BAB 1 - KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Data
merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan fakta dalam bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu proses tertentu sehingga menghasilkan informasi (Jogiyanto HM)Informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto HM)Siklus Informasi / pengolahan data (John Burch)
Kualitas Informasi (John Burch & Gary Grudnitski, Jogiyanto HM)
Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu : 1. Informasi harus akurat(accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias(menyesatkan). Informasi harus jelas mencerminkan maksudnya, karena dari sumber menuju tujuan kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merusak informasi tersebut.
2. Informasi harus tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi tidak boleh datang terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan bagi organisasi. Jika pengambilan keputusan terlambat karena lambatnya informasi, maka akan berakibat fatal bagi organisasi.
3. Informasi harus relevan (relevance)
Informasi tersebut harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. Setiap informasi yang ada akan bermanfaat sesuai bidang permasalahannya masing-masing
Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem secara umum, yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponen atau elemennya. Kedua pendekatan ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda hanya cara pendekatannya. Pendekatan Sistem dengan penekanan kepada komponennya akan lebih mudah digunakan dalam mempelajari sistem untuk tujuan analisis dan perancangan sistem. Proses (Model) D as ar D at a Keputusan (Tindakan) Penerima Output (Information) Hasil TIndakan Data (ditangkap) Input (Data) Keterangan :
Data yang didapat diinputkan lalu diolah ke dalam suatu model (proses) menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasikan suatu tindakan lain yang akan membuat data tersebut kembali, lalu data itu akan ditangkap sebagai input, diproses kembali dan seterusnya.
(how) mengerjakannya” yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu
Pendekatan sistem pada komponen atau elemennya
Adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Karakteristik System
Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat tertentu yaitu memiliki komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran(output), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
Komponen
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi atau bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem (bagian sistem : I-P-O) yang menjalankan suatu fungsi tertentu dari sistem yang mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Batas Sistem
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau lingkungan luar. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi proses sistem. Penghubung Sistem
Media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sub sistem lainnya dimana output dari suatu subsistem dapat menjadi input bagi subsistem lainnya.
Masukan
SUBSISTEM
SUBSISTEM
SUBSISTEM
SUBSISTEM
INPUT PROSES OUTPUT LINGKUNGAN LUAR
INTERFACE BOUNDARY
Pengolah
Bagian yang akan mengolah masukan menjadi keluaran Keluaran
Hasil pengolahan dari Masukan berupa informasi yang akan berguna bagi pemakainya Sasaran/Tujuan
Setiap sistem pasti memiliki tujuan/sasaran. Sasaran sistem menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/tujuannya.
Sistem Informasi (Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis)
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Dari mana informasi itu berasal ? Informasi diperoleh dari sistem informasi (information System) atau information processing system.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Komponen Sistem Informasi
(John Burch dan Gary Grudnitski) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building blocks), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Keenam blok itu akan saling berinteraksi satu dengan yang lainnya sebagai suatu sistem untuk mencapai tujuan/ sasaran yang diinginkan.
Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
Blok Model PEMAKAI PEMAKAI PEMAKAI PEMAKAI PEMAKAI PEMAKAI INPUT KENDALI DASAR DATA TEKNOLOGI OUTPUT MODEL
Blok Teknologi
Merupakan “kotak alat”(tool-Box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Hardware, Software dan Brainware.
Blok Basis Data
Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan diolah oleh perangkat lunak untuk dimanipulasi. Data perlu disimpan ke dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Blok Kendali
Banyak hal yang merusak sistem informasi, seperti kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan, sabotase, dll. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau diatasi.
BAB 2 – PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem
(
systems development
) dapat berarti menyusun suatu sistem baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto HM). Perlunya perbaikan atau penggantian terhadap sistem lama disebabkan beberapa hal, antara lain :1. Adanya permasalahan(problems) yang timbul di sistem yang lama dapat berupa :
a. Ketidakberesan yang menimbulkan sistem lama tidak beroperasi sesuai harapan antara lain : - kecurangan yang disengaja
- kesalahan yang tidak disengaja - tidak efisiennya operasi
- tidak ditaatinya kebijakan manajemen b. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, kemungkinan dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang terus meningkat, perubahan kebijakan manajemen baru, dll.
2. Untuk meraih kesempatan (opportunities)
Dengan berkembangnya tingkat teknologi yang sangat cepat, organisasi mulai merasakan bahwa penggunaan teknologi sangat diperlukan untuk mendukung tersedianya informasi dengan cepat guna mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Selain itu penggunaan teknologi juga dapat sangat membantu dalam peningkatan pelayanan kepada pelanggan sehingga kemungkinan peluang akan jatuh ke tangan kita lebih besar daripada ke tangan pesaing.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Perbaikan dan penggantian juga dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi baru dari pimpinan atau dari luar organisasi ( peraturan pemerintah)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem yang baru sesuai prinsip
PIECES
, yaitu :SISTEM YANG ADA
SISTEM YANG BARU PENGEMBANGAN SISTEM Permasalahan Kesempatan Instruksi Memecahkan masalah Meraih Kesempatan Memenuhi Instruksi
Control (kendali), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang terjadi
Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan dengan pemborosan yang minimum.
Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Prinsip Pengembangan Sistem (Jeffrey L. Whitten, Leonnie D. Bentley, Thomas
I.M.Ho)
Sewaktu kita melakukan proses pengembangan sistem ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan, yaitu :
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Pengguna informasi utama adalah manajemen, maka sistem harus dapat mendukung kebutuhan informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem baru dengan teknologi baru tentunya membutuhkan modal yang besar. Karenanya pengembangan sistem baru harus bernilai tinggi bagi organisasi.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan dan penggunaan sistem harus orang terdidik (bukan secara formal tapi dapat dilakukan secara latihan kerja/on the job training), dimana mereka memahami permasalahan-permasalahan yang ada dan solusi yang mungkin dilakukan.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem
Agar proses pengembangan sistem dapat berjalan dengan memuaskan, perlu dibuat schedule kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas yang akan dilakukan oleh personil dalam team kerja, sehingga pengembangan sistem dapat dikerjakan dan selesai tepat waktu sesuai anggaran yang ada.Siklus/Daur Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja tersebut.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Yang dimaksud tidak berurut disini, adalah setiap urutan dalam SDLC bisa dilakukan secara bersamaam dalam rangka efisiensi waktu pengerjaan tanpa mengurangi fungsi masing-masing tahapan kerja. 6. Jangan takut membatalkan proyek
Apabila proyek yang dikerjakan tidak memungkinkan untuk dilanjutkan, maka sebaiknya dibatalkan agar tidak terjadi penyerapan dana lain untuk proyek yang tidak menghasilkan.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Dokumentasi sistem harus dilakukan dari tahapan awal pengembangan sampai selesai, dimana dokumentasi yang dibuat dan terkumpul dapat dijadikan bahan komunikasi antara analis dan user.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle)
Daur atau siklus hidup pengembangan sistem merupakan bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Dalam siklus ini tiap tahapan mempunyai karakteristik sendiri (Jogiyanto HM).
