MODUL PERKULIAHAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ( A&PSI2)

(1)

BAB 1 – DESAIN MODEL

Analis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system (flowchart), untuk menunjukkan secara tepat arti fisiknya / urutan prosedur kerja terkait dimana nantinya

physical system dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan dan Logical Model (Diagram Arus Data) untuk melihat fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika proses kerja. Arus Data di DAD dapat dijelaskan dengan menggunakan Kamus Data.

PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG

1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam file barang dan file departemen perusahaan. Berdasarkan Data Barang yang ada, Staf Umum akan memberikan daftar barang perusahaan kepada seluruh departemen agar masing-masing departemen mengetahui barang apa saja yang bisa diminta 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.

3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam file permintaan.

4. Staf Umum akan membuat Daftar Permintaan Barang Departemen kepada Ka. Bag. Umum untuk meminta persetujuan Jumlah barang yang diminta oleh masing-masing departemen. Ka. Bag Umum akan memberikan verifikasi untuk daftar permintaan barang tersebut kepada staf umum.

5. Staf Umum akan mendata hasil verifikasi dari Ka.Bag Umum ke dalam file permintaan dan mengurangi stok barang pada file barang sesuai verifikasi yang ada.

6. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.

7. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir.

(2)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM)

PHYSICAL MODEL (FLOWCHART SYSTEM)

Daf Dept Prsh

Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan

START

Memberikan daf brg & daf dept prsh

Daf Dept Prsh Daf Brg

Terima daf brg & daf dept prsh

1 1 2 Memberikan FPB FPB 3 3 Menerima FPB FPB Cek Dept Dept Terdaftar 5

Y _KembalikanTolak & FBP FPB ₄ T 4 Terima Tolakan & FBP Kembali FPB END 6 x Daf Brg Entry Daftar Dept_prsh Brg Cetak Daf Brg Prsh Daf Brg Prsh 2 Memberikan Daf Brg Prsh Terima Daf Brg Prsh Daf Brg Prsh

(3)

5

Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan

Cek Brg Brg Ada T 6 Y BPB Berikan BPB 9 9 Terima BPB BPB x Buat Lap Permintaan Barang Lap Permintaan ₁₀ 10 Terima Lap Permintaan Barang Lap Permintaan x Brg Entry FPB Permintaan Dept_prsh Cetak BPB Cetak Daf Minta Dept

Daf Minta Dept ₇ 7

Terima Daf Minta Dept

Daf Minta Dept

Verifikasi Daf Minta Dept

Daf Minta Dept Verifikasi

8

Terima Verifikasi Daf Minta Dept

Daf Minta Dept Verifikasi

(4)

LOGICAL MODEL (DATA FLOW DIAGRAM)

CONTEXT DIAGRAM (Level 0)

ZERO DIAGRAM (Level 1)

SISTEM PERMINTAAN BARANG

KA. BAG. UMUM DEPARTEMEN

PERUSAHAAN Daf_brg Daf_Dept_Prsh Lap_Permintaan FPB FPB_kembali BPB Daf_brg_prsh Daf_Minta_Dept Daf_minta_dept_verifikasi

KA. BAG. UMUM

1.0 Pendataan Daftar

Barang & Daftar Dept Perusahaan Daf_Brg Daf_Dept_Prsh Dept_Prsh BRG 2.0 Pengolahan Permintaan Barang DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB FPB_Kembali PERMINTAAN BPB 3.0 * Cetak Laporan Permintaan Lap_Permintaan Daf_brg_prsh Daf_minta_dept Daf_minta_dept_verifikasi

(5)

DETAIL DIAGRAM 1.0 (Level 2)

DETAIL DIAGRAM 2.0 (Level 2) KA. BAG. UMUM

1.1 * Entry Daftar Barang

1.2 * Entry Daftar Departemen Perusahaan Daf_Brg Daf_Dept_Prsh Dept_Prsh BRG DEPARTEMEN PERUSAHAAN 2.2 * Terima & Periksa

FPB Dept_Prsh BRG PERMINTAAN FPB FPB_Kembali 2.3 * Entry FPB FPB_OK 2.5* Cetak BPB BPB 2.1 * Cetak Daf Brg Perusahaan Daf_Brg_Prsh KA. BAG UMUM

2.4 * Pengolahan Verifikasi Permintaan Daf_minta_dept Daf_minta_dept_verifikasi

(6)

BAB 2 – DESAIN INPUT ( RANCANGAN INPUT)

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data-data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data dari hasil transaksi merupakan masukan bagi sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak terlepas dari data yang dimasukkan.

Kualitas masukan menentukan kualitas keluaran

“Garbage In Garbage Out”

Fungsi / Manfaat Dokumen Atau Formulir Sebagai Dokumen Dasar

 Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap  Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat

 Dapat mendorong lengkapnya data, karena data yang dibutuhkan tertera dengan lengkap di dokumen dasar

 Bertindak sebagai pendistribusian data sesuai jumlah tembusan yang dibuat ke setiap bagian yang membutuhkan

 Dapat digunakan sebagai suatu pembuktian atas terjadinya suatu transaksi  Dapat dijadikan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file komputer

Karakteristik formulir Rancangan Input (Visual Display Terminal)

 Efektif

Formulir dan layar masukan melayani tujuam spesifik dalam sistem informasi  Akurat

Menunjukan bahwa rancangan masukan adalah tepat dan sempurna  Mudah penggunaannya

Tidak membutuhkan waktu ekstra / pelatihan khusus dalam pemasukan data  Konsisten

Formulir dan layar masukan adalah seragam  Sederhana

Formulir dan layar masukan adalah terfokus pada perhatian user  Menarik (atraktif)

User senang menggunakannya

A. Perancangan Formulir

Pedoman perancangan formulir masukan :  Mudah diisi

 Sesuai dengan yang diinginkan  Akurat

 Bentuk masukan harus atraktif

 Mempertimbangkan media pemasukan

Pertimbangan dalam merancang formulir kertas : 1. Lamanya formulir tersebut akan disimpan

2. Tampilan dari formulir 3. Frekuensi penggunaan

4. Cara pemakain formulir (kasar, secara halus, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya) 5. Keadaan lingkungan (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab, atau mengadung asam) 6. Metode pengisian formulir tersebut ditulis dengan tangan atau di cetak dengan mesin 7. Keamanan tehadap penghapusan isi data

(7)

8. Ukuran kertas yang dipergunakan (8,5 x 11 Inci atau 8,5 x 14 Inci)

9. Warna yang dipergunakan (sebaiknya menggunakan warna-warna yang cerah, warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunkan karbon.)

