BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

(1)

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Overview 4.1.1 Narasi

Prosedur yang diusulkan sehubungan dengan penerapan sistem informasi akuntansi PT. Bali Hai Brewery Indonesia pada proses pembeliannya dimulai dari bagian Inventory Control mengecek Material Request Ordering Schedulle. Berdasarkan Material Request Ordering Schedulle tersebut, bagian Inventory

Control dapat memperkirakan jumlah dan waktu pengiriman dari bahan baku

yang akan dipesan ke supplier. Kemudian ketika diketahui bahwa sudah waktunya diadakan pemesanan, maka bagian Inventory Control membuat

Purchase Requisition 2 rangkap. Purchase Requisition rangkap pertama

dikirim ke bagian pembelian dan rangkap kedua untuk tujuan dokumentasi. Setelah bagian pembelian menerima Purchasing Request rangkap pertama, maka dibuatlah Purchase Order. Purchase Order ini terlebih dahulu harus diberi persetujuan Manajer Keuangan. Setelah Manajer Keuangan mengotorisasi Purchase Order tersebut, Purchase Order dicetak lalu difax kepada supplier. Purchase Order setelah dikirim via faximile kepada supplier maka akan dijadikan arsip oleh bagian pembelian.

Bahan baku yang dikirim oleh supplier ke pabrik maka akan diterima oleh bagian Inventory Control. Bagian Inventory Control ini akan mengecek bahan baku yang diterima berdasarkan Purchase Order approved di database.

(2)

diterima, jumlah bahan baku apakah sudah sesuai dengan Purchase Order dan Surat Jalan dari supplier. Kemudian setelah memeriksa kelengkapan dokumen dan ketersediaan bahan baku tersebut maka bahan baku yang diterima tersebut akan dipilih secara acak untuk dites kualitasnya di laboratorium. Kemudian bahan baku tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang.

Bagian laboratorium kemudian akan melakukan pengecekan terhadap bahan baku tersebut, apakah sudah memenuhi kriteria/standar yang telah ditetapkan perusahaan atau tidak. Setelah dilakukan tes, maka bagian laboratorium akan membuat Analisis Hasil Laboratorium sebagai acuan pihak

Inventory Control bahwa bahan baku tersebut sudah bisa digunakan untuk

proses produksi. Analisis Hasil Laboratorium ini hanya akan dicetak 1 rangkap untuk proses dokumentasi pihak laboratorium, sedangkan untuk bagian

Inventory Control akan langsung melihat hasil Analisis Hasil Laboratorium ini

melalui sistem yang ada, yang sudah terintegrasi.

Setelah bagian Inventory Control menerima laporan Analisis Hasil Laboratorium b di jaringan komputernya, maka bagian Inventory Control membuat Receiving Report 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirim ke bagian Keuangan di kantor pusat, sebagai bukti bahwa bahan baku yang dipesan oleh bagian pembelian telah diterima sesuai kondisi yang telah ditetapkan, rangkap kedua akan dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan pembukuan, dan rangkap ketiga sebagai bukti dokumentasi (arsip).

Prosedur pengeluaran bahan baku dari gudang dimulai jika akan dimulai proses produksi. Proses produksi ini selalu dimulai oleh bagian Inventory

(3)

Schedulle untuk mengetahui kapan akan dilakukan proses produksi oleh bagian

produksi. Setelah itu, maka bagian Inventory Control akan menyiapkan bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi. Sebelum dilakukan pemindahan bahan baku ke bagian produksi, dibuatkan formulir Request For

Material. Formulir Request For Material ini akan dicetak 2 rangkap, rangkap

pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan rangkap kedua untuk bukti dokumentasi (arsip).

Setelah proses produksi selesai dilakukan, maka jika terjadi sisa bahan baku yang masih layak untuk digunakan pada proses produksi selanjutnya, bagian produksi akan memberitahukan via telepon bahwa terdapat bahan baku sisa hasil produksi. Kemudian bagian Inventory Control akan melakukan perhitungan terhadap sisa bahan baku tersebut. Setelah dilakukan perhitungan maka bagian Inventory Control membuat Bon Pengembalian Barang yang bertujuan untuk menambah jumlah persediaan bahan baku di gudang. Bon Pengembalian Barang ini dicetak 2 rangkap, dimana rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi untuk proses pencatatan, dan rangkap 2 untuk dokumentasi (arsip).

