8
LANDAS AN TEORI
2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
M enurut Larocca (1999), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sekumpulan modul perangkat lunak yang mengintegrasikan setiap divisi dalam sebuah perusahaan melalui sebuah basis data terpusat (centralized database).
M enurut Vivek Kale (2000), ERP adalah suatu set dari modul aplikasi terintegrasi yang sudah terlebih dahulu direkayasa dan siap untuk diimplementasikan, yang yang melayani segala fungsi bisnis dari suatu perusahaan dan memiliki fleksibilitas untuk konfigurasi dan penyesuaian secara dinamis fungsionalitas yang dihasilkan dari paket tersebut untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari perusahaan. ERP memungkinkan suatu perusahaan beroperasi sebagai satu perusahaan terintegrasi, berorientasi proses, berbasiskan informasi, dan real-time.
Beberapa karakteristik dari sistem ERP yang diterapkan di dalam suatu perusahaan antara lain:
- ERP mengubah suatu perusahaan menjadi perusahaan berbasiskan informasi
- ERP pada dasarnya membentuk suatu perusahaan menjadi perusahaan global
- ERP merefleksikan integrasi di dalam suatu perusahaan - ERP memungkinkan perusahaan yang real-time
- ERP mengangkat strategi IT sebagai bagian dari strategi bisnis - ERP merepresentasikan suatu kemajuan dari pendekatan bagi
peningkatan kinerja manufaktur
- ERP adalah suatu lingkungan aplikasi yang berorientasikan pada pengguna massal
2.2 S AP
SAP ditemukan tahun 1972 dan tumbuh menjadi perusahaan perangkat lunak terbesar ke lima di seluruh dunia. SAP adalah nama dari perusahaan dan juga sistem informasi berbasiskan komputer yang dimilikinya. SAP terdiri dari sekumpulan modul-modul yang terintegrasi sepenuhnya yang secara maya menangani setiap divisi dari sebuah bisnis. SAP memenuhi kebutuhan yang terus meningkat terhadap perusahaan komersial dan organisasi lainnya yang berjuang untuk efisiesi dan efektivitas yang jauh lebih baik.
Teknologi informasi saat ini menjadi inti utama dari organisasi besar di dunia, dan pentingnya teknologi informasi melebihi apa yang diharapkan. Desakan pasar dan harapan pelanggan terus menerus menekan organisasi untuk meningkatkan kinerja dari sistem mereka, dilihat dari berbagai sudut pandang.
SAP menawarkan sistem yang unik yang mencakup hampir semua area bisnis pada skala global. SAP menyediakan kesempatan untuk menggantikan sistem-sistem besar yang dikembangkan secara mandiri dan dibangun di dalam organisasi menjadisebuah sistem modular tunggal. Setiap modul melakukan fungsi yang berbeda-beda tetapi dirancang untuk bekerja
dengan modul lainnya. SAP terintegrasi secara utuh dan menawarkan kompatibilitas di antara fungsi bisnis.
SAP adalah sebuah perusahaan Jerman tetapi beroperasi di seluruh dunia, dengan 28 anak perusahaan dan afiliasi, serta enam perusahaan partner yang menangani kantor di 40 negara.
Dalam penjualannya, SAP memiliki segmentasi pasar yang beragam, mulai dari perusahaan pengguna SAP hingga kepada jasa pelatihan SAP yang memerlukan lisensi resmi.Diagram di bawah ini menggambarkan lebihrinci mengenai segmentasi penjualan SAP di seluruh dunia.
Gambar 2.1 SAP Primary Sales
SAP memiliki dua produk utama: R/2 dan R/3. Sistem R/2 berjalan di mainframe seperti IBM , Siemens, dan sebagainya.Sistem R/3, yang
merupakan varian client/server dari sistem sebelumnya, diperkenalkan tahun 1992.Namun begitu, peningkatan yang besar terjadi di versi 3.0 dan 3.1. SAP
20%
7% 2% 71%
SAP
Primary
Sales
Consulting Training Others Products
menjadi produk yang sangat diandalkan dari perusahaan. Product map dari SAP dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 SAP R/3 Product Map
2.3 S AP R/3 Applications
Semua instalasi dari sistem SAP meliputi sekumpulan komponen yang membentuk inti dari sistem.Sekumpulan komponen ini disebut sebagai R/3 BASIS atau R/3 standard system.R/3 BASIS yang menyediakan sarana untuk membangun suatu kesatuan dari program terintegrasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan dari perusahaan dan perubahan-perubahan selama perusahaan berkembangdengan sempurna.
