SISTEM EVALUASI KINERJA SUPPLIER DI
PT XYZ
Adila Paradipta
1, Akbaral Fahridho
2, Danu Hendarman
Laduni
3, Fariz Sandi
4, Januar Nasution
5Teknik Industri, Binus University, Jl. K.H. Syahdan No. 9 Palmerah-Jakarta Barat 11480, Telp.(+62-21)5345830/Fax.(+62-21)5300244, adilaparadipta@yahoo.com1, akbaralf@yahoo.com2,
danu.hendarman@gmail.com3,fariz.industri@gmail.com4
ABSTRACT
Every company needs a procedure to do all the operational activities of the company, the procedure will guide the company in doing those activities that arranged in a Standard Operating Procedure (SOP). The purpose of this research is to create a supplier performance evaluation system to monitor the performance of suppliers that have been used in order to ensure that the materials supplied by the suppliers. The research was conducted by selecting a category or type of material that has a big profit impact and supply risk by using fuzzy ANP method and Pareto Chart, and then assess the category of raw material suppliers for steel plate to obtain the kind of performance evaluation by based on four criteria: quality, delivery, cost, and responsiveness. So that the result of this research obtained in the form of the overall assessment criteria for 6 months and the final result of the SOP performance evaluation of suppliers that are tailored to the application of supplier performance evaluation has been done. Conclusion is obtained, there are 4 criteria, supplier performance evaluation conducted by the contribution of material, the evaluation process requires the data related to quality, delivery, cost, and responsiveness, and performance evaluation of supplier performance evaluation conducted by the PIC of procurement department.
Keywords: Supplier performance evaluation, quality, delivery, cost, responsiveness, Standard
Operating Procedure, Fuzzy ANP, Pareto Chart.
ABSTRAK
Setiap perusahaan membutuhkan suatu prosedur dalam mengerjakan segala kegiatan operasional yang dilakukan perusahaan, prosedur tersebut akan menjadi pedoman dalam mengerjakan kegiatan tersebut yang diatur dalam sebuah Standard Operating Procedure (SOP). Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sistem evaluasi kinerja supplier untuk memantau kinerja supplier yang selama ini digunakan sehingga menjamin barang yang dipasok oleh supplier tersebut. Penelitian ini dilakukan dengan pertama kali memilih kategori atau jenis material yang memiliki dampak profit dan risiko supply terbesar menggunakan metode fuzzy ANP dan Pareto Chart, kemudian menilai para supplier untuk kategori raw material jenis steel plate sehingga didapatkan evaluasi kinerja berdasarkan 4 kriteria yaitu quality, delivery, cost, dan responsiveness. Sehingga hasil penelitian yang didapatkan berupa hasil penilaian keseluruhan kriteria untuk periode 6 bulan terakhir dan hasil akhir berupa SOP evaluasi kinerja supplier yang disesuaikan dengan penerapan evaluasi kinerja supplier yang telah dilakukan. Simpulan yang didapatkan adalah terdapat 4 kriteria penilaian, evaluasi kinerja supplier dilakukan berdasarkan kontribusi material, proses evaluasi membutuhkan data-data mentah yang berkaitan dengan quality, delivery, cost, dan responsiveness, dan evaluasi kinerja supplier dilakukan oleh PIC evaluasi kinerja supplier departemen Procurement.
Kata Kunci: Evaluasi kinerja supplier, quality, delivery, cost, responsiveness, Standard Operating
Procedure, Fuzzy ANP, Pareto Chart.
PENDAHULUAN
Supplier merupakan salah satu bagian Supply Chain Management yang tak terpisahkan dan
sangat mempengaruhi kelangsungan operasional suatu perusahaan, dan pemilihan supplier dengan cara yang tepat dapat mengurangi biaya pembelian (Paramita, 2012: 1). Evaluasi supplier merupakan
hal yang rumit karena banyak kriteria yang harus dipertimbangkan, kriteria yang digunakan dalam mengevaluasi kinerja supplier berbeda-beda dalam setiap perusahaan (Gallego, 2011: 17).