KEBIJAKAN & PERENCANAAN SISTEM
PERAWATAN SISTEM IMPLEMENTASI (PENERAPAN) SISTEM
SELEKSI SISTEM DESAIN (PERANCANGAN) SISTEM RINCI DESAIN (PERANCANGAN) SISTEM UMUM
ANALISIS SISTEM
Awal Proyek Sistem
Manajemen Sistem
Bab 3 - Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem
(Perencanaan Sistem / System Planning)
Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, maka pengembangan sistem tidak akan berjalan sesuai yang diharapkan.
- Kebijakan Sistem
Merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. - Perencanaan Sistem
Setelah adanya penetapan kebijakan oleh manajemen puncak, maka perlu dibuat perencanaan sistem yang menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek (1-2 th) dan perencanaan jangka panjang (s.d 5 th) yang ditangani oleh departemen sistem (bila ada) yang terdiri dari :
a. Planning Staf bertugas melakukan perencanaan sistem berdasarkan kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.
b. Departemen pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh planning staf.
c. Departemen Pengolahan Data bertugas mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan sistem.
- Proses Perencanaan Sistem
Dikelompokkan ke dalam tiga proses utama, yaitu :
a. Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem
b. Mempersiapkan proyek sistem yang akan dikembangkan (dilakukan oleh komite pengarah) c. Mendefinisikan proyek sistem yang dikembangkan (oleh analis sistem)
Merencanakan Proyek Sistem Mendefinisikan Proyek Sistem
Dikembangkan Mempersiapkan Proyek Sistem Yang
Akan Dikembangkan
Mengkaji Tujuan, perencanaan Strategis dan
Taktik Perusahaan Mendefinisikan Proyek-Proyek Sistem Menetapkan Sasaran Proyek-Proyek Sistem Menetapkan Kendala Proyek-Proyek Sistem
Menentukan Proyek Sistem Prioritas
Membuat Laporan Perencanaan Sistem
Menunjuk Sistem Analis
Mengumumkan Proyek Pengembangan Sistem
Melakukan Studi Kelayakan
Menilai Kelayakan Proyek Sistem
Membuat Usulan Proyek Sistem
Meminta Persetujuan Manajemen
Bab 4 - Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem
(Analisis Sistem / System Analyze)
Analisis Sistem (System Analysis)
Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam begian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM).
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah-langkah dalam Analisis Sistem
Di dalam analisis sistem ruang lingkup tugas dalam tiap tahapan kerja adalah lebih rinci (detil). Langkah-langkah analisis sistem adalah sebagai berikut :
a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah Tugas yang harus dilakukan adalah :
a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi c. Mengidentifikasi Personil Kunci
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
Dilakukan dengan memahami bagaimana sistem yang ada beroperasi dengan cara melakukan penelitian untuk mencari data yang dibutuhkan.
Tugas yang harus dilakukan adalah :
a. Menentukan jenis penelitian (wawancara/observasi/kuesioner/pengambilan sampel) b. Merencanakan Jadual Penelitian
Dimana penelitian dilakukan, apa & siapa yang akan diteliti, siapa yang meneliti, kapan penelitian dilakukan
c. Membuat Penugasan Penelitian (menentukan tugas dari masing-masing anggota team analis sistem)
d. Membuat Agenda Wawancara (membuat materi wawancara agar wawancara dapat diselesaikan pada waktunya tanpa ada materi yang terlewatkan)
e. Mngumpulkan Hasil Penelitian (waktu pengerjaan kegiatan sistem lama, kesalahan-kesalahan sistem lama, pengambilan sampel sistem lama, formulir dan laporan sistem lama, elemen data sistem lama, teknologi sistem lama dan kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen sistem lama).
c. Analyze, yaitu menganalisa sistem
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang didapatdari hasil penelitian yang telah dilakukan. Tugas yang dilakukan adalah :
- Menganalisis kelemahan sistem
Menganalisis Distribusi Pekerjaan
Menunjukkan beban dari masing-masing personil dalam menangani kegiatan yang sama, sehingga bisa diketahui mana personil yang bebannya harus dikurangi dan mana yang harus ditambah
Menganalisis Dokumen
Apakah dokumen yang ada memang diperlukan, dokumen telah dirancang seefektif mungkin, perlu diberikan tembusan dokumen.
Menganalisis Laporan
Dapatkah laporan tersaji dengan mudah dari data/file yang ada, apakah terjadi duplikasi yang tidak perlu setiap terjadi pembuatan laporan
Menganalisis Teknologi
Apakah teknologi yang ada mampu memenuhi semua kebutuhan sistem tanpa penundaan yang berarti.
- Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen
Menentukan apa saja kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai/manajemen
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan Utama dibuatnya laporan hasil analisis adalah : a. pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
b. meluruskan kesalahpahaman mengenai apa yang ditemukan dan dianalisis oleh sistem analis yang dianggap keliru oleh manajemen
c. meminta saran dan pendapat manajemen
d. meminta persetujuan manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
ANALIS SISTEM (SYSTEM ANALYZE) & PEMROGRAM (PROGRAMMER)
Systems analyst adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan.
Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah di buat oleh analis sistem.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Programmmer System Analyst
1. Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer 2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas
pada teknologi komputer, sistem komputer, ultilities dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan intruksi-intruksi program
4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesialisasi) programnya
1. Tanggung jawab analist system tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.
2. Pengetahuan analist sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.
3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah masalah secara garis besar 4. Pekerjaan analis sistem melibatkan
hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem, pemrogram tetapi juga pemakai sistem dan manajer
Pengetahuan Dan Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem
Beberapa pengetahuan dan keahlian yang diperlukan oleh seorang analis sistem yaitu :
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif (pencapaian keuntungan) 4. Keahlian pemecahan masalah
5. Keahlian komunikasi antar personil
6. Keahlian membina hubungan antar personil
Alat Pengembangan Sistem
Untuk melakukan langkah-langkah pengembangan sistem yang ada, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat yang digunakan umumnya berupa gambar atau diagram atau grafik. Selain itu bisa juga tidak berupa gambar atau grafik (nongraphical tools) seperti data dictionary, structure english serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Bab 5 – FLOWCHART (DIAGRAM ALIR)
Suatu metode untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar.
