PANDUAN INSENTIF PENYELENGGARAAN
INTERNASIONALISASI PROGRAM STUDI
DI LINGKUNGAN UNY
TAHUN 2013
Disusun oleh
Bidang Pengembangan Internasionalisasi Lembaga
Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2013
DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Dasar Hukum C. Tujuan D. Sasaran E. Input Kegiatan F. Indikator KeberhasilanBAB II MEKANISME SELEKSI
A. Kriteria Penerima Subsidi
B. Proses Seleksi dan Penetapan Pemenang Insentif
BAB III PENGELOLA
A. Pengelola Program di Tingkat Pusat
B. Pengelola Program di Tingkat Penerima Subsidi
BAB IV MEKANISME PENDANAAN
A. Peruntukan Dana
B. Tata Cara Pencairan/Penyaluran Dana C. Pengelolaan dan Pelaporan Dana
BAB V PELAKSANAAN INTERNASIONALISASI PROGRAM STUDI
A. Tahap Persiapan B. Tahap Pelaksanaan C. Tahap Pelaporan
BAB VI MONITORING, EVALUASI, DAN PELAPORAN
A. Tujuan
B. Aspek Monitoring dan Evaluasi
C. Organisasi Pelaksana Monitoring dan Evaluasi D. Pelayanan Informasi dan Pengaduan
E. Laporan Pelaksanaan Kegiatan
BAB VII JADWAL
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Persaingan pasar kerja, pasca digulirkannya pasar bebas baik di tingkat ASEAN maupun Asia, menuntut Perguruan Tinggi di Indonesia untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikannya sehingga para lulusannya dapat ikut berkompetisi pada pasar bebas tersebut, TIDAKtersisihkan oleh sumberdaya manusia dari negeri lain. Untuk itu Renstra Kemdiknas tahun 2010 – 2014 menggariskan bahwa program Pendidikan Tinggi diselenggarakan antara lain untuk mendukung tersedianya tenaga kerja yang bermutu, relevan, dan berdaya saing internasional.
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) sebagai salah satu perguruan tinggi besar di Indonesia perlu berusaha mengembangkan dirinya dari waktu ke waktu hingga mencapai mutu penyelenggaraan pendidikan/pengajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen/pengelolaan yang diakui secara internasional – biasa disebut sebagai world class university (WCU). Berkaitan dengan perlunya pengembangan diri UNY tersebut, sejak beberapa tahun terakhir UNY telah melakukan berbagai upaya RINTISAN untuk menyelenggarakan pengembangan UNY menuju WCU dengan meningkatkan mutu penyelenggaraan pendidikan/pengajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen/pengelolaan UNY. Berikut adalah beberapa di antara banyak kegiatan yang telah dilakukan oleh UNY dalam merintis pengembangan UNY menuju sebuah WCU:
1. penyelenggaraan Pendidikan Guru Sekolah Bertaraf Internasional pada sejumlah program studi di FMIPA,
2. penyelenggaraan seminar-seminarinternasional,
3. pemberian subsidi dan/atau fasilitasi publikasi dan diseminasi nasional dan internasional, 4. perintisankemitraan dengan sejumlah PT dalam dan luar negeri,
5. merekrut mahasiswa dari luar negeri,
6. meningkatkan kualitas dosen dengan studi lanjut S2 dan S3,
7. short course dan study visit bagi dosen dan karyawan ke luar negeri, 8. pertukaran mahasiswa,
9. dosen tamu dari luar negeri,
10. joint researchdengan peneliti PT di luar negeri, dan 11.pemberian insentif internasionalisasi program studi.
Salah satu upaya yang dilakukan oleh UNY tersebut adalah pemberian insentif internasionalisasi program studi kepada program studi-program studi yang memenuhi persyaratan di lingkungan UNY sejak 2011melalui Kantor Internasional (KI) secara bertahap. Untuk tahun 2013 ini, 10 (sepuluh) program studi akan mendapatkan subsidi masing-masing sebesar Rp. 50.000.000,-
(Lima Puluh Juta Rupiah) melalui proses seleksi berdasarkan proposal yang diajukan. Subsidi yang akan diberikan kepada 10program studi terpilih tersebut merupakan dana stimulan.