10. Judul Dokumen

11. Nomor Dokumen untuk menunjukkan keunikan dari masing-masing dokumen (sebaiknyadi letakkan di pojok kiri / kanan bawah)

12. Nomor Urut Dokumen untuk melakukan pengendalian terhadap kehilangan dokumen dengan loncatnya nomor urut dari susunannya( sebaiknya letakkan di pojok kanan atas)

13. Nomor dan jumlah halaman

14. Spasi ( dikhususkan untuk dokumen yang diisi dengan menggunakan mesin, agar pengisian tidak menimpa tulisan dari dokumen yang ada)

15. Caption

Adalah kata-kata yang dicetak di dokumen untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan apa yang harus diisi. Beberapa jenis caption antara lain :

BOX CAPTION

Merupakan caption yang dicetak didalam suatu kotak dan data harus diisikan di dalam kotak tersebut juga.

NAMA ALAMAT

TANGGAL MASUK GOLONGAN STATUS

YES/NO CHECK OFF CAPTION

Menunjukkan dimana harus mengisikan ya / tidak

YA TIDAK

1. Menikah



2. Umur Diatas 17 Tahun



HORIZONTAL CHECK CAPTION

Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar PENDIDIKAN TERAKHIR



SD SMP SMA D3 S1 S2 S3

CHECKLIST CAPTION

Menunjukkan Daftar pilihan yang dapat dipilih PEKERJAAN YANG TELAH DILAKUKAN :

Verifikasi Data Awal



Memasukkan Data ke Komputer



Mencetak Data Entry



(8)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) BLOCKED SPACES CAPTION

Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data

NOMOR FAKTUR



SCANNABLE FORM CAPTION

Caption yang menunjukkan tempat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner.

16. Pembagian Area / Zona

Formulir dibagi menjadi beberapa block / zona yang masing-masing berisi data terkait. Fungsi zona ini juga dipakai dalam merancang layar.

Penjelasan :

 Judul : sebaiknya tidak lebih dari 2 atau 3 kata

 Instruksi : usahakan format formulir mampu menjelaskan dengan sendirinya. Jangan terlalu

banyak instruksi rinci

 Manfaatkan garis kotak dan caption

No Halaman

Area Judul Area Organisasi

Nama Organisasi & Alamat

Area Control

- Tanggal

- Nomor Urut Form

Area Objek

- Nama dari Objek (Pelanggan, Pemasok) - Alamat dan Lokasi

Area Intruksi

Area Body

- Item detail, Quantity, Units, Indetifier, Description, Models, Prices, Cost, Extentions, Code, etc

Area Pesan / Berita

- Keterangan - Distribusi

Area Otorisasi Zona Total

- Total Seluruh - Pajak

- Potongan - Sisa

(9)

B. PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRY (PENGKODEAN) / LAYAR

Tujuan :

 Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah akurat  Dicapai dengan :

 Pengkodean yang efektif dan efisien

 Penangkapan dan pemasukkan data yang efektif dan efisien  Menjamin kualitas melalui validasi

Pedoman Umum Pengkodean

 Harus Mudah Diingat (dilakukan dengan menghubungkan kode tsb dengan obyek yang diwakili oleh kode tersebut)

 Unik (tidak ada kode yang kembar)

 Fleksibel (Memungkinkan adanya perubahan atau penambahan item baru dengan tetap diwakili oleh kode yang sama)

 Efisien (Ringkas), kode harus singkat sehingga mudah diingat

 Konsisten (Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan sebelumnya)

 Harus Distandarisasi ( Kode yang digunakan dalam suatu organisasi dengan bagian yang berbeda harus distandarisasikan, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Contoh : format tanggal)

 Sebaiknya menghindari penggunaan spasi dalam pengkodean

 Hindari karakter yang Mirip / membingungkan( Untuk karakter yang memiliki bentuk atau bunyi yang mirip. Contoh : O, I, Z, S dan 0, 1, 2, 5

 Panjang Kode harus sama untuk kode yang sejenis  Dapat diurutkan (sortable)

Jenis-jenis / Tipe kode : 1. Simple Sequence Code

 Pemberian nomor urut

 Tidak adanya hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb  Lebih baik dari pengkodean acak

o Eliminasi pemberian kode yang sama

o Dapat memperkirakan item yang dapat dinput Contoh :

Order Product Customer

5676 5677 5678 5679 Kursi Roda Kursi Tamu Kursi Lipat Kursi Anak-anak Andi Lukito Firman Zacky & Rini Helfi

2. Alphabetic Derivation Code

 Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code  Menggunakan huruf atau dikombinasikan dangan angka

 Biasanya digunakan sebagai nomor account (contoh : No. Nasabah, No. pendaftaran,dll) 3. Classification Code

 Digunakan untuk membedakan kelompok data  Menggunakan karakter tunggal (huruf atau angka)

 Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll Contoh :

(10)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) Code Tax Deducable Item I Interest payments

M Medical Payments

T Taxes

C Contribution S Supplies

 Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, diatasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter

4. Block Sequence Code

 Pengembangan dari sequence code

 Data dikelompokkan berdasarkan karakteriktik yang sama Contoh :

Kode Name of S/W Package Type

100 1-2-3 101 Multiplan Spreadsheet 102 VP-Planner - - 200 S Q L 201 Oracle Database 202 dBase - - 300 Wordstar 9.0

301 Word Perfect 8.2 Word Processing

302 Ms Word 2002

5. Signifigcant – Digit Subset Code

 Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal  Berupa suatu bilangan dengan banyak angka

Contoh : NPM = Nomor Pokok Mahasiswa

Code : 0102940573 Explaration : 01 – 02 – 99 – 0573 Nomor Urut Angkatan Jurusan Fakultas 6. Mnemonic Code

 Digunakan untuk membantu pengingatan  Kombinasi huruf dan simbol

Contoh : Code Arti JKT Jakarta BKK Bangkok DPS Denpasar

(11)

7. Function Code

 Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer  Sebagai pengganti input yang terlalu panjang

Contoh :

Digunakan untuk mengupdate inventory. Code Function 1. Delivered 2. Sold 3. Returned

Perancangan Layar

 Modus layar  Teks  25 baris x 80 kolom

 1 jenis font, ukuran karakter sama  Grafis

Resolusi yang beragam ( 640 x 480, 800 x 600, 1024 x 768, 1024 x 1024 )  Screen

Total area layar monitor yang bias dipakai  Window

Bagian dari screen, biasanya empat bersegi, dalam satu waktu yang bersamaan bias ada lebih dari satu, boleh saling menimpa

 Widget

Window, tempat fungsi tertentu  Event

Proses terhadap widget, melalui input device Perancangan layar masukan yang baik

 Jika layar masukan disajikan berdasarkan dokumen/formulir masukan maka rancang layar masukan mirip dengan formulir masukan.