Satu minggu sebelum jadwal jatuh tempo bagian Akuntansi mengumpulkan dokumen-dokumen bukti seperti Puchase Order, Surat Jalan,

Receiving Report dan Invoice. Kemudian dokumen-dokumen bukti ini

diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan Payment Voucher-nya. Bagian keuangan harus meminta otorisasi Manajer Keuangan kemudian jika Manajer Keuangan menyetujui Payment Voucher maka Manajer Keuangan

(4)

itu Payment Voucher dan cek diberikan ke Kasir untuk diurus pembayarannya kepada supplier.

Pada setiap akhir bulan dilakukan perhitungan fisik bahan baku untuk mengecek apakah jumlah yang tercatat sesuai dengan jumlah bahan baku yang tersedia. Selain itu juga dibuat Laporan Persediaan.

Material Request Ordering Schedulle ini berfungsi bagi bagian Inventory

Control untuk melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier ketika bahan

baku sudah diperkirakan habis dan untuk melakukan proses produksi sesuai waktu yang telah dijadwalkan sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku produksi.

4.1.2 Identifikasi Event

Event Internal Agent Start When Activity

Membuat

Purchase Requisition

Inventory Control

Ketika jadwal pada

Material Request Ordering Schedulle sudah menunjukkan untuk melakukan pemesanan ulang. Mengecek MROS, Membuat Purchase Requisition 2 rangkap, Mengirimkan Purchase Requisition ke bagian Pembelian, Membuat Purchase Bagian Pembelian Saat menerima Purchase Requisition Membuat PO, Meminta otorisasi

(5)

Order Manajer Keuangan, Mengirim PO ke Supplier, Menerima Bahan baku Inventory Control

Saat bahan baku diterima dari dari supplier

Menerima dan mengecek kondisi bahan baku,

Mencocokkan Surat Jalan, bahan baku dan PO, Menandatangani Surat Jalan, Mengirim sampel bahan baku ke bagian Laboratorium, Memasukkan bahan baku ke Gudang, Menguji Sampel Bahan baku Bagian Laboratorium

Saat menerima bahan baku dari Inventory

Control

Menerima bahan baku dari Inventory

Control,

Menguji sampel bahan baku, membuat Analisis

(6)

Hasil Laboratorium, Membuat Receiving Report Inventory Control Setelah laporan Analisis Hasil Laboratorium menunjukkan bahwa bahan baku lulus kualifikasi. Melihat Analisis Hasil Laboratorium, Membuat Receiving Report 3 rangkap, Membuat Request For Material Inventory Control

Satu hari sebelum proses produksi dimulai

Menyiapkan bahan baku untuk proses produksi, Membuat Request For Material rangkap 2, Menerima Bahan baku Sisa Produksi Inventory Control Setelah selesai

produksi dan terdapat bahan baku sisa

Melakukan perhitungan terhadap bahan baku sisa, Membuat Bon Pengembalian Barang 2 rangkap, Melakukan stock opname dan Membuat Inventory Control

Setiap akhir bulan Melakukan

perhitungan fisik di gudang,

(7)

Laporan Membuat laporan stok opname, Membuat Laporan Persediaan. Melakukan Pembayaran Kewajiban Bagian Keuangan

Satu minggu sebelum waktu jatuh tempo.

Menerima dokumen buti dari bagian Akuntansi, Membuat Payment Voucher, Meminta otorisasi Payment Voucher kepada Manajer Keuangan,

Menerima cek dari Manajer Keuangan, Memberikan cek dan Dokumen Bukti ke Kasir.