Dalam panduan ini yang dimaksud dengan internasionalisasi program studi adalah berbagai upaya tepat yang dilakukan oleh program studi di lingkungan UNY menuju pada penyelenggaraan pendidikan/pengajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan pengelolaan program studi yang mutunya diakui secara internasional. Berikut adalah BEBERAPA kriteria program studi internasional dipandang dari segi input, proses, dan output. 1. Input
a. Memiliki dosen dengan 100% berkualifikasi pendidikan minimal S2 pada bidang yang linear dari PT terakreditasi.
b. Minimal 50% dosen memiliki kemampuan berbahasa Inggris tinggi (setara dengan kemampuan berbahasa Inggris seseorang dengan skor TOEFL ≥ 500).
c. Memiliki profesor ≥ 2 dalam bidang keahlian relevan dengan program studi.
d. Mampu merekrut mahasiswa berprestasi baik dari dalam negeri maupun luar negeri. e. Memiliki berbagai sarana dan prasarana pendukung penyelenggaraan
pendidikan/pengajaran, penelitian, publikasi, dan pengabdian pada masyarakat sesuai dengan tuntutan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni misalnya perpustakaan (dengan koleksi buku referensi dan jurnal ilmiah), laboratorium, dan media pembelajaran mutakhir.
f. Memiliki sarana dan prasarana TIK untuk mendukung penyelenggaraan e-learning dan e-management yang handal.
g. Memiliki berbagai sumber pendapatan yang banyak.
2. Proses
a. Memiliki kurikulum, silabus, rencana pelaksanaan perkuliahan, dan bahan ajar yang diperbaharui terus-menerus untuk menyesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (dengan referensi paling tua lima tahun) serta tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global saat ini.
b. Mengimplementasikan pendekatan, metode, strategi, teknik, dan prinsip-prinsip pembelajaran dan penilaian mutakhir yang didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (e-learning) secara konsisten.
c. Menyelenggarakan kegiatan penelitian (baik murni maupun terapan) pada isu-isu mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni serta tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global.
d. Melaksanakan diseminasi karya-karya (misalnya hasil penelitian, rekayasa teknologi/seni) melalui publikasi nasional dan internasional dan diseminasi melalui berbagai forum ilmiah nasional maupun internasional.
e. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan pengabdian pada masyarakat sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global secara konsisten.
f. Memberdayakan lembaga penjaminan mutu dan pengembangan pendidikan secara konsisten.
g. Memfasilitasi keterlibatan mahasiswa dalam kegiatan penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat.
h. Mengembangkan karakter (termasuk jiwa kewirausahaan) mahasiswa melalui berbagai upaya.
i. Menjalin kemitraan dengan program studi yang sama pada PT unggul di dalam dan/atau luar negeri, lembaga-lembaga atau badan-badan yang relevan, dan dunia usaha dan industri untuk pengembangan pembelajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen secara bersama-sama.
j. Meraih sertifikat ISO 9001:2000. 3. Output
a. Terakreditasi A.
b. Tingkat kelulusan ≥ 98%.
c. Masa studi rata-rata ≤ 4,5 tahun.
d. Lulusan mencapai IPK rata-rata ≥ 3,25 dengan karakter (termasuk jiwa kewirausahaan) tangguh.
e. Minimal 50% lulusan memiliki kemahiran berbahasa Inggris yang tinggi (setara dengan kemampuan berbahasa Inggris seseorang dengan skor TOEFL ≥ 500).
f. Masa tunggu lulusan memperoleh pekerjaan ≤ 1 tahun.