 Untuk masukan dengan data tertentu, gunakan  Daftar data yang diperoleh

 Windows Pop-Up

 Widget List atau Drop Down List  Widget radio button (untuk check-off)

 Jika entri tampilan terlalu banyak, gunakan pendekatan parent-child (header-detail)  Tampilan yang balance akan mudah dibaca

Pedoman perancangan Layar

1. Buatlah rancangan layar yang sederhana 2. Buatlah tampilan yang konsisten

3. Sediakan fasilitas perpindahan antar layar 4. Buatlah tampilan layar yang menarik Merancang Menu

Antar muka berbasis menu memberikan user atas sejumlah pilihan yang telah dirancang sebelumnya. Prinsip-prinsip utama

 Menu harus ringkas tetapi mempunyai arti tetentu  Minimumkan data yang harus di entry

(12)

 Bila dipakai berulang kali oleh user yang ahli, harus disediakan pilihan yang dapat kebutuhan

dengan cepat

 Urutan dirancang secara alami dari aplikasi tersebut

 Caption dari item diidentifikasikan melalui urutan tertentu atau sandi mnemonic  Pilihan yang biasa terdapat pada menu adalah : keying, pointing, touching, voice input

Teknik Merancang Jendela Menu  Jendela Judul

Jendela judul menjelaskan isi dari informasi atau tampilan dilayar.  Jendela Instruksi

Jendela intruksi umumnya dibutuhkan untuk layar input yang memerlukan intruksi-intruksi kepada user bagaimana memasukan input

 Jendela Tubuh

Jendela tubuh merupakan daerah tampilan yang paling perlu. Jendelan ini merupakan daerah dimana user memasuikkan data dan output ditampilkan oleh komputer

Title Window / Judul

Instruction Window / instruksi

Body Window / Tubuh

(13)

CONTOH KASUS 1. Daftar Barang

DAFTAR BARANG

Periode Cetak : dd/mm/yy Hal : 99 / 99 No. Kode

Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Barang/Stok Jml 999 999

Z

999 xxxxxxx xxxxxxx

Z

xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx

Z

xxxxxx 99 99

Z

99 Ka. Bag. Umum,

(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) 2. Daftar Departemen Perusahaan

DAFTAR DEPARTEMEN PERUSAHAAN

Dept Nama Departemen Nama Kepala Departemen Ka.Dept NIP 999 999

Z

999 xxxxx xxxxx

Z

xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Z

xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx

Z

xxxxxx Ka. Bag Umum,

(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

CV. HENING

Software House and IT Consultant Jl. Tenteram No. 444555 Tlp. 322705

CV. HENING

(14)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) 3. Formulir Permintaan Barang (FPB)

FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB)

No. FPB : xxxxxxxxx Tgl. FPB : dd/mm/yy Kode Dept : xxxxx Nama Dept : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Nama Ka.Dept : xxxxxxxxxxxxxxx NIP. Ka.Dept : xxxxxx No. Kode

Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Jml Minta 99 99

Z

99 xxxxxxx xxxxxxx

Z

xxxxxx 99 99

Z

99 Ka. Departemen Pemohon, (xxxxxxxxxxxxxxx)

NIP : xxxxxx

CV. HENING

(15)

4. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN VERIFIKASI

VERIFIKASI DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN

No. Tgl FPB No

FPB Nama Dept Barang Kode Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Minta Jml Realisasi Jml 99 99 dd/mm/yy dd/mm/yy xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 Ka.Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) NIP : xxxxxx CV. HENING

(16)

BAB 3 – DESAIN OUTPUT ( RANCANGAN OUTPUT)

Objectivitas Rancangan

Output adalah informasi yang akan diberikan kepada user, sebagai hasil pengolahan aplikasi sistem informasi.

Output yang dihasilkan sistem informasi dapat berubah :

 Output tercetak atau berupa Media Keras (kertas, microfilm)  Output melalui tampilan layar atau Media lunak

 Audio

Tujuan Rancangan Output

1. Sasaran output adalah menyediakan/ melayani informasi bagi user 2. Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement)

3. Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan) 4. Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan

5. Jaminan ketepatan penyampaian output 6. Memilih device dan media komputer yang baik

Klasifikasi Output

Output Eksternal

Dibuat untuk disampaikan kepada pihak-pihak di luar sistem/organisasi Misal :

 Tagihan pelanggan

 Laporan tahunan

 Laporan untuk pelanggan, vendor

 Dan lain – lain Output Internal

Dibuat untuk kebutuhan didalam organisasi. Dibedakan antara historical report dan exception report Historical Report

Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok/periode tertentu (laporan periodik)

Exception Report

Menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian) Turnaround Document

Output berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah

(17)

Format Output

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau grafik. Bantuk yang paling banyak digunakan adalah bentuk grafik / bagan dan tabel.

Laporan Berbentuk Tabel

NOTICE REPORT

Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas agar setiap permasalahan yang terjadi bisa tampak dengan jelas dan langsung bisa ditangani

CV. SAHABAT KOMPUTER

LAPORAN PENURUNAN JUMLAH PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG

BULAN DESEMBER 2007

DAERAH PENJUALAN % PENURUNAN

PALEMBANG 10,00 %

JAKARTA 25,00 %

SURABAYA 10,50 %

EQUIPOISED REPORT

Isi dari laporan ini adalah hal-hal yang bertentangan dengan maksud untuk membuat suatu perencanaan ( pengambilan keputusan)

LAPORAN PERENCANAAN PANGSA PASAR BARU DAERAH JAKARTA

TAHUN 2008

KEADAAN PASAR JELEK BAIK

Penjualan Rp 1.000.000 Rp 1.750.000

Harga Pokok Penjualan Rp 600.000 Rp 1.050.000

Laba Kotor Rp 400.000 Rp 700.000

Biaya Penjualan Rp 300.000 Rp 350.000

Biaya Adm Rp 125.000 Rp 150.000

(18)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) VARIANCE REPORT

Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya

LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN DESEMBER 2007

BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TOTAL

DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIH

IBM PC XT 10 1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R

MONITOR 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R HARD DISK 5 595.000 625.000 30.000 150.000 L

TOTAL 170.000 1.750.000 R

COMPARATIVE REPORT

Laporan ini berisi pembandingan antara satu hal dengan hal lainnya. Misalnya laporan Rugi laba atau neraca antara tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya

Laporan Berbentuk Grafik

Laporan dalam bentuk grafik dapat digambarkan atau diklasifikasikan sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).

Langkah-langkah Desain Output Secara Umum

1. Menentukan Kebutuhan Output dari Sistem baru dimana output yang akan didesain dapat ditentukan dari arus data keluaran (output) yang ada pada Diagram Arus Data

2. Menentukan Parameter dari Output ( tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat output, jumlah tembusan, distribusi, dll)

Pedoman Pembuatan Output Tercetak

a. Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan

b. Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan c. Semua halaman harus mempunyai titel, tanggal, dan nomor halaman d. Semua kolom harus dilabel

e. Singkatan sebaiknya dihindarkan

Metode Perancangan Output yang Efektif

1. Informasi yang disampaikan terdiri dari :

 Informasi yang tetap (constant information)

Informasi yang tetap (sama) setiap kali dicetak, misal : judul, label kolom dll  Informasi yang berubah (variable information)

Informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output. Misal : Isi detail

2. Pada lay-out harus ditunjukkan panjang informasi dan jenis data setiap informasi variable, misal : Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik diberi tanda X sebanyak 30 buah.

Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : 9.999.999,99

(19)

3. Jika informasi yang ditampilkan berulang-ulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines)

4. Untuk menghitung lebar tiap kolom, tentukan panjang field sesuai dengan kamus data Misal : Kolom NPM pada laporan daftar mahasiswa.

a) Panjang field sesuai kd, 10 karakter b) Panjang judul 18 karakter

c) Ditambah 2 spasi kosong untuk jarak dengan kolom berikutnya d) Jumlahnya menjadi panjang kolom, yaitu 20

5. Gunakan printer lay-out form (lihat contoh)

Tahap-tahap Pembuatan Lay-Out Output Tercetak

1) Tentukan kebutuhan laporan 2) Tentukan pemakai laporan tsb

 Staf operasi  laporan operasional  Manajer  laporan manajerial 3) Tentukan elemen data yang akan dimasukkan 4) Hitung jumlah karakter tiap kolom

5) Buat judul laporan

6) Tentukan jumlah detil setiap halaman 7) Tentukan jumlah halaman setiap laporan

8) Tentukan tanggal laporan (tanggal tertentu atau per periode) 9) Buat judul tiap kolom

10)Tentukan jenis data (A,X,9) pada informasi variable 11)Tentukan letak summary (control break)

12)Lakukan review dengan pemakai dan pemrogram Contoh Laporan Operasional :

PT. JAYA ABADI Tgl : dd-mm-yyyy

Hal : 99 LAPORAN PENJUALAN

PERIODE : dd-mm-yy S/D dd-mm-yy

TGL No FAKTUR PELANGGAN BARANG JML HARGA NILAI

dd-mm-yy XXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 999 999.999 99.999.999 XXXXXXXXXX 999 999.999 99.999.999 TOTAL PER FAKTUR 999.999.999 XXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 999 999.999 99.999.999 XXXXXXXXXX 999 999.999 99.999.999 TOTAL PER FAKTUR 999.999.999 TOTAL PER TANGGAL 9.999.999.999 dd-mm-yy XXXXXX XXXX-XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 999 999.999 99.999.999 XXXXXXXXXX 999 999.999 99.999.999 TOTAL PER FAKTUR 999.999.999 TOTAL PER TANGGAL 9.999.999.999 TOTAL KESELURUHAN 99.999.999.999 BERSAMBUNG….

(20)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) Contoh Laporan Managerial

PT. JAYA ABADI TGL : dd-mm-yyyy

HAL : 99 REKAPITULASI PENJUALAN

PERIODE : dd-mm-yy S/D dd-mm-yy

TGL No FAKTUR PELANGGAN NILAI FAKTUR

dd-mm-yy XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999 XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999

TOTAL PER TANGGAL 999.999.999

dd-mm-yy XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999 XXXXX XXXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXX 99.999.999

TOTAL PER TANGGAL 999.999.999

TOTAL KESELURUHAN 9.999.999.999

BERSAMBUNG……

Pedoman Tambahan

 Jika jumlah halaman laporan lebih dari satu maka pada bagian bawah halaman (kecuali halaman terakhir) dicetak keterangan “bersambung” dan pada akhir laporan dihalaman terakhir dicetak keterangan “ akhir laporan “

 Jika suatu kolom numerik merupakan hasil perkalian dua kolom numeric lainnya (misalnya NILAI JUAL, yang merupakan hasil perkalian JUMLAH UNIT dan HARGA PER UNIT) pastikan bahwa jumlah digit yang disediakan cukup

 Jika terjadi level break tambahkan satu baris kosong sebagai pemisah  Hindari data duplikat (pada laporan berlevel)

 Bedakan LAPORAN dari DAFTAR

 Selain laporan dalam bentuk angka, laporan dalam bentuk grafik cukup bermanfaat bagi manajemen level menengah ke atas

(21)

CONTOH KASUS

1.

Daftar Barang Perusahaan

DAFTAR BARANG PERUSAHAAN

Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Barang/Stok Jml 999 999

Z

999 xxxxxxx xxxxxxx

Z

xxxxxx 99 99

Z

99 Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) CV. HENING

(22)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) 2. Formulir Permintaan Barang (FPB) Kembali

FORMULIR PERMINTAAN BARANG (FPB)

Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Jml Minta 99 99

Z

99 xxxxxxx xxxxxxx

Z

xxxxxx 99 99

Z

99 Ka. Departemen Pemohon, (xxxxxxxxxxxxxxx)

NIP : xxxxxx

CV. HENING

(23)

3. DAFTAR MINTA BARANG DEPARTEMEN

DAFTAR PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN

No. Tgl FPB No

FPB Nama Dept Barang Kode Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Minta Jml 99 99 dd/mm/yy dd/mm/yy xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx 99 99 99 99 99 99 99 99 Ka.Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) NIP : xxxxxx CV. HENING

(24)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) 4. Bukti Permintaan Barang (BPB)

BUKTI PERMINTAAN BARANG (BPB)

Barang Jenis Barang Nama Barang Satuan Barang Minta Jml Realisasi Jml

99 99 Z 99 xxxxxxx xxxxxxx Z xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Z xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Z xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx Z xxxxxx 99 99 Z 99 99 99 Z 99 Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxx) NIP : xxxxxx CV. HENING

(25)

5. LAPORAN PERMINTAAN BARANG

LAPORAN PERMINTAAN BARANG DEPARTEMEN Periode : dd/mm/yy s.d dd/mm/yy

No. Tgl FPB No

FPB Nama Dept Barang Kode Jenis Barang Nama Barang Barang Satuan Minta Jml Realisasi Jml

99 99 dd/mm/yy dd/mm/yy xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Total Per No. FPB xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Total Per No. FPB Total Per Tgl.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Total Per No. FPB xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Total Per No. FPB Total Per Tgl Total Seluruh Permintaan

xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx 99 99 99 99 99 99 99 99 99 99 999 99 99 999 9.999 99 99 999 99 99 999 9.999 999.999 Bag. Umum, (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) NIP : xxxxxx CV. HENING

(26)

BAB 4 – PERANCANGAN FILE

Tujuan Perancangan File :

1. Ketersediaan data (data avaibility) 2. Akurat dan konsistensi (data integrity) 3. Penggunaan stroage yang efisien 4. Kemudahan dalam updating 5. Kemudahan dalam reviewing data Jenis-Jenis File :

1. File Master

 Berisi record suatu entitas  Atribut (field)-nya boleh diupdate  Jumlah recordnya relatif permanen

Contoh :

- File Master Mahasiswa - File Master Dosen - File Master Barang - File Master Pelanggan 2. File Table

Mirip file master , umumnya hanya read only Contoh :

- File Tabel Bulan - File Tabel Mata Kuliah 3. File Transaksi

 Merekam data transaksi  Mengupdate file master

 Jumlah recornya terus bertambah Contoh :

- File Transaksi Penjualan - File Transaksi Retur Penjualan - File Transaksi Perkuliahan 4. File Pelantara/Sementara/Kerja

Dibentuk supaya proses lebih cepat Contoh

- File indeks ======= Berisi record key yang terurut - File Sort ======= File / transaksi terurut

(27)

A.

