• Tidak ada hasil yang ditemukan

PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN (TAHUN )

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN (TAHUN )"

Copied!
54
0
0

Teks penuh

(1)

1

PENGUJIAN IDENTIFIKASI KONDISI FISIK ARSIP BURGERLIJKE OPENBARE WERKEN

(TAHUN 1914-1942)

I . P E N D A H U L U A N A. Latar Belakang

Arsip kertas atau arsip konvensional merupakan arsip yang berbahan

dasar kertas sebagai media rekam informasinya. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan secara nasional

mempunyai tanggungjawab untuk melestarikan arsip sesuai dengan amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 mengenai tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta untuk mempertinggi penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan, ANRI melakukan penelitian dan pengujian.

ANRI merupakan lembaga yang menyimpan banyak khasanah arsip kertas dengan rentang periode yang cukup panjang yaitu arsip-arsip bermasa periode

Vereenigde Oost Indische Compagnie (VOC), Hindia Belanda hingga masa Republik

Indonesia sekarang. Khasanah arsip kertas yang tersimpan mempunyai peran yang sangat penting bagi kepentingan publik baik untuk kepentingan penelitian maupun untuk pengambilan keputusan atau dalam rangka penyusunan suatu kebijakan tertentu.

Ruang penyimpanan khasanah arsip kertas di ANRI berada di depo arsip gedung G lantai 2-8, dan khusus untuk arsip peta tersimpan di gedung depo arsip gedung E.

(2)

2 Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan preservasi arsip kertas khususnya kegiatan pengujian laboratorium yang berkaitan dengan pemeliharaan dan perawatan arsip kertas, maka dilakukan pengujian identifikasi kondisi fisik terhadap khasanah arsip yang tersimpan. Identifikasi ini penting dilakukan karena dengan melakukan identifikasi terhadap kondisi fisik serta kondisi kerusakan, kita dapat mengetahui karakteristik khusus yang dimiliki oleh khasanah arsip tertentu sesuai dengan tahun arsip tersebut diciptakan. Selain itu, dapat diketahui pula apakah kondisi ruang penyimpanan memenuhi standar penyimpanan sehingga arsip dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama karena memiliki nilai guna sekunder. Dengan pengujian tersebut, maka akan memudahkan kita dalam menentukan langkah-langkah yang perlu diambil dalam rangka melakukan perbaikan dan penyelamatan terhadap arsip tersebut pada umumnya dan informasi yang terkandung didalamnya secara khusus.

Pada tahun anggaran 2011, Subdit Instalasi Laboratorium melakukan kegiatan pengujian identifikasi kondisi fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW). Identifikasi dilakukan menggunakan Archives Damage Atlas A Tool for

Assessing Damage, Nationaal Archief, 2010 sebagai sebuah pedoman dalam

penentuan tingkat jenis kerusakan. Archives Damage Atlas ini sangat membantu dalam mengidentifikasi jenis kerusakan dan penyebab kerusakan sehingga diharapkan kerusakan arsip diketahui sedini mungkin dan dapat ditangani dengan segera.

B. Dasar Pelaksanaan

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

2. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.

3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia

(3)

3 sebagaimana telah diubah dua kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010.

4. Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Nasional Nomor: HK.01.02/54/2011 tentang Tim Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip

Burgerlijke Openbare Werken (BOW) Koleksi Arsip Nasional Republik

Indonesia .

C. Maksud dan Tujuan

Maksud dilaksanakannya pengujian ini adalah untuk mengidentifikasikan kondisi arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) yang tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia, sedangkan tujuannya adalah:

1. Mengetahui sifat karakteristik fisik arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) sehingga bisa dijadikan salah satu penentuan autentifikasi arsip statis berdasarkan ciri fisiknya.

2. Mengetahui jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip BOW sehingga dapat dipakai sebagai acuan untuk menentukan perlu tidaknya dilakukan restorasi dan reproduksi arsip serta metode yang akan diambil pada saat melakukan restorasi/reproduksi terhadap arsip tersebut. 3. Dapat memberikan masukan dan saran pada unit–unit di lingkungan

Direktorat Preservasi agar pelaksanaan preservasi arsip BOW pada khususnya dapat berjalan optimal.

4. Arsip dapat diselamatkan sehingga dapat dipergunakan sebesar-besarnya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(4)

4 D. Ruang Lingkup

1. Waktu dan tempat

Pelaksanaan kegiatan dilakukan selama 6 bulan dari bulan Februari sampai dengan Juli 2011. Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke Openbare

Werken (BOW) dilakukan di tempat penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7

gedung depo G, Arsip Nasional Republik Indonesia . 2. Pelaksana

Pelaksana tim kerja Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Burgerlijke

Openbare Werken (BOW) berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor: HK.01.02/54/2011 tanggal 11 Maret 2011 adalah:

- Gina M Husni : Pengarah - Mustari Irawan : Pengarah

- Koewato : Penanggung Jawab - Yanah Suryanah : Peneliti Pertama - Euis Shariasih : Peneliti

- Sari Hasanah : Peneliti - Wiwi Diana Sari : Peneliti

- Supriadi : Pembantu Peneliti - Aris Widodo : Pembantu Peneliti - Roby Syafurjaya : Pembantu Peneliti - Fitra Yeni : Pembantu Peneliti 3. Lingkup kegiatan

Lingkup kegiatan ini meliputi: rapat koordinasi, pengambilan sampling/ pengumpulan contoh, pengujian laboratorium, pengolahan data hasil pengujian dan pelaporan hasil pengujian. Pembiayaan berasal dari APBN Arsip Nasional Republik Indonesia tahun anggaran 2011, seperti yang tercantum dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02 A Tahun 2011 tentang Rencana Kinerja Tahunan Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2011.

(5)

5 I I . T I N J A U A N P U S T A K A

A. Arsip Kertas

Arsip kertas dapat mengalami kerusakan karena berbagai faktor, sehingga kondisi fisik arsip kertas yang disimpan dapat menurun kualitasnya terutama kualitas fisik arsip yang dapat menyebabkan hilangnya informasi. Kertas dapat rusak karena faktor yang berasal dari dalam kertas itu sendiri maupun karena faktor yang berasal dari luar. Kertas dapat mengalami penurunan kualitas karena bahan-bahan yang dipakai pada saat pembuatannya, sehingga kertas dapat mengalami perusakan dengan sendirinya karena proses kimia yang berlangsung di dalam kertas. Selain itu terdapat faktor yang dapat mempercepat proses kerusakan diantaranya suhu dan kelembaban, polutan dari udara serta ancaman kerusakan yang berasal dari api, cahaya, jamur, serangga, binatang pengerat termasuk juga perlakuan, baik pada saat proses penyimpanan, pengolahan maupun pada saat dilayankan kepada para pengguna arsip di ruang layanan arsip.

Kerusakan yang terjadi pada arsip kertas dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis kerusakan yaitu 1:

1. Kerusakan yang terjadi pada jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan (banden).

Merupakan suatu bentuk kerusakan yang terjadi pada permukaan dan jilidan dari arsip yang terjilid, punggung dan juga jahitan dari jilidan. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya permukaan jilidan.

2. Kerusakan yang diakibatkan oleh proses kimia.

Kerusakan ini dapat disebabkan baik oleh faktor internal maupun eksternal. Faktor internal dapat berupa bahan-bahan yang dipakai selama proses

1

(6)

6 pembuatan kertas, sementara faktor dari luar dapat berasal dari lingkungan tempat penyimpanan dan material yang ada pada kertas seperti tinta,

selotape, paper klip logam dll. Jenis kerusakan yang terjadi adalah

kerusakan akibat api, foxing2, korosi tinta, korosi tembaga, tape dan stiker,

karat, asidifikasi, dan perbaikan sebelumnya.

3. Kerusakan yang diakibatkan oleh perlakuan (mekanik).

Kerusakan ini disebabkan oleh penggunaan yang salah, penanganan terhadap arsip yang salah, penyimpanan dan kekerasan akibat perang. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah kerutan pada halaman, lipatan pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme.

4. Kerusakan yang diakibatkan oleh hama.

Kerusakan ini terbagi dalam dua kategori yaitu kerusakan yang diakibatkan oleh serangga termasuk didalamnya karena kutu buku, rayap, kumbang dan

silverfish, kemudian kerusakan yang disebabkan oleh binatang pengerat

seperti tikus. Di negara tropis, rayap dapat menyebabkan kerusakan serius pada arsip. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah adanya kotoran serangga, kertas berlubang akibat digigit serangga, dan sobeknya kertas. 5. Kerusakan yang diakibatkan oleh air.