Suatu Aplikasi R/3 atau modul adalah suatu kumpulan dari program yang di desain untuk suatu jenis spesifik pemrosesan data bisnis.Setiap aplikasi secara menyeluruh terintegrasi dengan R/3 BASIS.Hal ini memungkinkan setiap aplikasi untuk berkomunikasi dengan aplikasi lainnya.
Beberapa modul aplikasi bergantung dengan aplikasi lainnya. Contohnya: M odul CO (Controlling) bergantung kepada modul FI (Financial Accounting). Beberapa komponen dari suatu modul, dan juga beberapa fungsi di dalam komponen bisa terdapat di dalamnya maupun tidak terdapat di dalam sistem tersebut.Hasilnya, setiap instalasi R/3 dapat dibangun untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda-beda dan unik dari sebuah perusahaan dengan tepat.
Salah satu arahan dari pembangunan adalah dengan menyediakan fungsi integrasi ekstra yang berinteraksi dengan sekumpulan modul aplikasi.Contohnya, LO (Logistic General Module) didesain untuk menyediakan fungsi integrasi dengan beberapa aplikasi seperti: SD, PP, PM , MM , QM .
2.3.1 S AP R/3 Enterprise Release 4.7
SAP R/3 Enterprise adalah versi selanjutnya dari SAP R/3 setelah functional release 4.6c. SAP R/3 Enterprise didesain dan dimaksudkan sebagai platform untuk menyediakan integrasi yang optimal dengan gambaran mySAP.com dan SAP NetWeaver.
Salah satu perubahan utama dari SAP R/3 Enterprise adalah penyampaian strategi untuk fungsi-fungsi baru dengan mengimplementasikan metode baru dari upgrade aplikasi. SAP R/3 Enterprise menyediakan teknologi inti terbaru untuk mendukung metode penyampaian ini.
SAP R/3 Enterprise terdiri dari dua komponen utama: SAP R/3 Enterprise Core dan SAP R/3 Enterprise Extensions. Kedua komponen tesebut berhubungan antara satu dengan yang lainnya. SAP R/3 Enterprise Core terdiri dari peningkatan-peningkatan di area kebutuhan, kinerja, infrastruktur, dan peningkatan kualitas yang berkesinambungan. SAP R/3 Enterprise Add-ons terdiri dari peningkatan fungsi-fungsi baru.
Komponen-komponen tersebut dibangun di dalam sistem SAP R/3 Enterprise di dalam konsep memisahkan pengembangan dalam teknologi dan fungsionalitas. SAP R/3 Enterprise Core dibutuhkan untuk mengoperasikan SAP R/3 Enterprise Extensions. Fungsionalitas dari SAP R/3 Enterprise Core sangat mirip dengan yang ditemukan di SAP R/3 Release 4.6C.
2.3.2 SAP R/3 Enterprise Data Model
Unit organisasional umum SAP R/3 yang diambil dari SAP R/3 Enterprise Data Model (EDM) terdiri dari:
- Client
M erupakan level tertinggi di dalam SAP R/3. Data dari satu client tidak dapat diakses dari client lainnya.Seringkali
ada client untuk pelatihan (training) dan client untuk
percobaan (testing), dimana kode pada client merepresentasikan kelompok ataupun identitas perusahaan. Beberapa data diatur di tingkatanclient, karena setiap orang di
dalam kelompok dari sebuah perusahaan akan mengacu kepada sumber informasi yang sama, sehingga diyakinkan bahwa data dijaga agar selalu akurat dan terbaru. Salah satu contoh data yang berada pada tingkat client adalah alamat vendor.
- Company Code
M enggambarkan suatu unit keuangan legal di bawah level client yang memiliki laporan keuangannya sendiri, terdiri dari neraca, laporan laba-rugi.Pengaturannya terjadi secara berkesinambungan sampai dengan rekonsiliasi akun-akun pada tiap-tiap company code tersebut.