Penggambaran sistem secara logika. Digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pedoman untuk menggambarkannya:
1. Sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri suatu halaman 2. kegiatannya harus ditunjukkan dengan jelas
3. Ditunjukkan dengan jelas dimulai dan berakhirnya suatu kegiatan
4. Masing-masing kegiatan sebaiknya digunakan suatu kata yg mewakili suatu pekerjaan 5. Kegiatannya sudah dalam urutan yang benar
6. Kegiatan yg terpotong dan akan disambung ditunjukkan dengan jelas oleh simbol penghubung Digunakan simbol-simbol yang standar
7. Bagan alir (flowchar) adalah bagan (chart) yg menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur
PENULISAN dan SIMBOL FLOWCHART
Penulisan Flowchart terbagi 5(lima), yaitu :
1. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan :
Bagan yg menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
Menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem.
Menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem
Simbol-simbol :
Simbol Dokumen; menunjukkan input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer Simbol manual; menunjukkan pekerjaan manual N Simbol simpanan offline ; file
non-komputer yg diarsip urut angka
(numerical)
A
Simbol simpanan offline; file non-komputer yg diarsip urut huruf (akphabetical) C Simbol simpanan offline; file non komputer yg diarsip urut tanggal (chronological)
Simbol kartu punc; menunjukkan i/o yg menggunakan kartu punch
Simbol Proses; menunjukkan
kegiatan proses dari operasi program komputer
Simbol operasi luar; menunjukkan operasi yg dilakukan diluar operasi komputer Simbol sort offline;
menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Simbol pita magnetic; menunjukkan i/o menggunakan pita magnetic Simbol disk ; menunjukkan i/o menggunakan harddisk Simbol diskette; menunjukkan i/o menggunakan disket Drum magnetik; menunjukkan i/o menggunakan drum magnetic
Pita kertas berlubang; menunjukkan i/o menggunakan pita kertas pita berlubang Keyboard; menunjukkan input yg menggunakan on-line keyboard Display; menunjukkan output yg ditampilkan di monitor Hubungan komunikasi; menunjukkan proses transmisi data mell. Saluran komunikasi Garis alir; Menunjukkan arus dari proses Penjelasan; Menunjukkan
penjelasan dari suatu proses
Penghubung; Menunjukkan
penghubung ke hlman yg sama atau hlman lain
Pita Kontrol; menunjukkan penggunaan pita kontrol (control tape) dlm batch control utk pencocokan di proses batch processing
Contoh : Bagan alir sistem untuk prorses direct processing file file master master piutang langganan Membuat laporan piutang Laporan piutang
2. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan :
Bagan alir yg menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya
Menggunakan simbol-simbol yg sama dengan bagan alir sistem 3. Bagan Alir Skematik (schematic flowchart)
Merupakan bagan alir yg mirip dengan bagan alir sistem, yaitu menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah :
Bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yg digunakan. Fungsi penggunaan gambar-gambar tsb adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yg kurang mengerti dgn simbol-simbol bagan alir.
4. Bagan Alir Program (Porgram flowchart)
Merupakan bagan yg menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program.
Dibuat dari derivikasi bagan alir sistem
Terdiri dari 2 bentuk :
a. Bagan Alir logika; digunakan untuk menggambarkan setiap langkah didalam program komputer secara logika --> disiapkan oleh analis sistem
Bagan Alir Program Menggunakan simbol-simbol sbb : Input/output;
digunakan utk mewakili data i/o
Proses; digunakan utk mewakili suatu proses
Garis alir; Menunjukkan arus dari proses
Keputusan;
digunakan utk suatu selrksi kondisi didlm program
Penghubung; Menunjukkan
penghubung ke hlman yg sama atau hlman lain Proses terdefinisi; menunjukkan suatu operasi yg rinciannya ditunjukkan ditempat lain Persiapan; digunakan
utk memberi nilai awal suatu besaran
Terminal;
menunjukkan awal & akhir dari suatu proses
5. Bagan Alir Proses
Merupakan bagan alir yg banyak digunakan di teknik industri.
Berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
Juga dapat menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yg lainnya serta waktu yg diperlukan oleh suatu kegiatan
Simbol-simbol :
Menunjukkan suatu operasi
Menunjukkan suatu simpanan
Menunjukkan suatu inspeksi
Menunjukkan suatu penundaan/delay
Contoh Latihan :
PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG
1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan
memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.
3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang.
4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.
5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
Daf Dept Prsh
Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan
START
Memberikan daf brg & daf dept prsh
Daf Dept Prsh Daf Brg
Terima daf brg & daf dept prsh
Catat daf brg & daf dept prsh Brg Dept Prsh 1 1 2 2 Memberikan FPB FPB 3 3 Menerima FPB FPB Cek Dept Dept Terdaftar 5
Y Kembalikan Tolak & FBP FPB 4 T 4 Terima Tolakan & FBP Kembali FPB END 6 x Daf Brg
5
Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan
Cek Brg Brg Brg Ada T 6 Catat FPB Permin taan Y 7 7 Buat BPB BPB Berikan BPB 8 8 Terima BPB BPB x Dept Prsh Buat Lap Permintaan Barang
& Lap Stok Brg
Lap Stok Brg Lap Permintaan 9 9 Terima Lap Permintaan Barang
& Lap Stok Brg
Lap Stok Brg Lap Permintaan
Bab 6 – DATA FLOW DIAGRAM (DIAGRAM ALIR DATA)
● Salah satu tool yang paling penting bagi seorang analis sistem● Penggunaan DFD sebagai modeling tool dipopulerkan oleh Tom DeMacro (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan Metoda Analisis Sistem Terstruktur (Structured System Analysis Method)
● DFD dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik.
Definisi DFD
Merupakan diagram yang menunjukan secara grafis urutan-urutan dalam proses yang harus dilakukan dalam suatu sistem.
Jadi DFD merupakan suatu alat bantu yang dapat mevisualkan hubungan antara subproses-subproses didalam suatu sistem.
Simbol yang digunakan dalam DFD ( DAD )
1. EXTERNAL ENTITY ( TERMINAL)
- Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sistem (Source) atau yang menerima informasi dari sistem (Sink), dapat berupa orang, organisasi dll.
- Tidak termasuk bagian dari sistem
- Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian (departemen), maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity
- Nama terminal berupa kata benda
- Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama
(digambarkan dua kali, maksudnya untuk membuat diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas.