NORMALISASI Pengertian Normalisasi



Normalisasi adalah proses dekomposisi struktur data yang kompleks menjadi bentuk yang normal berdasarkan aturan mengenai data dependency



Normalisasi juga merupakan suatu pendekatan formal yang menguji data elemen dan data secara bersama ke dalam suatu bentuk yang dapat menampung perubahan pada masa yang akan datang



Data store berfungsi sebagai :

-

Penampung data masukan (formulir)

-

Sumber data untuk menghasilkan informasi keluaran (laporan, inquiry)



Data store pada DFD berisi data yang redudansi



Normalisasi biasanya dilakukan terhadap data store Tahapan dalam Normalisasi :

Normal Pertama (1NF).

Hilang kan semua kelompok data yang berulang (repeating group) dan tentukan primary key. Hasilnya adalah relasi dibagi-bagi menjadi relasi yang lebih sederhana.

Normal Kedua (2NF).

Semua non – key attribute (Field yang bukan record key) harus full dependent kepada primary key Normal Ketiga (3NF).

Hilangkan transitive dependency, yaitu sebuah non-key attribute yang tergantung pada non -key attribute yang lain dalam satu relasi. `

Contoh Soal : CV.SAHABAT JAKARTA SURAT ORDER No. SO : xxxxxx Tanggal SO : dd-mm-yyyy Kode Pelanggan : xxxx Nama Pelanggan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tgl Rencana Kirim : dd-mm-yyyy

Jangka Pembayaran : 99 Hari

Kode

Barang Barang Nama Jumlah Order Satuan Harga Total Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 9,999 9,999 9,999 99,999 99,999 99,999 999,999,999 999,999,999 999,999,999 Total Seluruh 9,999,999,999

(28)

Diketahui :

Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + Harga_satuan Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + E-mail Pertanyaan :

Buatlah Normalisasi sampai bentuk normal ketiga menurut E.F.Codd dan James Martin?... Menurut cara E.F.Codd

UN NF.

Tr_Order = No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pemby + {Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah _Order+ Harga_Satuan + Total } + Total_Seluruh.

1 NF.

Tr_Order = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total + Total_Seluruh.

2 NF.

Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_seluruh

Tr_Order_Detail = @#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + Harga_satuan 3 NF.

Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + #Kd_Plg + Tgl_Rencana_Kirim +Jangka_Pembayaran+ Total_seluruh

Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + E-mail Tr_Order_Detail = @#No_Order +@ #Kode_Brg + Jumlah_Order

Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan Menurut cara James Martin

UN NF.

Tr_Order = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + {Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total } + Total_Seluruh.

1 NF.

Tr_Order_Header =

@No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_Seluruh.

Tr_Order_Detail =

(29)

2 NF.

Tr_Order_Header =

@No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_seluruh

Tr_Order_Detail =@#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan 3 NF.

Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + #Kd_Plg + Tgl_Rencana_Kirim+ Jangka_Pembayaran+ Total_seluruh

Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + E-mail Tr_Order_Detail = @#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order

Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan Kesimpulan :

Dengan demikin dapat dilihat bahwa perbedaan melakukan normalisasi menurut cara E.F.Codd dan James Martin hanya pada langkah untuk melakukan Normalisasi ke satu saja, pada Normalisasi kedua sudah sama. Apalagi pada Normalisasi ketiga sudah pasti sama.

CONTOH KASUS

Kamus Data Aliran Masukan

1. Daf_brg = periode_cetak_brg+hal_cetak+{no_u+kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+Jml_stok} 2. Daf_Dept_prsh = periode_cetak_dept+hal_cetak+{no_u+kd_dept+nm_dept+ Nm_ka_dept+nip_ka_dept} 3. FPB = no_FPB+tgl_FPB+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta} 4. Daf_minta_dept_verifikasi = {no_u+tgl_FPB+{no_FPB+nm_dept+{kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_minta+jml_realisasi}}}

Kamus Data Aliran Keluaran

1. Daf_brg_prsh = periode_cetak_brg+hal_cetak+{no_u+kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+Jml_stok}

2. FPB_kembali = no_FPB+tgl_FPB+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta}

3. Daf_minta_dept = {no_u+tgl_FPB+{no_FPB+nm_dept+{kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_minta}}}

4. BPB = no_FPB+tgl_FPB+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi} Kamus Data Laporan

Lap_permintaan = periode_awal+periode_akhir+{no_u+tgl_FPB+{no_FPB+nm_dept+ {kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+jml_minta+jml_realisasi}+ Tot_FPB}+tot_tgl}+tot_sel

(30)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) Kamus Data Datastore

BRG = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_stok+periode_cetak_brg

DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept PERMINTAAN = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{#kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi} NORMALISASI (E.F.CODD)

UNF (Un Normalized Form)

PERMINTAAN = no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi}

INF (First Normalized Form)

PERMINTAAN = @no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi

2NF (Second Normalized Form)

PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept PERMINTAAN_DETAIL = @#no_FPB+@#kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi

3NF (Third Normalized Form)

PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept

DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept PERMINTAAN_DETAIL = @#no_FPB+@#kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi

BRG = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_stok+periode_cetak_brg NORMALISASI (JAMES MARTIN)

UNF (Un Normalized Form)

PERMINTAAN = no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi}

INF (First Normalized Form)

PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept PERMINTAAN_DETAIL = @no_FPB+@kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi

2NF (Second Normalized Form)

PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept PERMINTAAN_DETAIL = @#no_FPB+@#kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi

(31)

3NF (Third Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept PERMINTAAN_DETAIL = @#no_FPB+@#kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi BRG = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_stok+periode_cetak_brg

B.

