BUKU PEDOMAN ORGANISASI IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA

(1)

BUKU PEDOMAN

ORGANISASI

IKATAN

LEMBAGA

MAHASISWA

PSIKOLOGI

INDONESIA

(2)

(ILMPI)

Buku Pedoman Organisasi (BPO) adalah literatur tentang pemahaman dan mekanisme organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI).

Buku Pedoman Organisasi (BPO) mengacu pada Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah Tangga (ART), Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) dan Garis Besar Haluan Kerja

(GBHK) organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI).

Buku Pedoman Organisasi (BPO) bertujuan memberikan pemahaman tentang organisasi Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI), bentuk acuan rekan- rekan pengurus baik Nasional maupun Wilayah dalam menjalankan roda keorganisasiaan agar

memiliki gerak yang terarah.

Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) bergerak sebagai lembaga organisasi profesi mahasiswa sejenis dalam lingkup nasional yang bersifat independen,

(3)

Tanggal 26 Januari 2011 adalah suatu waktu ketika perwakilan dari 41 universitas seluruh indonesia berkumpul dan menyepakati untuk membentuk sebuah Lembaga dalam lingkup Nasional sebagai wadah aspirasi mahasiswa psikologi di seluruh Indonesia. Kongkretnya, Lembaga ini dideklarasikan dengan harapan mampu menciptakan langkah-langkah konkret untuk bermanfaat demi kemajuan serta pengembangan keilmuan psikologi di Indonesia.

Telah tiba masa dimana sebuah amanah dan tanggungjawab digantungkan kepundak kita, untuk diperjuangan dalam langkah nyata.

Buku ini disusun sebagai referensi bagi organisasi agar memiliki gerak yang terarah. Berharap dapat memberikan kebermanfaatan bagi pengurus maupun organisasi. Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia saat ini sedang dalam tahap berjuang untuk mencari landasan- landasan yang kuat demi kemajuan internal dan eksternal organisasi. Semoga buku ini dapat membimbing rekan- rekan pengurus ILMPI baik Nasional maupun Wilayah dalam menjalankan roda keorganisasiaan.

ILMPI tidak hanya memiliki visi namun misi, begitu halnya dibutuhkan komitmen yang tinggi pada setiap pengurus untuk benar- benar menjalankan organisasi. Karena ini bukanlah hanya jobdesk yang harus dijalankan tapi tanggung jawab, amanah. Indonesia telah mempercayai kita selaku pengurus untuk berjalan bahkan berlari dan melebarkan sayap agar keberfungsian ILMPI benar- benar dapat dirasakan baik oleh pengurus maupun anggota. Selalu tertulis dalam hati bahwa kita bergerak tidak hanya untuk pribadi ataupun kelompok, tapi untuk Bangsa, untuk Indonesia. Maka berjuanglah semampumu sampai habisnya daya juangmu untuk menghidupi organisasi ini. Dan lihat betapa bangganya Indonesia memiliki kita.

(4)

BAB I : IDENTITAS ... 1

1.1 Dasar, Landasan dan Asas ... 1

1.2 Legalitas ... 1

1.3 Waktu & Tempat Berdiri ... 1

1.4 Visi & Misi ... 2

1.3 Wilayah, Keanggotaan & Kepengurusan ... 2

BAB II : KEANGOTAAN, KEPENGURUSAN, KEWILAYAHAN ... 4

2.1 Keanggotaan ... 4

2.2 Kepengurusan ... 5

2.3 Kewilayahan ... 7

BAB III : STRUKTURAL ... 9

3.1 Bagan Stuktur Kepengurusan ... 9

3.2 Wewenang & Jabatan ... 9

3.3 Arahan Kerja ... 12

3.4 Hak, Wewenang & Kewajiban ... 19

BAB IV : METODE PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA ... 22

4.1 Pelatihan Pengurus (Upgrading) ... 22

BAB V : PROSEDUR PELAKSANAAN ... 23

5.1 Administrasi ... 23

5.2 Mekanisme Tender ... 34

5.3 Media Komunikasi ... 47

BAB VI : TATA CARA PERSIDANGAN, MUSYAWARAH DAN RAPAT ... 53

6.1 Tata Cara Persidangan ... 53

6.2 Musyawarah & Rapat ... 59

BAB VII : LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ... 65

7.1 Laporan Perkembangan (Progress Report) ... 65

7.2 Laporan Pertanggungjawaban Wilayah ... 66

7.3 Laporan Pertanggungjawaban Nasional ... 68

7.4 Standar Operational Procedure (SOP) Administrasi Keuangan... 69

7.5 Standar Operational Procedure (SOP) Penilaian Kontribusi Pengurus ... 71

7.6 Paramater Penerimaan Laporan Pertanggungjawaban ... 72

BAB VIII : LAMBANG & ATRIBUT ORGANISASI ... 74

7.1 Lambang Organisasi ... 74

7.2 Atribut Organisasi ... 75

LAMPIRAN ... 80

(5)

BAB I IDENTITAS 1.1DASAR, LANDASAN DAN ASAS

1.1.1 Dasar

Ikatan lembaga mahasiswa psikologi Indonesia (ILMPI) merupakan organisasi yang berdasarkan pada pancasila.

1.1.2 Landasan

Berlandaskan pada tri dharma perguruan tinggi 1.1.3 Asas

Asas ketaqwaan, bhineka tunggal ika dan asas kekeluargaan

1.2LEGALITAS

ILMPI sebagai satu-satunya organisasi antar lembaga eksekutif mahasiswa Psikologi di Indonesia yang di akui oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sesuai dengan Surat Keputusan Dikti No : 82/DIKTI/Kep/2012

1.3WAKTU DAN TEMPAT BERDIRI

Tanggal 26 Januari 2011 di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Ciputat, Tanggerang Selatan

1.4VISI MISI 1.4.1 VISI

Menjadi wadah organisasi kemahasiswaan psikologi seluruh Indonesia di tingkat eksekutif, yang berorientasi pada pengembangan kualitas sumber daya mahasiswa yang berdaya guna dan berkontribusi nyata dalam pembangunan nasional sesuai

1.4.2 MISI

 Membangun jaringan komunikasi antar lembaga eksekutif mahasiswa psikologi di Indonesia yang memfasilitasi pertukaran informasi kegiatan kemahasiswaan psikologi di perguruan tingginya masing-masing, dan isu yang berkembang di masyarakat.

(6)

 Melakukan pengembangan dan penerapan ilmu psikologi yang meliputi bidang penalaran dan keilmuan serta pengabdian masyarakat.

 Menjadi jembatan aspirasi lembaga mahasiswa psikologi terhadap kebijakan-kebijakan publik yang terkait dengan keilmuan psikologi.

1.5WILAYAH, KEANGGOTAAN, KEPENGURUSAN 1.5.1 Wilayah

Wilayah adalah pemetaan keanggotaan berdasarkan letak geografis. Wilayah ILMPI terbagi atas 6 wilayah di seluruh Indonesia, yang terdiri dari :

 ILMPI WILAYAH I : Sumatera

 ILMPI WILAYAH II : DKI Jakarta, Banten & Jawa Barat

 ILMPI WILAYAH III : Jawa Tengah & Kalimantan

 ILMPI WILAYAH IV : D.I Yogyakarta

 ILMPI WILAYAH V : Jawa Timur & Bali

 ILMPI WILAYAH VI : Sulawesi, Maluku & Papua

1.5.2 Keanggotaan

 Mahasiswa psikologi adalah mahasiswa yang menempuh disiplin ilmu psikologi strata satu (S1) yang ditandai oleh gelar sarjana yang diberikan intitusinya berupa gelar Sarjana Psikologi (S.Psi) untuk institusi dibawah naungan DIKTI KEMDIKBUD RI atau gelar Sarjana Psikologi Islam (S.Psi.I) untuk Institusi dibawah naungan DIKTIS KEMENAG RI.

 ILMPI beranggotakan Lembaga Eksekutif Mahasiswa Jurusan/Program Studi/Fakultas Psikologi di Indonesia. Lembaga Eksekutif Mahasiswa adalah lembaga resmi yang berfungsi sebagai fungsi eksekutif, yang mewakili mayoritas mahasiswa psikologi di instititusinya. Oleh Karrena itu, ketika Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi tersebut menjadi anggota ILMPI, maka seluruh mahasiswa psikologi di institusinya menjadi bagian ILMPI, mahasiswa tersebut berhak untuk menjadi pengurus ILMPI maupun mengikuti seluruh kegiatan ILMPI dengan rekomendasi Lembaga Eksekutif Mahasiswa dari institusinya.