Jam_Lembur Slip_Gaji 2. PROCESS ( PROSES) 3.1 Hitung Gaji Karyawan Karyawan
- Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran.
- Proses sering juga disebut sebagai BUBBLE.
- Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya : Hitung Gaji, Pendataan Order, Cetak Laporan Penjualan, dll.
- Jangan menggunakan kata „proses’ sebagai bagian dari nama suatu process (bubble). - Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.
- Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran atau urutan - urutan proses. Namun demikian, urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.
- Penomoran proses pada tingkat pertama (Diagram Nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst.
- Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses 1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst.
- Context Diagram tidak perlu diberi nomor.
- Proses 2.1 adalah proses level terendah, tidak perlu dirinci lagi. 3. DATA STORE (PENYIMPANAN)
- Tempat menyimpan data
- Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store. - Nama harus mencerminkan isi dari data store tersebut
- Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung. PELANGGAN MS_BARANG
4. DATA FLOW ( ARUS DATA)
- Menggambarkan aliran data dari suatu entity ke entity lainnya. - Arah panah menggambarkan aliran data.
- Aliran data :
» Antara dua proses yang berurutan 2.1* Hitung Pph 5.0 Cetak Laporan 2.0 Pendata an Order
- Arus data ini menujukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :
a. Formulir atau dokumen yang dipergunakan oleh perusahaan. b. Laporan tecetak yang dihasilkan oleh sistem
c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem d. Masukan untuk komputer.
e. Surat-surat atau memo
f. Data yang dibaca atau direkam ke suatu file g. Suatu isian yan dicatat dalam buku agenda
- Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung.
- Tidak boleh ada nama aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya.
- Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan group elemen. - Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi nama pada aliran data. - Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.
Daftar_Hadir Daftar_hadir_Valid
Jam_kerja
Upah_Mingguan Tarif_per_jam
Ketentuan lain:
- Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut.
- Data flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila :
» Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami.
» Aliran datanya menggambarkan seluruh data item (satu record utuh)
- Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.
3.1* Periksa Daftar Hadir 3.2 Hitung Upah
TINGKATAN DIAGRAM PADA DFD
1. Context Diagram (Diagram Hubungan, Level 0) 2. Zero Diagram (Diagram Nol, Level 1)
3. Detail Diagram (Diagram Rinci, Level 2, Level 3, dst.)
● Context Diagram (level 0)
- Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. - Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.
- Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink.
- Hanya ada satu proses. - Tidak boleh ada data store.
● Zero Diagram (level 1)
- Perlihatkan data store yang digunakan.
- Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan pada akhir nomor proses tanda *.
- Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram hubungan harus terpelihara.
● Detail Diagram (level 2, 3, dst)
- Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya.
- Keseimbangan didalam diagram rinci dengan diagram nol atau diagram level diatasnya harus terpelihara
Penomoran Level pada DFD
Nama
Level Nama Diagram Nomor Process
0 Context 0 1 Diagram 0 1.0 2.0 3.0 ... 2 Diagram 1.0 1.1 1.2 1.3 ... 2 Diagram 2.0 2.1 2.2 2.3 ... 2 Diagram 3.0 3.1 3.2 3.3 ... 3 Diagram 1.1 1.1.1 1.1.2 ... 3 Diagram 1.2 1.2.1 1.2.2 ... 3 Diagram 1.3 1.3.1 1.3.2 ... Dst.
Di dalam suatu level seyogyanya tidak terdapat lebih dari 7 buah proses, bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi.
KESEIMBANGAN DALAM DFD
Keseimbangan dibedakan untuk setiap level DFD 1. Keseimbangan Antara Level 0 dan Level 1
a. Jumlah dan Nama External Entity Antara Level 0 dan Level 1 b. Jumlah, Nama dan Arah Arus Data Antara Level 0 dan Level 1 2. Keseimbangan Antara Level 1 dan Level 2
a. Jumlah dan Nama External Entity Antara Level 1 dan Level 2 b. Jumlah, Nama dan Arah Arus Data Antara Level 1 dan Level 2 c. Jumlah dan Nama Data Store Antara Level 1 dan Level 2
d. Arah Arus Data Dari / Ke Data Store Ke/Dari Proses Antara Level 1 dan Level 2 3. Keseimbangan Antara Level 2 dan Level 3, dst
a. Jumlah dan Nama External Entity Antara Level 2 dan Level 3 b. Jumlah, Nama dan Arah Arus Data Antara Level 2 dan Level 3 c. Jumlah dan Nama Data Store Antara Level 2 dan Level 3
d. Arah Arus Data Dari / Ke Data Store Ke/Dari Proses Antara Level 2 dan Level 3 A X B a1 a2 b1 b2 b3 A 1.0 * X1 2.0 * X2 3.0 X3 B a1 a2 DT1 DT2 b1 b2 b3 B 3.1 * X31 3.2 * X32 DT1 b2 b3
Contoh Latihan :
PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG
1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.
3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang.
4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.
5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
DIAGRAM HUBUNGAN (CONTEXT DIAGRAM, LEVEL 0)
Ket : FPB = Formulir Permintaan Barang BPB = Bukti Permintaan Barang
SISTEM PERMINTAAN BARANG
KA. BAG. UMUM DEPARTEMEN
PERUSAHAAN Daf_brg Daf_Dept_Prsh Lap_Permintaan Lap_Stok_Brg FPB FPB_kembali BPB
DIAGRAM NOL ( ZERO DIAGRAM, LEVEL 1 )
DIAGRAM RINCI 1.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) KA. BAG. UMUM
1.0 Pendataan Daftar
Barang & Daftar Dept Perusahaan Daf_Brg Daf_Dept_Prsh Dept_Prsh BRG 2.0 Pengolahan Permintaan Barang DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB FPB_Kembali PERMINTAAN BPB 3.0 Buat Laporan Permintaan dan Stok Barang Lap_Permintaan Lap_Stok_Brg
KA. BAG. UMUM
1.1 * Catat Daftar Barang
1.2 * Catat Daftar Departemen Perusahaan Daf_Brg Daf_Dept_Prsh Dept_Prsh BRG
DIAGRAM RINCI 2.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 )
DIAGRAM RINCI 3.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 )
DEPARTEMEN PERUSAHAAN
2.1 * Terima & Periksa
FPB Dept_Prsh BRG PERMINTAAN FPB FPB_Kembali 2.2 * Catat FPB FPB_OK 2.3* Cetak BPB BPB
KA. BAG. UMUM 3.1 *
Buat Laporan Stok Barang 3.2* Buat Laporan Permintaan Dept_Prsh BRG PERMINTAAN Lap_Stok_Brg Lap_Permintaan
PEBEDAAN DIAGRAM ALIRAN DATA DENGAN BAGAN ALIR
DFD sangat berbeda dengan bagan alir (Flow-chart). Pebedaannya adalah :
1. Proses di DFD dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan secara serentak. Hal ini merupakan kelebihan dari DFD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung menunjukkan proses yang urut.