Dalam meningkatkan kinerja perusahaan, perlu dilakukan kegiatan berupa pengukuran dan mengetahui kualitas supplier serta membangun jalinan komunikasi yang efektif, hal tersebut merupakan bagian dari Supplier Management System (Samson et al, 2013: 71). Evaluasi kinerja
supplier merupakan proses penting untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan supplier,
sehingga dari hal ini perusahaan dapat melakukan pengembangan terhadap supplier mereka apabila
supplier belum mencapai kinerja yang diinginkan perusahaan atau pelanggannya (Sivapornpunlerd,
2014: 647). Mengukur kinerja supplier dapat memberikan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan, mengontrol, dan mengarahkan suatu kegiatan operasional. Manajer perusahaan juga dapat mengarahkan supplier untuk melakukan perbaikan dan meningkatkan kinerja sehingga akan dapat mencapai tujuan bersama (Samson et al, 2013: 72). Cara tradisional dalam melakukan penilaian kinerja supplier adalah faktor biaya (Cost), ada beberapa tambahan faktor yang dianggap penting dalam penilaian kinerja supplier, yaitu Quality, Delivery, dan Flexibility (Samson et al, 2013: 72).
Hal yang mendasari penelitian ini adalah keterlambatan supplier dalam mengirimkan item yang dipesan, dan terdapatnya item yang belum sesuai dengan spesifikasi dari PT XYZ. Dengan melakukan evaluasi kinerja supplier, hasil penilaian diharapkan dapat digunakan sebagai feedback bagi supplier agar supplier dapat memperbaiki kinerja, kapabilitas, dan dapat mencapai tujuan bersama baik jangka pendek maupun jangka panjang (Matook, Lasch, & Tamaschke, 2009: 242). Hasil dari wawancara dan observasi lapangan akan menghasilkan kriteria dan bobot kriteria dalam melakukan evaluasi kinerja
supplier.
METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan di PT XYZ yakni perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur alat berat, tahap awal penelitian ini adalah melakukan obervasi lapangan terhadap departemen
procurement selaku departemen yang melakukan pembelian terhadap item untuk kebutuhan produksi,
dan departemen quality control selaku departemen yang melakukan inspeksi terhadap item yang telah dikirim supplier. Selanjutnya dilakukan studi literatur terkait dengan sistem evaluasi supplier, fuzzy ANP, dan Pareto Chart. Fuzzy ANP merupakan metode yang digunakan dalam menentukan supply
positioning model, Pareto Chart digunakan untuk mengetahui tingkat kontribusi item yang digunakan
dari sisi biaya. Selanjutnya akan dibuat sistem evaluasi kinerja supplier berupa alat bantu, cara penilaian, dan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai output dari penelitian.
HASIL DAN BAHASAN
Sistem Evaluasi Kinerja Supplier
Dalam menentukan sistem evaluasi yang tepat peneliti melakukan wawancara dan diskusi dengan perusahaan, dan menyesuaikan sistem evaluasi kinerja supplier sesuai dengan kondisi di perusahaan, maka diperoleh kriteria, subkriteria, dan bobotnya sebagai berikut:
Tabel 1 Sistem Evaluasi Kinerja Supplier
Kriteria Bobot Skor Nilai
1. Quality (35%) 1 Acceptance Ratio 25% 2 Kelengkapan Sertifikat / Check Sheet 10%
2. Delivery (25%) 3 Tingkat Ketepatan Waktu 12.5% 4 Kelengkapan Jumlah Item 12.5%
3. Costs (25%)
5 Perubahan Harga 10%
6 Harga Pembelian 15%
4. Responsiveness (15%)
7 Kelengkapan Dokumen 5%
8 Respon Terhadap Komplain 5% 9 Fleksibilitas Perubahan Pesanan 5%
1. Quality
a. Acceptance Ratio =
× 100
b. Kelengkapan Sertifikat =
×
100 2. Deliverya. Tingkat Ketepatan Waktu =
×
100b. Kelengkapan Jumlah Item =
×
1003. Cost
a. Persentase Penurunan Harga
Tabel 2 Persentase Penurunan Harga
Biaya Skor
Terjadi penurunan harga awal 100 Harga naik 0% sampai dengan 3% 80 Harga naik (>3%) sampai dengan 5% 60 Harga naik (>5%) sampai dengan 7% 40 Harga naik lebih dari 7% 20
b. Harga Pembelian
Tabel 3 Harga Pembelian
Biaya Skor
Harga beli < harga pasar (>10%) 100 Harga beli < harga pasar (<=10%) 80 Harga beli = harga pasar 60 Harga beli > harga pasar (<=10%) 40 Harga beli > harga pasar (>10%) 20 4. Responsiveness
Perusahaan belum melakukan record data terkait kriteria responsiveness baik untuk kelengkapan dokumen, respon terhadap komplain, dan fleksibilitas perubahan pesanan, maka dari itu, data-data kriteria responsiveness baru dapat diambil secara subjektif.
