PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
BUKU PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA
TERKOMPUTERISASI
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh :
Niken Yuli Ristia Rini
09.12.3584
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
DESIGN OF INFORMATION SYSTEM BORROW AND RETURN BOOKS LIBRARY SMP N 2 MLATI BY COMPUTERIZ ATION
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN P ENGEMBALIAN BUKU PERP USTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMP UTERIS ASI
Niken Yuli Ristia Rini Ema Utami Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Library of S MP N 2 Mlati a school unit that focuses on the lending library. Library Information System is part of a system of information that is useful to solve the problems in data processing libraries, aims to develop the k nowledge and insight for st udents, teachers and employees. With the school library is expected to increase the k nowledge and insight.
SMP N 2 Mlati is a secondary school located in the Jombor Kidul Siduadi Mlati Sleman has a pretty good library but still use manual library system in data processing. Therefore, by building a library of computer -based information system is expected to solve the problems in data processing library. Labor process conducted during this manually can be helped by the program in the form of computerized applications.
This thesis discusses how to design and build a library information system as one way to improve t he effectiveness a nd efficiency of the work force. Which in t urn generated a library information system that will be expected to be able to improve services to visitors become better.
1
1. Pendahuluan1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi sekarang ini dunia informasi berkembang begitu pesat karena ditunjang dengan perk embangan teknologi yang semakin canggih. Komputer merupakan salah satu alat guna menunjang perkembangan teknologi informasi. Oleh karena itu suatu lembaga yang menggunakan komput er dalam mengelola sistem informasinya akan mempunyai nilai lebih daripada sistem yang diolah secara manual.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan manusia akan teknologi, maka lahirlah sebuah ilmu baru yang dapat membantu orang dalam memperoleh informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat. Ilmu tersebut adalah ilmu komputer, dengan adanya ilmu komputer manusia terus berus aha unt uk mempermudah pekerjaannya, yang diharapkan dapat mempermudah pekerjaannya, yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja dalam memperoleh informasi guna meningkatkan daya saing.
Salah s atunya adalah menerapk an tek nologi informasi pada bagian perpustakaan sekolah. Dalam memajukan sekolah peranan perpustakaan sangat penting. Perpustakaan digunakan oleh guru-guru untuk mendapatkan referensi unt uk keperluan belajar mengajar. Para siswa dapat memanfaatkan perpustakaan unt uk meminjam atau sekedar membac a buku, majalah dan lainnya, guna menambah penget ahuan sehingga dapat menunjang dan mempermudah dalam belajar oleh karena itu perpustakaan dapat digunakan sebagai sarana yang efektif untuk meningkatkan mutu pe ngetahuan setiap warga sekolah. Maka penulis akan melakukan penelitian dengan judul " PERANCANGAN
SISTEM INFORMASI P EMINJAMAN DAN P ENGEMBALI AN BUKU PERP USTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI”.
1.2 Rumusan Masalah
Permasalahan yang sering terjadi pada perpustakaan SMP N 2 Mlati adalah kurang akuratny a informasi yang dihasilkan sehing ga diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengelola sirkulasi buku baik peminjaman mau pun pengembalian buku dan pembuatan laporan-laporan mengenai semua transaksi yang terjadi diperpustakaan.
Beberapa pokok permasalahan yaitu sebagai be rikut:
1. Bagaimana menganalisis sistem sirkulasi yang sedang berjalan di perpustakaan SMP N 2 Mlati?
2
2. Bagaimana merancang sistem informasi diperpustakaan SMP N 2 Mlati yang menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan?
3. Bagaimana mengimplement asi sistem informasi di perpustakaan SMP N 2 Mlati?
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Da sar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem
Dalam mendefinisikan sebuah sistem dilakukan dua pendekatan yaitu dengan pendekatan yang menekank an pada prosedur dan menekank an pada komponen atau elemen. Pendek atan yang menek ankan pada pros edur rmendefinisikan sistem sebagai berikut:
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur -prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melak ukan kegiatan atau untuk menyeles aikan suatu sasaran tertentu".1
Sedangkan pendekatan yang menekankan pada elemen at au komponen mendefinisikan “Sistem adalah kumpulan -kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”.2
2.1.2 Karakteristik Si stem
Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen -komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran.
Karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem yang satu
dengan yang lain Batasan (B oundary), Lingk ungan (Environment), Masuk an (Input), Komponen (Component),Penghubung (Interface).32.2 Konsep Da sar Informa si 2.2.1 Pengertian Informasi
Definisi informasi menurut Jogiyanto HM adalah data y ang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan kualitas informasi menurut Jogiyanto HM adalah sebagai berikut: “kualitas dari suatu sistem informasi tergant ung dari tiga hal, yaitu informasi yang harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.
1
Jogiyanto.HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Prakte k Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1991, hal 1
3
2.3 Konsep Da sar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem InformasiSistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis M, sistem informasi adalah“ Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan t ransaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meny ediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
2.4 Sistem Informa si Perpustakaan
Menurut (http://www.google.com/ SIPERP US/ 29 April 2009):
“Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak y ang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota /peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan”.
2.5 Konsep Da sar Ba si s Data
Menurut Andri Kristanto ( 2008 : 79 ) mendefinisikan basis data sebagai berikut :
“Basis data adalah kumpulan data y ang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berlelasi “.
2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.6.1 Java
Java dikembangkan pertama kali oleh James Gosling dari Sun Microsystems pada tahun 1990-an. Java pertama kali dikembangkan untuk memenuhi kebut uhan akan sebuah bahasa komputer yang ditulis sat u kali dan dapat dijalankan di banyak sistem komputer.
2.6.2 Neatbeans IDE
NetBeans sebagai IDE ditujukan untuk memudahkan pemrograman Java. Bulan Februari 2006 pada instruktur Java dari SunMicrosystems mengikuti training untuk beralih dari pemrograman Java manual ke pemrograman GUI dengan IDE Netbeans. Mereka s udah memulai langkah untuk meninggalkan pemrograman manual Java, yang memakai editor teks, dari command-prot.
3
4
2.6.3 MySQLMySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database management system) yang bersifat "terbuka" (open source).
2.6.4 XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program A pache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.
2.7 Tinjauan Umum 2.7.1 Sejarah
Sejarah SMP Negeri 2 Mlati
SMP Negeri 2 Mlati Sleman yang berada di Jombor Kidul, Sinduadi, Mlati, Sleman, Yogyakarta, didirikan pada tanggal 1 A pril 1979 di at as tanah kas desa dari kelurahan Sinduadi seluas 5060 m2 dengan status hak sewa dan pada awalnya bernama SMP Negeri Sinduadi.
3. Analisi s dan Perancangan Sistem 3.1 Analisi s Si stem
3.1.1 Definisi Analisi s Si stem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “pengu raian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan -kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.
3.1.2 Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi mas alah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis. Masalah dapat diidentifikasi sebagai suatu pernyataan yang diinginkan unt uk dipecahkan, masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena it ulah pada tahap analisis sistem langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
5
3.1.3 Permasalahan Yang TimbulAdapun masalah yang timbul dalam sistem sirkulasi perpustakaan pada SMP N 2 Mlati adalah sebagai berikut:
1. Dalam pencatatan peminjaman dan pengembalian buku masih banyak kendala dikarenakan masih bersifat manual atau masih menggunakan lembar -lembar kertas sebagai arsipnya (file-file yang tidak teratur).
2. Pencarian data anggota dan data buku masih teramat sulit untuk dilakukan dan membut uhkan waktu yang agak lama serta ket elitian para staff perpustakaan, sehingga laporan yang dihasilkan kurang maksimal baik untuk pihak o perasional maupun manajemennya.
3.1.4 Analisi s Kelemahan Sistem
Tujuan utama analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi, dalam hal ini sistem perpustakaan SMP N 2 Mlati. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahannya yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga menget ahui kelemahan yang ada pada sistem yang baru.
Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka diperlukan analisis PIECES (performance, information, economy, control, dan service).
3.1.5 Analisi s Kebutuhan si stem
Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan sebenarnya-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangk an sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan.
Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis. Jenis pertama adalah kebut uhan fungsional (functional requirements), jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonf unctional requirements).