(7)

1.5.3 Kepengurusan

Pengurus ILMPI merupakan individu mahasiswa/i psikologi Strata Satu (S1) yang Institusinya telah tergabung menjadi anggota ILMPI. Setiap pengurus bertanggung jawab atas satu periode kepengurusan, lama satu periode kepengurusan adalah satu tahun.

(8)

BAB II

KEANGOTAAN, KEPENGURUSAN, KEWILAYAHAN 2.1KEANGGOTAAN

2.1.1 Tata Cara Menjadi Anggota

1. Lembaga Eksekutif Mahasiswa mengirimkan Surat Permohonan untuk menjadi Anggota ILMPI kepada Koordinator Wilayah. Surat Permohonan ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Ketua Jurusan/Prodi psikologi di institusinya masing-masing sebagai mengetahui 2. Koordinator Wilayah membuat Surat Rekomendasi untuk Universitas yang

bersangkutan kepada Sekretaris Jenderal. Surat Rekomendasi dikirimkan bersamaan dengan Surat permohonan dari anggota.

3. Sekretaris Jenderal mengeluarkan Surat Keputusan Anggota yang menandakan institusi tersebut telah resmi bergabung sebagai anggota ILMPI. SK tersebut dikirimkan ke institusi yang mendaftarkan diri melalui Koordinator Wilayah. 4. Surat dapat berupa Hardcopy atau Softcopy.

5. Surat dapat dikirimkan langsung kesekretariat ILMPI atau melalui email ILMPI Nasional / Wilayah

2.1.2 Tata Cara Mengundurkan Diri Menjadi Anggota

1. Lembaga Eksekutif Mahasiswa mengirimkan Surat Pengunduran Diri kepada Koordinator Wilayah. Surat Pengunduran diri ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan atau Ketua Jurusan/Prodi psikologi di institusinya masing-masing sebagai mengetahui dan ditandatangani oleh Koordinator Wilayah sebagai menyetujui.

2. Koordinator Wilayah menyampaikan Surat pengunduran diri tersebut kepada Sekretaris Jendreal.

3. Sekretaris Jenderal membacakan surat pengunduran diri dari anggota kemudian membacakan SK berakhirnya status keanggotaan pada saat Musyawarah Nasional, ketika pembahasan musyawarah tambahan.

4. Surat harus berupa Hardcopy

(9)

1. Apabila lembaga eksekutif mahasiswa universitas yang bersangkutan tidak memenuhi syarat status keanggotaan sebagaimana dalam ART (Anggaran Rumah Tangga) Bab I Pasal 1 maka status dinyatakan dihapuskan.

2. Pihak ILMPI mengirimkan surat kepada LEM yang bersangkutan untuk mengadakan audiensi.

3. Audiensi dilaksanakan oleh PHW dan PHN terkait status keanggotaan

4. Hasil audiensi disampaikan dalam Musyawarah Nasional untuk kemudian ditentukan keputusannya.

2.2KEPENGURUSAN

2.2.1 Mekanisme Pemilihan Pengurus 2.2.1.1 Pemilihan Langsung

1. Mekanisme ini berlaku untuk Pengurus Harian Nasional dan Pengurus Harian Wilayah

2. Pemilihan ini dilaksanakan pada saat Musyawarah Nasional untuk Pengurus Harian Nasional, dan Musyawarah Wilayah untuk Pengurus Harian Wilayah.

3. Teknis pemilihan, kriteria calon pengurus, dan persyarataan calon pengurus di sepakati oleh peserta forum dengan mengacu pada draft pemilihan yang telah disesuaikan peserta forum

2.2.1.2 Perekrutan Terbuka

1. Mekanisme ini berlaku untuk Staf Badan Kelengkapan Nasional dan Staf Badan Kelengkapan Wilayah.

2. Calon Pengurus mengisi formulir yang telah disediakan oleh PHN atau PHW

3. Calon Pengurus melengkapi persyaratan administrasi :

a. Untuk calon Staf Badan Kelengkapan Wilayah Melampirkan surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa institusinya masing-masing

b. Untuk calon Staf Badan Kelengkapan Nasional Melampirkan surat rekomendasi dari institusinya masing-masing, dan juga surat promosi dari wilayahnya masing-masing.

(10)

5. Bagi Calon yang lolos seleksi formulir dan administrasi, kemudian calon pengurus akan di wawancarai melalui media komunikasi ataupun secara langsung.

6. Wawancara menggunakan indikator-indikator penilaian yang telah ditentukan oleh masing-masing PHN atau PHW.

2.2.1.3 Perekrutan Tertutup

1. Mekanisme ini berlaku untuk Staf Badan Kelengkapan Nasional dan Staf Badan Kelengkapan Wilayah.

2. Pengadaan mekanisme ini disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Kepengurusan.

3. Koordinator Badan Kelengkapan memilih langsung individu yang akan menjadi pengurus.

2.2.2 Hak dan Kewajiban 2.2.2.1 Hak Pengurus

1. Setiap pengurus berhak mendapatkan Surat Keputusan selambat-lambatnya 30 hari setelah kepengurusan terbentuk.

2. Setiap pengurus berhak mendapatkan informasi dan mengetahui semua kegiatan yang dilaksanakan oleh ILMPI

3. Memiliki kewenangan dalam merealisasikan dan mengembangkan program kerja yang ada di ILMPI

2.2.2.2 Kewajiban Pengurus

1. Berkomitmen untuk berperan aktif dalam menjalankan arahan kerja sesuai dengan AD/ART, GBHO dan GBHK dan BPO.

2. Menjalankan program kerja yang telah ditetapkan dan disahkan didalam rapat kerja

3. Mengikuti agenda rutin meliputi musyawarah, rapat kerja, rapat koordinasi dalam tataran wilayah maupun nasional sekurang-kurangnya 50% dari agenda yang ada.

4. Menjalankan komunikasi dan koordinasi yang baik antar kepengurusan nasional maupun wilayah.

(11)

5. Bertanggungjawab dalam menjalankan komunikasi dan koordinasi yang baik antara ILMPI dengan lembaga eksekutif mahasiswa di wilayahnya.

2.2.3 Sanksi-Sanksi

1. Surat peringatan 1 (SP 1) diberikan pada pengurus yang melanggar salah satu kewajiban sebagai pengurus.

2. Surat peringatan 2 (SP 2) diberikan kepada pengurus apabila tidak mengindahkan SP 1 atau melanggar kewajiban pengurus.

3. Jika SP 1 & 2 tidak diindahkan, maka:

a. Untuk kepengurusan wilayah, pencabutan status kepengurusan berdasarkan rekomendasi koordinator wilayah yang disetujui oleh Sekretaris Jenderal.

b. Untuk kepengurusan nasional, pencabutan status kepengurusan langsung dari Sekretaris Jenderal.

2.2.4 Mekanisme Pengunduran Diri Pengurus

1. Pengurus mengundurkan diri secara lisan dan tulisan.

2. Pengurus mengajukan surat pengunduran diri kepada Sekretaris Jenderal dan melampirkan surat pengajuan pengunduran diri dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa institusinya masing-masing.

3. Pengunduran diri pengurus dinyatakan sah apabila telah disetujui oleh Sekretaris Jenderal yang diimplementasikan dengan pembaruan Surat Keputusan kepengurusan.

2.3KEWILAYAHAN

2.3.1 Syarat Mendirikan Wilayah

1. Adanya kesiapan Sumber Daya Mahasiswa untuk menjadi pengurus pada wilayah yang ingin dimekarkan atau dibentuk.

2. Adanya dokumen tertulis yang menyatakan alasan pemekaran atau pembentukan wilayah baru dengan disertakan bukti tanda tangan minimal 2/3 dari anggota wilayah tersebut.

(12)

3. Adanya keputusan pemilihan Koordinator Wilayah sementara didalam Musyawarah Wilayah untuk wilayah yang akan dimekarkan atau dibentuk sebagai penanggung jawab.