a. Kelengkapan Dokumen
Tabel 4 Kelengkapan Dokumen
Persyaratan Skor
Dokumen lengkap 100 Dokumen lengkap sebagian 50 Dokumen tidak lengkap 0 b. Respon Terhadap Komplain
Tabel 5 Respon Terhadap Komplain
Persyaratan Skor
Komplain ditanggapi dengan cepat 100 Sebagian komplain ditanggapi dengan cepat 50 Komplain tidak ditanggapi dengan cepat 0 c. Fleksibilitas Perubahan Pesanan
Tabel 6 Fleksibilitas Perubahan Pesanan
Persyaratan Skor
Perubahan pesanan diizinkan 100 Perubahan pesanan diizinkan sebagian 50 Perubahan pesanan tidak diizinkan 0
Fuzzy Analytic Network Process (ANP) dan Supply Positioning Model
Setelah menentukan kriteria yang akan digunakan dalam melakukan evaluasi kinerja supplier, akan ditentukan kategori material yang memiliki tingkat supply risk dan profit impact yang paling tinggi. Metode yang digunakan dalam menentukan supply positioning model adalah fuzzy analytic
network process. ANP digunakan untuk mengambil keputusan berdasarkan kriteria-kriteria yang ada,
sedangkan pendekatan fuzzy digunakan untuk mengakomodasi sifat samar dari pengambil keputusan dalam memberikan penilaian di mana dapat mengatasi ketidakpastian di dalam kriteria-kriteria kualitatif (Paramita, Effendi, & Dewi, 2012: 160). Fuzzy ANP juga dapat digunakan untuk
menentukan bobot prioritas dimensi dan atribut dalam pengambilan keputusan (Padhi, Wagner, & Aggarwal, 2012: 3). Dalam Penelitian ini, Fuzzy ANP akan digunakan untuk menghitung bobot dari dua kriteria yakni supply risk dan profit impact yang akan dijadikan kriteria dalam Supply Positioning
Model.
Supply positioning model digunakan untuk menentukan kategori material berdasarkan tingkat supply risk dan profit impact yang tinggi dengan menggunakan metode Fuzzy ANP. Untuk mengolah fuzzy ANP, digunakan kuesioner yang diisi oleh departemen Procurement mengenai tingkat
kepentingan kriteria supply positioning model, dan pengaruh kategori-kategori material terhadap kriteria tersebut.