- Plant
Dapat berupa fasilitas produksi ataupun sekumpulan lokasi penyimpanan dimana persediaan disimpan.Istilah ini juga digunakan dalam konteks transportation plant di dalam sistem SD. Kendaraan dianggap sebagai lokasi penyimpanan sementara.Planning dan Inventory Management mengambil tempat pada level plant dan merupakan focus dari material management.Suatu plant dapat menyuplai materialnya ke lebih dari satu sales organization.
- Sales Organization
M erepresentasikan unit yang bertanggung jawab untuk menjual, dan lebih jauh lagi bertanggung jawab atas hutang produk. Setiap transaksi bisnis di SD akan diproses secara
finansial di dalam suatu sales organization. Suatu Sales Organization dapat mengeluarkan materialnya dari satu plantataupun lebih.
- Distribution Channel
Pada SAP, distribution channel merupakan sebuah unit bisnis yang bertanggung jawab atas penyampaian produk dari perusahaan kepada pelanggan. Salah satu contoh distribution channel adalah toko peritel.
2.3.3 S ales and Distribution
M odul SD pada SAP memungkinkan penggunanya untuk mengatur aktivitas penjualan dan distribusi dalam sebuah perusahaan secara efektif. Skenario proses bisnis yang termasuk dalam modul ini di antaranya adalah pembuatan Sales order, pengiriman produk, penagihan, sistem informasi penjualan, dan dukungan pra-penjualan dan/atau pasca-penjualan.
Beragam proses uatam yang tersedia di dalam SAP Sales and Distribution dapat diimplementasikan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan antara lain:
• Pemrosesan RFQ pelanggan dan inquiry pelanggan
• Pemrosesan Quotation pelanggan
• M emasukkan data pesanan
• Penentuan harga (Pricing)
• Pengecekan batas kredit pelanggan
• Penagihan
• Picking dan Packing
• Pengiriman
• Pembayaran pelanggan
Ada beberapa pengaturan dan master data yang harus didefinisikan sejak awal, sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan dalam penjualan dan distribusi produknya, antara lain:
• Credit control area
• Sales organization • Distribution channel • Division • Customer master • Pricing conditions • Shipping points • Material master 2.3.4 Material Management
M odul MM dalam SAP terintegrasidengan modul lainnya seperti logistic dan financial accounting. Proses bisnis pada modul MM meliputi pembuatanRFQ, Purchase Order, Goods
supplier. Dalam SAP, MM merupakan suatu modul manajemen persediaan di banyak tempat dalam sebuah perusahaan dan juga dapat menangani saham konsinyasi serta pengolahan pesanan berdasarkan kontrak.
Beberapa proses inti yang tersedia di dalam SAP yang mungkin dapat diimplementasikan oleh perusahaan berdasarkan kebutuhannya di dalam modul MM , antara lain:
• Purchase Requisition Inquiry
• Request for quotation
• Quotation
• Purchase order
• Goods receipt
• Invoice verification
• Payments
Ada beberapa pengaturan dan master data yang harus didefinisikan sejak awal, sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan pada modul MM , antara lain:
• Purchasing organization • Plant • Storage Location • Pricing Conditions • Vendor Master • Vendor-Material
• Material master
2.3.5 Plant Maintenance
M odul PM pada SAP memfasilitasi penyediaan Total
Productive Maintenance (TPM ) untuk suatu pabrik dalam
perusahaan dan perlengkapan produksinya. M odul ini membantu dari berbagai cara, seperti:
• M emantau ketersediaan sumber daya, biaya, material, dan tenaga kerja.
• M engoptimalkan penggunaan sumber daya dan tenaga kerja.
• M engurangi biaya inspeksi.
• M engurangi down time.
Proses inti yang tersedia di dalam SAP yang mungkin diimplementasikan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan mereka pada modul PM antara lain:
• Pemeliharaan untuk tujuan pencegahan (Preventive maintenance)
• M anajemen layanan
• Maintenance order management
Beberapa pengaturan dan master data yang harus didefinisikan sejak awal, sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan pada modul PM , antara lain:
• Plant • Counters • Quality Characteristics • Controls • Catalog • Maintenance plan • Material master • Material-vendor relationship • Vendor master 2.4Customizing
Sistem SAP R/3 memiliki modelyang dinamakan SAP R/3 Reference Model, dimana pada model inidisimpan semua fungsi bisnis standar yang tersedia di dalam sistem.Fungsi-fungsi ini terlihat di dalam bentuk tulisan ataupun grafis, yang kemudian nantinya diubah menjadi suatu struktur organisasi secara spesifik. Proses perubahan ini dimulai dari menganalisa bisnis perusahaan, dilanjutkan dengan memilih dari komponen standar, dan berakhir dengan mengatur keseluruhan sistem, yang disebut dengan customizing.