4. Adanya persetujuan dari forum Musyawarah Nasional untuk mendirikan wilayah baru yang ingin dimekarkan atau dibentuk

5. Wilayah baru minimal telah terdiri dari 5 Universitas yang menjadi anggota ILMPI

6. Melaksanakan Musyawarah Wilayah selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah disetujui oleh forum Musyawarah Nasional

(13)

BAB III STRUKTURAL 3.1 BAGAN STRUKTUR KEPENGURUSAN

3.1.1 Sumber Bagan

Bagan ini bersumber dari Anggaran Dasar pasal 17 dan 18, Anggaran Rumah Tangga Bab II dan GBHK

3.1.2 Penjelasan Bagan

1. Garis putus-putus adalah garis koordinasi 2. Garis lurus adalah garis komando

3.2 WEWENANG DAN JABATAN 3.2.1 Sekretaris Jenderal

1. Sekretaris Jenderal merupakan pusat pimpinan dan pengambil keputusan tertinggi dalam kepengurusan ILMPI yang ditetapkan pada Musyawarah Nasional.

2. Sekretaris Jenderal merupakan orang yang bertanggung jawab penuh terhadap keberlangsungan organisasi ILMPI.

3. Sekretaris Jenderal wajib melakukan koordinasi dengan koordinator wilayah untuk mengetahui perkembangan dan hambatan dari wilayah.

(14)

4. Sekretaris Jenderal berupaya untuk mengembangkan kemajuan organisasi dengan aktif melakukan koordinasi baik kedalam organisasi (internal) maupun keluar organisasi (eksternal).

5. Sekretaris Jenderal berupaya untuk melakukan hubungan kerjasama baik Nasional maupun Internasional dalam meningkatkan eksistensi organisasi

3.2.2 Koordinator Wilayah

1. Koordinator Wilayah merupakan pimpinan tertinggi tingkat wilayah yang ditetapkan pada Musyawarah Wilayah.

2. Koordinator Wilayah merupakan orang yang bertanggung jawab penuh terhadap keberlangsungan organisasi ILMPI dalam tingkat wilayah.

3. Koordinator Wilayah wajib menginformasikan segala informasi yang didapatkan dari Kepengurusan Nasional ke wilayah.

4. Koordinator Wilayah mempunyai kewenangan dalam mengatur wilayah sesuai dengan kondisi dan kebutuhan wilayah.

5. Koordinator wilayah berupaya untuk mengembangkan organisasi dengan melakukan hubungan kerjasama kepada instansi atau institusi baik dalam lingkup wilayah maupun Nasional.

Koordinator Wilayah aktif melakukan komunikasi dengan ketua-ketua Lembaga Eksekutif yang menjadi anggota ILMPI.

3.2.3 Badan Kelengkapan Organisasi

1. Badan Kelengkapan Organisasi adalah badan yang dibentuk berlandaskan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga ILMPI

2. Badan Kelengkapan Organisasi ILMPI terdiri dari Badan Kelengkapan Nasional dan Badan Kelengkapan Wilayah.

3. Badan Kelengkapan Organisasi menjalankan wilayah kerja ILMPI guna menciptakan program kerja nyata yang berkesinambungan dengan AD/ART dan mendukung Usaha ILMPI.

4. Badan Kelengkapan Organisasi dikoordinatori oleh seorang Koordinator Badan.

5. Badan Kelengkapan bertanggung jawab kepada anggota ILMPI dan melaporkan hasil kerjanya di Musyawarah Wilayah bagi Badan Kelengkapan

(15)

Organisasi wilayah dan Musyawarah Nasional bagi Badan Kelengkapan Organisasi Nasional.

6. Kegiatan Badan Kelengkapan harus dapat dirasakan manfaatnya bagi anggota ILMPI.

3.2.4 Koordinator Badan Kelengkapan

1. Koordinator Badan Kelengkapan merupakan seseorang yang mengkoordinasikan, memimpin dan bertanggung jawab atas keberlangsungan badan kelengkapan organisasi yang terdapat dalam ILMPI.

2. Koordinator Badan Kelengkapan wajib menginformasikan segala informasi baik dari wilayah maupun nasional kepada staf badan kelengkapan.

3. Koordinator Badan Kelengkapan mempunyai kewenangan dalam mengatur badan kelengkapannya sesuai dengan AD/ART dan Usaha ILMPI.

4. Koordinator Badan Kelengkapan wajib mengkoordinasikan atas berjalannya suatu program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional.

5. Koordinator Badan Kelengkapan mempunyai hak preogratif untuk memilih staf badan kelengkapannya masing-masing berdasarkan mekanisme yang ditentukan.

3.2.5 Staf Badan Kelengkapan

1. Staf Badan Kelengkapan merupakan perwakilan individu dari masing-masing anggota ILMPI yang dipilih dengan mekanisme yang ditentukan oleh Pengurus Harian Nasional maupun Pengurus Harian Wilayah.

2. Pengadaan staf Badan Kelengkapan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Badan Kelengkapan.

3. Staf Badan Kelengkapan bertanggung jawab kepada Koordinator Badan Kelengkapannya masing-masing.

4. Staf Badan Kelengkapan berhak menyampaikan ide dan gagasan kepada Koordinator Badan Kelengkapannya masing-masing terkait dengan program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional. 5. Staf Badan Kelengkapan wajib mematuhi instruksi maupun menerima arahan

yang diberikan oleh Koordinator Badan Kelengkapan terkait dengan program kerja yang telah disusun pada Rapat Kerja Wilayah atau Rapat Kerja Nasional.

(16)

6. Staf Badan Kelengkapan wajib menginformasikan segala kegiatannya di ILMPI kepada institusinya (Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi).

3.2.6 Koordinator Provinsi

1. Pengadaan Koordinator provinsi disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing wilayah.

2. Koordinator provinsi bertugas untuk membantu koordinator wilayah dalam menjalankan tugas-tugasnya.

3. Koordinator Provinsi bertanggung Jawab kepada Koordintor Wilayah.

4. Koordinator Provinsi wajib menginformasikan segala informasi tentang ILMPI baik dari wilayah maupun nasional kepada anggota ILMPI di masing-masing provinsinya.

3.3 ARAHAN KERJA

3.3.1 Badan Kesekretariatan Nasional

1. Badan Kesekretariatan Nasional (BANSEKNAS) adalah Badan Kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam fungsi kesekretariatan Nasional ILMPI.

2. Fungsi Kesekretariatan Nasional adalah :

a. Membuat surat perihal keorganisasian dalam lingkup Nasional

b. Menyunting dan melengkapi proposal kegiatan Nasional berdasarkan konsep yang telah disusun sebelumnya oleh pihak terkait

c. Membuat Surat Keputusan Kepengurusan Nasional dan Wilayah ILMPI d. Membuat Surat Keputusan Keanggotan ILMPI

e. Menyusun data base surat menyurat organisasi f. Menyusun hasil kegiatan Nasional

g. Menyusun Buku Pedoman Organisasi atas rekomendasi dan hasil pertimbangan dari Pengurus Nasional dan Pengurus Wilayah ILMPI. h. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar

i. Menyimpan atribut organisasi

3. Badan Kesekretariatan Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator. 4. Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional melakukan koordinasi dengan

(17)

3.3.2 Badan Keuangan Nasional

1. Badan Keuangan Nasional (BANKEUNAS) adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam pengelolaan fungsi keuangan ILMPI tingkat Nasional.

2. Pengelolaan Fungsi Keuangan ILMPI tingkat Nasional adalah : a. Mengkoordinasikan iuran wajib anggota

b. Menyusun anggaran kegiatan rutin nasional

c. Menyusun rancangan anggaran pembelanjaan lembaga

d. Mengkoordinasikan penyebaran proposal donatur lembaga serta proposal donatur kegiatan nasional

e. Menyusun data base keuangan anggota

f. Melakukan usaha dalam penambahan dana kas Nasional.

3. Badan Keuangan Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Koordinator Badan Keuangan Nasional melakukan koordinasi dengan Badan Keuangan Wilayah

3.3.3 Badan Informasi dan Komunikasi Nasional

1. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional (BANINFOKOMNAS) adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan komunikasi di tingkat Nasional.

2. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional memiliki kewajiban antara lain : a. Mengkomunikasikan segala informasi lingkup Nasional kepada seluruh

pengurus serta anggota ILMPI.

b. Mengelola media informasi organisasi.

c. Menjadi media partner dari anggota ILMPI dalam melakukan publikasi terhadap kegiatan lembaga eksekutifnya masing-masing bila diminta. d. Menyebarkan hasil kegiatan Nasional kepada seluruh pengurus dan

anggota ILMPI.

e. Menghimpun database anggota dari masing-masing wilayah.

f. Memiliki kewajiban bersama dengan Sekretaris Jenderal untuk menjalin komunikasi eksternal antar Lembaga Mahasiswa Profesi atau Instansi atau organisasi lain baik dalam lingkup Nasional maupun Internasional.

g. Melakukan pemantauan atas media masa atas informasi dan pemberitaan organisasi yang ada serta melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan

(18)

untuk memberikan informasi yang benar serta memperbaiki citra organisasi.