Menerima tanda terima dari supplier. Tabel 4.1 Event Table

(8)

4.2 Activity Diagram

4.2.1 Overview Activity Diagram

Bagian Keuangan Komputer

Bagian Laboratorium Bagian Pembelian

Inventory Control Supplier

Overview Activity Diagram

PT Bali Hai Brewery Indonesia

Membuat Purchase Requisition Membuat Purchase Order {PR ttd} Mengirimkan Bahan Baku Menerima Bahan Baku {Surat Jalan}

Menguji Sampel Bahan Baku Membuat Receiving

Report _{Hasil Lab}}{Analisa

Membuat Request For Material

Menerima Barang Sisa Produksi {} {PR} 1 2 {} {BPB} 1 2 Melakukan Stock Opname dan Membuat Lapporan

{Laporan Stock Opname}

Tr_BPB: Bon Pengembalian Barang Tr_RFM: Request For Material

Tr_RR: Receiving Report

Tr_AHL: Analisa Hasil Lab 1 Tr_PR: Purchasing Requsition Tr_PO: Purchase Order {} {} {RR} 3 1 2 {} {RFM} 1 2 Melakukan Pembayaran {Laporan Persediaan} {PO} {Surat Jalan} {RR} {Invoice} {Cek} {} {PV} 1 2 TR_PV: Payment Voucher Ms_I : Inventory Ms_S : Supplier Ms_B: Bank Ms_D: Departmen

(9)

Pada overview activity diagram ini, dibagi-bagi berdasarkan beberapa swimlane, yang masing-masing swimlane tersebut merupakan actor yang terlibat dalam proses. Sedangkan untuk Activity-nya, proses analisis nya didapatkan dari setiap kegiatan yang terjadi pada suatu waktu tertentu, dimana actor yang terlibat dalam proses ini berinteraksi dengan sistem atau terjadi alur informasi didalamnya. Sedangkan untuk setiap formulir yang tertera pada gambar overview ini merepresentasikan alur formulir yang terjadi di dalam perusahaan tersebut pada bagian yang bersangkutan, yakni pembelian dan persediaan. Overview Activity Diagram ini merupakan

gambaran secara umum, dimana gambar yang tertera diatas merupakan perwujudan dari analisis yang sebelumnya telah dilakukan untuk Event Table (lihat table 4.1)

4.2.2 Workflow Table

Actor Activities

Membuat Purchase Requisition

Inventory Control 1. Mengecek Material Request Ordering Schedulle 2. Mengentri Purchase Requisition

Komputer 3. Menyimpan Purchase Requisition

4. Mencetak Purchase Requisition 2 rangkap

Inventory Control

5. Mengirim Purchase Requisition rangkap 1 ke Bagian Pembelian

6. Mengarsip Purchase Requisition rangkap 2

(10)

Bagian Pembelian

7. Menerima Purchase Requisition rangkap 1 dari bagian

Inventory Control

8. Membuat Purchase Order Komputer 9. Menyimpan Purchase Order

Manajer Keuangan 10. Mengotorisasi Purhcase Order

Bagian Pembelian 11. Mengecek Purchase Order yang sudah diotorisasi Komputer 12. Mencetak Purchase Order yang sudah diotorisasi

Bagian Pembelian 13. Mengirim Purchase Order kepada Supplier via Faximile

Menerima Bahan baku

Inventory Control 14. Mengecek Purchase Order approved di database. 15. Menerima bahan baku dan Surat Jalan dari Supplier

16. Mencocokkan Purchase Order, bahan baku dan Surat Jalan

17. Menandatangani Surat Jalan

18. Mengirim sampel bahan baku (random) ke Bagian Laboratorium

19. Memasukkan bahan baku ke gudang

Menguji Sampel Bahan baku

Bagian

Laboratorium 20.Menerima sampel bahan baku dari Inventory Control 21. Menguji sampel bahan baku

22. Mengentri Analisis Hasil Laboratorium Komputer 23. Menyimpan Analisis Hasil Laboratorium

(11)

24. Mencetak Analisis Hasil Laboratorium 25. Mengarsip Analisis Hasil Laboratorium

Membuat Receiving Report

Inventory Control 26. Melihat hasil konfirmasi Analisis Hasil Laboratorium 27. Mengentri Receiving Report