g. Memperoleh banyak insentif dan/atau melaksanakan proyek penilitian pada isu-isu mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni serta tuntutan kebutuhan masyarakat lokal, nasional, dan global.
h. Menerbitkan banyak publikasi karya pada jurnal ilmiah nasional maupun internasional yang terakreditasi dan/atau melalui penerbitan buku referensi.
i. Memperoleh banyak penghargaan untuk mahasiswa, staf akademik maupun non-akademik, dari lembaga pada tingkat nasional dan internasional.
j. Memiliki reputasi tinggi baik di tingkat nasional, regional, maupun internasional yang antara lain ditandai oleh tingginya animo calon mahasiswa berprestasi mendaftarkan diri sebagai calon mahasiswa, tingginya animo lembaga negeri dan swasta serta perusahaan dalam negeri maupun asing/luar negeri untuk merekrut lulusan, tingginya gaji awal yang ditawarkan, serta peran/kontribusi lulusan terhadap kemajuan lembaga/perusahaan di mana mereka bekerja.
B. Dasar Hukum
1. UU No. 20 Tahun 2003 tentang SISDIKNAS
2. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
3. PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 4. Renstra Kemdiknas Tahun 2010-2014
C. Tujuan
Meningkatkan kualitas program studi baik pada bidang pendidikan, penelitian, pengabdian padamasyarakat, dan pengelolaan menuju pada program studi dengan mutu yang diakui secara internasional dengan keunggulan input, proses, dan output.
D. Sasaran
Semua program studi di lingkungan UNY.
E. Input Kegiatan
1. Dana insentif sebesar Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk masing-masing program studi
2. SDM yang dimiliki oleh prodi
3. Dana pendamping dari fakultas dan/atau sumber lainnya (jika ada)
4. Sarana dan prasarana yang tersedia baik yang dimiliki secara khusus oleh program studi yang bersangkutan dan/atau milik fakultas yang dapat digunakan secara terus-menerus
F. Indikator keberhasilan
1. Terlaksananya minimal 85% kegiatan dengan minimal 85% target yang ditetapkan tercapai. 2. Terserapnya dana minimal 85% dari insentif (dan dana lain jika ada) yang diterima.
3. Tersusunnya laporan akademik dan laporan keuangan pelaksanaan kegiatan secara baik dan benar selambat-lambatnya satu bulan setelah semua kegiatan berakhir.
BAB II MEKANISME SELEKSI
A. Kriteria Penerima Subsidi
InsentifPenyelenggaraan Internasionalisasi Program Studi2013 dapat diterima oleh program studi pemenang insentif yang sama pada tahun 2011, 2012 dan program studi yang tahun sebelumnya belum memenangkannya yang memenuhi syarat. Berikut adalah persyaratan-persyaratan yang dimaksud.
1. Program studi pemenang insentif yang sama pada tahun 2011, 2012 dapat mengusulkan
InsentifPenyelenggaraan Internasionalisasi Program Studi2013 apabila:
a. Dapat menyelesaikan SEMUA kegiatan internasionalisasi program studi pada tahun 2011 dengan sekurang-kurangnya 85% tujuan tercapai.
b. Telah menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan internasionalisasi program studi pada tahun 2011 kepada pusat (Kantor Internasional).
c. DIUTAMAKAN memiliki dana pendamping dari fakultas (dan/atau sumber lainnya) yang dinyatakan dengan surat pernyataan oleh fakultas yang ditandatangani oleh Dekan (dan/atau bukti lainnya yang relevan bila ada sumber dana lainnya). Semakin besar dana pendamping yang dapat disediakan, program studi yang bersangkutan akan semakin DIUNTUNGKAN dalam seleksi pemenang insentif ini.
