BAB 3
OBYEK PENELITIAN
3.1 Struktur Organisasi/Struktur Sosial
3.1.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
Setiap perusahaan baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil memiliki struktur organisasi sebagai acuan jabatan yang memiliki wewenang dan tanggung jawab masing-masing, Begitupula dengan PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Berdasarkan Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.043.K/010/DIR/2004 tanggal 16 April 2004 tentang Bagan susunan organisasi PT.PLN (Persero) Distribusi sebagai berikut :
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
Area Pelayanan TT/TM
Area
Pelayanan Area Jaringan Area Pengaturan Distribusi
3.1.2 Struktur Organisasi Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan
Gambar 3.2
Struktur Organisasi Komunikasi dan Bina Lingkungan PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
3.1.3 Job Description Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan
Pemilihan jenis dan pola unit organisasi ditetapkan oleh General Manager sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang ditetapkan oleh Direksi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Penetapan struktur
organisasi jenjang General Manager. Struktur organisasi pada unit organisasi jenjang pertama dibawah bidang, serta struktur organisai pada unit organisasi jenjang kedua dan ketiga ditetapkan dengan keputusan General Manager. Struktur organisasi berdasarkan kebutuhan masing-masing Distribusi.
Manajer Komunikasi, Hukum dan Administrasi merupakan atasan langsung dari pada Deputi Manajer Komunikasi dan Bina Lingkungan yang memiliki tanggung jawab menjamin terlaksananya isi komunikasi internal dan eksternal perusahaan, kebijakan dan prosedur hukum, respresentatif perusahaan dalam bidang hukum, menganalisa kajian legal remedies yang terkait dengan perusahaan serta mengkoordinir dan mengatur pengelolaan kegiatan administrasi perusahaan untuk menunjang tercapainya kinerja perusahaandalam bidang komunikasi, hukum, dan administrasi.
Dan memiliki rincian tugas utama sebagai berikut, mengelola system komunikasi internal dan eksternal untuk membangun citra baik dan memperkuat posisi perusahaan, mengkaji dan merekomendasikan kebijakan dan prosedur hukum perusahaan, kelancaran penyelesaian kasus hukum perusahaan dan memberikan advokasi hukum dalam bisnis energi listrik dan ketenagakerjaan, Pengelolaan system keamanan lingkungan, pelaksanaan administrasi, dan fasilitas serta aktivitas perusahaan. terlaksananya kelancaran kegiatan kedinasan lainya dalam bidang komunikasi, hukum dan administrasi.
DM Komunikasi Dan Bina Lingkungan, DM merupakan singkatan dari Deputi Manajer yang merupakan atasan langsung dari pada Divisi Komunikasi dan Bina lingkungan yang memiliki tanggung jawab tercapainya suasana saling
pengertian dan saling percaya antara perusahaan dengan stake holder melalui pendekatan Kehumasan dan Kemitraan & Bina Lingkungan untuk mewujudkan citra positif perusahaan dan memiliki rincian tugas utama, mengelola informasi timbal balik perusahaan yang perlu untuk diketahui anggota perusahaan (internal), membentuk opini dan citra positif, jembatan informasi dan front liner komunikasi perusahaan. Berperan sebagai terampil bicara perusahaan dan pusat layanan informasi, melakukan pembinaan kehumasan dan protokol di KD dan di Unit dengan mengusulkan pelatihan kehumasan dan protokol, mengendalikan pelaksanaan program Kemitraan dan Bina lingkungan.