Tabel 7 Hasil Kuesioner Supply Positioning Model
Kriteria Responden R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 Supply Risk Market Risk 7 6 8 7 8 8 6 8 Performance Risk 10 7 9 9 7 7 7 9 Complexity Risk 8 8 8 8 8 7 6 8 Profit Impact Impact on Profitability 8 8 9 8 9 8 7 9 Criticality of Purchase 9 7 8 9 8 7 6 7 Value/cost of Purchase 8 8 9 7 8 8 6 8
Langkah pertama adalah mensubstitusi hasil kuesioner tersebut ke dalam skala bilangan fuzzy sebagai berikut:
Tabel 8 Skala Linguistik Fuzzy
Bilangan Fuzzy Skala Linguistik Skala Bilangan Fuzzy
0 Tidak ada (1,1,2)
1 Sangat-sangat rendah (1,2,3)
2 Sangat rendah (2,3,4)
3 Rendah (3,4,5)
4 Sedikit lebih rendah (4,5,6)
5 Sama penting (5,6,7)
6 Sedikit lebih tinggi (6,7,8)
7 Tinggi (7,8,9)
8 Sangat tinggi (8,9,10)
9 Sangat-sangat tinggi (9,10,10) (Padhi, Wagner, & Aggarwal, 2012: 3)
Dimana θm adalah rata-rata dari keseluruhan penilaian para ahli. E adalah indeks dari para
responden (pada contoh diatas E = 8) dan M adalah jumlah dari atribut yang ada.
Tentukan skor dari supply risk dan profit impact dengan mengikuti 3 langkah berikut: a. Menentukan penilaian fuzzy dengan menggunakan matriks AG
Dimana,
c. Menentukan The Normalized Weights
Setelah melakukan perhitungan di atas, maka diperoleh bobot normalisasi atribut atau kriteria sebagai berikut:
Tabel 9 Hasil Perhitungan Bobot Normalisasi Atribut
Supply Risk Profit Impact
Atribut Bobot Normalisasi Atribut Bobot Normalisasi
Market Risk 0.316 Impact on Profitability 0.349
Performance Risk 0.352 Criticality of Purchase 0.323
Complexity Risk 0.332 Cost/value of Purchase 0.328
Setelah memperoleh bobot normalisasi atribut, maka akan dihitung skor tiap kategori material untuk divisualisasikan ke dalam supply positioning model.
Tabel 10 Skor Kategori Material terhadap Supply Risk
Kategori Material Supply Risk
Market Risk Performance Risk Complexity Risk Weighted Average Adjusted Average Raw Material 8.500 8.375 7.625 8.166 0.977 Subcont Component 8.250 8.000 8.000 8.079 0.890 Import Component 8.250 8.125 7.625 7.999 0.810 Local Component 7.000 7.500 7.250 7.259 0.070 Bulk Parts 6.000 6.500 6.625 6.384 -0.805 Consumable 6.000 6.500 6.250 6.259 -0.930 Rental 5.875 6.375 6.250 6.176 -1.013 Tabel 11 Skor Kategori Material terhadap Profit Impact
Kategori Material Profit Impact
Impact on Profitability Criticality of Purchase Value/cost of Purchase Weighted Average Adjusted Average Raw Material 8.875 8.375 8.500 8.591 1.463 Subcont Component 8.250 8.000 8.125 8.128 1.001 Import Component 7.625 7.625 7.625 7.625 0.497 Local Component 7.625 7.125 7.500 7.423 0.295 Bulk Parts 6.375 6.250 6.125 6.253 -0.875 Consumable 6.000 6.250 6.125 6.122 -1.006 Rental 5.875 5.750 5.625 5.753 -1.375
Weight average untuk raw material = (8.500 x 0.316) + (8.375 x 0.352) + (7.625 x 0.332). Adjusted average untuk raw material = 8.166 – rata-rata weight average.
Gambar 1 Supply Positioning Model
Pareto Chart
Setelah menentukan kategori material berdasarkan supply positioning model, akan ditentukan tipe atau jenis material yang memiliki nilai kontribusi yang tinggi dengan menggunakan Pareto chart. Pareto chart digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang paling penting (Besterfield, 2009: 78). Setelah mengetahui supply positioning model, maka diketahui bahwa raw material merupakan kategori material yang memiliki profit impact dan supply risk yang tinggi, langkah selanjutnya adalah mengetahui jenis material atau item yang termasuk di dalam raw material dan melihat kontribusinya dari sisi biaya pembelian selama tahun 2013.