Komputer 28. Menyimpan Receiving Report

29. Mencetak Receiving Report 3 rangkap

Inventory Control

30. Mengirim Receiving Report rangkap 1 ke bagian

Keuangan

31. Mengirim Receiving Report rangkap 2 ke bagian

Akuntansi

32. Mengarsip Receiving Report rangkap 3 Membuat Request For Material

Inventory Control

33. Mengecek jadwal produksi berdasarkan Material

Request Ordering Schedulle

34. Menyiapkan bahan baku yang akan diproduksi 35. Mengentri Request For Material

Komputer 36. Menyimpan Request For Material

37. Mencetak Request For Material 2 rangkap

Inventory Control

38. Mengirim Request For Material rangkap 1 ke bagian Akuntansi

39. Mengarsip Request For Material rangkap 2 Menerima Bahan baku Sisa Produksi

(12)

Inventory Control

40. Menerima laporan dari bagian Produksi bahwa terdapat bahan baku sisa produksi

41. Melakukan perhitungan terhadap jumlah bahan baku sisa

42. Mengentri Bon Pengembalian Barang Komputer 43. Menyimpan Bon Pengembalian Barang

44. Mencetak Bon Pengembalian Barang 2 rangkap

Inventory Control

45. Mengirim Bon Pengembalian Barang rangkap 1 ke bagian Akuntansi

46.Mengarsip Bon Pengembalian Barang rangkap 2 Melakukan Stock Opname dan membuat Laporan

Inventory Control

47. Menghitung jumlah persediaan fisik yang terdapat di gudang

48. Mengentri laporan stock opname Komputer 49. Mencetak laporan stock opname

Inventory Control 50. Memilih periode laporan yang akan dicetak

Komputer 51. Mencetak Laporan-laporan

Melakukan Pembayaran Kewajiban

Bagian Akuntansi

52. Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti

Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice.

53. Mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian Keuangan.

(13)

Akuntansi

55. Mengentri Payment Voucher

Komputer 56. Menyimpan Payment Voucher

57. Mencetak Payment Voucher 2 rangkap

Manajer Keuangan 58. Mengotorisasi Payment Voucher

59. Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher 60. Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir.

Kasir 61. Melakukan pembayaran kepada supplier 62. Menerima tanda terima dari supplier

63. Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi Bagian Akuntansi 64. Mengarsip tanda terima dari supplier.

(14)

4.2.3 Detailed Activity Diagram Komputer Inventory Control 1 Mengecek MROS 2 Mengentri PR Tr_PR: Purchase Requisition 3 Menyimpan PR 4 Mencetak PR 2 rangkap {} {PR} 1 2 5

Mengirim PR rangkap 1 ke Bagian Pembelian {PR ttd} 1 6 Mengarsip PR rangkap 2 {PR ttd} 2

Detailed Activity Diagram

Membuat Purchase Requisition

1

Ms_I: Inventory

(15)

Manajer Keuangan Komputer Bagian Pembelian

7

Menerima PR rangkap 1 dari Inventory Control {PR ttd} 1 8 Mengentri PO 9 Menyimpan PO 10 Mengotorisasi PO 11

Mengecek PO yang sudah diotorisasi

12 Mencetak PO yang sudah

diotorisasi

13

Mengirim PO kepada Supplier via faximile

{PO} TR_PO: Purchase

Order

Detailed Activity diagram

Membuat Purchase Order

Ms_S: Supplier

(16)

Komputer Inventory Control

14

Mengecek PO Approved di database

Menerima Bahan Baku

15

Menerima Bahan Baku dan surat Jalan dari Supplier {Surat Jalan}

16

Mencocokkan PO, Bahan Baku dan surat Jalan {Surat Jalan} {PO ttd}

1

17

Menandatangani Surat Jalan

{Surat Jalan ttd}

19

Memasukkan bahan baku ke gudang 18

Mengirim Sampel Bahan baku(random) Ke Bag Laboratorium

Tr_PO: Purchase Order

(17)