Supervisor Hubungan Masyarakat dan Protokol posisinya berada tepat di bawah Deputi Manajer Komunikasi dan Bina Lingkungan yang memiliki tanggung jawab mensupervisi kegiatan kehumasan dan protokol yang berkaitan dengan program perusahaan dalam rangka komunikasi pelayanan, meliputi pemberian informasi, pameran, dokumentasi, pemberitaan, perpustakaan, sponsorship serta menyelenggarakan kegiatan tata laksana acara/protokoler, upacara serta pengaturan/penerimaan tamu dinas sesuai ketentuan yang berlaku. Memiliki tanggung jawab utama menyusun rencana kerja dan anggaran program kehumasan tepat waktu , membina hubungan baik dengan media (media relation), menganalisis dan menjawab keluhan/masalah pelanggan, menganalisis berita, tulisan dan tayangan dari media, melaksanakan kegiatan komunikasi pelayanan dan informasi/promosi perusahaan, melaksanakan kegiatan protokoler Assistant Analyst Hubungan Masyarakat dan Supervisor Humas & Protokol sebagai atasanya. Assistant Analyst Hubungan Masyarakat memiliki
tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan kehumasan yang berkaitan dengan program perusahaan dalam rangka komunikasi pelayanan, meliputi pemberian informasi, pameran, dokumentasi, pemberitaan, perpustakaan, sponsorship serta menyelenggarakan kegiatan tata laksana acara/upacara serta pengaturan/penerimaan tamu dinas sesuai ketentuan yang berlaku, memiliki tugas utama, menyusun rencana kerja dan anggaran program kehumasan tepat waktu, membina hubungan baik dengan media (media relation), menganalisis dan menjawab keluhan/masalah pelanggan, menganalisis berita, tulisan dan tayangan dari media, melaksanakan kegiatan komunikasi pelayanan dan informasi/promosi perusahaan.
Junior Analyst Hubungan Masyarakat bertanggung jawab melaksanakan kegiatan kehumasan yang berkaitan dengan program perusahaan dalam rangka komunikasi pelayanan meliputi pemberian informasi pameran, dokumentasi, pemberitaan, perpustakaan, sponsorship serta menyelenggarakan kegiatan tata laksana acara/upacara serta pengaturan/penerimaan tamu dinas sesuai ketentuan berlaku, dan memiliki tugas utama melakasanakan rencana kerja dan anggran program kehumasan tepat waktu, melaksanakan hubungan baik dengan media, menjawab keluhan/masalah pelanggan, melaksanakan kegiatan komunikasi pelayanan dan informasi/promosi perusahaan
Assistant Officer Protokol bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan protokoler di lingkungan internal perusahaan sesuai aturan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan acara kedinasan dan memiliki tugas utama melaksanakan keprotokolan perusahaan berjalan tertib dan lancar, mengecek
media massa yang terbit yang perlu diketahui pimpinan, mengoreksi dan meringkas pemberitaan, surat terbuka, dan surat pembaca, memeriksa persiapan persiapan akomodasi, antar jemput para undangan dari dalam/luar PT PLN (Persero) yang akan menghadiri penyelenggaraan acara kedinasan, memeriksa peralatan tempat pertemuan, penerimaan tamu dan segala sesuatu yang berhubungan dengan bidang tidak meninggalkan prinsip koordinasi kerja, menangani persiapan dan pemakaian anggaranbiaya yang tersedia sesuai dengan rencana kerja.
Junior Assistant Officer Protokoler bertanggung jawab atas pelaksanaan protokoler di lingkungan internal perusahaan sesuai aturan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan acara kedinasan. Memiliki tugas utama sebagai berikut, membantu mengecek media massa yang terbit dan perlu diketahui pimpinan, mengoreksi dan meringkas pemberitaan, surat terbuka dan surat pembaca, memeriksa peralatan tempat pertemuan, penerimaan tamu, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan bidang, tidak meninggalkan prinsip koordinasi kerja, menangani persiapan dan pemakaian anggaran biaya yang tersedia sesuai dengan rencana kerja.