3. Badan Informasi dan Komunikasi Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Nasional melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah.

3.3.4 Badan Pengembangan Organisasi Nasional

1. Badan Pengembangan Organisasi Nasional (BPONAS) adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan fungsi bidang pengembangan organisasi dalam lingkup Nasional

2. Fungsi Pengembangan Organisasi adalah mengembangkan internal organisasi dengan program kerja yang telah disepakati pada Rapat Kerja Nasional, berbagai media dan cara dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Nasional.

3. Badan Pengembangan Organisasi Nasional menjalankan program nyata sesuai dengan ranah bidang pengembangan organisasi dalam lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal

4. Badan Pengembangan Organisasi Nasional dikoordinatori oleh seorang koordinator

5. Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Nasional melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Wilayah

3.3.5 Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional

1. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional (BPPMNAS) adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan fungsi bidang pengabdian masyarakat dalam lingkup Nasional.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional adalah menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk masyarakat berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Nasional yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi di Nasional.

(19)

3. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional menjalankan program nyata sesuai dengan ranah bidang pengabdian masyarakat dalam lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal.

4. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional Nasional dikoordinatori oleh seorang coordinator.

5. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Nasional melakukan koordinasi dengan Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah.

3.3.6 Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional

1. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional (BPPKNAS) adalah badan kelengkapan Nasional yang bertanggung jawab menjalankan fungsi bidang pengkajian keilmuan dalam lingkup Nasional.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional adalah : a. Menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk

mengembangkan kemajuan keilmuan psikologi berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Nasional yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi di Nasional

b. Mengkaji isu-isu strategis terkait keilmuan psikologi.

3. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional menjalankan program nyata sesuai dengan ranah bidang keilmuan dalam lingkup Nasional berdasarkan koordinasi dengan Sekretaris Jenderal.

4. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional dikoordinatori oleh seorang coordinator

5. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional melakukan koordinasi dengan Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah.

3.3.7 Dewan Pertimbangan Organisasi Nasional

1. Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO) adalah dewan yang bertugas memberikan pertimbangan kebijakan Pengurus Harian Nasional diluar keputusan Musyawarah Nasional dan Rapat Kerja Nasional yang sesuai dengan AD/ART dan GBHO ILMPI. Pertimbangan tersebut diberikan jika diminta oleh Pengurus Harian Nasional.

(20)

2. Dewan Pertimbangan Organisasi bersifat non struktural dalam artian tidak tertera dalam struktural kepengurusan ILMPI.

3. Dewan Pertimbangan Organisasi beranggotakan Pengurus Harian Nasional periode sebelumnya.

4. Dewan Pertimbangan Organisasi berhak memberikan pengawasan dan juga berhak memberikan arahan, pertimbangan atau buah pikiran kepada Sekretaris Jenderal.

3.3.8 Badan Kesekretariatan Wilayah

1. Badan Kesekretariatan Wilayah (BANSEKWIL) bertanggung jawab dalam fungsi kesekretariatan wilayah ILMPI.

2. Fungsi Kesekretariatan Wilayah adalah :

a. Membuat surat perihal keorganisasian dalam lingkup Wilayah.

b. Menyunting dan melengkapi proposal kegiatan Wilayah berdasarkan konsep yang telah disusun sebelumnya oleh pihak terkait.

c. Menyusun data base surat menyurat organisasi, menyusun hasil kegiatan Wilayah.

3. Koordinator Badan Kesekretariatan Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional dan berkewajiban menginformasikan segala hal yang dinformasikan dari Badan Kesekretariatan Nasional kepada Kepengurusan Wilayah.

3.3.9 Badan Keuangan Wilayah

1. Badan Keuangan Wilayah bertanggung jawab dalam pengelolaan fungsi keuangan ILMPI tingkat Wilayah.

2. Pengelolaan Fungsi Keuangan ILMPI tingkat Wilayah adalah :

a. membantu badan keuangan Nasional dalam pengkoordinasian iuran wajib anggota

b. menyusun anggaran kegiatan rutin wilayah

c. menyusun rancangan anggaran pembelanjaan dalam lingkup wilayah d. membantu badan keuangan Nasional dalam mengkoordinasikan

penyebaran proposal donatur lembaga dalam lingkup wilayah e. menyusun data base keuangan anggota

(21)

3. Badan Keuangan Wilayah dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Koordinator Badan Keuangan Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan koordinator Badan Keuangan Nasional dan berkewajiban menginformasikan segala hal yang dinformasikan dari Badan Keuangan Nasional kepada Koordinator Wilayah dan Pengurus Harian Wilayah.

3.3.10 Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah

1. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah (BANINFOKOMWIL) adalah badan kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan komunikasi di tingkat wilayah.

2. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah memiliki kewajiban antara lain : a. mengkomunikasikan segala informasi lingkup Wilayah maupun Nasional

kepada seluruh pengurus serta anggota ILMPI lingkup Wilayah b. mengelola media informasi organisasi dalam lingkup Wilayah

c. menyebarkan hasil kegiatan Wilayah kepada seluruh pengurus dan anggota ILMPI lingkup Wilayah

d. Memiliki kewajiban bersama dengan Koordinator Wilayah untuk menjalin komunikasi eksternal antar Lembaga Mahasiswa Profesi atau Instansi atau Organisasi lain dalam lingkup Wilayah.

e. Mengumpulkan database ketua-ketua Lembaga Anggota ILMPI.

f. Menjadi media partner dari anggota ILMPI dalam melakukan publikasi terhadap kegiatan lembaga eksekutifnya masing-masing bila diminta. 3. Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah dikoordinatori oleh seorang

koordinator.

4. Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Informasi dan Komunikasi Nasional.

3.3.11 Badan Pengembangan Organisasi Wilayah

1. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah (BPOWIL) adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab menjalankan fungsi pengembangan organisasi dalam lingkup Wilayah.

2. Fungsi Pengembangan Organisasi adalah mengembangkan internal organisasi dengan program kerja yang telah disepakati pada Rapat Kerja Wilayah.

(22)

Berbagai media dan cara dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pada masing- masing wilayah.

3. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah dikoordinatori oleh seorang koordinator.

4. Badan Pengembangan Organisasi Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Pengembangan Organisasi Nasional.

3.3.12 Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah

1. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah (BPPMWIL) adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab menjalankan fungsi pengabdian masyarakat dalam lingkup Wilayah.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat adalah menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk masyarakat berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Wilayah yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi wilayah masing- masing.

3. Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat dikoordinatori oleh seorang koordinator

4. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat Wilayah Nasional

3.3.13 Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah

1. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah (BPPKWIL) adalah Badan Kelengkapan Wilayah yang bertanggung jawab menjalankan fungsi pengkajian keilmuan dalam lingkup Wilayah.

2. Fungsi Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan adalah menjalankan program kerja nyata yang dapat bermanfaat untuk mengembangkan kemajuan keilmuan psikologi berdasarkan kesepakatan Rapat Kerja Wilayah yang telah disepakati sebelumnya. Bentuk kegiatan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi wilayah masing- masing.

3. Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan dikoordinatori oleh seorang koordinator.

(23)

4. Koordinator Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Wilayah wajib melakukan koordinasi dengan Koordinator Badan Pengembangan dan Pengkajian Keilmuan Nasional.

3.3.14 Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah

1. Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO) adalah dewan yang bertugas memberikan pertimbangan kebijakan Pengurus Harian Wilayah diluar keputusan Musyawarah Wilayah dan Rapat Kerja Wilayah yang sesuai dengan AD/ART dan GBHO ILMPI. Pertimbangan tersebut diberikan jika diminta oleh Pengurus Harian Wilayah.

2. Dewan Pertimbangan Organisasi bersifat non struktural dalam artian tidak tertera dalam struktural kepengurusan ILMPI.

3. Dewan Pertimbangan Organisasi beranggotakan Pengurus Harian Wilayah periode sebelumnya.

4. Dewan Pertimbangan Organisasi berhak memberikan pengawasan dan juga berhak memberikan arahan, pertimbangan atau buah pikiran kepada Koordinator Wilayah

3.4 Hak, Wewenang dan Kewajiban 3.4.1 Hak dan Wewenang Nasional

1. Nasional memberikan kebijakan secara garis besar, dan menyerahkan penerjemahannya kepada wilayah dan institusi anggota, namun tetap pada koridor AD/ART dan GBHO ILMPI.