Air yang terdapat di dalam kertas setelah melalui proses pembuatan kertas berkisar antara 6%3 atau disebut sebagai kadar air dalam kertas. Ini

merupakan persentase kelembaban yang baik bagi kertas. Dalam penyimpanan tertentu, kertas dapat mengalami kelembaban yang lebih tinggi dari 6%. Meningkatnya kandungan air dapat menyebabkan

2 Flek/noda kecil biasanya berwarna coklat muda hingga hitam, tersebar pada seluruh lembaran manuskrip atau halaman buku. Ibid hal 143

(7)

7 kerusakan pada kertas. Jenis kerusakan yang terjadi diantaranya adalah perubahan warna pada kertas, timbulnya noda, dan kertas menjadi rapuh. Tingkat kerusakan pada arsip kertas dikelompokkan menjadi tiga kategori yaitu:

1. Kerusakan ringan

Kerusakan pada arsip kertas dimana kertas tersebut tidak akan bertambah rusak ketika sedang dipakai contohnya ketika dipindahkan, atau ketika membalik halaman.

2. Kerusakan sedang

Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut tidak akan bertambah jika penanganan dilakukan dengan halus dan hati-hati. Namun, jika arsip kertas diperlakukan atau dikerjakan agak terlalu kasar maka akan berpeluang menambah kerusakan.

3. Kerusakan berat

Kerusakan pada arsip kertas dimana kerusakan tersebut akan bertambah walaupun telah dilakukan penanganan secara halus dan hati-hati. Selain itu kerusakan dikategorikan berat jika ada kecenderungan akan hilangnya informasi. Bahkan jika hanya sebagian dari sebuah lembaran arsip mengalami kerusakan berat, seluruh arsip dianggap rusak berat sehingga tidak dapat diakses.

B. Arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW)

Arsip BOW merupakan arsip yang diserahkan oleh Departemen Pekerjaan Umum (PU) yang memiliki arsip periode Hindia Belanda yaitu tahun 1914 – 1942. Jumlah arsip sekitar 1600 meter linier meliputi arsip jalan masuk (toegangen) yang berjumlah 78 meter linier selebihnya sistem Verbaal dan Agenda. Arsip ini berasal dari Gedung Sate Bandung Jawa Barat. Departemen ini pada awal didirikan

(8)

8 tahun 1819 merupakan sebuah lembaga Civiele Gebouwen (Bangunan Sipil) yang kemudian digabung dengan Hoofdinspectie Waterstaat (Inspektorat Pengairan) menjadi Administratie van den Waterstaat en der Civiele Gebouwen (Administrasi Pengairan dan Bangunan Sipil) pada tahun 1828.

Pada tahun 1864 BOW menangani pengelolaan, pengawasan pengairan dan pekerjaan umum di Hindia Belanda (pembangunan sipil seperti jalan, jembatan dan bangunan publik lainnya), pengelolaan pertambangan dan mesin uap. Lebih lanjut, departemen ini menangani bidang komunikasi (pos, telegraf, dan sambungan telepon), sarana perhubungan (perkeretaapian dan pelabuhan), administrasi pergudangan, layanan tabungan kantor pos, hingga pengerukan sungai. Dalam perkembangan organisasinya, pada tahun 1934, departemen ini bergabung dengan Departement van Gouvernementsbedrijven (Departemen Urusan BUMN) menjadi Departement van Verkeer en Waterstaat (Departemen Perhubungan dan Pengairan.4

Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan kurun waktu yang menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem arsip yang berbeda. Adapun sistem kearsipan yang digunakan dalam penataan arsip BOW pada saat dinamisnya (periode 1800-an sampai 1924) adalah sistem Verbaal dan Kaulbach berdasarkan nomor registrasi dalam kartu agenda (kurun waktu 1925-1942).5

Sistem Verbaal6 berasal dari kegiatan yang dilakukan dalam Staten-Generaal (Lembaga Perwakilan Rakyat Kerajaan Belanda) pada abad 17-18 ketika

pejabat tertentu meyampaikan laporan termasuk didalamnya korespondensi.7

Secara kearsipan, Verbaal dapat diartikan sebagai kesatuan dokumen yang merujuk pada sebuah keputusan8 dan ditata bukan berdasarkan subyek melainkan

4Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Inventaris Arsip Departement

Burgelijke Openbare Werken, Arsip Nasional RI, 2010.

5Ibid Hal 3 6Ibid hal 3

7 F.J.M. Otten, Gids voor de Archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat 1813-1940

(Den Haag: Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, 2004), 46

(9)

9 secara kronologis sesuai tanggal keputusan. Sistem ini sebenarnya telah dipraktekkan sekitar tahun 1800-an dimana kesamaan bentuk redaksi menjadi dasar pengelompokan dokumen, namun baru diresmikan tahun 1823 dengan keluarnya Keputusan Raja (Koninklijk Besluit) tanggal 4 September 1823 nomor 7.

Sistem Verbaal adalah suatu sistem yang terdiri dari seri Verbaal yaitu keputusan kepala organisasi yang tertulis dalam lembaran ganda atau kertas dobel folio, yang didalamnya disertakan surat/dokumen masuk yang berkaitan dan konsep surat keluar yang telah disetujui (kadang juga disertai dokumen pendukung lain seperti memo, nota dinas, atau advis dari instansi lain). Dalam sistem ini, untuk membaca atau menemukan arsip yang dimaksud, dikenal 4 (empat) jalan masuk atau dikenal dengan istilah Toegangen.

Toegangen atau jalan masuk terdiri dari agenda, index, dan klapper dan autoriteiten. Sistem Verbaal digunakan di BOW pada tahun 1914 – 1924, namun

jalan masuknya tidak lengkap. Belum ditemukan agenda sama sekali. Baru ditemukan sebuah klapper tahun 1922, dan dua buah autoriteiten tahun 1921 dan 1924. Agenda, adalah suatu daftar yang berisi informasi tentang keluar masuknya surat yang disusun berdasarkan urut nomor. Keberadaan agenda ini diketahui dari kode ‘Ag. No.’ (nomor agenda) yang terdapat dalam Verbaal. Index merupakan jalan masuk utama dalam arsip menurut sistem Verbaal. Index adalah suatu daftar, dimana pada lajur bagian atas pada halaman atau folio tertentu ditulis mengenai rubrik atau subyek yang telah ditentukan. Oleh karena itu index juga disebut index folio.

Klapper pada umumnya adalah daftar nama atau tempat atau kata tangkap

yang terdapat dalam index. Dalam arsip BOW, klapper adalah index nama sehingga sering disebut namensklapper (klapper nama) untuk mempertegas perbedaan dengan klapper yang lain. Klapper disusun sesuai abjad (alfabetis) dan memuat nama-nama orang yang terdapat atau tercantum di dalam surat yang diterima atau dikirimkan. Autoriteiten adalah suatu daftar atau catatan yang memuat dari instansi mana suatu surat itu dikirim, termasuk keterangan mengenai tanggal dan

(10)

10 nomor surat. Jalan masuk ini berfungsi terutama ketika arsip tersebut masih aktif, yakni untuk memudahkan penemuan kembali arsip atau menggabungkan kembali arsip apabila suatu instansi menulis surat dengan menunjuk surat yang pernah dikirimnya hanya dengan tanggal dan nomor suratnya saja.

Sistem Kaulbach9 diperkenalkan di Hindia Belanda oleh seorang pegawai

bernama Kaulbach yang mempelajari sistem arsip pada waktu ia di Belanda dalam organisasi Staatshollandspoor (Jawatan Kereta Api Belanda) sehingga sering disebut juga Sistem Kaulbach. Dalam sistem ini, arsip dikelompokkan berdasarkan subyek dengan kumpulan keputusan/Verbaal sebagai seri utama. Sistem Kaulbach menggunakan jalan masuk yang terdiri dari hoofdenlijst, agenda, klapper,

autoriteiten, dan controle boeken.

Hoofdenlijst disusun berdasarkan afdeling (bagian atau divisi dalam

departemen). Bentuk jalan masuk ini sama dengan hoofdenlijst yang terdapat pada sistem Verbaal namun pada sistem kartu, hoofdenlijst dibuat terpisah dalam bentuk buku. Agenda di sini berbeda dengan agenda yang terdapat dalam sistem Verbaal. Tidak semata-mata untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, agenda

ini menjadi jalan masuk utama sistem Kaulbach karena juga merujuk pada tanggal dan nomor Verbaal. Agenda ini memiliki bentuk asli kartu yang kemudian dibundel/dijilid. Pembagian agenda ini berdasarkan divisi/afdeling yang ada. Agenda terbagi menjadi agenda biasa dan agenda geheim (rahasia). Klapper dalam sistem ini memiliki bentuk yang sama dengan yang ada dalam sistem Verbaal, namun klapper dalam sistem ini merujuk pada autoriteiten. Autoriteiten dalam sistem ini sama dengan yang terdapat dalam sistem Verbaal, namun kadang memiliki nama yang berbeda seperti autoriteiten register dan register van

ingekomen stukken. Jalan masuk ini tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip. Controle boek adalah buku yang berfungsi untuk mengecek status pengiriman

surat keluar. Buku ini hanya digunakan pada saat arsip dinamis sehingga tidak dapat digunakan untuk mengakses arsip.

9Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Inventaris Arsip Departement

(11)

11 I I I . P E L A K S A N A A N

A. Jenis-jenis Pengujian

1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan,

Pemeriksaan kondisi ruang penyimpanan arsip BOW meliputi:

a. Suhu (0C), Suhu adalah ukuran kuantitatif terhadap temperatur;

b. Kelembaban (%RH), Kelembaban adalah konsentrasi uap air di udara;

c. Intensitas cahaya (lux), Intensitas cahaya adalah besaran pokok fisika untuk mengukur daya yang dipancarkan oleh suatu sumber cahaya pada arah tertentu per satuan sudut;

d. Intensitas UV (µW/M), Intensitas UV adalah intensitas radiasi elektromagnetis terhadap panjang gelombang yang lebih pendek dari daerah dengan sinar tampak, namun lebih panjang dari sinar-X yang kecil.

Pengujian suhu, kelembaban, intensitas cahaya, dan intensitas UV dilakukan di ruang penyimpanan arsip BOW lantai 6 dan 7 gedung depo G. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan dengan menggunakan

thermohygrometer digital SWEMA AIR 300, sedangkan pengujian intensitas

cahaya (lux), dan intensitas UV dilakukan dengan menggunakan alat Elsec

UV Monitor. Pengujian suhu dan kelembaban dilakukan pada 3 titik ruangan

dalam kondisi lampu nyala. Sedangkan pengujian intensitas cahaya dan UV dilakukan pada kondisi lampu mati, lampu nyala dan dekat jendela.. Masing-masing pengujian dilakukan pada pagi hari sebelum identifikasi kondisi kerusakan pada arsip BOW.

2. Identifikasi Kondisi Kerusakan

Identifikasi terhadap kondisi kerusakan arsip BOW diperoleh dengan melakukan pengamatan terhadap jenis kerusakan dan tingkat kerusakan yang terjadi pada arsip BOW berdasarkan Damage Atlas meliputi:

(12)

12 a. Pengujian terhadap kerusakan jilidan;

b. Pengujian terhadap kerusakan akibat kimia; c. Pengujian terhadap kerusakan akibat mekanik;

d. Pengujian terhadap kerusakan akibat serangga dan binatang pengerat; e. Pengujian terhadap kerusakan akibat air.

3. Identifikasi Ciri Fisik

a. Ketebalan lembaran kertas. Tebal kertas adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan kertas pada kondisi standar10. Pengujian

ketebalan dilakukan terhadap lembaran kertas arsip dan banden arsip secara keseluruhan.

b. Ketebalan banden arsip secara keseluruhan. Tebal banden adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan banden pada kondisi standar. Pengujian ketebalan dilakukan terhadap banden arsip secara keseluruhan.

c. Bobot banden arsip. Bobot adalah berat bundel/jilidan arsip diukur dengan satuan gram.

d. Ukuran kertas. Ukuran kertas adalah standar atau norma untuk mengukur panjang dan lebar yang dinyatakan dalam cm.

e. Watermark. Pengamatan dilakukan terhadap watermark/tanda air yang terdapat pada lembaran arsip

4. Pengujian pH Permukaan

Pengujian pH atau derajat keasaman pada arsip kertas BOW dilakukan dengan metode pH permukaan11 dengan menggunakan pH meter HORIBA.

Pengujian pH dilakukan pada sampel yang diambil secara acak pada permukaan kertas di bagian depan, tengah dan belakang pada jilidan atau bundel arsip.

10 SNI 14-0435-1998. - Cara uji tebal lembaran pulp, kertas dan karton 11 SNI 14-4735-1998 - Cara uji pH permukaan kertas

(13)

13 B. Cara Pengambilan Sampel Uji/Pengujian

Penataan arsip BOW dilakukan berdasarkan periodesasi yang menunjukkan bahwa organisasi ini menggunakan dua jenis sistem penataan arsip yang berbeda, arsip BOW terdiri dari arsip toegangen tahun 1914-1942, arsip yang disusun dengan sistem Verbaal (Verbaal BOW) dan sistem Agenda (Agenda BOW). Jumlah seluruh arsip BOW berdasarkan penghitungan yang dilakukan oleh staf Subdit Instalasi Laboratorium adalah 13.797 boks yang berisi arsip yang tidak berbentuk jilidan (diasumsikan 1 boks berukuran 10 cm berisi 1 sampul arsip atau 1 nomor) dan sebanyak 503 boks yang khusus berisi arsip Toegangen (jalan masuk) dalam bentuk jilidan dan memakai boks dari Belanda dalam berbagai ukuran.

Dari jumlah 14.300 boks (13.797 + 503) kemudian diambil sampel, karena jumlah populasinya berada di antara 10.000 – 15.000 boks maka menurut tabel

Krajcie dan Morgan (1970)12 sampel yang diambil yaitu berkisar antara 370 – 375 boks. Penghitungan terhadap interval sampel dilakukan dengan cara membagi seluruh jumlah boks dengan perkiraan jumlah sampel yang diambil maka akan diperoleh nilai 40 (14.300/370), maka dilakukan pengambilan sampel untuk

Toegangen mulai dari no 40, 80, 120, dst., begitu juga dengan arsip dengan sistem Verbaal, sementara untuk arsip dengan sistem Agenda yang berkurun waktu

antara tahun 1925-1942, karena belum memiliki nomor definitif, dilakukan pengambilan sampel berdasarkan tahun arsip sampai semua tahun terambil secara acak dimana arsip-arsip tersebut sudah memiliki nomor sementara. Untuk arsip yang belum memiliki nomor sementara tidak dilakukan pengujian karena masih dalam proses pengolahan yang dilakukan oleh Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945. Karena itu sampel yang semula akan diuji 370-375 sampel, hanya dapat diuji sebanyak 297 sampel dari arsip BOW yang sudah memiliki identitas nomor, baik nomor sementara maupun nomor definitif.

12

Gempur, Santoso. Fundamendal Metodologi Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Prestasi Pustaka

(14)

14 Lihat lampiran 1 Matrik Data Hasil Pengujian Kerusakan Arsip BOW dan lampiran 2 Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW. Nomor sampel/formulir uji masing-masing arsip BOW sebagai berikut : Toegangen sampel uji nomor 1-35, Sistem Verbal sampel uji nomor 36-142 dan Sistem

Agenda sampel uji nomor 143- 297.

Untuk pengujian derajat keasaman (pH), sampling dilakukan terhadap lembaran kertas yang ada pada bagian awal, tengah dan akhir arsip tiap bundelnya kemudian dibuat nilai kisarannya, demikian pula untuk ketebalan kertas, ukuran, dan watermark. Untuk jenis dan tingkat kerusakan arsip dilihat dari keseluruhan tampilan arsip mulai dari lembaran paling awal sampai lembaran paling akhir.

C. Hasil Pengujian dan Pembahasan

1. Pemeriksaan Kondisi Ruang Penyimpanan

Selama pengujian berlangsung, parameter kondisi lingkungan yang diamati di ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken (BOW) lantai 6 dan 7 depo G adalah suhu, kelembaban, intensitas cahaya dan UV. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah kondisi ruangan sesuai dengan kondisi ruang penyimpanan arsip yang dipersyaratkan. Adapun hasil pengamatan, dapat dilihat dalam tabel berikut:

(15)

15 Tabel 1. Kondisi ruang penyimpanan arsip Burgerlijke Openbare Werken

(BOW) lantai 6 dan 7 depo G

No Parameter uji* Kondisi Ruang Penyimpanan Keterangan

Standar Lantai 6 Lantai 7

1. Suhu (0C) 18 – 22* 21,6 – 22,5 21,9 – 23,7 Pengukuran ***: 04 Feb, 04 Maret, 08 April, 06 Mei 2011 2. Kelembaban (% RH) 45 – 55* 42,1– 45,2 44,1 – 47,7

3. Cahaya (lux) maks 55

(terang)** 38,2 30,8

4. UV (µW/M) maks 75

(terang)** 0 1,3

Keterangan :

* Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip

** Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta, 1992

*** Pengukuran intensitas cahaya, UV, suhu dan kelembaban ruang pada tiga titik yang mewakili dengan kondisi beberapa lampu tidak menyala. Pengukuran dilakukan pada pagi hari. AC berfungsi baik, sedangkan dehumidifier dalam keadaan mati.

Hasil pengamatan kondisi suhu dan kelembaban relatif lantai 6 dan 7 ruang depo G yang ditunjukan pada tabel di atas, dapat kita lihat bahwa suhu masih belum sesuai, sedangkan kondisi kelembaban relatif sudah memenuhi standar yang dipersyaratkan untuk ruang depo arsip.