Tabel 12 Penggunaan Raw Material dari Sisi Biaya Tahun 2013
No Raw material Rp (1,000,000) Percentage Sum Percentage 1 Steel plate 60,712.1 95.003% 95.003% 2 Pipa sch 1,233.1 1.930% 96.933% 3 Rb 651.4 1.019% 97.952% 4 Bisclad 533.2 0.834% 98.787% 5 Pipe cs od 127.6 0.200% 98.986% 6 Pipa medium 112.3 0.176% 99.162% 7 Unp 106.8 0.167% 99.329% 8 Bordes 104.9 0.164% 99.493% 9 Cshb od 85.7 0.134% 99.627% 10 Pipa stainless 83.3 0.130% 99.758% 11 Hollow bar od 37.4 0.058% 99.816% 12 Sq tube 31.1 0.049% 99.865% 13 Angel plate 26.3 0.041% 99.906% 14 Strip plate 23.4 0.037% 99.943% 15 Ornamesh 15.0 0.023% 99.966% 16 Iwf beam 10.0 0.016% 99.982% 17 Rectangular pipe 5.8 0.009% 99.991% 18 Angle bar 5.0 0.008% 99.999% 19 Plate strip 0.9 0.001% 100.000%
Berdasarkan tabel di atas, diketahui bahwa kontribusi steel plate dalam pembelian selama tahun 2013 adalah 95% dari keseluruhan raw material, maka dari itu, supplier steel plate adalah
Gambar 2 Pareto Chart
Standard Operating Procedure (SOP)
Dalam mengendalikan suatu kegiatan operasional, perlu dibuat pola atau mekanisme kerja yang standar serta baku yang tertuang dalam Standard Operating Procedure (SOP), SOP dibuat dengan tujuan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dalam penelitian ini akan dibuat SOP mengenai evaluasi kinerja supplier. Menurut Atmoko (2011: 2) SOP adalah pedoman atau acuan melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Berikut adalah SOP evaluasi kinerja supplier di PT XYZ:
Gambar 3 SOP Evaluasi Kinerja Supplier
Hasil Pengisian Form Evaluasi Kinerja Supplier
Setelah menetapkan sistem penilaian, selanjutnya sistem penilaian tersebut akan diolah ke dalam alat bantu yakni Microsoft Excel yang diisikan formula dengan tujuan dapat mempermudah PT XYZ dalam melakukan evaluasi kinerja supplier, berikut adalah output-nya:
Gambar 4 Alat Bantu Sistem Evaluasi Kinerja Supplier (1)
Gambar 5 Alat Bantu Sistem Evaluasi Kinerja Supplier (2)
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Sistem evaluasi kinerja supplier bertujuan untuk memantau kinerja supplier serta memberikan
feedback kepada supplier agar kinerja yang diberikan supplier sesuai dengan tujuan bersama. Sistem
evaluasi kinerja supplier memiliki empat kriteria sebagai indikator penilaian, yaitu quality, delivery,
cost, dan responsiveness. Kriteria tersebut diperoleh berdasarkan hasil observasi lapangan dan
wawancara terhadap perusahaan, selain itu, kriteria yang menjadi indikator telah disesuaikan dengan data historis serta yang ada di perusahaan, sehingga penilaian yang dilakukan bersifat objektif. Sistem evaluasi yang dibuat kemudian akan diujikan kepada supplier steel plate sebagai contoh dari implementasi sistem evaluasi kinerja supplier dengan tujuan dapat menunjukkan output yang jelas mengenai sistem tersebut. Steel plate dipilih karena memiliki tingkat kontribusi 95% dari keseluruhan penggunaan raw material, yakni kategori material yang memiliki supply risk dan profit impact yang tinggi. Form evaluasi kinerja supplier juga dibuat ke dalam Microsoft Excel yang telah diisikan formula dengan tujuan dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan input data. Standard
Operating Procedure juga dibuat dengan tujuan dapat menjadi pedoman dalam melakukan evaluasi.