SPESIFIKASI FILE



Hasil normalisasi data hanya menunjukkan atribut (field) apa saja yang terdapat dalam sebuah file



Spesifikasi file memberikan rincian yang lebih lengkap



Spesifikasi file berisi : Kode File, Nama File, Organisasi, Primary Key, Foreign Key, Panjang Record dan Diskripsi Field (No, Nama Field, Type Field, Panjang, Decimal, Keterangan)



Primary Key hanya satu sedangkan Foreign Key boleh lebih dari satu jenis (disesuaikan dengan keperluan) dan boleh beberapa field



Tipe field : Numeric, Character, Date, Boolean Contoh :

Nama File : Master_Pelanggan

Kode File : Ms_Plg

Organisasi : Indexed Sequential

Primary Key : Kd_Plg

Foreign Key : -

Panjang Record : 95

No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan

1 2 3 4 5 Kd_Plg Nm_Plg Alamat Telepon E-mail Character Character Character Character Character 4 25 30 11 25 - - - - - Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon E-Mail Pelanggan

Nama File : Master_Barang

Kode File : Ms_Brg

Primary Key : Kd_Brg

Foreign Key : -

Panjang Record : 28

1 2 3 4 Kd_Brg Nm_Brg Jumlah Harga_satuan Character Character Numeric Numeric 4 15 4 5 - - 0 0 Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang Harga Satuan

(32)

Contoh Spesifikasi File Setelah di Lakukan Normalisasi Nama File : Transaksi_Order_Header

Kode File : Tr_Order

Primary Key : No_Order

Foreign Key : Kd_Plg

Panjang Record : 28

1 2 3 4 5 No_Order Tgl_Order Kd_Plg Tgl_Renc_Kirim Jangka_Pembaya ran Character Date Character Date Numeric 6 8 4 8 2 - - - - - Nomor Order Tanggal Order Kode Pelanggan Tgl Rencana Kirim Jangka Pembayaran Nama File : Transaksi_Order_Detail

Kode File : Tr_Order

Primary Key : No_order

Foreign Key : No_Order, Kode_Brg Panjang Record : 15

1 2 3 No_Order Kd_Brg Jumlah_Order Character Numeric Numeric 6 5 4 - 0 0 Nomor Order Kode Barang Jumlah Barang CONTOH KASUS

Nama File : Master_Barang

Kode File : Brg

Primary Key : Kd_Brg

Foreign Key : -

Panjang Record : 60

1 2 3 4 Kd_Brg Jns_Brg Nm_Brg Jml_stok Character Character Character Numeric 7 15 30 2 - - 0 0 Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Jumlah Barang

(33)

Nama File : Master_Departemen_perusahaan

Kode File : Dept_prsh

Primary Key : Kd_dept

Foreign Key : -

Panjang Record : 56

1 2 3 4 Kd_dept Nm_dept Nm_ka_dept Nip_ka_dept Character Character Character Character 5 30 15 6 - - - - Kode Departemen Nama Departemen Nama Kepala Departemen NIP Kepala Departemen Nama File : Transaksi_Permintaan_Header

Kode File : Permintaan_header

Primary Key : No_FPB

Foreign Key : Kd_Dept

Panjang Record : 22

1 2 3 No_FPB Tgl_FPB Kd_dept Character Date Character 9 8 5 - - -

Nomor Form Minta Barang Tanggal Form minta Brg Kode Departemen Nama File : Transaksi_Permintaan_Detail

Kode File : Permintaan_Detail Organisasi : Indexed Sequential

Primary Key : No_FPB

Foreign Key : No_FPB, Kd_brg Panjang Record : 20

1 2 3 4 No_FPB Kd_Brg Jumlah_Minta Jumlah_realisasi Character Numeric Numeric Numeric 9 7 2 2 - 0 0 0

Nomor Form Minta Barang Kode Barang

Jumlah Barang Minta Jumlah Barang Realisasi

(34)

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

A. VERSI CHEN

 Diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entity dalam suatu sistem.  ERD tidak menggambarkan aliran data atau proses.

Komponen ERD : 1. Entity 2. Relationship 3. Attribute 1. Entity

Segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data, kelompok benda / objek, diberi nama denga kata benda.

2. Relationship

Asosiasi antara satu atau beberapa entity, diberi nama dengan kata kerja 3. Attribute

Propety / karakteristik suatu entity atau relationship SIMBOL YANG DIGUNAKAN

Segi empat, menyimbolkan entity

Belah ketupat, menyimbolkan relationship

JENIS RELATIONSHIP (CARDINALITY) One – to – One (1 : 1)

Nama

Entity _relationshipNama

Milik

(35)

One – to – Many atau Many-To-One ( 1 : M atau M : 1)

Many – to – Many (N : M)

A. VERSI JAMES MARTIN

Simbol-simbol yang digunakan :

Entity / Terminal

Relationship

Garis relasi / hubungan dilengkapi dengan cardinality (frekuensi hubungan) CARDINALITY / JENIS-JENIS RELATIONSHIP

1. A berasosiasi dengan satu dan hanya B

A

B

Nama Entity Lakukan PELANGGAN

1 M

SEWA VCD Kurangi

1 M

Memesan Pelanggan N M Barang

(36)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) 2. A berasosiasi dengan Nol atau satu B

3. A berasosiasi dengan satu atau lebih B

4. A berasosiasi denga Nol, satu atau lebih B

5. A berasosiasi dengan lebih dari satu B

Pelanggan Barang Rincian Pesanan Pesanan

A

B

A

B

A

B

A

B

(37)

CONTOH

 Seorang pelanggan melakukan satu atau beberapa pesanan  Sebuah pesanan mempunyai satu rincian pesanan (detail order)  Satu rincian pesanan terdiri dari satu atau beberapa barang Contoh 1 : ERD menurut CHEN

Mliki Order Detail Order 1 1 Barang Pelanggan Kurangi Lakukan N 1 1 N

Contoh 2 : ERD Menurut JAMES MARTIN

Order Detail

Order

Barang Pelanggan

(38)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) CONTOH KASUS

Versi Chen

DEPT_PRSH LAKUKAN PERMINTAAN

PERMINTAAN DETAIL Miliki BRG Kurangi 1 _M 1 1 1 M @kd_dept @kd_brg @no_FPB #kd_dept @no_FPB #kd_brg #kd_dept #kd_brg

Versi James Martin

DEPT_PRSH PERMINTAAN

PERMINTAAN DETAIL BRG

(39)

BAB 5 – PERANCANGAN PROSES

GDFGDGG

A. BAGAN TERSTRUKTUR

Bagan terstruktur (structured chart) mirip dengan bagan berjenjang (hierarchy chart). Sama dengan bagan berjenjang, bagan terstruktur juga digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara bentuk berjenjang dalam modul dan submodul.

Bagan terstruktur adalah suatu alat yang digunakan untuk menjelaskan suatu sistem dalam bentuk modul dan submodul.

Bagan terstruktur digunakan dalam perancangan terstruktur dari suatu sistem informasi yang menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol, modul dan hubungan antar modul dalam suatu program.

Dengan adanya bagan terstruktur dapat diketahui :  Masukan dari sebuah modul

 Keluaran dari modul tersebut

 Apa yang dilakukan oleh modul tersebut Simbol-simbol di Bagan Terstruktur :

Module.

Menggambarkan suatu modul (kumpulan perintah / intruksi program)

Connection.