2. Program studi yang belum pernah memenangkan Insentif Penyelenggaraan Internasionalisasi
Program Studi dapat mengajukan proposal apabila:
a. Terakreditasi minimal B.
b. Minimal 80% dosen memiliki kualifikasi pendidikan S2 atau S3, dan diproyeksikan 100% dosen sudah akan berkulifikasi pendidikan S2 atau S3 pada bidang yang linear pada 2014. c. Sekurang-kurangnya 10% dosen adalah lulusan universitas di luar negeri dengan bahasa
Inggris sebagai bahasa pengantar, dan/atau skor TOEFL/TOEL LIKE/IELTS sekurang-kurangnya 500/5,5 atau yang setara, dan/atau memiliki kemampuan bahasa Inggris aktif yang baik.
d. Telah memanfaatkan ICT/E-learning dalam pembelajaran, model-model pembelajaran yang mengembangkan HOTS, kemutakhiran materi pembelajaran)
e. Memiliki dosen yang mendapatkan dana penelitian dari DP2M Dikti dan dana eksternal lainnya
f. Memiliki dosen yang mempublikasikan karya-karyanya dalam jurnal terakreditasi, baik nasional atau internasional.
g. Memiliki dosen yang mendapatkan dana PPM dari DP2M Dikti dan dana eksternal lainnya.
h. Terdapat sarana (bisa milik fakultas) untuk terselenggaranya pembelajaran berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
i. Sanggup melakukan internasionalisasi program studi melalui kegiatan-kegiatan yang disusun berdasarkan hasil evaluasi diri program studi (dibuktikan dengan surat pernyataan kesanggupan bermaterai).
j. DIUTAMAKAN memiliki dana pendamping dari fakultas (dan/atau sumber lainnya) yang dinyatakan dengan surat pernyataan oleh fakultas yang ditandatangani oleh Dekan (dan/atau bukti lainnya yang relevan bila ada sumber dana lainnya). Semakin besar dana pendamping yang dapat disediakan, program studi yang bersangkutan akan semakin DIUNTUNGKAN dalam seleksi pemenang insentif ini.
B. Proses Seleksi dan Penetapan Pemenang Insentif
Proses seleksi dan penetapan pemenang insentif mencakup 5 (lima) tahap yaitu sosialisasi insentif, pengajuan proposal, evaluasi, presentasi proposal, dan penetapan pemenang.
1. Sosialisasi insentif
Proses seleksi dimulai dengan sosialisasi insentif kepada seluruh Ketua Jurusan dan Koordinator Program Studi di semua fakultas di lingkungan UNY yang dilaksanakan pada bulan Maret 2012 di setiap fakultas oleh Kantor Internasional UNY secara langsung, surat edaran dan/atau online. Materi sosialisasi sekurang-kurangnya mencakup:
a. pengertian internasionalisasi program studi,
b. rasional dan tujuan internasionalisasi program studi, c. sararan program,
d. besarnya insentif dan contoh kegiatan-kegiatan yang dapat didanai dengan insentif, e. indikator keberhasilan program,
f. kriteria program studi yang dapat menerima insentif, g. proses seleksi dan penetapan pemenang,
h. tatacara penyusunan dan pengajuan proposal, i. tatacara pengelolaan insentif,
j. monitoring dan evaluasi, dan k. pelaporan.
2. Pengajuan proposal
Program studi yang memenuhi persyaratan sebagaimana disebutkan di depan dapat mengajukan proposal yang diserahkan kepada Kantor Internasional UNY selambat-lambatnya 20 Mei 2012.
Proposal disusun dalam bahasa Indonesia atau Inggris dengan kerangka/memuat komponen-komponen berikut:
a. Lembar Sampul
b. Lembar Pengesahan
Memuat pernyataan dari pimpinan fakultas tentang penyampaian proposal.
c. Komitmen Fakultas (dan/atau pihak lainnya) untuk Menyiapkan Dana Pendamping Berisi
pernyataan pimpinan fakultas (dan/atau pihak lainnya – bila ada sumber pendanaan lainnya) tetang komitmen fakultas dan/atau pihak lainnya untuk menyediakan dana pendamping untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan internasionalisasi program studi yang bersangkutan (BILA ADA) .
d. Kata Pengantar
e. Daftar Isi
f. Bab I Pendahuluan
1) Profil program studi: Berdasarkan hasil evaluasi diri profil program studi digambarkan dengan sekurang-kurangnya mencakup keadaan dosen, keadaan sarana dan prasarana pendukung penyelenggaraan perkuliahan, keadaan/prestasi bidang pengajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan pengelolaan/manajemen akademik program studi selama 2 (dua) tahun terakhir (2010 dan 2011).