Saran
Berdasarkan penjelasan sebelumnya, kriteria responsiveness masih diambil dengan cara subjektif, maka dari itu, untuk membuat cara evaluasi yang objektif dan akurat diperlukan suatu form yang dapat diisikan hasil pengukuran kinerja supplier dengan kriteria responsiveness, baik dalam kelengkapan dokumen, respon terhadap komplain, serta fleksibilitas perubahan pesanan. Berikut adalah form usulan responsiveness:
Tabel 13 Formulir Kelengkapan Dokumen
PT XYZ
FORMULIR
RESPONSIVENESS
KELENGKAPAN DOKUMEN
SUPPLIER
Dibuat Diperiksa Diketahui
(Nama) (Nama) (Nama) (Tanggal) (Jabatan) (Jabatan)
No. No. PO Tanggal PO Nama Supplier Kode Supplier Deskripsi Item Jumlah Dokumen Nilai
Tabel 14 Formulir Respon terhadap Komplain
PT XYZ FORMULIR RESPONSIVENESS KECEPATAN RESPON SUPPLIER
Dibuat Diperiksa Diketahui
(Nama) (Nama) (Nama) (Tanggal) (Jabatan) (Jabatan)
No. No. PO Tanggal PO Nama Supplier Kode Supplier Deskripsi Item Kuantitas (Unit) Keluhan Tanggal Keluhan Respon
Tabel 15 Formulir Fleksibilitas Perubahan Pesanan
PT XYZ
FORMULIR
RESPONSIVENESS
FLEKSIBILITAS PERUBAHAN PESANAN
Dibuat Diperiksa Diketahui
(Nama) (Nama) (Nama) (Tanggal) (Jabatan) (Jabatan)
No. No. PO Tanggal PO Nama Supplier Kode Supplier Perubahan Permintaan Perubahan
yang dipenuhi Nilai
Tabel 16 Cara Penilaian Kriteria Responsiveness
Cara Penilaian Responsiveness Kelengkapan Dokumen
Dokumen yang diperlukan adalah Surat Jalan, Purchase Order, Invoice, Faktur Pajak Terdapat 4 Dokumen, maka skor 100
Terdapat 3 Dokumen, maka skor 80 Terdapat 2 Dokumen, maka skor 60 Terdapat 1 Dokumen, maka skor 40 Tidak ada Dokumen, maka skor 0
Respon Terhadap Komplain
Supplier memproses komplain 1 x 24 jam, maka skor 100 Supplier memproses komplain 2 x 24 jam, maka skor 80 Supplier memproses komplain 3 x 24 jam, maka skor 60
Supplier memproses komplain lebih dari 3 x 24 jam, maka skor 40
Apabila tidak ada komplain, maka skor 100
Fleksibilitas Perubahan Pemesanan
Apabila tidak ada perubahan pemesanan, maka skor 100
REFERENSI
Atmoko, T. (2012). Standar Operasional Prosedur. Bandung: UNPAD. Besterfield, D. H. (2009). Quality Control. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Gallego, L. V. (2011). Reviewing of Existing Methods, Models, and Tools for Supplier Evaluation. Linkoping: Linkopings Universitet.
Matook, S., Lasch, R., & Tamaschke, R. (2009). Supplier Development with Benchmarking as Part of A Comprehensive Supplier Risk Management Framework. International Journal of Operations
& Production Management Vol. 29 No. 3, 241-267.
Padhi, S. S., Wagner, S. M., & Aggarwal, V. (2012). Positioning of Commodities Using the Kraljic Portfolio. Journal of Purchasing & Supply Management 18, 1-8.
Paramita, S., Effendi, U., & Dewi, I. A. (2012). Penilaian Kinerja Supplier Kemasan Produk "Fruit Tea" Menggunakan Metode FANP (Fuzzy Analytic Network Process) (Studi Kasus di PT Sinar Sosro Gresik). Jurnal Industri Vol 1 No 3, 159-171.
Samson, K., Jonathan, M., & Muli, W. (2013). The Effect of Supplier Quality Management on Organizational Performance: A Survey of Supermarkets in Kakamega Town. International
Journal of Business and Commerce, 71-82.
Sivapornpunlerd, N. (2014). Supplier Performance Evaluation: A Case Study of Thai Offshore Oil & Gas Exploration and Production Company. ASBBS Annual Conference: Las Vegas, 647-660.