2. Nasional berhak memberikan himbauan dan/atau peringatan kepada wilayah maupun institusi yang mengambil atau melaksanakan kebijakan atau aktivitas yang menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

3. Nasional berhak memberikan tender kepada wilayah dan atau institusi anggota yang telah memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh nasional sebagai penerima tender.

4. Nasional bertanggung jawab terhadap segala aktivitas yang berhubungan dengan ILMPI dalam lingkup dalam Negeri (Nasional) maupun Internasional. 5. Nasional berhak menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga, organisasi,

(24)

lingkup Nasional maupun Internasional selama tidak melanggar AD/ART dan GBHO ILMPI.

6. Nasional berhak menerima laporan aktivitas wilayah dengan status mengetahui, mengingat Sekretaris Jenderal adalah penanggung jawab seluruh aktivitas yang dilaksanakan oleh ILMPI.

3.4.2 Kewajiban Nasional

1. Nasional Wajib menstandarisasi segala aktivitas dan kebijakan yang diambil kepada visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

2. Nasional wajib memberikan laporan dan atau pertanggung jawaban kepada seluruh institusi anggota mengenai segala kebijakan yang telah diambil dan aktivitas yang telah dilaksanakan secara resmi dalam forum Nasional.

3. Nasional wajib memfasilitasi hubungan kerjasama wilayah maupun institusi anggota dengan lembaga, institusi, organisasi lain berskala nasional dan internasional, selama tidak melanggar dari AD/ART ILMPI.

4. Nasional wajib menampung, menyalurkan dan memfasilitasi aspirasi dari wilayah maupun institusi anggota, selama tidak melanggar dari AD/ART ILMPI.

5. Nasional wajib mengkoordinasikan secara intensif antar wilayah terkait dengan kinerja dan kebijakan yang diambil dengan mengacu pada AD/ART dan GBHO.

3.4.3 Hak dan Wewenang Wilayah

1. Wilayah berhak mengatur rumah tangganya sendiri dengan koordinasi dari nasional, selama tidak melanggar dan atau menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

2. Wilayah berhak menerjemahkan kebijakan yang diberikan oleh nasional sesuai dengan kondisi dan budaya yang ada di masing-masing wilayah, selama tidak bertentangan dengan visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

3. Wilayah berhak melaksanakan segala aktivitas dan mengambil kebijakan baik yang bersumber dari nasional maupun atas inisiatif wilayah sendiri selama tidak menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

(25)

4. Wilayah berhak mengadakan kerjasama dengan institusi yang ada di wilayahnya dan atau dengan wilayah lain dalam hal implementasi kebijakan yang bersumber dari nasional.

5. Wilayah berhak mengajukan permohonan tender kepada nasional.

6. Hal-hal yang sifatnya internal wilayah akan diserahkan sepenuhnya kepada hasil musyawarah wilayah selama tidak melanggar dan atau menyimpang dari visi dan misi, AD/ART, GBHO ILMPI dan kebijakan Nasional.

3.4.4 Kewajiban Wilayah

1. Wilayah wajib mendasarkan segala aktivitas dan kebijakan yang diambil berdasarkan visi dan misi, AD/ART, dan GBHO ILMPI.

2. Wilayah wajib memberikan laporan pertanggungjawaban atas segala implementasi kebijakan dan aktivitas yang bersumber dari kebijakan nasional. 3. Wilayah wajib memberikan laporan aktivitas di wilayahnya dengan status

mengetahui kepada sekjend, mengingat sekjend adalah penanggung jawab seluruh aktivitas ILMPI.

4. Wilayah wajib menghormati otoritas wilayah lain, artinya antar wilayah tidak saling mencampuri urusan rumah tangga wilayah lain.

5. Wilayah wajib mengkoordinasikan institusi anggota ILMPI yang berada dalam lingkup wilayahnya dengan mengacu pada AD/ART , GBHO dan kebijakan nasional lainnya.

(26)

BAB IV

METODE PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA 4.1 PELATIHAN PENGURUS (UPGRADING)

1. Pelatihan dilakukan oleh Koordinator Wilayah berkoordinasi dengan Badan Pengembangan Organisasi Wilayah.

2. Setiap Wilayah wajib melaksanakan Upgrading Pengurus selambat-lambatnya 1

bulan setelah lengkapnya struktural kepengurusan wilayah. Hal ini ditandai dengan keluarnya Surat Keputusan Pengurus dari Sekretaris Jenderal.

3. Kegiatan ini dapat ditenderkan kepada anggota ILMPI atau dilakukan oleh Kepengurusan Wilayah secara langsung.

4. Peserta dalam Kegiatan ini adalah Pengurus ILMPI seluruh kepengurusan Wilayah maupun staf badan kelengkapan nasional yang berdomisili di wilayah tersebut. 5. Materi yang akan menjadi bahasan adalah :

a. Sejarah & Pengenalan ILMPI b. Manajemen Organisasi ILMPI c. Manajemen Konflik

d. Team Work Buliding e. Analisis Sosial

6. Metode Penyampaian Materi dapat berupa : a. Ceramah

b. Studi Kasus

c. Forum Grup Discussion 7. Kualifikasi Pemateri :

a. Dewan Pertimbangan Organiasi Nasional / Wilayah b. Pengurus Harian Nasional

c. Himpunan Psikologi (HIMPSI)

(27)

BAB V

PROSEDUR PELAKSANAAN 5.1 ADMINISTRASI

5.1.1 Surat Menyurat

5.1.1.1 Aturan Baku Surat Keluar ILMPI

Aturan baku ini berlaku untuk seluruh kepengurusan nasional maupun kepengurusan wilayah.

A. PENGGUNAAN KERTAS KOP (KEPALA SURAT)

Semua surat resmi yang dibuat oleh perangkat organisasi ILMPI harus menggunakan kertas berkop dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Penulisan Nama Organisasi dalam KOP Surat

 Nama Organisasi ditulis dengan huruf kapital

 Nama Organisasi ditulis dengan rata tengah

 Nama Organisasi ditulis lengkap

 Singkatan Nama Organisasi terdapat di dalam kurung, setelah nama lengkap organisasi.

 Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA WILAYAH I (SUMATERA)

 Untuk kepanitian, menuliskan kepanitiaan acara sebelum Nama Organisasi ILMPI, panitia boleh menyingkat nama organisasi ILMPI. Contoh : PANITIA MUSYAWARAH & RAPAT KERJA NASIONAL ILMPI KE-V.

2. Kesekretariatan dalam KOP Surat

 Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop Surat Nasional merupakan alamat kesekretariatan ILMPI.

 Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah dimana koordinator wilayah menimba ilmu.

 Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat untuk kepanitiaan program kerja baik wilayah maupun nasional merupakan alamat dimana pelaksanaan program kerja tersebut berlangsung.

(28)

3. Penempatan Lambang ILMPI

 Penempatan lambang berada di pojok kiri atas untuk surat nasional maupun wilayah.

 Hanya lambang ILMPI nasional yang boleh digunakan dalam kop surat.

 Jika terdapat pelaksanaan program kerja maka terdapat logo Himpunan atau Badan Eksekutif Mahasiswa dimana program kerja tersebut diselenggarakan dan ditempatkan di pojok kanan.

B. ATURAN ISI SURAT 1. Tanggal Surat

 Pada penulisan tanggal surat, tidak mencantumkan tempat dimana surat itu dibuat. Letaknya terdapat di pojok kanan atas setelah KOP Surat.

 Dituliskan di pojok kanan atas lembar surat

 Contoh format tanggal surat : 15 Oktober 2011 2. Penomoran Surat

 Nomor Surat ditulis di pojok kiri atas bagian surat

 Format Penomoran Surat : Nomor / Kode Surat (I- Internal atau E - Eksternal) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL- …/ Bulan (Romawi) / Tahun

 Nomor surat mengurut sesuai periode kepengurusan atau kepanitiaan acara, jadi periode kepengurusan kepanitiaan yang baru dimulai dari nomor 001

 Contoh Nomor Surat Untuk Kepengurusan Nasional : 001/I/PHN/ILMPI/VII/2011

 Contoh Nomor Surat Untuk Kepengurusan Wilayah : 002/E/PHW/ILMPIWIL-II/VII/2011

3. Mengenai Perihal

Singkat, jelas dan tepat tergantung dari tujuan surat dibuat (Undangan, Proposal Kerjasama, Pemberitahuan, atau yang lainnya)

4. Mengenai Lampiran

(29)

5. Alamat yang dituju

 Menggunakan kata Yang Terhormat (Yth.)