2) Tingkat pemenuhan BEBERAPA indikator program studi internasional: Dengan memperhatikan profil program studi, tingkat pemenuhan SEJUMLAH indikator input, proses, dan output disajikan (lihat bagian terdahulu untuk beberapa indikator program studi internasional dilihat dari sudut pandang input, proses, dan output).
g. Bab II Rencana Kegiatan
Bagian ini menyajikan rencana kegiatan (nama, rasional, tujuan, sasaran, indikator keberhasilan, waktu pelaksanaan, penanggungjawab) yang disusun berdasarkan pada hasil evaluasi diri dalam konteks internasionalisasi program studi (yang disajikan pada Bab I proposal). Kegiatan-kegiatan yang dipilih adalah yang paling membantu program studi menuju program studi internasional TERUTAMA dalam bidang curriculum development and innovation; scholar, student, and faculty exchange; area studies; technological assistance; intercultural training; education of international student; and
joint research initiativesdengan dana dan potensi yang dimiliki. Bab ini juga memuat Tim
Pelaksana Internasionalisasi Program studi yang dipilih oleh program studi melalui rapat program studi.
h. Bab III Usulan Biaya
Menyajikan rancangan rincian penggunaan insentif beserta dana pendamping dari fakultas (bila ada) dan dari sumber lainnya (bila ada) untuk penyelenggaraan kegiatan-kegiatan intenasionalisasi program studi. Rincian biaya meliputi besar dan sumber-sumber dana (insentif, fakultas, lainnya).
i. Bab IV Penutup
Terutama memuat penjelasan/rencana mengenai keberlanjutan program j. Lampiran (bila ada)
3. Penilaian proposal
Proposal akan dinilai pada 21 sampai dengan 24Mei 2013 oleh tim yang dibentuk oleh Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan (KUIK). Tim terdiri dari 8 (delapan) orang yang memiliki
pemahaman yang baik mengenai internasionalisasi program studi menuju pada UNY sebagai
World Class University dan sanggup untuk memberikan penilaian secara obyektif.
Penilaian akan dititikberatkan pada:
a. cakupan, kedalaman, dan keakuratan deskripsi diri/kondisi program studi (dosen, keadaan sarana dan prasarana (terutama yang terkait dengan pengajaran), keadaan/prestasi bidang pengajaran, penelitian, publikasi, pengabdian pada masyarakat, dan pengelolaan/manajemen akademik program studi;
b. tingkat kesiapan program studi menuju program studi internasional (terutama dilihat dari kondisi SDM, sarana/prasarana, pengajaran, penelitian, publikasi, PPM, dan manajemen); c. relevansi kegiatan yang diusulkan dengan keadaan/potensi program studi;
d. kelayakan RAB;
e. ketersediaan dana pendamping (bila ada) dari fakultas dan/atau sumber lainnya; dan f. rancangan keberlanjutan program.
4. Presentasi proposal
Proposal yang lolos penilaian oleh tim pereview, akan dimasukkan ke dalam short list. Proposal yang masuk dalam daftar pendek tersebut divalidasi melalui presentasi proposal oleh program studi pengusul.Presentasi ini bertujuan untuk memvalidasi deskripsi diri program studi, relevansi kegiatan yang diusulkan, dan kesiapan/komitmen warga program studi melaksanakan internasionalisasi program studi.