Suhu dan kelembaban dapat mempengaruhi kondisi fisik arsip kertas yang disimpan karena jika terjadi perubahan suhu yang cukup tinggi akan menyebabkan terjadi perubahan pada volume dan ketegangan. Jika perubahan itu terjadi terus-menerus, akan dapat menyebabkan kertas menjadi lemah karena putusnya rantai ikatan kimia pada polimer selulosa. Jika suhu udara naik, maka kelembaban udara akan turun dan air yang terkandung di dalam kertas akan dilepas, sehingga kertas menjadi kering dan menyusut, bila ini terjadi maka serat selulosa yang menyusun lembaran kertas akan saling tarik menarik. Namun sebaliknya bila suhu turun, maka kelembaban udara akan naik dan kertas akan menyerap air sehingga kandungan air dalam kertas akan bertambah sehingga volume kertas akan bertambah, disamping itu dengan

(16)

16 bertambahnya kandungan air dalam kertas akan memberi peluang bagi jamur untuk tumbuh dan berkembang biak.13 Untuk itulah penting untuk tetap

menjaga agar suhu dan kelembaban relatif tetap stabil.

Selain suhu dan kelembaban relatif ada hal lain yang dapat mempengaruhi kondisi arsip yaitu cahaya, baik yang berasal dari alam maupun buatan, yang dapat membuat material dalam hal ini kertas menjadi lemah, serta mengubah warna dari kertas menjadi pudar atau lebih gelap. Kerusakan yang diakibatkan oleh cahaya bersifat irreversible atau tidak dapat dikembalikan seperti keadaan semula, dan seiring berjalannya waktu efeknya akan terus terakumulasi. Cahaya matahari mengandung sinar-sinar yang berbahaya seperti sinar inframerah dan ultra violet. Karena itu penting untuk melindungi arsip dari paparan langsung sinar matahari.14

Sinar-sinar yang terdapat dalam cahaya dapat dibagi dalam tiga kelompok menurut panjang gelombangnya, yaitu sinar ultra violet dengan panjang gelombang antara 300-400 milimikron, sinar cahaya tampak dengan panjang gelombang antara 400-700 milimikron dan sinar infra merah dengan panjang gelombang lebih besar dari 760 milimikron, dimana semakin kecil panjang gelombang dari suatu sinar maka makin besar energi yang dihasilkan sehingga sinar ultra violet merupakan sinar dengan kekuatan merusak yang paling besar karena memiliki panjang gelombang paling kecil. Sinar ultra violet dapat mengakibatkan perubahan terhadap warna tulisan dimana tulisan menjadi pudar dan lama kelamaan akan mengakibatkan kertas menjadi rapuh dan kehilangan kekuatan. 15

Dari hasil pengukuran terhadap cahaya matahari pada lantai 6 dan 7 gedung G tempat arsip BOW disimpan banyaknya cahaya yang masuk ke ruang penyimpanan dan sinar UV seluruh hasilnya di bawah batas maksimal dari yang

13 Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, Program Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip,

Jakarta, 1992, hlm. 16.

14 Rene Teygeler, Preservation of Archives in Tropical Climates, ICA/ARA/ANRI, 2001, hlm

93-94.

(17)

17 ditetapkan oleh standar, sehingga dapat dikatakan bahwa ruang penyimpanan dalam kondisi baik.

2. Identifikasi Kondisi Fisik

Arsip BOW merupakan arsip media kertas yang dapat rusak karena berbagai sebab sehingga memperlihatkan beragam jenis dan tingkat kerusakan. Jenis dan tingkat kerusakan pada arsip ditentukan berdasarkan buku Archive

Damage Atlas, buku ini digunakan untuk mengenali jenis dan tingkat kerusakan

yang terjadi pada arsip serta penyebab dari kerusakan.

Hasil pengujian identifikasi kondisi fisik arsip BOW (matrik Hasil Pengujian Kondisi Kerusakan Arsip BOW pada lampiran 1) ditunjukkan pada diagram berikut :

Gambar 1. Diagram Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW

Baik 71% Rusak Ringan 37% Rusak Sedang 55% Rusak Berat 8% Rusak, 29%

Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW

Baik

Rusak Ringan Rusak Sedang Rusak Berat

(18)

18 Dari hasil uji dan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi fisik arsip BOW 71% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 29% dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat.

Pada persentase kondisi arsip yang rusak tersebut, tingkat kerusakan terbesar adalah pada tingkat kerusakan sedang sebesar 55%, kemudian kerusakan ringan 37% dan kerusakan berat sebesar 8%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW secara keseluruhan umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan yang masih baik. Tingkat kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada tingkat kerusakan sedang dan ringan. Kerusakan berat yang teridentifikasi sebesar 8% dari populasi arsip rusak.

Data persentase tingkat dan jenis kerusakan Arsip BOW ditunjukkan pada diagram berikut ini:

Gambar 2. Diagram Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW

Dari gambar 2 di atas menunjukkan bahwa jumlah persentase jenis kerusakan yang terjadi pada arsip BOW yaitu kerusakan akibat faktor kimia > akibat faktor mekanik > pada jilidan > akibat faktor air > akibat hama. persentase terbesar adalah jenis kerusakan karena faktor kimia sebesar 64%.

Jilidan 7% Kimia 64% Mekanik 21% Hama 3% air 5%

Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW

jilidan (khusus toegangen) kimia mekanik hama air

(19)

19 Persentase tingkat kerusakan pada masing-masing jenis kerusakan baik rusak ringan, sedang atau berat ditunjukkan pada gambar 3 di bawah ini.

Gambar 3. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW

Keterangan : Pada arsip BOW hanya Toegangen yang memiliki jenis kerusakan pada jilidan karena berbentuk banden/jilidan, sedangkan arsip BOW sistem Verbaal dan Agenda berbentuk bundel tanpa dijilid.

Berdasarkan gambar 3 di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat mempunyai persentase yang lebih kecil dibandingkan dengan kerusakan ringan dan sedang.

Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan pada jillidan untuk toegangen sebesar 20,8%. Jenis kerusakan ini diidentifikasikan dengan adanya pelengkungan, lepasnya jahitan, terkelupasnya punggung jilidan, longgarnya jilidan, lepasnya lembaran arsip, dan rusaknya permukaan jilidan. Sementara tingkat kerusakan berat dengan persentase besar lainnya adalah kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,0% yang

64,1% 67,4% 39,6% 31,2% 45,8% 23,4% 27,9% 47,4% 64,1% 33,3% 12,5% 4,7% 13,0% 4,6% 20,8% kerusakan akibat faktor air kerusakan akibat faktor biologi kerusakan akibat faktor mekanik kerusakan akibat faktor kimia kerusakan pada jilidan

(khusus BOW Toegangen)

Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW

(20)

20 diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan. Jenis kerusakan ini diidentifikasikan dengan adanya kerutan pada sudut halaman, sobekan kecil di sepanjang tepi arsip, kertas patah akibat lipatan, dan lubang pada kertas akibat vandalisme, dll.

Data hasil pengujian berdasarkan jenis arsip BOW diuraikan sebagai berikut:

a. Kerusakan Pada Toegangen

Hasil pengujian identifikasi kondisi Toegangen ditunjukkan pada gambar berikut ini:

Gambar 4. Diagram Persentase Kondisi Fisik Toegangen

Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi Toegangen 63% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara 37% nya dalam kondisi rusak, baik ringan, sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan ringan sebesar 21%, kemudian kerusakan sedang 13% dan kerusakan berat sebesar 3%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi Toegangen umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip.

Baik 63% rusak ringan 21% rusak sedang 13% rusak berat 3%

Persentase Kondisi Fisik Toegangen

Baik rusak ringan rusak sedang rusak berat

(21)

21 Data persentase tingkat kerusakan toegangen berdasarkan jenis kerusakan ditunjukkan pada tabel dan diagram berikut ini:

Tabel 2. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Toegangen

No. Parameter Kerusakan

Persentase Tingkat Kerusakan Rusak

ringan sedang Rusak Rusak Berat

1 Jilidan 1. Melengkung 7.3 4.2 0 2. Punggung 5.2 11.5 6.3 3. Jahitan 5.2 15.6 14.6 4. Permukaan 28.1 2.1 0 Jumlah 48.5 33.4 20.9 2 Kimia 5. Api 0 0 0 6. Foxing 10.8 36.5 0 7. Korosi Tinta 17.6 18.9 0 8. Korosi Tembaga 0 0 0 9. Selotape 0 0 0 10. Karat 0 0 0 11. Perbaikan sebelumnya 14.9 1.4 0 Jumlah 43.3 56.0 0 3 Mekanik 12. Penggunaan 80.6 12.9 6.5 13. kekerasan 0 0 0 Jumlah 80.6 12.9 6.5 4 Biologi 14. Serangga 68.8 31.3 0 15. Tikus 0 0 0 Jumlah 68.8 31.3 0 5 Air 16. Noda 93.3 6.7 0 17. Rapuh 0 0 0 18. Jamur 0 0 0 19. lengket 0 0 0 Jumlah 93.3 6.7 0

(22)

22 Gambar 5. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen

Pada arsip BOW hanya arsip toegangen yang berbentuk jilidan. Dari hasil pengujian dan gambar di atas (tabel: 2, gambar: 5) menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW toegangen, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada kerusakan jilidan dan kerusakan akibat faktor mekanik.