Menghubungkan suatu modul dengan modul yang lain Loop.

Menyatakan perulangan selama kondisi terpenuhi dalam suatu modul

Decision.

Simbol ini menunjukkan suatu penyeleksian kondisi di dalam modul Couple.

Menunjukkan suatu data atau elemen kontrol yang dikirimkan dari suatu modul kemodul lainnya.

Panah dengan lingkaran kosong menunjukkan data yang dikirim dan panah dengan lingkaran diblock menunjukkan elemen kontrol yang dikirim.

(40)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) Contoh :

Menunjukkan suatu modul dengan nama “Hitung Potongan”

Contoh :

Modul A memanggil modul B, Setelah proses dari modul B selesai, maka proses kembali ke modul A yang memanggilnya.

Contoh :

Modul memanggil modul B dan elemen data P dikirimkan dari modul A ke modul B. hasil proses dari modul B mengirimkan elemen data Q dan elemen kontrol Flag ke modul A.

Q P

Flag

Contoh :

Modul A memanggil modul B bila kondisi yang diseleksi terpenuhi. Maka modul A juga memanggil modul C berulang kali yang ditunjukkan oleh simbol perulangan. Hitung Potongan

A

B

A

B

A

B

C

(41)

Perulangan di Bagan Terstruktur

 Proses perulangan juga dapat ditunjukkan oleh bagan terstruktur dengan simbol arah panah yang melingkar.

 Banyaknya peulangan yang dilakukan secara explisit memang tidak tampak dibagan terstruktur ini, tetapi ditunjukkan oleh proses di modul letak perulangan itu terjadi.

Contoh :

Keputusan di Bagan Terstruktur

 Seringkali didalam suatu modul terdapat suatu penyeleksian kondisi yang akan membuat keputusan tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh modul ini.

 Berdasarkan keputusan-keputusan ini, maka suatu modul akan memanggil modul yang lainnya. Contoh : Hitung Penjualan Potongan untuk Agen Potongan untuk Dealer Hitung Penjualan Bersih Po_to ng an P o to n g a n Pen jual an Pot onga n P en_ju ala n B ers_ih Menghitung Total Hitung Total Masukan Data Tampilkan Hasil To tal T ota l Habi s X X X

(42)

Fasilkom – Universitas Indo Global Mandiri (IGM) CONTOH KASUS

BAGAN TERSTRUKTUR SISTEM INFORMASI PERMINTAAN BARANG

SISTEM INFORMASI PERMINTAAN BARANG

Pengolahan Permintaan

Barang Cetak Laporan permintaan Pendataan Daftar Barang

& Daftar Departemen Perusahaan 1 3 2 Baca Permintaan Baca Brg Baca Dept_prsh No_ FPB EO F K d _ d e p t E O F K d_ br g E O F Lapora n_perm_intaan

BAGAN TERSTRUKTUR PENDATAAN DAF BRG & DAF DEPT PERUSAHAAN (1.0)

Pendataan Daftar Barang &

Daftar Departemen Perusahaan

Entry Daftar Departemen Perusahaan Entry Daftar Barang

Baca Brg Kd _b rg EO F Tulis Brg K d_ br g D t_ br g Baca Dept Prsh Kd _d ep t EO F Tulis Dept Prsh K d_ de pt D t_ de pt Daf_brg Daf_D ept_Prsh

(43)

BAGAN TERSTRUKTUR PENGOLAHAN PERMINTAAN BARANG (2.0)

Pengolahan Permintaan Barang

Cetak BPB

Terima & periksa FPB Entry FPB Pengolahan Verifikasi

Permintaan Cetak Daf Brg Perusahaan Baca BRG K d _ b rg E O F Daf_brg_ prsh FPB Baca BRG Baca Dept_prsh Kd_ dept EOF K d _ b rg E O F S ta tu s _ F P B FPB _OK FPB _kem bali Tulis Permintaan Baca Permintaan No _FP B EO F N o _ F P B D t_ F P B F_P B __O K Baca Permintaan Baca Dept_prsh Baca BRG Tulis Permintaan Tulis BRG No _FP B EO F K d _ d e p t E O F K d _b rg E O F No _F PB D t_ FP B Kd _b rg Jm l_ mi nta Jm l_ re ali sa si Cetak BPB Daf_brg_ prsh Da f_ mi nta _d ep t Daf_{_m} inta_{_de} pt_ veri_fika si Baca Permintaan Baca Dept_prsh Baca BRG No _FP B EO F K d _ d e p t E O F K d_ br g E O F

(44)

MODULE SPECIFICATION (SPESIFIKASI MODUL)

 Setiap modul pada Bagan Terstruktur harus memiliki Module Specification. Tanpa ini kita tidak akan mengetahui apa yang terjadi di dalam modul tersebut.

 Banyak cara / metode yang dapat digunakan untuk menggambarkan modul tersebut.  Spesifikasi modul menjadi pedoman bagi programmer dalam membuat program (coding).  Metode yang digunakan dapat berupa :

1. Narasi, uraian proses dalam bentuk “cerita” 2. Bahasa Indonesia / Inggris yang terstruktur 3. Decision Table (tabel keputusan)

4. Decision tree (pohon keputusan)

Contoh : Prosedur Pembelian Kredit ( limit 500.000 )

Terima Pembelian Kredit

Kondisi 1 : Cek Batas Limit Kredit

Jika tidak dilampaui, maka Pembelian Kredit Dilayani Jika dilampaui, maka

Kondisi 2 : Cek Histori Bayar

Jika Buruk, maka Pembelian Kredit Ditolak Jika Baik, maka

Kondisi 3 : Cek Limit Pembelian Jika > 1 jt, maka tolak

Jika <= 1 jt, maka minta Persetujuan Manajer

Penyelesaian dengan Spesifikasi Modul

NARASI

Penjelasan proses dalam bentuk kalimat :

Untuk setiap pembelian dari pelanggan harap diperiksa : Apabila batas kredit dilampaui maka periksa histori pembayarannya. Apabila historinya kurang baik maka ditolak. Apabila historinya baik dan pembelian tidak melebihi 1 juta rupiah mintalah persetujuan manajer, bila lebih dari 1 juta rupiah maka ditolak.

(45)

BAHASA INDONESIA TERSTRUKTUR

 Instruksi Proses dengan Bahasa Indonesia :

JIKA MAKA JIKA MAKA

... ... ... ... ... SELAIN ITU ... ... AKHIR JIKA ... AKHIR JIKA

SELAMA LAKUKAN ULANG

... ... ... ... ... ...

AKHIR SELAMA SAMPAI

LAKUKAN KASUS KASUS ... ... KASUS ... ... ... * BUKA FILE ... * BACA FILE ...

* BACA FILE ... BERDASARKAN ... * TULIS FILE ...

* TUTUP FILE ... * HITUNG ...

* CETAK KE PRINTER ... * TAMPIL KE LAYAR ...

