakukan untuk dikomunikasikan kembali sampai dihasilkan sebuah spesifikasi kebutuhan yang telas sesuai dengan kebutuhannya. 2) Desain
Tool yang digunakan sebagai alat bantu desain yaitu UML. Salah satunya adalah use case.
Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Pengguna biasanya disebut dengan aktor.Aktor merupakan sebuah peran yang dapat dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem.
Sistem Akademik ini memiliki lima aktor yang terdiri dari Administrator, Administrasi, Dosen, Mahasiswa dan Pengelola/Prodi. Masing-masing aktor mempunyai interaksi
13
ke sistem yang bervariasi.Use case diagram dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Informasi Akademik.
3) Pembangunan dan Implementasi Sistem Setelah proses rancangan selesai, Sistem Informasi Akademik ini mulai dibangun. Selama masa pembangunan sistem, pengujian terhadap fungsionalitas sistem informasi ini akan terus dilakukan baik menggunakan data dummy maupun data asli. Pada tahap ini juga dilakukan proses pengumpulan data yang diperlukan untuk tiap sistem informasi sehingga sistem yang dibangun dapat langsung diuji dengan data sebenarnya. Pengujian menggunakan data asli (real data) sangat penting untuk mengetahui tingkat kebenaran seluruh fungsionalitas yang melibatkan data tersebut.
4) Evaluasi dan Analisis Resiko
Setelah sistem informasi diimplementasikan dan dijalankan evaluasi penggunaan sistem dilakukan baik dengan
pengamatan data, penanganan kesalahan (error handling), maupun melalui evaluasi kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik.
Evaluasi kepuasan pengguna yang dilakukan menggunakan metode Kano ini dibagi atas 4 tahap seperti yang ditampilkan pada Gambar 4, dan 5.
Gambar 4. Langkah Evaluasi Kepuasan Pelanggan.
Identifikasi fungsionalitas
Sistem Informasi
Akademik
Pembuatan dan
penyebaran kuisioner
Kano
Analisis hasil kuisioner
Prioritas tindakan
berdasarkan hasil
14
Gambar 5.Langkah Pemrosesan Kuisioner Kano.
Khusus untuk sistem informasi dimana pertanyaan kuisioner sangat spesifik pada fungsionalitasnya, penentuan kategori fungsionalitas dilakukan dengan menggunakan Formula Bloth [7], yaitu: 1. Jika jumlah data [one-dimensional +
attractive + must-be] > jumlah data [indifferent + reverse + questionable] maka kategori dipilih dari jumlah data maksimum diantara ketiga kategori [one-dimensional, attractive, must-be].
2. Jika jumlah data [one-dimensional +attractive + must-be] < jumlah data [indifferent + reverse + questionable] maka kategori dipilih dari jumlah turus maksimum diantara ketiga kategori [indifferent, reverse, questionable].
3. Hasil dan Pembahasan Hasil.
Fitur Utama
Fitur utama Sistem Informasi Akademik ini terdiri dari kebutuhan fungsional dan
kebutuhan non fungsional.Daftar kebutuhan fungsional sistem dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1. Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem.
No Deskripsi
F-01 Petugas administrasi
memasukkan data yang berkaitan dengan data mahasiswa, data dosen, data kehadiran dosen dan mahasiswa
F-02 Petugas administrasi mencetak rapor tiap semester dan transkip nilai mahasiswa
F-03 Dosen memasukkan nilai mata kuliah
F-03 Dosen dapat melihat rekap nilai, dan kehadiran
F-04 Pimpinan / Kaprodi dapat mengakses data nilai mahasiswa dan kelulusan mahasiswa, data mata kuliah
F-05 Mahasiswa dapat melihat nilai dan kehadiran
F-06 Super admin dapat mengakses semua data maupun laporan Kebutuhan fungsional sistem pada Tabel 1 dapat digambarkan seperti pada Gambar 2.sedangkan daftar kebutuhan non fungsional sistem dapat dilihat pada Tabel 2 berikut. Tabel 2.Analisis Kebutuhan Non Fungsional Sistem.
No Deskripsi
NF-01 Sistem mengeluarkan pesan error
ketika ada kesalahan input
NF-02 Sistem akan mengkonversi nilai
angka menjadi nilai huruf
NF-03 Sistem menghitung nilai IPK
pada transkip nilai
NF-04 Sistem menghitung IP rapor
NF-05 Sistem dapat menentukan
kelulusan mahasiswa berdasarkan nilai yang diperolehnya
Analisis Kebutuhan Pengguna.