Komputer Bagian Laboratorium

Menguji Sampel Bahan Baku

20

Menerima Sampel Bahan baku dari Inventory Control

21

Menguji Sampel Bahan baku

22

Mengentri Analisa Hasil Lab

23

Menyimpan Analisa Hasil Lab

24

mencetak Analisa Hasil Lab Tr_AHL: Analisa Hasil

Lab

{Analisa Hasil Lab}

25

mengarsip Hasil Analisa Lab

(18)

Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report

26

Melihat Hasil konfirmasiAnalisa Hasil Lab

27 Mengentri

RR

AHL: Analisa Hasil Lab

28 Menyimpan RR RR: Receiving Report 29 Mencetak RR 3 rangkap {} {} {RR} 3 1 2 30

Mengirim RR rangkap 1 ke Bagian Finance {RR} 1 {RR} 2 31

Mengirim RR rangkap 2 Ke Bagian Accounting {RR} 3 32 Mengarsip RR rangkap 3 Ms_S: Supplier

(19)

33

Mengecek Jadwal Produksi berdasarkan MROS

34

Menyiapkan Bahan baku yang akan diproduksi 35 Mengentri RFM 36 Menyimpan RFM 37 Mencetak RFM 2 rangkap {} {RFM} 1 2 38

Mengirim RFM rangkap 1 ke Bagian Akuntansi {RFM} 1 {RFM} 2 39 Mengarsip RFM rangkap 2

Tr_RFM: Request For Material

Membuat Request For Material

Ms_D: Departmen

(20)

Menerima Barang Sisa Produksi

40

Menerima laporan dari Bagian Produksi bahwa terdapat bahan baku sisa

produksi

41

Melakukan perhitungan terhadap jumlah barang sisa 42 mengentri BPB 43 Menyimpan BPB 44 Mencetak BPB {} {BPB} 1 2 45

Mengirim BPB rangkap 1 ke Bagian Akuntansi {BPB} 1 {BPB} 2 46 Mengarsip BPB rangkap 2 TR_BPB: Bon Pengembalian Barang Ms_D: Departmen

(21)

Melakukan Stock Opname dan Membuat Laporan

47

Menghitung jumlah persediaan fisik yang ada di gudang

48

Membuat Laporan Stock Opname

49

Mencetak Laporan Stock Opname

{Lap Stock Opname} 50

Memilih periode Laporan yang akan dicetak

51

Mencetak Laporan Persediaan

{Laporan Persediaan}

Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname dan Membuat Laporan

(22)

Komputer Kasir Manajer Keuangan Bagian Keuangan Bagian Akuntansi 52 Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti Purchase Order, Surat Jalan,

Receiving Report dan Invoice {PO} {Surat_Jalan}

{RR} {Invoice}

53 Mengirimkan

dokumen-dokumen tersebut ke bagian Keuangan.

54 Menerima dokumen-dokumen

bukti dari bagian Akuntansi

55 Mengentri Payment Voucher 56 Menyimpan Payment Voucher 57 Mencetak Payment Voucher 2

rangkap

58 Mengotorisasi Payment

Voucher

59 Membuat cek sesuai

nominal pada Payment Voucher

60 Mengirimkan cek dan Dokumen

Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir

61 Melakukan pembayaran kepada

supplier

62 Menerima tanda terima dari

supplier

63 Mengirim tanda terima ke bagian

Akuntansi

64 Mengarsip tanda terima dari

supplier {} {PV} 1 2 TR_PV: Payment Voucher TR_PV: Payment Voucher {Cek} {Cek} {PO} {Invoice} {RR} {Surat Jalan} {Tanda Terima} {Tanda Terima} {Cek} {PO} {Invoice} {RR} {Surat Jalan} Detailed Activity Diagram

Melakukan Pembayaran Kewajiban

Ms_B: Bank

(23)