3.1.5.1 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements)
Jenis kebutuhan yang berisi pros es-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fun gsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.
6
1. Pendataan Buku 2. Pendataan Anggota 3. Transaksi Peminjaman 4. Transaksi Pengembalian
5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan
3.1.5.2 Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan Perangkat Lunak
Maksud dari perangkat lunak disini adalah program yang digunakan unt uk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer.
2. Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan komput er yang sudah ada di SMP N 2 Mlati, sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada.
3. Kebutuhan Perangkat Manusia
Perangkat manusia memegang peranan yang sangat penting dalam pengembangan suatu sistem, karena perangk at inilah yang nantinya akan mengoperasikan teknologi tersebut, maka perlu diadakannya pelatihan terhadap perangkat manusia yang akan menggunakan sistem tersebut. 1. Perangkat manusia yang digunakan untuk pembuatan sistem ini
adalah :
a. Analis sistem sebagai analis sistem dan merancang sistem. b. Programmer sebagai pembuat program, mengubah spesifikasi
sistem yang diberikan oleh analis sistem ke dalam bahasa pemrograman/coding.
2. Perangkat manusia yang digunakan untuk implementasi sistem ini adalah :
a. User, pengguna yang memiliki/mengerti komputer.
3.1.6 Analisi s Kelayakan Sistem
Studi kelayakan merupakan suatu proses yang mempelajari atau menganalisis permasalahan yang telah dit entukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan utama dari analisa kelayak an adalah untuk menguji apakah sistem baru yang ak an diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak
7
pakai at au tidak. Dalam pengembangan sistem yang baru ada beberapa hal dalam keterkaitan layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem at au desain sistem dilakukan s etelah analisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada programmer tent ang sistem yang akan dikerjakan. Langkah perancangan sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.2.1 Flowchart
Adapun flowchart sistem yang diusulk an dalam pengembangan sistem ini adalah sebagai berik ut:
8
4. Implementasi dan Pembahasan4.1 Pembuatan Program
Dalam pembahasan ini pembuatan program menggunakan dua tahap yaitu:
4.1.1 Pembuatan Database
Database merupak an sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdas arkan sebuah skema atau struktur t ertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komput er.
4.2 Pengetesan Program
Sebelum program diterapk an, perlu dilak ukan pengetas an terhadap program untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, pengetesan dilakukan pada tiap-tiap program dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangk ai. Penget esan program dilakukan bersamaan dengan pada saat pembuatan program, yaitu dengan pengentrian, penghapusan data, pengeditan.
4.2.1 White Box Testing
White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kes alahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris -baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek s atu persatu dan diperbaiki. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan yaitu:
1. Kesalahan bahasa (Languege errors), yang disebut dengan kesalahan penulisan(syntax error). Yaitu kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan.
2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum seles ai pada saatnya. 3. Kesalahan logika (logical errors), adalah kesalahan dari logika program
yang disebut.
4.2.2 Black Box Testing
Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapk an atau tidak. Cara
9
pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan.
4.3 Pemilihan dan Pelatihan Personil
Tenaga kerja manusia merupakan faktor yang paling dipertimbangkan dalam pengoperasian sistem informasi. Pemilihan personil sangat penting k arena personil -personil tersebut yang nantinya akan terlibat langsung dengan program aplikasi yang telah dibangun oleh analisis dan programmer unt uk memenuhi kebutuhan. Jika kebutuhan personil tidak mendapatkan latihan yang baik maka program aplikasi tidak dapat dijalankan dan itu berarti program aplikasi yang telah dirancang tidak bermanfaat bagi SMP N 2 Mlati.
Setiap personil yang terlibat akan diberi pengertian dan pengetahuan tentang sistem yang akan dijalankan dan mengenai wewenang dan tugas masing -masing. Disini personil harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai sistem yang ada serta porsi dan tugas-tugas mereka.
1. Pelatihan Personil
Pelatihan personil dilakuk an agar sistem yang dibuat dapat dijalankan dengan baik. Ada beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan personil:
a. Pemberian prosedur t ertulis, yang didalamnya menjelaskan tentang langkah-langkah dalam mengoperasikan aplikasi yang telah dibuat, sehingga personil yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan program.
b. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem dan bagaiman a cara kerja program yang dibuat.