Kerusakan berat pada jilidan yang dialami oleh arsip BOW toegangen adalah kerusakan yang diakibatkan oleh rusaknya punggung jilidan dan kerusakan pada jahitan sehingga lembaran arsip lepas dari jilidannya. Kondisi kerusakan dapat kita lihat pada gambar 6 di bawah ini.

45,8% 43,2% 80,6% 68,8% 93,3% 33,3% 56,8% 12,9% 31,3% 6,7% 20,8% 6,5%

kerusakan pada jilidan kerusakan akibat faktor

kimia

kerusakan akibat faktor mekanik kerusakan akibat faktor

biologi kerusakan akibat faktor

air

Persentase Tingkat Kerusakan Toegangen

(23)

23 Gambar 6. Contoh Kerusakan Jilidan Pada Toegangen

Kerusakan pada punggung jilidan

(BOW Toegangen No. 78) Kerusakan akibat lepasnya lembaran kertas dari jilidan (BOW Toegangen No. 78)

Pada gambar 6 terlihat bagian punggung jilidan (yang biasanya memuat tulisan judul berkas) hilang. Bila kerusakan ini tidak ditangani dengan segera maka lama kelamaan bukan hanya punggung buku tetapi jahitan pada jilidan akan putus dan memperbesar kemungkinan lepasnya lembaran arsip sehingga informasi yang terkandung di dalamnya akan hilang, oleh karena itu untuk jilidan yang lepas harus segera dijilid ulang. Kerusakan berat lainnya adalah kerusakan akibat dari penggunaan (sebab mekanik) yang umumnya ditandai dengan adanya lipatan, sobek dan lekukan pada kertas. Hal tersebut diakibatkan kekurang hati-hatian dari pengelola maupun pengguna arsip pada saat melakukan penanganan terhadap arsip tersebut. Perbaikan yang dapat dilakukan dengan kondisi seperti di atas adalah perbaikan dengan mesin leafcasting.

Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu foxing dan korosi tinta. Walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani. Korosi tinta dan foxing apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada arsip (Gambar 7).

(24)

24 Gambar 7. Contoh Kerusakan Faktor Kimia Akibat Korosi Tinta

Kerusakan Akibat Korosi Tinta (BOW Toegangen No. 118)

Korosi tinta pada kategori kerusakan sedang seperti gambar di atas menunjukkan tulisan pada bagian belakang kertas arsip menembus hingga berbayang pada permukaan bagian depan, sehingga menyebabkan berkurangnya kualitas pembacaan tulisan pada arsip. Hal ini apabila lebih lanjut tidak segera ditangani akan menyebabkan korosi bertambah parah dan bagian tulisan akan rapuh dan akhirnya akan berlubang. Penanganan kondisi suhu dan kelembaban yang stabil dapat menghambat percepatan korosi tinta.

b. Kerusakan Pada Arsip BOW Sistem Verbaal

Hasil pengujian identifikasi kondisi arsip BOW sistem Verbaal ditunjukkan pada diagram berikut ini:

(25)

25 Gambar 8. Diagram Persentase Kondisi Fisik SistemVerbaal

Berdasarkan gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem Verbaal 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan,

sementara 28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan sedang sebesar 15%, kemudian kerusakan ringan 11% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistemVerbaal umumnya masih dalam

kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip.

Sedangkan data persentase tingkat dan jenis kerusakan arsip sistem

Verbaal yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel 2 berikut ini: Baik 72% rusak ringan 11% rusak sedang 15% rusak berat 2%

Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Verbaal

Baik rusak ringan rusak sedang rusak berat

(26)

26 Tabel 3. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan SistemVerbaal

No. Parameter Kerusakan

Persentase Tingkat Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang Rusak berat 1 Kimia 1. Api 0.3 0 0 2. Foxing 15.5 17.4 0.9 3. Korosi Tinta 6.3 26.9 0.3 4. Korosi Tembaga 0.6 0.3 0 5. Selotape 0.6 0.3 0 6. Karat 10.1 14.9 1.6 7. Perbaikan sebelumnya 3.5 0 0.3 Jumlah 37.0 59.8 3.2 2 Mekanik 8. Penggunaan 42.9 40.0 12.4 9. Kekerasan 1.9 1.0 1.9 Jumlah 44.8 41.0 14.3 3 Biologi 10. Serangga 50.0 12.5 0.0 11. Tikus 12.5 0.0 25.0 Jumlah 62.5 12.5 25.0 4 Air 12. Noda 21.7 13.0 8.7 13. Rapuh 8.7 8.7 13.0 14. Jamur 4.3 8.7 13.0 15. Lengket 0 0 0 Jumlah 34.8 30.4 34.8

Keterangan : Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas pembungkus.

Data persentase tingkat kerusakan arsip sistem Verbaal ditunjukkan pada gambar 9 berikut ini:

(27)

27 Gambar 9. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan sistem Verbaal

Berdasarkan tabel 3 dan gambar 9 di atas menunjukkan bahwa kerusakan terjadi pada berbagai tingkat kerusakan yaitu ringan, sedang hingga berat. Kerusakan berat yang terjadi diakibatkan oleh semua faktor penyebab baik faktor kimia, biologi, mekanik dan air.

Persentase kerusakan berat terbesar yang terjadi adalah akibat air dengan persentase sebesar 34,8%. Kerusakan akibat air ditandai oleh adanya noda, rapuh dan pertumbuhan jamur. Adanya pertumbuhan jamur pada lembaran kertas dapat menyebabkan kertas arsip menjadi rusak. Tumbuhnya benang mycelium jamur menembus permukaan kertas dan mengeluarkan enzim yang dapat memecah rantai selulosa pada kertas, sehingga pada akhirnya kertas akan menjadi hancur dan kehilangan informasi yang ada. Pertumbuhan

mycelium ini juga dapat mengotori permukaan kertas. Kerusakan lain yang

diakibatkan oleh air adalah noda pada permukaan arsip yang menyebabkan menurunnya kualitas fisik kertas, lebih lanjut dapat mengakibatkan rapuhnya bagian kertas yang terkena air, terutama pada bagian tepi kertas (gambar 10). Agar kerusakan tidak meluas pengaturan suhu dan kelembaban harus stabil.

37,0% 44,8% 62,5% 34,8% 59,8% 41,0% 12,5% 30,4% 3,2% 14,3% 25,0% 34,8% kerusakan akibat faktor kimia kerusakan akibat faktor mekanik kerusakan akibat faktor biologi kerusakan akibat faktor air

Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Verbaal

(28)

28 Gambar 10. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Air pada Sistem Verbaal

Kerusakan akibat jamur (BOW- Verbaal No 120)

Kerusakan akibat noda air (BOW- Verbaal No 3000)

Kerusakan akibat noda air yang menyebabkan arsip menjadi rapuh pada bagian tepi lembaran

(29)

29 c. Kerusakan pada Sistem Agenda

Hasil pengujian identifikasi kondisi sistem Agenda ditunjukkan pada diagram berikut ini:

Gambar 11. Diagram Persentase Kondisi Fisik Sistem Agenda

Dari gambar diagram di atas diperoleh hasil kondisi arsip BOW sistem

Agenda 72% berada dalam kondisi baik/tidak mengalami kerusakan, sementara

28%-nya dalam kondisi rusak, baik ringan sedang maupun berat. Persentase kerusakan terbesar adalah pada kerusakan pada tingkat sedang sebesar 18%, kemudian kerusakan ringan 8% dan kerusakan berat sebesar 2%. Hasil ini menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sistem Agenda umumnya masih dalam kondisi baik, dengan penampakan fisik yang masih baik. Kerusakan yang terjadi pada umumnya hanya pada lembaran tertentu saja dan tidak mencakup keseluruhan bundel arsip.

Data persentase tingkat dan jenis kerusakan pada sistem Agenda yang rusak (28%) ditunjukkan pada tabel berikut ini:

Baik 72% rusak ringan 8% rusak sedang 18% rusak berat 2%

Identifikasi Kondisi Fisik Sistem Agenda

Baik rusak ringan rusak sedang rusak berat

(30)

30 Tabel 4. Persentase Tingkat dan Jenis Kerusakan Sistem Agenda

No. Parameter Kerusakan

Persentase Tingkat Kerusakan Rusak ringan Rusak sedang Rusak berat 1 Kimia 1. Api 0.2 0 0 2. Foxing 11.3 19.3 1.5 3. Korosi Tinta 4.2 26.8 0.8 4. Korosi Tembaga 0 0.2 0 5. Selotape 0.2 0 0 6. Karat 7.6 21.4 3.6 7. Perbaikan sebelumnya 1.9 0.4 0.4 Jumlah 25.5 68.2 6.4 2 Mekanik 8. Penggunaan 27.5 59.1 12.7 9. Kekerasan 0 0 0.7 Jumlah 27.5 59.1 13.4 3 Biologi 10. Serangga 33.3 0 0 11. Tikus 33.3 33.3 0 Jumlah 66.7 33.3 0 4 Air 12. Noda 53.8 19.2 0 13. Rapuh 7.7 7.7 0 14. Jamur 7.7 0 0 15. Lengket 3.8 0 0 Jumlah 73.1 26.9 0

Keterangan: Pada jenis arsip ini tidak dilakukan pengujian pada jilidan karena berupa lembaran lepas yang dibungkus menjadi satu dengan memakai kertas pembungkus.