2. DFD lebih menunjukkan arus dari data di suatu sistem, sedangkan bagan alir lebih menunjukkan arus dari prosedur.
TEKNIK MEMBUAT DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
1. Identifikasi nama setiap External Entity
Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sistem (Source) atau yang menerima informasi dari sistem (Sink), dapat berupa orang, organisasi dll.
Tidak termasuk bagian dari sistem artinya extenal entity tidak pernah melakukan proses baca atau tulis didalam tempat penyimpanan data (data store)
Nama terminal (external entity) berupa kata benda contoh : pelanggan, pemasok, manajer, gudang dll 2. Identifikasi semua aliran data
Aliran data masuk (Input) Aliran data keluar (Output)
3. Buat Diagram hubungan (context diagram)
4. Buat dekomposisi diagram untuk menentukan nama setiap prosesnya. Contoh dekomposisi diagram :
Context diagram The system Nol 1.0 nama proses1 Nol 2.0 Nama proses 2 Nol 3.0 nama proses 3 Rinci 2.2 Rinci 1.2 Rinci 1.1 Rinci 2.1 Rinci 1.3 Rinci 2.1.2 Rinci 2.1.1 Rinci 2.1.3
BEBERAPA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT DFD
BEBERAPA KEMUNGKINAN ARUS DATA YANG MASUK DAN KELUAR DARI
SUATU PROSES
1. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data.
2. Susatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data.
3. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data.
Extenal Entity Data Store
Teknik yang Salah
Teknik Betul
Extenal Entity Proses Data Store
1
Extenal Entity1 Extenal Entity2 Extenal Entity1 Proses Extenal Entity22
3
Data Store Data Store Data Store Proses Data StoreHitung Gaji Daftar_Gaji Kartu_Jam_Kerja Hitung Gaji Daftar_Gaji Kartu_Jam_Kerja Tingkat_Upah
Cetak
Laporan
Piutang
Laporan_Umur_Piutang
Rincian_Piutang
Laporan_Piutang_Ditagih
CONTOH DIBAWAH INI BENTUK SUATU PROSES YANG SALAH !!
Dimanakah letak kesalahannya?....
Umumnya kesalahan proses di DFD sebagai berikut ini.
1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan Black Hole (lubang hitam)
2. Proses Menghasilkan Output tetapi tidak pernah menerima Input dan kesalahan ini disebut dengan Miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.
Pelanggan 1.0 Verifikasi Kredit Pelanggan Order_Pelanggan 2.0 Buat Order Penjualan
Order_Disetujui Order_Penjualan Akuntansi
PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG (KOMPUTERISASI)
1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam File barang dan File departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan
memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.
3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam File permintaan dan mengurangi stok barang pada File barang.
4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.
5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
DIAGRAM HUBUNGAN (CONTEXT DIAGRAM, LEVEL 0)
Ket : FPB = Formulir Permintaan Barang BPB = Bukti Permintaan Barang
SISTEM PERMINTAAN BARANG
KA. BAG. UMUM DEPARTEMEN
PERUSAHAAN Daf_brg Daf_Dept_Prsh Lap_Permintaan Lap_Stok_Brg FPB FPB_kembali BPB
DIAGRAM NOL ( ZERO DIAGRAM, LEVEL 1 )
DIAGRAM RINCI 1.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) KA. BAG. UMUM
1.0 Pendataan Daftar
Barang & Daftar Dept Perusahaan Daf_Brg Daf_Dept_Prsh Dept_Prsh BRG 2.0 Pengolahan Permintaan Barang DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB FPB_Kembali PERMINTAAN BPB 3.0 Cetak Laporan Permintaan dan Stok Barang Lap_Permintaan Lap_Stok_Brg
KA. BAG. UMUM
1.1 * Entry Daftar Barang
1.2 * Entry Daftar Departemen Perusahaan Daf_Brg Daf_Dept_Prsh Dept_Prsh BRG
DIAGRAM RINCI 2.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 )
DIAGRAM RINCI 3.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 )
DEPARTEMEN PERUSAHAAN 2.1 * Validasi FPB Dept_Prsh BRG PERMINTAAN FPB FPB_Kembali 2.2 * Entry FPB FPB_OK 2.3* Cetak BPB BPB
KA. BAG. UMUM Cetak *
Buat Laporan Stok Barang 3.2* Cetak Laporan Permintaan Dept_Prsh BRG PERMINTAAN Lap_Stok_Brg Lap_Permintaan
Bab 7 – KAMUS DATA (DATA DICTIONARY)
Kamus data adalah Suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran data, dan
data store yang digunakan pada DFD.
Mulai dibuat pada saat yang bersamaan dengan pembuatan DFD, pada tahap analisis sistem yang berjalan.
Pengisian kamus data dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data item atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem.
Kamus Data berisi
Elementary Data Element (Elementary Data)
Elemen data tingkat terendah, tidak bisa diuraikan lebih lanjut, dapat berupa :
Data item, contoh : NPM, Nama, Alamat
Data Literal, contoh : NO_ SMOKE_ MSG = “Thank You for not Smoking”
Group Data Element ( Composite Data)
Gabungan elementary data element.
Data Store
Gabungan beberapa elementary data element atau group data element yang berhubungan.
SIMBOL YANG DIGUNAKAN
Assign =
Menyatakan “terdiri dari”
Pelanggan = Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan ...
Concatenation (sequential) +
Menggabungkan elemen data dengan elemen data yang lain Alamat = Nama_Jalan + Nomor + Kota + Kode_Pos
Iteration (repetition) { } Pengulangan elemen data
Karyawan = Nama + Nama_Pasangan + {Nama_Anak}
Pada simbol repetition boleh dicantumkan jumlah minimum dan maksimum pengembangan data tersebut.
Contoh : Karyawaan = nama + Nama_Pasangan + 0{Nama_Anak}3 Selection (Choice) [ ] dan |
Pilih satu dari beberapa data alternatif
Akomodasi = [Rumah_Sendiri | Sewa | Kontrak]
Option ( )
Data tambahan, boleh ada boleh tidak
Contoh : Karyawan = Nama + Alamat + (Telepon)
Comment (Keterangan) *....*
Penjelasan / keterangan tentang suatu data Contoh :
KEY (KUNCI)
Dalam Kamus Data key hanya digunakan pada Data Store, karena key dalam data store berfungsi untuk melakukan validasi, pengisian, Perubahan , pencarian, penghapusan data dalam data store.