4.3 UML Class Diagram +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. PR -Date -Date Required -Reason of Urgency PR header -No. PR -Inventory Code -Quantity -Unit PR detail +New() +Save() +Delete() +Search() -Kode Supplier -Nama Supplier -Alamat -No. Telp -Fax -Contact Person Ms_Supplier +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. PO -Date -No. PR -Kode Supplier -Approved By -Date Approved PO header -No. PO -Inventory Code -Quantity -Harga PO detail +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. RR -Date -No. PO -No. PR -Kode Supplier RR header -No. RR -Inventory Code -Quantity -Remarks RR detail +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. RFM -Date -Department RFM header -No. RFM -Inventory Code -Quantity -Remarks RFM detail +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. BPB -Date -No. RFM -Department BPB header -No. BPB -Inventory Code -Quantity RFM -Quantity BPB -Quantity BPB detail +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. AHL -Date -No. PO AHL header -No. AHL -Inventory Code -Quantity -Remarks AHL detail +New() +Save() +Delete() +Search() -Inventory Code -Nama -Satuan -Min. Level -Harga MS_INVENTORY +New() +Save() +Delete() +Search() -ID -Deskripsi Ms_Satuan +New() +Save() +Delete() +Search() -ID -Department Ms_Department 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..* 1..1 +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() -No. PV -Date -Kode Supplier -Bank ID PV header -No. PV -No. RR -RR Date -No. PO -Ammount PV detail +New() +Save() +Delete() +Search() -Kode -Deskripsi -Account Number Ms_Bank 1..1 1..* 1..1 1..1 1..1 1..* 1..1 1..* +New() +Save() +Delete() +Search() -Kode Barang -Deskripsi -Quantity Tr_Stock Opname 1..1 1..1

(24)

Pada gambar class diagram diatas, masing-masing class yang ada

mereprentasikan dari database yang dibuat. Misalnya untuk class Purchase Requistion, itu berarti terdapat database Purchase Requisition yang bertujuan untuk menampung data yang dientry ke dalam formulir. Sedangkan field-field yang tertera di dalam class tersebut diperoleh dengan menganalisis dari formulir perusahaan pada sistem yang sedang

berjalan. Misalkan, dalam formulir Purchase Requistion sistem berjalan terdapat field-field sebagai berikut : No PR, Tanggal PR, Inventory Code, Quantity, Unit, Reason of

Urgency. Kemudian dalam class Purchase Requisiton yang tertera diatas, field-field yang

ada yakni : No PR, Date, Date Required, Reason of Urgency, Quantity, Unit, Inventory

Code. Hal ini menunjukkan bahwa analisis class-class yang ada diatas didapatkan dari field-field yang ada pada formulir sistem yang berjalan.

(25)

4.4 Use Case Diagram

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Bali Hai Brewery Indonesia

Inventory Control

Bagian Pembelian Bagian Laboratorium

Bagian Keuangan

Membuat Laporan Pembelian Barang Membuat Laporan Kekurangan Barang

Membuat Laporan Stok Barang

Membuat Jurnal Membuat Laporan Pembelian per Barang

Membuat Laporan Hutang Membuat Laporan Payment Voucher Membuat Laporan Bon Pengembalian Barang

Membuat Laporan Request For Material Membuat Laporan Receiving Report Membuat Laporan Analisa Hasli Lab Membuat Laporan Purchase Order Membuat Laporan Purchase Requsition

Membuat Payment Voucher Membuat Bon Pengembalian Barang

Membuat Request For Material Membuat Receiving Report Membuat Analisa Hasil Lab Membuat Purchase Order Membuat Purchase Requisition

Bagian Akuntansi

Mengentry hasil Stock Opname

(26)

Gambar yang tertera pada use case terdiri dari actor dimana merepresentasikan pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan sistem yang dirancang, sedangkan kotak yang disebut dengan boundaries merupakan batasan antara sistem dengan user/actor tersebut, dan didalam boundaries itu terdapat gambar-gambar yang mewakili tampilan

interface yang terjadi di sistem. Pada dasarnya gambaran use case ini adalah untuk

memudahkan penjelasan interaksi antara actor dan sistem.