Data persentase tingkat kerusakan sistem Agenda berdasarkan jenis kerusakannya ditunjukkan pula pada diagram batang (gambar 12) berikut ini:

(31)

31 Gambar 12. Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda

Berdasarkan diagram di atas menunjukkan bahwa kerusakan yang terjadi pada arsip BOW Sistem Agenda, umumnya berada pada tingkat kerusakan ringan dan sedang. Kerusakan berat hanya ditunjukkan pada kerusakan akibat faktor mekanik dan faktor kimia.

Persentase kerusakan berat paling tinggi ditunjukkan oleh kerusakan akibat faktor mekanik sebesar 13,4% yang diakibatkan oleh penggunaan dan kekerasan, sementara tingkat kerusakan berat lainnya adalah akibat faktor kimia sebanyak 6,4% yang diakibatkan oleh noda, korosi tinta, karat dan perbaikan sebelumnya.

Kerusakan akibat faktor mekanik khususnya kekerasan ditemukan pada beberapa nomor arsip. Kerusakan berat ini diidentifikasikan dengan ditemukannya robekan atau lubang pada bagian sudut arsip (gambar 13) sehingga mengakibatkan hilangnya sebagian informasi arsip. Hal ini mungkin sudah ada sebelum diakuisisi ke Arsip Nasional RI. Demikian juga untuk kerusakan yang disebabkan akibat penggunaan pada masa inaktifnya.

25,5% 27,5% 66,7% 73,1% 68,2% 59,1% 33,3% 26,9% 6,4% 13,4% kerusakan akibat faktor kimia kerusakan akibat faktor mekanik kerusakan akibat faktor biologi kerusakan akibat faktor air

Persentase Tingkat Kerusakan Sistem Agenda

(32)

32 Gambar 13. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Mekanik (Penggunaan dan

Kekerasan) pada Arsip BOW Sistem Agenda

Kerusakan Akibat Lipatan (BOW- Agenda No. 10579)

Kerusakan Akibat Penggunaan (sobek) (BOW- Agenda No. 10557)

Kerusakan Akibat Lipatan (BOW- Agenda No. 10579)

Pada jenis kerusakan akibat faktor kimia yang terjadi pada sistem

Agenda akibat korosi tinta memiliki persentasi paling tinggi dengan tingkat

kerusakan sedang, kemudian karat dan noda memiliki nilai cukup tinggi. Karat disebabkan karena penggunaan paperklip yang terbuat dari logam.

Hal lain yang menjadi perhatian adalah tingginya persentase kerusakan sedang yang diakibatkan oleh faktor kimia yaitu sebesar 68.2% akibat noda dan korosi tinta, walaupun tingkatan kerusakannya masih berada dalam kategori

(33)

33 sedang namun sangat berpotensi menjadi kerusakan berat apabila tidak segera ditangani. Korosi tinta biasanya disebabkan oleh penggunaan tinta yang bersifat asam, yaitu digunakannya tinta iron gall ink . Selain itu juga disebabkan karena kelembaban, asam dan oksidasi yang mendegradasi kertas. Korosi tinta dan noda

apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan hilangnya informasi pada arsip (gambar 14). Pencegahannya adalah dengan menjaga lingkungan tempat penyimpanan harus bersih serta suhu dan kelembaban yang stabil.

Gambar 14. Contoh Kerusakan Akibat Faktor Kimia pada Sistem Agenda

Kerusakan Akibat Noda

(BOW Sistem Agenda No. 10253) (BOW Sistem Agenda No. 10579)Kerusakan Akibat Korosi Tinta

Kerusakan Akibat Karat

(BOW Sistem Agenda No. 11531) Paperklip Menimbulkan Noda Karat (BOW Sistem Agenda No. 11557)

Berdasarkan matriks Hasil Pengujian Identifikasi Kerusakan pada Arsip BOW (lampiran 1) diketahui bahwa arsip BOW khususnya Arsip Toegangen pada umumnya tidak mengalami kerusakan akibat api, korosi tembaga, selotape,

(34)

34 dan tikus. Hal ini menunjukkan bahwa lingkungan tempat penyimpanan arsip bebas dari kebakaran dan hama perusak arsip terutama tikus.

Tidak adanya kerusakan arsip karena korosi tembaga menunjukkan bahwa tulisan pada arsip menggunakan tinta yang bebas dari tembaga. Penggunaan tinta yang mengandung logam tembaga biasanya terdapat pada arsip peta dan lukisan yang menggunakan tinta warna.

Tidak adanya kerusakan arsip karena penggunaan selotape pada masa periode arsip tersebut belum dikenal penggunaannya terutama untuk menyambung kertas. Selotape baru diciptakan pada tahun 1932 untuk keperluan pengecatan mobil oleh perusahaan 3M, sedangkan selotape transparan (tranparant tape atau scoth tape) yang biasa digunakan sekarang untuk keperluan alat tulis kantor baru ditemukan pada tahun 1961 16.

3. Identifikasi Ciri Fisik

Identifikasi dilakukan dengan melakukan pengujian ciri fisik yang dapat diukur yaitu: ketebalan lembaran kertas maupun ketebalan jilidan untuk arsip yang berbentuk jilidan, bobot arsip, dan ukuran arsip. Pengujian ciri fisik lainnya adalah watermark.

Rekapitulasi hasil pengujian identifikasi ciri fisik Arsip BOW (matrik lengkap pada lampiran 2. Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW) ditunjukkan pada tabel berikut.

(35)

35 Tabel 5. Hasil Pengujian Ciri Fisik Arsip BOW

No. Parameter Pengujian

Arsip BOW

Satuan

Toegangen Sistem

Verbaal Agenda Sistem

1 Bobot Lembaran * * bundel/jilidan 294 – 4582 41 – 4516 466 – 3886 gram 2 Ketebalan lembaran 74 – 50,7 49 – 149 32 – 143 µm bundel/jilidan 0,5 – 9,5 0,1 – 6,4 0,8 – 10 cm 3 Ukuran Lembaran (27 x 23,3) s.d (46,5 x 28,5) (21,5 x 34,5) s.d (35 x 23) s.d (35,5 x 23) 21 x 15,5) cm bundel/jilidan **

Catatan : * Tidak dilakukan pengujian bobot lembaran dikarenakan belum punya timbangan dengan ketelitian yang sesuai

** Tidak dilakukan pengujian ukuran bundel/jilidan.

a. Bobot banden arsip

Bobot banden/bundel/jilidan Toegangen berdasarkan pengujian diperoleh hasil berkisar antara 294 – 4582 gram. BOW sistem Verbaal berkisar antara 41,34 – 4516 gram. Sedangkan Arsip BOW sistem Agenda berkisar antara 644 – 3886 gram. Untuk bobot lembaran kertas tidak dilakukan pengujian karena kurangnya sensitivitas alat ukur (timbangan). Hasil pengukuran bobot bundel/jilidan arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini:

Gambar 15. Diagram Hasil Rentang Bobot Banden Arsip BOW

3886 4516 4582 644 41,34 294 0 1000 2000 3000 4000 5000 Sistem Agenda Sistem Verbaal Toegangen gram

(36)

36 Dari gambar 15 rentang bobot banden Toegangen > sistem Verbaal > sistem Agenda. Rentang bobot arsip BOW tergantung dari banyaknya kegiatan administrasi dalam satu tahun.

Bobot banden arsip dapat digunakan untuk memperkirakan pemilihan jenis dan jumlah boks arsip. Dengan memperkirakan rata-rata bobot banden maksimal maka kita bisa mengupayakan jenis kertas tertentu yang memiliki daya tahan untuk menampung berat arsip tertentu.

b. Ketebalan

1). Ketebalan lembaran kertas

Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan lembaran kertas Toegangen adalah 74 – 507 mikrometer (µm), sistem Verbaal 49 – 149 µm, dan sistem

Agenda 32 – 143 µm. Hasil pengukuran ketebalan lembaran kertas arsip BOW

ditunjukkan pada gambar berikut ini:

Gambar 16. Diagram Hasil Rentang Ketebalan Lembaran Arsip BOW

143 149 507 32 49 74 0 100 200 300 400 500 600 Sistem Agenda Sistem Verbaal Toegangen mikrometer

(37)

37 Dari ketiga jenis arsip yang telah diuji, Toegangen memiliki rentang ketebalan lembaran kertas yang sangat besar yaitu antara 74 sampai 507 µm, sementara sistem Verbaal dan sistem Agendacenderung lebih seragam.