CANDIDATE KEY
Data elemen (satu atau beberapa) yang memiliki “Unique Value” untuk setiap entry
Fungsi dari Candidate Key adalah sebagai calon Primary Key Contoh :
PEGAWAI = NIP + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai NIP → candidate key
Nm_pegawai → candidate key Alm_pegawai → candidate key Telp_pegawai → candidate key
PRIMARY KEY
Candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasikan tiap baris secara unik.
Ditandai dengan garis bawah atau @.
Fungsi Primary Key (@) hanya digunakan untuk data store
Contoh :
PEGAWAI = NIP + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai PEGAWAI = @NIP + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai
FOREIGN KEY
Kunci Utama (Primary Key) yang berasal dari datastore lain (asal) yang digunakan di dalam data store pengguna
Ditandai dengan #
Fungsi Foreign Key (#) adalah sebagai penghubung antara datastore pengguna dengan data store asal
Contoh :
PEGAWAI = @NIP + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai BAGIAN = @Kd_bagian + Nm_Bagian
PROYEK = @Kd_Proyek + Tgl_Proyek + jml_pegawai + {#NIP + #Kd_Bagian + Jab_proyek}
COMPOUND KEY
Kunci Utama Yang terdiri lebih dari satu Field / Data Item dikarenakan tidak adanya field / data item yang unik
Contoh :
MHS = @NPM + Nm_Mhs + Alm_mhs + Telp_mhs Dosen = @NIP + Nm_Dosen + Alm_Dosen + Telp_Dosen MK = @Kd_MK + Nm_MK + Sks + Prasyarat
DATA TABEL
Kumpulan dari data yang terorganisasi berdasarkan key yang berada di dalam sistem
Setaiap table di database mempunyai nama table yang unik yang mengidentifikasikan isinya.
Sebuah baris atau record pada table di sebut sebagai tuple
Tiap kolom pada judul table mempunyai nama kolom
Data tabel dapat dibagi menjadi : SATU DIMENSI
File_Mhs = {@NPM + Nama + Alamat + Telepon}
NIM Nama Alamat Telepon
14235 Jonathan Mawar 23 520-3673 14236 Burhan Melati 45 345-7622 14237 Wijaya Anyelir 18 770-6452 DUA DIMENSI
File_Mhs = {@Jurusan + {#NPM + Nama + Alamat + Telepon}}
Jurusan NIM Nama Alamat Telepon
Ilmu Komputer 14235 Jonathan Mawar 23 520-3673 14236 Burhan Melati 45 345-7622 14237 Wijaya Anyelir 18 770-6452 Manajemen 27823 Camelia Anggrek 7 820-3183 27824 Samuel Puspa 13 917-5466 27825 Budiman Anyelir 19C 727-3110 TIGA DIMENSI
File_Mhs = {@PTS +{#Jurusan + {#NIM + Nama + Alamat + Telepon}}}
PTS Jurusan NIM Nama Alamat Telepon
UBINUS
Ilmu Komputer
14235 Jonathan Mawar 23 520-3673 14236 Burhan Melati 45 345-7622 14237 Wijaya Anyelir 18 770-6452 Manajemen 27823 27824 Camaelia Anggrek 7 Samuel Puspa 13 820-3183 917-5466 STMIK MDP Teknik Inf
1170 Wati Muala 90 322-701 1171 Susi Duta Besar 1 322-625 Sistem Inf 2210 Andi Mabes A 322-541 Alias
Untuk menyatakan nama lain dari suatu data element atau data store yang sebenarnya sama dengan data element ata data store yang telah ada.
Terjadi karena kurang koordinasi antara beberapa analis sistem
Analis sistem yang satu menggunakan EMPLOYEE
Analis sistem yang lain menggunakan KARYAWAN
Namun maksud keduanya sama
Contoh Latihan :
PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG
1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan
memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.
3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang.
4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.
5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
A. Kamus Data Aliran Masukan
1. Daf_brg = tgl_stok + { kd_brg + nm_brg + jml_brg}
2. Daf_dept_prsh = tgl_daftar + {kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept}
3. FPB = no_FPB + tgl_FPB + kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + {kd_brg + nm_brg + jml_minta}
B. Kamus Data Aliran Keluaran
FPB_kembali = no_FPB + tgl_FPB + kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + {kd_brg + nm_brg + jml_minta}
BPB = no_FPB + tgl_FPB + tgl_kirim + kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + {kd_brg + nm_brg + jml_minta + ket}
C. Kamus Data Laporan
Lap_stok_brg = Periode_laporan + Tgl_cetak + hal_cetak + {kd_brg + nm_brg + jml_brg } Lap_permintaan = Periode_laporan + Tgl_cetak + hal_cetak + {tgl_FPB + {no_FPB +
kd_dept + nm_dept + tgl_kirim + {kd_brg + nm_brg + jml_minta + ket }}} D. Kamus Data Datastore
Brg = @kd_brg + nm_brg + jml_brg + tgl_stok
Dept_prsh = @kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + tgl_daftar
BAYANGAN LAYOUT
CV. SAHABAT Palembang
Daftar Barang Tgl. Stok : dd-mm-yyyy
Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang (buah) xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999
xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999
Ka. Bag. Umum
(xxxxxxxxxxxxxxx)
CV. SAHABAT Palembang
Daftar Departemen Perusahaan Tgl. Daftar : dd-mm-yyyy
Kode
Departemen Nama Departemen NIP Ka. Dept Nama Ka. Dept xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx
Ka. Bag. Umum
CV. SAHABAT Palembang
Formulir Permintaan Barang No. FPB : xxxxx
Tgl. FPB : dd-mm-yyyy Kd. Dept. : xxxx
Nama Dept. : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP. Ka. Dept. : xxxxxxxxxx
Nama Ka. Dept : xxxxxxxxxxxxxxx
Kode Barang Nama Barang Jumlah Permintaan Brg (buah)
xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999
Staf Umum Yang Meminta
(xxxxxxxxxxxxxxx) (xxxxxxxxxxxxxxx)
CV. SAHABAT Palembang
Bukti Permintaan Barang No. FPB : xxxxx
Tgl. FPB : dd-mm-yyyy Tgl. Kirim : dd-mm-yyyy Kd. Dept. : xxxx
Nama Dept. : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP. Ka. Dept. : xxxxxxxxxx
Nama Ka. Dept : xxxxxxxxxxxxxxx
Kode Barang Nama Barang Jumlah Permintaan
Barang (buah) Keterangan
xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxx
xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxx
CV. SAHABAT Palembang
Laporan Stok Barang Periode : dd/mm/yyy s.d dd/mm/yyy
Tgl. Cetak : dd/mm/yy Hal. Cetak : 999 Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang (buah)
xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999
CV. SAHABAT Palembang
Laporan Permintaan Periode : dd/mm/yyy s.d dd/mm/yyy
Tgl. Cetak : dd/mm/yy Hal. Cetak : 999 Tgl FPB No.