5. Penetapan pemenang
Penetapan pemenang dilakukan oleh tim penilai yang dibentuk oleh Kantor Internasional setelah memperhatikan rekomendasi dari reviewer setelah melakukan penilaian proposal maupun validasi melalui presentasi proposal.
BAB III PENGELOLA
A. Pengelola Program di Tingkat Pusat
Pengelola insentif penyelenggaraan internasionalisasi program studi di tingkat pusat adalah Kantor Internasional UNY dibawabidang Pengembangan Internal. Secara operasional pengelola program insentif penyelenggaraan internasionalisasi prodi di tingkat pusat memiliki tanggung jawab dan kewenangan sebagai berikut:
1. merancang grand design internasionalisasi prodi di lingkungan UNY, 2. menyusun standar acuan prodi internasional,
3. menyusun panduan insentif penyelenggaraan internasionalisasi prodi, 4. menyeleksi penerima dana subsidi,
5. memberikan dana subsidi,
6. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program internasionalisasi prodi, 7. meminta laporan hasil pelaksanaan program kepada jurusan/prodi penerima dana
subsidi, dan
8. memberikan laporan hasil kegiatan program internasionalisasi prodi kepada kepala kantor Internasional, Wakil Rektor IV dan Wakil Rektor I.
B. Pengelola Program di Tingkat Penerima Subsidi
Pengelola program internasionalisasi prodi di Tingkat Penerima Subsidi adalah Pengurus Jurusan/Prodi berkoordinasi dengan pengurus fakultas (Dekan dan Wakil Dekan). Sebagai pengelola utama dana subsidi program internasionalisasi prodi, pengurus jurusan/prodi bertanggung jawab:
1. menyusun rancangan dan tahapan pelaksanaan program, 2. melaksanakan program,
3. melakukan evaluasi formatif pelaksanaan program, dan
4. menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksanaan program kepada pengelola program di tingkat pusat.
Pengurus Fakultas sebagai koordinator pengelola program internasionalisasi prodi di tingkat penerima subsidi, bertanggung jawab:
1. mendorong dan menstimulasi terlaksananya program internasionalisasi prodi, agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. memberikan masukan yang kontruktif kepada jurusan/prodi pengelola dana subsidi, untuk menjamin keberhasilan dan efektivitas pelaksanaan program,
3. memonitoring perkembangan proses pelaksanaan program, dan
BAB IV MEKANISME PENDANAAN
A. Peruntukan Dana
Dalam melaksanakan kegiatan Internasionalisasi Program Studi di lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta disediakan dana sebesar Rp. 50.000.000,00 (Lima Puluh Juta Rupiah). Pembiayaan dirinci berdasarkan jenis pengeluaran dengan jelas untuk setiap komponen biaya. Adapun peruntukan dana tersebut diperinci dengan jelas untuk setiap komponen biaya:
1. Manajemen pelaksanaan internasionalisai program studi yang mencakup rapat penyusunan tim, rapat penyusunan proposal, rapat koordinasi pelaksanaan program, honor tim, ATK sekretariat, dan penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan internasionalisasi program studi (maksimal 30%).
2. Pelaksanaan program misalnya honor dan transport narasumber sesuai ketentuan, transport peserta, akomodasi (bila perlu), konsumsi, dan lain-lain sesuai kebutuhan pelaksanaan kegiatan yang tercantum dalam proposal (minimal 70%).