Mengingat pengujian gramatur pada lembaran arsip tidak dapat dilakukan, maka sebagai pembanding dilakukan pula pengujian ketebalan pada beberapa jenis kertas dengan gramatur yang berbeda. Hasil pengujian ditunjukan pada tabel 6 berikut:

Tabel 6. Hasil Pengujian Ketebalan dan Gramatur Beberapa Jenis Kertas

No Jenis Kertas Ketebalan (µm) Gramatur (g/m2)

1 Kertas doorslag * 33 – 40 15.9 - 18.1

2 Kertas doorslag* 58 – 65 25.0 – 28.6

3 Kertas 60 g (continous paper) 75 – 78 59.2 – 61.4

4 HVS 70 g (Paperone Copier) 94 – 99 70.9 – 72.1

5 HVS 80 g (Paperone all purpose) 115 – 116 81.7 – 83.2

6 HVS 80 g (Bola Dunia) 105 – 110 81.0 – 83.0

7 HVS 70 g (SinarDunia) 105 – 111 81.4 – 83.8

8 HVS 100 g 117 – 120 100

9 Conqueror 100 g 149 – 154 100

10 Kertas manila jilid /Kertas Karton 237 – 272 193 – 200

11 Karton board (0,5 mm) 607 – 620 408

Keterangan : *merupakan sampel uji kertas yang mempunyai gramatur kurang dari 60 g/m2

Berdasarkan hasil pengujian ketebalan lembaran kertas (gambar 16) dan pembanding (tabel 6), menunjukkan bahwa beragamnya nilai ketebalan arsip BOW menunjukkan pula adanya perbedaan gramatur dan jenis kertas yang digunakan. Kertas arsip yang umum digunakan untuk arsip BOW berdasarkan ketebalan yang terukur dan hasil pengamatan di lapangan adalah bahwa kertas Toegangen (74–507 µm) diperkirakan memakai kertas yang mempunyai gramatur 60 - 400 g/m2, berupa kertas HVS (folio bergaris, kertas

(38)

38 (49–149 µm) dan Agenda (32–143 µm) diperkirakan menggunakan kertas dengan gramatur 17 - 100 g/m2, berupa kertas doorslag, kertas roti, kertas

buram, kertas bond dan HVS.

Faktor lain yang berpengaruh terhadap ketebalan dan gramatur kertas adalah kerapatan atau densitas kertas. Hasil pengujian pembanding walaupun tidak memberikan relevansi mutlak antara ketebalan dan gramatur, dilakukan untuk memberikan gambaran lebih mengenai keberagaman dan perkiraan nilai gramatur kertas yang terdapat pada khasanah arsip BOW.

2). Ketebalan banden arsip secara keseluruhan

Berdasarkan hasil pengujian, ketebalan banden Toegangen adalah 0,5 – 9,5 cm, sistem Verbaal 0,1 – 6,4 cm dan sistem Agenda 0,8 – 10 cm. Hasil pengukuran ketebalan banden arsip BOW ditunjukkan pada gambar berikut ini: Gambar 17. Diagram Hasil Rentang Ketebalan banden Arsip BOW

Perbedaan ketebalan arsip Toegangen, Verbaal dan Agenda tidak ditentukan oleh pemakaian terhadap suatu jenis lembaran kertas, karena ketiganya tidak menggunakan jenis kertas yang sama. Ketebalan lebih

10,0 6,4 9,5 0,8 0,1 0,5 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 Sistem Agenda Sistem Verbaal Toegangen cm

(39)

39 diperkirakan karena sedikit atau banyaknya kegiatan administrasi yang berlangsung dalam 1 tahun.

Ketebalan banden arsip dapat digunakan untuk pemilihan boks arsip. Dengan mengukur ketebalan dan ukuran bundel maka kita dapat memilih boks arsip yang sesuai. Arsip BOW hasil pengolahan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum tahun 1945 disimpan dalam boks khusus (boks dari Belanda) sesuai dengan ukuran masing-masing banden.

c. Ukuran kertas

Berdasarkan pengujian diperoleh hasil sebagai berikut: Tabel 7. Hasil Pengujian Ukuran Kertas pada Arsip BOW

No Arsip BOW Ukuran Kertas

1. Toegangen (27 x 23,3) cm – (46,5 x 28,5) cm 2. Sistem Verbaal (21,5 x 34,5) cm – (35 x 23) cm 3. Sistem Agenda (21 x 15,5) cm – (35,5 x 23) cm

Untuk mengetahui jenis ukuran kertas Arsip BOW digunakan pembanding ukuran kertas yang tersedia di pasaran pada tabel 8 di bawah ini: Tabel 8. Ukuran Jenis Kertas Pembanding Yang Tersedia Di Pasaran

No Jenis Kertas Ukuran Kertas

1. Letter (21.5 X 27.9) cm

2. Ledger atau Tabloid (27.9 x 43.2) cm

3. A5 (21,0 x 14,8) cm

4. Folio (21,5 x 33) cm

Jika dibandingkan dengan penggunaan kertas sekarang pada tabel diatas, ukuran kertas yang digunakan pada Toegangen termasuk ukuran letter hingga ledger atau tabloid. Sistem Verbaal dan Agenda menggunakan jenis

(40)

40 kertas ukuran A5 dan Folio serta ukuran lain yang pada periode tersebut belum ada ketentuan ukuran untuk membuat sebuah surat, atau mungkin dibuat dengan ukuran kertas yang tersedia pada waktu itu.

d. Watermark

Pada lembaran arsip Toegangen tidak ditemukan watermark, namun untuk sistem Verbaal dan Agenda ditemukan watermark yang dipakai pada beberapa tahun penciptaan arsip.

Dari hasil pengujian terhadap sampel uji diperoleh penggunaan

watermark sebanyak 40 jenis yaitu:

Tabel 9. Watermark pada Sistem Verbaal dan Agenda

No Tahun Watermark *

1 1914 Schoeller Bausch Neu Kalis (1)

2 1915 Schoeller Bausch Neu Kalis (1)

3 1916 Schoeller Bausch Neu Kalis (1)

4 1917 Schoeller Bausch Neu Kalis (1), Javashce Boekhandel (2), Batavia Landsdrukkerij (3), Normaal 2 A (4).

5 1919 Schoeller Bausch Neu Kalis (1)

6 1922 Batavia Landsdrukkerij (3)

7 1923 Batavia Landsdrukkerij (3) Normaal 1 A KNP (5), Maastricht Normaal 12 A (6), Nederlandsch Indie (7).

8 1924 Norm 1A VGZ Amsterdam (8)

9 1928 Normaal Bank (9), Normaal VGZ (10), Alpamy Perfection (11), Abermill Bond made in GT Britain (12), Batavia Landsdrukkerij (3), Canas Bond (13), Mosa Bank 2283 (14), Van Dorp (15), Amstelbank GHB (16), Golon Bond made in Norwa (17), Nederlandsch Indie (7).

10 1928 Batavia Landsdrukkerij (3), Archipel Bank Padalarang (18), Amstelbank GHB (16), Normaal Bank (9), Van Dorp (15), Ella Bond (19), Hammermill Bond made in USA (20), Kosmos (21), Mosa Bank 5563 (22).

11 1930 Batavia Landsdrukkerij (3), Van Dorp (15), Normaal Bank (9), Archipel Bank Padalarang (18), Luna Bond made in USA GHB (23), Lobarnoghc(24), Alpamy Perfection (11), Hammermill Bond made in USA (20), Amstelbank GHB (16), GHB Unicum (25), Howard Bond made in USA (26), Maastricht Normaal 1a K.N.P (27), R.HV. Sorbostyle (28), A. Gesteteterei’o Rotary (29), Batavia L.2.v.H EN P (30).

12 1931 Exchange Bond (31), Van Gelder Zonen (32), Luna Bond (23), Archipel Bank Padalarang (18), Batavia Landsdrukkerij (3), Bank Post Ideal (33), Locarno GHC (34), Normaal Bank (9), Batavia Landsdrukkerij (3), Howard Bond (26), Alpamy Perfection (11), Mossa Bank 583 (35) ,Ankerbank eco (36), Ick Vaer Ende Comp (37).

13 1932 Luna Bond (23), Spendid Cyclostile (38).

14 1936 AmstelBank Padalarang (39), ABC Bond (40), Nederlandsch Indie (7) Keterangan : * Watermark dapat berupa tulisan, gambar atau kombinasi keduanya

(41)

41 Berdasarkan tabel 9, dapat dibaca bahwa tulisan watermark yang terdapat pada kertas arsip sistem Verbaal dan Agenda berupa merk atau nama perusahaan dalam bahasa asing yaitu bahasa Belanda, Inggris, dan Jerman. Diduga semua kertas arsip yang diciptakan dengan watermark tersebut merupakan produksi dari negeri Belanda (contoh: Van Dorp), Amerika (contoh:

Howard Bond made in USA), Jerman, Inggris (contoh: Abermill Bond made in GT Britain) dan Indonesia. Contoh kertas yang diproduksi di Indonesia adalah

kertas yang mempunyai watermark Batavia Landsdrukkerij dan Archipel Bank

Padalarang, diketahui pabrik Kertas Padalarang berdiri tahun 1922 di mana

pada masa itu merupakan milik pemerintah Belanda.