Customizingsendiri adalah aktivitas pengaturan yang dilakukan pada sistem berjalan pada bentuk purwarupa (prototipe). Rancangan yang dibuat tersebut sudah melalui banyak proses, setiap proses tersebut dipandu dan didukung oleh suatu sarana khusus SAP yang dapat membantu penggunanya dalam berpindah dari suatu sarana ke sarana selanjutnya di dalam proses. IMG (Implementation Management Guide). IM G adalah suatu alat yang membantu kita dengan proses customization. Alat tersebut membantu kita untuk melakukan langkah-langkah prosedur customizing R/3.
2.5Testing
M enurut Jose Fajardo (2007) dalam bukunya, ada beberapa tipe dari pengujian di dalam SAP, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
2.5.1 Unit testing
Unit testing adalah tingkat pengujian terendah dalam level transaksi SAP. Unit testing meliputi batas pengujian untuk pengujian positif (positive testing) dan pengujian negative (negative testing). Negative testing sebaiknya dilakukan untuk transaksi dan field yang dirancang sendiri untuk menjamin bahwa sistem hanya mengijinkan input yang valid dan dapat dengan baik melakukan exception handling.
Fokus utama dalam unit testing adalah: a. M aster data
b. Negative-positive testing c. Fungsional transaksi
d. Security roles dan profiles
Negative testing dilakukan dalam security roles dan profiles, custom field, objek, dan proses. Setiap negative testing memiliki dua elemen:
a. Secara sengaja melakukan kondisi yang menyebabkan software menghasilkan error
b. M eyakinkan bahwa error yang dihasilkan ditangani dengan baik oleh sistem
Negative testing dilakukan untuk memenuhi criteria berikut: a. M engecek exception handling dan pesan error
b. M embuktikan bahwa sistem akan menangani program exception dan data error
c. M embatasi atau mencegah pengguna akhir untuk melakukan sesuatu yang dia tidak seharusnya bias lakukan d. Pengguna hanya diijinkan menjalankan fungsi dan aksi
berdasarkan otorisasi, peran posisi, dan permission-nya.
2.5.2 Development testing
Development testing adalah pengujian untuk laporan, antarmuka, konversi, peningkatan, arus kerja, dan form development object yang dikembangkan menggunakan kode ABAP. Pengujian dari objek pengembangan meliputi pengujian untuk otorisasi keamanan, performa, ekstrak, pengaturan transfer data, rekonsiliasi, dan penjadwalan kerja.
Development testing memastikan bahwa antarmuka data yang berasal dari sistem sebelumnya dapat dengan efektif ditransfer ke SAP ataupun dikirim dari SAP ke sistem yang sebelumnya
.
2.5.3 Scenario testing
Scenario testing adalah suatu rantai pengujian dari transaksi SAP yang dibuat daribeberapa proses di dalam suatu modul. Scenario testing meliputi pengujian proses pada data dari sistem eksternal kepadaprofile SAP. Scenario testingsebagian besarnya merupakan usaha manual, namun dapat memasukkan otomatiasi pada beberapa bagian dengan alat pengujian untuk proses yang stabil, statis, dan terbukti bekerja secara manual.
Scenario testing dimiliki oleh tim konfigurasi tetapi meliputi partisipasi dari anggota dari tim pengujian dan tim pengembangan.
2.5.4 Integration testing
Integration testing adalah rantai pengujian dari transaksi SAP yang meliputi proses dari berbagai modul, contohnya pembelian sampai pembayaran, perekrutan sampai pensiun, dengan data eksternal dan data hasil konversi. Pengujian integrasi meliputi pengujian menyeluruh di dalam sistem eksternal dan SAP dengan arus kerja tertentu.
Biasanya, pengguna akhir ikut berpartisipasi di dalam integration test sebagai reviewer dan penerima dari hasil pengujian. Pengujian ini pada umumnya merupakan usaha manual, namun juga dapat memasukkan beberapa otomatisasi menggunakkan alat pengujian.
2.5.5 User Acceptance testing
User Acceptance testing memungkinkan pengguna akhir dari sistem secara mandiri mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya di lingkungan production.Yang melakukan proses user acceptance testinghanyalah pengguna akhir.
Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah yang diidentifikasi saat user acceptance testing tersebut. Tim pengujian dan anggota team change management membantu melatih pengguna akhir dan mempersiapkan mereka untuk user acceptance test.
2.6 Implementasi
Dalam dunia industri teknologi informasi, implementasi dimaksudkan sebagai proses pasca penjualan, dimulai dari penjualan hingga panduan penggunaan peranti lunak ataupun peranti keras yang telah dijual kepada client sebelumnya.
Proses implementasi ini meliputi analisis kebutuhan, analisis lingkup, kostumisasi, integrasi sistem, kebijakan pengguna, pelatihan pengguna, serta menghantarkan sistem kepada pengguna dengan tepat.
2.6.1 Accelerated S AP (AS AP)
M etodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP) adalah alat terbaru yang diperkenalkan oleh SAP dalam mengimplementasikan sistem SAP dengan cepat di dalam suatu organisasi. ASAP adalah pendekatan implementasi terstruktur dan dapat membantu perusahaan mencapai implementasi lebih cepat dengan user acceptance yang lebih cepat, pemetaan yang baik, dan dokumentasi efisien di berbagai tahapan. Fase-fase kunci dalam metodologi ASAP antara lain:
1. Project preparation 2. Business blueprint 3. Realization
4. Final preparation 5. Go live and support
Dengan mempromosikan best-of-business practices untuk implementasi, SAP menyingkirkan langkah-langkah yang memakan waktu dan menjemukan dari pencatatan kebutuhan dan analisa seperti yang disebutkan di atas.
Popularitas, efektivitas, dan keandalan pendekatan tersebut dibangun dari kesuskesan yang diraih oleh metodologi serupa yang diadopsi untuk pengembangan aplikasi sederhana di era 1980-an, yaitu
SSAD (Structured Systems Analysis and Design) yang diperkenalkan oleh Gane dan Sarson. SAP membawa langkah-langkah metodologi SSAD lebih jauh dengan mengoptimisasi desain tradisional dan tahap pengembangan dari daur hidup proyek dengan memanfaatkan best-of-business practices dan proses pre-implementeduntuk setiap industri.
Diluncurkan tahun 1996, ASAP merupakan proses implementasi cepat dari SAP dan dan metodologi optimisasi berkesinambungan. ASAP terdiri dari metodologi yang disebut Roadmap yang terhubung dengan alat konfigurasi seperti IMG di dalam sistem R/3.ASAP secara spesifik didesain untuk usaha kecil menengah yang melakukan implementasi dalam jadwal yang ketat.
Karena ASAP merepresentasikan akumulasi pengetahuan dari proyek yang lampau, ASAP dapat dipandang untuk menggunakkan semua informasi tersebut untuk mempercepat proses implementasi itu sendiri. ASAP terdiri dari sejumlah besar checklist, spreadsheet, kuesioner, jawaban, template dokumen, rekomendasi, dan lain sebagainya.ASAP juga menyediakan halaman untuk isu penting, termasuk di dalamnya buku panduan, alat belajar, dan akselerator dalam masalah teknikal yang berhubungan dengan infrastruktur SAP, instalasi, dan operasi.
ASAP mendukung keseluruhan daur hidup instalasi SAP, tidak terbatas pada fase implementasi saja. ASAP juga menyediakan dukungan pada perbaikan yang sedang berjalan maupun usaha saat upgradesistem SAP. ASAP mengintegrasikan tiga komponen berikut ini yang bekerja
sama untuk mendukung kecepatan dan efisiensi implementasi dari sistem R/3:
a. ASAP Roadmap
Adalah langkah demi langkah metodologi untuk sebuah kesuksesan implementasi proyek SAP
b. ASAP tools
M eliputi tools manajemen proyek, kuesioner untuk konsultan proses bisnis, dan sejumlah buku panduan dan checklist
c. Layanan R/3, dukungan, dan pelatihan
Termasuk semua konsultasi, pelatihan, dan layanan dukungan seperti Go Live check, remote upgrade, dsb.