B. Tata Cara Pencairan / Penyaluran Dana
Pencairan atau penyaluran insentif Internasionalisasi Program Studi dilakukan dalam dua tahapan. Alur pencairan dana adalah sebagai berikut:
C. Pengelolaan dan Pelaporan Dana
Pengelolaan dan pelaporan dana dilakukan secara transparan dan akuntabel. Pengelolaan keuangan (termasuk pajak) mengikuti standar patokan keuangan yang lazim digunakan oleh universitas. Usulan Proposal dari Prodi Pencairan insentifTahap II (40%) Laporan Kemajuan Pelaksanaan Program Dinyatakan Lolos Seleksi Penandatanganan Kontrak Pencairan insentifTahap I (60%) Laporan Akhir - Laporan Keuangan - Laporan Akademik - Laporan Hasil/Produk
BAB V PELAKSANAAN INTERNASIONALISASI PRODI
A. Tahap Persiapan
Internasionalisasi Program Studi diawali dengan tahap persiapan. Tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan berikut:
1. penyusunan panduan pemberian insentif internasionalisasi program studi oleh Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan UNY,
2. sosialisasi panduan pemberian insentif internasionalisasi program studi oleh Kantor Internasional UNY,
3. pembentukan tim insentif internasionalisasi program studi oleh program studi, 4. pelaksanaan evaluasi diri oleh program studi,
5. penyusunan proposal kegiatan internasionalisasi program studi dengan memperhatikan kondisi program studi saat ini berdasarkan hasil evaluasi diri dan dana yang tersedia oleh program studi,
6. penilaian dan penetapan pemenang insentif, dan
7. penyempurnaan proposal dan penandatanganan kontrak pemberian insentif melalui technical
assistancemeeting yang diselenggarakan oleh Kantor Internasional UNY.
8. sosialisasi program internasionalisasi program studi kepada warga program studi oleh program studi yang bersangkutan.
B. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini program studi pemenang insentif melaksanakan kegiatan-kegiatan internasionalisasi program studi sebagaimana telah dituangkan dalam proposal. Untuk mencapai hasil maksimal, pada tahap ini:
1. diselenggarakan rapat-rapat koordinasi secukupnya dengan dihadiri oleh semua anggota tim dan unsur lainnya yang perlu,
2. kegiatan-kegiatan internasionalisasi program studi dilaksanakan (satu persatu dan/atau secara simultan) sesuai jadwal, tujuan/target yang hendak dicapai, sasaran/peserta, narasumber (bila ada), bahan, anggaran, dan lain-lain sebagaimana dirancang dalam proposal,
3. kendala-kendala (bila ada) yang menghambat pelaksanaan kegiatan diatasi,
4. supervisi, monitoring, dan evaluasi dilaksanakan oleh Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan (KUIK) UNY, dan
5. laporan kemajuan disusun oleh program studi yang bersangkutan dan disampaikan kepada Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan UNY.
C. Tahap Pelaporan
Pada tahap ini program studi pemenang insentif menyusun laporan pelaksanaan semua kegiatan internasionalisasi program studi.
BAB VI MONITORING, EVALUASI DAN PELAPORAN
A. Tujuan
Monitoring dan evaluasi dilakukan untuk: a) memantau kemajuan pelaksanaan program/kegiatan di program studi; b) mengetahui keberhasilan program/kegiatan; c) mengidentifikasi lesson learned (kendala, solusi, dan best practice) selama pelaksanaan kegiatan internasionalisasi program studi
B. Aspek Monitoring dan Evaluasi
Beberapa aspek yang dilihat dalam kegiatan monitoring dan evaluasi meliputi:
1. kesesuaian antara rancangan dan implementasi program/ kegiatan internasionalisasi program studi
2. efisiensi pengelolaan sumber daya sesuai besaran dana yang diterima (dan sumber daya lainnya yang tersedia)
3. kendala dan permasalahan yang dihadapi serta penyelesaian yang telah dan akan dilaksanakan
4. personil yang terlibat di dalam kegiatan 5. output program/kegiatan yang dilaksanakan 6. rencana keberlanjutan program/kegiatan
7. lesson learned
C. Organisasi Pelaksana Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan monitoring dan evaluasi berada di bawah tanggung jawab ketua (pokja) tim internasionalisasi program studi yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan dan sekretaris (pokja) tim internasionalisasi program studi. Untuk kelancaran pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat dibentuk tim khusus pelaksana monitoring dan evaluasi yang keanggotaannya terdiri atas para stafKantor Urusan Internasional dan Kemitraan dan perwakilan fakultas yang ditugaskan. Monitoring dilaksanakan dalam 2 tahap:
1. Monitoring pertengahan pelaksanaan program/kegiatan dilakukan untuk memantau kemajuan pelaksanaan programkegiatan dan mengidentifikasi lesson learned(kendala, solusi, dan best practice).