Assistant officer Dokumentasi dan Perpustakaan bertanggung jawab atas pelaksanaan publikasi perusahaan dan pengelolaan perpustakaan untuk meningkatkan pelayanan perusahaan. Memiliki tugas utama sebgai berikut, melaksanakan publikasi dan pengelolaan perpustakaan dengan baik, melaksanakan pengadministrasian dan tata usaha perpustakaan, melaksanakan
pengadaan dan pengelolaan koleksi perpustakaan dan pendistribusiannya, melaksanakan penyimpanan dan pelayanan buku-buku perpustakaan.
Junior Assistant Officer Dokumentasi dan Perpustakaan bertanggung jawab atas pelaksanaan, publikasi perusahaan, dan pengelolaan perpustakaan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan. Memiliki tugas utama melaksanakan publiksi dan pengelolaan perpustakaan dengan baik, membantu pelaksanaan penyimpanan dan pemeliharaan koleksi buku-buku perpustakaan, melaksanakan monitoring peminjaman buku-buku koleksi perpustakaan, membantu pendistribusian surat menyurat bagian perpustakan, menyusun laporan simpan pinjam koleksi perpustakaan.
Supervisor Kemitraan dan Bina Lingkungan bertanggung jawab mensupervisi pelaksanaan program kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan rencana kerja dan anggaran yang ditetapkan, memiliki tugas utama meningkatkan rasio kolektibilitas dan efektivitas penyaluran program kemitraan, menyalurkan dana program bina lingkungan tepat waktu dan tepat sasaran, mengatur pelaksanaan pembinaan program penerapan peraturan perusahaan yang meliputi pelaksanaan kegiatan penerangan, pemberitaan dan penyuluhan, mengevaluasi laporan berkala perusahaan sebagai bahan informasi.
Assistant Officer Komunikasi dan Bina Lingkungan bertanggung jawab atas pelaksanaan program kemitraan dan program bina lingkungan sesuai dengan rencana kerja PKBL (Program Kerja Bina Lingkungan) serta SOP (Standar Prosedur Operasional) yang berlaku. Memiliki tugas utama melaksanakana program kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
melaksanakan penyaluran dana program bina lingkungan tepat waktu dan tepat sasaran, menyusun pelaksanaan pembinaan program penerapan peraturan perusahaan yang meliputi pelaksanaan kegiatan penerangan, pemberitaan dan penyuluhan.
Junior officer Komunikasi dan Bina Lingkungan bertanggung jawab atas pelaksanaan program kemitraan dan program bina lingkungan sesuai dengan rencana kerja PKBL serta SOP yang berlaku. Memiliki tugas utama melaksanakan program kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan ketentuan yang berlaku., membantu pelaksanakan penyaluran dana program bina lingkungan tepat waktu dan tepat sasaran, melakukan survey lapangan mitra binaan.
Assistant Officer Administrasi bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi (pengelolaan surat dan kearsipan) yang menyangkut program kemitraan dan Bina Lingkungan PT PLN (Persero). Memiliki tugas utama melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat sesuai dengan TLSK (Tata Laksana Surat Kearsipan), mengendalikan dan mendistribusikan surat surat, memelihara dan mengelola dokumen dan data, mengurus kebutuhan ATK (Alat Tulis Keasrsipan) sub bidang komunikasi dan bina lingkungan, menyelesaikan pekerjaan administrasi sub bidang komunikasi dan bina lingkungan.
Junior officer Administrasi bertanggung jawab atas pelaksanaan administrasi (pengelolaan surat dan kearsipan) yang menyangkut program kemitraan dan Bina Lingkungan PT PLN (Persero). Memiliki tugas utama melaksanakan kegiatan administrasi surat menyurat sesuai dengan TLSK (Tata
Laksana Surat Kearsipan), mengendalikan dan mendistribusikan surat surat, memelihara dan mengelola dokumen dan data, mengurus kebutuhan ATK (Alat Tulis Keasrsipan) sub Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan, menyelesaikan pekerjaan administrasi sub Bidang Komunikasi dan Bina Lingkungan.