4.5 Rancangan Database Nama_file : Inventory Primary key : Inventory_Code Foreign_key : none

Attribute Panjang Numeric/character/Date Keterangan

Inventory_Code 13 Character i-99-99999999

inventory-tahun-kode

Inventory_Nama 30 Character Nama Bahan Baku

Satuan 6 Character Satuan

Min_Level 6 Numeric Minimum Level

Harga 15 Numeric Harga Satuan

Tabel 4.3 Rancangan Database Inventory

Nama_file : Supplier Primary key : Kode_Supplier

(27)

Kode_Supplier 13 Character S-99-99999999

Supplier-tahun-kode

Nama_Supplier 30 Character Nama Supplier

Alamat 30 Character Alamat Supplier

No. Telp 10 Numeric Telepon Supplier

Fax 10 Numeric Fax Supplier

Contact Person 10 Numeric Contact Person

Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier

Nama_file : Department Primary key : ID

Foreign_key : none

ID 13 Character D-99-99999999

Department-tahun-kode

Nama 20 Character Nama Department

Tabel 4.5 Rancangan Database Department

Nama_file : Satuan

Primary key : ID

(28)

ID 14 Character SA-99-99999999 Satuan-tahun-kode

Nama 8 Character Nama Satuan

Tabel 4.6 Rancangan Database Satuan

Nama_file : Bank

Primary key : Kode

Kode 13 Character B-99-99999999

Bank-tahun-kode

Deskripsi 30 Character Nama Satuan

Account Numeric Nomor akun

Tabel 4.7 Rancangan Database Bank

Nama_file : PR header

Primary key : No_PR

No_PR 14 Character PR-99-99999999

Date 8 Date Tanggal PR

Date_Required 8 Date Tanggal dibutuhkan

(29)

Tabel 4.8 Rancangan Database PR Header

Nama_file : PR detail

Primary key : No_PR

Foreign_key : Inventory_Code

No_PR 14 Character PR-99-99999999

Inventory_Code 10 Date Kode bahan baku

Quantity 6 Numeric Jumlah permintaan

Unit 8 Character Satuan

Tabel 4.9 Rancangan Database PR Detail

Nama_file : PO header

Primary key : No_PO

Foreign_key : No_PR, Kode_Supplier

No_PO 14 Character PO-99-99999999

Date 8 Date Tanggal PO

No_PR 14 Character No. PR

Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier

Approved_By 30 Character Disetujui oleh

Date_Approved 8 Date Tanggal disetujui

(30)

Nama_file : PO detail

Primary key : No_PO

No_PO 14 Character PO-99-99999999

Quantity 6 Numeric Jumlah pembelian

Harga 15 Numeric Harga

Tabel 4.11Rancangan Database PO Detail

Nama_file : AHL header

Primary key : No_AHL

Foreign_key : No. PO

No_AHL 15 Character AHL-99-99999999

Date 8 Date Tanggal AHL

No_PO 14 Character No. Po

Tabel 4.12 Rancangan Database AHL Header

Nama_file : AHL detail

Primary key : No_AHL

(31)

No_AHL 15 Character AHL-99-99999999

Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku

Quantity 6 Numeric jumlah

Remarks 30 Character Keterangan

Tabel 4.13 Rancangan Database AHL Detail

Nama_file : RR header

Primary key : No_RR

Foreign_key : No_PO

No_RR 14 Character RR-99-99999999

Date 8 Date Tanggal RR

No_PO 14 Character No. Po

No. RR 14 Character No. RR

Kode_Supplier 13 Character Kode Supplier

Tabel 4.14 Rancangan Database RR Header Nama_file : RR detail

Primary key : No_RR

No_RR 14 Character RR-99-99999999

(32)

Quantity 6 Numeric Jumlah diterima

Tabel 4.15 Rancangan Database RR Detail

Nama_file : RFM header Primary key : No. RFM Foreign_key : Department

No_RFM 15 Character

Date 8 Date Tanggal RFM

Department 20 Character Departemen

Tabel 4.16 Rancangan Database RFM Header

Nama_file : RFM detail

Primary key : No_RFM

No_RFM 15 Character RFM-99-99999999

Quantity 6 Numeric Jumlah diminta

(33)