(46)

Instruksi tidak mutlak (kaku), yang penting dapat dimengerti

Contoh Bahasa Indonesia Terstruktur :

MODUL Validasi_Pembelian_Kredit Cek Limit Kredit

JIKA Pembelian Kredit > Limit_Kredit MAKA Cek Histori Bayar

JIKA Histori_Bayar = Buruk MAKA Tolak

SELAIN ITU

Cek Jumlah Beli

JIKA Nilai_Beli <= 1 juta MAKA Minta_persetujuan_manajer SELAIN ITU Tolak AKHIR JIKA AKHIR JIKA SELAIN ITU Pembelian_dilayani AKHIR JIKA AKHIR MODUL

STRUCTURED ENGLISH

 Instruksi Proses dengan Bahasa Inggris :

IF THEN IF THEN ... ... ... ... ELSE ... ... ... ... ... END IF END IF WHILE DO REPEAT ... ... ... ... ... ...

END WHILE UNTIL

DO CASE CASE ... ... CASE ... ... END CASE

(47)

* OPEN FILE ... * READ FILE ... * WRITE FILE ... * REWRITE FILE ...

* SEARCH FILE ... FOR ... * LOCATE FILE ... FOR ... * PRINT ...

* DISPLAY ... * INPUT ... * CALCULATE ... * COMPUTE ...

Contoh Structured English

MODULE Validasi_Pembelian_Kredit VERIFICATION Limit Kredit

IF Pembelian Kredit > Limit_Kredit THEN VERIFICATION Histori Bayar

IF Histori_Bayar = Buruk THEN Tolak

ELSE

VERIFICATION Jumlah Beli IF Nilai_Beli <= 1 juta THEN

Minta_persetujuan_manajer ELSE Tolak END IF END IF ELSE Pembelian_dilayani END IF END MODULE

DECISION TABLE

Aturan

Kredit Limit Dilampaui Y Y Y Y N N N N History Pembayaran Baik Y Y N N Y Y N N Pembelian Diatas 1 Juta Y N Y N Y N Y N

Pembelian Diterima X X X X

Tolak X X X

Minta Persetujuan Manajer X Kondisi

(48)

DECISION TREE

Decision tree merupakan alat yang digunakan unutk menjelaskan aturan bisnis yang komplek yang sulit dijelaskan melalui spesifikasi modul

Pembelian diastas 1 juta ditolak History pembayaran

Baik Pembelian dibawah 1 juta minta

Persejutujuan manjer Kredit dilampui

History pembayaran ditolak kurang baik

Kredit limit tidak dilampui diterima PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG

1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam file barang dan file departemen perusahaan. Berdasarkan Data Barang yang ada, Staf Umum akan memberikan daftar barang perusahaan kepada seluruh departemen agar masing-masing departemen mengetahui barang apa saja yang bisa diminta 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada.

3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam file permintaan.

4. Staf Umum akan membuat Daftar Permintaan Barang Departemen kepada Ka. Bag. Umum untuk meminta persetujuan Jumlah barang yang diminta oleh masing-masing departemen. Ka. Bag Umum akan memberikan verifikasi untuk daftar permintaan barang tersebut kepada staf umum.

5. Staf Umum akan mendata hasil verifikasi dari Ka.Bag Umum ke dalam file permintaan dan mengurangi stok barang pada file barang sesuai verifikasi yang ada.

6. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang.

7. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir

Kamus Data Datastore

DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept PERMINTAAN = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

(49)

SPESIFIKASI MODUL

Spesifikasi modul Pendataan Daftar Barang dan Daftar Departemen Perusahaan (1.0)

Terima Daf_Brg Input Kd_brg Buka File BRG Baca File BRG

Jika Kd_brg Daf_brg = Kd_brg File BRG maka Pesan “ Kode Sudah Ada, Isi Kode lain” Selain Itu

Input js_brg, nm_brg, sat_brg, jml_stok, peroide_cetak_brg Simpan File BRG

Akhir Jika Tutup File BRG

Terima Daf_Dept_Prsh Input Kd_Dept

Buka File Dept_prsh Baca File Dept_Prsh

Jika Jika Kd_Dept Daf_Dept_Prsh = Kd_Dept File Dept_Prsh maka Pesan “ Kode Sudah Ada, Isi Kode lain”

Selain Itu

Input nm_dept, nip_ka_dept, nm_ka_dept, periode_cetak_dept Simpan File Dept_prsh

Akhir Jika

Tutup File Dept_Prsh Akhir Proses

Spesifikasi Modul Pengolahan Permintaan Barang (2.0)

Buka File Brg Baca File Brg Input Kd_brg

Jika Kd_brg ada maka Tampilkan Data Barang Cetak Daf_brg_prsh Tutup File Brg

Terima FPB Input kd_dept FPB Buka File Dept_Prsh Baca File Dept_Prsh

Jika Kd_Dept Daf_Dept_Prsh <> Kd_Dept File Dept_Prsh maka Pesan “ Departemen tidak terdaftar”

FPB_Kembali Selain Itu

Input Kd_brg FPB

Jika Kd_brg Daf_brg <> Kd_brg File BRG dan Jml_brg_FPB > jml_brg File BRG maka Pesan “ Barang Tidak Ada „

FPB_Kembali Selain Itu

FPB_OK

(50)

Jika No_FPB FPB = No_FPB File Permintaan maka Pesan „ nomor sudah ada, isi nomor baru „ Selain itu

Input tgl_FPB,jml_minta Simpan File Permintaan Akhir Jika

Akhir Jika Akhir Jika

Cetak Daf_minta_dept

Terima Daf_minta_dept_verifikasi Buka file permintaan. Dept_prsh, brg Baca file permintaan, dept_prsh, brg Input No_FPB daf_minta_dept_verifikasi

Jika No_FPB daf_minta_dept_verifikasi <> No_FPB File Permintaan maka Pesan „nomor TIDAK ada, isi nomor lain‟

Selain itu

Tampilkan data permintaan Input jml_realisasi

Updata File Permintaan Akhir jika

Update file brg Cetak BPB Kirim BPB

Tutup File Permintaan, dept_prsh, brg Akhir modul

Spesifikasi modul 3.0 (Cetak Laporan Permintaan )

Buka File Permintaan, Dept_prsh,brg Baca File Permintaan, Dept_prsh,brg Masukkan Periode_awal, Periode_akhir

Jika Tgl_FPB >=Periode_awal dan Tgl_FPB <=Periode_akhir maka Cetak Tgl_Cetak, hal_cetak

Cetak Tgl_FPB, No_FPB, nm_Dept, kd_brg, jns_brg, nm_brg, sat_brg, jml_minta, Jml_realisasi, tot_FPB, tot_tgl,Tot_sel

Akhir Jika

Tutup File Permintaan, dept_prsh,BRG Akhir modul