3.1.4 Struktur Organisasi Redaksi Buletin “CAHAYA”
Gambar 3.3
3.1.5 Job Description Redaksi Buletin “CAHAYA”
Pelindung bertanggung jawab atas keseluruhan jalannya penerbitan baik ke dalam maupun ke luar dan dapat melimpahkan pertanggung jawabannya terhadap hukum kepada Pemimpin Redaksi sepanjang menyangkut isi penerbitan (redaksional) dan kepada Pemimpin Usaha sepanjang menyangkut pengusahaan penerbitan.
Pengarah mengarahkan anggota redaksi buletin untuk tetap searah sesuai dengan keputusan dan tujuan buletin “CAHAYA” itu sendiri.
Pemimpin redaksi Pemimpin Redaksi (Editor in Chief) bertanggung jawab terhadap mekanisme dan aktivitas kerja keredaksian sehari-hari. Mengawasi isi seluruh rubrik media massa yang dipimpinnya. Pemimpin Redaksi menetapkan kebijakan dan mengawasi seluruh kegiatan redaksional. Bertindak sebagai jenderal atau komandan yang perintah atau kebijakannya harus dipatuhi bawahannya. Kewenangan itu dimiliki karena ia harus bertanggung jawab jika pemberitaanya digugat.
Wakil Pemimpin Redaksi tugas dan tanggung jawab yang tidak jauh berbeda dengan pemimpin redaksi, hanya saja wakil pemimpin redaksi ditugaskan untuk menggantikan atau mewakilkan pemimpin redaksi pada saat ada dua kegiatan sekaligus atau pemimpin redaksi berhalangan hadir.
Sekretaris 1 dan sekretaris 2 memiliki tanggung jawab yang sama, mendokumentasikan aktivitas dan hal-hal yang dibahas dengan menuliskan, menjaga dan merekap kehadiran. mendapatkan laporan bulanan dan tahunan dan rekening buletin yang diterbitkan.
Anggota Redaksi tugasnya meliput, menyusun, menulis, atau menyajikan informasi berupa berita, opini, atau feature. Orang-orangnya disebut wartawan. Redaksi merupakan merupakan sisi ideal sebuah media atau penerbitan pers yang menjalankan visi,misi atau idealisme media.
Kontributor Liputan Kontributur atau penyumbang naskah/tulisan secara struktural tercantum dalam struktur organisasi redaksi. Kontributor liputan terlibat di bagian redaksi secara fungsional. Para pegawai bisa juga menjadi kontributor ketika mereka mengirimkan karya sastranya ke buletin.
Juru Foto Fotografer (wartawan foto atau juru potret) tugasnya mengambil gambar peristiwa atau objek tertentu yang bernilai berita atau untuk melengkapi tulisan berita yang dibuat wartawan tulis.
3.2 Prosedur yang Berlaku
3.2.1 Prosedur Komunikasi Internal Public Relations PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
Dalam meningkatkan hubungan kepada pelanggan maupun pegawai Humas PT PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang berkomunikasi melalui media komunikasi dan mengedukasi baik pegawai secara intensif, proaktif dan berkesinambungan agar pegawai dapat termotivasi untuk mencapai tujuan perusahaan bersama.
Sesuai dengan gambar prosedur pelaksana dan tujuan pelaksanaan di bawah ini. PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memanfaatkan media internal sebagai sebagai salah satu cara komunikasi
organisasi untuk memitovasi dan memberikan informasi kepada pegawai agar sebuah agenda perusahaan tercapai, agenda yang dimaksud adalah segala bentuk tujuan si perusahaan baik pengetahuan, pemberitahuan program perusahaan maupun motivasi agar adanya perubahan sikap terhadap pegawai sehingga hal tersebut akan berdampak baik bagi perusahaan.