Sistem informasi ini akan digunakan oleh lima jenis pengguna (user) yang memiliki
15
hak akses yang berbeda-beda. Kelima jenis pengguna tersebut adalah :
1. Administrator sistem yang merupakan super user yang memiliki akses untuk semua fungsionalitas system.
2. Kepala Program Studi dapat mengakses data nilai mahasiswa serta rekapitulasi nilai mahasiswa untuk setiap angkatan. 3. Petugas administrasi bertugas untuk
melakukan input data mahasiswa serta melakukan pencetakan rapor dan transkrip untuk dapat disahkan oleh Ketua Program Studi.
4. Dosen melakukan input nilai mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang diampunya.
5. Mahasiswa dapat melakukan akses kepada data nilai mahasiswa tersebut. Tiap mahasiswa akan dilengkapi dengan user name dan password yang berbeda-beda sehingga mahasiswa hanya dapat melihat nilai mereka sendiri dan tidak dapat melihat nilai mahasiswa lain.
Sistem Informasi Akademik Administrator Sistem Petugas Administrasi
Mahasiswa Ketua Program
Studi Dosen A ll D a ta A ll R e p o rts Data Mahasiswa Transkrip, Rapor Rekap Nila i, Kelulus an Nilai, Rapor, Transkr ip Nilai Rekap Nilai
Gambar 6. Model Keterhubungan Pengguna dan Data pada Sistem Informasi Akademik.
Karena sistem informasi ini memiliki beberapa tingkatan hak akses dan untuk kemudahan akses sistem oleh pengguna maka sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi berbasis web.Keterhubungan data dan pengguna dengan sistem informasi ditampilkan pada Gambar 6.
PEMBAHASAN.
Analisa kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas pada sistem informasi akademik dilakukan dengan melakukan survey kepada pengguna menggunakan kuisioner yang berisikan pendapat atau
penilaian pengguna akan fungsi-fungsi sistem.
Kuisioner ini terdiri atas 48 pertanyaan yang mewakili fungsionalitas dan fitur-fitur sistem untuk pengguna mahasiswa, dosen, program studi, dan petugas administrasi.Fungsionalitas yang menjadi dasar pertanyaan kuisioner dapat dilihat pada Tabel 3.
Sebanyak 35 kuisioner disebar dengan komposisi responden : mahasiswa 20 orang, dosen 7 orang, program studi 4 orang, dan petugas administrasi 4 orang.
Tabel 3. Fungsionalitas untuk Kuisioner
No Fungsionalitas
1 Sistem informasi yang dibuat merupakan sistem informasi yang berbasis web
2 Sistem informasi menampilkan informasi-informasi dan pengumuman kegiatan akademik 3 Informasi dan pengumuman akademik dapat
dilihat oleh siapa saja (akses bebas)
4 Setiap pengguna memiliki hak akses yang berbeda-beda tergantung posisi masing-masing seperti dosen, mahasiswa, administrasi, Prodi 5 Masing-masing kelompok hanya dapat
mengakses fitur-fitur yang sesuai dengan fungsi/kepentingan masing-masing
6 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data serta hak akses pengguna
7 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data mahasiswa baik yang aktif, istirahat, maupun alumni
8 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data dosen baik yang aktif, cuti, maupun tugas belajar
9 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan maupun pengolahan data nilai mahasiswa sampai kelulusan
10 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan maupun pengolahan data kehadiran mahasiswa dan dosen setiap semesternya
11 Sistem informasi dapat melakukan pengelolaan data mata kuliah setiap prodi tiap semesternya 12 Petugas administrasi dapat meng-input data
mahasiswa
13 Petugas administrasi dapat mengubah data mahasiswa
14 Petugas administrasi dapat meng-input data dosen
15 Petugas administrasi dapat mengubah data dosen
16 Petugas administrasi dapat meng-input data nilai mahasiwa
17 Petugas administrasi dapat mengubah data nilai mahasiswa
18 Petugas administrasi dapat meng-input data kehadiran dosen
19 Petugas administrasi dapat mengubah data kehadiran dosen
20 Petugas administrasi dapat meng-input data kehadiran mahasiswa
16
21 Petugas administrasi dapat mengubah datakehadiran mahasiswa
22 Petugas administrasi dapat mencetak rapor mahasiswa
23 Petugas administrasi dapat mencetak transkrip mahasiswa
24 Seorang dosen dapat melihat data pribadinya 25 Seorang dosen dapat mengubah data