Karakteristik metodologi A SAP antara lain:
a. ASAP adalah metodologi yang sudah terbukti, telah digunakan dengan sukses di ratusan proyek, yang dimulai di Amerika, dan kemudian di seluruh penjuru dunia.
b. ASAP merupakan metodologi yang komprehensif dan mulus dengan integrasi dengan berbagai fase di dalam proyek.
c. ASAP melewatkan fase yang banyak bermasalah yang ditemukan di metodologi tradisional, langsung menuju dokumentasi dan analisis dari proses bisnis.
d. ASAP mendukung tiga peran yang berbeda untuk memastikan perhatian penuh kepada semua aspek dari
proyek yang berjalan dengan cepat: manajemen proyek, konsultasi aplikasi, dan implementasi teknikal.
e. M asukkan dari fase business blueprint digunakan sebagai input langsung untuk konfigurasi di fase realisasi
2.6.2 ASAP Roadmap
SAP menyediakan implementation roadmapyang berorientasi proses, jelas, danringkas untuk proyek implementasi individual. Roadmap ini berperan sebagai panduan proyek yang menspesifikasikan langkah, mengidentifikasi kejadian penting, dan – secara umum – menentukan kecepatan pada keseluruhan proyek, untuk menyampaikan sistem berjalan pada kecepatan dan kualitas terbaik dengan memanfaatkan pendanaan dan sumber daya secara optimal.
ASAP Roadmap terdiri dari fase-fase berikut: project preparation, business blueprint, realization, final preparation, dan go live & support
2.6.3 Project Preparation
Fase project preparation berhubungan dengan pengaturan organisasi proyek, termasuk tim, peran, dan tanggung jawab.Pada fase ini, tujuan dan sasaran dari implementasi diputuskan.Strategi dan konsep perencanaan proyek disiapkan.Infrastruktur proyek, termasuk perangkat keras dan isu jaringan, ditentukan dan difinalisasi.
Ukuran dan benchmarking dari gambaran instalasi dilakukan dan akuisisi dari sistem SAP diinisialisasi. Proyek mulai dengan resmi dengan meeting yang dihadiri oleh anggota dari eksekutif dan komite utama, anggota tim proyek, dan konsultan SAP.
2.6.4 Business Blueprint
Fase business blueprint sebagian besar berhubungan dengan dokumentasi dan finalisasi dari kebutuhan. Anggota tim dan konsultan mengadakan wawancara dan workshop di area yang berbeda untuk meyakinkan kebutuhan dari berbagai proses bisnis. Fungsionalitas yang disediakan R/3 didemonstrasikan
menggunakkan IDES dan didukng melalui kuesioner dan diagram proses dari R/3 Business Engineer.
Semua kekurangan dalam mengalamatkan kebutuhan fungsional diidentifikasi, selanjutnya solusi yang sesuai dieksplorasi dan dirancang. Hasil akhir dari fase ini adalah dokumen Business Blueprint, yang menjabarkan secara rinci tentang apa yang akan diproses, termasuk representasi gambar maupun tertulis mengenai struktur perusahaan dan proses bisnisnya. Setelah dokumen ini disetujui, blueprint tersebut menjadi dasar fase-fase setelahnya.
2.6.5 Realization
Tujuan dari realisasi adalah untuk mengkonfigurasi Baseline systemmenggunakkan IM G berdasarkan dokumen Business blueprint. Untuk melakukan hal tersebut, proses bisnis dibagi menjadi siklus yang saling terkait dengan proses bisnis lainnya. Sistem didokumentasikan menggunakkan ahli bisnis R/3. Baseline system yang disiapkan di sini adalah dasar dari sistem yang diproduksi.
Tim SAP melakukan pelatihan level 3, di manasistem dipresentasikan ke suatu kelompok power user yang juga melakukan pelatihan yang dibutuhkan di dalam area operasi mereka. Baseline system tersebut diperbaiki melalui validasi yang dilakukan oleh power user. Tim yang menangani masalah teknis
membangun sistem administrasi, sertamerencanakan antarmuka dan transfer data.
2.6.6 Final preparation
Fase persiapan akhir ditujukan untuk mempersiapkan sistem dan perusahaandalam mengimplementasikan SAP. Hal tersebut berkaitan dengan semua aktivitas dari fase-fase yang telah dilakukan sebelumnya. Setiap pengecualian dan situasi yang belum diselesaikan difokuskan dan dilakukan penyelesaian. Pengguna mahir di bawah pengawasan dari anggota tim SAP melakukan end-user training. Konversi dan antarmuka program dicek, pengujian volume data, pengujian stress (batas maksimum) dilakukan, dan user acceptance tests dilakukan. Fase ini diikuti dengan migrasi data ke system yang baru.