 Menggunakan kata Di Tempat 6. Salam pembuka 7. Pembuka surat 8. Isi surat 9. Penutup surat 10. Salam penutup C. TANDA TANGAN

1. Untuk penulisan tanda tangan pada kepengurusan nasional maupun wilayah, tidak dicantumkan asal universitasnya

2. Letak Tanda Tangan Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah berada pada kanan bawah lembar surat.

3. Jika dalam surat terdapat dua tanda tangan, maka posisi Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah terdapat disebelah kiri dan Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional/Wilayah terletak pada sebelah kanan.

4. Untuk Kepanitiaan, surat ditandatangani oleh : a. Sekretaris Pelaksana

b. Ketua Pelaksana

c. Ketua Lembaga Eksekutif tuan rumah Pelaksana d. Sekretaris Jenderal/Koordinator Wilayah

e. Dekan/Wakil Dekan bidang Kemahasiswaan atau Ketua Jurusan/Prodi Psikologi tuan rumah pelaksana.

D. PEMBERIAN STAMPEL/CAP

1. Cap dibubuhkan kepada Sekretaris Jenderal / Koordinator Wilayah 2. Jika dalam surat terdapat tanda tangan Koordinator Badan

Kesekretariatan Nasional/Wilayah, maka cap dibubuhkan pada Koordinator Badan Kesekretariatan Nasional/Wilayah

3. Pada Cap Wilayah memiliki format tersendiri untuk menyetarakan pada semua wilayah.

(30)

4. Ukuran cap yang digunakan adalah ukuran standar cap pada umumnya.

5.1.1.2 Aturan Baku Surat Keputusan ILMPI

A. PENGGUNAAN KERTAS KOP (KEPALA SURAT)

 Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : IKATAN LEMBAGA MAHASISWA PSIKOLOGI INDONESIA (ILMPI) WILAYAH I (SUMATERA)

 Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah dimana Koordinator Wilayah menimba ilmu

 Hanya lambang ILMPI nasional yang boleh digunakan dalam kop surat.

B. PENOMORAN SURAT

1. Untuk Penomoran Surat Keputusan yang Sifatnya Umum

 Nomor / Kode Surat (SK) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun.

(31)

2. Untuk Penomoran Surat Keputusan yang Menetapkan Struktur Kepengurusan Baik Kepengurusan Wilayah maupun Nasional

 Nomor / Kode Surat (SK-P) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun

 CONTOH : 010/SK-P/PHN/ILMPI/IV/2014

3. Untuk Surat Keputusan yang Menetapkan Keanggotaan Ilmpi

 Nomor / Kode Surat (SK-A) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun.

 CONTOH : 015/SK-A/PHN/ILMPI/IV/2014

4. Pada penulisan nomor SK menggunakan penomoran tersendiri dan dibedakan dengan penomoran Surat Keluar ataupun Surat Peringatan 5. Nomor Surat ditulis diatas bagian tengah Surat

6. Nomor surat mengurut, tidak sesuai periode kepengurusan 7. SK-A dan SK-P hanya dikeluarkan oleh PHN

C. ATURAN ISI SURAT

Surat keputusan terdapat menimbang, mengingat, mempertimbangkan dan memutuskan. Isi Surat Keputusan berisi tiga hal pokok yaitu konsideran, desideratum dan diktum.

1. Konsideran

Konsideran adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat dalam konsiderans adalah anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan, hasil keputusan dan lain sebagainya yang masuk kedalam sub topik menimbang, mengingat dan memperhatikan.

Keberadaan konsideran bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib karena dalam konsideran dijelaskan landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsideran minimal dua, maksimal lima, sedangkan pada umumnya tiga. Yang paling utama dan harus dipakai dalam setiap konsideran adalah sub topik menimbang dan mengingat.

Menimbang : Berisi hal- hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat keputusan. Dalam sub topik menimbang dijelaskan bahwa dengan

(32)

pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan tertentu.

Mengingat : Berisi hal- hal yang wajib dipakai karena didalam bagian inilah dituliskan anggaran dasar, anggaran rumah tangga, undang- udang, surat keputusan atau ketetapan lain dan beberapa hal lainnya yang menjadi landasan hokum (statuta) dikeluarkannya surat keputusan.

Memperhatikan : Berisi hasil musyawarah, rapat koordinasi atau beberapa hal serupa lainnya yang pernah dilakukan untuk memperkuat serta berkaitan dengan permasalahan yang dibuat surat keputusan. Hal ini dilakukan agar surat keputusan menjadi lebih lengkap.

2. Desideratum

Isi surat keputusan yang dinamakan desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat.

3. Diktum

Diktum adalah bagian surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apa saja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum. Teknik penulisan diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah. Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum.

D. KETERANGAN TEMPAT & TANGGAL

1. Keterangan tempat & Tanggal dituliskan di pojok kanan bawah surat, tepat diatas penandatanganan surat

2. TEMPAT. Berisi keterangan tempat surat keputusan tersebut dikeluarkan, biasanya berisi nama kota dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dan ditandatangani.

3. TANGGAL: berisi Keterangan tanggal surat keputusan tersebut dikeluarkan, dengan format, tanggal, bulan dan tahun.

Contoh :

 Surat Keputusan Nasional dikeluarkan ketika acara Musyawarah Nasional ILMPI 2012 di UPI YPTK Padang pada tanggal 24

(33)

Januari 2012.

Ditetapkan di Padang

Pada Tanggal 24 Januari 2012

 Surat Keputusan Wilayah III dikeluarkan ketika acara Musyawarah Wilayah III ILMPI di UNDIP Semarang pada tanggal 13 Maret 2012.

Ditetapkan di Semarang Pada Tanggal 13 Maret 2012

E. TANDA TANGAN

1. Untuk penandatanganan Surat Keputusan Nasional dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI, penandatanganan tersebut disertakan dengan cap Nasional.

2. Untuk penandatanganan Surat Keputusan Wilayah dilakukan oleh Koordinator Wilayah ILMPI, penandatanganan tersebut disertakan dengan cap Wilayah

5.1.1.3 Aturan Baku Ketetapan Hasil Kegiatan Nasional atau Wilayah A. PENGGUNAAN KOP

1. Nama Kegiatan ditulis lengkap, dengan huruf kapital, dengan rata tengah

2. Nama Organisasi ILMPI boleh disingkat. Contoh : Panitia Musyawarah & Rapat Kerja Nasional ILMPI ke-V.

3. Kesekretariatan yang digunakan adalah alamat dimana pelaksanaan kegiatan tersebut berlangung

4. Penempatan Lambang ILMPI di pojok kiri.

5. Penempatan lambang Himpunan atau Lembaga Eksekutif Mahasiswa penyelenggara atau logo kegiatan di pojok kanan

1. Nomor Surat ditulis diatas bagian tengah Surat 2. Format Penomoran Surat :

 Nomor / Pan-(Kegiatan) / ILMPI / Bulan(Romawi) / Tahun

(34)

3. Nomor Surat menggunakan kata Pan-(kegiatan), jika dikoordinatori oleh elemen kepanitiaan

4. Jika kegiatan tidak dikoordinatori oleh elemen non kepanitian maka tidak menggunakan Pan-. Berikut adalah ketentuan nomer hasil ketetapan

Contoh :

 01/Pan-RAKERNAS/ILMPI/VII/2012

 02/RAKERNAS/ILMPI/VII/2012

Isi surat ketetapan sama dengan surat keputusan yang berisi konsideran, desideratum dan diktum.

D. KETERANGAN TEMPAT & WAKTU

1. Keterangan tempat, tanggal dan waktu dituliskan di pojok kiri bawah surat.

2. Keterangan tempat berisi nama lokasi dan kota ditetapkan sebuah ketetapan

3. Keterangan Tanggal dituliskan dengan format : hari, tanggal, bulan dan tahun

4. Keterangan waktu berisi jam dan menit disahkannya sebuah ketetapan

Contoh :

Ditetapkan di : Benteng Sumbo Opu, Makasar Hari/Tanggal : Jumat, 28 Februari 2014 Waktu : 00.45 WITA

E. TANDA TANGAN

Penandatanganan ketetapan hasil kegiatan dilakukan oleh Presidium atau Pimpinan Musyawarah.