Gambar 3.4
Prosedur Komunikasi Internal Hubungan Masyarakat PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta dan Tangerang
Media interal yang digunakan oleh pihak Divisi Public Relations berupa buletin yang bernama “CAHAYA” yang terbit setiap satu bulan sekali, dan TV Visual Management berupa media elektronik berupa layar televisi yang menggunakan sistem informasi melalui web application yang diletakan disetiap lantai kantor PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang, serta email yang dikirim ke setiap pegawai.
3.2.2 Prosedur Buletin “CAHAYA”
Buletin “CAHAYA” merupakan media massa periodik karena beredar setiap satu bulan sekali sebagai update mengenai informasi PT PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Buletin “CAHAYA” dicetak sebanyak 4000 eksemplar dan disebar kepada seluruh pegawai PT PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dan area-area yang menjadi tanggung jawab PT PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Buletin “CAHAYA” berisi mengenai informasi yang diangkat berdasarkan kegiatan eksternal dan internal perusahaan, program-program perusahaan dan isu-isu perusahaan serta berita info kepegawaian. Buletin dibuat melalui program kemitraan sehingga humas bekerja sama dengan mitra kerja dalam penyusunan maupun penerbitan majalah.
Pihak internal buletin bekerja sama dengan mitra dalam proses percetakan, design, dan penerbitan, hal tersebut dilakukan dengan alasan pihak internal buletin “CAHAYA” kurang mampu mengatasi pengerjaan seperti yang dilakukan pihak mitra, karena tanggung jawab pihak internal sudah banyak sementara jumlah staf masih kurang. Hal tersebut dirasa efisien dan lebih fokus karena buletin “CAHAYA” dibuat oleh ahli dalam bidang percetakan dan ahli dalam proses penyusunan sebuah buletin perusahaan.
Dalam memilih mitra PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang menyesuaikan dengan visi misi kegiatan perusahaan. Dan pihak perusahaan memiliki kriteria untuk masing-masing mitra contohnya mitra dipilih dan dikontrak sesuai lingkup kerja dan kompetensi yang dibutuhkan oleh
perusahaan, Tidak hanya buletin saja yang diserahkan kepada mitra tetapi banyak kegiatan lain yang bekerja sama dengan mitra, sesuai dengan kompetensi mitra tersebut.
Divisi Komunikasi dan Bina Lingkungan tetap membuat rancangan prosedur konsep buletin. Mitra hanya berperan sebagai pelaksana daripada konsep yang diserahkan oleh Divisi Komunikasi dan Bina Lingkungan seperti halnya pembagian rubrik, isi berita, apa yang perlu di fokuskan pada sebuah penerbitan, sehingga hal tersebut dapat sesuai dengan agenda yang dimiliki dan diinginkan oleh perusahaan.
Pihak redaksi membagi isi buletin dengan rubrik-rubrik yang memiliki maksud dan tujuan tertentu, selain sebagai sumber informasi, pihak redaksi juga membuat rubrik hiburan yang menarik untuk pegawai, namun redaksi buletin menginginkan adanya sisi lain yang berbeda dalam bentuk penyajian isi buletin “CAHAYA” sehingga dapat menjadi pusat perhatian pegawai, dari hal tersebut diharapkan adanya isu yang diperbincangkan sesuai isi buletin sehingga dapat memiliki dampak positif bagi pegawai dan baik bagi perusahaan.
Tidak hanya buletin “CAHAYA” saja yang dijadikan media komunikasi internal bagi PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang , tetapi Divisi Public Relations memanfaatkan TV Visual Management yang diletakan disetiap lantai kantor PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dan Divisi Public Relations selalu menginformasikan kegiatan-kegiatan krusial atau informasi-informasi yang berasal dari Kantor Pusat PT PLN (Persero) melalui email yang dikirimkan kepada seluruh pegawai secara serentak, hal ini
yang menjadi faktor-faktor pegawai jarang memanfaatkan dan membaca buletin “CAHAYA”.