2.6.7 Go LiveandSupport
Fase go live and supportberfokus pada masalah menempatkan sistem SAP ke dalam tahap produksi. Pada saat ini dijalankan pengecekan pasca go live. Pengecekan tersebut meliputi penanganan masalah operasional sehari-hari, termasuk masalah dan isu berkaitan dengan keamanan dari pemakai akhir. SAP juga diperhatikan untuk kemungkinan optimalisasi setiap fungsi yang ada di dalamnya. Fase ini juga meliputi verifikasi, memastikan pemrosesan harian, mingguan, bulanan, perempat
tahunan, dan tahunan berjalan dengan benar. Pada akhirnya, manfaat bisnis dari system yang baru diukur untuk memonitor pengembalian modal (ROI) dari proyek tersebut, yang memungkinkan pengulangan lebih jauh dari siklus implementasi untuk meningkatkan proses bisnis. Pada akhirnya, penutupan proyek implementasi dilakukan secara formal.
2.7 Peran Anggota Tim Proyek S AP 2.7.1 Tim proyek S AP
Tim proyek SAP memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab mempelajari dan mempersingkat proses bisnis.
b. M enstandarisasi proses bisnis ke seluruh perusahaan.
c. M empelajari sistem dan melakukan konfigurasi untuk proses bisnis dengan bantuan dari konsultan modul terkait. d. M enghasilkan dokumentasi yang dibutuhkan.
e. M empersiapkan manual pelatihan.
f. M engidentifikasi peran dan tanggung jawab dan otorisasi yang dibutuhkan di sistem SAP.
g. M engatur otorisasi.
h. M elatih pengguna awam ataupun key user dalam menggunakan sistem yang telah dikonfigurasi.
j. Bekerja pada pengumpulan data dan pengunggahan ke sistem pusat.
k. M endukung dan/atau membantu pengguna setelah go live. l. Implementasi di lokasi peluncuran sistem.
2.7.2 Tim konsultan fungsional
Tim konsultan SAP memiliki tanggung jawab sebagai berikut: a. M elatih anggota tim SAP di modul bersangkutan.
b. M embantu tim menggambarkan proses di dalam sistem nantinya.
c. M enemukan solusi dari celah yang ditemukan setelah pemetaan.
d. M emandu tim saat pengujian terintegrasi.
e. Bertanggung jawab atas ketepatan batas waktu untuk milestone pada modul yang diemban.
f. M enyediakan masukan yang diperlukan untuk pemrograman.
m. M embantu tim saat berdiskusi dengan pengguna jika terjadi masalah.
2.8 Change Management
Konsep tradisional dari change management secara umum diartikan sebagai kejadian yang terjadi hanya satu kali, tetapi suatu organisasi yang tidak hanya menginginkan kemampuan untuk menangani
change management, melainkan manajemen perubahan yang terus-menerus, maka penggunaan SAP adalah keharusan. SAP menyediakan suatu sarana untuk perubahan tersebut di dalam proses yang kritis di dalam kesuksesan bisnis sebuah perusahaan.
M anajemen perubahan penting karena karyawan merasa:
a. Ketakutan kehilangan pekerjaan karena otomatisasi penggunaan sistem.
b. Ketakutan kehilangan tanggung jawab dan kendali.
c. Kecemasan yang timbul dari suatu kekurangan yang dirasakan latar belakang mereka.
d. Takut gagal.
e. Kehilangan rasa memiliki.
Isu-isu menjadi semakin diperburuk karena tidak adanya kejelasan mengenaihal-hal berikut ini:
a. M engapa perubahan dibutuhkan? b. Perubahan apa yang dibutuhkan?
c. Siapa yang bertanggung jawab terhadap apa? d. Bagaimana performa dan progress diukur?
Isu-isu yang berkembang karena perubahan yang dihasilkan dari implementasi SAP dapat diatasi dengan:
a. Dukungan demonstrasi dari manajemen senior.
b. Penyebaran informasi yang luas dan berkesinambungan di proyek SAP.
d. Perkembangan yang lebih cepat dan efektif di dalam sistem SAP. e. Rotasi dari tanggung jawab pekerjaan atau pergantian posisi.