Penyajian contoh watermark pada sistem Verbaal dan sistem Agenda tidak seluruhnya dapat ditampilkan karena tulisan dan gambar pada watermark tidak terlihat jelas. Beberapa contoh watermark yang dapat ditampilkan adalah sebagai berikut (untuk lebih jelas lihat lampiran):

(42)

42 Gambar 18. Contoh Watermark Pada Arsip BOW Sistem Verbaal

Archipel Bank Padalarang

(Arsip No. 14078 Tahun 1930) ( Arsip No. 14152 Tahun 1930) Luna Bond made in USA

Hammermill Bond made in USA

(Arsip No. 14078 Tahun 1930) Abermill Bond made in GT Britain ( Arsip No. 14563 Tahun 1928)

Alpamy Perfection

(43)

43 Gambar 19. Contoh Watermark Pada Arsip BOW Sistem Agenda

Normaal 1 A KNP

( Arsip No. 4280 Tahun 1924) (Arsip No. 3000 Tahun 1922)Maastricht Normaal 12 A

Batavia Landsdrukkerij

(Arsip No. 14540 Tahun 1928)

Watermark dapat dijadikan sebagai salah satu ciri dari suatu arsip yang

dikeluarkan oleh sebuah lembaga pada masa tertentu. Namun bisa saja setiap instansi akan memakai kertas yang memiliki watermark sama atau berbeda dari periode yang sama sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan lembaga tersebut.

4. Identifikasi Tingkat Keasaman (pH)

Pengukuran kondisi keasaman pada arsip kertas dilakukan untuk menentukan tingkat kerusakan arsip kertas secara kimia. Tingkat keasaman (pH) merupakan salah satu parameter yang menunjukkan degradasi atau penurunan kualitas kertas. Kerusakan pada kertas arsip BOW selain jenis

(44)

44 kerusakan yang nampak secara visual yang dibahas di atas, juga dapat ditentukan dengan pengukuran tingkat keasaman (pH).

Hasil pengujian menunjukkan bahwa semua kertas arsip BOW dalam kondisi asam dengan nilai pH di bawah 7 (lampiran 2, Matrik Data Hasil Pengujian Ciri Fisik dan Kondisi Keasaman (pH) Arsip BOW). Hasil ini menunjukkan bahwa walaupun koleksi arsip BOW berdasarkan pengamatan visual pada umumnya masih dalam kondisi baik akan tetapi berdasarkan nilai keasamannya menunjukkan gejala kerusakan parah dengan kondisi nilai pH pada umumnya di bawah 5.

Rentang tingkat keasaman (pH) arsip BOW ditunjukkan pada diagram berikut:

Gambar 20. Diagram Hasil Rentang Tingkat Keasaman (pH) Arsip BOW

Catatan: Pengujian tingkat keasaman (pH) pada arsip BOW Sistem Verbaal dan Agenda dilakukan pada sampel arsip dan lembar tunjuk silang.

Dari gambar di atas terlihat nilai pH arsip BOW Toegangen berada pada rentang 2,76-4,81; arsip BOW sistem Agenda, 3,05-4,58; dan arsip BOW sistem

Verbaal 2,74-5,11. Hal ini menunjukkan bahwa semua jenis arsip BOW dalam

keadaan asam. Standar Nilai keasaman (pH) untuk arsip kertas menurut 4,58 5,11 4,81 3,05 2,74 2,76 0 2 4 6 8 10 12 14 Sistem Agenda Sistem Verbaal Toegangen pH

(45)

45 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas Untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi adalah 7 (netral) atau sedikit alkalis/basa.

Berdasarkan hasil pengujian pH tersebut menunjukkan bahwa kondisi arsip BOW sudah pada tingkat yang mengkhawatirkan dan perlu segera mendapatkan penanganan dengan cara deasidifikasi. Deasidifikasi penting dilakukan untuk menetralkan asam dalam kertas dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.

Kandungan asam yang terdapat di dalam kertas dapat mempercepat terjadinya kerusakan pada kertas karena terjadi reaksi hidrolisa. Oleh karena itu asam merupakan zat yang sangat berbahaya bagi kertas dan harus dihilangkan. Asam yang terbentuk di dalam kertas dapat terjadi karena berbagai macam sumber dan cara, baik dari dalam kertas itu sendiri maupun dari faktor luar. Keasaman dari dalam kertas disebabkan oleh senyawa kimia penyusun kertas yang lambat laun akan teroksidasi dan terhidrolisa. Keasaman dari faktor luar berasal dari gas-gas polutan yang terdapat di udara, seperti sulfur dioksida, nitrogen dioksida, dan gas-gas lain yang juga berbahaya.

Pengamatan Tambahan: Elemen-elemen Yang Terdapat pada Arsip BOW Selain pengujian terhadap kondisi ruang, fisik dan kerusakan yang terjadi pada arsip, secara singkat dilakukan pula pengamatan terhadap format dari naskah dinas arsip BOW yang dibuat pada masa itu.

Unsur atau elemen yang terdapat pada Toegangen antara lain: perihal, subyek, rubrik, afdeling/bagian, nomor kartu, tanggal surat masuk dan keluar dan isi ringkas. Lihat gambar di bawah ini.

(46)

46 Gambar 21. Contoh Toegangen Jenis Agenda

(Arsip BOW No. 1200 Tahun 1931)

Unsur atau elemen yang terdapat pada naskah dinas sistem Verbaal dan

Agenda antara lain: nomor Verbaal, tanggal, kop, pengirim dan penerima,

subyek, perihal, isi dan penutup surat. Lihat gambar di bawah ini.

A B C D E F G H I J K L M N O Z Model: No :

Perihal : Bangunan untuk Monopoli Candu Kartu No. 1

No Masuk 1931 Isi Ringkas Bagian Keluar Kolom untuk

penunjukan

(47)

47 Gambar 22. Contoh Arsip BOW Sistem Verbaal Pada Halaman Muka

(Arsip BOW No. 480 Tahun 1916)

Model : No. 4 Diterima oleh bagian …………. Diterima oleh Ekspedisi

…………. Diterima oleh redaktur …………. Dikirim …………. Diselesaikan oleh redaktur ………… Indeks Folio ………… Diringkas oleh Ketua/Kepala ……….. Agenda ……….. Diterima oleh Arsip ………….

Batavia, 30 Maret 1916

DIREKTUR

Bagian A

DINAS PEKERJAAN UMUM

Agenda No. 8602/16

Membaca surat dari Dibawa lagi 1 bulan Residen di Kediri

10 Maret 1916 Kembali pada bagian A

Register Exh :

Perhatikan : VI 3954/16

Perihal : MEMUTUSKAN

Gedung Tempat Tinggal Ditulis :

Di Kediri Kepada C.W.A

Gambar

Gambar 1.   Diagram Persentase Kondisi Fisik Arsip BOW
Gambar 2.   Diagram Persentase Jenis Kerusakan Arsip BOW
Gambar 3.   Diagram Persentase Tingkat Kerusakan Arsip BOW
Gambar 4.  Diagram Persentase Kondisi Fisik Toegangen
+7

Referensi

Dokumen terkait

tender yang tidak memiliki pengalaman sebagai penyelenggara jasa kegiatan event organizer, namun penawarannya tetap dievaluasi oleh Terlapor I, sebagaimana dinyatakan dalam

Asumsi Jumlah Outlet adalah batas minimal jumlah outlet yang dimiliki oleh Collecting Outlet, semakin banyak outlet yang dimiliki oleh Collecting Outlet dengan jumlah pelanggan

Berdasarkan hasil pembahasan dalam penelitian ini, terdapat perbedaan pengaruh gangguan menstruasi antara ibu yang menggunakan alat kontrasepsi implan dengan kontrasepsi

Orang yang bertanggung jawab terhadap pergantian gambar baik atas permintaan pe ngarah acara atau sesuai dengan shooting script, merupakan tugas dari seorang .. Produser

Penyusunan klasifikasi arsip untuk pencipta arsip di lembaga negara disusun oleh unit kearsipan dengan mengikutsertakan perwakilan dari masing-masing unit pengolah

Arsip Surat Masuk / Surat Keluar adalah halaman untuk menyimpan arsip surat pada masing-masing unit / prodi, untuk menambahkan data di arsip surat masuk / surat keluar cukup

Sedangkan respons tentang penataan pra- sarana di hamparan sawah beririgasi dapat dilihat dari pendapat para petani bahwa pe- nataan bentuk petak lahan perlu

Berdasarkan Surat Kepala Kantor Regional X Badan Kepegawaian Negara nomor: 339/B-KS.04.01/SD/KR.X/2021 tanggal 30 Agustus 2021 perihal Penyampaian Jadwal Pelaksanaan