Tujuan dibuatnya agenda oleh redaksi internal buletin “CAHAYA” adalah untuk perubahan sikap, perilaku, pengetahuan yang dispesifikan seperti menciptakan rasa memiliki terhadap perusahaan, menumbuhkan perasaan bangga dari diri pegawai, mewujudkan rasa kebersamaan antar pegawai sehingga perubahan-perubahan sikap tersebut akan berdampak positif pada kinerja pegawai dan dari hal tersebut akan berdampak positif dan menguntungkan bagi perusahaan.
Adapun Struktur penyajian Buletin “CAHAYA” di bagi menjadi 7 rubrik dan memiliki tujuan dimasing-masing rubrik, yaitu sebagai berikut:
a. Warta
Gambar 3.5
Rubrik ini menyajikan berita seputar PT PLN (Persero) baik mengenai program maupun kejadian-kejadian yang menyangkut PT PLN (Persero) yang baru saja terjadi seperti adanya kasus pencurian maupun serah terima jabatan. Rubrik ini dibuat agar pegawai terupdate mengenai masalah maupun program yang di hadapi oleh PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang, sehingga sebagai seorang pegawai mereka dirasa perlu peduli terhadap tempat dimana mereka bekerja.
b. Kilas Bintang
Gambar 3.6
Rubrik kilas bintang ini menyajikan mengenai orang ternama yang bisa menjadi panutan bagi pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang . Pihak redaksi dari buletin “CAHAYA” ini sendiri memiliki tujuan untuk memotivasi pegawai dan memberi informasi kepada pegawai mengenai orang-orang yang sukses yang bisa menjadi seseorang yang diinpirasikan atau menjadi panutan.
c. Stop Press
Gambar 3.7
Rubrik Stop Press Buletin “CAHAYA”
Rubrik Stop Press menyajikan berita mengenai agenda-agenda program kegiatan yang akan dilakukan dan yang telah dilakukan oleh PT PLN
(Persero) Distribusi Jakarta Raya. Rubrik ini dibuat dengan tujuan karena setiap divisi di PT PLN (Persero) Distribusi Jakrta Raya dan Tangerang memiliki program dan tanggung jawab, sehingga rubrik yang berisi agenda program PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dibuat agar bermanfaat bagi pegawai dan mengharapkan kepada pegawai untuk ikut berperan serta dalam kegiatan sebuah program dan pegawai dapat menyalurkan kembali kepada pelanggan.
d. Sebaiknya Anda Tahu
Gambara 3.8
Rubrik Sebaiknya Anda Tahu Buletin “CAHAYA”
Rubrik ini menyajikan isi berita mengenai apa saja yang telah PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang lakukan untuk pelanggan
dan pengetahuan atau informasi yang berhubungan dengan PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang seperti artikel-artikel kabar lintas program area-area PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Rubrik ini memiliki tujuan untuk menginformasikan kepada pegawai tentang proses perkembangan kegiatan-kegiatan program karena pegawai merupakan penyalur informasi yang utama kepada pelanggan. e. Kinerja
Gambar 3.9
Rubrik Kinerja Buletin “CAHAYA”
Rubrik ini menyajikan isi berita mengenai segala bentuk prestasi yang telah dicapai oleh PT PLN (Persero) khususnya PT PLN (Persero) Distribusi
Jakarta Raya dan Tangerang sehingga memiliki tujuan untuk memotivasi pegawai-pegawainya. Rubrik ini memiliki tujuan membangun perasaan bangga dan memotivasi dimana hal tersebut harus dimiliki setiap pegawai terhadap tempat mereka bekerja yaitu PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang
f. Siapa Dia
Gamabar 3.10
Rubrik Siapa Dia Buletin “CAHAYA”
Rubrik ini menyajikan mengenai profil pegawai, yang biasanya dalam rubrik ini menceritakan profil orang-orang yang berada di top management struktur PT PLN (Persero) khususnya PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan
Tangerang. PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memiliki lebih dari 300 pegawai, sehingga bisa memungkin tidak semua pegawai saling mengenal satu sama lain atau bahkan mengenal orang-orang penting yang ada di PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Melalui rubrik ini redaksi daripada buletin “CAHAYA” berusaha menginformasikan dan mengenalkan pegawai tertentu kepada pegawai lain.