Nama_file : BPB header

Primary key : No_BPB

Foreign_key : No. RFM

No_BPB 15 Character BPB-99-99999999

Date 8 Date Tanggal BPB

No_RFM 15 Character No. RFM

Department 20 Character Departemen

Tabel 4.18 Rancangan Database BPB Header

Nama_file : BPB detail

Primary key : No_BPB

No_BPB 15 Character BPB-99-99999999

Inventory_Code 13 Character Kode bahan baku

Quantity_RFM 6 Numeric Jumlah diterima

Quantity_BPB 6 Numeric Jumlah dikembalikan

Tabel 4.19 Rancangan Database BPB Detail

Nama_file : PV header

(34)

No_PV 14 Character PV-99-99999999

Date 8 Date Tanggal PV

Kode_Supplier 13 Character No. RFM

Bank ID 13 Character Bank

Tabel 4.20 Rancangan Database PV Header Nama_file : PV detail

Primary key : No_PV

Foreign_key : No. RR

No_PV 14 Character PV-99-99999999

No_RR 14 Character No. RR

RR Date 8 Date Tanggal RR

No. PO 14 Character No. PO

Ammount 15 Numeric Total

Tabel 4.21 Rancangan Database PV Detail

Nama_file : Tr_Stock Opname

Primary key : Kode Barang Foreign_key : none

(35)

Kode-tahun-kode

Deskripsi 30 Character Nama Satuan

Quantity 6 Number Kuantiti fisik

Tabel 4.22 Rancangan Database Tr_StockOpname

4.6 Rancangan Formulir

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA

Tambun, Bekasi, Jawa Barat

Purchase Requisition

No. PR :(auto number)

Date : dd-mm-yyyy

Date Required :dd-mm-yyyy

Reason of Urgency :xxxxxxxxxx

No.

Inventory

Code Description Quantity Unit

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx

Requested by: Approved by :

Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Inventory Control Gambar 4.13 Rancangan Formulir Purchase Requisition

(36)

Desa Setia Mekar Kec. Tambun

Kabupaten Bekasi, Jawa Barat

Telp. 8804234, Fax. 8802161

Purchase Order

No. PO : (auto number) No. Supplier : (auto number)

Date : dd-mm-yyyy Nama Supplier : auto

No. PR : auto Alamat Supplier: auto

Approved By :xxxxxxx

Date Approved :dd-mm-yyyy

No.

Inventory

Code Description Quantity Harga

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999

2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999

3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99999999

Accepted by : PT BALI HAI BREWERY INDONESIA

Signature/Stamp : by

(37)

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat

Analisis Hasil Laboratorium

No. AHL :(auto number)

Date :dd-mm-yyyy

No. PO :auto

No. Inventory Code Description Quantity Remarks

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 2 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx 3 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx Issued by : Approved by :

Gambar 4.15 Rancangan Formulir Analisis Hasil Laboratorium

Receiving Report

No. RR :(auto number) No. Supplier : auto

Date :dd-mm-yyyy Nama Supplier:auto

No. PO :auto Alamat :auto

No. PR :auto

No. Inventory Code Description Quantity Remarks

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 xxxxxxxx

Approved by: Noted By: Received By:

Distribution: original-Finance, copy1-Accounting, copy2-arsip Inventory Control Gambar 4.16 Rancangan Formulir Receiving Report

(38)

Request For Material

No. RFM :(auto number) Department :xxxxxxxx

Date :dd-mm-yyyy

No.

Inventory

Code Description Quantity Remarks

Requsition Approved by Issued by Received by

Distribution: original-Accounting, copy1-arsip Inventory Control Gambar 4.17 Rancangan Formulir Request For Material PT BALI HAI BREWERY INDONESIA

Bon Pengembalian Barang

No. BPB :(auto number) Department :xxxxxxxx

Date :dd-mm-yyyy No. RFM :auto Quantity Quantity No. Inventory

Code Description RFM BPB Remarks

1 I-99-99999999 xxxxxxxxxx 99 99 xxxxxxxx

Return by : Approved by: Receipt by : Noted by :

Distribution : original-Accounting, copy1-Arsip Inventory Control

(39)

Payment Voucher

No. PV : (auto number) Supplier :S-99-99999999

Date : dd-mm-yyyy Bank : B-99-99999999

No. No. RR RR No. PO Amount