2. Pelatihan Tut orial, pelatihan ini ditujukan untuk masing -masing personil secara tatap muka. Pendekatan ini baik untuk tugas -tugas yang rumit dan vital yang membutuhkan bimbingan langsung.
4.4 Konversi Si stem
Konversi sistem dilakukan agar sistem yang baru siap untuk seutuhnya digunakan. Metode yang dilakukan agar resiko kegagalan yang ditimbulkan lebih
10
kecil yaitu dengan metode konversi paralel, dimana metode ini digunakan secara sama-sama menjalank an sistem yang lama dengan sistem yang baru dalam beberapa waktu sampai sistem baru benar-benar siap untuk digunakan. Metode ini sangat cocok sekali digunakan karena dapat membandingkan kinerja sistem lama dengan sistem baru. Selain itu juga sangat aman karena sistem lama mas ih berjalan disaat sistem baru juga berjalan sehingga bisa menghindari k esalahan pada s aat terjadi transaksi.
4.5 Pemeliharaan Sistem
Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi software dan hardware.
1. Pemeliharaan Software
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan pada soft ware.
a. Buatlah back up database
Tujuan melakukan back up dat abase adalah untuk menc egah apabila database mengalami kerusakan. Agar back up tidak mengalami kehilangan data maka back up data dilakukan secara berk ala dan back up disimpan di tempat yang lain.
2. Pemeliharaan Hardware
Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami kerusakan. Pemiliharaan hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Jangan matikan power listrik sampai komputer benar -benar mati.
b. Lakukan perawatan minimal satu bulan sekali terhadap perangk at keras, misalnya pembersihan hardware dari debu.
c. Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, jangan s ampai melebihi batas kemampuan hardware, karena hardware yang bekerja terlalu keras akan mudah rusak.
4.6 Manual Program
Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan
11
tampilan form yang digunakan bes erta langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut.
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan :
1. Pada fase analisis sistem yang digunakan menggunakan analisis tentang PIECES yang digunakan unt uk mengevaluasi dan menentukan permasalahan apa saja yang dihadapi oleh perpustakaan SMP N 2 Mlati, sehinggan dapat mengetahui kelemahan yang ada pada sistem baru nantinya.
2. Setelah fase analisis dilakukan, selanjutny a melakukan perancangan: a. Model proses menggunakan flowchart, DFD
b. Model data dengan pendekatan normalisasi c. Model antarmuka
Pada fase implementasi, database dibuat menggunakan MySQL, sedangkan antarmuka dibuat menggunakan Neatbeans 6.9
5.2 Saran
Dengan kesimpulan di at as, penulis memberikan saran -saran sebagai berikut:
1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang dapat bekerja lebih cepat dalam mengolah data dan menyajikan infomasi yang diperlukan.
2. Seiring berkembangnya perpustakaan mak a semakin kompleks juga kebutuhannya sehingga menyebabk an sistem yang berjalan tidak layak lagi untuk digunakan pada mas a berikutany a. Maka dari itu pada saat nya nanti sebuah sistem infomasi juga perlu dilakukan pengembangan.
3. Ruang lingkup dari pembahasan sistem sebaiknya diperluas seperti status buku yang masih dalam perbaikan, rusak maupun hilang.
4. Dalam peminjaman buku perlu adanya statistik peminjaman, untuk mengetahui buku apa saja yang sering dipinjam pada periode tertentu atau pada bulan tertentu.
12
DAFTAR PUSTAKA
Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta:Andi.
Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunak an Transact -SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: AndiOffset.
HM, Jogiyanto. 1991. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendek atan Terstruk tur Teori dan Prak tek Aplik asi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset.
Irawan. 2011. Java untuk Orang A wam. Palembang: Maxikom.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplik asinya. Yogyakarta: Gava Media.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Supriyanto, dkk. 2008. Tek nologi Informasi Perpustak aan. Yogyakarta: Kanisius.
Utami, Ema. 2008. RDB MS Menggunak an MS SQL Server 2000. Yogyak arta: Graha Ilmu. Cetakan Pertama.