g. Jelajah Boga
Gambar 3.11
Rubrik ini merupakan salah satu rubrik hiburan sekaligus informasi mengenai kuliner dan bagaimana cara membuat kuliner tersebut bagi pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Sehingga pegawai dapat mempraktekannya di rumah, karena tujuan dari dibuatnya buletin ini pula selain menjadi media komunikasi internal bagi pegawai tetapi juga sebagai sarana informasi bagi keluarga pegawai dirumah.
Seperti penjelasan diatas, pihak internal buletin “CAHAYA” membuat agenda yang disampaikan kepada pegawai dengan memanfaatkan rubrik-rubrik yang ada didalam buletin “CAHAYA”, dan dalam penyampaian pesan media komunikasi internal, dibutuhkan kegiatan promosi internal kepada pegawai, agar dapat menarik perhatian pegawai dan memanfaatkan buletin media komunikasi internal tersebut sebagai sumber informasi, namun untuk promosi internal dalam buletin “CAHAYA” kurang dilakukan oleh pihak redaksi buletin sehingga pegawai kurang menyadari adanya buletin “CAHAYA”.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah metode kualitatif karena lebih mudah apabila berhubungan dengan kenyataan jamak, dan metode kualitatif menyajikan secara langsung hakikat hubungan antara peneliti dan informan, sehingga metode ini dianggap lebih peka dan lebih dapat menyesuaikan diri dengan banyak penajaman pengaruh bersama terhadap pola pola nilai yang dihadapi.
Untuk data primer peneliti menggunakan teknik in depth interview dan teknik observasi. Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama atau tangan pertama di lapangan. (Kriyantono, 2006: 41)
Teknik penelitian metode kualitatif in depth interview dipilih peneliti sebagai alat untuk mendapat jawaban dari permasalahan yang ada, wawancara in depth interview dilakukan peneliti agar dapat mengkontruksi mengenai orang, kejadian, organisasi, perasaan, motivasi, sehingga membuat peneliti dapat melihat dan merasakan bagaimana perasaan informan yang sedang diinterview. In depth interview dilakukan kepada pegawai yang sebagaimana merekalah yang menjadi audiens buletin “CAHAYA”.
Untuk data primer selanjutnya peneliti memanfaatkan teknik penelitian observasi. Observasi yang dilakukan adalah observasi partisipan, yaitu peneliti mengamati kehidupan atau kelompok dalam situasi real tanpa dikontrol atau diatur secara sistematis. (Kriyantono, 2006:102)
Untuk memperoleh sebuah hasil penelitian, peneliti mewawancarai enam orang responden yang terdiri dari :
1. Bapak Irwan Darwin selaku Deputi Manager Divisi Komunikasi dan Bina Lingkungan
2. Ibu Candra Sona selaku Supervisor Hubungan Masyarakat dan Protokol
3. Bapak Suharmiko selaku Assisten Bisnis Proses Pelanggan Divisi Niaga
4. Ibu Retty selaku Assisten Analysis Pengolahan Data Base Divisi Teknik Informatika
5. Ibu Retno selaku Assisten Officer Admintrasi Divisi Pengembangan SDM
6. Bapak Eki Sairoma selaku Assisten Analysis Hubungan Masyarakat Divisi Komunikasi dan Bina Lingkungan.
Dengan teknik tersebut peneliti mengamati langsung proses pembuatan, penyusunan, pencetakan, dan pendistribusian langsung kepada pegawai-pegawai. Dengan observasi peneliti dapat mengamati sendiri sehingga peneliti mengetahui kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan sebenarnya.