pribadinya
26 Dosen mendapat notifikasi jika terjadi perubahan pada nilai mahasiswa pada kuliah yang diampunya
27 Dosen dapat melihat rekapitulasi kehadiran mengajarnya pada periode waktu tertentu 28 Dosen dapat melihat rekapitulasi kehadiran
mahasiswa pada mata kuliah yang diampunya 29 Dosen dapat meng-input data nilai mahasiwa 30 Dosen dapat mengubah data nilai mahasiswa 31 Dosen dapat menghapus data nilai mahasiswa 32 Seorang mahasiswa dapat melihat data
pribadinya
33 Seorang mahasiswa dapat mengubah data pribadinya
34 Mahasiswa dapat melihat nilai rapor tiap semester
35 Mahasiswa dapat melihat transkrip nilai sampai semester terakhir yang diselesaikan 36 Mahasiswa dapat melihat rekapitulasi
kehadirannya pada periode waktu tertentu 37 Prodi dapat meng-input informasi dan
pengumuman akademik
38 Prodi dapat mengubah informasi dan pengumuman akademik
39 Prodi dapat menghapus informasi dan pengumuman akademik
40 Prodi dapat meng-input data mata kuliah 41 Prodi dapat mengubah data mata kuliah 42 Prodi dapat menghapus data mata kuliah 43 Prodi dapat melihat data pribadi dosen 44 Prodi dapat melihat data pribadi mahasiswa 45 Prodi dapat melihat data rekap nilai mahasiswa
tiap semester
46 Prodi dapat melihat data kelulusan mahasiswa tiap semester
47 Prodi dapat melihat rekapitulasi kehadiran mengajar dosen pada periode waktu tertentu 48 Prodi dapat melihat rekapitulasi kehadiran
mahasiswa pada periode waktu tertentu Analisa hasil survei mendapatkan kategori masing-masing fungsionalitas yang ditampilkan pada Tabel 3. Dari pengelompokkan kategori ini, sebanyak 44 fungsionalitas berada pada kategori yang memuaskan yaitu Must-be 22 buah, One dimensional 15 buah, serta Attractive 7 buah. Namun terdapat 4 kategori yang berada pada kondisi yang tidak memuaskan yaitu Indifferent 2 buah dan Reverse 2 buah.
Tabel 4. Hasil Pengelompokan Kategori Fungsionalitas Sistem. Kategori Fungsionalitas Must-be 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 23, 25, 26, 27, 29, 30, 37, 39, 47 One dimensional 5, 22, 24, 28, 31, 32, 34, 35, 38, 40, 41, 42, 43, 46, 48 Attractive 1, 3, 21, 33, 36, 44, 45 Indifferent 13, 19 Reverse 15, 17
Berdasarkan hasil ini, pada sistem informasi akademik yang dibuat, fungsionalitas yang berada pada kategori Indifferent dan Reverse, yang keseluruhannya berkaitan dengan hak akses petugas administrasi dalam mengubah data tertentu akan dinonaktifkan.
4. Kesimpulan
1. Analisa kepuasan pengguna terhadap fungsionalitas sistem informasi akademik menghasilkan bahwa 92% fungsionalitas telah dapat memuaskan pengguna. 2. Perbaikan dilakukan pada 4 buah
fungsionalitas yang tidak memuaskan pengguna dengan menonaktifkan fungsionalitas tersebut dari sistem informasi.
Saran.
Dalam melakukan analisa kepuasan pengguna ini, responden yang dilibatkan dinilai masih sedikit yaitu 35 responden.Penambahan jumlah responden diperkirakan dapat memberikan hasil yang lebih baik.
Ucapan Terima kasih.
Terima kasih kepada Dikti yang telah membiayai penelitian ini.
DAFTAR PUSTAKA
Kano, N. et al. (1996). Attractive Quality and Must-be Quality. The Best On Quality, 7.
Yang, C. C. (2005).A Refined Kano’s Model and It’s Application. Total Quality Management, 16(10), 1127-1137.
17
Robinson, C. (2009). Kano on Customer. The Journal for Quality and Participation, 32(2), 23-25.
Matzler, K. & Hinterhuber, H. H. (1996).How to make product development projects more successful by integrating Kano’s model of customer satisfaction into quality function deployment.Technoation, 18(1), 25-37.
Berger, C. et al. (1993). Kano’s Method for Understanding Customer – Defined Quality. Center for Quality Management Journal, (fall), 3-35 Tutorial Point Team.Software Development
Life Cycle.www.tutorialpoint.com tanggal akses 20 April 2014
Walden, David. (1993). Kano’s Method for Understanding Customer Defined Quality. Center for Quality Management Journal, 2-4
Puspitasari, N. et al. (2010). Analisis Kualitas Pelayanan dengan Menggunakan Integrasi Importance Performance Analysis (IPA) dan Model Kano. J@ti Undip. Volume V No. 3. September 2010.