5.1.1.4 Aturan Baku Surat Peringatan ILMPI

(35)

 Untuk Wilayah, letak Geografis Wilayah ditulis lengkap di dalam kurung, setelah nama organisasi. Contoh : Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI) WILAYAH I (SUMATERA)

 Kesekretariatan yang tertulis dalam Kop surat Wilayah dimana Koordinator Wilayah menimba ilmu

 Hanya lambang ILMPI Nasional yang boleh digunakan dalam kop surat.

1. Pada penulisan nomor Surat peringatan menggunakan penomoran tersendiri dan dibedakan dengan penomoran Surat Keluar ataupun Surat Keputusan

2. Format Penomoran Surat : Nomor / Kode Surat (SP) / PHN atau PHW / ILMPI atau ILMPIWIL-… / Bulan (Romawi) / Tahun Contoh :

 001/SP/PHN/ILMPI/VII/2011

(36)

1. Dasar pertimbangan surat peringatan 2. Tujuan peringatan

 Nama/Universitas :

 Alamat :

3. Tenggang Waktu pemenuhan Peringatan 4. Penutup

D. KETERANGAN TEMPAT, TANGGAL DAN WAKTU

1. Pada penulisan tanggal surat, mencantumkan tempat dimana surat itu dibuat.

2. Posisinya terdapat di bagian kanan bawah surat, tepat diatas tanda tangan.

Contoh : Jakarta, 10 Oktober 2011

E. TANDA TANGAN

1. Untuk penandatanganan Surat Peringatan Nasional dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ILMPI, penadatanganan tersebut disertakan dengan cap Nasional.

2. Untuk penandatanganan Surat Peringatan Wilayah dilakukan oleh Koordinator Wilayah ILMPI, penadatanganan tersebut disertakan dengan cap Wilayah.

5.1.1.5 Internal Memo

1. Internal Memo berfungsi sebagai pemberitahuan, permintaan, instruksi, saran, pesan, atau tugas tertentu. Sehingga Internal Memo dapat menjadi bukti autentik bahwa pesan sudah disampaikan.

2. Internal Memo hanya digunakan untuk struktural internal organisasi. 3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo kepada

pihak yang memiliki jabatan setara. Contoh :

 Internal Memo dari Sekjend kepada Koordinator Badan Kelengkapan Nasional

(37)

 Internal Memo dari Koordinator Wilayah kepada Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah

4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya. Contoh

 Internal Memo dari Sekjend kepada Staf Badan Kelengkapan

 Internal Memo dari Koordinator Badan Kelengkapan Nasional kepada Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah

5. Internal Memo hanya bisa dikirimkan kepada satu badan struktural saja 6. Internal Memo ditulis singkat padat dan jelas

A. Format Internal Memo

Internal Memo terdiri menjadi tiga bagian, yaitu kepala, badan dan kaki 1. Bagian Kepala berisi :

a. Nomor Internal Memo dengan Format : 001-0XX b. Tanggal, dengan format : hari/bulan/tahun

c. Dari, berisi nama lengkap pengirim Internal Memo d. Kepada, berisi stuktural badan yang akan dituju e. Perihal, berisi tentang hal yang ingin disampaikan 2. Bagian Badan berisi :

a. Pembuka, berisi dengan salam pembuka

b. Isi, berisi dengan detail pesan yang akan disampaikan c. Penutup, berisi dengan salam penutup

3. Bagian kaki berisi :

a. Tanda Tangan Pembuat Internal memo terletak di sebelah kiri. Tanda tangan tidak boleh dibubuhi cap

b. Tanda Tangan dari atasan yang membuat internal memo sebagai yang mengetahui, terletak di sebalah kanan. Tanda tangan tidak boleh dibubuhi cap

c. Tembusan, berisi dengan keterangan pihak lain yang berkaitan dengan internal memo yang ingin disampaikan.

(38)

5.1.2 Notulensi

5.1.2.1 Pendahuluan

Notulensi merupakan hasil keputusan dari rapat yang dilakukan dan berfungsi untuk pencatatan track record dari perkembangan yang dilakukan

masing-masing badan kelengkapan, baik Nasional maupun wilayah. Notulensi membantu mengoptimalkan pelaksanaan dari hasil rapat

5.1.2.2 Standarisasi Notulensi

Setiap notulensi perlu mencantumkan poin-poin sebagai berikut :

1. Nomor Notulensi, menandakan sudah berapa kali melakukan notulensi Cara penomoran :

 Untuk Nasional, xxx-N-(Nama Badan) Contoh 001-N-Baninfokomnas

 Untuk Wilayah, xxx-N-(Nama Badan)-(Nomor Wilayah) Contoh 001-N-Baninfokomwil-2

 Nomor awal untuk notulensi adalah 001

2. Tanggal, keterangan pada tanggal berapa rapat dilaksanakan

3. Pukul, keterangan pada pukul berapa dan berapa lama rapat dilaksanakan

4. Peserta, siapa saja yang terlibat didalam rapat

5. Pembahasan, merupakan agenda-agenda yang dibahas pada rapat 6. Hasil, keterangan terkait keputusan dari hasil pembahasan rapat sesuai

dengan agenda yang ditentukan

5.1.2.3 Penyebaran Notulensi

Notulensi dikirimkan ke e-mail ILMPI dan anggota Badan Kelengkapan

selambat-lambatnya H+3 dari pelaksanaan rapat. Untuk notulensi rapat Nasional dikirim ke e-mail Nasional dan untuk notulensi rapat wilayah

dikirim ke e-mail wilayah

.

5.2 MEKANISME TENDER

Tender adalah Kegiatan-kegiatan ILMPI yang dipercayakan kepada salah satu institusi penyelenggara dan dapat diikuti oleh semua institusi anggota ILMPI. Supaya

(39)

penyelengaraan kegiatan ILMPI berjalan dengan lancar dan sesuai dengan target yang ingin dicapai maka di perlukan sebuah aturan untuk mengatur tata laksana tender.

5.2.1 Pembagian Tender

1. Untuk kegiatan Nasional, Tender dapat diajukan pada saat Musyawarah Nasional atau Rapat Kerja Nasional

2. Untuk kegiatan Wilayah, Tender dapat diajukan pada saat Musyawarah Wilayah atau Rapat Kerja Wilayah

3. Setiap Institusi berhak mengajukan diri sebagai pemegang tender dengan ketentuan dapat mempresentasikan dan menyatakan kemampuan Institusi tersebut sebagai pemegang tender

4. Pemegang tender kegiatan ILMPI dipilih secara adil dan terbuka.

5. Untuk mekanisme pelaksanaan tender kegiatan selanjutnya akan diatur dalam SOP pelaksanaan kegiatan ILMPI

5.2.2 Pembatalan / Pemindahan Tender

1. Institusi yang telah mengambil tanggung jawab sebuah tender kegiatan ILMPI tidak dapat memundurkan diri.

2. PHN atau PHW selaku pihak yang memberikan tender dapat membatalkan atau memindahkan pelaksanakan tender pada institusi lain apabila terjadi institusi pelaksana tender tidak dapat memenuhi kesepakatan awal dalam pembagian tender.

3. Pembatalan atau pemindahan tender hanya dapat dilakukan oleh PHN atau PHW ILMPI dengan ketentuan pembatalan atau pemindahan tender disepakati oleh ½ + 1 dari PHN atau PHW ILMPI

5.2.3 Standar Operational Procedure (SOP) Pelaksanaan Tender

5.2.3.1 Perencanaan Waktu

1. Pelaksanaan tender kegiatan mengacu pada kalender yang telah ditetapkan bersama

2. Perubahan yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan kegiatan harus merupakan hasil kesepakatan bersama antara pihak institusi penyelenggara kegiatan dan pihak ILMPI.

(40)

3. Pembuatan timeline tender kegiatan terdiri dari : Perubahan yang terjadi terkait dengan waktu pelaksanaan kegiatan harus diberitahukan H-2 bulan dari tanggal pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati bersama.

5.2.3.2 Hak dan Kewajiban A. HAK INSTITUSI

1. Menjadi tuan rumah penyelenggaraan tender untuk program kerja atau kegiatan nasional maupun wilayah

2. Mempublikasikan diri sebagai tuan rumah penyelenggara kegiatan tender program kerja atau kegiatan nasional maupun wilayah

B. HAK PHN ATAU PHW

1. Membuat konsep dasar kegiatan tender

2. Mendapatkan laporan perkembangan kegiatan secara berkala dari institusi penyelenggara

3. Mendapatkan laporan pertanggungjawaban kegiatan dari institusi

C. KEWAJIBAN INSTITUSI

1. Menyelenggarakan kegiatan tender dengan sebaik-baiknya, seperti memastikan keamanan dan kenyamanan selama kegiatan berlangsung. 2. Untuk kegiatan Nasional, Institusi dapat berkoordinasi dengan PHW

dimana institusi itu berada dan wajib memberikan laporan secara berkala kepada PHN ILMPI dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan.