Untuk data tambahan yaitu Data sekunder peneliti menggunakan kepustakaan dengan memanfaatkan data internal perusahaan, berdasarkan kepustakaan tersebut diharapkan agar dapat mendukung dalam hal memberikan penjelasan tentang segala hal yang berkaitan dengan penelitian dan hal tersebut digunakan agar peneliti tidak ragu akan adanya kekeliruan sesuatu yang terjadi sehingga dapat memaksimalkan hasil penelitian.
Penelitian ini dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang yang beralamat Jalan M. Ikhwan Ridwan Rais no 1 Jakarta Pusat 10110 Telepon (021) 3454000-3455000. Sasaran penelitian ini adalah pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang untuk menganalisa fakta-fakta yang ditemukan di lapangan, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut, yakni mereduksi data, melakukan penyusunan data yang diperoleh, kemudian ditentukan data yang sesuai dengan penelitian ini dengan pengklasifikasian yang ada.
Sementara data yang kurang relevan dikesampingkan. Setelah itu, dilakukan pengolahan data secara kualitatif. Dalam tahapan ini setiap data diberikan pengertian sehingga mudah untuk dipahami. Pengertian ini dimaksudkan untuk menganalisa inti pemikiran yang ada dalam data. Kemudian dilakukan penyimpulan ringan sebagai langkah awal untuk membuat kesimpulan akhir dari penelitian ini.
3.4 Permasalahan yang ada
PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang memiliki 300 pegawai secara keseluruhan. Untuk menjaga hubungan antar karyawan dan penyebaran informasi secara merata kepada pegawai, perusahaan memiliki divisi Public Relations yang berfungsi sebagai sarana komunikasi. Dan Divisi Public Relations memanfaatkan sebuah media internal yang digunakan di perusahaan. Media yang digunakan adalah buletin “CAHAYA”.
Melalui buletin “CAHAYA” tersebut divisi Public Relations berupaya menginformasikan segala kegiatan dan program yang dilakukan. Buletin “CAHAYA” terbit secara berkala setiap satu bulan sekali per-edisisnya. Buletin “CAHAYA” menjadi sarana komunikasi bagi seluruh pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dan diharapkan mampu memberikan pengetahuan, informasi maupun hiburan bagi pembacanya. Buletin “CAHAYA” berisikan seluruh kegiatan, informasi maupun hiburan seperti kepeduliaan perusahaan, loyalitas seorang pegawai untuk memotivasi pegawai lain, dan beberapa berita mengenai perusahaan.
PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dihadapkan pada masalah adanya ketidaksesuaian jadwal deadline buletin, yang menyebabkan proses
percetakan buletin menjadi terhambat sehingga menyebabkan proses penerbitan buletin tidak sesuai dengan jadwal penerbitan..
Permasalahan lain yang dihadapi oleh redaksi buletin “CAHAYA” adalah adanya keluhan dari pegawai bahwa informasi yang disajikan oleh buletin “CAHAYA” kurang up to date. Sehingga terlihat oleh peneliti bahwa, agenda setting yang dibuat oleh pihak redaksi tidak tercapai dengan baik.
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada pada buletin “CAHAYA”, peneliti mendapatkan alternatif pemecahan masalah sementara berdasarkan hasil interview dengan pihak redaksi buletin, yaitu bentuk penyajian buletin “CAHAYA” dibuat secara online. Dengan disajikannya buletin “CAHAYA” secara online dapat diharapkan agar hal ini dapat mengatasi adanya keterlambatan percetakan dan penerbitan serta penyajian informasi yang lebih up to date, agar pihak Divisi Komunikasi dan Bina Lingkungan dapat meminimalisir anggaran percetakan, dan pegawai pun dapat mengakses buletin “CAHAYA” dimana dan kapan saja, selain itu pihak redaksi pun dapat dengan mudah mengupdate berita, isu atau informasi mengenai PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dengan cepat.