2. Monitoring akhir pelaksanaan program dilakukan untuk mengevaluasi keseluruhan pelaksanaan (desain dan implementasi) program/kegiatan, mengetahui efektivitas program/kegiatan, mengidentifikasi lesson learned, dan mengetahui rencana keberlanjutan program/kegiatan di program studi.
D. Pelayanan Informasi dan Pengaduan
Layanan informasi dan pengaduan dapat disampaikan ke kantor internasional baik secara langsung, tertulis maupun via email di alamat berikut: Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan (KUIK) Gedung Rektorat UNY sayap utara lantai 3. Telpon:(0274) 520324 Email:
international.office@uny.ac.id atau interofc@yahoo.com.
E. Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Seluruh penerima hibah internasionalisasi program studi diwajibkan menyusun laporan kegiatan dan diserahkan ke kantor internasional. Laporan terdiri atas dua bagian: laporan kegiatan dan laporan keuangan setelah kegiatan berakhir. Laporan kegiatan pelaksanaan disusun dengan format sebagai berikut:
1. Bab I Pendahuluan: terutama berisi latar belakang, tujuan umum program internasionalisasi program studi, dan nama-nama kegiatan internasionalisasi program studi beserta tujuan dan indikator(-indikator) keberhasilan untuk masing-masing kegiatan.
2. Bab II Pelaksanaan Program:terutama berisi uraian pelaksanaan masing-masing kegiatan (nama
kegiatan, tujuan dan sasaran (peserta) kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, narasumber (bila ada), mekanisme pelaksanaan kegiatan,bahan (bila ada), masalah yang dihadapi dan penyelesainnya(bila ada), dan tingkat pencapaian tujuan (indikator keberhasilan).
3. Bab III Realisasi Anggaran Biaya: berisi rincian penggunaan insentif beserta dana pendamping
dari fakultas dan dari sumber lainnya (bila ada) untuk penyelenggaraan kegiatan-kegiatan intenasionalisasi program studi.
4. Bab IV Penutup: berisi ringkasan pencapaian (kemajuan mutu program studi menuju program
studi internasional) dan rencana keberlanjutan program. 5. Lampiran : berisi bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan
BAB VII JADWAL
No Kegiatan Tanggal Pelaksanaan
1 Pengumuman dan sosialisasi insentif 6 – 17Mei2013
2 Pengajuan proposal 20 Mei – 21 Juni 2013 3 Evaluasi proposal 24 – 28Juni 2013 4 Pengumuman proposal terseleksi 2 Juli 2013 5 Presentasi proposal 5 Juli 2013 6 Penetapan pemenang 9 Juli 2013 7 Penandatanganan kontrak 10Juli 2013
8 Pelaksanaan kegiatan 11 Juli – 15 November 2013
BAB VIII P E N U T U P
Panduan ini digunakan sangat terbatas untuk memberikan rambu-rambu bagi program internalisasi program studi di UNYpada tahun anggaran 2013. Panduan ini menjadi acuan bagi program studi dalam merancang, merencanakan, dan melaksanakan, serta melaporkan hasil program internalisasi program studi. Di pihak lain, panduan ini menjadi dasar bagi pengelola dalam menyeleksi usulan program, melakukan monitoring pelaksanaan program, dan mengevaluasi keterlaksanaan, efektivitas, dan efisiensi program.
Banyak ketentuan dalam panduan ini yang sifat dan asalnya dari kesepakatan dan asumsi. Oleh karenanya apabila terdapat ketentuan ataupun tatacara yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku di UNY, maka akan dilakukan peninjauan kembali atas panduan ini.