FPB Kode Dept Tgl_Kirim Barang Kode Nama Barang Jumlah Barang (buah)
Ket dd-mm-yyyy xxxxx xxxx dd-mm-yyyy xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxxx xxxx dd-mm-yyyy xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxxxxx
Bab 8 – ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (DIAGRAM HUBUNGAN DATA)
Diagram hubungan entitas menunjukkan hubungan antar data yang ada secara logika.
ERD adalah suatu diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entity dalam suatu sistem.
ERD tidak menggambarkan aliran data atau proses. KOMPONEN ERD :
1. Entity
Segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data, kelompok benda / objek, diberi nama denga kata benda.
2. Relationship
Asosiasi antara satu atau beberapa entity, diberi nama dengan kata kerja 3. Attribute
Properti / karakteristik suatu entity atau relationship SIMBOL YANG DIGUNAKAN :
1. Entity Simbol : Nama Entity Contoh : 2. Relationship ( Hubungan ) Simbol :
Menggambarkan hubungan / relasi antar entitas dengan entitas lainnya. Contoh :
Customer
Produk
JENIS-JENIS RELATIONSHIP :
One-to-One (1 : 1)
1 1
One-to-Many Atau Many-To-One (1 : M atau M : 1)
1 M
Many-to-Many (N : M)
N M
SUPERTYPE / SUBTYPE
Simbol :
Supertype / Subtype terdiri dari entitas dan satu atau lebih sub kategori yang dihubungkan oleh sebuah relasi ( hubungan ), dimana supertype merupakan induk dari subtype.
Contohnya : Pegawai Pegawai Bulanan Pegawai Harian Produk Customer Membeli
Pegawai Mengerjakan Proyek
Kartu Mahasiswa Mahasiswa Memiliki
Supertype = Pegawai
Berisi data-data dasar yang sama untuk setiap Subtype, contoh : nama, alamat, pendidikan Subtype = Pegawai Harian, Pegawai Bulanan Berisi elemen data yang berbeda untuk masing-masing subtype
Contoh :
Pegawai Harian
datanya : upah harian, jam mas Pegawai Bulanan
3. Atribut
Menggambarkan elemen dari setiap entitas Atribut terbagi dua, yaitu :
a. Atribut Identitas
Sebagai penunjuk / ciri khusus suatu entitas, seperti : code coustomer, nomor pegawai b. Atribut Deskripsi
Menjelaskan entitas tersebut
seperti : nama_customer, alamat, umur Contoh :
@Kode_Manajer # Kode_Manajer @Kode_Proyek
Nama Nama_Proyek
Alamat Tgl_Mulai Anggaran
≠Kode_Manajer Keterangan :
Seorang manajer mengelola beberapa proyek.
Beberapa proyek dikelola oleh seorang manager.
Atribute yang diberi tanda @ merupakan Primary Key.
Atribute yang diberi tanda ≠ merupakan Foreign Key.
Primary key adalah attribute (satu atau beberapa), yang memberikan identifikasi yang unik kepada entity atau relationship.
PEDOMAN PENENTUAN PRIMARY KEY :
Tentukan suatu attribute (field) yang menyebabkan setiap entry (record) menjadi unik (tidak ada yang sama)
Bila attribute tersebut tidak ada, tentukan gabungan beberapa attribute yang menyebabkan setiap entry menjadi unik
Contoh Latihan :
PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG
1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum
dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.
3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang.
4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.
5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
Kamus Data Datastore
Brg = @kd_brg + nm_brg + jml_brg + tgl_stok
Dept_prsh = @kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + tgl_daftar
Permintaan = @no_FPB + tgl_FPB + tgl_kirim + #kd_dept + {#kd_brg + jml_minta + ket} ERD PERMINTAAN DEPT_PRSH BRG LAKUKAN KURANG 1 1 M M @Kd_brg Tgl_stok Jml_brg Nm_brg @No_FPB Tgl_daftar Nm_ka_dept Nip_ka_dept Nm_dept @Kd_Dept Tgl_kirim Tgl_FPB #Kd_Dept #Kd_brg Jml_minta ket #Kd_Dept #Kd_brg
Bab 9 – PROCESS SPECIFICATION (SPESIFIKASI PROSES)
Setiap proses (bubble) di DFD harus memiliki Process Specification. Tanpa ini kita tidak akan mengetahui apa yang terjadi di dalam proses (bubble) tersebut.
Banyak cara / metode yang dapat digunakan untuk menggambarkan proses tersebut.
Metode yang digunakan untuk menggambarkan proses pada top level berbeda dengan metode yang digunakan untuk proses yang ada pada level yang paling bawah.
Spesifikasi proses untuk level atas dapat menggunakan kalimat deskriptif namun pada level yang lebih rinci, yaitu pada proses paling bawah (functional primitive) membutuhkan spesifikasi yang lebih terstruktur dengan menggunakan kaidah-kaidah tertentu.
Spesifikasi proses menjadi pedoman bagi programmer dalam membuat program (coding).
Metode yang digunakan dapat berupa :
1. Narasi, uraian proses dalam bentuk “cerita” 2. Bahasa Indonesia / Inggris yang terstruktur 3. Decision Table (tabel keputusan)
4. Decision tree (pohon keputusan)
Contoh : Prosedur Pembelian Kredit ( limit 500.000 )
Terima Pembelian Kredit
Kondisi 1 : Cek Batas Limit Kredit
Jika tidak dilampaui, maka Pembelian Kredit Dilayani Jika dilampaui, maka
Kondisi 2 : Cek Histori Bayar
Jika Buruk, maka Pembelian Kredit Ditolak Jika Baik, maka
Kondisi 3 : Cek Limit Pembelian Jika > 1 jt, maka tolak
Jika <= 1 jt, maka minta Persetujuan Manajer
Penyelesaian dengan Spesifikasi Proses
NARASI
Penjelasan proses dalam bentuk kalimat :
Untuk setiap pembelian dari pelanggan harap diperiksa : Apabila batas kredit dilampaui maka periksa histori pembayarannya. Apabila historinya kurang baik maka ditolak. Apabila historinya baik dan pembelian tidak melebihi 1 juta rupiah mintalah persetujuan manajer, bila lebih dari 1 juta rupiah maka ditolak.