3. Untuk kegiatan Wilayah, Institusi wajib berkoordinasi dan memberikan laporan secara berkala kepada PHW ILMPI dimana institusi berada, dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan.

D. Kewajiban PHN atau PHW

1. Mengusahakan bantuan jaringan atau substansi inti yang terkait dengan kegiatan tender

2. Memonitoring dan mengontrol secara berkala perkembangan kegiatan tender

(41)

5.2.3.3 Mentoring dan Evaluasi A. MONITORING

1. Metode monitoring : dilakukan PHN ILMPI melalui direct meeting dan

atau netmeeting dengan pihak institusi

2. Pelaksanaan : dilakukan setiap bulan secara berkala 3. Perihal : konsep acara, pendanaan, jobdesk kepanitiaan

B. EVALUASI

1. Diberikan dalam bentuk dokumentasi foto dan berita acara maksimal dua minggu setelah kegiatan.

2. Institusi wajib memberikan kritik dan saran kepada ILMPI untuk kegiatan tender tersebut selanjutnya.

5.2.3.4 Pembagian Kelebihan dan Kekurangan Anggaran 1. Pembagian Kelebihan Anggaran

Jika dalam pelaksanaan kegiatan Nasional panitia memperoleh kelebihan anggaran pelaksana maka pembagian anggaran dipersentasikan sebesar 30 : 70. Dengan persentasi 30% dikembalikan ke ILMPI dan 70% diberikan kepada panitia sebagai penanggung jawab kegiatan.

2. Kekurangan Anggaran

Kekurangan anggaran kegiatan akan ditanggulangi bersama dengan ILMPI dengan pembagian persentasi 30 ; 70. Dengan pembagian serupa jika yang terjadi adalah pembagian kelebihan anggran

5.2.3.5 Kepanitiaan

A. STERRING COMMITTEE (SC)

1. Sterring Committee. merupakan panitia pengarah tender kegiatan

ILMPI yang ditunjuk langsung oleh Sekjend dalam kegiatan nasional, Koordinator Wilayah dalam kegiatan Wilayah atau direkomendasikan oleh Institusi pemegang tender.

(42)

2. Sterring Committee. bertanggung jawab penuh mengarahkan tender

kegiatan hingga kegiatan terlaksana sesuai dengan target atau capaian yang diinginkan.

3. Sterring Committee juga berfungsi sebagai perpanjang tanganan PHN

dan atau PHW ILMPI dalam pemantauan kelengkapan kegiatan yang kemudian bertanggung jawab langsung melaporkan perkembangan dan kendala kegiatan kepada PHN dan atau PHW ILMPI.

B. ORGANIZING COMMINTTE (OC)

1. Organizing Committee merupakan panitia pelaksana tender kegiatan

ILMPI yang terlibat langsung dalam mensukseskan tender kegiatan yang ditunjuk oleh institusi pelaksana tender kegiatan ILMPI.

2. Organizing Committee terdiri dari Ketua Panitia, Sekretaris Panitia,

Bendahara Panitia dan Divisi kelengkapan kegiatan.

3. Organizing Committee bekerja sesuai dengan arahan dari PHN,

Institusi dan Sterring Committee.

4. Organizing Committee bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan

hingga tender kegiatan ILMPI terlaksana.

5. Pada Teknis Pelaksanaan Organizing Comitee bertugas :

a. Mengkondisikan tempat pelaksanan

b. Mempersiapkan peralatan persidangan (meja, kursi, draft sidang, palu sidang, infocus dan laptop).

c. Mempersiapkan segala kebutuhan perserta sidang selama rangkaian pelaksanaan sidang

d. Sebagai time keeper selama sidang berlangsung.

e. Mendokumentasikan seluruh kegiatan

5.2.3.6 Pelaporan Kegitan

1. Institusi wajib mempublikasikan acara tender minimal dengan media massa tingkat lokal

2. ILMPI membantu mencarikan koneksi dengan media massa tingkat wilayah dan nasional

(43)

3. Materi publikasi diberikan maksimal dua minggu setelah kegiatan dalam bentuk foto dan berita acara agar dimuat di website atau blog atau majalah elektronik ILMPI

4. Institusi wajib memberikan laporan evaluasi kegiatan dengan format :

 Pelaksanaan jalannya kegiatan

 Kendala-kendala kegiatan

 Saran untuk kegiatan ke depan

5.2.3.7 Peserta Kegiatan ILMPI

A. MUSYAWARAH & RAPAT KERJA NASIONAL

1. Pengurus ILMPI, baik Kepengurusan Nasional maupun Kepengurusan Wilayah. Meliputi :

a. Sekretaris Jenderal

b. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional c. Koordinator Wilayah

d. Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah e. Staf Badan Kelengkapan Nasional

f. Staf Badan Kelengkapan Wilayah g. Koordinator Provinsi

2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang menjadi anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi non-pengurus. Keabsahan peserta dibuktikan dengan membawa surat rekomendasi dari Lembaga Eksekutif Mahasiswa masing-masing serta lampiran persyaratan lain yang ditentukan oleh panitia (contoh fotokopi KTM, foto, dll).

3. Peserta Undangan, meliputi Dewan Pertimbangan Organisasi Nasional dan Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah.

B. RAPAT KOORDINASI NASIONAL

1. Pengurus ILMPI, baik Kepengurusan Nasional maupun Kepengurusan Wilayah.

2. Delegasi non-pengurus yang didelegasikan oleh institusi yang menjadi anggota ILMPI, maksimal sebanyak 2 orang delegasi non-pengurus.

(44)

3. Peserta Undangan, meliputi Dewan Pertimbangan Organisasi Nasional dan Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah.

C. MUSYAWARAH WILAYAH

1. Ketua atau Pengurus Harian Lembaga Eksekutif Mahasiswa Psikologi 2. Kepengurusan Wilayah Meliputi :

a. Koordinator Wilayah

b. Koordinator Badan Kelengkapan Wilayah c. Staf Badan Kelengkapan Wilayah

d. Koordinator Provinsi

4. Peserta Undangan, Meliputi :

a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah b. Sekretaris Jenderal

c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional d. Staf Badan Kelengkapan Nasional (optional)

D. RAPAT KERJA WILAYAH 1. Kepengurusan Wilayah

a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah b. Sekretaris Jenderal

(45)

d. Staf Badan Kelengkapan Nasional.(optional)

E. RAPAT KOORDINASI WILAYAH 1. Kepengurusan Wilayah.

a. Dewan Pertimbangan Organisasi Wilayah b. Sekretaris Jenderal (optional)

c. Koordinator Badan Kelengkapan Nasional (optional) d. Staf Badan Kelengkapan Nasional (optional)

5.2.4 Petunjuk Teknis (Juknis) Pelaksanaan Tender 5.2.4.1 Tahapan Pelaksaan Tender

A. PENAWARAN TENDER

1. Penawaran tender tuan rumah pelaksanaan kegiatan ILMPI dilaksanakan pada saat Rapat Kerja.

2. ILMPI menawarkan kepada setiap anggotanya untuk menjadi tuan rumah penyelenggara Musyawarah & Rapat Kerja Nasional selanjutnya atau Rapat Koordinasi Nasional dan sebagianya.

3. Anggota ILMPI menawarkan diri dan mempresentasikan alasannya menjadi pemegang tender atau penyelenggara kegiatan ILMPI.

4. Anggota ILMPI memilih tawaran calon penyelenggara kegiatan ILMPI (bila terdapat lebih dari 1 calon penyelenggara).

5. Tuan rumah Penyelenggara kegiatan terpilih atas hasil kesepakatan forum.

B. PERSIAPAN AWAL TENDER

1. Penyelenggara tender membentuk kepanitiaan dan menyiapkan strategi pelaksanaan maksimal sebulan setelah Rapat Kerja diselenggarakan. 2. Penyelenggara tender menentukan tanggal ataupun tempat pelaksanaan

dan mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak internal universitas penyelenggara (Dekan/ketua jurusan/ prodi, Pembantu Dekan/ jurusan/prodi bidang kemahasiswaan, Rektor, Wakil Rektor bidang kemahasiswaan, HIMPSI wilayah terkait).