BAHASA INDONESIA TERSTRUKTUR
Instruksi Proses dengan Bahasa Indonesia :
JIKA MAKA JIKA MAKA ... ... ... ... ... SELAIN ITU ... ... AKHIR JIKA ... AKHIR JIKA
LAKUKAN KASUS KASUS ... ... KASUS ... ... ... * BUKA FILE ... * BACA FILE ...
* BACA FILE ... BERDASARKAN ... * TULIS FILE ...
* TUTUP FILE ... * HITUNG ...
* CETAK KE PRINTER ... * TAMPIL KE LAYAR ...
Instruksi tidak mutlak (kaku), yang penting dapat dimengerti
Contoh Bahasa Indonesia Terstruktur :
MODUL Validasi_Pembelian_Kredit Cek Limit Kredit
JIKA Pembelian Kredit > Limit_Kredit MAKA Cek Histori Bayar
JIKA Histori_Bayar = Buruk MAKA Tolak
SELAIN ITU
Cek Jumlah Beli
JIKA Nilai_Beli <= 1 juta MAKA Minta_persetujuan_manajer SELAIN ITU Tolak AKHIR JIKA AKHIR JIKA SELAIN ITU Pembelian_dilayani AKHIR JIKA AKHIR MODUL
STRUCTURED ENGLISH
Instruksi Proses dengan Bahasa Inggris :
IF THEN IF THEN
... ... ... ... ELSE ... ... ...
WHILE DO REPEAT
... ... ... ... ... ...
END WHILE UNTIL
DO CASE CASE ... ... CASE ... ... END CASE * OPEN FILE ... * READ FILE ... * WRITE FILE ... * REWRITE FILE ...
* SEARCH FILE ... FOR ... * LOCATE FILE ... FOR ... * PRINT ...
* DISPLAY ... * INPUT ... * CALCULATE ... * COMPUTE ...
Contoh Structured English
MODULE Validasi_Pembelian_Kredit VERIFICATION Limit Kredit
IF Pembelian Kredit > Limit_Kredit THEN VERIFICATION Histori Bayar
IF Histori_Bayar = Buruk THEN Tolak
ELSE
VERIFICATION Jumlah Beli IF Nilai_Beli <= 1 juta THEN
Minta_persetujuan_manajer ELSE Tolak END IF END IF ELSE Pembelian_dilayani END IF END MODULE
DECISION TABLE
Aturan
Kredit Limit Dilampaui Y Y Y Y N N N N History Pembayaran Baik Y Y N N Y Y N N Pembelian Diatas 1 Juta Y N Y N Y N Y N
Pembelian Diterima X X X X
Tolak X X X
Minta Persetujuan Manajer X
DECISION TREE
Decision tree merupakan alat yang digunakan unutk menjelaskan aturan bisnis yang komplek yang sulit dijelaskan melalui spesifikasi proses
Pembelian diastas 1 juta ditolak History pembayaran
Baik Pembelian dibawah 1 juta minta
Persejutujuan manjer Kredit dilampui
History pembayaran ditolak kurang baik
Kredit limit tidak dilampui diterima Kondisi
Contoh Latihan :
PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG
1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan
memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.
3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang.
4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.
5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.
Kamus Data Datastore
Brg = @kd_brg + nm_brg + jml_brg + tgl_stok
Dept_prsh = @kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + tgl_daftar
Permintaan = @no_FPB + tgl_FPB + tgl_kirim + #kd_dept + {#kd_brg + jml_minta + ket} Spesifikasi Proses Penerimaan Daftar Barang dan Daftar Departemen Perusahaan (1.0) Terima Daf_Brg
Input Kd_brg Buka File BRG Baca File BRG
Jika Kd_brg Daf_brg = Kd_brg File BRG maka Pesan “ Kode Sudah Ada, Isi Kode lain” Selain Itu Input nm_brg, jml_brg,tgl_stok Simpan File BRG Akhir Jika Tutup File BRG Terima Daf_Dept_Prsh Input Kd_Dept
Buka File Dept_prsh Baca File Dept_Prsh
Jika Jika Kd_Dept Daf_Dept_Prsh = Kd_Dept File Dept_Prsh maka Pesan “ Kode Sudah Ada, Isi Kode lain”
Selain Itu
Input nm_dept, nip_ka_dept, nm_ka_dept, tgl_daftar Simpan File Dept_prsh
Akhir Jika
Tutup File Dept_Prsh Akhir Proses
Spesifikasi Proses Pengolahan Permintaan Barang (2.0) Terima FPB
Input kd_dept FPB Buka File Dept_Prsh Baca File Dept_Prsh
Jika Kd_Dept Daf_Dept_Prsh <> Kd_Dept File Dept_Prsh maka Pesan “ Departemen tidak terdaftar”
FPB_Kembali Selain Itu
Input Kd_brg FPB
Jika Kd_brg Daf_brg <> Kd_brg File BRG dan Jml_brg_FPB > jml_brg File BRG maka Pesan “ Barang Tidak Ada „
FPB_Kembali Selain Itu
FPB_OK
Input No_FPB, tgl_FPB,Tgl_kirim,jml_minta,ket Simpan File Permintaan
Akhir Jika Ubah File BRG Akhir Jika
Cetak BPB Kirim BPB
Tutup File BRG, Dept_Prsh, Permintaan Akhir Proses
Spesifikasi Proses 3.0 (Cetak Laporan Permintaan dan Laporan Stok Barang) Buka File BRG
Baca File BRG
Masukkan Periode_awal, Periode_akhir
Jika Tgl_stok >=Periode_awal dan Tgl_stok <=Periode_akhir maka Cetak Tgl_Cetak, hal_cetak
Cetak kd_brg, nm_brg, jml_brg Akhir Jika
Buka File Permintaan, Dept_prsh Baca File Permintaan, Dept_prsh Masukkan Periode_awal, Periode_akhir
Jika Tgl_FPB >=Periode_awal dan Tgl_FPB <=Periode_akhir maka Cetak Tgl_Cetak, hal_cetak
Cetak Tgl_FPB, No_FPB, Kd_Dept, tgl_kirim, kd_brg, nm_brg, jml_minta, ket Akhir Jika
Tutup File Permintaan, dept_prsh,BRG Akhir Proses